8/2015 SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici Číslo vnitřního Datum vydání /platnost Aktualizace Zrušen předpisu - 1.1.1998-31.12.2005-1.1.2006-31.12.2007 2/2008 1.1.2008-31.3.2008 10/2008 1.4.2008 1.1.2009 30.4.2010 8/2010 1.5.2010 1.5.2011, 1.6.2012 31.12.2015 1.7.2013 8/2015 29.12.2015/1.1.2016 01.10.2016 spisový řád a od 01.01.2017 spisový a skartační plán 1
SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici Článek 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ 1. Tento spisový řád se vydává na základě 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), v souvislosti s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (dále jen vyhláška ) a dle 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích ve znění pozdějších předpisů. 2. Výkonem spisové služby se rozumí odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti města České Skalice a městského úřadu, popřípadě z činnosti právních předchůdců města Česká Skalice, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 3. Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena z vlastní činnosti nebo byla doručena. 4. Osobou je pro účely tohoto spisového řádu starosta, místostarosta, členové rady města, zastupitelstva města a zaměstnanci města, z jejichž činnosti dokument vznikl. 5. Spisový řád je závazný pro všechny osoby, které manipulují s dokumenty. Na jednotlivých odborech zodpovídají za dodržování spisového řádu příslušní vedoucí. Kontrolu dodržování spisového řádu provádí pracovník vnitřní kontroly, namátkově nejméně u třech osob za rok. 6. Za řízení spisové služby, dohled nad jejím výkonem, administraci ERMS, kontrolu dodržování spisového řádu a řádného vyřazování dokumentů ve skartačním řízení zodpovídá vedoucí sociálně správního odboru. 7. Spisová služba je vykonávána v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby firmy GordicWinESS, dále jen elektronický systém spisové služby - ESSS. 8. Zálohování evidenčních pomůcek v digitální podobě a lokálních dat uživatelů se provádí každý den na externí disk č. 1 (kancelář IT) a na síťové úložiště NAS. Zálohy jsou archivovány na externím disku č. 2 (technologická místnost) vždy za kalendářní měsíc. Poslední záloha v roce je trvale uložena na externí disk č. 2. 9. Jednou týdně je prováděna záloha evidenčních pomůcek v digitální podobě, lokálních dat uživatelů a záloha virtuálního serveru na externí disk č. 3 (trezor). 10. Město Česká Skalice má pronajaté datové úložiště u f. DLNK s.r.o., Česká Skalice, na které se provádí každý den zálohování dat virtuálního severu města s možností obnovy dat 14 dní zpět. Data jsou zálohována do datového centra v zašifrované podobě, pomocí zálohovacího softwaru Altaro. Článek 2. PŘÍJEM DOKUMENTŮ 1. Příjem a odesílání dokumentů probíhá na podatelně Městského úřadu v České Skalici, která je současně výpravnou. Podatelna je vedena sekretářkou na sekretariátě úřadu a v případě její nepřítomnosti pověřenými zaměstnanci dle příkazu starosty 7/2015 (dále jen zaměstnanec podatelny ). Dále jsou dokumenty (kromě datové schránky, faxu a e-mailu) přijímány v přízemí městského úřadu na odboru sociálně správním, kde jsou doručené dokumenty opatřeny otiskem podacího razítka, datumem, popřípadě časem doručení u dokumentů v listinné podobě počtem listů popřípadě počtem svazků příloh; počtem a druhem příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě a zapsány do knihy přijaté pošty s uvedením jména, příjmení nebo názvu firmy, adresy žadatele nebo sídla firmy a věci. Následně jsou tyto dokumenty oproti podpisu do knihy přijaté pošty předány na podatelnu k evidenci dokumentů. 2. Dokumenty jsou přijímány v analogové podobě poštou, faxem, kurýrem, osobně, do protokolu a v digitální podobě e-mailem, datovou schránkou, na přenosném nosiči dat. 3. Podatelna přijímá dokumenty v digitální podobě pouze v těchto datových formátech: PDF/A, ISO 19005; PNG, ISO/IEC 15948; TIF/TIFF, revize 6 nekomprimovaný; JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918, MPEG-2, ISO/IEC 13818; MPEG-1, ISO/IEC 11172; GIF; MP2; MP3,WAV, PCM; XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo DTD. 4. V případě doručených dokumentů v jiných formátech, provede zaměstnanec podatelny převod do formátu PDF/A v modulu RAK ještě před předáním dokumentu. Nelze-li dokument v modulu RAK 2
převést, dotáže se zaměstnanec podatelny zpracovatele, je-li pro jeho činnost nezbytný a poté se zpracovatel dotáže informatika, zda bude možné technicky a za přiměřených finančních nákladů (o maximální výši finančních nákladů rozhodne tajemník) převést takový dokument do výstupního datového formátu, nebude-li to možné, postupuje se dle odstavce 7. 5. Nosiče dat, na nichž lze přijímat dokumenty v digitální podobě: CD-R/RW, DVD±R/RW, USB disk. Na jednom technickém nosiči dat smí být pouze jedno podání a jeho přílohy. 6. Podatelna otevírá veškeré došlé zásilky kromě faktur, výpisů z účtů, uchazečů o veřejnou zakázku nebo výběrové řízení, je-li na prvním místě uvedeno jméno a příjmení fyzické osoby, zásilky s utajovanými skutečnostmi nebo adresované odborové organizaci, aktualizace softwaru, objemná grafická data, obrazové a zvukové záznamy doručené na nosičích dat. 7. V případě dodání dokumentu v listinné podobě, který je neúplný nebo nečitelný nebo dokumentu v digitální podobě, který je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, není v datovém formátu, ve kterém úřad přijímá digitální dokumenty, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě, postupuje zaměstnanec podatelny následovně: a) lze-li určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, vyrozumí zaměstnanec podatelny o zjištěné vadě odesílatele a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, dokument se dále nezpracovává. b) nelze-li určit, odesílatele doručeného dokumentu a jeho kontaktní údaje, dokument se dále nezpracovává. 8. Datové zprávy, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných úřadem (dále jen škodlivý kód), se nezpracovávají. 9. Dále zaměstnanec podatelny zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán platným kvalifikovaným elektronickým podpisem (dříve uznávaným elektronickým podpisem) a ověří platnost kvalifikovaného certifikátu, na kterém je kvalifikovaný elektronický podpis založen, nebo je zapečetěn platnou kvalifikovanou elektronickou pečetí (dříve ověřen uznávanou elektronickou značkou) a ověří platnost kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je kvalifikovaná elektronická pečeť založena, popřípadě je opatřen platným kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem (dříve kvalifikovaným časovým razítkem) a ověří jeho platnost. Listinné dokumenty 10. Listinný dokument, případně obálka dokumentu nebo faxem doručené dokumenty (jeho vyhotovená kopie) se opatří v den doručení otiskem podacího razítka, které příslušná osoba vyplní a nenáleží-li doručený dokument do některé ze samostatných evidencí dokumentů, zavede záznam o dokumentu do ESSS a k podacímu razítku na dokumentu v listinné podobě doplní PID. Není-li si zaměstnanec podatelny jistý určením dokumentu, musí ho vždy prvotně zaevidovat v ESSS. Odtud může být přeevidován do samostatné evidence dokumentů. 11. Zjistí-li fyzická osoba, na jejíž jméno a příjmení byl dopis zaslán, že se jedná o úřední dokument, zabezpečí ihned jeho označení a dodatečné zaevidování v evidenční pomůcce. Datem doručení dokumentu se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předala k evidenci nebo sama evidovala. 12. Je-li dokument předán mimo podatelnu nebo vznikl-li jako záznam o podání učiněném ústně nebo do protokolu, musí být neprodleně přebírající osobou opatřen podacím razítkem s náležitostmi (datum doručení, popřípadě čas doručení, u dokumentů v listinné podobě počet listů dokumentu, počet listů nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě) a poté předán k evidenci podatelně nebo ho může přebírající osoba po ověření dle odstavců 7,8,9 evidovat sama. Za předání podatelně, popř. za zavedení dokumentu do evidenční pomůcky zodpovídá osoba, která dokument převzala nebo pořídila záznam. 13. Pravidla podání učiněného ústně: Příslušná k přijetí ústního podání je každá osoba, příslušná k vyřízení (dále jen zpracovatel ) nebo její zastup, nejsou-li přítomni; osoba, se kterou žadatel jedná. Osoba o ústním podání s žadatelem vyhotoví protokol o ústním podání, který musí obsahovat náležitosti dle 37 odst. 2 z. č. 500/2004 Sb. správního řádu, zejména: kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje, označení správního orgánu, jemuž je určeno, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která je činí. 14. Obálka dokumentu se ponechává vždy: a) je-li doručován do vlastních rukou, 3
b) je-li to nezbytné k určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl úřadu doručen nebo k určení adresy odesílatele, c) je-li opatřena otiskem podacího razítka nebo jednoznačným identifikátorem. Datové zprávy 15. Příjem datových zpráv je součástí elektronického systému spisové služby. 16. Do datové schránky města mají přístup pověřené osoby DS dle příkazu starosty č. 7/2015. Pověřená osoba kontroluje obsah datové schránky několikrát denně, nejméně však dvakrát denně. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, ji ověří dle odstavců 7,8,9 a neobsahuje-li digitální dokument včetně datové zprávy škodlivý kód a vady neprodleně ho eviduje v ESSS. E-maily 17. Pravidla potvrzování doručených datových zpráv na elektronickou adresu podatelny: Doručení datové zprávy se odesílateli potvrzuje, pokud lze z doručené datové zprávy zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, datová zpráva a v ní obsažený dokument je doručen úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu ve kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě (bod 3), je podepsán platným kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným certifikátem, na kterém je kvalifikovaný elektronický podpis založen, nebo zapečetěn platnou kvalifikovanou elektronickou pečetí a kvalifikovaným systémovým certifikátem, na kterém je kvalifikovaná elektronická pečeť založena, popřípadě je opatřen planým kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Potvrzení doručení zprávy obsahuje: Text: Dokument byl doručen a splňuje podmínky pro přijímání dokumentů stanovené vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů a spisovým řádem Městského úřadu v České Skalici. Datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy, (DD/MM/RRRR v HH/MM/SS). Identifikátor dokumentu (jednoznačný identifikátor PID) Jméno a příjmení zaměstnance podatelny a jeho kvalifikovaný elektronický podpis. 18. Neobsahuje-li digitální dokument včetně datové zprávy, v níž je obsažen škodlivý kód a vady neprodleně ho zaměstnanec podatelny eviduje v ESSS. Doručený digitální dokument, je-li to technicky možné a maximálně do velikosti 10MB, připojí k evidenčnímu záznamu v ESSS. 19. Dokument v digitální podobě, který má úřední charakter a byl doručen mimo elektronickou adresu podatelny (tj. e-mailovou adresu osoby), tato osoba přepošle na elektronickou adresu podatelny k evidenci v ESSS jen v případě, že není opatřen elektronickým podpisem, elektronickou pečetí, elektronickým časovým razítkem nebo jiným elektronickým prostředkem obdobného účelu. Je-li jimi opatřen, požádá odesílatele o doručení dokumentu na elektronickou adresu podatelny. Nosiče dat 20. Zaměstnanec podatelny, popřípadě přebírací zaměstnanec je povinen zkontrolovat nosič dat antivirovým programem a ověřit dle odstavců 7,8, 9. 21. Digitální dokumenty na nosičích dat se předávají na podatelnu k evidenci v ESSS, kromě aktualizací softwaru, objemných grafických dat, obrazových a zvukových záznamů, které nepodléhají evidenci. Zaměstnanec podatelny k evidenčnímu záznamu v ESSS, je-li to technicky možné a maximálně do velikosti 10MB, připojí i digitální dokument z nosiče dat. 22. Je-li nosič dat přílohou analogového dokumentu, musí být označen jako jeho nedílná příloha. Článek 3. Označování dokumentů 1. Doručené i vytvořené dokumenty se v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačným identifikátorem se neopatřují doručené dokumenty obsahující škodlivý kód, a dokumenty, které nemají úřední charakter a nepodléhají evidenci dokumentů (doručené knihy, noviny, brožury, časopisy, zpravodaje, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), nevyžádaná obchodní sdělení (spamy); vytvořené koncepty, pomocné a interní dokumenty, oběžníky, poukazy platební služby, cestovní příkazy, dovolenky, žádanky, neschopenky). 2. Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost a musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje, obsahuje zejména označení úřadu, popřípadě zkratku označení úřadu, a alfanumerický kód. Je-li jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, nemusí obsahovat alfanumerický kód. 4
3. V ESSS je jednoznačným identifikátorem PID, který obsahuje označení MěÚ DXUX + alfanumerický kód a je automaticky přidělován při podání nebo vzniku dokumentu nebo při vytvoření spisu v ESSS, tj. při prvotním vzetí do evidence. 4. V případě, že dokument evidenčně náleží do některé ze samostatných evidencí vedených v elektronické podobě, pak se takový dokument označuje jednoznačným identifikátorem příslušné samostatné evidence. 5. Vyplněný otisk podacího razítka obsahuje: název MěÚ, datum doručení, případně čas doručení, číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, počet listů, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě počet a druh příloh dokumentu; otisk podacího razítka je uveden v příloze č. 1. 6. Označování dokumentů jednoznačným identifikátorem: a) Vyplněný otisk podacího razítka dokumenty v písemné podobě (u dokumentů evidovaných v ESSS se k podacímu razítku připojí PID) b) PID v ESSS c) Jednoznačný identifikátor příslušné samostatné evidence samostatné evidence vedené v elektronické podobě 7. Dokumenty opatřené jednoznačným identifikátorem se evidují v evidenci dokumentů. Záznam o dokumentu v evidenci dokumentů je spojen s dokumentem jednoznačným identifikátorem. Článek 4. Rozdělení a oběh dokumentů 1. Zaměstnanec podatelny po evidování v evidenčních pomůckách provede rozdělení dokumentů mezi jednotlivé odbory nebo přímo osoby příslušné k vyřízení. Je-li to účelné, připojí v ESSS k dokumentu informované osoby. V případě, že nelze určit zpracovatele, předá dokument až po projednání s vedením města. 2. Dokumenty v analogové podobě vedoucí odboru nebo pověřená osoba denně fyzicky přebírá na podatelně a předává je k vyřízení jednotlivým zaměstnancům odboru, zároveň jim předává i evidenční záznam o dokumentu v ESSS v případě, že již nebyl zpracovateli předán přímo zaměstnancem podatelny. 3. Osoba s uživatelským účtem v ESSS má povinnost denně kontrolovat jí doručené dokumenty. 4. V případě chybně přiděleného dokumentu osoba tento dokument předá vedoucímu odboru nebo přímo zpracovateli (je-li mu znám) nebo zpět podatelně, zaměstnanec podatelny nebo vedoucí odboru dokument přerozdělí. 5. Doručování vlastních dokumentů mezi odbory městského úřadu, mezi městem a městským úřadem probíhá přes podatelnu, kde je dokument nově evidován v evidenční pomůcce a předán příslušnému adresátovi. 6. Sledování oběhu dokumentů a spisů zajišťuje ESSS, veškeré úkony se zaznamenávají v historii dokumentu a v transakčním protokolu. 7. Transakční protokol je generován následující pracovní den a ukládán jako dokument v datovém formátu PDF/A, který je automaticky opatřen kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem a ukládán ve spisové službě, kde je mu přiděleno číslo jednací. Generování transakčního protokolu provádí osoby sociálně správního odboru. Článek 5. PŘEVOD DOKUMENTU V ANALOGOVÉ PODOBĚ NA DOKUMENT V DIGITÁLNÍ PODOBĚ A NAOPAK, ZMĚNA DATOVÉHO FORMÁTU DOKUMENTU V DIGITÁLNÍ PODOBĚ 1. Zpracovatel, je-li to účelné, zajistí převod přijatého analogového dokumentu do dokumentu v digitální podobě nebo naopak, a to konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení dle 69a zákona (dále jen převedení). Po provedeném převodu zpracovatel připojí dokument v elektronické podobě k evidenčnímu záznamu původního analogového dokumentu v evidenci dokumentů. Po provedeném převodu digitálního dokumentu na dokument analogový, opatří zpracovatel analogový dokument otiskem podacího razítka a jednoznačným identifikátorem z elektronické evidenční pomůcky. 2. Výstup z autorizované konverze dokumentů, dokument vzniklý převedením nebo změnou datového formátu, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením vznikla. 5
3. Autorizovaná konverze dokumentů, dle z. č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších předpisů (dále jen konverze ). Provedením konverze z moci úřední je dle příkazu starosty města č. 7/2015 pověřen pracovník odboru výstavby a životního prostředí pro uvedený odbor a pro ostatní odbory provádějí konverzi pověření pracovníci sociálně správního odboru. 4. Doručený dokument v analogové podobě se po konverzi uchová po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis (např. 609 OZ, 34 trestní zákoník, OSŘ, trestní řád, 100 správní řád, zákon o účetnictví) dobu delší. V takovém případě se doručený dokument uchová po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu. 5. Doručený dokument v digitální podobě se uloží včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém byl doručen, a uchová se po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší (např. 609 OZ, 34 trestní zákoník, OSŘ, trestní řád, 100 správní řád, zákon o účetnictví); v takovém případě se uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. 6. Je-li skartační lhůta doručeného dokumentu v analogové nebo digitální podobě převedeného konverzí kratší než 3 roky, uchová se doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty. Jiný způsob převedení dle 69a zákona - převedení 7. Jedná se o převedení dokumentu, u kterého zpracovatel zaručuje věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění (převod do výstupního datového formátu). 8. Převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě. K analogovému dokumentu se připojí doložka s uvedením názvu úřadu, počtem listů, z nichž se skládá převáděný dokument, informace o existenci vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka, datum vyhotovení ověřovací doložky a jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla (viz příloha 11) a i s doložkou se dokument převede do digitální podoby do formátu PDF/A; osoba odpovědná za převedení dokument opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Doručený dokument v analogové podobě se uchová po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě. 9. Převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě; změna datového formátu dokumentu v digitální podobě na PDF/A. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě se nejdříve ověří platnost kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikované elektronické pečeti nebo kvalifikovaného elektronického časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost certifikátů, jsou-li na nich založeny a údaje o výsledcích zjištění se doplní k ostatním údajům do doložky, viz příloha 11. 10. V doložce převodu digitálního dokumentu na analogový dle 69a zákona se dále uvede název úřadu, informace o existenci zajišťovacího prvku, datum převedení dokumentu, datum vyhotovení ověřovací doložky, jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení nebo změnu datového formátu provedla. Doložka se neoddělitelně připojí k nově vzniklému dokumentu v analogové podobě a odpovědná osoba za převedení dokumentu připojí vlastnoruční podpis a otisk úředního razítka. V doložce ke změně datového formátu dokumentu v digitální podobě dle 69a zákona se dále uvede název úřadu, původní datový formát, datum převedení dokumentu, datum vyhotovení ověřovací doložky, jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení nebo změnu datového formátu provedla. Doložka i s dokumentem se převede do digitální podoby do formátu PDF/A; osoba odpovědná za převedení dokument opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. 11. Doručený dokument v digitální podobě se uloží včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém byl doručen, a uchová se po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší (např. 609 OZ, 34 trestní zákoník, OSŘ, trestní řád, 100 správní řád, zákon o účetnictví); v takovém případě se uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. 6
12. Je-li skartační lhůta doručeného dokumentu v analogové nebo digitální podobě převedeného konverzí kratší než 3 roky, uchová se doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty. Článek 6. EVIDENCE DOKUMENTŮ 1. Městský úřad vede dva typy evidenční pomůcky, a to základní evidenční pomůcku prostřednictvím programu elektronického systému spisové služby a dále samostatnou evidenční pomůcku, samostatné evidence dokumentů v listinné podobě i v elektronické podobě. Jednotlivé odbory vedou knihu odeslané pošty, které využívají jen k pomocné evidenci. 2. Seznam osob, které mají uživatelský účet v ESSS a seznam zkratek s vysvětlivkami používaných v ESSS a korespondenci je uveden v příloze č. 2. 3. Za osoby, které nemají vlastní uživatelský účet, vede spisovou službu v ESSS jejich zástupce. Pro technické služby a oddělení městské knihovny je tímto zástupcem zaměstnanec podatelny. 4. Každá osoba je povinna zabezpečit evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití ve spojení se směrnicemi a opatřeními městského úřadu. 5. Evidenci dokumentů obsahující utajované skutečnosti vede starosta města. 6. Dokumenty poskytnuté Organizací Severoatlantické smlouvy nebo Evropskou unií jsou v zájmu bezpečnosti státu, veřejné bezpečnosti nebo ochrany práv třetích osob chráněny označením NATO UNCLASSIFIED nebo LIMITE s takovými dokumenty se může seznamovat jen osoba, která je nezbytně potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo obdobné činnosti. Orgány veřejné moci, právnické osoby nebo fyzické osoby nesmí označovat vzniklé dokumenty textem NATO UNCLASSIFIED nebo LIMITE. 7. O dokumentu se v ESSS vedou tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů b) datum doručení dokumentu, popřípadě čas doručení dokumentu, stanoví-li to jiný právní předpis nebo datum vytvoření dokumentu; datem vytvoření dokumentu se rozumí datum jeho zaevidování v ESSS, u dokumentů v digitální podobě s výjimkou dokumentu v digitální podobě doručeného na nosiči dat se zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy. c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů dle jmenného rejstříku; jde-li o vytvořený dokument, uvede se slovo "Vlastní", d) identifikace dokumentu odesílatele (např. č.j., sp. zn., č.ev.), je-li jím dokument označen, e) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě; počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit. f) stručný obsah dokumentu (věc), g) označení organizační součásti města, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení, h) údaje o vyřízení dokumentu: způsob vyřízení, identifikace adresáta v rozsahu údajů dle jmenného rejstříku, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, i) spisový znak a skartační režim, (kterým je skartační znak + skartační lhůta + rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, případně spouštěcí událost: okamžik rozhodný pro běh skartační lhůty) j) jednoznačný identifikátor dokumentu k) informaci, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě l) informaci, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií, zda byl vybrán jako archiválie m) identifikátor Národního archivu nebo digitálního archivu u digitálního dokumentu vybraného jako archiválie. 8. Pořadová čísla v ESSS a v samostatných evidencích dokumentů tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. V ESSS je číselná řada vedena jeden kalendářní rok. Začíná vždy 1. ledna a končí 31. prosince uzavřením číselné řady daného roku. 9. Zápis se v evidenční pomůcce provede srozumitelně a přehledně a v listinné podobě čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu. 7
10. Opravy a identifikace zaměstnanců v ESSS se zpracovávají automaticky. V analogové podobě se chybný zápis škrtne tak, aby byl čitelný, doplní se správným zápisem a uvede se datum, jméno/a, příjmení a podpis fyzické osoby, která ho provedla. 11. Pokud je dokument zaevidován v jedné evidenční pomůcce např. příchozí dokumenty prostřednictvím datové schránky, chybně evidované dokumenty se přeevidují do jiné evidenční pomůcky. Záznam se ukončí vyřízením o přeevidování dokumentu včetně nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla ze samostatné evidence dokumentů (v ESSS se číslo evidenční zapíše do poznámky). 12. Pro vlastní potřebu vedou samostatně jednotlivé odbory knihu odeslané pošty. V knize odeslané pošty je veden denní přehled veškerých dokumentů odeslaných z odboru. Kniha odeslané pošty obsahuje: značku odesílatele, adresu adresáta, způsob odeslání poštou nebo kurýrem "O" (obyčejně), "D" (doporučeně), N (s návratkou). Samostatné evidence 13. Dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů osoba neeviduje v ESSS. 14. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby VMV čá. 64/2012. 15. Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem městského úřadu nebo města, druhem dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů. 16. V samostatné evidenci v listinné podobě se vedou, alespoň údaje uvedené v odstavci 7 písm. a), b), c), f) a i). 17. V samostatné evidenci v elektronické podobě se vedou, alespoň údaje uvedené v odstavci 7 písm. b), c), f), i)-m). 18. Za vedení samostatné evidence odpovídá osoba pověřená danou agendou. 19. Výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů je uveden v příloze č. 4. Článek 7. Jmenný rejstřík 1. Jmenný rejstřík slouží k vyhledávání, ověřování a zpracování údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných v evidenčních pomůckách (např. v ESSS je jmenný rejstřík veden pod názvem Organizace ). 2. Ve jmenném rejstříku jsou vedeny údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů v rozsahu: název (u fyzické osoby jméno, popř. jména a příjmení, u podnikající fyzické osoby nezapsané v obchodním rejstříku jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující tuto podnikající osobu od fyzické, u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku - obchodní firma nebo její název, typ adresy, adresa, identifikační číslo (IČ) bylo-li přiděleno, ID datové schránky, byla-li zřízena, popřípadě organizační složka. 3. Dále ve jmenném rejstříku může být vedeno datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta pokud jsou tyto údaje známy z příslušného dokumentu nebo spisu. 4. Do jmenného rejstříku jednotlivých evidenčních pomůcek mají přístup pouze osoby s uživatelským účtem dané evidence. Tyto osoby při přijímání a odesílání dokumentů, ověřují správnost vedených údajů ve jmenném rejstříku, doplňují neúplné údaje nebo provádějí opravy těchto údajů. 5. Osoby s uživatelským účtem do evidenční pomůcky mají pro vstup do evidenční pomůcky přidělené heslo, tyto osoby nesmí sdělit přidělené heslo další osobě a umožnit jí tak přístup do evidenční pomůcky. Dále tyto osoby musí zajistit, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům a data nebyla užita k jinému účelu než pro plnění pracovních povinností, vyplývajících z jejich současného pracovního poměru. Osoby s uživatelským účtem v evidenční pomůcce jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích vedených ve jmenném rejstříku a to i po skončení pracovního poměru. Článek 8. Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů 1. Dokument zavedený v ESSS se označuje číslem jednacím, které přidělí zpracovatel (v ESSS tlačítko Zaevidovat ). 2. Číslo jednací je tvořeno zkratkou městského úřadu, pořadovým číslem dokumentu z ESSS, rokem zapsání, značkou odboru městského úřadu, značkou zpracovatele, který dokument zaevidoval nebo dostal ke zpracování (MUCS/1/2015/SSO/Jir). 8
3. V případě, že doručenému dokumentu bylo již přiděleno číslo jednací a poté se zjistí, že patří k vyřízení jiné osobě, na žádost zpracovatele osoba pověřená skartačním řízením opraví zkratku zpracovatele a odboru v ESSS. 4. Dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů se označují evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. V elektronické podobě musí evidenční číslo splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor tj. označení města, popřípadě zkratku označení města a alfanumerický kód. V písemné podobě je evidenční číslo tvořeno: zkratkou městského úřadu, pořadovým číslem zápisu dokumentu v samostatné evidenci dokumentů, rokem, názvem samostatné evidence dokumentů, pro který je samostatná evidence vedena, popřípadě označení zaměstnance, který dokument vyřizuje (např. MUCS/1/2015/ŽR/Fa). 5. Pokud se k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, připojí se odpověď k doručenému dokumentu a označí se stejným číslem jednacím nebo číslem evidenčním ze samostatné evidence dokumentů jako doručený dokument. Originál žádosti a odpovědi na tuto žádost se vedou vždy ve stejné podobě buď obě v digitální podobě, nebo obě v analogové podobě. 6. Odešle-li osoba vlastní žádost, a přijde-li na ní odpověď osoba je povinna spojit žádost s odpovědí v ESSS vytvořením spisu, v listinné podobě se žádost a odpověď spojí fyzicky. Článek 9. Spisy 1. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojí ve spis, každý spis musí být označen spisovou značkou. 2. Tvorba spisu: nový (iniciační) dokument je evidován v evidenční pomůcce a je mu přiděleno číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů. Na základě iniciačního dokumentu je vytvořen spis, který je označen spisovou značkou. Spis je tvořen chronologickým soupisem dokumentů, které jsou vkládány do spisu vzestupně a z nichž každý má vlastní číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů a zároveň je označen spisovou značkou příslušného spisu. 3. O spisu se v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě vedou tyto údaje: a) jednoznačný identifikátor spisu, b) stručný obsah spisu (název spisu), c) spisová značka spisu, d) datum založení spisu, e) datum uzavření spisu, f) spisový znak spisu, g) skartační režim spisu, h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis, i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, k) identifikátor přidělený Národním archivem nebo digitálním archivem digitálnímu dokumentu vybranému jako archiválie. l) odbor městského úřadu, který spis vyřizuje, identifikace osoby příslušné k vyřízení dokumentu (zpracovatele), schvalovatele a vlastníka spisu, m) soupis čísel jednacích dokumentů vložených do spisu 4. Na obálce spisu vedeného v listinné podobě v samostatné evidenci dokumentů se vedou údaje dle odst. 3 s výjimkou údajů písm. a), i), j) a k). 5. Dokumenty v analogové podobě se do spisu vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se do spisu vzájemně spojí prostřednictvím metadat a vzájemné spojení dokumentů v analogové a digitální podobě do spisu se činí pomocí odkazů. V evidencích dokumentů musí být vždy uvedeno, které části spisu jsou vedeny analogové podobě a které v digitální podobě, s uvedením místa uložení dokumentu. Části spisu jedné podoby se ukládají společně. 6. Spisy jsou označovány spisovou značkou, pod kterou jsou evidovány. Městský úřad vede více spisových značek podle věcného zaměření. Přehled spisových značek, je uveden v příloze č. 3. 7. Spisovou značku tvoří: název spisové řady pořadové číslo ve spisové řadě/ číslo jednací iniciačního dokumentu (viz čl. 8 odst. 2). Vzor spisové značky ZTP-1/MUCS/44/2016/SSO/Jir. 9
8. Číselné řady spisových značek jsou složeny z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích, začínají vždy 1. ledna, pořadovým číslem 1 a uzavírají se vždy k 31. prosinci ukončením číselné řady daného roku. 9. Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a prvopis dokumentu, byl-li spis vyřízen dokumentem. Článek 10. VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A SPISŮ 1. Dokumenty a spisy vyřizuje zpracovatel. Kontrolu provádí nadřízený zpracovatele v dané agendě. 2. Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. 3. Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, vyvěšuje se stejnopis dokumentu opatřený datem vyvěšení. Po sejmutí se opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu, jako doklad o vyvěšení. 4. Po vyřízení se spis uzavře, tím se rozumí, kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola doplnění označení dokumentů spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty (metadata jsou údaje o dokumentu dle článku 6 odst. 7, 16, 17, článku 8 a článku 9 odst. 1-3, 6-9). 5. Dokument nebo spis je vyřízen vzetím na vědomí, záznamem na dokumentu (ústně, telefonicky), postoupením (postoupení pro nepříslušnost), dokumentem, přeevidováním (do samostatné evidence dokumentů) a spisovou rozlukou. Záznam o způsobu vyřízení se vyznačí v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě nebo na dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě. Článek 11. SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN 6. Spisový a skartační plán (viz příloha č. 7) upravuje vyřazování dokumentů a rozděluje dokumenty do věcných skupin podle jejich obsahu s přiřazením skartačních znaků a lhůt. Tvoří ho posloupně uspořádané věcné skupiny, které jsou označeny spisovými znaky a podznaky u kterých je veden skartační znak a lhůta, popřípadě spouštěcí událost. 7. Spisový znak je kombinace číslic k označení dokumentů pro jejich zařazení do věcných skupin podle spisového plánu. 8. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie. Skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen za archiválii nebo ke zničení. 9. Skartační lhůta je číselný údaj doplněný za skartačním znakem stanovený podle povahy a účelu zpracování dokumentu. Udává dobu, během které musí být dokument uložen na úřadě, než bude navržen do skartačního řízení. Skartační lhůta se určuje počtem celých let počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost. Spouštěcí událostí se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Je-li stanovena jiná skutečnost jako spouštěcí událost je uvedena ve spisovém a skartačním plánu. 10. Pro stanovení skartačního znaku a lhůty spisu platí, že spis se označí skartačním znakem z archivního hlediska nejhodnotnějšího dokumentu vloženého do spisu a označí nejdelší skartační lhůtou dokumentu náležejícího tomuto spisu. Pro spis má skartační znak A vyšší hodnotu než skartační znak V a skartační znak V vyšší hodnotu než skartační znak S. Článek 12. VYHOTOVOVÁNÍ A PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Vyhotovené dokumenty určené k odeslání obsahují záhlaví, ve kterém je uveden: název úřadu nebo města a adresa sídla. Dokumenty vyhotovované orgánem obce a týkající se samostatné působnosti obce se v záhlaví označují Město Česká Skalice, dokumenty vyhotovované orgánem obce týkající se přenesené působnosti obce (s výjimkou nařízení obce) se v záhlaví označují Městský úřad Česká Skalice. Vypracovávají-li dokumenty odbory městského úřadu, uvedou v záhlaví také název odboru nebo oddělení. 2. Dále se na vyhotoveném dokumentu určenému k odeslání uvede: číslo jednací nebo číslo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, spisová značka (existuje-li); v odpovědi na doručený dokument se uvede také číslo jednací nebo číslo evidenční odesílatele dokumentu, je-li uvedeno, datum podpisu dokumentu, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho 10
podpisem, dále se na dokumenty v analogové podobě uvede: počet listů, počet příloh, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v digitální podobě nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou analogového dokumentu a na dokumenty v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit. 3. Používání značek, znaku města a dalších symbolů se řídí manuálem jednotného vizuálního stylu města Česká Skalice. V tištěné podobě je k dispozici pouze černobílá verze viz příloha č. 8. Barevné provedení je k dispozici na společném disku M v adresáři grafický manuál. 4. Digitální dokumenty se vyhotovují ve formátu PDF/A podepsané kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatřené kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Statické obrazové dokumenty, dynamické obrazové dokumenty a zvukové dokumenty se vyhotovují ve formátech dle článku 2 odst. 3 spisového řádu. PODEPISOVÁNÍ 5. Osoby oprávněné k podepisování jimi vyhotovovaných dokumentů a podmínky podepisování odesílaných dokumentů stanoví organizační řád městského úřadu. 6. Seznam osob, které mají zaregistrovaný kvalifikovaný elektronický podpis je uveden v příkazu starosty města č. 7/2015. 7. Evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb městského úřadu, na nichž jsou založeny užívané uznávané a kvalifikované elektronické podpisy, vede informatik městského úřadu. 8. Zažádat o podepsání digitálního dokumentu lze příslušnou osobu oprávněnou k podpisu do 11.00 hodin v neúřední dny a do 14.00 hodin v úřední dny. Osoba příslušná k podpisu neprodleně po uvedených hodinách opatří dokument kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. 9. Prvopis je originál dokumentu zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem. Článek 13. UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK 1. Pro úřední potřebu se používají úřední razítka kulatého tvaru s malým státním znakem o průměru 25 mm nebo 36 mm; malý státní znak je vyobrazen uvnitř kruhu, na jehož obvodu je označení Města České Skalice, Městského úřadu v České Skalici, popřípadě odboru. Otisk úředního razítka je jednobarevný. 2. Úřední razítka se užívají jen tehdy, obsahuje-li dokument rozhodnutí, usnesení, příkaz, blokovou pokutu nebo jde-li o dokument, kterým se osvědčují důležité skutečnosti, stanoví oprávnění nebo povinnosti. Razítka se státním znakem se neužívají v běžné korespondenci. 3. Evidence všech razítek je vedena vedoucím sociálně správního odboru s členěním podle jednotlivých osob. Evidence obsahuje jméno, příjmení a funkci osoby, která razítko převzala a užívá, otisk razítka, datum převzetí, podpis přebírající osoby, datum vrácení razítka, podpis přebírající osoby, datum vyřazení razítka z evidence; v případě ztráty razítka, datum, popřípadě předpokládané datum ztráty razítka. 4. Vedoucí sociálně správního odboru určí, které osoby mohou používat úřední razítka, zajišťuje přidělování razítek jednotlivým osobám, dle jejich pracovní náplně po projednání s příslušným vedoucím odboru nebo tajemníkem. Dále vyřazuje poškozená nebo opotřebovaná razítka, eviduje ztráty a zajišťuje zhotovení a předávání razítek nových a připravuje soupis vyřazených razítek pro skartační řízení. 5. Osoba, která končí pracovní poměr nebo se mění její pracovní zařazení, je povinna před ukončením pracovního poměru nebo změně pracovního zařazení, odevzdat převzatá a užívaná razítka vedoucímu sociálně správního odboru. 6. Při ztrátě razítka je třeba o tom bezodkladně uvědomit vedoucího sociálně správního odboru nebo tajemníka, kteří v případě ztráty úředního razítka neprodleně informují Ministerstvo vnitra ČR, odbor dozoru a kontroly veřejné správy. V oznámení se uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. Článek 14. ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Dokumenty se odesílají prostřednictvím výpravny nebo specializovaných portálů. 2. Způsob odeslání dokumentů v analogové podobě poštou, kurýrem města, faxem, osobně, v digitální podobě e-mailem, datovou schránkou, na přenosném nosiči dat. V ESSS se zaznamenává způsob i datum odeslání dokumentu. 11
3. Odesílání datových zpráv je součástí ESSS. Před vytvořením zásilky v digitální podobě osoba ve jmenném rejstříku ověří, zda má adresát zřízenu a přístupnou datovou schránku. Zásilky do vlastních rukou označí na obálce datové zprávy a připraví zásilku k odeslání. 4. Pověřená osoba k přístupu do datových schránek odesílá dokumenty prostřednictvím datové schránky nejméně dvakrát denně. 5. U vrácených doručenek dokumentů odeslaných prostřednictvím datové schránky je podatelna zaeviduje do ESSS k jednotlivým dokumentům ( Zjistit stav doručení ). 6. Odesílané dokumenty v analogové podobě a jiné zásilky předávají jednotlivá pracoviště výpravně v zalepené obálce (analogové dokumenty evidované v ESSS po vytvoření zásilky) do 13:00 hod., v pátek do 10.00 hod., později předaná pošta je odesílána až následující pracovní den. 7. Dokumenty v analogové podobě, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou odesílány na doručenku nebo dodejku, která se po vrácení připojí ke spisu nebo dokumentu. 8. Roznáška pošty po městě Česká Skalice se řídí směrnicí číslo 16/2007 o roznášce doručování pošty po městě Česká Skalice. Článek 15. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ 1. Zpracovatelé ukládají vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě v průběhu jednoho kalendářního roku v příručních registraturách a digitální dokumenty jsou ukládány v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě. Po uplynutí každého kalendářního roku jsou vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě uloženy do příslušných spisoven. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy mohou být do spisoven ukládány i později pokud je zpracovatel potřebuje pro další vlastní činnost. 2. Při předání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do spisovny zpracovatel překontroluje, zda dokumenty a spisy splňují náležitosti v bodu č. 5. V případě, že originál digitálního dokumentu není ve výstupním datovém formátu, zpracovatel požádá o změnu datového formátu v ESSS v detailu dokumentu v el.obraze a přílohách, ostatní - Žádost o změnu formátu do PDF/A zaměstnance podatelny. Zaměstnanec podatelny provede převod do formátu PDF/A v modulu RAK. Pořadače s dokumenty v listinné podobě se na obalech označí názvem úřadu, názvem dokumentu nebo spisu, časovým rozsahem, spisovým znakem, skartačním znakem, skartační lhůtou a datem ukončení úložní lhůty. 3. K předání dokumentů a spisů do spisovny vyhotoví zpracovatel dvojmo předávací protokol do příslušné spisovny, který obsahuje: název spisovny, název dokumentů nebo spisů, časový rozsah dokumentů, spisový znak, skartační znak a lhůtu, návrh dokumentů se skartačním znakem V na archivaci nebo skartaci, datum ukončení úložní lhůty, množství, název evidenční pomůcky ve které jsou dokumenty evidovány a jejich označení (v ESSS číslo balíku) s uvedením data předání a převzetí dokumentů do spisovny a jménem, příjmením a podpisem předávající a přebírající osoby. Jedno vyhotovení zůstává předávající osobě, druhé si zakládá osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy evidované v ESSS osoba vloží do balíků dle spisových značek a předá předávacím protokolem osobě zodpovědné za vedení spisovny. Vyřízené dokumenty a spisy v listinné podobě se zároveň předají fyzicky. 5. Před uložením do spisovny, přebírající osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny zkontroluje uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, jsou-li úplné zda jsou v evidenční pomůcce správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména: a. u doručeného dokumentu v analogové podobě - otisk podacího razítka a úplnost jeho vyplnění b. označení dokumentu v analogové podobě evidovaného v ESSS jednoznačným identifikátorem (PID), c. obsahuje-li spis v analogové podobě všechny dokumenty dle soupisu dokumentů, d. počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentů a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e. celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě, f. převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, (u textových dokumentů PDF/A, ostatní viz článek 2 odst. 3) g. uvedení spisového znaku a skartačního režimu (skartační znak + skartační lhůta + spouštěcí událost) u všech dokumentů a spisů 12
h. zápis v evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je evidován i. uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti j. uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení do analogové podoby dle článku 5. 6. O uložených dokumentech a spisech vede osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny evidenci, která obsahuje zejména: stručný obsah dokumentů nebo spisů (Věc), spisové znaky, skartační režim a označení příslušného spisového a skartačního plánu. Evidenci uložených dokumentů lze vést předávacími protokoly. Ve spisovně se dokumenty ukládají podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu, viz příloha č. 7. U uložených dokumentů a spisů evidovaných v ESSS, je jejich evidence součástí ESSS (spisovna-balíky). Spisovny 7. Městský úřad má zřízeny spisovny: sociálně správního odboru (do které jsou ukládány dokumenty sociálně správního odboru, starosty, místostarosty, odboru tajemníka, veřejnoprávní kontroly a městské policie), odboru výstavby a ŽP (pro uložení dokumentů odboru výstavby a životního prostředí), finančního odboru (do které jsou ukládány dokumenty finančního odboru a technických služeb), odboru investic a správy majetku (pro uložení dokumentů odboru investic a správy majetku. 8. Osoby zodpovědné za vedení příslušné spisovny jsou: vedoucí sociálně správního odboru za spisovnu sociálně správního odboru, vedoucí odboru výstavby a životního prostředí za spisovnu odboru výstavby a životního prostředí, vedoucí finančního odboru za spisovnu finančního odboru, vedoucí odboru investic a správy majetku za spisovnu odboru investic a správy majetku. Vedoucí odboru může pověřit podřízeného zaměstnance odboru k vedení příslušné spisovny. Zapůjčování dokumentů 9. Pro každou spisovnu zvlášť vede osoba zodpovědná za vedení spisovny knihu zápůjček analogových dokumentů ze spisovny. Kniha zápůjček obsahuje: datum zapůjčení, označení dokumentu (věc, č.j., počet stran, příloh, datum vyhotovení, u spisů lze ofotit obsah spisu), vydáno/zasláno komu, podpis/doručenka, vráceno dne. 10. Dokumenty a spisy v analogové podobě mohou být zapůjčeny osobou zodpovědnou za vedení spisovny, osobám nebo zaměstnancům odboru, z jejichž činnosti vznikly maximálně na pět dní. Výpůjční lhůtu lze prodloužit po předložení zapůjčeného dokumentu osobě zodpovědné za vedení spisovny. Dále na delší dobu mohou být dokumenty a spisy zapůjčeny z důvodu zapůjčení spisu (např. na zastupitelský úřad, odvolacímu orgánu apod.), po vrácení zaslaného spisu, ho příslušná osoba neprodleně uloží zpět do spisovny. 11. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů ve správním řízení; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením do spisovny byly veřejně přístupné. 12. Dokumenty nebo spisy v digitální podobě uložené v ESSS ve spisovně se fyzicky nezapůjčují; oprávněnému žadateli se zobrazí dokument nebo spis na monitoru počítače. Pokud není možné předložit žadateli k nahlížení celý dokument nebo spis, vytiskne se jako neověřená kopie, znečitelní se pasáže, na jejichž nahlédnutí nemá žadatel právo a poté se předloží žadateli. Ztráta, zničení, poškození dokumentů 13. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, v evidenční pomůcce se záznam o dokumentu nebo spisu označí za ztracený a do poznámky se uvede číslo jednací, kterým byla ztráta nebo zničení řešeno. 14. Osoba, která si dokument vypůjčila nebo zaměstnanec zodpovědný za vedení příslušné spisovny v případě havárie nebo živelné pohromy sepíše oznámení o ztrátě, zničení nebo poškození dokumentu nebo spisu (kdy, kde a jak k události došlo, kdy bylo sepsáno, jméno, příjmení, podpis). 15. Lze-li ztracený, zničený nebo poškozený dokument nahradit duplicitním dokumentem (stejnopis, kopie ), učiní se tak. Pokud není možné duplicitní dokument pořídit, založí se místo dokumentu pouze oznámení o ztrátě, zničení nebo poškození. 13
Článek 16. VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ VE SKARTAČNÍM ŘÍZENÍ 1. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. 2. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty z digitální podoby do analogové podoby autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení a dále nejde-li o dokumenty převáděné z analogové podoby do podoby digitální autorizovanou konverzí dokumentů. Do skartačního řízení se také zařadí razítka vyřazená z evidence. Skartační lhůty nelze zkracovat, ale mohou být po dohodě s příslušným archivem prodlouženy, jestliže dokumenty i nadále potřebujeme pro vlastní činnost. 3. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem S, se zařazují do skartačního řízení bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominul a u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem A, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení do skartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv. 4. Dokumenty ke skartačnímu řízení připravují osoby zodpovědné za vedení příslušné spisovny. Tyto osoby zpravidla z evidence dokumentů vedené v listinné podobě sestaví seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S, dokumenty se skartačním znakem V se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. V seznamech se u dokumentů uvedou údaje dle přílohy č. 6. Hotové seznamy se předají osobě pověřené vedením skartačního řízení. Dále sestaví seznam dokumentů určených ke skartačnímu řízení z ESSS nebo ze samostatné evidence vedené elektronické podobě nebo jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v ESSS, předá rovněž metadata k nim náležející. Tento seznam musí být vytvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahujícím metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem. V ESSS osoby pověřené vedením příslušné spisovny vytvářejí SIP balíčky ve spisovně k jednotlivým balíkům a ukládají je do složky určené osobou pověřenou vedením skartačního řízení. 5. Přípravy skartačního řízení se účastní vždy osoba pověřená vedením skartačního řízení a osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny. 6. Osoba pověřená vedením skartačního řízení vypracuje skartační návrh, který zašle v digitální podobě příslušnému archivu. Skartační návrh obsahuje: název města, žádost o posouzení dokumentů dle skartačního návrhu a seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, viz příloha č. 5 a v případě elektronických dokumentů předá SIP balíčky na přenosném nosiči dat. 7. Příslušný archiv na základě skartačního návrhu provede odbornou archivní prohlídku dokumentů, určí, do čí péče budou dokumenty vybrané za archiválie náležet, a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. V případě nesouhlasu s obsahem skartačního protokolu lze podat do 15 dnů ode dne doručení námitky ke Státnímu oblastnímu archivu v Zámrsku. 8. Na základě protokolu o provedení skartačního řízení se předávají do archivu dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie; v případě analogových dokumentů evidovaných v ESSS se předávají rovněž metadata k nim náležející, v případě digitálních dokumentů a spisů se předávají jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata se předávají příslušnému archivu zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem. 9. Po předání dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných za archiválie a po přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě do digitálního archivu, archiv vyhotoví o předání archiválií úřední záznam. Pokud při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá národnímu standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve město k odstranění zjištěných nedostatků. Jestliže jsou dokumenty evidované v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, jsou předány dokumenty, spisy a razítka na základě seznamu vytvořeného archivem podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem. 14
10. Na základě souhlasu se zničením dokumentů a razítek v protokolu o provedení skartačního řízení a po marném uplynutí 15-ti denní lhůty pro podání námitek nebo ukončení řízení o námitkách se mohou dokumenty určené ke zničení zlikvidovat. Analogové dokumenty a razítka se musí zničit tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu, digitální dokumenty jsou zničeny, jsou-li smazány z ESSS a dalších úložišť. Stejně se zničí dokumenty v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejich repliky byly předány do archivu. 11. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, úřední záznam o předání archiválií a doklad o provedeném zničení dokumentů se ukládají na sociálně správním odboru. 12. Za provádění skartačního řízení odpovídá vedoucí sociálně správního odboru. 13. Příslušný archiv lze požádat o vydání trvalého skartačního souhlasu na stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií. Osoba pověřená vedením skartačního řízení ustanoví skartační komisi, která provede skartační řízení a vyhotoví protokol, na základě kterého se mohou dokumenty skartovat. Článek 17. UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU 1. Ustanovení tohoto článku se použijí v případě ukončení pracovní poměru, skončení funkčního období starosty a místostarosty, odstoupení funkce apod., změně pracovního zařazení, odvolání a jmenování vedoucích odborů a přiměřeně při změně, rušení, vytváření nových odborů apod. (dále jen ukončení pracovního poměru). 2. V případě ukončení pracovního poměru informatik města dosavadní uživatelský účet zaměstnanci v ESSS uzavře a novému zaměstnanci vytvoří nový účet a zkratku. Odcházející zaměstnanec předá uzavíraný účet prázdný (tj. bez dokumentů a spisů na stole, bez vyřízených spisů a uzavřených dokumentů ve vyřízených dokumentech a spisech a ve spisovně). Nový uživatelský účet se nevytváří starostovi, místostarostovi, tajemníkovi, podatelně, veliteli MP a právníkovi města, nevyřízené dokumenty a spisy se při předání odkontrolují v elektronické evidenci spisové služby dle předávacích protokolů. 3. Všechny nevyřízené dokumenty a spisy zaměstnanec zanese do předávacího protokolu, a předá je příslušnému nadřízenému, (dokumenty evidované v ESSS předá zároveň s jejich evidenčními záznamy z této evidence), který je rozdělí a předá k vyřízení. Po schválení příslušným nadřízeným, může odcházející zaměstnanec tyto dokumenty a spisy předat přímo novému zaměstnanci, který bude vykonávat danou agendu. V případě, že starosta přestane vykonávat svoji funkci, předá protokolárně nevyřízené dokumenty a spisy místostarostovi, místostarosta starostovi, (dokumenty evidované v ESSS předá zároveň s jejich evidenčními záznamy z této evidence). V případě, že svoji činnost ukončují oba, předají protokolárně nevyřízené dokumenty a spisy svým nástupcům nebo pověřené osobě. U zaměstnanců nebo představitelů města, kteří nemají vlastní uživatelský účet v ESSS se při protokolárním předání nevyřízených dokumentů a spisů odkontrolují evidenční záznamy předávaných dokumentů v ESSS u zástupce. Předávací protokol nevyřízených dokumentů a spisů obsahuje: název dokumentu nebo spisu, č.j. nebo spisovou značku, rozsah (počet listů a příloh), dobu jejich vzniku, spisový znak, jméno/a a příjmení zpracovatele a její podpis. V případě tisku předávacího protokolu z ESSS se chybějící údaje do protokolu doplní. 4. Odcházející osoba je povinna všechny vyřízené dokumenty a uzavřené spisy předat předávacím protokolem do příslušné spisovny a současně v ESSS předat záznamy o těchto dokumentech a spisech příslušnému vedoucímu spisovny. 5. Zaměstnanec odpovědný za vedení příslušné spisovny Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, vyřadí ve skartačním řízení. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, protokolárně předá svému nástupci, není-li určen vedoucímu SSO nebo tajemníkovi a zároveň v ESSS předá jednotlivé balíky s vyřízenými spisy a uzavřenými dokumenty. Článek 18. SPISOVÁ ROZLUKA 1. Při zrušení městského úřadu se provádí spisová rozluka. Níže uvedená ustanovení se použijí přiměřeně pro zrušení organizačních součástí úřadu, při změně působnosti úřadu nebo jeho organizačních součástí, popřípadě bude-li úřad právním nástupcem jiného původce. 2. Před zahájením rozluky městský úřad zpracuje plán provádění spisové rozluky s časovým rozvrhem a zašle ho příslušnému archivu. 15
3. Spisová rozluka se připravuje a provádí před datem zrušení a dokončuje ji právní nástupce městského úřadu, není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, se zařadí do skartačního řízení. 5. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny právního nástupce na základě předávacího seznamu. Předávací seznam obsahuje: pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství, jméno/a a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. V ESSS se po předání dokumentů na příslušný úřad vyřadí z důvodu spisové rozluky. 6. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se předají tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení na základě předávacího seznamu. Ten na koho přešla působnost, zaeviduje tyto dokumenty spisy do své evidenční pomůcky. Předávací seznam obsahuje: dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno/a a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. V ESSS se vyřídí z důvodu spisové rozluky a předají do spisovny, kde bude balík po předání dokumentů na příslušný úřad vyřazen z důvodu spisové rozluky. 7. Ten na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů jako doručené. 8. Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, mohou provést spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby. Článek 19. VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V MIMOŘÁDNÝCH SITUACÍCH 1. Mimořádná situace - živelná pohroma, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, nebo případ jiné mimořádné situace, kdy nelze po omezené časové období vykonávat spisovou službu obvyklým způsobem. 2. Spisová služba se vede náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Podací deník je kniha, která se v záhlaví označuje přesným názvem, názvem úřadu, rokem a počtem číslovaných stran. Podací deník obsahuje údaje dle článku 6 odst. 7, písm. a-i. Evidenci dokumentů vede pověřený zaměstnanec vedením náhradní evidence. 3. Došlé dokumenty opatří pověřená osoba vedením náhradní evidence otiskem podacího razítka a zapíše do podacího deníku. Následně do podacího razítka tato osoba doplní číslo jednací a předá k rozdělení. 4. Číslo jednací začíná v případě mimořádné situace pořadovým číslem 9000 a končí 31. prosince daného roku. Pod posledním záznamem se prázdné kolonky na stránce proškrtnou a deník se uzavře: ukončeno dne, poslední č.j., jméno a příjmení a podpis osoby. Dále se náhradní evidence uzavře po ukončení mimořádné situace. V případě další mimořádné situace v kalendářním roku se pokračuje v číselné řadě pořadových čísel daného roku. 5. Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím, pod kterým byl evidován při doručení. Spis je v náhradní evidenci vytvářen spojováním dokumentů. Na nový dokument spisu, se v podacím deníku vezme nové číslo jednací a u předcházejícího i nového dokumentu se uvedou vzájemné odkazy na příslušná čísla jednací. Spisovou značku v náhradní evidenci tvoří: název spisové řady a číslo jednací iniciačního dokumentu. 6. Zásilky připravené k odeslání se označují číslem jednacím a je-li spisovou značkou. V zalepených obálkách se předávají osobě pověřené vedením náhradní evidence, která v podacím deníku u příslušného čísla jednacího vyznačí datum odeslání a adresáty i s adresami. 7. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se ponechávají v příručních registraturách a ukládají se do spisovny, až po skončení mimořádné situace. 8. Ostatní ustanovení tohoto spisového řádu použijí přiměřeně při vedení náhradní evidence. 9. Dokumenty evidované v náhradní evidenci méně než 48 hodin se přeevidují z náhradní evidence do příslušné evidenční pomůcky. Dokumenty evidované déle než 48 hodin zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do příslušné evidenční pomůcky se přeevidují pouze ty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. Článek 20. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh a vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup, ustanovení tohoto spisového řádu se nepoužijí. 16
Článek 21. 1. Spisový řád vydaný dne 1.4 2008 se ruší. 2. Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne 1. 5. 2010 3. Aktualizace spisového řádu z důvodu sloučení odboru sociálního a správního od 1. 5. 2011. 4. Aktualizace spisového řádu z důvodu doplnění přílohy č. 9 od 1. 6. 2012. 5. Aktualizace spisového řádu dle vyhlášky č. 259/2012 Sb. a novely zákona o archivnictví. 6. Spisový řád vydaný dne 01. 07. 2013 se ruší. 7. Tento spisový řád nabývá účinnosti dne 01. 01. 2016. 8. Aktualizace spisového řádu nabývá účinnosti od 01. 10. 2016 s výjimkou Spisového a skartačního plánu (příloha č. 7), která nabývá účinnosti dnem 01. 01. 2017. Nedílnou součástí spisového řádu jsou přílohy č. 1-11. V České Skalici dne 30. 09. 2016 Jaroslav Hitschfel tajemník Seznam příloh: Příloha č. 1 Vzor podacího razítka.. str. 17 Příloha č. 2 Seznam používaných zkratek a seznam zaměstnanců s uživatelským účtem v ESSS......... str. 18 Příloha č. 3 Seznam spisových značek....... str. 19-20 Příloha č. 4 Přehled samostatných evidencí..... str. 20 Příloha č. 5 Vzor skartačního návrhu......... str. 21 Příloha č. 6 Vzor seznamů ke skartačnímu řízení..... str. 22-23 Příloha č. 7 Spisový a skartační plán.... str. 24-37 Příloha č. 8 Manuál jednotného vizuálního stylu města Česká Skalice; barevné provedení je k dispozici na společném disku M v adresáři grafický manuál Příloha č. 9 k ukládání dokumentů souvisejících s veřejnými zakázkami a s dotacemi z cizích zdrojů... str. 37-39 Příloha č. 10 Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů... str. 39-40 Příloha č. 11 Doložky k převedení a změně datového formátu.... str. 41 příloha č. 1 vzor podacího razítka 17