NÁŠ TIP PRO TENTO MĚSÍC 16. dubna 2008 Chcete mít klid a svá data o skladových zásobách a jejich pohybech v pořádku? Nebojte se a provádějte pravidelně Dokladovou inventuru. Pro koho je Dokladová inventura nezbytně nutná? Obecně pro všechny. Přesněji řečeno pro každého, kdo čas od času provádí opravy ve dříve vystavených dokladech (v příjemkách nebo ve výdejkách) nebo povoluje tzv. výdej zásoby do mínusu. Co to je Dokladová inventura? Dokladová inventura je kontrolní a opravný program, který je nedílnou součástí systému DUNA. Jeho spuštěním se zajišťuje několik činností: 1 Kontroluje pro všechny skladové karty, zda stav na skladové kartě v jednotkách množství se rovná součtu stavu k poslední dokončené Dokladové inventuře a všech pohybů zásob na této kartě, zapsaných po datu a času poslední dokončené Dokladové inventury. Volitelně, pokud hodnoty nesouhlasí, opravuje Dokladová inventura hodnotu stavu zásoby na skladové kartě. 2 Odmazává vlajky (vizuálně červené kruhové značky) na skladových kartách a na záznamech o pohybu zásoby v případech, kdy Dokladová inventura zkontrolovala, případně opravila údaje na skladové kartě nebo v záznamu o pohybu. 3 Provádí nové zaúčtování dokladů (příjemek a výdejek skladu) v těch případech, kde během simulace pohybů zásob program provede změnu v zaúčtování pohybu kterékoliv skladové položky uvedené na dokladu. 4 Volitelně uzamyká doklady o pohybech zásob, pořízených před datem a časem bezchybně dokončené Dokladové inventury, tj. doklady pořízené před tímto okamžikem nelze následně opravovat. 1 / 8
Kde, Kdo a Kdy spouští Dokladovou inventuru? 1 KDE Je součástí menu Sklad (Agendy Sklady a výkony Komplet Sklad Dokladová inventura). 2 KDO Každý, kdo má právo Rozšířené sklady na úrovni 90 (nastavuje se ve Správě uživatelů) a pracuje momentálně v systému DUNA sám (není žádný jiný přihlášený uživatel nebo přesněji řečeno žádný jiný uživatel, který pracuje ve skladech). 3 KDY Tak často, jak je pro Vás nejvýhodnější. Budete-li Dokladovou inventuru provádět ke každému ukončenému měsíci a současně budete vždy souhlasit s uzamknutím zkontrolovaných dokladů, získáte následující výhody a jistoty: 3.1 Dokladová inventura bude trvat přibližně stejně dlouho pro každý měsíc. 3.2 Budete-li muset přece jenom se vrátit do uzamčeného období, stačí když odemknete malý časový úsek, tj. poslední uzamčený měsíc. Jaké jsou varianty Dokladové inventury? Potvrdíte-li výchozího nastavení, proběhne Dokladová inventura: 1 pro Všechny sklady 2 pro Všechny doklady pořízené od data poslední dokončené Dokladové inventury až do současné chvíle 3 nulová hodnota Povoleného zaokrouhlovacího rozdílu (pro srovnání uloženého stavu na skladové kartě v jednotkách množství a vypočteného stavu) 4 pouze pro skladové karty a pohyby označené vlajkou. K nastavení jednotlivých parametrů v úvodním dialogu: 1 V případě, že nemáte povolený Složený doklad 1 (konfigurační parametr, položky z více skladů do jednoho dokladu) a že nepracujete s převodkami zásob, můžete Dokladovou inventuru zadávat postupně pro jednotlivé sklady, a to i k různým časovým okamžikům. 2 / 8
2 Můžete zadat provedení Dokladové inventury k nějakému termínu v minulosti 1. Např. průběžně máte na kartách záporné zásoby, protože příjemky zapisujete do evidence např. až večer, když předtím celý den vydáváte do mínusu. V tomto případě stačí např. počkat do takového dne aktuálního měsíce, kdy již mám zapsané všechny příjemky z minulého měsíce, a to se správným datem pohybu (může být ručně opraven odlišně od data pořízení dokladu). 3 Můžete nastavit Povolenou hodnotu zaokrouhlovacího rozdílu. 4 Můžete zadat Přepočítat všechny položky, což znamená, že se budou zpracovávat i vlajkou neoznačené skladové karty a pohyby. Výpočet, při zatržení posledně zmíněné volby, se podstatně prodlužuje. Pokud neprovádíte pravidelně měsíčně nebo kvartálně Dokladovou inventuru, potom na konci účetního období doporučujeme alespoň jednou tuto variantu použít. Jaké jsou výstupy Dokladové inventury? Prvním výstupem je hlášení o bezchybném provedení úvodní kontroly, která se provádí se všemi, tedy i neovlajkovanými skladovými kartami 2. V případě zjištěné chyby je situace jiná. Systém nám: 1 oznámí chybovou zprávu: 1 Musíte si uvědomit, že pokud souhlasíte s Uzamknutím zkontrolovaných skladových karet a pohybů, zapisuje se hodnota stav v měrných jednotkách a v Kč k datu Dokladové inventury do vyhrazených polí. Pokud provádíme Dokladovou inventuru k aktuálnímu datu, jsou tyto hodnoty v okamžiku zápisu rovné hodnotám na skladové kartě. Pokud však zvolíme datum v minulosti, znamená to, že hodnoty potřebné k uložení musíme vypočítat pro každou jednotlivou skladovou kartu tak, že vezmeme hodnoty z minule uložené dokladové inventury a k nim připočteme všechny pohyby od data jejího provedení k zadanému datu. Automaticky se tedy v úvodním dialogu zatrhne i parametr Přepočítat všechny položky a výpočet trvá podstatně déle, protože se přepočítávají i neovlajkované skladové karty a pohyby. 2 Úvodní kontrola zjišťuje, zda hodnota Stav[MJP] uvedená na skladové kartě souhlasí s vypočtenou hodnotou způsobem, kdy ke stavu zaznamenanému z minule uložené dokladové inventury se přičtou všechny pohyby na této kartě do zadaného data. 3 / 8
2 připraví tiskovou sestavu s chybnými skladovými kartami 3 nabídne opravu stavu na skladových kartách, kterou můžete, ale nemusíte akceptovat 4 / 8
Pokud opravu neakceptujete, Dokladová inventura dále nepokračuje. Před jejím dalším spuštěním musíte vyřešit jiným způsobem zjištěné rozdíly mezi stavem na kartě a vypočítaným stavem. 4 V dalším kroku Dokladová inventura pokračuje ve zpracování po jednotlivých skladových kartách. Vezme jako počátek stav k hodnotám uloženým z předcházející dokončené a uzamknuté Dokladové inventury (stav v množstevních jednotkách a v Kč celkem za skladovou kartu, datum) a postupně připočítává jednotlivé pohyby s tím, že případně opravuje zaúčtování dokladů o pohybech. Pokud jste nezatrhli v úvodním dialogu parametr Přepočítat všechny položky, jsou tímto způsobem zpracovávané pouze označkované skladové karty a pohyby. V případě, že při této simulaci pohybů dojde, byť na jediné kartě, k zápornému stavu 3 v množstevních jednotkách, Dokladová inventura neodmaže značky z karty a z pohybu, práci s touto kartou ukončí a pokračuje další kartou. Důsledkem je skutečnost, že následně nelze žádné, ani dobře zkontrolované karty a doklady uzamknout. Pokud Dokladová inventura je spuštěná k zadanému datu (zatržený parametr z úvodního dialogu Doklady do data), probíhá výše uvedená kontrola na všech kartách, nejenom na označkovaných. Hodnotu zásoby k jinému, než aktuálnímu, datu musíme totiž vypočítat, abychom ji mohli následně uložit. V tomto případě, stačí pro povolení uzamknutí karet a pohybů, pokud při simulaci pohybů není záporný stav na kartě před zadaným datem. Podle vygenerované sestavy minusových stavů na kartě provedeme opravu příjemek a Dokladovou inventuru můžeme opakovaně spustit. Na sestavě je uvedené i číslo dokladu, který navodil průběžný minusový stav. 5 Na závěr Dokladová inventura překontroluje neoceněné výdeje ze skladu. Jejich nalezení je dalším důvodem pro zabránění uzamčení karet a pohybů. Nejčastější chybou je výdej s minusovým množstvím (tj. navýšení zásoby), který není oceněn (stejně 3 K zápornému stavu na kartě při simulaci může dojít když zapíšeme příjemku později (v jiný den) než výdejku nebo ji nemáme vůbec zapsanou. Pro první případ provedeme opravu Data pohybu na příjemce, který musíme předsunout datově před následující výdej. Ve druhém případě dopíšeme doklad. Opět Datum pohybu musí být před datem výdeje. 5 / 8
jako příjemka bez ceny)4. O těchto neoceněných výdejích jste rovněž informování tiskovou sestavou. Po opravě tohoto druhu chyby můžete opakovaně spustit Dokladovou inventuru. 6 V případě, že všechny karty a pohyby jsou v pořádku, na závěr Dokladové inventury je Vám nabídnuto uzamčení k datu. Pokud odpovíte Ano, proběhnou následující akce: na posledním řádku skladové karty se přepíšou hodnoty k Dokladové inventuře aktuálními hodnotami (stav MJP, Kč, datum, rozpis 5 ). Uložené hodnoty jsou východiskem pro příští Dokladovou inventuru. na kartě skladu (číselník Seznam skladů a umístění) se přepíše datum a čas Dokladové inventury. 4 Cenu pro zaúčtování minusového výdeje (naskladnění) určuje uživatel, stejně jako u příjmu na sklad. Pole pro zadání ceny je zpřístupněné na detailu řádku pouze při nezatrženém konfiguračním parametru Utajení cen při výdeji (Nastavení skladů a výkonů záložka Pohyby). Pokud skladník nemá toto právo, musí doklad (výdej do minusu) následně např. opravit účetní, která toto právo má. 5 Nezobrazuje se na formuláři. 6 / 8
Všechny příjmy a výdeje pořízené před tímto okamžikem se nadále jeví jako zamčené. Pokud odpovíte Ne, hodnoty se nepřepisují. Nicméně při dalším spuštění Dokladové inventury bude algoritmus kontrolovat již jednou zkontrolovaná data, vzhledem k možnosti do nich stále zasahovat opravami (nebyla uzamknutá). Výpočet se tedy časově prodlužuje. 7 V posledním dialogu Dokladové inventury máte možnost nechat přepočítat rezervace k jednotlivým položkám skladu. Číselně se rovnají přijatým/vydaným nevykrytým objednávkám. 7 / 8
Důležité upozornění!!! DOKLADOVÁ INVENTURA 16. dubna 2008 Dokladová inventura při opravě zaúčtování dokladů využívá zabudovaný účetní automat. Ten pracuje tak, že vezme druh z dokladové řady zapsaný v hlavičce dokladu a podlé zadaného účetního předpisu nejdříve zaúčtuje celou částku dokladu. Následně zkontroluje řádky příjemky/výdejky (NE řádky záložky Zaúčtování) a pro ty řádky, kde je zapsáno odlišné zaúčtování (MD, D, středisko, aktivita) od hlavičky dokladu, vygeneruje další řádky účetního deníku, přičemž původní částku z prvního řádku ponižuje o částky z generovaných řádků. Pokud tedy provádíte rozúčtování dokladů (příjemek/výdejek) chybně na záložce Zaúčtování, a ne přímo na řádcích dokladu, po prvním spuštění Dokladové inventury bude Vámi upravené zaúčtování přepsané. 8 / 8