Setkání s řešiteli projektů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost Centrum podpory inovací
5. Setkání s řešiteli projektů Ukončování projektů OP VK, sčítání veřejných zakázek, řešení nesrovnalostí Datum a místo konání: 18. října 2013 Podnikatelský inkubátor VŠB-TUO Vystupující: Ing. Alena Galačová, Oddělení ekonomiky a účetnictví JUDr. Ludmila Tatranská, Útvar veřejných zakázek Ing. Ludmila Tilková, Ing. Richard Sladký, Centrum podpory inovací
Program 1. Ukončování projektů OP VK 2. Nesrovnalosti 3. Veřejné zakázky 3
1. Ukončování projektů OP VK Metodický dopis č. 18 Metodika ukončování projektů OP VK (aktualizace k 9. 10. 2013) Newsletter OP VK Nejčastější nedostatky v závěrečných monitorovacích zprávách 4 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů technické zajištění Připravit a ošetřit veškerou dokumentaci spojenou s plněním projektu k archivaci a veškerý hmotný majetek označit tak, aby byl po závaznou dobu snadno identifikovatelný (např.): - přiložit k dokumentaci písemné sdělení, kde lze dohledat originály dokumentů - archivovat výpis z oddělené účetní evidence - provést inventarizaci hmotného majetku a přiřadit soupis majetku k archivované dokumentaci (inventární seznam, majetek musí být označen logolinkem, inventárním číslem, příp. reg. číslem projektu a zkráceným názvem, umístění majetku) - archivovat veškeré materiály a dokumenty, které byly vytvořeny v rámci publicity projektu (např. letáky, publikace, CD, ) - ověřit, zda byly písemně oznámeny v MZ všechny nepodstatné změny (pokud ne, napravit v závěrečné MZ) - přiřadit k archivované dokumentaci dokumenty vztahující se k plnění opatření stanovená subjekty provádějící kontroly a auditem 5 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů technické zajištění - přiřadit k archivované dokumentaci korespondenci se všemi subjekty, která je pro případnou kontrolu ukončeného projektu podstatná - viditelně označit dokumenty povinnou dobou archivace min. do roku 2025 (razítko) na všech dokumentech i archivovaných mimo projekt. složku - po dobu udržitelnosti, vhodným způsobem, zachovat výstupy projektu, dle typu výstupu - personálně zajistit udržitelnost projektu (MZ o udržitelnosti) - informovat partnera o daných doporučeních 6 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů technické zajištění Archivace K archivaci je příjemce i partner zavázán v právním aktu (např. Rozh. o posk. dotace) Minimálně do konce roku 2025, pokud český právní systém nestanovuje lhůtu delší. Dokumenty: Projektová žádost, včetně příloh; Potvrzení o podání žádosti; Vyrozumění o schválení žádosti o finanční podporu z OP VK; Text právního aktu o poskytnutí dotace; Texty smluv s partnery, jejich změny a dodatky; ČP vztahující se k poskytnuté veřejné podpoře nebo podpoře de minimis; Plná korespondence s poskytovatelem podpory; Originály zápisů z provedených kontrol; Dokumentace související se zadáváním zakázek; Doklady o externích výdajích; Faktury; Doklady o interních výdajích (pracovní výkazy, cestovní doklady, knihy jízd, ); Prezenční listiny; Kopie MZ včetně ŽoP; Materiální výstupy projektu (tisky např., publikace, TZ, letáky, atd.; videonahrávky, fotodokumentace, ) Další dokumentace (např. smlouva s auditorem, auditní zpráva apod.) 7 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů technické zajištění Příjemce nejpozději do předložení závěrečné MZ zajistí: - správné nakládání s osobními údaji, pokud se stanou předmětem archivovaných dokumentů (dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) - ověření splnění oznamovací povinnosti vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů, je-li pro projekt relevantní (grantové projekty zpracovávání osobních údajů) - provedení auditu projektu, je-li tato povinnost uložena - vyúčtování záloh dodavateli - uchování uživatelského jména a hesla pro vstup do Benefit 7 (pro možnost podávání zpráv o udržitelnosti) Doporučuje se: - Zkontrolovat plnění limitů kapitol, případně snížit závěrečnou ŽoP tak, aby nedošlo k jejich překročení. - Zkontrolovat, zda nebyly překročeny průměrné jednotkové sazby stanovené jako závazné (kapitola osobní náklady), případně jejich čerpání snížit, aby k jejich překročení v závěrečné MZ nedošlo. - Zkontrolovat skutečnou výši čerpání NN, aby nedošlo k jejich nedočerpání ani přečerpání v závěrečné MZ. 8 www.vsb.cz
Ochrana osobních údajů Každý zaměstnanec projektu má podepsáno Místopřísežné prohlášení (příloha TUO_SME_01_008 verze: C ) Každý z administrativy projektu (projektový manažer, finanční manažer, administrátor, ) má podepsáno Prohlášení o mlčenlivosti Ti ze zaměstnanců, kteří mají podepsáno prohlášení a získávají informace z personálního útvaru (kopie smluv, mzdové sjetiny, ) jsou na seznamu Práce s OU, který se odevzdává na personální útvar (příloha TUO_SME_01_008 verze: C ) K dispozici je prohlášení o registraci na Úřadě na ochranu osobních údajů, dále je možno tuto registraci ověřit zde (nutno zadat IČ VŠB TUO): http://www.uoou.cz/uoou.aspx?menu=29&submenu=30&loc=503 9 www.vsb.cz
10 www.vsb.cz
11 www.vsb.cz
12 www.vsb.cz
13 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK Ode dne 25. 6. 2012 je v platnosti Smlouva o dílo k provádění Auditů projektů OP VK s firmou INTEREXPERT BOHEMIA, spol. s.r.o. Cena za provedení auditu bez DPH se vypočítává z celkového rozpočtu projektu s DPH 0,0907 % z rozpočtu projektu Kontaktní osoba za VŠB-TU Ostrava Ing. Ludmila Tilková (k dispozici veškerá dokumentace k VZ) Specifické znění objednávky k dispozici (rozesláno řešitelům OP VK) 14 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK Postup objednání auditu pro projekt OP VK: Kontaktní osoba projektu zašle objednávku (elektronicky) na kontaktní osoby auditorské firmy (Renata Lvová: renata.lvova@interexpert.cz nebo Josef Kafoněk: josef.kafonek@interexpert.cz), v kopii na e-mail: ludmila.tilkova@vsb.cz. Prosím, znění objednávky je závazné a podkladem pro fakturaci, neměňte dané znění. Auditorská firma zašle na jméno kontaktní osoby za VŠB-TU Ostrava (Ing. Tilková) písemné potvrzení objednávky tak, aby se mohlo sledovat čerpání celkové nabídkové ceny firmy a na kontaktní osobu projektu elektronicky. Originál tohoto písemného potvrzení bude následně interně zaslán na kontaktní osobu projektu. Veškerá další komunikace s auditorskou firmou probíhá nadále pouze mezi řešitelem a jí. Fakturu tedy zasílá auditorská firma na uvedenou fakturační adresu v objednávce (přímo na určitý útvar). 15 www.vsb.cz
16 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK - podklady Kapitola rozpočtu osobní výdaje související s realizací projektu Pro každého pracovníka hrazeného z projektu: Pracovní smlouvy Dohody o pracovní činnosti Dohody o provedení práce Autorské honoráře smlouvy, předávací protokoly Pracovní výkazy Mzdové listy Kalkulace mezd na úkoly či podobná sestava vytvořená v mzdovém programu organizace, která alokuje příslušnou část mezd na daný projekt Namátkově pak bude kontrolována úhrada těchto mezd jednotlivým pracovníkům 17 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK - podklady Kapitola rozpočtu cestovní náhrady související s realizací projektu Vyplněné cestovní příkazy Vyplněné vyúčtování pracovních cest včetně příloh, kde jsou doloženy jednotlivé účtenky prokazující čerpání vedlejších nákladů Kopie technického průkazu vozidla Zpráva ze služební pracovní cesty Kapitola rozpočtu zařízení související s realizací projektu Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu V případě majetku s pořizovací cenou vyšší než 40.000 Kč, resp. 60.000 Kč u nehmotného majetku, také protokol o zařazení majetku do užívání a odpisové karty Křížové financování 18 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK - podklady Kapitola rozpočtu místní kancelář Metodika výpočtu nákladů, které jsou v rámci této rozpočtové kapitoly alokovány na projekt Výpis z účetnictví takových nákladů, které jsou následně v souladu s metodikou výpočtu alokovány k tíži projektu Kapitola rozpočtu nákup služeb souvisejících s realizací projektu Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu Kapitola rozpočtu - stavební úpravy související s realizací projektu Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu 19 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK - podklady Kapitola rozpočtu přímá podpora Mzdové příspěvky Seznam osob, kterým byl mzdový příspěvek proplacen Podklady ze kterých bude zřejmé, jak byl proplacený mzdový příspěvek kalkulován (doložení výpočtu průměrných hodinových sazeb, prezenční listiny,...) Cestovné, ubytování, stravné Vyúčtování a doklady prokazující tyto výdaje včetně dokladů prokazujících jejich úhradu Kapitola rozpočtu náklady vyplývající přímo ze Smlouvy/Opatření/Rozhodnutí Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu Kapitola rozpočtu nepřímé náklady Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu Případně metodika, kterou jsou nepřímé náklady alokovány k tíži projektu 20 www.vsb.cz
Audit projektu OP VK - podklady Výběrová řízení Připravit k auditu veškerou dokumentaci k jednotlivým výběrovým řízením Týden až čtrnáct dní před začátkem auditu na místě zaslat elektronicky fin. části MZ: - Soupisky dokladů (formát.xls), - Přehledy čerpání (formát.xls), - Rozpisy mzdových výdajů (formát.xls) a exporty z účetnictví výdajů a příjmů projektu v souhrnu za projekt, nebo po kalendářních letech (formát pdf. nebo.xls). Současně zaslat naskenované: - Rozhodnutí/Smlouvu o poskytnutí dotace včetně všech dodatků - Schválenou projektovou žádost (příloha Rozhodnutí/Smlouvy č. 1). Spolu s elektronickými podklady sdělit, kolik výběrových řízení bylo v průběhu realizace projektu vyhlášeno a kolik zaměstnanců bylo z projektu vypláceno. 21 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování Chronologické kroky při ukončování projektů: 1. Výpočet skutečné výše nepřímých nákladů a vypořádání prostředků z pokladny 2. Refundace veškerých uznatelných výdajů projektu provedených z vlastních prostředků až do výše poskytnutých záloh z provozního účtu na projektový účet 3. Podání závěrečné monitorovací zprávy a závěrečné ŽoP 22 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování Závěrečná monitorovací zpráva - http://www.msmt.cz/strukturalnifondy/monitorovaci-zprava-a-jeji-prilohy-1 - Nejpozději do 2 měsíců po ukončení realizace projektu, není-li stanoveno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace jinak - U projektů se schválenou podporou ve výši 3 mil. Kč (příp. 10 mil. Kč) se předkládá společně se závěrečnou MZ auditorská zpráva - Musí být oznámeny všechny nepodstatné změny, provedené v posledním MO - Předají se výstupy projektu v elektronické podobě a zajistí pro poskytovatele neomezenou nevýhradní licenci k použití těchto produktů a jejich dalšímu šíření 23 www.vsb.cz
24 www.vsb.cz
25 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování Souhrnná informace o realizaci projektu - Zvláštní příloha závěrečné MZ Obsah: - Stručný popis průběhu realizace projektu - Dosažené cíle projektu - Zpětná vazba od cílových skupin - Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů - Poznámky / zdůvodnění nedosažení plánovaných hodnot - Publicita projektu - Webové stránky projektu - Udržitelnost projektu - Problémy při realizaci - Horizontální témata - Výstupy/produkty projektu (typ, název, popis, dostupnost) 26 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování Závěrečná žádost o platbu - Zahrnuje všechny výdaje prokazované v závěrečné MZ - Způsobilé výdaje projektu nezahrnuté nejpozději do závěrečné ŽoP nemohou být ze strany ŘO proplaceny. - V závěrečné ŽoP musí být vypořádány zálohy mezi dodavatelem a příjemcem - Je doporučeno provést kontrolu limitu skutečného čerpání kapitoly rozpočtu služby. Zjistí-li příjemce překročení hranice 60 % celkového-skutečného rozpočtu, zohlední tuto skutečnost v závěrečné ŽoP tak, aby nedošlo k čerpání prostředků nad limit kapitoly. 27 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování 4. Na základě vyrozumění od poskytovatele o schválení způsobilých výdajů stanoví příjemce rozdíl mezi přijatými prostředky a schválenými způsobilými výdaji projektu ze všech žádostí o platbu včetně závěrečné (doplatek či vratka). - Příloha č. 5 Metodického dopisu č. 18 (Přehled proplacených výdajů projektu) 28 www.vsb.cz
29 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování 5. Vyčkání na proplacení závěrečné ŽoP, případně provedení vratky dotace Příjemce provede vratku prostředků bez vyzvání poskytovatele v termínu do 30 dnů od schválení závěrečné monitorovací zprávy, nestanoví-li poskytovatel jiný termín. O vratce informuje příjemce poskytovatele zasláním informace (avízem) obsahující reg. číslo projektu, název projektu, identifikaci příjemce, výši vratky a její rozčlenění na investice a neinvestice. Bankovní účet sdělí poskytovatel (příp. uvedeno v Rozhodnutí o posk. dotace). Příjemce může být vyzván k provedení vratky v dřívějším termínu, zejména v případech, kdy nespotřebované prostředky, které jsou předmětem vratky, byly příjemci poskytnuty v daném kalendářním roce (jiný účet MŠMT, určeno v Metodickém dopise) a to až do výše prostředků poskytnutých v aktuálním roce, maximální výše je limitována celkovou výší nevyužitých prostředků dle závěrečné MZ. Nevyužité prostředky přijaté na účet v předchozích letech příjemce vrátí nejpozději v termínu do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné MZ. Každá vratka musí být označena variabilním symbolem, který tvoří posledních deset čísel registračního čísla projektu. 6. Zrušení bankovního účtu projektu Je možné ho zrušit v okamžiku, kdy je provedeno finanční vypořádání (jsou provedeny všechny platby vztahující se k projektu vč. proplacení závěrečné ŽoP, resp. provedeny vratky prostředků) bez úroků. 30 www.vsb.cz
31 www.vsb.cz
1a) Ukončení projektů financování 7. Finanční vypořádání dle vyhlášky č. 52/2008 Sb. - Tento formulář se předkládá souhrnně za všechny dotace obdržené od MŠMT v termínu stanoveném příslušným pokynem MŠMT pro vypořádání prostředků se státním rozpočtem - je nutné vyplnit tabulku Příloha 7 část b) vyhlášky a tuto odeslat poskytovateli. - S účetním oddělením je domluveno, že takto vyplněnou tabulku každý projekt, který bude v daném roce končit, vyplní do 31.1. následujícího roku a odevzdá na účetní oddělení Ing. Akritidu ke kontrole a odeslání na MŠMT. Jedná se o vyplnění 3 jednoduchých sloupců, které vycházejí z účetnictví daného projektu. Pokud nechcete čekat až do konce roku, tabulku můžete taktéž na MŠMT zaslat za svůj projekt dříve. - Upozornění: pro jiné poskytovatele finančních prostředků než je MŠMT mohou chodit obdobné požadavky, ale zde si odeslání formuláře řeší jako doposud každý řešitel sám. 32 www.vsb.cz