2.1 MS Access - doplnenie inštalácie Microsoft Access je systém pre správu databáz. Bol vyvinutý firmou Microsoft a je súčasťou balíka programov MS Office Professional. MS Access ako pomôcku pre štúdium dodáva vo svojej inštalácii aj cvičnú databázu Northwind. Je to databáza malého obchodu s potravinami. Obsahuje tabuľky, ktoré sú už naplnené, vzťahy medzi nimi, formuláre, dotazy a pod. Je to veľmi dobrá pomôcka pre štúdium DS. V niektorých príkladoch ju budeme využívať. Umiestnenie cvičnej databázy je v priečinku: C:/Program Files/Microsoft Office/Office 10/Samples. Ak cvičnú databázu nemáte na vašom počítači, pravdepodobne nebola nainštalovaná. Preto musíme urobiť doplnenie inštalácie produktu MS Office. Doplnenie inštalácie Do CD mechaniky vložíme to CD-čko, ktorým sme nainštalovali predchádzajúcu verziu MS Office Profesional. Po dokončení aktualizácie produktu budeme môcť narábať s cvičnou databázou. 1
2.2 MS Access - prostredie Microsoft Access je súčasťou balíka programov MS Office Professional. Tento systém nielen uchováva údaje v tabuľkách, medzi ktorými môžeme definovať vzťahy, ale aj obsahuje množstvo modulov pre zadávanie, tlačenie, výber údajov z tabuliek, atď. Jeho ovládanie je podobné ako v iných produktoch balíka MS Office. Otvorenie programu z ponuky Start / Programy / MS Access dvojklikom na zástupcu programu na pracovnej ploche MS Access vytvára databázy s koncovkou.mdb - Microsoft database. Prostredie programu zahŕňa cvičnú databázu Northwind, ktorá obsahuje vytvorené tabuľky, dotazy, formuláre a ďalšie objekty. Po spustením programu sa zobrazí v pravej časti obrazovky pracovná tabla s možnosťami otvorenia novej databázy. Z nej otvoríme databázu Northwind. Štandardne sa nachádza v priečinku: C:/Program Files/Microsoft Office/Office 10/Samples. Pracovná tabla s možnosťami otvoriť súbor alebo vytvoriť novú databázu 2
Otvorenie a umiestnenie cvičnej databázy Northwind Ukážka okna s umiestnením cvičnej databázy Northwind. Otvorme databázu a pokračujme v popisovaní prostredia MS Access. Zo zobrazených ponúk vyberieme Zobraziť okno databázy. Až teraz môžeme narábať s objektmi databázy a prezrieť si prostredie databázového systému. Prostredie MS Access Pri práci s databázou je vždy prítomné Okno databázy. Môže nás to zmiasť vtedy, ak chceme uzavrieť niektorý z otvorených objektov - tabuliek, dotazov a podobne. 3
Základné objekty databázy Databáza obsahuje nasledujúce základné stavebné prvky: Tabuľky súbor polí (stĺpcov), ktoré obsahujú informácie jedného typu a záznamov (riadky), kam sa ukladajú všetky údaje vzťahujúce sa ku konkrétnej položke - osobe, firme, veci. Formuláre uľahčujú zadávať, prezerať a upravovať údaje databázy. Formuláre tvoria rozhranie medzi používateľom a údajmi v databáze. Ponúkajú spôsob ako najpríjemnejšie sprostredkovať užívateľovi prácu s databázou. Zostavy umožňujú údaje v databáze upraviť do podoby, ktorá je najvhodnejšia pre tlačenie, resp. sumarizáciu. Do zostáv môžeme pridávať grafy, hlavičku firmy, obrázky, a pod. Dotazy vyberajú alebo aktualizujú informácie z tabuliek a dotazov v databáze, umožňujú zhromaždiť údaje z niekoľkých tabuliek a ďalej spracúvať. Tabuľky musia byť spojené vzťahom, reláciou. Výsledok dotazu je tiež tabuľka. Makrá sú definované činnosti pre uľahčenie a automatizáciu často sa opakujúcich úkonov, ktoré by sa museli vykonať niekoľkonásobným kliknutím myši alebo pomocou klávesnice. Môžu sa nadefinovať napríklad pre otvorenie, uzavretie niektorej tabuľky alebo dotazu, zmeny formátu údajov, a pod. Objekty sa otvárajú dvojklikom na ich názov. Úprava vzhľadu objektu sa tvorí v návrhovom zobrazení, ktoré otvoríme po označení objektu stlačením tlačidla Návrh. Stlačením pravého tlačidla myši na predtým označenom objekte databázy vyvoláme kontextové menu umožňujúce rôzne spôsoby zobrazenia a editácie objektov. Práca s oknami Každý otvorený objekt databázy - tabuľka, zostava, formulár - má po otvorení vlastné okno. Zo začiatku nás to môže zavádzať, pretože je zrazu na hlavnom paneli MS Windows otvorených veľa okien. Naučíme sa ich usporiadať. Otvorme tabuľku Dodávatelia z cvičnej databázy Northwind. Okno databázy ostane pod tabuľkou. Pootvárajme ešte ďalšie objekty, napr. tabuľku Rozpis objednávok, formulár Zamestnanci. Ponuka Okno z hlavného menu umožňuje usporiadať okná, alebo nepotrebné okná skryť. 4
Ponuka Okno a jeho možnosti Usporiadajme okná zvislo vedľa seba. Vidíme všetky okná usporiadane. Okno databázy sa zoradilo rovnocenne s ostatnými oknami. Pri zatváraní okien dávame pozor, aby sme práve toto okno nezavreli. Ak chceme ukončiť cvičnú databázu Northwind, ale prostredie MS Access chceme nechať otvorené, vtedy zatvoríme okno databázy. Ak chceme ukončiť prácu s MS Access, uzavrieme hlavné okno prostredia. Skupiny Používajú sa na usporiadanie súvisiacich tabuliek, dotazov, formulárov alebo iných objektov databázy, pre udržiavanie prehľadu vo vytvorených objektoch. Svojou funkciou pripomínajú priečinky v operačnom systéme Windows. Vytvorenie novej skupiny: pravým tlačidlom myši klikneme do poľa objektov v okne databázy a vyberieme Nová skupina. Vkladanie objektov do skupiny: klikneme pravým tlačidlom myši na objekt, z kontextového menu vyberieme: Pridať do skupiny resp. ťaháme objekt. Objekt sa nepresunie, v skupine sa utvorí iba zástupca objektu. Pohyb po záznamoch tabuľky Z cvičnej databázy Northwind otvorme tabuľku Objednávky. Zobrazenie jednotlivých záznamov umožňujú šípky na dolnom okraji okna tabuľky. Precvičte si 1. Otvorte tri tabuľky databázy Northwind. Využite tlačidlo Okno z horného menu a poukladajte okná tabuliek na seba, vedľa seba, alebo niektoré okná ukryte. Skryté okná spätne zobrazte. 2. Prechádzajte po záznamoch otvorených tabuliek pomocou tlačidiel na dolnom okraji tabuľky. Pridajte nové záznamy do tabuliek. 3. Vytvorte novú skupinu Lekcia v okne databázy Northwind. Pridajte do nej zástupcov tabuľky Dodávatelia, formulára Zákazníci a zostavy Faktúra. Otvorte všetky objekty, 5
ktorých zástupcovia sú v skupine Lekcia. Preskúmajte štruktúru tabuliek, formulárov a dotazov otvorených objektov. 4. Prostredníctvom formulára Zákazníci ukážkovej databázy vložte niekoľko nových záznamov, databázu uložte, zavrite a znovu otvorte. 5. Otvorte existujúce zostavy cvičnej databázy Northwind. Popíšte aké obsahujú prvky (obrázky, grafy, a pod.)! 6. V cvičnej databáze Northwind otvorte niektorý formulár v návrhovom zobrazení. Zmeňte rozostavenie objektov formulára ťahaním myšou. Formulár uložte pod iným menom a otvorte ho pre vkladanie údajov. Pridajte nový záznam! 2.3 Tvorba a úprava tabuľky Ako môžeme vytvoriť tabuľky databázy, ktorej štruktúru sme si pripravili skôr? Nemusíme byť zruční v narábaní s objektmi databázy a napriek tomu ich môžeme veľmi pohodlne vytvoriť. MS Access nám ponúka viacero možností: 1. použitie sprievodcu 2. pomocou návrhového zobrazenia 3. polia tabuľky môžeme vkladať priamo do dátového listu. Ukážeme si všetky tri možnosti pre tvorbu tabuľky Vytvorme tabuľky Zaner, Interpret, Mesto z nášho príkladu databázy - Fonoteka, z prvej kapitoly kurzu. Každú vytvoríme iným spôsobom. Vytvorme Novú databázu - najprv uzavrime cvičnú databázu Northwind. Potom klikom na tlačidlo v štandardnom paneli a výberom Prázdna databáza v podokne úloh otvoríme novú databázu. Pri otváraní ju musíme hneď uložiť, pretože MS Access pracuje s veľkým množstvom údajov, ktoré si zapisuje ihneď na disk. Vytvorenie tabuľky pomocou sprievodcu Prostredie MS Access ponúka výber vzorových tabuliek pre potrebu organizácie alebo osobnú potrebu. Sú to napríklad tabuľky pre adresy, hostí, receptár, zoznam vín, fotografie, filmy a podobne. Do vytváranej tabuľky môžeme vybrať vzorové polia pomocou tlačidiel. Sprievodca umožní definovať primárny kľúč (jednoznačne identifikuje záznam v tabuľke) a relácie (vzťahy) medzi tabuľkami. Viac o nich budeme hovoriť v kapitole: relácie medzi tabuľkami. Vytvoríme tabuľku Interpret pomocou sprievodcu. Pre už premyslenú databázu sa tabuľky najrýchlejšie robia v návrhovom zobrazení. Ale my musíme zvládnuť aj používanie sprievodcov, pretože pri ďalších objektoch nám skrátia prácu. 6
Postup so sprievodcom je ďalších obrázkoch. Tabuľka je pripravená pre vkladanie záznamov. Naplňme ju aspoň 5 záznamami. 7
Vytvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení Pre vytváranie nových a editovanie existujúcich tabuliek môžeme zvoliť z ponuky v hlavnom okne databázy vytvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení. Tu hneď nadefinujeme vlastnosti poli, ktoré sme pri sprievodcovi mali dopredu nadefinované. Príklad Vytvoríme tabuľku Mesto databázy Fonotéka, z predchádzajúcej lekcie. Tabuľku vytvoríme v návrhovom zobrazení. Nech polia tabuľky budú tieto dátové typy a budú mať nasledujúce vlastnosti: Názov poľa Dátový typ Veľkosť poľa IDMesto automatické celé číslo dlhé celé číslo Mesto text 30 PSČ text 5 Do tabuľky vložíme nasledujúce informácie: IDMesto Mesto PSČ 1 Michalovce 07101 2 Trebišov 07501 3 Košice 04001 Tabuľku uzavrieme. Riešenie Tabuľku budeme tvoriť podľa nasledovných obrazoviek Dátový typ poľa je údaj, ktorý pomáha pri vyhľadávaní v tabuľke, pri filtrovaní údajov, pri vytváraní dotazov nad tabuľkami alebo pri ich spracovávaní pomocou jazyka Visual Basic. Udáva aké údaje 8
príslušné pole udržuje. Dátový typ polí môže byť: text, číslo, automatické číslo, memo, dátum a čas, objekt OLE, hypertextový odkaz, atď. Primárny kľúč slúži na jednoznačnú identifikáciu položky tabuľky. Každá tabuľka musí obsahovať primárny kľúč. Dátový typ primárneho kľúča nemusí byť číslo, ale musí to byť hodnota, ktorá je pre každú položku tabuľky jedinečná. Access štandardne nastavuje formát primárneho kľúča automatické číslo. Jeho hodnotu automaticky zväčšuje pri pridávaní záznamov do tabuľky. Tabuľku pred zobrazením dátového listu musíme uložiť. Dopíšeme názov tabuľky Mesto. 9
Tabuľku uzavrieme. Dajme pozor, ktoré okno uzatvárame či to je naozaj okno tabuľky, alebo okno celej databázy. Vytvorenie tabuľky vkladaním dát Priamo do dátového listu vkladáme názvy polí. Editovať ich vlastnosti, zadávať overovacie pravidlá a podobne môžeme v návrhovom zobrazení tabuľky, stlačením tlačidla. Zobrazenie dátového listu spätne zobrazíme tlačidlom. Importovanie údajov do tabuľky V prípade, že chceme používať tabuľku už skôr vytvorenú v tabuľkovom kalkulátore, môžeme ju importovať do databázy: Súbor / Načítať externé údaje / Import. Takto vytvorená tabuľka preberá názvy polí od pôvodnej tabuľky. Po označení externého súboru sa spustí sprievodca importom. Pomôže zadať názvy polí, voľbu údajov pre jednotlivé stĺpce, primárny kľúč, a pod. Úpravy tabuľky premiestnenie stĺpcov: robíme v návrhovom zobrazení tabuľky. Označíme pole a ťahaním myšou premiestnime stĺpec na nové miesto zmena šírky a výšky riadku: vykonávame v zobrazení dátového listu. Vlečením myšou za rozhranie dvoch stĺpcov, resp. riadkov. grafické úpravy dátového listu: voľbou Nástroje / Možnosti záložka Dátový list nastavenie písma: voľbou Formát / Písmo 10
2.4 Úloha a otázky Úloha Vytvorte ďalšie tabuľky pre databázu Fonotéka. Použite každý zo spomenutých spôsobov. Doplňte do tabuliek údaje. Stačí iba 2-3 záznamy. Polia tabuliek, ktoré sú navzájom prepojené zatiaľ nevypĺňajte. Otázky 1. Akým tlačidlom sa určí primárny kľúč a kde sa tlačidlo nachádza? 2. V akom zobrazení môže byť tabuľka? 3. Môžu sa tabuľky vytvorené v tabuľkovom kalkulátore upravovať v databázovom systéme? Akým spôsobom? 4. Aké grafické úpravy dátového listu poznáte? Zadanie 2 Vytvorte tabuľky databázy Miniknižnica_CJ, ktorej návrh ste pripravili v zadaní 1. Tabuľky vytvorte v návrhovom zobrazení. Vložte do nich pár záznamov, zmeňte vzhľady tabuliek - pozadie tabuľky a ďalšie - aby tabuľky neboli vzhľadovo rovnaké. Súbor "zazipujte do súboru zadanie2.zip a preneste na server e-learningu 11