Kód: PK/7/2004 Druh: POKYN KVESTORA Název: Zabezpečení činnosti v oblasti oběhu dokladů v závěru hospodářského roku 2004 Organizační Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně závaznost: Datum vydání: 29.9.2004 Účinnost: 1.10.2004 Vydává: RNDr. Alexander Černý, kvestor Zpracoval: Ing. Markéta Rachůnková, vedoucí EO Spolupracoval: Ing. Emilie Ujčíková, Mgr. Renata Večeřová Počet stran: 5 Počet příloh: 0 Rozdělovník: Všem vedoucím zaměstnancům součástí UTB ve Zlíně Podpis oprávněné osoby: ČÁST PRVNÍ ÚVOD Článek 1 Účel úpravy (1) Pokyn kvestora stanovuje postup oběhu dokladů na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně (dále jen UTB) v závěru hospodářského roku 2004. Současně žádá vedoucí pracovníky, aby uložili příslušným pracovníkům závazné dodržení termínů. Tyto termíny je nutno projednat i s řešiteli projektů a grantů a jsou závazné i pro doplňkovou činnost. ČÁST DRUHÁ OBĚH DOKLADŮ V ZÁVĚRU HOSPODÁŘSKÉHO ROKU Článek 1 Ekonomická oblast (1) Pokladna. a) Do 10.12.2004 je nutno vyrovnat veškeré zálohy poskytnuté na praxe, exkurze, mimořádné zálohy a zálohy na cestovné tuzemské i zahraniční. Od tohoto data budou požadavky na zálohy posuzovány individuálně. Zálohy na rok 2005 nebudou v roce 2004 vypláceny. Výjimky budou pouze v případě výjezdu v termínu 1.-3.1.2005. Cestovní účty budou likvidovány průběžně, poslední 1
výplata cestovních účtů bude provedena dne 21.12. 2004, cestovní účty realizované v období od 22. do 31.12. 2004 musí být proúčtovány nejpozději 10 dnů po skončení pracovní cesty. b) Do 21.12.2004 je nutno odevzdat do hlavní pokladny vyúčtování drobného nákupu za měsíc prosinec 2004. Ve výjimečných případech bude povoleno posunutí termínu na předložení těchto dokladů k zúčtování v hlavní pokladně na 3.1.2005. Po tomto datu nemůže být doklad o nákupu v hotovosti akceptován pro zaúčtování do nákladů roku 2004, stane se nedaňovým nákladem roku 2005. c) Do 20.12.2004 v IS SAP ukončit veškeré výdeje ze skladů pro rok 2004. Sklady budou pro výdej uzavřeny od 17.12.2004. Příjem na základě faktur a dodacích listů uzavřít nejpozději do 1 dne po přijetí poslední dodávky materiálu na sklad, tj. do 31.12.2004. d) Veškeré výplaty stipendií za rok 2004 je nutno předložit ke zúčtování z fakult do 21.12.2004. e) Dne 23.12.2004 bude hlavní pokladna Rektorátu UTB vyplácet naposled v roce 2004, a to od 8.00 do 12.00 hodin. (2) Zúčtování plateb a) Daňové doklady na realizaci investičních akcí krytých individuální nebo systémovou dotací MŠMT je nutno předložit a verifikovat nejpozději do 16.12.2004. Tento termín je vázán na akceptaci a proplacení dokladů v České spořitelně, a.s. čerpání dotace v roce 2004. b) Do 22.12.2004 odevzdat účtárně k proplacení veškeré došlé daňové doklady, které mají splatnost v roce 2004. Tyto doklady musí být již verifikované odpovědnou osobou. (3) Všeobecná účtárna a) Termín ukončení účetních prací uzávěrka měsíce prosince 2004 26.1.2005. b) Kontrolu vyúčtování všech ročně zúčtovatelných grantů je nutno provést do 20.12.2004. Ke sledování toků čerpání SPP (grantů, projektů, záměrů a všech ostatních přísně zúčtovatelných dotací) vám budou sloužit sestavy z IS SAP (např. S_ALR_87013542, CJI3). Sledujte SPP a čerpejte jejich příjmy tak, aby hlavní kolo objednávek nenastalo v měsíci prosinci 2004! Je nutné, abyste dodrželi čerpání nákladů dle smluv v členění investice, neinvestice, mzdové prostředky celkem (mzdy, OON). Mzdy plynoucí z projektů uplatněte ve mzdách za listopad, tj. v nákladech SPP se objeví v polovině prosince! Pokud budou zpožděny 2
objednávky na čerpání grantů a ostatních účelových dotací, nebude možné splnit v termínu bod z Části druhé, Článku 1, 3e), tohoto pokynu. c) Přeúčtování všech nákladů ze zdroje 1100 na zdroje projektů musí proběhnout nejpozději v říjnové uzávěrce 2004, tedy podklady k přeúčtování musí být z fakult předány Ekonomickému odboru nejpozději dne 31.10.2004. d) Nevyčerpané účelové neinvestiční dotace budou zaúčtovány jednotlivě pod příslušnými prvky SPP na účty 691 xxx MD (vrácení dotací) podle zdrojů nebo jiných třídících hledisek do 10.1.2005. e) Tajemník nebo ředitel součásti je povinen předat do 14.1.2005 vyúčtování všech grantů a ostatních účelových dotací podle příloh, které budou součástí tohoto pokynu po upřesnění z MŠMT. f) Stanovení termínů závěrečných prací: i To znamená, že v majetku budou zaúčtovány všechny provozní faktury přijaté na OIM do 17.1.2005, které se účtují do roku 2004, do 18.1. 2005 do 12 hodin. ii Do 18.1.2005 do 20 hodin budou zaúčtovány všechny podepsané účetní případy, které budou předány v Ekonomickém odboru do 18.1.2005 do 15 hodin. iii Dne 21.1.2005 bude zaevidována do roku 2004 poslední faktura. Od 22.1.2005 budou všechny faktury přijaté v EO evidovány do roku 2005. iv Dne 24.1.2005 bude uzavřen modul majetek a budou zaúčtovány náklady na účet 551 odpisy. v Dne 24.1.2005 bude uzavřeno přijímání dokladů k přeúčtování. vi Ode dne 25.1.2005 nebudou přijímány do ekonomického odboru žádné další doklady k zúčtování. Ekonomický odbor zpracuje veškeré doklady a provede všechny potřebné kroky k uzavření výsledků hospodaření za rok 2004. Definitivní uzávěrka roku 2004 proběhne dne 31.1.2005 v rámci závěrečného auditu hospodaření. Dne 31.1.2005 bude kompletně nachystáno celé účetnictví k auditu, nebude uzavřen rok 2004, ale budou zaúčtovány všechny účetní případy. vii Ode dne 27.1. do 31.1.2005 budou připravovány dokladové inventury k účetní závěrce roku 2004. 3
Článek 2 Oblast investic a majetku (1) Fyzická inventura dlouhodobého majetku a zásob. a) Ke dni 30.9.2004 proběhne na všech odděleních UTB fyzická inventura dlouhodobého majetku. Ke dni 30.11.2004 proběhne fyzická inventura zásob na všech skladech UTB. Fyzická inventura zboží proběhne k 31.12.2004. Harmonogram inventur byl stanoven Pokynem kvestora PK/5/2004. b) Předání všech inventarizačních zápisů podle harmonogramu fyzických inventur, ten bude stanoven tak, aby předání zápisu Ústřední inventarizační komise včetně předání všech inventarizačních protokolů proběhl nejpozději dne 10.12.2004. c) Zaúčtování rozdílů mezi fyzickým stavem a evidenčním stavem do 20.12.2004. d) Porovnání evidenčního (po zaúčtování rozdílů i fyzického) stavu majetku a zásob s účetní evidencí a zaúčtování rozdílů do 14.1.2005. (2) Investice. a) Odsouhlasení účelových prostředků podle jednotlivých investičních akcí termín 10.1.2005. b) Veškeré investiční faktury hrazené z prostředků MŠMT musí být v roce 2004 proplaceny, abychom mohli uplatnit čerpání investiční dotace v roce 2004. Nestačí jen platný daňový doklad, doklady musí projít bankovním výpisem. Termín pro platby z České spořitelny, a.s. je uveden v Části druhé, Článek 1, bod 2a). Článek 3 Mzdová a personální oblast (1) Do 31.12.2004 předložit ke zpracování všechny doklady personální a mzdové agendy. Vedoucí pracovníci a časoví referenti (docházka), kteří budou mít tento den dovolenou, předloží ke zpracování všechny doklady v nejbližší předchozí pracovní den. To znamená: a) provést v SAP evidenci docházky včetně příplatků dělnických povolání za měsíc prosinec 2004, b) odevzdat podklady na odměny ze všech zdrojů, 4
c) k tomuto datu rovněž provést veškeré personální změny, vztahující se k roku 2004, d) odevzdat všechny výkazy a dohody týkající se roku 2004 k vyúčtování. (2) Případné změny evidence docházky, týkající se nemoci, ošetřování člena rodiny apod. oproti zadaným údajům do IS SAP je nutno provést co nejdříve, tj. 3.1.2005 do 12 hodin. (3) Vyúčtování dohod a odměn, je nutno provádět v příslušných měsících roku 2004, nenechávejte jejich zpracování až na prosinec, protože přepočty a plnění budou známy až v lednu 2005. V těchto případech již nelze provést opravu plnění. (4) Dohody o provedení práce, uzavřené v průběhu roku 2004, musí být ukončeny nejpozději k 31.12.2004. Uvedený postup neplatí pro dohody o pracovní činnosti. 5