Gymnázium Vysoké Mýto nám. Vaňorného 163, 566 01 Vysoké Mýto
Registrační číslo projektu Šablona Autor Název materiálu / Druh CZ.1.07/1.5.00/34.0951 III/2 INOVACE A ZKVALITNĚNÍ VÝUKY PROSTŘEDNICTVÍM ICT Mgr. Jana Kubcová 01. MS Office Soubory Ověřeno ve výuce dne 27. 3. 2013 Předmět Ročník Klíčová slova Informatika Kvinta Office, MS Office, Word, Excel, Pás karet, XML, soubory, šablony, SkyDrive, Backstage. Anotace Prezentace seznamuje s pojmem MS Office, jeho verzemi a programy. Ukazuje, co je základním programům MS Office Word a Excel společné. Popíšeme práci se soubory a vytvoříme soubor ve Wordu. Metodický pokyn Prezentace je určena jako výklad do hodiny i jako materiál určený k samostudiu. Počet stran 24 slidů Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora. 2
MS Office Balík Office je skupina programů nazývaných kancelářské. Jsou tím myšleny programy, které jsou potřebné pro běžnou práci v kanceláři. Nejčastěji používanými programy v kancelářích jsou textový procesor pro psaní, formátování a publikování textu a tabulkový kalkulátor pro práci s tabulkami, grafy a matematickými výpočty. Nejrozšířenější kancelářské programy jsou dnes WORD a EXCEL z dílny firmy Microsoft.
Pro vytváření našich prezentací a zpracování zkušebních příkladů budeme používat verze 2010 nebo 2013. Verze MS Office Firma Microsoft přichází poslední dobou přibližně každé tři roky s novou verzí balíku MS Office. Po dlouho používané verzi MS Office 2003, přišla verze 2007, 2010 a 2013. Revoluční byla verze Microsoft Office 2007 v roce 2007. Do té doby se vždy s vydáním nové verze jednalo spíše o kosmetické úpravy. S verzí 2007 přišly výrazné změny.
Změny MS Office Nejvýraznější změny v inovovaných verzích 2007, 2010 a 2013: Pásy karet ve všech aplikacích. Nový formát souborů, založený na jazyku XML. Typ, koncovka souborů s písmenem X (XML). Možnost ukládání dat na zabezpečené webové úložiště SkyDrive. Nové možnosti práce s grafikou SmartArt. BackStage, nový způsob práce s dokumentem, nové funkce při práci se souborem. Při vkládání ze schránky možnost vybrat formát.
Aplikace MS Office
Pás karet Od verze 2007 se programy MS Office ovládají pomocí pásu karet, který nalezneme v horní části obrazovky. Princip nového ovládání spočívá v tom, že pás karet je rozdělen na jednotlivé karty, které obsahují vždy určitou skupinu příkazů. Ukázka: Neexistuje možnost zobrazit příkazy v klasických nabídkách, které známe z verze Office 2003.
Rozdělení pásu karet Pás karet je rozdělen na základní karty. Každá karta má své skupiny, aby orientace v příkazech a jejich rozdělení byly co nejpřehlednější.
Panel nástrojů rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup slouží v sadě Office k zobrazení nejčastěji používaných prvků. Najdeme ho standardně v levém horním okraji aplikace nad tlačítkem Soubor.
Přizpůsobení panelu Rychlý přístup Protože každému uživateli vyhovuje jiné uspořádání příkazů, můžeme tento panel plně přizpůsobit svým potřebám. Můžeme zaškrtnout výběr nejběžnějších příkazů nebo vybrat Další příkazy.
Další příkazy v Rychlý přístup Pomocí výběru Další příkazy vyvoláme stejné okno se stejnou nabídkou jako cestou přes volby: Soubor Možnosti Panel nástrojů Rychlý přístup.
Zobrazení panelu Rychlý přístup Pro minimalizaci pásu karet stačí také dvakrát kliknout na název jakékoliv karty. Návrat zpět do normálního zobrazení provedeme opět dvojím kliknutím.
Soubor Každá práce, každý dopis nebo jiný dokument, který vytvoříme, může být v budoucnu užitečný. Proto je vhodné výsledky naší práce pojmenovat a uložit do počítače jako Soubor, který můžeme kdykoliv znovu použít. Základní operace se souborem: Nový, Otevřít, Uložit, Tisk a řadu dalších zobrazíme nově od verze 2010 pomocí tlačítka Soubor v levém horním rohu aplikace. Po kliknutí na tlačítko Soubor se zobrazí Backstage.
Backstage Zobrazení Backstage se aktivuje pomocí tlačítka Soubor v levém horním rohu aplikace. V tomto zobrazení máme přístup ke všem standardním funkcím práce se souborem, ale navíc zde byly zabudovány další funkce tak, aby nebylo nutné otevírat různá okna pro nastavení. V zobrazení Backstage tedy kromě klasických operací můžeme nastavit parametry tiskárny, zobrazit předchozí verze dokumentu, zobrazit náhledy dokumentu před tiskem nebo ukládat soubory na SkyDrive.
Backstage 2010
Dokument Word Budeme pokračovat prací ve Word 2010 a 2013.
Pro vytvoření nového prázdného dokumentu stačí také stisknout CTRL+N. Vytvoření nového souboru S každým otevřením Wordu se automaticky vytvoří také nový soubor, který se jmenuje Dokument1. Číslo za souborem je pořadové číslo nového dokumentu od okamžiku otevření Wordu. Název dokumentu se zobrazuje na titulní liště Wordu. Pokud potřebujeme nový čistý papír, klikneme na tlačítko Soubor a v nabídce Backstage na Nový. V následně otevřeném okně klikneme na první položku Prázdný dokument.
Šablona Tvůrci Wordu vytvořili pro často potřebné a typizované obsahy dokumentů předlohy, kterým říkáme šablony. Šablona je prázdný formulář, například pro dopis nebo životopis, kde stačí doplnit předepsaná potřebná data. Grafická podoba je vytvořena a stačí doplnit jen údaje. V nových verzích Office je kladen na šablony stále větší důraz. Ve verzi 2013 se nabízí ihned po spuštění Wordu šablony na webu Office.com.
Vytvoření souboru pomocí šablony Šablon je vytvořeno stále více a jejich používání v kancelářském provozu se doporučuje. Postup při použití šablony ve verzi Wordu 2010: 1. Klikneme na tlačítko Soubor. 2. Vybereme položku Nový. 3. Word v nabídce Backstage nabídne výběr šablon v místním počítači nebo na Office.com. 4. V nabídce vybereme šablonu a Stáhnout. 5. Vyplníme šablonu, pojmenujeme a uložíme výsledný dokument.
Otevřít v Backstage 2013 V nabídce otevřít vybereme pro práci existující soubor.
Uložení souboru Při ukládání souboru je nutné rozlišit, jestli se jedná o první uložení nebo zda již soubor uložen je. Při prvním uložení se vyvolá funkce Uložit jako, kde zadáme Název a Typ souboru i jeho Umístění. Tuto variantu vybereme i při změně názvu nebo umístění souboru. Uložení souboru můžeme vyvolat pomocí ikony Disketa na panelu Rychlý přístup nebo tlačítkem Soubor a dále Uložit a Uložit jako. Dokument můžeme vytvořit a uložit i jako šablonu.
Uložení souboru Word 2013
Cvičení: Zpracujte životopis pomocí vhodné šablony.
Použité zdroje [1] KLATOVSKÝ, Karel. Microsoft WORD 2010. Computer Media s.r.o., Kralice na Hané, 2010. ISBN 978-80-7402-075-9.