Program Mzdy praktické postupy

Program Mzdy praktické postupy témata ze semináře z 26. a 28. 2. 2008 1 / 20

Obsah Obsah...2 První nastavení programu...3 Volba typu organizace...3 Nastavení číselníků...3 Nastavení(volby) programu...3 Kmen pracovníků-zadání nového pracovníka...4 Výplaty-pořizování výplat...5 Výplaty-pořizování výplat pracovníků s více pracovními poměry...5 Další nastavení v kmeni pracovníků(vysvětlení tlačítek Spoření, Půjčka, Pojistka,...)...6 Zkrácený pracovní poměr...7 Zadání hodinové mzdy...8 Zadávání odměny a dovolené u starostů...8 Zadávání dalších nestandardních pracovníků (uvolněný/neuvolněný zastupitel, starosta,...)...9 Proplacení dovolené (např. důchodce má smlouvu na dobu určitou a poslední měsíce marodil)...9 Zadání více pracovních poměrů jednoho pracovníka...9 Zadání odměny členovi volební komise někomu, pokud je/není v kmeni pracovníků...9 Zadání dohody o provedení práce...9 Odstupné, dárkové koše a další speciální formy platu...10 Opakované nastoupení jednoho pracovníka jak ho zadat...12 Opakované nastoupení jednoho pracovníka jak se projeví v ISP?...12 Zadání nemoci (nové/pokračující) - u malé i velké organizace...12 Zadávání Datum změny rozhodného období pro výpočet nem. dávek...12 Mateřská dovolená - začátek a průběh...13 Pořízení nem. dávky, pokud pracovník nepřinesl lístek na peníze...15 Ověření průměru za nemoc...16 Vytvoření přihlášek a odhlášek pro SP/ZP...16 Jak správně zadávat tituly ke jménům, aby se správně zobrazili (mzdový list, RELDP,...)...16 Doplnění informací na mzdový list...16 Lze řešit situace, kdy byly mzdy omylem předčasně převedeny do archivu?...16 Lze řešit situace, kdy před převodem mezd do archivu nebyly omylem vytištěny všechny sestavy?...16 Lze opravit výplatu převedenou do archivu?...16 Na přehledu o výši pojistného a nemocenských dávek se nezobrazuje pracovní poměr...17 Na přehledu o výši pojistného a nemocenských dávek je třeba provést úpravy/nastavit okraje...17 Správné zadání OSSZ a FÚ do číselníku, aby se projevili v příkazu k úhradě...17 Platová stupnice neodpovídá, pokud se řeší pomocí tarifní/individuální mzdy, ISP poté někdy hlásí chybu...18 Zastupitel má odměnu menší jak 400 Kč, program poté počítá nesmysly...18 Vysvětlení volby Srážet min. pojistné na záložce Pojistné, odpočet, daně v Kmeni pracovníků...18 Pracovníkovi se nepřevede výplata na účet...18 Přechod na modul Mzdy v průběhu roku...19 Řešení refundace...19 Příspěvky zaměstnancům na penzijní připojištění...20 2 / 20

První nastavení programu Než začnete program mzdy používat, je třeba provést tato nastavení Volba typu organizace Nastavení číselníků Nastavení programu (Nastavení-Nastavení programu) Volba typu organizace Toto nastavení najdete v menu Nastavení-Změna typu organizace Zde zvolíte typ organizace tj. zda se jedná o malou/velkou organizaci (malá organizace je do 25 zaměstnanců;nevede výplaty nemocenských dávek), příspěvkovou/podnikatelskou organizaci;typ organizace(škola,město-obec,sus) Nastavení číselníků Pro správné používání programu je třeba nastavit v číselnících nabídky Střediska alespoň 00, Profese 0,1,2 atd. V nabídce Pojistné nemocenské dávky účty pro odvod daní, srážkových daní a pojistného. Zkontrolovat číselník výše příplatků. Nastavení(volby) programu Volby programu, kterými můžete ovlivnit chování programu, jako výchozí řazení záznamů ve formuláři pro výběr zaměstnanců apod. Najdeme je v menu Nastavení->Nastavení programu 3 / 20

Kmen pracovníků-zadání nového pracovníka Z menu vybereme Osobní agenda-kmen pracovníků. Zobrazí se nám formulář hledání s již zadanými zaměstnanci. Pro vytvoření nového zaměstnance klikneme vpravo dole na tlačítko Nový, pracovníkovi přidělíme osobní číslo, vyplníme jeho jméno a příjmení a zadáme uložit záznam. Poté postupně vyplníme další potřebné údaje na jednotlivých záložkách. 4 / 20

Výplaty-pořizování výplat Pořizováním výplat nerozumíme jen pořízení výplaty, ale kompletní zpracování údajů pro výpočet, tj. pořízení případné nemocenské dávky a případné výplaty dalšího pracovního poměru. Každopádně před pořizováním výplat musíme dbát na správné nastavení údajů v kmeni pracovníků (a v kmeni dalších pracovních poměrů), tj. upravíme případné změny platu podle plat. postupů, slevy na děti apod. Teprve potom přistupujeme k pořizování výplat. Výplaty-pořizování výplat pracovníků s více pracovními poměry Pokud máme zaměstnance s více pracovními poměry, tzn.jeho hlavní činnost je zadána v kmeni pracovníků a jeho další pracovní poměr(y) je zadán v kmeni dalších pracovních poměrů, máme možnost pořizovat výplaty dvěmi způsoby. 1. Nejdříve pořizujeme výplaty dalších pracovních poměrů v nabídce Výplaty->Pořizování výplat DPP, poté teprve pořizujeme výplatu hlavní, tj. Výplaty-Pořizování výplat. 2. Pořizujeme hlavní výplatu z Výplaty-Pořizování výplat a případný další pracovní poměr pořídíme kliknutím na přísl. Tlačítko. Stejné možnosti máme například při pořizování nemocenských dávek; můžeme je buď pořídit před pořízením výplaty a nebo při výplatě kliknutím na tlačítko u Nemoci. 5 / 20

Další nastavení v kmeni pracovníků(vysvětlení tlačítek Spoření, Půjčka, Pojistka,...) Údaje v kmeni pracovníků jsou rozděleny do čtyř záložek: - základní údaje osobní údaje zaměstnance, - pracovní zařazení úvazek, profese, platové údaje - srážky, dovolená, průměry nastavení srážek z výplat, průměr pro náhrady, dovolená - pojistné, odpočet daně nastavení pojištění, daní, daňových slev, slev na děti 6 / 20

Zkrácený pracovní poměr Pracovní poměr Podle zákoníku práce 79 jsou přípustné týdenní pracovní doby 40 hodin týdně, 38,75 a 37,50 hodin týdně u směnného. Podle 79 odst.3 je dle 109 odst.3 jiná stanovená týdenní pracovní doby zakázána. Rozvržení pracovní doby a sledování určuje 82, 83, 84 ZP. Upozorňujeme na 91 odst.3 ZP na začátek směny v souladu s nočními směnami pro výplatu příplatků za sobotu a neděli a příplatků za svátek N a obrázku v údaji Směna/týdenní pracovní úvazek první údaj určuje stanovenou týdenní pracovní dobu dle ZP 1/40, 2-38,75 3/37,5 druhý údaj se upraví v případě zkrácení pracovního úvazku Při stanovení pracovní doby 7 / 20

Zadání hodinové mzdy Hodinovou mzdu určíme zaškrtnutím pole Hodinová mzda v kmeni pracovníků na záložce pracovní zařazení. V kmeni dalších pracovních poměrů se hodinová mzda určuje stejným způsobem. Zadávání odměny a dovolené u starostů Uvolněný starosta má stálý plat, tudíž jeho odměna je neměnná, i když čerpá dovolenou. Proto zadáme při pořizování výplaty dny dovolené a následně smažeme hodiny dovolené. Tímto způsobem bude evidována dovolená a zároveň zůstane zachována stálá odměna starosty. 8 / 20

Zadávání dalších nestandardních pracovníků (uvolněný/neuvolněný zastupitel, starosta,...) Neuvolněné zastupitele zadáváme v kmeni pracovníků jako Pracovní poměr 2 Dohoda o pracovní činnosti a profese v rozmezí 90-99. Pokud nemáte tuto profesi v číselníku Profese zadánu, musíte ji nejprve vytvořit. Uvolněné zastupitele zadáváme jako pracovní poměr na dobu určitou. Uvolněný starosta se zadává jako pracovní poměr na dobu určitou, zaškrtneme pole tarifní/individuální mzda a do pole individuální mzda zapíšeme odměnu starosty. Profesi zvolíme 89 (pokud neexistuje profese v číselníku profesí, musíme ji nejprve vytvořit). Číslo profese 89 je vyčleněno pro starostu. Proplacení dovolené (např. důchodce má smlouvu na dobu určitou a poslední měsíce marodil) Pokud nemusíme mít evidováno čerpání dovolené, je možné pouze zadat částku za proplacenou dovolenou na řádku dovolená. Většinou však chceme mít i evidované dny čerpání;zde je postup složitější. Zvolíme pořizování výplat, do pole odpracované dny zadáme počet pracovních dnů, kdy byl zaměstnanec v evidenčním stavu+počet dnů proplacené dovolené. Poté do řádku dovolená zadáme počet dnů dovolené k proplacení, program dopočítá hodiny dovolené a částku, kterou si zapamatujeme, vynulujeme hodiny dovolené a zapíšeme vypočtenou částku za dovolenou. Zadání více pracovních poměrů jednoho pracovníka Pokud má zaměstnanec více pracovních poměrů u jedné organizace, zadáme jeho hlavní činnost do hlavního kmene pracovníků. Jeho další pracovní poměr(y) zadáme do kmene dalších pracovních poměrů. Zadání odměny členovi volební komise někomu, pokud je/není v kmeni pracovníků Pokud zaměstnanec má již jeden pracovní poměr u organizace, zadáme další pracovní poměr do kmene dalších pracovních poměrů. Pokud se však jedná o jeho první prac.poměr u organizace, zadáme jej do hlavního kmene pracovníků. Zadání dohody o provedení práce Dohodu o provedení práce zadáme v hlavním kmeni jako prac.poměr 6- dohoda o provedení práce, týdenní úvazek nastavíme na 0. Zaškrtneme pole individuální mzda a můžeme zadat odměnu. Při pořizování výplaty se nabídne zadání kalendářních dnů, hodin a mzdy OON. 9 / 20

Odstupné, dárkové koše a další speciální formy platu Odstupné Např. odstupné vyplácíme do kolonky OON-HP(ostatní osobní náklady) tedy např. 100000,-. V případě odstupného se neplatí sociální a zdravotní pojištění, zadáme tedy do Vkládání ostatních příjmů a odpočtu pojistného odpočet na sociální a zdravotní pojištění. V nabídce pořízení ostatní příjmy a odpočty pojistného provedeme í odpočet pojistného u kolonky odpočet sociálního nebo zdravotního pojištění Odpočet pojistného ve výplatě a výplata odstupného 10 / 20

Výplaty Ostatních příjmů pro zdanění Benefity se řídí zákonem o dani z příjmů dárkové koše, použití firemního auta pro soukromé účely zájezdy a podobně dále je třeba stanovit zda se sráží sociální a zdravotní pojištění Při pořizování výplat stiskneme u údaje Ostat.příjem tlačítko Kódem je možno urychlit pořízení zadáme text (bude uložen na mzdovém listě archivace 20 let) dále Ostatní příjem pro zdanění a případně zadáme odpočet pojistného, pojistné za ostatní příjem se nebude srážet, Pokud nebude vyplněn poslední sloupec, nebude příjem vyplacen ve výplatě (údaj je pouze zdaněn) Výplata zobrazí pořízené údaje. 11 / 20

Opakované nastoupení jednoho pracovníka jak ho zadat Při opakovaném nastoupení pracovníka musíme rozlišit, zda nastupuje znovu v rámci jednoho roku vícekrát, či se jedná o pracovníka který u organizace pracoval v minulosti. Pokud pracovník v rámci jednoho roku nastupuje vícekrát, máme na výběr z dvou možností: 1) údaje v kmeni přepisujeme podle aktuálního pracovního poměru(vznik a ukončení prac.poměru, druh prac.pom., ), v poznámce zaznamenáváme základní údaje o všech pracovních poměrech, u velkých organizací nesmíme zapomenout na vyplnění datumu změny rozhodného období pro výpočet nemocenských průměrů. Výhody tohoto řešení jsou například jeden mzdový list, při ročním zúčtování nemusíme data zadávat přes pořízení údajů pro roční zdanění. 2) každý pracovní poměr pořizujeme pod nové osobní číslo. Při ročním zúčtování daně vytvoříme z jednoho pracovního poměru Potvrzení o zdanitelných příjmech; u dalšího pracovního poměru tyto údaje zadáme do pořízení údajů pro roční zdanění. Opakované nastoupení jednoho pracovníka jak se projeví v ISP? Při zpracování statistiky ISP bude záležet na způsobu zadání opakovaného pracovního poměru. V každém případě je třeba počítat s možnými varováními kontrolního programu. Pokud kontrolní program vygeneruje chybové hlášení, bude nutné upravit data v editaci dat dle konkrétní situace. Zadání nemoci (nové/pokračující) - u malé i velké organizace Zadávání nemocí se zásadně odlišuje podle typu organizace, tj. zda se jedná o malou organizaci do 25 zaměstnanců či o velkou organizaci. U malých organizací se nemoc vede jen evidenčně, tj. zadáváme pouze datum počátku a konce nemoci ve výplatním měsíci. Vlastní výpočet a výplatu nemocenské zajišťuje ČSSZ. U velkých organizací výpočet zajišťuje zaměstnavatel, tudíž pořizování nemocenských dávek je složitější. Pozor je třeba dávat zejména na pokračování nem.dávek z minulého měsíce, kdy musíme zvolit pokračování nemoci z důvodů použití stejného průměru pro výpočet nemocenské po celou dobu jejího trvání. Pokud nemoc trvá do konce předešlého výplatního měsíce, program automaticky nabídne její pokračování. Zadávání Datum změny rozhodného období pro výpočet nem. dávek Datum změny rozhodného období vyplňujeme například v případě, že se zaměstnanci změní druh činnosti u jednoho zaměstnavatele. Měsíc ze zadaného datumu se bude započítávat pro výpočet nemocenského průměru; např. zadáte datum 31.3.2008; měsíc 03/2008 se bude zahrnovat do výpočtu nem.průměru 12 / 20

Mateřská dovolená - začátek a průběh Vykazování mateřské dovolené Nemocenské dávky (u velké organizace provedeme výpočet dávek) Výplaty Výkaz pro soc.pojištění tisková sestava 13 / 20

Vykazování mateřský příspěvek Nemocenské dávky se nevyplňují vyplácí OSSZ i u velké organizace Výplaty nabídka je prázdná včetně fondu pracovní doby Výkaz sociálních dávek 14 / 20

Pořízení nem. dávky, pokud pracovník nepřinesl lístek na peníze 1. U malé organizace se vyplňuje pouze část, vyplnění pracovní neschopnosti pro výplatu mezd. U velké organizace je formulář rozdělen na dvě části první 1. Pracovní neschopnost v měsíci pro výplatu mezd zde se vyplňuje pracovní doby pro pracovní neschopnost v měsíci pořízení výplat 2. Výplata dávek- vyplňujeme dávky dle poukazu na výplatu, případně za minulý měsíc a současný měsíc trvání dávky 15 / 20

Ověření průměru za nemoc Vypočtený průměr pro nemoc lze ověřit buď: - přes kontrolní sestavu v nabídce Tisky->Tisky mzdových listů->průměry-> Tisk výpočtu prům.hod.výdělku pro výplatu nem. dávek - ve formuláři nemoc poklepáním na pole Vypočítaný průměr - přímo v datových listech, Tisky->Datové listy->nemoci->tabulka pro výpočet nem.průměrů Vytvoření přihlášek a odhlášek pro SP/ZP Přihlášky-odhlášky pro zdravotní pojišťovny můžeme vytvořit v nabídce Osobní agenda->hromadné hlášení pro zdravotní pojišťovny Přihlášky-odhlášky pro sociální pojištění vytváříme v nabídce Tisky->Potvrzení podklady->přihláška k nem.pojištění Jak správně zadávat tituly ke jménům, aby se správně zobrazili (mzdový list, RELDP,...) Titul zadáváme za příjmení, například pan Novák, do pole příjmení zadáme Novák, Ing. Doplnění informací na mzdový list Na mzdový list můžeme doplnit údaje pouze přes Pořízení údajů pro roční zdanění v menu Tisky->Tisky mzdových listů. Také se však na mzdovém listu zobrazuje první řádek poznámky z kmene pracovníků. Lze řešit situace, kdy byly mzdy omylem předčasně převedeny do archivu? Provést to lze, ale vzhledem k závažnosti důsledků neuvážených úprav v archivu je tato nabídka přístupná pouze přes heslo. Lze řešit situace, kdy před převodem mezd do archivu nebyly omylem vytištěny všechny sestavy? Pokud i přes upozornění zda jsou vytištěny všechny sestavy je třeba provést tisk z výplat a data máme jíž převedena v archivu, je možné spustit nabídku Nastavení->Automatické zálohy a propojit se na zálohu dat před převodem výplat do archivu. Je však NUTNÉ po vytištění potřebných sestav nezapomenout se propojit zpět na aktuální datový soubor. Lze opravit výplatu převedenou do archivu? Předně je třeba předcházet situacím, kdy chceme upravovat nějaká data v archivu. Program se několikrát před převodem výplat do archivu zeptá, zda máte provedené potřebné tisky, zda skutečně chcete převést výplaty do archivu. I přesto se může občas vyskytnout situace, kdy opravu v archivu potřebujeme udělat. 16 / 20

Provést to lze, ale vzhledem k závažnosti důsledků neuvážených oprav v archivu je tato nabídka přístupná pouze přes heslo, které Vám sdělíme po případné konzultaci. Na přehledu o výši pojistného a nemocenských dávek se nezobrazuje pracovní poměr Pokud potřebujete provést úpravu sestavy Přehled o vyměřovacích základech malé organizace, zaškrtněte příslušnou volbu v menu Nastavení->Nastavení programu Na přehledu o výši pojistného a nemocenských dávek je třeba provést úpravy/nastavit okraje Pokud potřebujete provést opravu okrajů sestavy Přehled o vyměřovacích základech malé organizace, zaškrtněte příslušnou volbu v menu Nastavení->Nastavení programu Správné zadání OSSZ a FÚ do číselníku, aby se projevili v příkazu k úhradě Účty pro odvod daní a OSSZ musíte zadat v číselníku Pojistné nemocenské dávky na kartě Účty firem. Tyto účty se nezadávají do číselníku účtů 17 / 20

Platová stupnice neodpovídá, pokud se řeší pomocí tarifní/individuální mzdy, ISP poté někdy hlásí chybu. Pokud je zaměstnanec odměňován podle zákonu o platu (dle platové stupnice), vždy je nutné zadat plat dle tarifní třídy, stupně a druhu platové stupnice. Pokud zadáte plat jako individuální mzdu, neprojde takové nastavení kontrolou ISP. Zastupitel má odměnu menší jak 400 Kč, program poté počítá nesmysly V případě že neuvolněnému zastupiteli při odměně menší jak 400kč není odvedeno zdravotní pojištění, je chyba v nastavení v kmeni pracovníků. Neuvolněný zastupitel musí být zadán jako pracovní poměr 2- Dohoda o prac.činnosti a profese v rozmezí 90-99(např. 91). Vysvětlení volby Srážet min. pojistné na záložce Pojistné, odpočet, daně v Kmeni pracovníků Je-li skutečný vyměřovací základ zaměstnance nižší než minimální vyměřovací základ (a nejedná se o zaměstnance, kteří mají povolen minimální vyměřovací základ), je zaměstnanec povinen doplatit zdravotní pojišťovně prostřednictvím svého zaměstnavatele pojistné ve výši 13,5 % z rozdílu těchto základů, pokud o to zaměstnanec požádá. Nastavení najdete v kmeni pracovníků, zaškrtněte volbu Srážet minimální pojistné. Pracovníkovi se nepřevede výplata na účet Pokud se nepřevede výplata na účet, bude chyba v nastavení kmene pracovníků. Je třeba zkontrolovat v kmeni zda je ve spoření zadán účet z číselníku účtů pro převod výplaty a zda je zadán kód 0 pro převod výplaty na účet. 18 / 20

Přechod na modul Mzdy v průběhu roku Pokud přecházíte na modul Mzdy v průběhu roku z Dos verze programu Mzdy, je nutné tento krok učinit pouze po převedení výplat do archivu. V opačném případě by nebyly pořízené výplaty aktuálního výplatního měsíce převedeny. Vlastní převod dat probíhá ve dvou krocích, prvním je export dat do dbf souborů, druhým potom načtení dat do datového souboru modulu Mzdy. Přechod z jiných programů pro zpracování mezd je samozřejmě také možný, ovšem zde je vždy lepší tento krok udělat od počátku kalendářního roku, neboť není nutné zajišťovat převedení/doplnění výplatních dat. Každopádně se však musí převést/naplnit data do kmene pracovníků, a v případě velkých organizací zajistit převedení/naplnění dat do tabulky pro výpočet nemocenských průměrů. Řešení refundace Refundace zadáváme v menu Výplaty-Evidence refundace mezd. Pro každý měsíc může být více záznamů v tabulce 19 / 20

Příspěvky zaměstnancům na penzijní připojištění Příspěvky na penzijní připojištění zadáváme přes nabídku Osobní agenda ->Penzijní připojištění. Pro vytvoření nového záznamu klikneme na tlač. Nový záznam. Poté zadáme os.číslo zaměstnance, do pole kód zadáme číslo účtu z číselníku účtů, pod kterým máme zadán účet na který se má příspěvek zasílat a do pole Příspěvek Max zadáme částku příspěvku. Při pořizování výplaty se automaticky příspěvek načte do pole Nezdaněný příjem. Pokud by však příspěvky na penzijní a důchodové připojištění přesáhly v průběhu roku 2008 částku 24000Kč, musí se tyto příspěvky zdanit a místo do pole Nezdaněný příjem se budou načítat do Ostatního příjmu. 20 / 20