PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU ČSN EN ISO 9001:2009 ČSN EN ISO 14001:2005 Platnost od: 1.10.2012 Číslo vydání: 1 Číslo výtisku: Číslo revize: 0 PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Nahrazuje: ZPRACOVAL SCHVÁLIL FUNKCE Manažer kvality a environmentu Ředitel společnosti JMÉNO p.švec Ing. Mudroch PODPIS DATUM
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 2/21 1 OBSAH, SEZNAM PŘÍLOH 1.1 Rozsah platnosti příručky Příručka kvality a environmentu je uplatňována v celé společnosti BIOPAS, spol. s r.o. a je závazná pro všechny zaměstnance společnosti. Obsahuje všechny dokumentované postupy vytvořené pro systém kvality a environmentu nebo odkazy na tyto postupy. Podává přehled všech procesů systému a popisuje jejich vzájemné působení. 1.2 Obsah Příručky kvality a environmentu: 1 OBSAH, SEZNAM PŘÍLOH... 2 1.1 Rozsah platnosti příručky... 2 1.2 Obsah Příručky kvality a environmentu:... 2 1.3 Převodní tabulka:... 3 2 ZKRATKY, TERMÍNY... 4 2.1 Zkratky... 4 2.2 Termíny a definice... 4 3 ÚVOD A VŠEOBECNÝ POPIS SPOLEČNOSTI... 5 3.1 Úvod... 5 3.2 Obchodní jméno a sídlo společnosti... 5 3.3 Předmět podnikání... 5 3.4 Rozsah platnosti systému... 6 4 SYSTÉM MANAGEmeNTU KVALITY A SYSTÉM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEmeNTU... 6 4.1 Všeobecné požadavky... 6 4.2 Požadavky na dokumentaci... 7 5 ODPOVĚDNOST MANAGemENTU... 8 5.1 Osobní angažovanost a aktivita managementu... 8 5.2 Zaměření na zákazníka... 8 5.3 Politika kvality a environmentu... 9 5.4 Plánování... 9 5.5 Struktura a odpovědnost, komunikace...10 5.6 Přezkoumání systému managementu kvality a systému environmentálního managementu11 6 MANAGEMENT ZDROJŮ...12 6.1 Poskytování zdrojů...12 6.2 Lidské zdroje...12 6.3 Infrastruktura...13 6.4 Pracovní prostředí...14 7 REALIZACE PRODUKTU...14 7.1 Plánování realizace produktu...14 7.2 Procesy týkající se zákazníka...14 7.3 Návrh a vývoj...15 7.4 Nakupování...15 7.5 Poskytování služeb...16 8 MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ...18 8.1 Všeobecně...18 8.2 Monitorování a měření...18 8.3 Řízení neshodného produktu...19 8.4 8.5 Analýza údajů...20 Zlepšování...20
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 3/21 PŘÍLOHY: Příloha č.1: Organizační struktura, rev.3 Příloha č.2: Mapa procesů, parametry procesů, rev.1 Příloha č.3: Matice odpovědnosti dle ČSN EN ISO 9001:2009, rev.2 Příloha č.4: Matice odpovědnosti dle ČSN EN ISO 14001:2005, rev.1 1.3 Převodní tabulka: Název článku Environmentální politika Environmentální aspekty Požadavky právních předpisů a jiné požadavky Cíle, cílové hodnoty a programy Číslo článku dle normy CSN EN ISO 14001 4.2 5.3 4.3.1 5.4.1 4.3.2 5.4.2 4.3.3 5.4.3 Číslo článku dle Příručky kvality a environmentu Zdroje, úlohy,odpovědnost a pravomoc 4.4.1 6.1 5.5.1 Odborná způsobilost,výcvik a povědomí Komunikace Dokumentace Řízení dokumentů Řízení provozu Havarijní připravenost a reakce Monitorování a měření 4.4.2 6.2.2 4.4.3 5.5.2 4.4.4 4.2 4.4.5 4.2.3 4.4.6 Kap 7 4.4.7 7.5.7 4.5.1 8.2.5 Hodnocení souladu 4.5.2 8.2.6 Neshoda, opatření k nápravě a preventivní opatření 4.5.3 8.3, 8.5.2 8.5.3 Řízení záznamů 4.5.4 4.2.4 Interní audit 4.5.5 8.2.2 Přezkoumání vedením 4.6 5.6
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 4/21 2 ZKRATKY, TERMÍNY 2.1 Zkratky BOZP ČSN EA EM EN ISO PKE MKE PPF ŘS VS SMK ŽP OS KP TKO NO OH SD - Bezpečnost a ochrana zdraví při práci - Česká technická norma - Environmentální aspekt - Environmentální management - Evropská norma - Mezinárodní organizace pro normalizaci - Příručka kvality a environmentu - manager kvality a environmentu - Popis pracovní funkce - Ředitel společnosti - vedoucí střediska - Systém managementu kvality - Životní prostředí - organizační směrnice - kontejnerová přeprava - tuhý komunální odpad - nebezpečný odpad - odpadový hospodář - sběrný dvůr V případě že je v související dokumentaci a navazujících záznamech používán pojem jakost je tento pojem adekvátní pojmu kvality používaném v normě ČS EN ISO 9001:2009. 2.2 Termíny a definice Dodavatel Proces Služba Systém kvality a environmentu Kvalita (jakost) Environmentální aspekt Environmentální dopad Produkt organizace nebo osoba, která poskytuje produkt. soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, který přeměňuje vstupy na výstupy je výsledkem nejméně jedné činnosti nezbytně prováděné na rozhraní mezi dodavatelem a zákazníkem a je obecně nehmotná přirozený způsob,jímž plánujeme a řídíme proces s cílem dosáhnout nejlepších výsledků při dodržování kvality ochrany ŽP celkový souhrn vlastností a znaků služby nebo výrobku, včetně ceny, které uspokojují předem stanovené nebo předpokládané potřeby odběratele. prvek činností nebo výrobků nebo služeb organizace, který může ovlivňovat životní prostředí jakákoliv změna v ŽP, ať příznivá či nepříznivá, která zcela, nebo částečně vyplývá z environmentálních aspektů organizace je výsledek procesu
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 5/21 3 ÚVOD A VŠEOBECNÝ POPIS SPOLEČNOSTI 3.1 Úvod Společnost BIOPAS, spol. s r.o. byla založena v roce 1992 společně městem Kroměříž a rakouskou firmou Saubermacher AG. Ihned po vzniku společnosti byl zahájen projekt třídění odpadu. O dva roky později následovaly mobilní svozy nebezpečného odpadu z obcí a měst. 3.2 Obchodní jméno a sídlo společnosti Obchodní firma: BIOPAS, spol. s r.o. Sídlo společnosti: Kroměříž, Kaplanova 2959, PSČ 767 01 Identifikační číslo: 469 60 511 Právní forma: Společnost s ručením omezeným Jednatelé: Ing. Antonín Mudroch Marek Šindler 3.3 Předmět podnikání Předmět podnikání společnosti vychází z platného výpisu z obchodního rejstříku. Jedná se o následující činnosti: - silniční motorová doprava nákladní vnitrostátní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti do 3,5t včetně, - nákladní vnitrostátní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti nad 3,5tuny - podnikání v oblasti nakládání s nebezpečnými odpady - výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona, obory živnosti volné Předmět podnikání dle živnostenských listů: - podnikání v oblasti nakládání s nebezpečnými odpady - silniční motorová doprava nákladní vnitrostátní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti do 3,5tuny včetně,- nákladní vnitrostátní provozovaná vozidly o největší povolené hmotnosti nad 3,5 tuny - výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona: - poskytování technických služeb - poskytování služeb pro zemědělství, zahradnictví, rybníkářství, lesnictví a myslivost - nakládání s odpady (vyjma nebezpečných) - přípravné a dokončovací stavební práce, specializované stavební činnosti - zprostředkování obchodu a služeb - velkoobchod a maloobchod
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 6/21 - pronájem a půjčování věcí movitých - poradenská a konzultační činnost, zpracování odborných studií a posudků - mimoškolní výchova a vzdělávání, pořádání kurzů, školení, včetně lektorské činnosti Koncesní listiny: - silniční motorová doprava nákladní - podnikání v oblasti nakládání s nebezpečným odpadem 3.4 Rozsah platnosti systému Organizační struktura s uvedením platnosti systému kvality a environmentu ne jednotlivá střediska je uvedena v příloze č.1. Dle klasifikace CZNACE se jedná o obory 38.11. S ohledem na povahu společnosti a na její činnosti nejsou aplikovány některé požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009, kap.7 : Požadavek : Kapitola : Důvod : Návrh a vývoj 7.3 Organizace nenavrhuje ani nevyvíjí žádné nové výrobky a ani se nepodílí na žádném výzkumu nebo vývoji. Lokalizace jednotlivých činností: Administrativní budova Sběrný dvůr nebezpečných odpadů Garáže Venkovní shromaždiště odpadů Zařízení ke sběru a výkupu odpadů Kaplanova 2959 767 01 Kroměříž Albertova ul. Kroměříž (areál rekultivované skládky Vážany) Zařízení ke sběru a výkupu odpadů Kostelní 988 Hulín (areál společnosti KOMERC SERVIS CZ, s.r.o.) Zařízení ke sběru a výkupu odpadů Chropyně, ul. Nádražní, na pozemcích p.č.609 a 610/1 v k.ú.chropyně Svoz odpadů Dle jednotlivých objednávek a smluv 4 SYSTÉM MANAGEMENTU KVALITY A SYSTÉM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU 4.1 Všeobecné požadavky Účelem a cílem společnosti je vytvoření, dokumentování, uplatňování a udržování systému kvality dle ČSN EN ISO 9001:2009 a systému environmentu dle ČSN EN ISO 14001:2005 a neustálé zlepšování jejich efektivnosti. Organizační struktura společnosti ve které je systém kvality a environmentu uplatňován je uvedena v příloze č.1.
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 7/21 Identifikované procesy a majitelé těchto procesů potřebné pro systém kvality jsou stanoveny v Mapě procesů příloha č.2. V mapě procesů jsou procesy rozděleny na hlavní a podpůrné. Pro hlavní procesy společnosti jsou stanoveny parametry procesů a jejich majitelé (příloha č.2). Společnost nevyužívá k realizaci svých hlavních procesů externí zdroje. 4.2 Požadavky na dokumentaci 4.2.1 Všeobecně Dokumentace ve společnosti je členěná do tří vrstev v souladu s rozdělením dokumentace, které je uvedeno v OS č.03 Tvorba a řízení dokumentů a záznamů. Platné vydání a revize dokumentů jsou pak uvedeny v Seznamu platné dokumentace a záznamy v Seznamu záznamů. 4.2.2 Příručka kvality a environmentu Obsahuje oblast použití systému kvality a environmentu (čl.3.4). Obsahuje všechny dokumentované postupy vytvořené pro systém kvality a environmentu nebo odkazy na tyto postupy. Podává přehled všech procesů systému a popisuje jejich vzájemné působení. 4.2.3 Řízení dokumentů Účelem řízení dokumentů je stanovení závazných pravidel pro jejich vydávání, používání a evidenci. Cílem je, aby ve všech útvarech společnosti byla vždy potřebná a platná dokumentace a záznamy. Tyto dokumenty, případně záznamy: jsou schvalovány z hlediska přiměřenosti před jejich vydáním jsou snadno přístupné jsou pravidelně přezkoumávány, revidovány a schvalovány jsou k dispozici na všech kompetentních místech zastaralé a neplatné dokumenty jsou okamžitě vyřazeny na všech místech, kde byly vydány a užívány nebo jinak zajištěny proti neúmyslnému chybnému použití jsou čitelné, identifikovatelné (opatřeny datem a podpisem), udržované a po určenou dobu archivované V OS č.03 Tvorba a řízení dokumentů a záznamů jsou stanovena pravidla pro tvorbu, distribuci, změny dokumentů a záznamů. V OS č.04 Skartační a archivační řád jsou stanovena pravidla pro ukládání či identifikaci a archivaci používané dokumentace a dat.
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 8/21 Dokumentace ve společnosti je buď v řízeném nebo neřízeném režimu. O zařazení příslušné dokumentace do řízeného nebo neřízeného režimu rozhoduje MKE. a) Řízený režim Řízený režim zabezpečuje: přezkoumávání a schvalování navrhovaných změn dokumentace těmi zaměstnanci (funkcemi, které prvotní přezkoumání a schválení provedly) distribuci příslušné platné dokumentace na ty zaměstnance, kde je tato dokumentace v rámci fungování účinného systému potřebná naopak důsledné stažení neaktuální dokumentace od zaměstnanců že jsou pravidelně přezkoumávány, revidovány, schvalovány a označeny Řízený dokument je označen razítkem ŘÍZENÝ DOKUMENT b) Neřízený režim U neřízeného režimu všechny takto vydané dokumenty již nejsou dále sledovány a zejména aktualizovány. 4.2.4 Řízení záznamů Účelem a cílem je stanovení zásad a odpovědnosti pro tvorbu, identifikaci, uložení, archivaci a zacházení se záznamy systému kvality a environmentu ve společnosti. Přehled povinných záznamů systému kvality a environmentu, které jsou zpracovávány ve společnosti v souladu s požadavky norem ČSN EN ISO 9001:2009 a ČSN EN ISO 14001:2005, je uveden v Seznamu záznamů. Platné verze formulářů jsou zveřejněny v PC ve sdílené složce. Pravomoci a odpovědnosti při tvorbě a řízení záznamů jsou uvedeny v OS č.03 Tvorba a řízení dokumentů a záznamů. Odpovědnost za uložení originálů povinných záznamů včetně požadované doby uložení je stanovena v OS č.04 Skartační a archivační řád. Všeobecně však platí, že originály musí být uchovávány ve vhodných podmínkách tak, aby nedošlo k jejich poškození a byly vždy pohotově k vyhledání. 5 ODPOVĚDNOST MANAGEMENTU 5.1 Osobní angažovanost a aktivita managementu V tomto článku je popsán způsob, kterým vedení společnosti vytváří podmínky pro plánování, zavedení a provoz, kontrolu, preventivní opatření a opatření k nápravě, udržování a soustavné zlepšování fungujícího systému kvality a environmentu ve společnosti a zabezpečuje jejich nezávislé přezkoumávání. Zajištění podmínek pro plánování, zavedení a provoz, kontrolu a nápravná opatření, udržování a soustavné zlepšování fungujícího SMJ platí pro všechny zaměstnance. 5.2 Zaměření na zákazníka Aplikované zásady orientované na zákazníka vedou k těmto přístupům: Pochopení úplného rozsahu zákaznických požadavků a očekávání ve vztahu k produktům-
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 9/21 službám (nejen užitná hodnota, ale také způsob jejich dodávání poskytování, cenová relace, spolehlivost, dostupnost, udržovatelnost a další vhodné charakteristiky). Zajištění vyváženého řízení chodu společnosti zejména s ohledem na potřeby a očekávání zákazníků, ale také dalších zúčastněných stran. Sdílení identifikace těchto potřeb a očekávání v rámci celé společnosti. Měření spokojenosti zákazníků a vyvozování dalších aktivit na základě výsledků tohoto měření. 5.3 Politika kvality a environmentu Politiku kvality a environmentu zpracovává ředitel společnosti na základě strategie a politiky majitele společnosti. S touto politikou jsou prokazatelně seznámeni všichni zaměstnanci společnosti, pro které je závazná. Za její plnění odpovídají všichni zaměstnanci. S politikou kvality a environmentu jsou společně s dalšími informacemi seznámeni i osoby, které pracují pro společnost, a jejichž služba nebo materiál by mohl mít vliv na ŽP. Politiku kvality a environmentu přezkoumává z hlediska aktuálnosti MKE v rámci přezkoumání systému 2xročně. 5.4 Plánování 5.4.1 Environmentální aspekty Cílem je vytvořit a udržovat postup k identifikaci environmentálních aspektů vlastních činností a poskytovaných služeb tak, aby mohly být určeny ty aspekty, které mají nebo mohou mít významné dopady na životní prostředí. Postup k identifikaci a vyhodnocení environmentálních aspektů je uveden v OS č.12 Environmentální aspekty. 5.4.2 Právní a jiné požadavky Postup identifikace, aktualizace a zajištění přístupu k právním a jiným požadavkům, které mají vliv na činnosti společnosti je uveden v OS č.05 Řízení technických norem a legislativy. 5.4.3 Cíle kvality a environmentu, cílové hodnoty, programy Cílem je vytvořit a udržovat dokumentované cíle a cílové hodnoty pro každou příslušnou úroveň v rámci společnosti. Vedoucí pracovníci a MKE odpovídají za navrhování cílů a cílových hodnot. Návrh předkládají řediteli společnosti na poradách vedení. Při navrhování cílů a cílových hodnot zohledňují tyto hlediska: - politiku kvality a environmentu - právní a jiné požadavky - významné environmentální aspekty - provozně technologické možnosti - finanční možnosti - podnikatelské požadavky - názory zainteresovaných stran Za schválení těchto cílů je odpovědný ŘS. Cíle kvality a environmentu vydává ředitel společnosti jako samostatný dokument Program kvality a environmentu. Tento dokument je zařazen v I.vrstvě
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 10/21 dokumentace. S těmito cíli kvality a environmentu jsou seznamováni odpovědní zaměstnanci společnosti. Cíle kvality a environmentu pololetně MKE vyhodnocuje (Plnění programu kvality a environmentu) a jejich vyhodnocení je součástí přezkoumání systému kvality a environmentu vedením společnosti. V případě že se na splnění cíle bude podílet více odpovědných osob a plnění jednotlivých dílčích kroků bude na sebe termínově navazovat bude postup pro splnění cíle rozpracován do dílčích kroků. O rozpracování cíle do Dílčího programu rozhoduje ředitel společnosti a vždy určí osobu odpovědnou za rozpracování cíle (v zápise z porady). Zpracovaný Dílčí program schvaluje ředitel společnosti. Cílem je vytvořit a dodržovat konkrétní program za účelem dosažení stanovených cílů a cílových hodnot, s uvedením odpovědnosti, nákladů a časového horizontu, ve kterém má být cílových hodnot dosaženo. Záznamy o plnění dílčích programů vede osoba odpovědná za plnění cíle. Tyto záznamy eviduje přímo do Dílčího programu. 5.4.4 Plánování systému kvality a environmentu Systém kvality a environmentu popsaný v této Příručce kvality a environmentu zabezpečuje poskytování služeb v předem stanovené a dokumentované kvality, je realizován zejména těmito aktivitami : - stanovením politiky kvality a environmentu, konkrétních cílů, zásad a přístupů všech zaměstnanců k činnostem zabezpečujícím jakost služby - stanovením úrovně kvality služby odpovídající požadavkům trhu a uspokojující očekávání zákazníků - stanovením a zajištěním řízení procesů, zaměstnanců a dovedností, které mají vliv na dosahování požadované kvality služeb - stanovením vhodných kritérií pro všechny procesy společnosti - nepřetržitou identifikací environmentálních aspektů činností a služeb - identifikací a zajištěním přístupu k právním a jiným požadavkům, kterým společnost podléhá 5.5 Struktura a odpovědnost, komunikace 5.5.1 Struktura a odpovědnost Ředitel společnosti jmenoval představitele vedení pro systém managementu kvality a představitele vedení pro systém environmentálního managementu, který bez ohledu na jiné odpovědnosti, má odpovědnosti a pravomoci stanovené v Popisu pracovní funkce managera kvality a environmentu. Povinnosti jednotlivých funkcí, které se podílejí na činnostech systému kvality a environmentu jsou stanoveny v maticích odpovědností (příloha č.3 a 4). Odpovědnosti a pravomoci jednotlivých funkcí a profesí jsou uvedeny v Popisech pracovních funkcí a v Pracovních smlouvách. Postup stanovení odpovědností je popsán v OS č.06 Personalistika. Ve výkonu, charakteru a rozsahu svých činností, řídící a odborní zaměstnanci respektují obecně závazné právní a jiné požadavky společnosti. 5.5.2 Komunikace
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 11/21 Cílem je vytvoření postupu pro komunikování mezi různými úrovněmi a funkcemi společnosti a postupu pro přijímání dokumentování a odezvu na zásadní podněty od externích zainteresovaných stran. a) interní komunikaci komunikování mezi různými úrovněmi a funkcemi společnosti Interní komunikace zahrnuje zejména níže uvedené příslušné komunikační cesty ve společnosti a fungování komunikace týkající se efektivnosti systému kvality a environmentu: operativní porady - (denní) porady vedení (zápis z jednání) prostřednictvím dokumentace systému (politika, cíle, směrnice, provozní řády atd.) podněty a návrhy zaměstnanců předkládají ústně nebo písemně přímo ŘS při výcviku a vzdělávání b) externí komunikaci poskytování informací vně společnosti, tzn. např. obchodním partnerům, státním orgánům, veřejnosti apod. Za komunikaci se státní správou je odpovědný ředitel společnosti, který vždy určí pracovníka, který bude případné kontrole, komunikace přítomný. V případě komunikace v oblasti nakládání s odpady je ve společnosti dle zákona o odpadech stanoven odpadový hospodář. Při činnostech společnosti nebyly stanoveny takové významné environmentální aspekty, které by vyžadovaly informování dalších zainteresovaných stran. Pokud se při dalším průběžném přezkoumání významnosti EA vyskytne EA s významným dopadem na veřejnost nebo ostatní zainteresované strany rozhodne ředitel společnosti o možné externí komunikaci a stanoví její postup. Pro externí komunikaci o systému a činnostech společnosti jsou využívány propagační materiály. Hlavní zásadou komunikace (interní i externí) je poskytování seriózních informací, založených na prověřených skutečnostech respektujících zásady asertivního chování. 5.6 Přezkoumání systému managementu kvality a systému environmentálního managementu 5.6.1 Všeobecně Cílem přezkoumání systému managementu kvality a environmentu je : - stanovit, jaké případné změny jsou nezbytné k zajištění toho, aby opatření v oblasti systému kvality a environmentu nadále vyhovovala požadavkům normy ČSN EN ISO 9001:2009 a ČSN EN ISO 14001:2005. - posoudit výsledky interních a externích auditů - zhodnotit přiměřenost uplatňovaného systému managementu vzhledem k politice a cílům kvality a environmentu, stanoveným na dané období. - přijímat opatření k nápravě a preventivní opatření k neustálému zlepšování účinnosti systému kvality a environmentu 5.6.2 Hodnocení systému kvality a environmentu (vstupy) Přezkoumání systému managementu kvality a environmentu je ve společnosti prováděno jednou za rok. Zprávu pro přezkoumání systému kvality a environmentu zpracovává manager kvality a environmentu. Zpráva pro přezkoumání systému kvality a environmentu musí obsahovat informace vztahující se : - K vyhodnocení plnění politiky kvality a environmentu - k výsledkům interních a externích auditů
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 12/21 - k hodnocení plnění stanovených cílů a programů - ke zpětné vazbě k zákazníkovi - k výkonnosti procesu a ke shodě produktu - hodnocení neshod, nápravných a preventivních opatření - k následným opatřením z předchozích přezkoumání vedením - ke změnám, které by mohly ovlivnit systém managementu kvality a environmentu - k přiměřenosti současných lidských zdrojů,školení - k hodnocení souladu s požadavky právních a jiných požadavků ŽP - stížnosti zainteresovaných stran, externí komunikace - K vyhodnocení environmentálních aspektů a vlivů na životní prostředí - environmentálnímu profilu firmy (zprávy o haváriích a jejich hodnocení, spotřeby energií, monitorování a měření ŽP) atd. - doporučení pro zlepšování systému 5.6.3 Výstupy z přezkoumání systému vedením Projednání Zprávy pro přezkoumání systému kvality a environmentu je dokumentováno v Zápise z porady, který zahrnuje opatření vztahující se : - ke zlepšování systému managementu kvality a environmentu - ke zlepšování služeb ve vztahu k požadavkům zákazníka - k novým cílům a cílovým hodnotám, změnám politiky - k potřebám zdrojů atd. 6 MANAGEMENT ZDROJŮ 6.1 Poskytování zdrojů Společnost disponuje dostatečnými a vhodnými zdroji pro uplatňování, udržování a neustálé zlepšování systému managementu kvality-systému environmentálního managementu a pro dosahování spokojenosti zákazníků a jiných zainteresovaných stran. Mezi tyto zdroje patří zejména: Zaměstnanci Infrastruktura Informace Dodavatelé a partneři Finanční zdroje 6.2 Lidské zdroje 6.2.1 Všeobecně Schopnost společnosti odolávat a případně předčit konkurenci, realizovat svou strategii a z ní vyplývající cíle, je závislá na volbě zaměstnanců a jejich vzdělávání. Při vzdělávání a výcviku je nutno vždy zdůrazňovat důležitost plnění požadavků, potřeb a očekávání zákazníků a jiných zainteresovaných stran včetně vytváření vědomí závažnosti následků, které nesplnění požadavků způsobí společnosti a jejím zaměstnancům.
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 13/21 Zaměstnanci, kteří provádějí práce ovlivňující jakost produktu a environment jsou kompetentní na základě patřičného vzdělání, výcviku, dovedností a zkušeností. Vedení společnosti svým rozhodnutím, řídícími akty, případně vydanými ústními pokyny nebo informacemi zajišťuje, aby jejich podřízení zaměstnanci si byli vědomi závažnosti a důležitosti svých činností a toho, jak přispívají k dosažení cílů kvality a environment. 6.2.2 Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a školení Základem prosperity společnosti je odborná způsobilost zaměstnanců. Požadavky na schopnosti, zkušenosti, dovednosti zaměstnanců společnosti jsou zpracovány formou Pracovních náplní a Popisů pracovních funkcí. Kvalifikační kritéria profesí a funkcí jsou jejich součástí. Požadovaná a skutečná odborná způsobilost zaměstnanců obsahuje zejména tyto údaje: Stupeň vzdělání Obor vzdělání Odborná praxe Další kvalifikační požadavky Za konkrétní zpracování těchto požadavků na odbornou způsobilost a výběr vhodných zaměstnanců dle nich je odpovědný ředitel společnosti. Spolupracuje s ním personalista společnosti. Konečné rozhodnutí o přijetí zaměstnance přináleží řediteli společnosti. Ředitel společnosti a vedoucí provozu svým rozhodnutím, řídícími akty, případně vydanými ústními pokyny nebo informacemi zajišťují, aby jejich podřízení zaměstnanci si byli vědomi závažnosti a důležitosti svých činností a toho, jak přispívají k dosažení cílů kvality, cílů a cílových hodnot programu environmentálního managementu. Požadavky, plán a zajišťování školení a vzdělávání zaměstnanců, hodnocení školení, vedení záznamů se řídí dle OS č.06 Personalistika. Stanovení požadavků na odbornou způsobilost pro externí subjekty Pracovník, který objednává službu při jejímž poskytování může dojít k negativnímu vlivu na ŽP je odpovědný za to, že součástí objednávky (smlouvy) jsou i požadavky na odbornou způsobilost pracovníků, kteří ji budou poskytovat (osvědčení, autorizace, vzdělání atd.). Záznamy o splnění odborné způsobilosti jsou pak objednávajícím přiloženy k objednávce (smlouvě). Dodavatele služby nebo materiálu, který může mít negativní vliv na ŽP musí objednávající informovat o dodržování podmínek souvisejících s environmentálmíni aspekty a dopady jejich činností, politikou společnosti a možnými negativními dopady na ŽP. Pro dokumentování tohoto seznámení používá objednávající záznam Informace pro dodavatele, který po odsouhlasení dodavatelem uloží k MKE. 6.3 Infrastruktura Infrastruktura u společnosti zahrnuje zejména následující zdroje: Provozní budova pro řízení společnosti Prostory pro údržbu strojů a mechanizmů Garáže Zpevněné plochy a komunikace Prostory pro provoz sběrných dvorů Zařízení pro proces (jak hardware, tak software)
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 14/21 Podpůrné služby (příruční sklad nářadí, osobních ochranných pracovních prostředků, dopravu, stroje, zařízení a nástroje) Podrobný seznam dlouhodobého hmotného majetku (DHM), dlouhodobého nehmotného majetku (DNM), dlouhodobého drobného hmotného majetku (DDHM) a dlouhodobého drobného nehmotného majetku (DDNM) je evidován v počítačovém programu. 6.4 Pracovní prostředí Vytvořené vhodné pracovní prostředí, jako kombinace lidských a fyzikálních zdrojů zahrnuje u společnosti poznatky o kreativních metodách práce a příležitostech pro větší zapojení s cílem využít potenciál zaměstnanců ve společnosti, umístění pracovního místa, sociálním vzájemném působení, vybavení určeném pro zaměstnance ve společnosti, teple, vlhkosti, osvětlení, proudění vzduchu, hygieně, čistotě, hluku, vibracích a znečištění, 7 REALIZACE PRODUKTU 7.1 Plánování realizace produktu Ředitel společnosti zpracovává vždy koncem roku zprávu o hospodaření společnosti, kterou předkládá majitelům společnosti. Součástí zprávy je hodnocení investic a návrh investic na další rok. Začátkem roku je v rámci valné hromady zpráva projednána. Obsahem zápisu valné hromady je mimo jiné i schválení investic. 7.2 Procesy týkající se zákazníka 7.2.1 Určování požadavků týkajících se produktu Pro plnění požadavků zákazníka je stanoven a průběžně aktualizován Ceník prací a služeb., který je k dispozici zákazníkům před přijetím závazku. Za zpracování ceníku je odpovědný vedoucí obchodního oddělení. Ceník schvaluje ředitel společnosti. Ve společnosti lze použít i smluvní ceny a ceny dohodou. 7.2.2 Přezkoumání požadavků týkajících se produktu Každý požadavek musí být přezkoumán odpovědnými zaměstnanci, a to vždy před přijetím závazku dodat zákazníkovi příslušný produkt nebo poskytnout službu (tzn. před předložením nabídek, přijetím smluv nebo objednávek, před přijetím změn ke smlouvám nebo objednávkám). Průběh přezkoumání musí zajistit, aby byly stanoveny požadavky na produkt byly vyřešeny požadavky smlouvy nebo objednávky, které se liší od dříve vyjádřených požadavků společnost byla schopna plnit stanovené požadavky aby závazkem nedošlo k negativním vlivům na ŽP a) přezkoumání smlouvy Pro opakované činnosti společnosti jsou v PC uloženy vzory smluv. Tyto vzory jsou přezkoumány právníkem, ředitelem společnosti a vedoucím obchodního oddělení. Jedná se o tyto typy smluv: - smlouvy na odstranění směsného komunálního odpadu (odvoz, pronájmy nádob, odstranění)
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 15/21 - smlouvy na odstranění nebezpečných odpadů (odvoz,odstranění) - smlouvy na odstranění ostatních odpadů (odvoz, odstranění) - smlouvy na kontejnerovou přepravu Pokud společnost uzavře smlouvu jiného typu, musí být vedoucím provozu smlouva přezkoumána. Záznam o přezkoumání je jeho podpis v dolním rohu na poslední straně smlouvy. Ředitel společnosti může rozhodnout o dalších pracovnících, kteří se ke smlouvě vyjádří. V případě, že se změní požadavky na produkt, musí zaměstnanci odpovědní za realizaci služby, produktu zajistit, aby byly změněny i příslušné dokumenty a aby příslušní zaměstnanci byli o změněných požadavcích informováni. b) přezkoumání objednávek Přezkoumání objednávek ve společnosti provádí pracovník přijímající objednávku. Objednávku (písemnou, ústní atd.) zaeviduje do Knihy objednávek a doplní všechny potřebné údaje (dopravu, termín realizace atd.). Pracovník přijímající objednávku se v Knize vždy podepíše. Jeho podpis je záznamem o přezkoumání objednávky. 7.2.3 Komunikace se zákazníkem Efektivní způsoby komunikace se zákazníkem zahrnují: informace o produktu-službách (práce a služby uvedené v ceníku, na webových stránkách společnosti, propagačních materiálech a tisku) vyřizování poptávek, smluv nebo objednávek, včetně jejich změn (v rámci přezkoumání poptávek, smluv, objednávek a v rámci obchodních jednání) zpětnou vazbu od zákazníka, včetně stížnosti zákazníka (v průběhu řízení obchodních případů, řízení neshodných produktů-reklamačních řízení apod.) Za uplatňování efektivního způsobu komunikace se zákazníky s ohledem na: informace o produktu odpovídá vedoucí obchodního oddělení, ŘS vyřizování poptávek, smluv nebo objednávek včetně jejich změn odpovídá vedoucí provozu zpětnou vazbu od zákazníka, včetně stížností zákazníka odpovídá vedoucí střediska 7.3 Návrh a vývoj Návrh a vývoj se u společnosti nevyskytuje a tedy ani neovlivňuje kvalitu prováděných činností, procesy, produkty a spokojenost zákazníka. 7.4 Nakupování 7.4.1 Hodnocení dodavatelů Každý dodavatel musí prokázat svou způsobilost poskytovat dodávky produktů, případně poskytovaných služeb, které splňují všechny požadavky dle specifikace druhu produktu-materiálů, výkresů a objednávek. Hodnocení dodavatelů a jejich výběr je prováděn dle OS č.07 Řízení nákupu, hodnocení a výběr dodavatelů. 7.4.2 Informace pro nakupování Pro zajištění shody dodávky s požadavky jsou dodávky realizovány na základě objednávek kde jsou přesně specifikovány požadavky na dodávky podle účelu ke kterému mají sloužit a takto jsou pak
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 16/21 identifikovány a při přejímce kontrolovány pracovníkem, který dodávku vyřizuje.v případě speciálních dodávek, kdy na nakupovaný výrobek dodávku či službu zákazník vyžaduje zvláštní postupy při dodávce, speciální kvalifikaci pracovníků a zvláštní péči pro zabezpečení kvality jsou všechny potřebné údaje uvedeny v objednávce a kontrolu a sledování těchto dodávek zajišťuje vedoucí střediska, pro kterého je nákup zajištěn. V případě nákupu chemických látek musí být ke každé chemické látce doložen bezpečnostní list. Nakupovaný produkt musí být zpracovatelem formulován správně, jednoznačně a úplně (například podle technických dodacích podmínek, ČSN anebo katalogu produktů v návaznosti na zajištění kvality konečného produktu). Objednávání produktů u dodavatelů se řídí dle OS č.07 Řízení nákupu, hodnocení dodavatelů. a výběr 7.4.3 Ověřování nakupovaného produktu Vstupní kontrola dodávaného materiálu je definována v OS č.07 Řízení nákupu, hodnocení a výběr dodavatelů. Při zjištění neshody je postupováno dle OS č.08 Řízení reklamací 7.5 Poskytování služeb 7.5.1 Řízení výroby a služeb Veškeré služby poskytované společností jsou v oblasti odpadového hospodářství. Provádění služeb je plně řízeno podmínkami uvedenými ve smlouvě se zákazníkem. Pro řízení služeb je využíváno organizačních směrnic pro řízení zakázek konkrétních činností a provozních řádů: Činnost Komunální odpad Kontejnerová přeprava Nebezpečné odpady Sběrné dvory dokumentace OS č.14 Řízení služeb svoz TKO Provozní řád č.1 Mobilní svoz (svoz TKO) OS č.13 Řízení služeb kontejnerová přeprava OS č.10 Řízení služeb nebezpečné odpady Provozní řád č.1 Mobilní svoz (svoz NO) Provozní řád č.2 Sběrné místo odpadů Kaplanova Provozní řád č.,3-sběrný dvůr odpadů Zachar Provozní řád č.5-sběrný dvůr odpadů Hulín Provozní řád č.6-sběrný dvůr odpadů Chropyně 7.5.2 Validace procesů Validací se prokazuje schopnost procesů dosahovat plánované výsledky. Vedoucí středisek validují ty procesy při poskytování služby, u kterých nelze následným měřením nebo monitorováním ověřovat stanovenou jakost. Postup validace je uplatněn na procesy, u kterých se nedostatky mohou objevit až po poskytnutí služby. Zajištění správné realizace těchto procesů je zabezpečováno především využitím náležitě zaškoleného personálu a namátkovou kontrolou realizace svozu.
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 17/21 7.5.3 Identifikace a sledovatelnost Postup pro identifikaci a sledovatelnost vstupních produktů materiálů ve skladovém hospodářství je popsán v OS č.07 Řízení nákupu, výběr a hodnocení dodavatelů.. Za správnou identifikaci a evidenci shromaždovaných odpadů odpovídá odpadový hospodář. Postup pro identifikaci a evidenci shromažďovaných odpadů je uveden v OS č.15 Dodržování ochrany ŽP. Za identifikaci a evidenci materiálů skladovaných na venkovních plochách odpovídají osoby, jimž byla plocha svěřena (OS č.15 Dodržování ochrany ŽP). Za identifikaci dokumentů vztahujících se k jednotlivým zakázkám odpovídá pracovník, které zakázku realizuje. 7.5.4 Majetek zákazníka V případě, že je využíván majetek zákazníka (např. nádoby na odpad), jsou pravidla pro manipulaci s tímto majetkem součástí smlouvy se zákazníkem. 7.5.5 Ochrana produktu Účel a cíl je stanovit odpovědnosti a pravomoci v oblasti identifikace, manipulace, balení, skladování, ochrany a dodávání produktu ve společnosti a zajištění správného definování, operativního řízení, provádění a dokumentování těchto činností. Toto se vztahuje na produkty na vstupu, ve výrobním procesu a na produkty uskladněné ve skladovacích prostorách. Na venkovních plochách jsou skladovány produkty materiály, které nepodléhají povětrnostním vlivům. 7.5.6 Řízení monitorovacích a měřících zařízení Cílem monitorování a měření je: dodržení všech zákonných požadavků pomocí získaných údajů provádět opatření k neustálému zlepšování systému Za metodické vedení při plnění povinností vyplývajících pro společnost z českých metrologických předpisů je odpovědný technik, na kterého jsou ředitelem společnosti delegovány i příslušné pravomoci a odpovědnosti v této oblasti. Měřidla sloužící k určení hodnoty měřené veličiny spolu s nezbytnými pomocnými měřícími zařízeními se člení u společnosti na: pracovní měřidla stanovená (SM) pracovní měřidla nestanovená (PM) informativní měřidla (IM) Kontrolu měřidel provádí uživatel před a po jeho použití za účelem zjištění, že měřidlo nemá zjevné nebo funkční vady a že nemá prošlou ověřovací případně kalibrační lhůtu. V případě, že byla na měřidle nebo jeho funkci zjištěna závada, nesmí být použito k měření a musí být staženo z používání. Stažení zajistí technik ve spolupráci s uživatelem neshodného měřidla. Ověřování, případně kalibrace měřidla je dokumentována zpravidla takto:
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 18/21 a) značkou roku ověření případně kalibrace b) štítkem s uvedením data ověření případně kalibrace c) vystavením protokolu o ověření případně kalibraci Evidence měřidel používaných ve společnosti je uložena u technika a doplňována po každé změně stavu měřidel ( Seznam měřidel a jednotlivé kalibrační listy měřidel). Ověřovací případně kalibrační listy SM a PM včetně zpráv o opravách nebo seřízení jsou uloženy u Seznamu měřidel až do doby vyřazení měřidla, potom archivace pro možnost dodatečného prokázání správnosti měření. 7.5.7 Havarijní připravenost a reakce Vedení společnosti upřesnilo oblasti možných rizik, které jsou uvedeny v OS č.12 Environmentální aspekty a v podkladech pro základní hodnocení ekologické újmy. Vyhodnocením výše uvedených materiálů nebyla zjištěna potřeba zpracování komplexního Havarijního plánu společnosti. Způsoby řešení možných vnitřních i vnějších ohrožení, která by mohla způsobit významnější dopady na chod společnosti, životní prostředí, pracovní prostředí nebo bezpečnost osob, jsou uvedené: a) v Provozních řádech zařízení pro nakládání s odpady b) v Požárních řádech společnosti c) v bezpečnostních listech jednotlivých chemických látek d) V identifikačních listech nebezpečných odpadů Pro rychlou a účinnou reakci v případě havarijního ohrožení jsou vypracovány jednoduché havarijní pokyny,které jsou k dispozici zaměstnancům. Je nezbytné pravidelně prověřovat materiálovou a lidskou připravenost i spojení na externí pomoc. Proto všichni zaměstnanci společnosti jsou minimálně jedenkrát ročně seznámeni s všeobecnými základy ochrany životního prostředí a postupy pro případ havárie. Za organizaci tohoto školení zodpovídá manager kvality a environmentu. Záznam ze školení je uložen u sekretářky. 8 MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ 8.1 Všeobecně Vedení společnosti si je vědomo důležitosti zpětné reakce na požadavky zákazníků, soustavného zlepšování kvality svých výrobků a poskytovaných služeb a zlepšování všech procesů ve společnosti. Je proto vypracován následující systém měření a sledování kvality poskytnutých služeb. 8.2 Monitorování a měření 8.2.1 Spokojenost zákazníka Spokojenost zákazníka společnost monitoruje pomocí informací získaných: od zákazníků z osobního jednání
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 19/21 ze stížností a reklamací od zaměstnanců z interních, případně externích auditů od veřejnoprávních orgánů,ze zpráv sdělovacích prostředků Takto získané informace a podklady jsou nedílnou součástí přijímání opatření k neustálému zlepšování systému kvality a environmentu. 8.2.2 Interní audit Pravidla pro plánování a průběh interních auditů jsou popsány v OS č.09 Interní audity. 8.2.3 Monitorování a měření procesů Parametry hlavních procesů jsou stanoveny v příloze č.2 této příručky, kde je stanoven parametr procesu, frekvence vyhodnocení procesu, záznam z vyhodnocení. 8.2.4 Monitorování a měření produktu Z důvodů charakteru prováděných činností nelze stanovit plán kontrol. Správné plnění prováděných služeb lze vyhodnotit z telef. upozornění občanů a firem. Veškeré odchylky od harmonogramu atd. jsou operativně řešeny vedoucím provozu. 8.2.5 Monitorování a měření environmentu Předmětem monitorování jsou především environmentální aspekty na které se vztahuje povinnost měření (monitorování) z hlediska právních a jiných požadavků. Postup pro zjišťování postupů k monitorování a měření a jeho zajištění je stanoven v OS č. 15 Dodržování ochrany ŽP. Odpovědné osoby uvedené u jednotlivých monitorovaných parametrů 2x ročně (červenec, leden) vyhodnotí parametr a hodnocení předají MKE. 8.2.6 Hodnocení souladu Každá odpovědná osoba uvedená v Seznamu legislativních požadavků 2 x ročně provede kontrolu plnění legislativních požadavků v jednotlivých oblastech v celé společnosti. Plnění jiných požadavků vyhodnocuje vedoucí obchodního oddělení. Záznam z výsledky této kontroly je projednán na poradě vedení, kde jsou přijata ON. Kontrolu realizace těchto opatření provede odpovědná osoba. 8.3 Řízení neshodného produktu Základní prvky řízení neshod a stanovení opatření jsou: sběr a analýza hlášení o neshodách stanovení příčiny stanovení a provedení opatření k nápravě a preventivních opatření dokumentace opatření a změn Neshody, které se mohou ve společnosti vyskytnout, jsou zejména: v oblasti smluv v oblasti užití (reklamace zákazníka) v oblasti nakupování u externě zajišťovaných služeb u měřidla
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 20/21 při dopravě, procesu svozu odpadů a poskytovaných služeb při interním nebo externím auditu při mimořádné události Postup pro řízení neshod, jejich identifikaci, odstranění a dokumentování je popsán v OS č. 11 Řízení neshody, NO a PO. 8.4 Analýza údajů Analýza údajů je podkladem pro vrcholové vedení společnosti k provedení přezkoumání systému kvality a environmentu. Aby se mohly určit konkrétní kroky pro neustálé zlepšování systému kvality a environmentu, je nutné shromaždovat a vyhodnocovat následné údaje: - stížnosti zákazníka - parametry procesů - reklamace, neshody - požadavky zákazníků a dalších zájmových skupin - údaje z monitorování a měření 2X ročně manager kvality a environmentu provede vyhodnocení těchto údajů. Na základě tohoto vyhodnocení stanoví opatření k nápravě, resp. preventivní opatření. Výsledky vyhodnocení i stanovená opatření k nápravě (preventivní opatření) jsou součástí Zprávy pro přezkoumání systému vedením. Použití statistických metod V současné době nejsou statistické metody v rámci systému kvality používány. Odpovědnost za zajišťování potřeby a vhodnosti statistických metod má manager kvality a environmentu. 8.5 Zlepšování 8.5.1 Neustálé zlepšování Analýza údajů je podkladem pro vedení společnosti k provedení přezkoumání systému kvality a environmentu. Na základě projednání Zprávy pro přezkoumání systému vedením stanoví vedení společnosti konkrétní úkoly k zajištění neustálého zlepšování systému kvality a environmentu. Tyto úkoly s určením odpovědné osoby a termínu plnění jsou zaevidovány v Zápisech z porad. 8.5.2 Opatření k nápravě Aby se zabránilo opakovanému výskytu neshod, vedení společnosti přijímá opatření úměrné důsledkům zjištěných problémů. Opatření k nápravě může být stanoveno na základě: - stanovení interní nebo environmentální neshody - výsledků interních nebo externích auditů - výsledků přezkoumání systému vedením společnosti
PŘÍRUČKA KVALITY A ENVIRONMENTU Strana : 21/21 - stížností zákazníků - vyhodnocení dodavatelů (reklamací ) atd. Postup pro stanovení, realizaci a vyhodnocení opatření k nápravě je uveden v OS č. 11 Řízení neshody, ON a OP. 8.5.3 Preventivní opatření Aby se zabránilo opakovanému výskytu neshod může manager kvality a environmentu, nebo ředitel společnosti stanovit preventivní opatření, které musí definovat požadavky na: a) identifikování potenciálních neshod a jejich příčin, b) vyhodnocení potřeby preventivního opatření k zabránění výskytu neshod, c) určení a uplatňování potřebného preventivního opatření d) přezkoumání (výsledek) přijatého preventivního opatření. Postup pro stanovení, realizaci a vyhodnocení opatření preventivního je uveden v OS č. 11 Řízení neshody, ON a OP.