Charta projektu úplné znění pro MŠMT a jeho příspěvkové organizace a Českou školní inspekci 1
Obsah Manažerské Shrnutí... 3 Definice projektu rámcová část... 3 Stručný kontext realizace projektu... 3 Cíle (Čas, Rozpočet, Kvalita, Rozsah, Rizika, Přínosy)... 3 Výstupy & výsledky... 3 Návaznost na jiné projekty a výstupy... 3 Rozsah & vyloučení... 3 Omezení a předpoklady... 3 Uživatelé a další zainteresované skupiny... 3 Návrh projektu podrobné zpracování... 3 Důvody... 4 Varianty řešení... 4 Očekávané Přínosy... 4 Očekávané negativní dopady nevýhody... 4 Časový plán... 4 Rozpočet... 4 Předpokládaná výběrová řízení... 4 Hlavní rizika... 4 Popis výstupu projektu podrobné zpracování... 4 Účel výstupů... 4 Složení (hlavní výstupy, které mají být dodány)... 4 Odvození... Chyba! Záložka není definována. Potřebné znalosti pro vývoj... 5 Očekávání zadavatele (věcně příslušná skupina) na kvalitu... 5 Akceptační kritéria... 5 Tolerance na úrovni projektu... 5 Metoda akceptace... 6 Odpovědnosti při akceptaci... 6 Udržitelnost výstupů projektu a realizačního týmu... 6 Struktura řídícího týmu projektu... 6 Potřeby personálních kapacit... 6 Popisy rolí... 6 2
Charta projektu má za cíl poskytnout úplné a pevné informační základy pro schválení projektu. Následně je Charta projektu rozpracována do Dokumentace nastavení projektu. Manažerské Shrnutí Manažerské shrnutí projektu důvody pro realizaci, rámcové náklady a termíny spuštění a dokončení, očekávané přínosy výstupů projektu; Definice projektu rámcová část Vysvětlení, jakého věcného cíle má projekt dosáhnout. Stručný kontext realizace projektu soulad se strategickými dokumenty (ex-ante kondicionality a programovým dokumentem OP VVV) Odůvodnění potřeby projektu v širším kontextu. Vazba projektu na Strategické cíle ukotvené ve strategických dokumentech Cíle (Čas, Rozpočet, Kvalita, Rozsah, Rizika, Přínosy) Jakých cílů je třeba v rámci projektu dosáhnout - do kdy musí být projekt zcela jistě dokončen, při jakém rozpočtu, měřitelně definované kvalitativní ukazatele, v jakém rozsahu, jaká jsou rizika a přínosy. Výstupy a výsledky Stručně popsané měřitelné výstupy a měřitelné výsledky projektu. Jakých výsledků má být dosaženo pomocí výstupů projektu. Návaznost na jiné projekty a výstupy Návaznost a využití výstupů z jiných realizovaných nebo ukončených projektů v dané oblasti. Rozsah a vyloučení Analýza projektu specifikace a konkretizace klíčových aktivit a výstupů, které jsou součástí projektu a s projektem úzce souvisí. Pojmenování aktivit a výstupů, které součástí projektu být nemohou vzhledem k tomu, že již byly realizovány např. v jiném projektu, v rámci kmenové činnosti apod. Omezení a předpoklady Popis čím je projekt omezen (legislativní bariéry apod., které vytvářejí omezení pro obsah) a jaké jsou nutné předpoklady pro jeho spuštění. Uživatelé a další zainteresované skupiny Určení uživatele, kterým jsou výstupy projektu určeny a všechny další známé zájmové skupiny (např. veřejnost, která se může cítit dotčena a svým tlakem ovlivnit projekt). Návrh projektu podrobné zpracování Zdůvodnění potřeby realizace projektu a zvolení projektového přístupu. rozpracováno v Dokumentaci nastavení projektu. Detailně bude 3
Důvody Vysvětlení důvodů pro realizaci projektu a jak výstupy projektu podpoří dlouhodobou strategii a cíle MŠMT. Varianty řešení Swot analýza možných variant řešení projektu, ze které vyplývá vhodnost finálně vybrané varianty (způsoby realizace, náklady, personální kapacity, přínosy). Očekávané Přínosy Popis měřitelných přínosů, které má projekt dodat ve srovnání se současnou situací před spuštěním projektu. Přínosy by měly být kvalitativní i kvantitativní a v souladu s výše uvedenými Strategickými dokumenty MŠMT a cíli projektu. Měřitelné přínosy by měly být nastaveny s určitou mírou tolerance ve svých hodnotách. Očekávané negativní dopady nevýhody Jedná se o výstupy projektu, mohou mít druhotně negativní dopad např. zvýšené nároky na státní rozpočet, na lidské zdroje, zvýšená administrativní zátěž. Časový plán Časový plán popisuje dobu, po kterou bude probíhat projekt a dobu, po kterou budou po ukončení projektu sledovány jeho přínosy. Tyto informace se následně používají pro rozhodování během sestavování plánu (Projektového, Etapového i Plánu realizace přínosů). Pozor na časovou náročnost výběrových/zadávacích řízení. Rozpočet a) Shrnutí realizačních nákladů projektu (včetně zdrojů financování) b) následných provozních a údržbových nákladů a zdroje financování těchto nákladů po ukončení realizace projektu tedy včetně udržitelnosti (5 let po ukončení realizace projektu). Předpokládaná výběrová řízení Předpokládané veřejné zakázky, jejich výše, režim apod. Hlavní rizika Hlavní rizika projektu, včetně jejich vlivu na projekt. Popis výstupu projektu podrobné zpracování Základní popisy výstupů projektu, které budou následně sloužit pro schválení / akceptaci výstupů po jejich dokončení. Součástí je i zapracování očekávání zadavatele na kvalitu výstupů a zadání kritérií, která musejí výstupy splňovat s ohledem na jejich udržitelnost. Účel výstupů Popis účelu, pro který je výstup/výstupy projektu požadován a k čemu bude používán. Složení (hlavní výstupy, které mají být povinně dodány) Seznam hlavních výstupů, které v rámci projektu budou doloženy ke schválení a akceptaci např. seznam vytvořených metodik, které splňují očekávanou kvalitu. 4
Potřebné znalosti pro vývoj Jaké znalosti a schopnosti budou potřeba ke zpracování výstupů projektu jaké znalosti/kvalifikace/zkušenosti/odborné kompetence budou potřebné pro tuto činnost souhrnně v hlavních okruzích (žadatel by měl touto specifikací dostat informace, jaké lidské zdroje budou potřebné a zda je již má k dispozici, nebo je bude muset hledat). Očekávání zadavatele (věcně příslušná skupina) na kvalitu Popis kvality očekávané od výstupů projektu, standardů a procesů potřebných pro dosažení požadované kvality. Stanovená kvalita, standardy a procesy budou mít dopad na každou část vývoje výstupu a tudíž na čas a náklady. Očekávaná kvalita je konkrétně popsána a diskutována v průběhu realizace projektu s příjemcem. Pokud je to možné měly by u nich být stanoveny priority. Akceptační kritéria Seznam kritérií seřazený podle priorit. Tato kritéria musí finální výstup splnit před svým přijetím (akceptací) zadavatelem; měřitelná definice toho, co je třeba udělat pro to, aby byl finální výstup akceptovatelný klíčovými zainteresovanými stranami. (a to konkrétně, zadavatelem a uživateli). Příklady: snadno použitelné, snadno podporovatelné, snadno udržovatelné, vzhled, hlavní funkce, náklady na vývoj, provozní náklady, kapacity, dostupnost, spolehlivost, bezpečnost, přesnost a výkon. Definování měřitelných kritérií je nesmyslné, pokud nejsou definovány metody měření. V případě akceptačních kritérií to je jednoduché potvrzení nebo může popisovat komplexní opatření pro převzetí výstupů projektu (např. ve fázích). Efektivní způsob stanovení priorit pro Akceptační kritéria (nebo jakákoliv kritéria požadavků) je technika MoSCoW: Všechny kritéria jsou měřena pomocí následujících písmen: - M: Musí mít (např. výstupem je analýza, která musí mít danou formální podobu, musí řešit přesně specifikované oblasti, musí obsahovat doporučení na opatření ke zlepšení stavu, tato opatření musí být realizovatelné /např. s ohledem na platnou legislativu/ a to i z finančního hlediska pokud zadavatel ví, že analyzovaná oblast vykazuje nedostatky, ale potřebuje analyzovat příčiny a navrhnout opatření ) - S: Měl by mít (např. výstupem je analýza, měla by obsahovat zjištění a doporučení v souvisejících oblastech, které zadavatel původně konkrétně nespecifikoval) - C: Může mít (např. výstupem je analýza, může obsahovat doporučení na opatření ke zlepšení stavu, tato opatření musí být realizovatelné /např. s ohledem na platnou legislativu/ a to i z finančního hlediska v případech, kdy zadavatel nepředpokládal, že k takovým zjištěním dojde - W: Nebude mít (toto definuje zadavatel, jedná se o taxativní výčet oblastí, které nebudou součástí daného výstupu. Tolerance na úrovni projektu Ustanovení základní míry tolerance na úrovni celého projektu. Toleranci lze nastavit v čase, rozpočtu či kvalitě. Musí být jasně vymezena a může mít i nulovou hodnotu musí však být pojmenována. Např. oficiální ukončení projektu je 30. 11. 2015, tolerance je od 31. 10. 2015 do 31. 12. 2015, celkový rozpočet je 15.000.000,- Kč bez DPH, tolerance je 14.500.000,- Kč bez DPH, s ohledem na návazné/současně realizované související projekty bude konkrétní výstup doložen k akceptaci dle harmonogramu k 15. 12. 2016, tolerance je nejpozději k 31. 1. 2017 (jinak dojde k negativním efektům u souvisejících projektů). 5
Metoda akceptace Popis způsobu měření výstupu projektu při jeho finální akceptaci způsob, jakým bude výstup akceptován např. podepsaný protokol o předání výstupu a jeho akceptaci, podepsaný zástupcem zadavatele, zástupcem příjemce. Celkové akceptaci musí předcházet kontrola/měření dle zadaných akceptačních kritérií. Stanovení odpovědnosti při akceptaci Odpovědnost za akceptaci výstupu po odborné stránce má zadavatel, ŘO OP VVV následně v rámci schvalování výstupu prověřuje originalitu výstupu (plagiát, kompilát, soulad s autorským zákonem, poměr cena x rozsah x obsah výstupu). Udržitelnost výstupů projektu a realizačního týmu Popis využití výstupů projektu v rámci další činnosti věcně příslušné skupiny/opřo v době udržitelnosti, popis udržitelnosti realizačního týmu, popis udržitelnosti aktivit projekt. Nejedná se o finanční náklady udržitelnosti, ty jsou řešeny v části rozpočet. Struktura řídícího týmu projektu Definice řídící struktury projektu, dosazení a pojmenování všech členů. Potřeby personálních kapacit Potřeby personálního zajištění realizace projektu v závislosti na čase a realizovaných aktivitách projektu, včetně členění na jednotlivé typové pozice včetně např. zapojení domácích či zahraničních expertů. Tyto informace budou podloženy analýzou potřeb personálních kapacit zpracovanou na základě informací z harmonogramu projektu, plánovaných aktivit projektu, rozpočtu projektu atd. Popisy rolí Odpovědnosti a role (činnosti) jednotlivých pozic v projektovém (realizačním) týmu projektu, včetně jejich kompetencí. Tyto informace následně slouží pro výběr vhodných uchazečů na jednotlivé pozice a pro zpracování popisu pracovních činností (náplní práce) jednotlivých členů projektového (realizačního) týmu projektu. 6