Družstvo Běluňská Praha 9-Horní Počernice ROZPOČET hospodaření Družstva Běluňská na rok 2017 var. k 1.10.2016 Správa SVJ: 9. 2016 v.1 pro rok 2017 Zálohové náklady v tis. Kč: administrativa - DPČ správa mzdy -144 - funkcionářská smlouva -251 - DPP- nárazové práce -157 funkcionářské odměny představenstvo -19 soc. + zdrav. Pojištění -126 DPP - úklid -6 celkem -703 pojištění majetku -20 nájem kancelář -15 spotřeba elektřiny -6 vytápění -6 telefon, internet, poštovné -4 školení, právní a ekonomické publikace -8 kancelářské potřeby, spotřební materiál -20 opravy, revize el.nářadí, servis kancel.stroje -5 pojišťovna Kooperativa -3 bankovní poplatky -15 poplatky různé - výpisy z OR, Katastru apod. -4 právní porady -15 odečet nákladů mimo mezd na provoz kotelny 50 celkem -774 Výnosy na SD od vlastníků 580 x 120 x 12 835 Zisk k vyúčtování s vlastníky 61 Daňové náklady: DPP - údržba pozemků a parkoviště, administrativa + úd -85 Funkcionářská smlouva -6 sociální pojjištění -2 pojištění majetku a daň z nemovitostí -1 školení, literatura, poštovné telefon,bank.popl. 0 materiálové náklady a oprávky DDHM -6 celkem -100 Daňové výnosy: členové á 47 Kč x 120 x 12 68 nájem pozemky "Tabák" 15 nájem parkoviště 100 x 32 x 12 38 poplatky VAKUs, zápisné, přestavby, nájem byty 2 přijaté úroky celkem 123 zisk ke zdanění 23 Celkem náklady -874 Celkem výnosy 958 ZISK 84 Zpracovala: 1.9.2016 A.Kožíšková
Družstvo Běluňská Běluňská 1840, Praha 20 Příloha k příkazní smlouvě správní náklady Správní poplatek 580,- Kč/měsíc/byt Administrativní činnosti: a) zpracování celé agendy za oblast služeb - uzavírání smluv na dodávky energií (plyn, voda, elektřina ve společných částech domů a kotelny) - uzavírání smluv na odvoz odpadů - uzavírání smluv na servis výtahů - uzavírání smluv na běžnou údržbu a případné běžné revize režie domů - uzavírání smluv na poskytování internetu - vystavení předpisu měsíčních úhrad za plnění poskytovaná s užíváním bytu až na jednotlivce - zúčtování veškerých dodavatelských faktur - rozúčtování nákladů na jednotlivé služby proti zálohám až na jednotlivce - roční zúčtování záloh včetně finančního vypořádání a vystavení dokladů jednotlivcům b) administrativní činnost v oblasti členské základny vlastníků - změna ve vlastnictví evidence, zápisy v katastru - ověřování právních vztahů - rekolaudace pronajatých nebytových prostor - poplatky za právní porady c) kontrola technického stavu nemovitostí a technického zařízení (výtahy, el. instalace, rozvody vody a tepla, technický stav stoupaček v bytech, společných prostor) a na základě výsledku návrhy výborům SVJ k rozhodnutí o odstranění závad a zlepšení technického stavu včetně vyhledávání dodavatelů a uzavírání smluv d) zajišťování pravidelných povinných revizí spravovaných nemovitostí (elektro, hromosvody apod.) e) zajišťování požární ochrany objektů, pravidelných kontrol, revizí hasicích přístrojů a požárních vodovodů a hydrantů a zajišťování BOZP pracovníků a jejich proškolování f) zajišťování výměny měřičů vody a případně tepla v souladu s platnými právními předpisy a jejich odečty g) zajišťování bezporuchových televizních a internetových přenosů včetně odstranění závad h) - sledování všech právních předpisů týkajících se správy, evidence a účetních operací na úseku správy majetku a zajišťování služeb - vypracování vnitřních organizačních směrnic v souladu s platnými právními předpisy a jejich pravidelná aktualizace i) vedení mzdové a pracovně právní agendy - uzavírání pracovních smluv, DPČ a DPP - zajišťování nárazových a nepravidelných činností - styk se správními orgány, PSSZ, zdravotními pojišťovnami, FÚ ch) zajišťování potřebné kancelářské techniky, vytváření softwaru vlastní činností nebo jeho nákup, jejich údržbu, opravy a obnovu j) zajišťování kancelářských potřeb a spotřebního materiálu k) zajišťování drobného materiálu pro údržbu (žárovky, klíče k hlavním vchodům apod.)
l) zajišťování pravidelného školení pracovníků v oblasti ekonomické a právní včetně ekonomické a právní literatury m) uzavírání pojištění majetku (společných částí domů) a jejich technického zařízení, pojištění odpovědnosti n) ekonomické rozbory hospodaření jednotlivých SVJ a poskytovaných služeb a na základě jejich výsledků navržení financování (návrh rozpočtu výborů SVJ a rozpočtu za služby) jednotlivých činností ke schválení a případným změnám úhrad a jejich schválení vlastníky o) zpracování celého účetnictví týkajícího se správní činnosti včetně zajišťování služeb - běžné vedení účetnictví - vedení bankovních účtů a pokladny DB - provádění úhrad plateb všech faktur příkazem bance - spravování finančních prostředků všech SVJ odděleným účtováním a oddělenou evidencí na svém účtu v běžném účetním období - provádění ročních inventur majetku DB a dokladových inventur vedených rozvahových účtů - provádění roční závěrky, daňového přiznání a jejich vypořádání se státní správou p) předložení výsledků hospodaření za celé účetní období jednotlivým výborům SVJ ke schválení a na jejich základě návrh na případné úpravy pro změnu nebo vypracování rozpočtu na další období q) provádění účetního odpisu (oprávek) používaných hmotných movitých věcí do nákladů běžného roku r) písemný styk s jednotlivými vlastníky ve věci správních činností včetně finančních nákladů, poštovné, telefon, internet, správní výdaje (např. kolky, poplatky úřadům), příp. cestovní náhrady s) nájemné za kancelářské prostory, příspěvek SČMBD t) aktualizovaní změn uživatelů bytů (zvonky, poštovní schránky) u) archivace všech dokladů včetně zajištění bezpečné skartace Veškeré shora uvedené činnosti a materiálové náklady vzniklé při jejich zajišťování jsou hrazeny z vybíraného správního poplatku a nejsou účtovány SVJ samostatně.
Družstvo Běluňská Běluňská 1840, Praha 20 POSTUP PRACÍ A TERMÍNY PŘI VYÚČTOVÁNÍ ZÁLOH ke zkrácení termínů pro vyúčtování musím jen konstatovat, že režim vrácení přeplatků má svá určitá pravidla, která v rámci našich pravidelných měsíčních setkaní můžete jako členové výboru SVJ přímo kontrolovat a ovlivňovat, což také činíte. Pro vysvětlení proč a jak jsou jednotlivé termíny stanoveny: 1. Je nutno provést účetní závěrku DB a SVJ, tedy čtyř právnických osob. Ta je následně předložena v rámci schválení hospodářského výsledku (HV) jednotlivým SVJ a následně i vlastníkům. Za DB je termín vč. rozpočítání nákladů na výrobu tepla a teplé vody do konce února br. (běžného roku). Termín, kdy dostanou výbory svou účetní závěrku, je plně v kompetenci jednotlivých výborů SVJ. Nicméně faktem zůstává, že DB nutí účetní jednotlivých SVJ k rychlému postupu, aby mohla být provedena vzájemná kontrola. Výrazně se projevuje do tohoto termínu fakt, že některé účetní doklady, které se týkají účetní závěrky a rozpočítání nákladů na výrobu tepla a teplé vody, docházejí i na začátku následujícího roku. Pro sestavení HV je důležitá i dodávka dat z firmy VIPA. Rád bych Vás upozornil, že DB je schopno zapracovat podklady VIPA do svého systému užívaného pro vyúčtování nákladů během jednoho maximálně dvou dnů (promítá se výrazné zkrácení zavedením výpočetní techniky). V budoucích letech bude používán nový systém evidencí, který DB připravuje pro zavedení do provozu od roku 2017. Ze zákona pro všechny zmíněné subjekty platí, že jako právnické osoby, a to bez možnosti užití daňového poradce, mají povinnost takto učinit do konce března! (minus jeden měsíc!) Konec února. 2. HV je jako součást materiálů předkládán 30 dní před shromážděním vlastníkům všech našich SVJ. Podaří-li se schválit nově navrhované znění stanov ve všech našich SVJ, ve kterém je navrženo zkrácení lhůty pro předkládání materiálů vlastníkům pro schválení shromážděním, což umožní výboru SVJ svolat shromáždění dříve než v prvním týdnu dubna br. tak, jak zvykem v našich domech v posledních letech. A to bereme v tomto vysvětlení v úvahu akorát fakt, že jedním z mnoha probíraných bodů na shromáždění je schválení HV za minulý rok. Konec března, začátek dubna 3. Po schválení HV je potřeba finalizovat a hlavně rozdat všechna vyúčtování jednotlivým vlastníkům, což v posledních letech bývá poněkud problematické vzhledem k faktu, že některé vlastníky výbor musí vyzívat k převzetí opakovaně, přestože o faktu předávání vyúčtování jsou tito řádně informovaní. Ale to víte určitě nejlépe sám. Zákonem daný termín konec dubna br. je proto stanoven reálně, a to jen v případě ideálního průběhu. Připouštím, že takto vyúčtování v období DB jako správce našich SVJ probíhá. Konec dubna 4. 30 dnů od předání vyúčtování vlastníkům běží zákonem určená možnost toto vyúčtovaní reklamovat. Výrazně se v tomto bodě projevuje fakt, že kotelnu vlastní členové Vašeho SVJ s dalšími cca 90 vlastníky ze zbylých dvou SVJ Běluňská.
Konec května 5. Proto začátek června br. je termín, kdy je možno vlastníkům přeplatky reálně vrátit. Tak také DB pravidelně (po roce 2010, kdy se stalo správcem pro naše SVJ) i činí, jelikož nemá žádný důvod přeplatky jednotlivým vlastníkům, kteří jsou navíc ve většině případů i členové DB, poslat. DB odesílá 90-100 úhrad bankou, které se několikrát kontrolují (především kvůli tomu, že vlastníci neupozorňují své výbory SVJ na změny bankovních účtů, ze kterých hradí předepsané zálohy, nebo se některé přeplatky posílají na jiné účty). Proto termín první polovina června br. je reálně nejrychlejší termín pro vrácení přeplatků vlastníkům. První polovina června, podle podání do banky. Proto princip 4 a 4 měsíců, který určuje legislativa, reálně reflektuje potřeby běžného života. Na straně druhé se zkrácením termínu pro vrácení přeplatku zkracuje i možnost řady vlastníků rozložit si úhradu nedoplatku do více splátek. V rámci SVJ Běluňská jsou i vlastníci, kteří doplácí 10 a více tis. Kč. Tento fakt je dán výrazným meziročním nárůstem individuálních spotřeb v bytech nebo tím, že počet osob žijících v bytě není v souladu s počtem osob uvedených vlastníkem v evidenci nutných pro výpočet záloh na služby spojené s užíváním bytu. Situace, která reálně v posledních letech v rámci našich SVJ nastává, tj. fakt, že 90 % vlastníkům se vrací přeplatky, nemusí být reálná i v následujících letech. Přeplatky představuji řádově procenta z uhrazených záloh a DB jako správce všechna uvedená fakta schvaluje a zveřejňuje pro všechny vlastníky. Navíc po dlouholetých zkušenostech je třeba konstatovat, že předkládané rozpočty jsou víc než dobře sestaveny, a od vzniku vztahu SVJ - DB jako jejich správce (tedy posledních cca 6 let) nedošlo k zásadnímu plošnému zvýšení předepisovaných záloh, a to nehledě na skutečnost, že objem práce DB jako správce výrazně narostl. Doufám, že jsem Vám, a tím i výboru SVJ Běluňská 1840, dostatečně vysvětlil reálný průběh vyúčtování a ozřejmil i termíny potřebné k jednotlivým úkonům, které je nutno pro zdárné provedení vyúčtování provést. Nerad bych se opakoval, ale faktem zůstává, že o průběhu probíhajícího vyúčtování jsou členové výborů SVJ zpravováni, ale mají i možnost reálně jednáním s DB jako jejich správcem jednotlivé kroky ovlivňovat. Na základě takto daných faktů byly navrženy a schváleny (duben 2015) principy ve vnitřní směrnici SVJ k postupům pro vyúčtování (Pravidla rozúčtování), které byly následně promítnuty i do návrhu změn ve stanovách dílčích SVJ Běluňská. Za Představenstvo DB Ing. Michal Fišer předseda představenstva