Benchmarking knihoven 2014 Velké opakování

Benchmarking knihoven 2014 Velké opakování Praha 20.3.2014 vit.richter@nkp.cz Národní knihovna ČR 1

Hlavní témata Co je benchmarking? Sběr dat za rok 2013 - problémy s vyplňováním vstupního formuláře Jak pracovat s databází, jak si připravit srovnávací grafy Jak interpretovat získané výsledky - možnosti a meze benchmarkingu Využití benchmarkingu pro soutěž Městská knihovna roku - jak je prováděno hodnocení 2

Dvě metody pro měření výkonu knihoven Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) Benchmarking vzájemné porovnávání mezi knihovnami Veřejné knihovny Regionální funkce (služby) krajských knihoven 35 30 30 Benchmarking 28 25 20 15 15 20 13 11 25 Podle předem určeného standardu 10 5 6 8 0 Knihovna 1 Knihovna 2 Knihovna 3 Knihovna 4 Knihovna 5 Knihovna 6 Knihovna 7 Knihovna 8 Standard 3

Co je BENCHMARKING? Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTE A UČTE SE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ 4 Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Co sledujeme? 1 KF/1000 obyvatel 2 % obnovy KF 3 Přírůstek/1000 obyvatel 4 Periodika/1000 obyvatel 5 Internet/1000 obyvatel 6 Plocha/1000 obyvatel 7 Stud.míst./1000 obyvatel 8 Úvazky/1000 obyvatel 9 Úvazky/1000 čtenářů 10 Úvazky/1000 návšťěvníků 11 Provozní doba 12 %výdajů/rozp. města 13 % obsl. popul. 14 % mládeže 15 Návštěvy/obyv.atel Nabídka Využití, služby Hlavní kritérium: Počet obyvatel 16 Virtual. navšťě/obyvatel 17 % návštěv internetu 18 Výpůjčky/čtenář 19 Obrat KF 20 Kult. A vzděl. akce/1000 obyvatel 22 Inter. služby 23 Provoz. nákl/1000 obyvatel 24 Náklady KF/obyvatel 25 Náklady EIZ/obyvatel 26 Náklady KF/výpůjčky 27 %provoz.nákl. 28 % nákladů na KF 29 % osobních nákladů 30 % získaných dotací 31 % vlast. příjmů Financování, efektivita 5

Benchmarking muzeí Objem pracovní kapacity vynaložené na úkoly Digitalizace sbírek (%) VaV (%) Zpřístupnění katalogů a průvodců sbírek na internetu (%) Počet muzeem vydaných titulů publikací Odborní pracovníci z celkového počtu Autorský podíl zaměstnanců muzea na vydaných zaměstanců (%) publikacích (%) Sbírkové předměty a knihovní fond na 1 Počet zrealizovaných průzkumů návštěvnosti odborného pracovníka muzea Počet návštěv na internetových stránkách Dobrovolníci spolupracující s muzeem muzea za rok Podíl financování muzea na rozpočtu Bezbariérový přístup do výstavních prostor (%) obce/města (%) Provozní náklady na 1 obyvatele obce/města v Počet dnů návštěvní doby v roce sídle muzea (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 návštěvní Provozní náklady muzea na 1 sbírkový předmět den (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 m2 výstavní Podíl nezbytných základních provozních výdajů plochy na příspěvku zřizovatele (%) Počet návštěvníků, badatelů atp. na 1 zaměstnance Míra soběstačnosti muzea (%) Podíl mimořádných výdajů na rozpočtu muzea Počet výstupů VaV (%)

Hlavní inspirace http://www.bix-bibliotheksindex.de/ 7

Benchmarking knihoven 2013 ČR SR Celkem Krajské knihovny bez městské funkce 6 6 Krajské knihovny s městskou funkcí 5 7 12 Do 1000 obyvatel 13 13 Od 1001 do 3000 obyvatel 36 3 39 Od 3001 do 5000 obyvatel 35 4 39 Od 5001 do 10000 obyvatel 44 6 50 Od 10001 do 20000 obyvatel 36 13 49 Od 20001 do 40000 obyvatel 32 15 47 Více než 40000 obyvateli 16 6 22 Celkem 223 54 277 8

Benchmarking knihoven 2013 Jihočeský kraj 21 Jihomoravský kraj 18 Karlovarský kraj 6 Královehradecký kraj 24 Liberecký kraj 10 Moravskoslezský kraj 38 Olomoucký kraj 13 Pardubický kraj 18 Plzeňský kraj 15 Praha 2 Středočeský kraj 27 Ústecký kraj 12 Vysočina 9 Zlínský kraj 13 9

K čemu využíváme benchmarking? Chci vědět, jak na tom je moje knihovna 78 Snažím se podle výsledků něco v knihovně změnit 42 Zajímá mě, jak na tom jsou jiné knihovny, které znám. 40 Informuji pracovníky knihovny, aby si uvědomili, jak na tom jsme 37 O výsledcích informuji svého zřizovatele 24 Argument pro zřizovatele, když žádám o zvýšení rozpočtu 22 Argument proti omezení činnost knihovny 15 Některá čísla uvádím ve výroční zprávě. 13 Zjištěné údaje využívám při přípravě nového projektu 12 Moc mě to nezajímá, ale chtěla to vedoucí či metodička 1 Jen tak ze zájmu. 0 10

Co se podařilo díky benchmarkingu změnit? Doplňování KF Zvýšení financování Proporce knih a časopisů Rozšíření a změna provozní doby Postoj zaměstnanců k rozšiřování provozní doby a ke zvýšení počtu akcí Zvýšení počtu akcí Více počítačů s internetem Změna postoje zřizovatele pobočky, počet pracovníků Uvědomit si své slabiny Nic zřizovatele to nezajímá 11

Co je obtížně ovlivnitelné? Prostor knihovny Personální zajištění Provozní doba Rozpočet knihovny Štěstí přeje připraveným 12

Sběr dat za rok 2013 Přihlásit se na webovou stránku projektu Evidenční číslo knihovny Ztracené nebo zapomenuté heslo: vladana.pillerova@nkp.cz Tel.: 221 663 330 http://www.benchmarkingknihoven.cz/ 13

Vyplnění dat za rok 2013 (2012) 14

Roční provozní doba knihovny jak vypočítat? Pokud knihovna sídlí v jedné budově, uvede týdenní provozní dobu nejdéle otevřeného útvaru = to co vykazuje nyní Musí se jednat o knihovnický provoz!!! Tento počet hodin vynásobí počtem týdnů, kdy byla knihovna v průběhu roku otevřena. Základní počet celých týdnů 52 Odpočet týdnů, kdy byla knihovna uzavřena (prázdniny, Vánoce) Vynásobit počet hodin X počet týdnů Pobočky, specializované útvary mimo budovu knihovny provést stejný výpočet jako u hlavní budovy Provést součet: hlavní budova + pobočky 19

Příklad knihovna v jedné budově Dosud vykazovaná týdenní provozní doba: 40 hod. Počet týdnů v roce: 52 Knihovna uzavřena 3 týdny o prázdninách a 1 týden o Vánocích, celkem 4 týdny Povede se odpočet týdnů: 52 4 = 48 Vynásobí se týdenní doba 40 hod. X 48 týdnů Roční provozní doba = 1 920 hodin za rok 20

Knihovna s pobočkami Provede se výpočet roční provozní doby pro hlavní budovu Provede se výpočet roční provozní doby každé pobočky zvlášť Sečtou se hodnoty roční provozní doby hlavní budovy a všech poboček 21

Problémy, nejasnosti Jak vykazovat provoz městského informačního centra? IC není knihovna Zavřu knihovnu v budově obecního úřadu, ale na chodbě jsou volně přístupné počítače pro přístup na internet internet není knihovna Měli jsme dětské oddělení jako pobočku, získali jsme prostor v hlavní budově, kam jsme dětské oddělení přesunuli budeme poškozeni? 22

Kvalita ekonomických dat Počet zaměstnanců (přepočtený stav, 2 desetinná místa) Příjmy (výnosy) celkem (vše dohromady Tržby za vlastní výkony v Kč (registrační poplatek, spozdné, kopírovací služby ) Příspěvek na provoz knihovny od zřizovatele (běžný rozpočet knihovny) Zvláštní dotace, granty, projekty, dary, sponzorské příspěvky, ostatní provozní výnosy: Neuvádí se běžný příspěvek zřizovatele! 23

Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) = 100% % získaných dotací 2% % vlast. příjmů 9% Dotace zřizovatele 89% 24

Kvalita ekonomických dat Výdaje (náklady) na hlavní činnost Osobní náklady (mzdy včetně pojištění + dohody) Náklady na pořízení knihovního fondu celkem v Kč Náklady na pořízení licencí na elektronické zdroje Celkové roční výdaje zřizovatele (obec, město, kraj) v roce 2013 (Zahrnuje provozní (běžné) výdaje, investiční (kapitálové), příp. splátky úvěrů a půjček. 25

Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel = 100 % %provoz.nákl adů 25% % osobních nákl. 65% % nákladů na KF 10% 26

Celkové ročné výdaje zřizovatele 2,0 12. % výdajů z rozpočtu obce, kraje 1,3 1,4 1,2 1,0 1,1 0,8 0,8 0,4 do 1 tis. 1 až 3 tis. 3 až 5 tis. 5 až 10 tis. 10 až 20 tis. 20 až 40 tis. nad 40 tis. KKM KK 27

Další problémové údaje Počet obyvatel báze Ministerstva vnitra Počet dětí do 15 let báze Ministerstva vnitra Plocha knihovny Elektronické informační zdroje nákup vlastních licencí, nikoliv Lanius apod. 28

http://goo.gl/roycun 29

Mládež do 15 let: Provést odpočet! 30

Doplňující informace o činnosti knihovny v Název knihovny: Sídlo knihovny (obec/město): Zřizovatel: Uveďte typ organizace: Vykonává knihovna regionální funkce Provozuje knihovna hudební odd.? Půjčuje knihovna zvukové dokumenty? Vzdělávací zařízení ve městě Počet základních škol Počet středních škol Počet jiných vzdělávacích zařízení Počet vysokých škol Jiné roce 2013 31

Doplňující informace o činnosti Provozní doba: Umístění knihovny: Financování vedlejší hospodářská činnost Registrační poplatek (výše): Další funkce knihovny: Zajišťujete některé činnosti formou outsourcingu (služeb)? Dobrovolníci v knihovně Zvláštností a specifika: 32

Databáze Benchmarking knihoven Vložte heslo vykon Co najdete v databázi?

Jak pracovat s benchmarkingovou databází? Zpracovatel a provozovatel: NIPOS Obsahuje data 280 knihoven účastníků projektu Rok 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 Umožňuje: Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat Zjištění minimálních, průměrných, maximálních hodnot indikátorů a hodnotu mediánu pro jednotlivé kategorie knihoven Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven Sledování trendu jednotlivých indikátorů Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu 34

Vyberte si knihovny pro porovnávání 36

Volba kategorie knihoven 37

Zjistit Zjistit souhrnné souhrnné údaje: údaje: průměry, průměry, medián, medián, minimum. minimum. 38

Export dat v Excelu Srovnání dvou knihoven, vybrat: Rok Velikost města, Zemi Měnu: Kč EUR 39

Údaje v Kč a EUR Doplňující informace 40

Jak si připravit srovnávací grafy Sledování trendů 41

Postup benchmarkingu V čem pomůže projekt? Analýza vlastních výkonů a situace Měřit dosažené výsledky Nalézt knihovnu, která je nejlepší Co musíte udělat knihovna? Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení Analýza nejlepšího, proč je úspěšný? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!! 42

Trendy: vývoj knihovny v čase 43

Stáhnout a otevřít soubor 44

Sledování trendů MK Jihlava Stáhnout a otevřít soubor 45

Vytvoření série grafů Stáhnout a otevřít soubor s aktuálními daty konkrétní knihovny Stáhnout a otevřít soubor Trendy. 2012 Překopírovat aktuální data to souboru Trendy - 2012 záložka Data Upravit popisky pro grafy 46

Trendy Vranov na Topľou 47

Využití mediánu pro porovnávání Výpočet a porovnávání indexů (bodů) Která knihovna je průměrná? Která knihovna je lepší než průměr? Která knihovna je lepší než průměr? 50

ZNÁMKOVÁNÍ: jednoduché grafické vyjádření rozdílů 51

Jak vzniká známka Minimum Maximum 5 4 3 2 1 1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 3785 5004 5004 6222 6222 7440 7440 8658 8658 9876 2. % obnovy knižního fondu 2,2 2,7 2,7 3,3 3,3 3,8 3,8 4,3 4,3 4,8 3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel 117 156 156 195 195 234 234 273 273 312 4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 6 8 8 11 11 13 13 16 16 18 5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 0,41 0,68 0,68 0,94 0,94 1,21 1,21 1,47 1,47 1,74 6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 20 33 33 46 46 58 58 71 71 84 7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel 2,5 4 4 5,6 5,6 7,1 7,1 8,6 8,6 10,1 8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 0,78 0,87 0,69 0,78 0,59 0,69 0,5 0,59 0,41 0,5 Obrácené pořadí 52

Proč změna? Známkování děláme ručně kapacitní problém Známkování je velmi hrubé a není schopno odlišit jemnější rozdíly Známkování je více citlivé na extrémní údaje, protože je odvozováno z minimálních a maximálních hodnot 53

Problémy se známkami Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel %provoz.ná kladů 25% %provoz.nákl. 5 4 3 2 1 66 53 53 40 40 28 28 15 15 2 % osobních nákl. 65% % nákladů na KF 10% % osobních nákl. % získaných dotací 79 65 65 51 51 36 36 22 22 7 0 15 15 30 30 45 45 61 61 76 Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) % získaných dotací 2% % vlast. příjmů 9% Nejlepší byli ti, kteří vyplnili špatné údaje Dotace zřizovatele 89% 54

Hledáme středový bod Minimum průměr medián - maximum Dvě možnosti Aritmetický průměr Medián Průměr Medián 55

Co je to medián? Výpočet aritmetického průměru Výpočet mediánu hodnoty se seřadí podle velikosti, hodnota mediánu je rovna číslu, které leží přesně uprostřed Medián = 7 Průměr = 15,2 Průměr bez extrémní hodnoty 100 = 6,7 Hodnota 0 0,4 2 4 5 7 8 9 11 21 100 Výhody mediánu: eliminace vlivu extrémních hodnot Doporučení pro srovnávání: sledovat hodnotu průměru a mediánu 56

Výpočet indexu pro porovnávání Základ pro výpočet a porovnávání: hodnota MEDIÁNU Hodnota 0 0,4 2 4 5 7 8 9 11 21 100 Procenta 0% 6% 29% 57% 71% 100 114 129 157 300 1429 % % % % % % Hodnota mediánu = 100 % Ostatní hodnoty se převedou na procenta: Nižší hodnoty dosahují méně než 100 % Vyšší hodnoty mají více než 100 % 57

Známky a indexy Známka Index 1 161 až 200 bodů a víc 2 121 až 160 bodů 3 81 až 120 bodů 4 41 až 80 bodů 5 0 až 40 bodů Pozor na obrácené hodnocení: Počet zaměstnanců Čisté provozní náklady 58

Srovnání podle hodnot mediánu 100 = průměr Trenčín Trnava 200 180 1 172 167 Nadprůměr 165 160 140 120 100 2 3 132 124 114 98 97 144 137 149 117 102 133 131 104 98 139 102 119 110 109 119 102 100 101 80 60 40 20 0 4 69 61 545 39 00 27 17 39 72 57 81 83 64 48 49 23 Podprůměr 00 00 54 54 63 51 60 00 74 59 50 50 68 59

Jak si udělat srovnávací graf? 60

Stáhnout a otevřít soubor Indikátory a indexy za rok 2012 v CZK 61

SWOT analýza Silné stránky Slabé stránka Příležitosti Hrozby 68

Vzájemné srovnávání knihoven více knihoven Města 20 000 až 40 000 obyvatel: Nymburk, Český Krumlov, Ostrov, Louny 69

Stáhnout a otevřít soubor SROVNANI Otevřít si záložku Vstupní data Nakopírovat Průměry_Kč podle velikostní kategorie knihoven 70

Vstupní data Propočtená data knihoven Průměry, maxima, minima Hodnoty mediánu 71

Stáhnout a otevřít soubor Indikátory a indexy za rok 2012 v CZK 73

Vstupní data Propočtená data knihoven Průměry, maxima, minima Hodnoty mediánu 74

Grafy jsou hotové! Jste úžasní!!! Jste nejlepší!!! 75

Srovnávané knihovny Počet obyvatel Pobočky Školy Poplatek dospělý Poplatek děti Nymburk 13 361 0 8 140 70 Český Krumlov 14 549 2 10 140 70 Ostrov 17 825 0 5 200 50 Louny 18 422 2 10 210 50 76

Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 120 100 99 100 100 80 60 40 39 38 39 33 37 20 11 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Plocha/1000 obyv. 39 38 99 100 11 39 33 100 37 Standard ČR, SRN: minimálně 60 m 2 77

Počet studijních míst na 1000 obyvatel 9,0 9 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 2,4 3,6 1,9 2,1 3 3 3 1,0 0 0,0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Stud.míst./1000 obyv. 2,4 3,6 1,9 2,1 0 3 3 9 3 Standard ČR: 2 stud. místa/1000 obyvatel 78

Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 2,00 1,80 1,60 1,68 1,8 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,75 0,69 0,60 0,8 0,8 0,8 0,40 0,20 0,1 0,00 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Internet/1000 obyv. 0,75 0,69 1,68 0,60 0,1 0,8 0,8 1,8 0,8 Standard ČR: 0,5 stanice/1 obyvatel 79

Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 10000 9000 8904 8146 9 163 8000 7000 6000 5000 4523 5 026 4 534 4 736 4000 3000 2705 2000 1 533 1000 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr KF/1000 obyv. 8904 4523 2705 8146 1 533 5 026 4 534 9 163 4 736 80

% obnovy knižního fondu 8,0 7,0 7,3 7,4 6,0 5,3 5,0 4,3 4,6 4,0 3,4 3,4 3,2 3,0 2,0 1,0 0,4 0,0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % obnovy KF 3,4 4,3 7,3 5,3 0,4 3,4 3,2 7,4 4,6 Standard ČR, SRN: 10 % 81

Objem přírůstků na 1000 obyvatel 600 500 499 435 400 300 300 200 196 197 172 177 209 100 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Přírůstek/1000 obyv. 300 196 197 435 21 172 177 499 209 21 82

Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 120 100 97 80 64 60 46 56 54 50 49 40 36 20 9 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Výpůjčky/čtenář 46 56 54 64 9 50 49 97 36 83

Počet návštěv na jednoho obyvatele 9,00 8,00 7,68 7,68 7,00 6,00 5,84 5,00 4,00 3,00 2,74 3,65 3,25 3,08 3,6 2,00 1,00 0,55 0,00 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Návštěvy/obyv. 2,74 5,84 3,65 7,68 0,55 3,25 3,08 7,68 3,6 84

Vzdělávací a kulturní akce na 1000 obyvatel 45,0 43 40,0 38,4 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 12,1 13,8 13,6 14 13 15 10,0 5,0 3 0,0 Český Krumlo v Nymbur k Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Kult. a vzděl. akce/1000 obyv. 12,1 13,8 13,6 38,4 3 14 13 43 15 85

Počet hodin pro veřejnost týdně 80 70 70 60 51 50 40 40 42 38 40 40 44 30 20 21 10 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Provozní doba 40 42 38 51 21 40 40 70 44 Standard ČR 45 až 50 hodin 86

Roční provozní doba na 1000 obyvatel 300 284,63 250 249 200 150 145 173 158,45 150,53 100 107 88,5 50 0 roční provoz. doba/1000 obyv. Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr 249 145 107 173 88,5 158,45 150,53 284,63 0 0 87

% roční provozní doby z celkové pracovního fondu zaměstnanců 90 83,91 80 70 60 50 40 30 20 10 0 14 Český Krumlov 12 6 Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % roč. provoz. doby/prac. fond zam. 14 12 6 9 5,6 18,75 14,52 83,91 0 9 5,6 18,75 14,52 0 88

Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace 35,0 30,0 30 25,0 23,8 20,6 20,0 18,5 15,9 17 18 17 15,0 10,0 7 5,0 0,0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % obsl. popul. 20,6 18,5 15,9 23,8 7 17 18 30 17 89

Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 15 let 90,0 80,0 78 70,0 60,0 50,0 47,4 40,0 30,0 30,1 31,2 39,1 37 36 20,0 16 10,0 0,0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % mládeže 30,1 31,2 39,1 47,4 16 37 36 78 0 0 Standard SRN: 60 % 90

Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 1,20 1,00 0,97 1,01 1,04 1,04 0,80 0,60 0,66 0,59 0,60 0,70 0,40 0,20 0,12 0,00 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Úvazky/1000 obyv. 0,97 0,66 1,01 1,04 0,12 0,59 0,60 1,04 0,70 91

Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele 600 500 510 510 406 400 300 353 328 275 300 335 200 100 30 0 Český Krumlov Nymbur k Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Provoz. nákl/1000 obyv. 353 328 406 510 30 275 300 510 335 92

Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na 1 obyvatele 70 63 63 60 50 40 36 40 30 26 29 28 29 20 10 4 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr Náklady KF/obyv. 26 36 29 63 4 28 29 63 40 Standard ČR: 1,4 1,8 EUR/1 obyvatel 93

% čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů 70 60 62 50 40 30 31 20 18 23 15 24 23 21 10 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr %provoz.nákl. 18 23 31 15 1 24 23 62 21 1 94

% nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů 25 21 20 15 14 11 12 11 11 12 10 7 5 3 0 Turnov Pelhřimov Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % nákladů na KF 14 11 7 12 3 11 11 21 12 95

% osobních nákladů z celkových provozních nákladů 25 21 20 15 11 12 11 11 12 10 7 7 5 3 0 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % nákladů na KF 7 11 7 12 3 11 11 21 12 96

% získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 35,00 30,00 29,8 25,00 24,15 20,00 15,00 10,00 5,00 0,00 0,11 Český Krumlov 1,01 2,60 Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % získaných dotací 0,11 1,01 2,60 24,15 0 2,89 0,31 29,8 0 0 2,89 0,31 0 97

% vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 20,00 18,00 17,7 16,00 14,66 14,00 12,00 10,00 8,00 7,05 8,40 8,2 7,4 6,9 6,00 4,68 4,00 2,00 2,3 0,00 Český Krumlov Nymburk Ostrov Louny min. průměr medián max. průměr % vlast. příjmů 4,68 7,05 8,40 14,66 2,3 8,2 7,4 17,7 6,9 98

K čemu je benchmarking užitečný? Definuje nejlepší výkony Pružná metoda pro srovnávání možnost zjistit silné a slabé stránky Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů Efektivní využití statistických dat 99

Jaká jsou omezení? Zvolené indikátory nepokrývají celou činnost a služby knihovny Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Knihovny plní různé funkce Problém spolehlivosti a korektnosti statistických dat Problematické údaje: fyzické a virtuální návštěvy, ekonomické údaje Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch Chybí hodnocení uživatelů Standardizovaný dotazník pro hodnocení spokojenosti uživatelů Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného 100

Co nesledujeme? Bibliografické a konzultační služby Meziknihovní výpůjční služby Publikační činnost Pohotovost výpůjčních služeb Efektivnost zpracování KF Podpora vzdělávání pracovníků Úroveň kvalifikace pracovníků Proporce pracovníků: služby, zpracování IT Počet obslužných míst, poboček Činnost knihovny jako informačního centra 101

Soutěž Městská knihovna roku 102

Soutěž Městská knihovna roku Čtyři ročníky: 2010, 2011, 2012, 2013 2 kola Hodnocení podle benchmarkingu Prohlídky knihoven 103

Které indikátory vnímáme jako nejdůležitější? 23 Náklady KF/obyv. 740 16 % mládeže 715 15 % obsl. popul. 704 27 % nákladů na KF 689 22 Provoz. nákl/1000 obyv. 685 25 Náklady KF/výpůjčky 685 3 Přírůstek/1000 obyv. 681 2 % obnovy KF 673 14 Inter. služby 669 12 %výdajů/rozp. města 667 104

Hodnotíme 16 indikátorů Indikátor Váha Indikátor Váha 1 KF/1000 obyv. 0,5 9 % reg. čt./obsluh. populace 2,5 2 % obnovy 1,5 10 % reg. čt. do 15 let 3,0 3 přírůstky/1000 obyv. 1,5 11 návštěvy/ 1 obyv. 1,5 4 periodika/1000 obyv 1,5 12 výpůjčky/obyv 2,0 5 pc internet/1000 obyv. 1,0 13 akce/1000 obyv. 3,0 6 plocha/1000 obyv. 2,0 14 Internetové služby 2,0 7 studij. místa/1000 obyv. 1,0 15 náklady na KF/1 obyv. 1,0 8 roční provoz. doba/1000 obyv. 3,0 16 náklady na EIZ/1 obyv. 1,0 105

Jak vypočítáváme celkový index Výpočet mediánů u všech 16 indikátorů propočet ze všech 277 knihoven Převod konkrétních hodnot na indexy (body) Vynásobení indexů váhami Součet dosažených hodnot ze všech 16 indikátorů Výpočet mediánu a převod na indexy = body Sestavení pořadí knihoven 106

Srovnání Krajské knihovny = 18 knihoven Knihovny nad 40 000 obyvatel = 22 knihoven Knihovny do 40 000 obyvatel = 47 knihoven Knihovny do 20 000 obyvatel = 49 knihoven Knihovny do 10 000 obyvatel = 50 knihoven 107

Městská knihovna roku 2013 Pořadí Obec Populace Body Nová 1 Včelnice 2295 275 2 Jevíčko 2865 164 3 Janovice nad Úhlavou 2205 139 4 Rychnov u Jablonce nn 2654 128 Pořadí Obec Populace Body 1 Sedlčany 7409 178 2 Nové Město nad Metují 9730 153 3 Valašské Klobouky 5069 150 4 Štětí 8810 98 Pořadí Obec Populace Body Ostrov nad 1 Ohří 17825 118 2 Kyjov 11548 117 3 Chodov 14141 109 Ústí nad 4 Orlicí 14582 106 Pořadí Obec Populace Body Žďár nad 1 Sázavou 22156 158 2 Vsetín 26946 142 3 Vyškov 21125 138 4 Tábor 34657 129 Pořadí Obec Populace Body Hradec 1 Králové 93490 127 2 Plzeň 168835 96 Karviná- 3 Mizerov 58097 91 108

Uherské Hradiště Vyškov Vsetín 669 542 573 604 544 536 56 52 39 235 190192 165 136141 206 269 123 209 89 377 346 331 461 408 296 342 441 253 360 378 383 364 345 292 241 400 300 400 277 217 184 246 204 300 109

Kritéria pro druhé kolo (veřejný mystery shopping) Docházková vzdálenost Je knihovna umístěna na frekvent. místě, na trasách denních cest občanů Má knihovna (větší místa) pobočky? Jsou ve městě naváděcí cedule, tj. směrovky? Budova knihovny Provozně technický stav - pouze vizuálně Budova - nová, rekonstruována pro potřeby knihovny Bariéry - bezbariérová, výtahy apod. Okolí budovy (park, frekvent silnice 1. tř.?, pěší zóna) S kým je sdílena budova (škola, úřad, pohostinství?) Celkový estetický dojem Viditelné označení na budově - cedule 110

Kritéria pro druhé kolo Vnitřní uspořádání a vybavení Dostatečný prostor pro návštěvníky (není stísněno?) Umístění pracovišť, služeb vzhledem k parametrům budovy Účelnost a estetika vybavení Osvětlení Zázemí pro návštěvníky (hygienické, relaxační, občerstvovací ) Dle velikosti - šatna, odkládání svršku apod. Vnitřní orientační (vizuální) informační systém (větší knihovny) Informace o službách Jak je to s cedulkami se zákazy? 111

Kritéria pro druhé kolo Podmínky pro poskytování služeb Podmínky pro půjčování dokumentů - prostor, učelnost, přehlednost Podmínky pro studium (místnost, místo, technické vybavení) Podmínky pro relaxaci a setkávání (hala, křesla, lehadla, občerstvení, automat na vodu zdarma) Podmínky pro akce pro skupiny (sálek, dohoda s jinou institutcí technické vybaven) Personál Celkové vystupování, vzhled, vstřícné a ochotné chování Kvalita informací Personál vystupuje anonymně či jmenovitě (cedulky) Knihovna - děti Zvláštní péče o dětské návštěvníky, akce, spolupráce Mohou děti přijít "jen tak?" 112

Kritéria pro druhé kolo Knihovna - kulturní akce Co pořádá knihovna kromě klasické knihovničiny? - typy témata Zvláštní skupiny v místě? Spolupráce s nimi Knihovna - vzdělávací akce Jaké - témata, obsah Knihovna - kulturní instituce v místě Především v menších kategoriích Knihovna - školy Spolupráce, akce, vztahy Obvyklé či nové, nápadité formy i témata 113

Kritéria pro druhé kolo Cokli? Nebo-li Drobnosti, ale milé (můžete a nemusíte?) Může pes (nejen slepecký) do knihovny? Má si ho čtenář kde uvázat před knihovnou? Má si kde čtenář odložit kolo? Květiny nejsou umělé Působí knihovna vstřícně a otevřeně, vítá Vás? Láká ke vstupu, k odpočinku, k četbě, přestože neznáte její zajímavé aktivity? 114

Drobné problémy Omezený soutěžících knihoven Využití benchmarkingu někdy příliš tvrdé, složité ověřování údajů, ne vždy objektivní Malý počet knihoven ve druhé kole Finanční a časové limity Nová hlediska, nová kritéria??? 115

Na závěr 116

Jak postupovat při přihlášení do projektu? Napsat na vlada.pillerova@nkp.cz nebo na vit.richter@nkp.cz a Zaregistrovat se na: http://www.benchmarkingknihoven.cz/ Sběr dat: duben 2014 Přihlášení do konference mereni@cvut.cz Vyplnění údajů do 30.4.2014 Co se vyplňuje: Formulář se statistickými daty Doplňující informace Kontrola a opravy dat: do 31.5.2014 117

Podmínky účasti v projektu Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání Přihlásit se jako účastník projektu Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti Poskytnout souhlas pro práci s daty Nepoužívat data jiných knihoven bez souhlasu Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti 118

Důležité odkazy Informace o projektu Benchmarking knihoven http://goo.gl/wi4l1 Článek o benchmarkingu Knižnice, 2013, č. 3 http://www.snk.sk/swift_data/source/casopis_kniznica/2013/marec/ 03.pdf Databáze benchmarkingu http://www.benchmarkingknihoven.cz/ Kontakty na NK ČR vit.richter@nkp.cz vláda.pillerova@nkp.cz Když ztratíte nebo zapomenete heslo: vladana.pillerova@nkp.cz 119

120 http://vyzkumy.knihovna.cz/

Staňte se lepší knihovnou, než vaše chybičky odhalí váš zřizovatel 121

Děkuji za pozornost! 122

Benchmarking knihoven Praha 20.3.2014 vit.richter@nkp.cz Národní knihovna ČR 123