Správce IT patří ke špičce programů, které lze použít pro inventuru počítačů, nainstalovaného software a ostatní výpočetní techniky. Umožňuje poskytnout s minimálním úsilím okamžité výsledky. Instalace programu je snadná a je otázkou několika minut. Sběr dat z počítačů probíhá okamžitě, bez obtěžování uživatelů, první výsledky jsou k dispozici ihned. Správce IT je atestovaným řešením na shodu s požadavky usnesení vlády č.624/01 Správce IT je dodáván v české, slovenské a anglické verzi Správce IT má více než 15-ti letou tradici podloženou praktickými zkušenostmi Správce IT doporučuje BSA k provádění auditu software Výhody programu: Rychlá a snadná implementace Optimalizace finančních toků do SW a HW vybavení Okamžitý přehled o stavu SW a HW vybavení Vlastní systém kontroly bez zásahu externích firem Přenesení zodpovědnosti za čistotu software na koncového uživatele Automatizace procesů kontroly bez nutnosti obcházení jednotlivých počítačů Možnost propojení s aplikacemi HelpDesk a Aktivity Hlavní funkce programu: a) zjištění HW a SW konfigurace počítačů b) evidence a správa licencí software c) evidence hardware (počítače, síť. prvky, majetek) d) vzdálená správa e) daňové a elektronické dokumenty f) plánované akce g) historie h) výstupní sestavy, grafy a export dat i) ostatní funkce vlastnosti 2
A) Zjištění HW a SW konfigurace počítačů automatickým scanováním počítačů pomocí login skriptu ručním scanem pomocí diskety nebo USB disku pomocí vzdálené správy (individuální scan, skupinový scan, plánování) zjištění hw a sw Scanování počítačů lze provést pro operační systémy MS Windows 95/98/NT/2000/XP/2003, MS-DOS a LINUX. Všechny způsoby scanování spustí scan a výsledek uloží v zašifrované a komprimované podobě do textového souboru. Textové soubory lze zpracovat ručně nebo pomocí servisního modulu automaticky ve večerních hodinách. Při zpracování se nascanované údaje o SW a HW automaticky načtou do tabulek databáze. Tyto údaje lze dále doplnit o další údaje jako je inventární číslo, odpovědná osoba, organizační členění apod. Údaje lze také doložit daňovými doklady, případně elektronickou dokumentací. Kromě auditu počítačů umožňuje program auditovat také síťové prvky (switche, tiskárny, ) a ručně evidovat ostatní majetek (mobily, databanky, kopírky, faxy, ). I tuto výpočetní techniku lze podložit daňovými doklady a elektronickou dokumentací. 3
B) Evidence a správa licencí software Pro přesnou evidenci je v programu vytvořen propracovaný systém, ve kterém lze evidovat všechny typy licencí (OEM, Upgrade, Downgrade, Maintenance), jejich časové nebo jiné omezení (na počítače, na uživatele, na server apod.). Program umožňuje také zobrazit celkovou bilanci využití licencí. Výsledky scanu SW zobrazují řadu důležitých informací: seznam již vytvořených licencí seznam nelegálního software (dosud mu nebyla vytvořena licence nebo je opravdu nelegálně nainstalován) včetně licenčních čísel u některých licencí. seznam software, který nevyžaduje licenci (freeware, instalace, ) výpis z registrů možnost porovnání dvou stavů seznam souborů označených ke zrušení seznam adresářů s uloženými instalačními soubory seznam speciálně scanovaných přípon (WAV, MP3, ) Další možnosti sledování údajů softwarového vybavení: typ licence (full, OEM, upgrade, maintenance, atd.) licenční číslo ekonomické údaje (dodavatel, faktura, záruka, ) dokoupení (rozšíření) již evidovaných licencí ruční přiřazení na počítače celá historie licence software (instalace, odinstalace, zapůjčení, převody, roční servisy) elektronická dokumentace (nascanované faktury, texty smluv, licenční ujednání, ) stromové sledování postupného upgrade evidence multilicencí podle počtu, neomezených nebo podle uživatelů ruční vytvoření licencí, které se na počítači nenaleznou (klienti, slovníky překladačů apod.) pevné přiřazení OEM licence k počítači nebo příslušenství Bilance software Umožňuje přehledně zobrazit a vytisknout bilanci použití software (počty volných licencí, vyčerpané licence, licence v mínusu, Nelegální instalace apod. Tímto lze mít dostatečné podklady pro další nákup a legalizaci software. licence software 4
C) Evidence hardware Počítače, příslušenství Významným přínosem v evidenci počítačů je automatické zjištění hardwarové konfigurace počítače. U některých typů komponent (příslušenství) lze zjistit kromě názvu i výrobní číslo, výrobce a další podrobné údaje. Pro úplnost evidence lze tyto nascanované údaje ručně doplnit o další údaje jako je inventární číslo, odpovědná osoba, ekonomické nebo vlastní údaje. Program sleduje podrobně veškerou historii a změny proti poslednímu stavu. Další možnosti sledování údajů hardwarového vybavení: > odpovědná osoba, umístění, organizační členění > ekonomické údaje (dodavatel, faktura, záruka, ) > celou historii počítače (uvedení do provozu, opravy, upgrade, zapůjčení, převody, servisy, revize, likvidace) > elektronická dokumentace (nascanované faktury, ) > požadavky na nákup dalšího hardware a software > sledování nákladů na údržbu během roku > sledování pravidelných servisů evidence hw Po doplnění potřebných údajů lze vytisknout množství sestav (předávací protokol, pasportní list, specifikační list, inventární sestavy, sestavy oprav, ). Pevné sestavy lze také doplnit o vlastní uživatelské sestavy. Síťové prvky Program Správce IT umožňuje také evidovat síťové prvky (routry, huby, switche, síťové tiskárny apod.). Údaje o těchto prvcích lze zadat ručně nebo scanováním. Scanovací modul pracuje s protokolem SNMP. Po spuštění scanu se zadá rozsah IP adres. Scan potom na všechny zadané adresy vyšle test pomocí protokolu SNMP. Pokud síťový prvek má zapnutý protokol SNMP, tak na tento test odpoví a scan zjistí jeho základní informace (název, IP adresu, ). 5 Majetek Poslední částí evidence hardware je ostatní majetek, který nepatří ani k počítači ani k síti. Jedná se například o mobily, databanky, kopírky, faxy apod.
D) Vzdálená správa Vzdálená správa umožňuje obsluhu počítačů na dálku. Skládá se ze dvou částí. První částí je serverová konsola, která je přímo součástí programu Správce IT. Tato část zobrazuje graficky stromovou strukturu evidovaných počítačů. Druhou částí je klient, který musí být nainstalován a zaveden v paměti na všech počítačích, které chcete dálkově spravovat. Podmínky provozu: vzdálenou správu lze provozovat pouze na systémech Windows 32-bit. komunikace mezi klientem a serverem funguje pouze na protokolu TCP/IP. komunikace mezi klientem a serverem probíhá na portech 8888, 8887, 8886. Tyto porty lze změnit. komunikaci mezi serverem a klientem lze zapnout buď podle názvu počítačů nebo podle pevných IP adres. Hlavní funkce: detekce zapnutých/vypnutých počítačů vzdálené scanování hardware a software časové plánování scanování hardware a software při scanu SW lze na dálku smazat označené soubory výpis aktivních procesů vzdáleného počítače a zhození jakéhokoliv procesu vzdálený VNC přístup souborový přístup na vzdálené počítače probouzení počítačů na dálku (Wake-on-Lan) vzdálená instalace software MSI balíčků nebo EXE instalací administrace klientů: > automatický update ze sítě nebo FTP serveru > vzdálená instalace klientů na systémy Windows 2000/XP/2003/Vista > diagnostický režim v případě výskytu chyby Výsledky scanování Scanování hardware a software pomocí vzdálené správy probíhá stejně jako u ostatních způsobů scanování. Výsledky jsou uloženy do textových souborů, které lze automaticky odeslat na síťový disk nebo na FTP server. vzdálená správa 6
E) Daňové a elektronické dokumenty Daňové doklady Evidence všech daňových dokladů (faktur, darovacích smluv,..), které slouží jako podklady pro audit Hw a Sw. Aby bylo možné fakturu přiřadit k např. počítači, musí být faktura nejprve vytvořena v této evidenci. další dokumenty Každý daňový doklad může mít několik položek (řádků faktury). Tyto daňové doklady pak lze v programu přiřadit k počítačům, příslušenství, síťovým prvkům, majetku a licencím software. Elektronické dokumenty Program Správce IT umožňuje evidovat dokumentaci v elektronické podobě. Tuto dokumentaci lze potom přiřadit k počítači, příslušenství, síťovým prvkům, majetku a licencím software. Má význam evidovat např. : nascanované kopie faktur, dodacích listů, licenčních podmínek texty smluv, dohod, protokolů texty manuálů, příruček fotky počítačů, havárií 7 Jako elektronické dokumenty lze použít následující formáty souborů : DOC, XLS, TXT, INI, PDF, HTML, RTF,... Všechny formáty obrázků (JPG, GIF, TIFF, BMP,...)
F) Plánované akce Ke každému technickému zařízení (počítač, příslušenství, síťový prvek, majetek) nebo software lze naplánovat libovolné množství akcí typu: odpisy (účetní) inventury (roční, ) zařazení/vyřazení z účetnictví servisy (profylaxe, čištění) revize (dle normy ČSN 33 1610) maintenance (roční servisy, podpory, ) vlastní (audit, testy, ) Tyto akce mohou být jednak jednorázové, ale také pravidelně se opakující. Program hlídá termíny akcí a pomocí barevného označení a sestav upozorňuje na jejich provedení. V první polovině roku 2007 bude program Správce IT doplněn o alerty, které při spuštění programu nahlásí seznam plánovaných akcí v nejbližším termínu. plánované akce 8
G) Historie Program Správce IT přehledně a zcela jedinečně monitoruje celou historii svěřené výpočetní techniky. Vše začíná úvodní instalací nebo uvedením do provozu. Dále se sledují všechny případné změny (opravy, upgrade, přiřazení/odřazení), zapůjčení až ke konečné likvidaci. Každý změna má vlastní kartu historie a zpětně lze snadno zjistit, co všechno a za jakých podmínek se stalo. historie Základní typy historie uvedení do provozu oprava upgrade zapůjčení přiřazení/odřazení komponenty instalace/odinstalace software dokoupení licencí software ostatní náklady zpracování hardware/software změny org.členění, pracoviště, osoby likvidace Některé typy historií hlídá program automaticky sám (změny, opravy, zpracování, ), další lze zadat ručně (zapůjčení, náklady, likvidace, ). Pokud se jedná o historii, která vyžaduje doložení daňového dokladu (např. opravy), lze k takové historii doložit stejný daňový doklad, jako např. k úvodnímu nákupu. 9
H) Výstupní sestavy, grafy a výstup dat Výstupní sestavy Program obsahuje velké množství pevně definovaných sestav, které si uživatel může přizpůsobit podle svých představ. Jedná se o předávací protokoly, specifikační listy, pasportní listy, inventury, přehledy, štítky, historie, protokoly apod. Kromě těchto sestav obsahuje program generátor sestav, ve kterém lze vytvořit libovolnou sestavu. Grafy Program obsahuje grafické statistiky např. podle roku výroby, druhu majetku, velikosti HDD, velikosti paměti, velikosti grafické karty, typu licencí apod.. Export dat Program umožňuje evidované data vyexportovat ve formátech CSV nebo XML. výstupy 10
I) Ostatní funkce Program Správce IT obsahuje celou řadu dalších důležitých funkcí: ostatní funkce síťový a víceuživatelský přístup. Lze definovat libovolný počet uživatelů. každému uživateli lze nastavit práva ke spuštění a editaci příslušných datových souborů a viditelnost podle organizačních jednotek. uživatelské nastavení vzhledu mřížek (pořadí sloupců, šířka sloupců, výběr položek, filtry, třídění) hromadné rušení záznamů nastavení libovolného filtru, jeho uložení a opětovné načtení duplikace údajů kontrola duplicitních výrobních, inventárních, licenčních, specifických čísel, IP adres a Názvů počítačů přehled oprav podle hardware, software, příslušenství přehled faktur podle dodavatelských firem nastavení vlastního textu předávacích protokolů a specifikačních listů detailní evidence servisní činnosti vlastní i dodavatelské evidence revizí a elektro prohlídek výpočetní techniky souvisejících s normou ČSN 33 1610 zobrazení požadavků uživatelů z aplikace HelpDesk zobrazení historie počítače (uvedení do provozu, opravy, upgrade, zapůjčení, převody, servisy, revize, likvidace) samostatná evidence zlikvidované výpočetní techniky a software importy, exporty číselník uživatelských aplikací, volný číselník 11
Propojení s aplikací HelpDesk Program Správce IT lze nainstalovat do stejné databáze s programem HelpDesk. Toto spojení dvou programů je velice výhodné a praktické. Poskytuje uživatelům, vedoucím pracovníkům a správcům následující výhody: Výhody v programu Správce IT: okamžitý přehled o počtu a stavu požadavků přehled o nejproblémovější technice nebo uživateli celou historii a průběh řešení požadavků Výhody v programu HelpDesk: uživatel programu HelpDesk s nejnižšími právy má možnost si snadno prohlédnout informace o svém počítači: > hardwarovou konfiguraci > nainstalovaný software > historii oprav a změn > vytisknout předávací protokol uživatel programu HelpDesk s vyššími právy (např. vedoucí pracovník) má právo vidět stejné informace jako v předchozím bodě, ale např. za všechny své podřízené zaměstnance. uživatel programu HelpDesk s nejvyššími právy (např. správce počítačů, sítě) má právo pomocí HelpDesku zadávat přímo změny a opravy výpočetní techniky. Např. provede uživateli výměnu poškozené tiskárny za jinou a tuto výměnu ihned zavede do programu Správce IT přímo u uživatele. Takže nedochází k situacím, že než správce dojde do své kanceláře, zapomene, co všechno mezitím provedl. propojení 12
Propojení s aplikací Aktivity Program Správce IT lze nainstalovat do stejné databáze s programem Aktivity. Toto spojení dvou programů je velice výhodné a praktické. Poskytuje programu Správce IT následující výhody: analýza používání licencí - audit software v programu Správce IT poskytne pouze informaci o tom, že daná licence (např. MS Office) je na počítači nainstalovaná (ať už legálně nebo nelegálně). Pomocí programu Aktivity lze zdokumentovat její používání a tím pádem vyhodnotit, zda investice do jejího zakoupení jsou oprávněné nebo zcela zbytečné. hw konfigurace počítačů - pomocí programu Aktivity lze detekovat, jak jsou počítače v průběhu pracovní doby využívány a zda jejich konfigurace jsou dostatečné nebo je nutné přistoupit k upgrade. Také lze zjistit počítače, které jsou zbytečně předimenzované. propojení 13