ProxyPay 3 /M.e commerce První krůčky Back Office
VERZE AUTOR AKTUALIZACE 1.0 Richard Švec, Petr Štefko, Tomáš Novotný, Zbyšek Strnad 30.3.2006 2.0.1 Radovan Bryx 22.4.2009 2.0.2 Radovan Bryx 17.8.2009 AKTUÁLNÍ 3.0 Radovan Bryx 9.4.2014 NOVINKY VE VERZI 3.0: Doplnění nových stavů transakcí, revize dokumentu e-commerce První krůčky BackOffice 2
OBSAH 1. PŘIHLÁŠENÍ...5 2. DOMOVSKÁ STRÁNKA...6 3. ZÁKLADNÍ PRACOVNÍ REŽIMY...7 4. JAK NASTAVIT FILTROVÁNÍ...8 4.1. FILTROVÁNÍ TRANSAKCÍ... 8 4.2. FILTROVÁNÍ ÚKOLŮ/DÁVEK... 9 5. HLAVNÍ OBRAZOVKA... 10 6. TYPY TRANSAKCÍ... 11 6.1. TYPY TRANSAKCÍ... 11 6.2. STAVY TRANSAKCÍ... 12 6.3. CHYBOVÉ STAVY TRANSAKCÍ... 14 7. JAK ZPRACOVAT TRANSAKCE... 15 7.1. FUNKCE ZRUŠIT ZRUŠENÍ PŘEDAUTORIZACE... 15 7.2. FUNKCE REALIZOVAT DOKONČENÍ PŘEDAUTORIZACE... 16 7.3. FUNKCE REFUNDACE... 17 8. JAK ZPRACOVAT DÁVKY... 19 e-commerce První krůčky BackOffice 3
ÚVODEM Vítáme Vás v základní uživatelské příručce, která má za cíl poskytnout Vám všechny základní informace o webovém prostředí Merchant BackOffice České spořitelny. Rozhraní Merchant BackOffice slouží k prohlížení transakcí v reálném čase (status a detaily transakce), správě transakcí - zrušení, refundace (i částečná), realizace předautorizací (i částečná) a prohlížení a správě účetních dávek. e-commerce První krůčky BackOffice 4
1. PŘIHLÁŠENÍ ProxyPay3/M Merchant BackOffice naleznete na adrese: https://3dsecure.csas.cz/merchant Kde se Vám zobrazí následující stránka: Zde vyplníte následující údaje, které získáte při zahájení spolupráce: MERCHANT ID USERNAME PASSWORD LANGUAGE Vaše identifikační číslo jméno uživatele heslo volba jazyka Při prvním přihlášení nebo po odblokování účtu systém vyzve ke změně daného hesla heslem novým. KRITÉRIA PRO NOVÉ HESLO Maximální délka hesla je 15 znaků, minimální 6 znaků Kombinace velkých a malých písmen Nejméně jeden numerický znak Nejméně jeden nenumerický znak (@ #.) Nepoužívejte své jméno uživatele Nepoužívejte skutečné slovo e-commerce První krůčky BackOffice 5
2. DOMOVSKÁ STRÁNKA Po přihlášení se zobrazí hlavní obrazovka Merchant BackOffice: 2 1 4 3 1 HLAVNÍ MENU DOMOVSKÁ STRÁNKA (Home) CALL CENTRUM (Call Centrum) DALŠÍ MOŽNOSTI (Options) STATISTIKA (Reporting) PERIODICKÁ (Recurrings) načtení úvodní obrazovky aplikace stránka Call Centra pro MO/TO transakce volitelná nastavení statistické údaje o transakcích stránka periodicky se opakujících plateb 2 VÝBĚR REŽIMU (PROHLÍŽET/ZPRACOVAT) Zde je možné si vybrat prohlížení nebo zpracování transakcí či prohlížení a zpracování dávek. 3 NASTAVENÍ FILTROVÁNÍ ZOBRAZOVANÝCH TRANSAKCÍ Zde mohou být vybrány parametry definující seznam transakcí nebo dávek. e-commerce První krůčky BackOffice 6
3. ZÁKLADNÍ PRACOVNÍ REŽIMY Platební aplikace nabízí dva režimy práce s transakcemi. Nastavení režimu se provádí na hlavní obrazovce v levém sloupci, viz druhá kapitola, bod 2. Prvním je režim prohlížení transakcí (VIEW) a dávek bez možnosti jakkoliv ovlivnit jejich stav. Pokud máte aktivován tento režim, v hlavním okně se Vám zobrazují vždy všechny transakce/dávky, pokud nemáte aktivovánu filtraci. Druhým režimem je zpracování (PROCESS), který umožňuje provádět změny v transakcích (např. dokončení, refundace) nebo dávkách (např. uzavření dávky).! UPOZORNĚNÍ: PŘÍSTUPY USER PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA Režim zpracování (PROCESS) je k dispozici pouze pro uživatele s rolí Helpdesk Level 3. Ověřte si úroveň Vašeho přístupu, pokud tuto funkci chcete využívat. V případě, že máte zvolen režim zpracování, zobrazení položek se řídí následujícími pravidly: TRANSACTIONS / TRANSAKCE Zobrazí všechny způsoby platby, které umožňují nebo vyžadují další zpracování. Pro zpracování transakce jsou v závislosti na způsobu platby k dispozici různé funkčnosti (Capture / Dokončení předautorizace, Refund/Refundace, Cancel/Zrušit, atd.) v poli jednotlivé transakce. BATCHES / DÁVKY Zobrazí se seznam dávek podle parametrů zadaných v poli FILTER u volby Tasks/Batches (datum). e-commerce První krůčky BackOffice 7
4. JAK NASTAVIT FILTROVÁNÍ Existují dva různé typy pro filtrování: filtrování transakcí (záložka Transactions) a filtrování dávek nebo činností (Tasks/Batches). Mohou být použity všechny filtry najednou nebo jen některé z nich. Použití těchto filtrů se označí v poli vedle názvu filtru. 4.1. FILTROVÁNÍ TRANSAKCÍ Výběr podle data Lze počáteční a konečné datum pro výběr transakcí k zobrazení nebo zpracování. Další možnosti jsou předdefinovaná období: dnes, včera, tento týden, tento měsíc a další. Filtr Tento týden poskytuje výběr transakcí od začátku probíhajícího kalendářního týdne do dnešního dne. Obdobně pracuje i filtr Tento měsíc. Předvolby Minulý týden, Měsíc, Rok, X dní poskytují výběr všech transakcí za minulý celý týden/měsíc/rok/x dní. Výběr podle ID transakce Tato předvolba umožňuje výběr transakcí podle jejich identifikačního čísla (Merchant Reference Number). Můžete zadat rozpětí mezi dvěma ID anebo vyplnit jen jedno pole a vyhledat konkrétní ID. Výběr podle statusu platby V tomto filtru je možné nastavit konkrétní status platby, který je hledán. Popis statusů platby je uveden v kapitole X.Y. Výběr podle statusu autentizace V tomto filtru je možné nastavit pouze konkrétní stav autentikace platby, který je hledán. Popis statusů platby je uveden v kapitole X.Y. Výběr podle ref. čísla Nabízí možnost výběru podle referenčního čísla (MerchantRef) generovaného Vámi. Výběrem tohoto filtru se vypnou všechny ostatní filtry a zobrazí se historie transakcí pro konkrétní referenční číslo. Vytvořit textový výstup Při aktivaci této volby je možné stáhnout data do textového souboru. e-commerce První krůčky BackOffice 8
4.2. FILTROVÁNÍ ÚKOLŮ/DÁVEK Výběr podle data - Viz. Filtr transakcí. Výběr dle statusu dávky Je možné vybrat následující statusy: Vše zobrazí všechny statusy Otevřená - dávkový soubor, který ještě nebyl zadán ke zpracování a do kterého je možné přidávat nové transakce Zpracování - dávky, jejichž zpracování nebylo ještě dokončeno Uzavřená - pouze ty dávky, které byly úspěšně dokončeny Neúspěšná - neúspěšné dávky e-commerce První krůčky BackOffice 9
5. HLAVNÍ OBRAZOVKA Na hlavní obrazovce se zobrazí všechna data na základě zadaných kritérií výběru filtru. Kliknutím na tlačítko (Detaily) vybrané transakce se zobrazí detaily o této transakci. Stránka zobrazuje automaticky 20 posledních záznamů. Kliknutím na záhlaví konkrétního sloupce (Referenční číslo, Druh karty, částka atd.), se sloupec setřídí v klesajícím pořadí. Ve výsledném seznamu transakcí (pohled na transakce bez filtrů) se zobrazí následující sloupce: ID transakce jedinečné číslo, které transakci přiřadil systém ProxyPay³/M Referenční číslo reference na konkrétní objednávku v obchodě, kterou přiřadil Váš systém Druh karty (Visa, Visa Electron, MasterCard nebo Maestro) Částka celková částka transakce, Autorizováno autorizovaná částka Realizováno debetovaná částka Měna měna, v které je transakce provedena, Datum vytvoření: datum a čas transakce Status transakce OK, Iniciovaná, Čekající, Neúspěšná nebo Zrušená, Autentizace Status autentizace. Zelená ikonka = OK/úspěšná autentizace, červená = neúspěšná autentizace, Tlačítko Detaily Tlačítko Historie Tlačítko Dceřiné transakce zobrazí detaily transakce kliknutím zobrazí historii transakce včetně všech dceřiných, předautorizace, zrušení apod. transakcí kliknutím zobrazí seznam dceřiných transakcí v případě, že transakce byla realizována po částech e-commerce První krůčky BackOffice 10
6. TYPY TRANSAKCÍ 6.1. TYPY TRANSAKCÍ Přímý prodej Transakce sloužící pro autorizaci a následné zpracování platební transakce. Je shodná s transakcí typu prodej na platebních terminálech. Obvykle se využívá pro úhradu zboží a služeb tam, kde je platba požadována bez odkladu po objednání zboží. Je kombinací autorizace a realizace v jednom procesu. Předautorizace Transakce sloužící k předautorizaci zamýšlené platby a blokaci prostředků na účtu držitele karty do doby dokončení předautorizace nebo stanoveného časového limitu. Realizace, dokončení předautorizace Platební transakce sloužící k dokončení příslušné předautorizace, zúčtování na vrub účtu držitele karty a ve prospěch Vás. Platba je ve stejné výši jako byla předautorizovaná částka. Transakce musí být provedena do sedmi kalendářních dnů od data autorizace (předautorizace). V případě refundace po vypršení lhůty pro možnost refundace bude tato refundace odmítnuta a nebude dovoleno další zpracování. Pro refundaci (kreditování) zákazníka zvažte jiné možnosti. Částečná realizace, dokončení předautorizace Platební transakce lišící se od Realizace pouze v tom, že částka k zúčtování je nižší než původně předautorizovaná částka. Používá se, pokud si nejste jisti schopností dodat veškeré objednané zboží a služby nebo pokud je dodávka realizována po etapách. Refundace Platební transakce sloužící k vrácení zaplacené částky zpět z Vašeho účtu na účet držitele karty. Vždy se vztahuje ke konkrétní dříve uskutečněné platbě, tj. nelze ji generovat jako nezávislou kreditní transakci a částka refundace nemůže být vyšší než částka původní platby. Použije se např. při uznané reklamaci a vrácení plné ceny zboží. e-commerce První krůčky BackOffice 11
Částečná refundace Je obdobou transakce Refundace s tím, že vrácená částka je menší, než byla původně zaplacena. Částečná refundace může být použita i opakovaně na stejné nebo různé částky, dokud součet opakovaných dílčích částek nedosáhne hodnoty původně zaplacené částky. Opakované transakce Jedná se o periodicky opakované prodejní transakce s pevně stanovenou periodou a vždy stejnou částkou. První (inicializační) transakce je učiněna držitelem karty, další transakce na základě parametrů zadaných držitelem karty generuje automaticky systém banky. Cyklus plateb lze pomocí XML interface platební brány pozastavovat a pouštět, viz implementační příručka e-commerce. Zrušení Transakce sloužící ke zrušení předautorizace a tím k uvolnění blokace prostředků na účtu držitele karty. Ruší se vždy celá předautorizace (nelze ji použít, pokud k předautorizaci byla provedena akce Capture, nebo Partial Capture). Používá se při odstoupení zákazníka od objednávky, pokud ještě nebyla realizována a pokud to Vaše obchodní podmínky připouštějí. 6.2. STAVY TRANSAKCÍ Při prohlížení transakcí je možné pozorovat několik stavů, v kterých se transakce může nacházet. Status jednotlivých transakcí mohou být následující: 1) Iniciovaná zákazník nedokončil transakci (např. zákazník uzavřel okno webového prohlížeče během transakce, atd.) 2) OK Předautorizace - transakce na 38.53 EUR byla předautorizována a následnou transakcí bylo provedeno její dokončení (viz. Obr.2 - Historie transakce). 3) OK Prodej - Transakce na 1 CZK byla předautorizována a současně dokončena 4) OK Předautorizace - Transakce na 816 CZK byla předautorizována e-commerce První krůčky BackOffice 12
5) Částečné dokončení předautorizace první transakcí je předautorizace na 39.00EUR, která následně byla dokončena na nižší částku a to 38.53EUR. 6) Autorizace zamítnuta - Transakce na 1 CZK byla zamítnuta (viz Obr.1 - Detaily transakce). 7) Nedokončená autentizace nebylo zadáno 3-D Secure heslo ze strany držitele karty nebo došlo k problémům při komunikaci s vydavatelskou bankou. 8) Reverzováno zrušení transakce platební bránou ČS nebo Vaším zásahem. V tomto stavu se také obvykle nachází transakce, u kterých banka neobdržela odpověď na confirmation post a banka platbu následně automaticky reverzuje. 9) Neodeslána nastává při kliknutí držitele karty na tlačítko platební brány bezpečný návrat na 10) Nedokončená popis 11) Refundace nemá svůj stav, tento stav je uveden v historii transakce, pokud je refundována. U původní transakce je nulová částka v poli Realizováno a je k ní vytvořena dceřiná transakce s příponou /001. V historii transakce je například toto označení: 12) Timeout nastává v okamžiku, kdy klient nezadá údaje o platební kartě na platební bráně ani přes upozornění, že doba pro zadání údajů brzy uplyne e-commerce První krůčky BackOffice 13
6.3. CHYBOVÉ STAVY TRANSAKCÍ STATUS CHYBOVÝ KÓD POPIS CHYBY FAILED REFUSED AUTHORISATION FAILED AUTHENTICATION REVERSED --- Card blocked Invalid brand Invalid expiry date Invalid account Insufficient Funds Do not honor the transaction Transaction not permitted by law Issuer inoperative Not permitted Limit reached for total number of transactions in cycle Last batch not closed Withdrawal limit exceeded Bad card Cannot process amount Failed authentication Platební karta je blokovaná v ProxyPay. Důvodem může být také nepovolená platba mezinárodními kartami nebo se pokus udělat transakci testovací kartou. Klient vybral typ platební karty, který nesouhlasí s číslem karty. Klient zadal špatné datum platnosti platební karty. Neplatný účet. Operátor doporučí klientovi kontaktovat vydavatelskou banku pro vyjasnění důvodu zamítnutí z jejich strany. Byl překročen limit prostředků na účtu klienta. Transakce byla zamítnuta na pokyn vydavatele karty. Operátor doporučí klientovi kontaktovat vydavatelskou banku pro vyjasnění důvodu zamítnutí z jejich strany. Transakce byla zamítnuta na pokyn vydavatele karty. Operátor doporučí klientovi kontaktovat vydavatelskou banku pro vyjasnění důvodu zamítnutí z jejich strany. Transakce byla zamítnuta kvůli nedostupnosti systému vydavatelské banky. Operátor doporučí klientovi opakování platby později. Transakce byla zamítnuta na pokyn vydavatele karty. Operátor doporučí klientovi kontaktovat vydavatelskou banku pro vyjasnění důvodu zamítnutí z jejich strany. Klient překročil svůj limit pro výši nebo počet online transakcí. Aplikace řádně neuzavřela zúčtovací dávku. Operátor zašle číslo platby (merchantref/transid), merchantid a popis problému k prověření na T.Žáka nebo R.Bryxe (viz kapitola 5). Byl překročen limit prostředků na účtu klienta. Klient zadal špatně číslo karty, opetáror doporučí klientovi opakovat pokus o platbu. Klient se pokusil zaplatit měnou, která není povolená. Došlo k chybě při ověřování 3-D Secure karty. Klient pravděpodobně zadal špatně heslo na stránkách vydavatele karty, kam byl přeměrován po zadání údajů o kartě na stránkách ČS. Platba nebyla dokončena kvůli technickým problémům. Operátor zašle číslo platby (merchantref/transid), merchantid a popis problému k prověření na T.Žáka nebo R.Bryxe (viz kapitola 5). e-commerce První krůčky BackOffice 14
7. JAK ZPRACOVAT TRANSAKCE Než zahájíte práci s transakcemi, ověřte, že máte aktivován režim PROCESS (stlačené tlačítko v levém panelu vedle položky TRANSACTIONS, viz obrzázek: Tlačítka pro zpracování transakce jsou k dispozici pouze pokud status transakce tuto operaci dovoluje a také pokud tuto operaci umožňují Vaše přístupová práva v Merchant BackOffice. 7.1. FUNKCE ZRUŠIT ZRUŠENÍ PŘEDAUTORIZACE Pomocí příkazu Zrušit se zruší předautorizace transakce. Jak na to? Ověřte, že jste přepnuti do režimu zpracování (A). Následně se zobrazí seznam transakcí, které je možno nějakým způsobem zpracovat. U požadované transakce je třeba rozkliknout detaily (B). Pokud chcete provést zrušení předautorizace, pokračujte krokem D (zrušení předautorizace) nebo krokem E (dokončení předautorizace, viz popis níže). Pokud máte povoleno částečné dokončení, můžete si před dokončením zvolit částku, kterou chcete klientovi strhnout. e-commerce První krůčky BackOffice 15
7.2. FUNKCE REALIZOVAT DOKONČENÍ PŘEDAUTORIZACE Realizace je dokončení příslušné předautorizace. Realizace musí být provedena do sedmi kalendářních dnů od data předautorizace. Pokud transakci nedokončíte v této lhůtě, částka se zákazníkovi odblokuje, peníze za platbu se nestrhnou a v Back Office už s platbou nelze dál pracovat. Transakci je pak možné dokončit pouze prostřednictvím oddělení reklamací Jak na to? Pro zpracování jakékoliv transakce se nezapomeňte přepnout do režimu zpracování (A). Následně se zobrazí seznam transakcí, které je možno nějakým způsobem zpracovat. U požadované transakce je třeba rozkliknout detaily (B). Pokračujte krokem E (dokončení předautorizace). Pokud máte povoleno částečné dokončení, můžete si před dokončením zvolit částku, kterou chce klientovi strhnout. e-commerce První krůčky BackOffice 16
7.3. FUNKCE REFUNDACE V případě vrácení zboží (po Realizaci/Capture) je nutné provést Refundaci (Refund). Daná částka bude převedena zpět na účet držitele karty. V závislosti na způsobu platby a Vašem nastavení mohou být k dispozici další funkce, jako např. částečná realizace, částečná refundace. Refundace je možná do 180 dnů od zaplacení. Po uplynutí lhůty lze řešit pouze prostřednictvím oddělení reklamací. Jak na to? Pro zpracování jakékoliv transakce se nezapomeňte přepnout do režimu zpracování (A). Následně se zobrazí seznam transakcí, které je možno nějakým způsobem zpracovat. U požadované transakce je třeba rozkliknout detaily (B). Tlačítka ke zpracování se nachází na pravém konci řádku s přehledem transakce. Pro refundaci zvolte tlačítko refundace (C); pokud máte povolenou částečnou refundaci, můžete ještě před provedením refundace upravit částku, kterou chcete klientovi vrátit. e-commerce První krůčky BackOffice 17
e-commerce První krůčky BackOffice 18
8. JAK ZPRACOVAT DÁVKY V úvodu je vhodné zmínit, že dávky v aplikaci e-commerce se uzavírají automaticky vždy daný den v 23.00. Na Vaši žádost je možné uzavírat dávku přesně ve 24.00. Pokud přesto chcete dávku ručně uzavřít mimo plánovaný čas, postupujte následovně: 1 Než zahájíte práci s dávkami, ověřte, že máte aktivován režim PROCESS (stlačené tlačítko v levém panelu vedle položky BATCHES, viz obrázek: 2 3 Záznam dávky se statusem Otevřená neobsahuje údaj Datum odeslání dávky. V nabídce pro tuto dávku je příkaz Odeslat dávku k zúčtování. Potvrzením tlačítka je možné ručně zadat dávku transakcí k zúčtování. V opačném případě jsou zúčtovací dávky zadávány automaticky v předem stanovených termínech pro zadání dávky. e-commerce První krůčky BackOffice 19