Návod na správu informačného obsahu pre orgány verejnej moci prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy Dátum zverejnenia: 28. 5. 2015 Verzia: 6 Dátum aktualizácie: 29. 11. 2016 Popis: Tento dokument je určený pre vedúcich orgánov verejnej moci (štatutárnych zástupcov) a osobám, ktorým bolo udelené oprávnenie v rozsahu Správa informačného obsahu (kód: R_PK_INFOCONTENT_GESTOR). Obsah dokumentu sa môže meniť v závislosti od aktualizácií funkcií Ústredného portálu verejnej správy. Vypracovalo: oddelenie redakcie ÚPVS, Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby 1/24
Obsah 1. Úvod... 3 2. Správa informačného obsahu... 3 Zoznam agend... 5 Pridať agendu... 5 Upraviť kontaktné údaje... 5 2.1 Zoznam agend... 5 2.1.1 Úprava agendy... 8 2.2 Pridať agendu - pridávanie nového informačného obsahu...13 2.2.1 Vymazanie agendy...18 2.3 Úprava kontaktných údajov inštitúcie...18 3. Funkcie textového editora...22 3.1 Štýl písma a formát textu...22 3.2 Vystrihovanie, kopírovanie, vkladanie...23 3.3 Vložiť text...23 3.4 Krok dopredu/dozadu...23 3.5 Vyhľadávanie textu...23 3.6 Práca s odkazom a so záložkou...23 3.7 Zobrazenie...24 3.8 Úprava v HTML formáte...24 2/24
1. Úvod Orgány verejnej moci (ďalej OVM ) sú podľa 6 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. o e-governmente povinné zabezpečiť tvorbu informačného obsahu o svojej činnosti pre verejnosť a ten zverejňovať a aktualizovať na Ústrednom portáli verejnej správy (ďalej ako ÚPVS alebo portál ), pričom zodpovedajú za jeho správnosť a úplnosť. OVM zverejňujú informačné obsahy o svojej činnosti (ďalej aj ako agendy ) prostredníctvom oprávneného prístupu k Správe informačného obsahu pre orgány verejnej moci (ďalej ako Správa informačného obsahu ). Správa informačného obsahu je nástroj určený pre OVM, ktorý umožňuje oprávneným používateľom pridávať a upravovať agendy, ktoré majú OVM povinnosť na portáli zverejňovať. Rovnako si môžu prostredníctvom tohoto nástroja upravovať kontaktné údaje o sebe. Oprávnenými používateľmi OVM (zástupcami OVM) sú používatelia, ktorí: disponujú zákonným zastupovaním na prístup a disponovanie so schránkou OVM (t. j. vedúci OVM) alebo osoby, ktoré majú pridelený rozsah oprávnenia (rolu) Správa informačného obsahu (kód: R_PK_INFOCONTENT_GESTOR). Informácie o tom ako prideliť rolu, sú dostupné v návode zverejnenom na stránke https://www.slovensko.sk/sk/navody v sekcii určenej pre orgány verejnej moci pod názvom Návod na udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou orgánu verejnej moci. 2. Správa informačného obsahu Správa informačného obsahu je dostupná pre oprávnených používateľov OVM v záložke Inštitúcie na titulnej stránke ÚPVS. Záložka Inštitúcie sa vám sprístupní až po prihlásení sa na portál v mene OVM (Obr. 1). 3/24
Obr.1 Záložka Inštitúcie Prihlásenie na portál na adrese www.slovensko.sk je podmienené vlastníctvom občianskeho preukazu s čipom (eid karty), čítačky čipových kariet a zadaním bezpečnostného osobného kódu (BOK). Pred prvým prihlásením je potrebné, aby ste si nainštalovali aplikáciu eid klient, ktorá je k dispozícii na stránke https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie. Po kliknutí na záložku Inštitúcie na titulnej stránke ÚPVS (Obr. 1) sa vám zobrazí zoznam formulárov a žiadostí, v ktorom si vyhľadáte príslušnú sekciu s názvom Správa informačného obsahu (Obr. 2). Obr. 2 Sekcia Správa informačného obsahu 4/24
Tlačidlom Prejsť na Správu informačného obsahu (Obr. 2) sa dostanete k Správe informačného obsahu, ktorej štruktúru tvoria tri funkcionality (Obr. 3). Zoznam agend Pridať agendu Upraviť kontaktné údaje Obr. 3 Správa informačného obsahu 2.1 Zoznam agend Zoznam agend je funkcia, prostredníctvom ktorej si môžu OVM prezerať, vyhľadávať a upravovať všetky svoje existujúce agendy (Obr. 4). 5/24
Obr. 4 funkcia Zoznam agend Agenda je konkrétna vecná oblasť, ktorej vybavovanie uskutočňuje konkrétny OVM/inštitúcia v súlade s kompetenciami, podmienkami a postupmi (procedúrami), stanovenými príslušnými právnymi predpismi (napr. matrika, obchodný register). Agenda predstavuje pohľad na služby z hľadiska ich legislatívneho pokrytia a kompetenčnej príslušnosti. Súčasťou každej agendy môže byť súbor služieb. Každá služba môže byť súčasťou iba jednej agendy. Kliknutím na funkciu Zoznam agend sa vám zobrazí zoznam všetkých existujúcich agend, ktoré danému OVM prislúchajú (Obr. 5) Obr. 5 Zoznam všetkých agend, ktoré prislúchajú danému OVM OVM majú v súčasnosti na portáli už niektoré agendy pridelené. Tieto agendy boli jednotlivým OVM priradené v zmysle výnosu Ministerstva financií SR č. 478/2010 Z. z. o základnom číselníku úsekov verejnej správy a agend verejnej správy (ďalej len Výnos ) tak, aby boli v súlade s ich kompetenciami a spadali do ich vecnej príslušnosti. V zozname agend sa zobrazujú agendy, ktoré boli OVM už priradené na základe Výnosu, a zároveň sa tu budú zobrazovať aj nové agendy, ktoré si OVM môže vytvoriť prostredníctvom ďalšej funkcie Správy informačného obsahu Pridať agendu (pozri kapitolu 2.2). Pri každej agende zverejnenej na portáli sa zobrazujú nasledujúce údaje (Obr. 6): názov agendy, perex, obsah agendy, 6/24
dátum poslednej zmeny a dátum zverejnenia, zodpovednosť za obsah. Uvedené údaje, môže OVM upravovať a meniť prostredníctvom formulárov v Správe informačného obsahu. Obr. 6 Zobrazenie agendy na portáli Prostredníctvom vyhľadávania v hornej časti Zoznamu agend (Obr. 7) môžete zadaním názvu agendy alebo jej časti do textového poľa Názov obsahu a stlačením tlačidla VYHĽADAŤ vyhľadávať agendy. Ak do poľa nezadáte žiaden text na vyhľadávanie, zobrazia sa vám všetky záznamy. 7/24
Obr. 7 Vyhľadávanie v Zozname agend 2.1.1 Úprava agendy Ak chcete upraviť alebo aktualizovať niektorú z existujúcich agend, môžete tak urobiť prostredníctvom funkcie Upraviť, ktorá sa nachádza pod názvom príslušnej agendy zobrazenej v Zozname agend daného OVM (Obr. 8). Obr. 8 Funkcia Upraviť agendu Kliknutím na tlačidlo Upraviť nachádzajúce sa pod príslušným názvom agendy, sa vám sprístupní formulár, prostredníctvom ktorého môžete upravovať a aktualizovať agendy (Obr. 9). 8/24
Obr. 9 Formulár na úpravu agendy 9/24
Formulár na úpravu agendy, ktorý sa vám zobrazí, je potrebné vyplniť minimálne v rozsahu povinných polí, ktoré sú označené hviezdičkou. Obsahuje nasledujúce polia: Typ určenia (zaškrtávacie, nepovinné pole, v hornej časti formulára) slúži na určenie cieľovej skupiny, pre ktorú sa agenda bude na portáli zobrazovať. Agendy sú na titulnej stránke portálu rozdelené prostredníctvom záložiek na cieľové skupiny používateľov portálu: Občan, Podnikateľ (Obr. 10). Používateľ sa môže rozhodnúť, či chce mať prístup k informáciám a službám ako občan, alebo podnikateľ. Obr. 10 Záložky Občan/Podnikateľ na titulnej stránke portálu Zaškrtnutím niektorého z polí Občan/Podnikateľ v položke Typ určenia zadefinujete prostredníctvom tohto formulára, v ktorej záložke sa agenda bude pre používateľov na portáli zobrazovať. Názov - názov obsahu, titulok (povinné pole, zobrazuje sa na portáli). Obr. 11 Názov agendy (zobrazenie agendy na portáli) SEO URL - pod touto záložkou sa nastavuje podoba vašej URL adresy, ktorá sa automaticky vyplní kliknutím na zelenú šípku podľa Názvu (povinné pole, zobrazuje sa na portáli). 10/24
Obr. 12 SEO URL Perex - slúži na vloženie krátkeho textu, ktorého účelom je zhrnúť alebo bližšie špecifikovať obsah (nepovinné pole, zobrazuje sa na portáli). Obr. 13 - Perex Obsah do obsahu spracujete konkrétnu oblasť, ktorej vybavovanie uskutočňujete vaša inštitúcia/ovm. Obsah je potrebné spracovať tak, aby bola príslušná agenda popísaná nielen v súlade s právnymi predpismi, ale aby bola zároveň pochopiteľná, užitočná a zrozumiteľná pre používateľa portálu (občana/podnikateľa), ktorému je tento obsah určený. (Obr. 14). Obsah agendy je možné vkladať a upravovať priamo v okne editora vo formulári alebo využitím jednej z funkcií Vložiť ako prostý text alebo Vložiť z Wordu dostupných v hornej lište (bližšie v kapitole 3 Funkcie editora ). 11/24
Obr. 14 Obsah agendy Zodpovedná osoba/úrad názov OVM (prípadne meno a priezvisko zodpovednej osoby), ktorý je zodpovedný za príslušný obsah (nepovinný údaj, informácia sa zobrazuje na portáli v dolnom okne, Obr.15). Telefón kontaktné telefónne číslo (nepovinný údaj, zobrazuje sa na portáli, Obr.15). E-mail - kontaktná e-mailová adresa (povinné pole, zobrazuje sa na portáli, Obr.15). Obr. 15 Zodpovedná osoba, telefón a email kontakt Tagy kľúčové slová k obsahu (nepovinné pole, nezobrazujú sa na portáli, ale pomáhajú pri lepšom vyhľadávaní agendy pomocou kľúčových slov). Po vykonaní potrebných úprav v údajoch formulára kliknete na tlačidlo Upraviť obsah nachádzajúce sa v dolnej časti formulára, ktorým odošlete formulár na spracovanie. Po úspešnom odoslaní formulára sa vám v hornej časti obrazovky zobrazí okno s informáciou Operácia prebehla korektne (Obr. 16). 12/24
Obr. 16 Okno zobrazujúce úspešné dokončenie operácie Následne vám spravidla do piatich pracovných dní príde na zadaný kontaktný e-mail notifikačná správa o spracovaní zmien informačného obsahu a úpravy, ktoré ste v agende vykonali, sa aktualizujú a zverejnia na portáli. 2.2 Pridať agendu - pridávanie nového informačného obsahu Funkciou Pridať agendu, ktorá je dostupná v hlavnom menu Správy informačného obsahu, si OVM môže pridávať nové agendy (Obr. 17). Obr. 17 Funkcia Pridať agendu 13/24
Kliknutím na tlačidlo Pridať agendu sa vám sprístupní formulár, ktorý slúži vytvorenie novej agendy (Obr. 18). na Obr. 18 - Formulár určený na pridanie novej agendy 14/24
Formulár na pridanie novej agendy je potrebné vyplniť minimálne v rozsahu povinných polí označených hviezdičkou. Obsahuje nasledujúce polia: Typ určenia (zaškrtávacie, nepovinné pole, v hornej časti formulára) slúži na určenie cieľovej skupiny, pre ktorú sa agenda bude zobrazovať. Agendy sú na titulnej stránke portálu rozdelené prostredníctvom záložiek na cieľové skupiny používateľov portálu: Občan, Podnikateľ. Používateľ sa môže rozhodnúť, či chce mať prístup k informáciám a službám ako občan, alebo podnikateľ (Obr. 10). Zaškrtnutím niektorého z polí Občan/Podnikateľ v položke Typ určenia zadefinujete prostredníctvom formulára, v ktorej záložke sa agenda bude pre používateľov na portáli zobrazovať. Názov - názov obsahu, titulok (povinné pole, zobrazuje sa na portáli, Obr. 11). SEO URL - pod touto záložkou sa nastavuje podoba vašej URL adresy, ktorá sa automaticky vyplní kliknutím na zelenú šípku podľa Názvu (povinné pole, zobrazuje sa na portáli, Obr. 12). Perex - slúži na vloženie krátkeho textu, ktorého účelom je zhrnúť alebo bližšie špecifikovať obsah (nepovinné pole, zobrazuje sa na portáli, Obr. 13). Obsah Do obsahu spracujete konkrétnu oblasť, ktorej vybavovanie uskutočňujete vaša inštitúcia/ovm. Obsah je potrebné spracovať tak, aby bola príslušná agenda popísaná nielen v súlade s právnymi predpismi, ale aby bola zároveň pochopiteľná, užitočná a zrozumiteľná pre používateľa portálu (občana/podnikateľa), ktorému je tento obsah určený. (Obr. 14). Tagy kľúčové slová k obsahu (nepovinné pole, nezobrazujú sa na portáli, ale pomáhajú pri lepšom vyhľadávaní agendy pomocou kľúčových slov). Zodpovedná osoba/úrad názov OVM (prípadne meno a priezvisko zodpovednej osoby), ktorý je zodpovedný za príslušný obsah (nepovinný údaj, informácia sa zobrazuje na portáli v dolnom okne, Obr. 15). E-mail - kontaktná e-mailová adresa (povinné pole, zobrazuje sa na portáli, Obr. 15). Telefón telefónne číslo (nepovinný údaj, zobrazuje sa na portáli, Obr. 15). 15/24
V hornej časti formulára je potrebné novú agendu logicky zaradiť do stromovej štruktúry agend. Kliknutím na ikonu šípky pri položke Agendy sa vám zobrazí najvyššia úroveň stromu, ktorú tvoria základné kategórie (napr. Bývanie, Podnikanie, Rodina a vzťahy a i.), do ktorých je možné novú agendu zaradiť (Obr. 19). Obr. 19 Najvyššia úroveň stromu zobrazujúca základné kategórie Upozornenie: Najvyššia úroveň stromu, ktorú tvoria základné kategórie (napr. Občan a štát, Bývanie a pod.) slúži len ako základné členenie agend. Na tejto úrovni stromu nové kategórie nevytvárajte!!! Príslušnú agendu zaraďte až do nižšej úrovne stromu, ktorú rozbalíte tak, že kliknete na ikonu šípky zobrazujúcu sa pri názve základnej kategórie. V prípade, že vaša agenda nespadá ani pod jednu kategóriu, alebo neviete, kam by ste danú agendu mali zaradiť, kontaktujte, prosím, redakciu ÚPVS na emailovej adrese: redakcia@nases.gov.sk. Nižšie úrovne stromu rozbalíte rovnakým spôsobom (kliknutím na ikonu šípky pri jednotlivých názvoch), v ktorých sa vám rozbalia ďalšie podkategórie, do ktorých je možné agendu zaradiť (Obr. 20). Zaradením novej agendy do niektorej kategórie/podkategórie vyberiete, kde sa bude agenda zobrazovať pri jej publikovaní na portáli resp. v ktorej kategórii ju používatelia portálu na portáli vyhľadajú. 16/24
Obr. 20 Nižšie úrovne stromu Po zaradení agendy do stromovej štruktúry a vyplnení ostatných polí formulára kliknete na tlačidlo Vytvoriť obsah nachádzajúce sa v dolnej časti formulára, ktorým ho odošlete na spracovanie. Po úspešnom odoslaní formulára sa vám zobrazí okno s informáciou Operácia prebehla korektne (Obr. 21). 17/24
Obr. 21 Okno zobrazujúce úspešné odoslanie formulára Následne vám spravidla do piatich pracovných dní príde na kontaktný e-mail notifikačná správa o úspešnom pridaní novej agendy, ktorá sa zobrazí na portáli v tej kategórii, do ktorej ste ju zaradili v rámci stromovej štruktúry. Zároveň sa nová agenda zobrazí v rámci Správy informačného obsahu v Zozname agend a v stromovej štruktúre formulára, ktorý slúži na pridávanie novej agendy. 2.2.1 Vymazanie agendy V prípade, že sa rozhodnete príslušnú agendu vymazať a ďalej nezverejňovať na portáli alebo presunúť agendu do inej kategórie v rámci stromovej štruktúry, kontaktujte s touto požiadavkou redakciu ÚPVS na emailovej adrese: redakcia@nases.gov.sk. 2.3 Úprava kontaktných údajov inštitúcie Na Ústrednom portáli verejnej správy v sekcii Inštitúcie, dostupnej cez tlačidlo nachádzajúce sa v pätke titulnej stránky, je zverejnený zoznam všetkých inštitúcií, resp. orgánov verejnej moci. Obr. 22 Sekcia Inštitúcie Po kliknutí na názov inštitúcie sa používateľom portálu zobrazia základné údaje a informácie o danej inštitúcii (Obr. 23). 18/24
Obr. 23 Profil inštitúcie na portáli Funkciou Upraviť kontaktné údaje (Obr. 24), ktorá je dostupná v Správe informačného obsahu, si OVM môžu tieto kontaktné údaje a informácie, ktoré majú zverejnené na portáli vo svojom profile, upravovať a aktualizovať. Obr. 24 - Funkcia Upraviť kontaktné údaje Kliknutím na funkciu Upraviť kontaktné údaje sa vám zobrazí formulár slúžiaci na úpravu údajov inštitúcie (Obr. 25). 19/24
Obr. 25 Formulár na úpravu kontaktných údajov 20/24
Okrem základných údajov o inštitúcii (telefón, fax, e-mail, URL adresa, kontaktná osoba), môžete prostredníctvom tohto formulára meniť a upravovať úradné hodiny inštitúcie. Do položky Popis môžete uviesť základné informácie o inštitúcii, poznámky, oznamy alebo akékoľvek iné doplňujúce údaje, ktoré o inštitúcii potrebujete zverejniť. Popis inštitúcie sa na portáli bude zobrazovať v rámčeku v dolnej časti obrazovky (Obr. 26). Obr. 26 Zobrazenie popisu inštitúcie na portáli Po vyplnení jednotlivých polí vo formulári kliknete na tlačidlo Upraviť inštitúciu v dolnej časti formulára. Po úspešnom odoslaní formulára sa vám zobrazí správa o úspešnom spracovaní úpravy kontaktných údajov (Obr. 27) a aktualizované zmeny kontaktných údajov sa ihneď zverejnia na portáli. Obr. 27 Správa o úspešnom spracovaní úpravy kontaktných údajov 21/24
3. Funkcie textového editora Textový editor nachádzajúci sa vo formulároch Správy informačného obsahu slúži na vytváranie a úpravu obsahu agendy (Obr. 28). 3.1 Štýl písma a formát textu Obr. 28 Okno textového editora vo formulároch Úpravy sa prejavia na označenom texte nasledujúco: B - tučné písmo I - kurzíva U - podčiarknuté písmo Nastaví formát textu na odstavec (paragraf, bežný text) alebo nadpis (heading). Nadpis má niekoľko úrovní, ktoré umožňujú text logicky členiť. 22/24
3.2 Vystrihovanie, kopírovanie, vkladanie Text je možné Vystrihnúť (CTRL+X) Kopírovať (CTRL+C) alebo Vložiť" (CTRL+V) na pozíciu kurzora. V prípade ak prehliadač nepodporuje funkciu cez ikony, treba použiť uvedené klávesové skratky. 3.3 Vložiť text Text okopírovaný z iného zdroja môže byť vložený ako prostý text bez formátovania alebo ako formátovaný text z Wordu. Okopírovaný text vložíte do textového okna pomocou klávesovej skratky CTRL+V 3.4 Krok dopredu/dozadu 3.5 Vyhľadávanie textu Umožňuje vrátiť sa o krok späť (Undo) alebo znova vykonať odvolaný krok (Redo). Umožňuje vyhľadávanie textu a jeho nahradenie iným textom. Klávesová skratka je CTRL+F. 3.6 Práca s odkazom a so záložkou Po označení textu je možné vložiť, opraviť a odstrániť hypertextový odkaz. Po otvorení vyskakovacieho okna treba ODZNAČIŤ Kategória link. Ikona kotva predstavuje záložku. Na pozíciu kurzora sa vloží záložka so zvoleným menom, na ktorú je možné odkázať hypertextovým odkazom. 23/24
3.7 Zobrazenie Návrat do pôvodného zobrazenia sa vykoná rovnako kliknutím na ikonu. Ikona obrazovky predstavuje celoplošné zobrazenie textového okna. 3.8 Úprava v HTML formáte Funkcia editora HTML umožňuje upravovať text v HTML kóde. 24/24