KDS krajská digitální spisovna Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky
Účel, využití Krajská digitální spisovna (KDS) je nástroj pro dlouhodobé důvěryhodné a bezpečné uložení a správu úředních dokumentů a spisů. Systém je navržen dle normy ISO 14721:2003 standard OAIS Řešení splňuje nutné požadavky dle normy ISO 15489 Records Management. autenticita pro dokument může být prokázáno, že je tím o čem se domníváme, že byl vytvořen nebo odeslán danou osobou a že byl vytvořen nebo odeslán v daný čas, hodnověrnost na dokument se můžeme spolehnout, neboť jeho obsah je důvěryhodný, integrita dokument je kompletní a nezměněný od okamžiku vstupu do KDS, použitelnost dokument může být dohledán, získán, prezentován a interpretován (je čitelný). 2
Legislativa KDS je v souladu s platnou legislativou, zejména pak: zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a platné prováděcí předpisy k danému zákonu. Vyhláška č. 259/2012 o podrobnostech výkonu spisové služby NSESSS Národní standard elektronických systému spisových služeb 3
Účel, základní funkcionality KDS - Předání/vstup dokumentu/spisu do KDS prostřednictvím spisové služby přes WS KDS (popis API pro výrobce spisových služeb je k dispozici) Kontrolní mechanismy na vstupu - Karanténní zóna - antivirová kontrola - Kontrola obsahová čitelnost balíčku, kontrola formátů, kontrola struktury balíčků a strukturálních vazeb balíčku kontrola úplnosti balíčků, naplnění mandatorních položek, existence elektronického podpisu, časového razítka apod.) 4
Účel, základní funkcionality KDS - Kontrolní mechanizmy během uložení v KDS zabezpečení prokazatelnosti platnosti dokumentu v čase s použitím časového razítka, logy transakční záznamy, zabezpečení dlouhodobé čitelnosti pomocí migračních procesů, aktualizací metadat při operacích s uloženými balíčky historie změn v metadatech kontrola CRC - Výpůjčky dokumentů/spisů prostřednictvím svých spisových služeb pomocí WS - Skartační řízení dokumentů/spisů prostřednictvím svých spisových služeb pomocí WS - Výstup do NDA prostřednictvím spisové služby přes WS (pozn. NDA zatím neexistuje!!!) 5
Dlouhodobá garance provozu KDS Organizační zajištění dlouhodobé udržitelnosti Metodika PLATTER, audit pomocí nástroje DRAMBORA Plán finanční, Plán lidských zdrojů, Datový plán, Akviziční plán Plán zpřístupňování Plán ochrany Technický plán Plán zajištění kontinuity Krizový plán Technické zajištění Helpdesk ICZ dodavatele v rámci smluvních podmínek KDS fungující v TC s rozložením zátěže (umožňuje bezvýpadkový provoz) 6
Co je třeba pro užívání KDS zajistit Postup realizace napojení spisových služeb na KDS - Zájemce o využití KDS kontaktuje KÚ - Zájemce obdrží konfigurační a rekognoskační dotazníky, vyplní a zašle na KÚ - Zájemce obdrží popis API KDS pro výrobce spisové služby, - Zájemce v rámci svých obchodních vztahů zajistí technické napojení SSL na KDS - Podmínky provozu budou definovány v rámci smluvního vztahu KÚ a uživatele KDS - Podmínkou pro zprovoznění je zkušební provoz na testovací verzi KDS.Na základě jeho výsledků bude následně přistoupeno k ostrému provozu - Podmínkou pro zprovoznění je metodika zprovoznění 7
Vzorový postup skartačního řízení var. 1 (SSL bez skartace) - Uživatel musí mít přístupová oprávnění účet do KDS - V KDS se vytvoří skartační návrhy - V rámci skartačního řízení provádí požadované změny (V->S, V->A, S->A ) - V KDS provede v rámci skartačního řízení skartaci dokumentů O všech úkonech, změnách stavu dokumentů je Spisovna SSL informována pomocí funkce Načtení stavu balíčku v KDS - SSL (spisovna) musí obsahovat funkcionalitu pro replikaci stavu balíčků předaných do KDS 8
Vzorový postup skartačního řízení var. 2 (SSL včetně skartace) DOPORUČENÁ VARIANTA - Uživatel nemusí mít přístupová oprávnění do KDS - SSL umožňuje napojení na KDS (komunikace prostřednictvím WS) - Uživatel vytvoří skartační návrhy ve spisovně SSL (podmínka - odeslání balíčku do KDS) - V rámci skartačního řízení uživatel provádí požadované změny (V->S, S->A ) a další. - Při dokončení změny/uložená skartačního návrhu spisovna replikuje údaje/stavy uložených balíčku v KDS - SSL (spisovna) nepracuje přímo s balíčky uloženými v KDS!!! - SSL (spisovna) musí obsahovat funkcionalitu pro replikaci stavu balíčků předaných do KDS v průběhu zpracování skartačního řízení. 9
Doporučení činností původce aktivací napojení SSL na KDS vyřízení dokumentů a vyřízení a uzavření spisů, které jsou fyzicky vyřízené, ale nejsou vyřízené a uzavřené v elektronickém systému spisové služby (součástí jsou kontroly metadat, které lze v essl nastavit). Před vyřízením je potřeba veškeré digitální dokumenty převést do příslušných výstupních formátů předání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do centrální spisovny skartace všech dokumentů/spisů, kterým k datu začátku ukládání do KDS uplyne skartační lhůta 10
kontrola a doplnění povinných metadat u analogových dokumentů uložených ve spisovně (např. modul SUD) kontrola a doplnění povinných metadat u digitálních dokumentů uložených ve spisovně, převod digitálních dokumentů do ukládacích formátů (většinou PDF/A) průběžná kontrola a doplnění metadat u nevyřízených dokumentů, při vyřizování dokumentu/spisu převod digitálních dokumentů do výstupního datového formátu (modul PAR) 11
Vzorový postup odeslání dokumentu/spisu do KDS - dokument/spis vyřídit, uzavřít, v souladu s platnými postupy předat do spisovny - provést nutné kontroly dokumentu, vygenerování SIP balíčku (tyto funkcionality zpravidla spisovna SSL podporuje v souladu s NSESSS) - odeslání dokumentu/spisu do KDS, replikace stavu balíčků - skartace dle var. 1 nebo var. 2 12
Děkujeme za pozornost. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky vitezslav.mach@kr-zlinsky.cz zdenka.bukvicova@kr-zlinsky.cz 13