Příručka pro řešitele grantových projektů Administrativní zabezpečení projektů má na starosti oddělení vědy FSV UK. S dotazy ohledně řešení projektů se proto obracejte nejdříve na jeho pracovníky (E. Horníčková, hornickova@fsv.cuni.cz interní grantové projekty, české grantové programy, T. Renner, renner@fsv.cuni.cz zahraniční projekty mimo Horizont 2020 a Norské fondy, MV ČR, dvoustranné spolupráce MŠMT, vědecké programy Erasmus+, nadační programy, veřejné zakázky, P. Hillerová, hillerova@fsv.cuni.cz - program Horizont 2020, Norské fondy) a také žádosti o změny v projektech předkládejte prostřednictvím OV. Zahájení čerpání získaných prostředků Podpisový vzor Před započetím čerpání grantových prostředků je nutné zaevidovat podpisový vzor řešitele, který je oprávněn čerpat prostředky grantového projektu (M. Tóthová, ekonomické oddělení, tothova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 282). Řešitel projektu podepisuje veškeré doklady týkající se projektu. Účetní středisko Číslo účetního střediska požádat V. Krause z CIVT (krausv@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 204) o přiřazení Vašeho CAS loginu a hesla k účetnímu středisku. Přístup do účetního střediska můžou získat na základě souhlasu řešitele i další osoby (např. pracovníci zajišťující administrativu projektu). Číslo účetního střediska se uvádí na všechny finanční doklady. Je to jednoznačná identifikace při účtování dokladů. Součástí účetního střediska je u většiny projektů (např. GAČR, GAUK) i nákladový přehled (porovnání čerpání a rozpočtu). Účetní střediska se aktualizují denně, měsíční uzávěrka probíhá kolem 20. dne následujícího měsíce.
Čerpání projektu Čerpání grantových prostředků musí být v souladu s Pokynem děkana 23/2014, tedy rovnoměrné po celou dobu řešení s tím, že poslední objednávky a zálohy na drobná vydání mohou být vystaveny nejpozději do 15. listopadu příslušného roku. Účetnictví grantu musí být s ohledem na termíny vyúčtování u některých grantových agentur a povinnost zúčtování se státním rozpočtem uzavřeno nejpozději do 10. prosince příslušného roku. Obsah Jak postupovat, když si chci pořídit:... 3 1. Kancelářské potřeby, drobný spotřební materiál (např. CD, tonery)... 3 2. Drobný dlouhodobý majetek (technika nad 1000 Kč do 40000 Kč včetně DPH, např. NTB, flash, tiskárna apod.)... 3 3. Knihy... 4 4. Službu (např. překlad, SW do 60 tis. Kč, data, kopie, vydání publikace)... 4 Jak postupovat, když chci jet na pracovní cestu... 5 Jak postupovat, když chci vyplatit stipendium... 6 Jak postupovat, když chci vyplatit osobní náklady mzdy, odměny, dohody... 6
Jak postupovat, když si chci pořídit: 1. Kancelářské potřeby, drobný spotřební materiál (např. CD, tonery) Objednávka zboží on-line u fakultního dodavatele. Přístup do objednávkového systému mají na sekretariátech institutů (konkrétně IKSŽ P. Koterová, IMS M. Fučíková, ISS J. Žilková). Zboží bude uhrazeno přímo z prostředků projektu a doručeno na pracoviště. K podpisu bude řešiteli z EO zaslána faktura. Nákupy je možné pořídit i přímo v obchodě. Pro vyúčtování je nutné vyplnit formulář drobného vydání a připojit účtenky. V případě, že je zboží pořízeno na fakturu, musí být faktura vystavena na UK FSV, tedy na adresu Smetanovo náb. 6, 110 01 Praha 1. Na nákup je možnost dostat zálohu. Žádost formou dopisu (uvést důvod zálohy, zdroj financování a způsob vyzvednutí pokladna x bankovní účet) adresovat vedoucí EO (L. Doleželová, lenka.doleželova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 225). 2. Drobný dlouhodobý majetek (technika nad 1000 Kč do 40000 Kč včetně DPH, např. NTB, flash, tiskárna apod.) Objednávka přes formulář ekonomického oddělení. Možnost vybrat vlastní typ zařízení i dodavatele. Objednávka se posílá elektronicky a pokud možno i písemně M. Tóthové (tothova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 282). Objednávku kontroluje i CIVT. Po domluvě je možné vyřídit si vše sami. EO přidělí pouze číslo objednávky, které je nutné uvést na fakturu. Faktura musí být vystavena na fakultní adresu na Smetanovo náb. 6. Veškerý majetek (zařízení od 1000 Kč výše) pořízený z prostředků projektu se stává majetkem fakulty a musí být zaevidován. Pokud se bude majetek pořízený z projektu používat mimo fakultní pracoviště, je nutné o zapůjčení majetku písemně požádat děkana fakulty s doporučením vedoucího pracoviště. Žádost se podává prostřednictvím provozně-technického oddělení (P. Balík balik@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 213). Formulář je http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4.
3. Knihy Objednávka prostřednictvím knihovny pro IES a IKSŽ vyřizuje E. Votápková (votapkova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 250), pro IMS, IPS a ISS podle popisu na http://knihovna.jinonice.cuni.cz/pro-resitele-grantu. CESES má vlastní knihovnu. Zboží bude uhrazeno přímo z prostředků projektu, řešiteli EO zašle fakturu k podpisu. Knihy můžete pořídit i přímo. Pro vyúčtování je nutné vyplnit formulář drobného vydání a připojit účtenky. V případě, že je zboží pořízeno na fakturu, musí být faktura vystavena na UK FSV, tedy na adresu Smetanovo náb. 6, 110 01 Praha 1. Knihy musí být evidovány v knihovně. Součástí vyúčtování je i smlouva o odkupu knih (není pak nutné zahraniční nákup knih dodaňovat) - http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4. Pořízené knihy jsi lze po domluvě vypůjčit jako dlouhodobou grantovou výpůjčku. 4. Službu (např. překlad, SW do 60 tis. Kč, data, kopie, vydání publikace) Objednávka přes formulář ekonomického oddělení. Objednávka se posílá elektronicky a pokud možno i písemně M. Tóthové (tothova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 282). Některé služby (např. pořízení kopií) lze vyúčtovat jako drobné vydání. Do služeb patří i konferenční poplatky. V případě, že byl poplatek uhrazen z vlastních prostředků, je potřeba připravit vyúčtování drobného vydání, nebo lze doklad o úhradě (výpis bankovní platby) zahrnout do vyúčtování pracovní cesty. Poplatek lze na základě žádosti uhradit i přímo z projektu prostřednictví fakultní platební karty. V tom případě už je nutné mít odevzdaný příkaz k vyslání na služební cestu. K vyúčtování poplatku je nutné připojit daňový doklad vystavený organizátorem na adresu fakulty. Řešitel není oprávněn uzavírat jménem fakulty nositele projektu smlouvy na provedení prací (např. vydání publikací, překlady), návrh smlouvy předkládá k podpisu děkanovi fakulty prostřednictvím oddělení vědy, formální náležitosti smlouvy dále kontroluje ekonomické oddělení.
Jak postupovat, když chci jet na pracovní cestu a) Zahraniční b) Domácí Příkazy k vyslání na zahraniční pracovní cestu vyřizuje J. Seidenglanzová seidenglanzova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 291. Před cestou je potřeba vyplnit příkaz k vyslání zaměstnance na pracovní cestu, příp. žádost o zálohu, a doložit veškeré potřebné přílohy, které jsou uvedeny ve formuláři cestovního příkazu (vše musí být min. 3 prac. dny před odjezdem v podatelně, v případě zálohy 5 prac. dní, odkaz na formuláře OZS - http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4). Podepsaná žádost se odevzdává na oddělení zahraničních styků nebo do podatelny. Po návratu se nejpozději do 10 dnů předkládá na OZS vyúčtování pracovní cesty Š. Russo Krátká (kratkas@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 225). Výše náhrad pro rok 2015 je stanovena vyhláškou MF ČR 242/2014 Sb. http://www.mfcr.cz/cs/legislativa/legislativnidokumenty/2014/vyhlaska-c-242-2014-sb-19708. Uskutečňování pracovních cest po České republice před započetím pracovní cesty je potřeba vystavit příkaz ke služební cestě, který podepíše i vedoucí pracoviště (formulář na http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4). Odevzdává se na ekonomické oddělení (J. Seidenglanzová). Po ukončení pracovní cesty se podepsaný cestovní příkaz včetně všech podkladů potřebných k vyúčtování opět předkládá ekonomickému oddělení Příkaz k vyslání i vyúčtování podepisuje zaměstnanec/student,který jede na pracovní cestu, ředitel pracoviště a osoba oprávněná k nakládání s prostředky projektu. Pokud jede na pracovní cestu v rámci řešení projektu student, který není zaměstnancem fakulty, je nutné, aby před každou cestou nejdříve podepsal podle zákoníku práce Smlouvu o poskytnutí cestovních náhrad (http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4, oddíl ekonomické oddělení). Náklady mu budou uhrazeny na základě cestovního příkazu a jeho vyúčtování. Z účetního hlediska se však nejedná o úhradu náhrad cestovních výdajů, ale o úhradu sjednané služby.
V případě použití vlastního motorového vozidla na pracovní cestu, je nutno mít jeho použití předem odsouhlaseno děkanem fakulty. Pracovník, který bude motorové vozidlo používat, musí absolvovat školení pro řidiče (kontakt na školitele u M. Tóthové), musí předložit technický průkaz vozidla, havarijní pojištění a vyplnit příslušné formuláře (žádost a povolení k použití soukromého vozidla - http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4, část Oddělení zahraničních styků). Jak postupovat, když chci vyplatit stipendium Žádost na výplatu stipendia na výzkum se podává na příslušném formuláři http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-1352-version1- formular_stipendium_na_vyzkum.doc M. Hykešové v případě studentů v doktorském studiu či H. Hándlové v případě magisterských studentů. Na formuláři je nutný pouze podpis navrhovatele a osoby oprávněné k nakládání s prostředky (hlavní řešitel projektu). Jak postupovat, když chci vyplatit osobní náklady mzdy, odměny, dohody Všechny potřebné formuláře jsou dostupné na http://intranet.fsv.cuni.cz/fsvint-2248.html#4, část osobní oddělení. Žádost na výplatu odměny z projektu se podává na osobní oddělení (R. Šípková sipkova@fsv.cuni.cz, 222 112 245/ P. Rendlová rendlova@fsv.cuni.cz, 222 112 229). Žádost podepisuje i ředitel pracoviště. Při výplatě odměn jsou do nákladů projektu započítávány i povinné odvody na zdravotní a sociální pojištění (34%) zaměstnavatele a u projektů, které to umožňují, také příspěvek do sociálního fondu (1,5%). Náklady na pojištění se však v žádosti na výplatu odměny nepřipočítávají k výši plánované odměny. Dohody o provedení práce a pracovní činnosti se předkládají na osobní oddělení (R. Šípková/ P. Rendlová). Pro výplatu uzavřené dohody se předkládá vyúčtování provedených prací na formuláři osobního oddělení do konce měsíce, ve kterém byla práce odevzdána. V případě, že je dohoda uzavřena na vyšší částku než 10 tis. za měsíc, je nutné mít v rozpočtu projektu i náklady na povinné zákonné odvody zaměstnavatele. V případě, že bude podle návrhu projektu na jeho řešení uzavřena s řešitelem pracovní smlouva, je nutné kontaktovat s dostatečným předstihem osobní oddělení (J. Kendíková, kendikova@fsv.cuni.cz, tel. 222 112 233).