č.j.: 687/2014 MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 657 ze dne 27.08.2014 Směrnice Rady městské části k oběhu účetních dokladů Rada městské části I. s c h v a l u j e II. 1. Směrnici Rady městské části k oběhu účetních dokladů, která je přílohou tohoto usnesení u k l á d á 1. zaměstnancům odpovědným na základě Pracovního řádu Úřadu městské části a Popisů pracovních činností 1.1. postupovat dle uvedené směrnice 2. vedoucí odboru ekonomického 2.1. seznámit se zněním směrnice vedoucí odborů Úřadu městské části 3. vedoucím odborů Úřadu městské části 3.1. seznámit se zněním směrnice podřízené zaměstnance odpovědné na základě Pracovního řádu Úřadu městské části a Popisů pracovních činností PhDr. Matěj Stropnický zástupce starosty Ing. Vladislava Hujová starostka městské části
Městská část Praha 3 Rada městské části S m ě r n i c e Rady městské části k oběhu účetních dokladů 1
O b s a h: I. Úvodní ustanovení II. Definice základních pojmů III. Návaznost na vnější předpisy, interní předpisy a ostatní dokumenty 1. Vnější předpisy 2. Interní předpisy 3. Ostatní dokumenty IV. Pravomoc a odpovědnost V. Účetní doklad VI. Oběh účetních dokladů 1. Příkazy k úhradě 2. Bankovní výpisy 3. Objednávky 4. Faktury a) faktury vydané b) faktury přijaté c) faktury zálohové d) faktury penalizační e) dobropisy, refundace nákladů 5. Poukazy výdajové, převodní poukazy 6. Cestovní náhrady 7. Pokladní doklady 8. Pohyby majetku 9. Ceniny 10. Pokutové bloky 11. Platy 12. Inventarizační rozdíly 13. Související účetní práce VII. Kontrola účetních dokladů a operací VIII. Závěrečná ustanovení IX. Účinnost 2
I. Úvodní ustanovení Cílem této směrnice je vymezit a definovat pohyb účetních dokladů a dokladů jim naroveň postavených mezi zúčastněnými zaměstnanci a odbory Úřadu městské části (dále jen ÚMČ), stanovit termíny pro jejich předávání a tím naplnit povinnost účetní jednotky vést účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a dalšími předpisy s ním souvisejícími II. Definice základních pojmů Účetní období účetní období je shodné s kalendářním rokem Příkaz k úhradě pokyn pro peněžní ústav k provedení pohybu finančních prostředků Bankovní výpis doklad o pohybech a stavech finančních prostředků na účtech, vyhotovený peněžním ústavem Faktura doklad o nákupu a prodeji, který za předpokladu splnění předepsaných náležitostí plní funkci daňového dokladu - vydaná zakládá nárok na příjmy (výnosy) městské části Praha 3 (v případech, kdy městská část Praha 3 prodává zboží, či poskytuje placenou službu atd.) - přijatá je podkladem pro výdaj (náklad) městské části Praha 3 (v případech, kdy městská část Praha 3 zboží, službu atd. nakupuje) Převodní poukaz písemný pokyn na předepsaném formuláři k převodu prostředků mezi jednotlivými účty městské části Praha 3 Poukaz výdajový (poukaz) písemný pokyn na předepsaném formuláři k provedení úhrady cizím příjemcům v případě, kdy podkladem pro úhradu není faktura Předpis pohledávky proúčtování nároku na budoucí plnění zpravidla na základě smlouvy, rozhodnutí, či jiného zpoplatnitelného úkonu Cestovní náhrada náhrada výloh za pracovní cestu Pokladní doklad doklad o příjmu či výdaji hotovosti pokladnou: příjmový, výdajový Pohyby majetku veškeré nakládání s majetkem: zařazení, vyřazení, převod atd. Ceniny ceninami se pro účely této směrnice rozumí stravenky, kolky apod. Pokladní kniha dokument pro vedení evidence pokladních dokladů a pro zobrazení pohybu hotovosti v pokladně, uspořádaný tak, aby věrně zobrazoval uvedené skutečnosti Příkazce operace osoba oprávněná k nakládání s veřejnými prostředky 3
Veřejné prostředky veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící státu, územním samosprávným celkům, či jiným právnickým osobám zřízeným k plnění úkolů veřejné správy Správnost finanční a majetkové operace její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností Hospodárnost použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality Efektivnost použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvyššího možného rozsahu, kvality a přínosu ve srovnání s objemem vynaložených prostředků Účelnost použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů Kniha došlých faktur KDF, Kniha odeslaných faktur (KOF), Kniha poukazů (POU), Kniha převodních poukazů (PRE) moduly systému GINIS obsahující zápisy o uvedených dokladech ve stanoveném členění podle jejich charakteru a příslušnosti k jednotlivým útvarům (odborům) ÚMČ uspořádané tak, aby poskytovaly přehled o datu přijetí (vydání), splatnosti, oběhu a následném proplacení (přijetí) platby III. Návaznost na vnější předpisy, interní předpisy a ostatní dokumenty 1. Vnější předpisy a) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů b) Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů c) Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška), ve znění pozdějších předpisů d) České účetní standardy pro některé vybrané účetní jednotky e) Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů f) Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů g) Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů h) Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve znění pozdějších předpisů i) Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů j) Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů k) Zákon č. 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a některých dalších organizacích a orgánech ve znění pozdějších předpisů l) Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů 4
2. Interní předpisy a) Směrnice Rady městské části b) Nařízení tajemníka Úřadu městské části Praha 3 c) Pracovní řád Úřadu městské části Praha 3 d) Organizační řád Úřadu městské části Praha 3 e) Kontrolní řád pro provádění kontrolní činnosti v rámci působnosti Městské části Praha 3 3. Ostatní dokumenty a) Usnesení Rady městské části a Zastupitelstva městské části b) Účtový rozvrh c) Kolektivní smlouva d) Metodické pokyny Magistrátu hl. m. Prahy (dále jen MHMP) e) Popisy pracovních činností zaměstnanců ÚMČ f) Dohody o hmotné odpovědnosti g) Smlouvy a dohody uzavřené jménem městské části Praha 3 IV. Pravomoc a odpovědnost Odpovědnost za dodržování oběhu účetních dokladů a dokladů jim naroveň postavených mají všichni zaměstnanci ÚMČ, kteří s uvedenými písemnostmi pracují. Pravomoc příkazce operace je udělována prostřednictvím pověření k nakládání s veřejnými prostředky (viz Směrnice Rady městské části ke stanovení podpisových vzorů pro nakládání s veřejnými prostředky). Příkazce operace nese plnou odpovědnost za oprávněnost operace a za správnost průběhu skutečností, které ji zakládají. Tj. za přesnou identifikaci partnerské osoby dle IČ, DIČ, adresy sídla, názvu, čísla bankovního účtu, dále za správnost výše prostředků, k nimž se daná operace vztahuje, za jejich rozpočtové určení a určení čísla bankovního účtu městské části, z něhož budou prostředky proplaceny dle jejich charakteru (běžné výdaje, výdaje hospodářské činnosti, výdaje fondů apod.). Na odboru příkazce operace probíhá dvoustupňová kontrola skutečností zakládajících průběh operace a jejich správného uvedení na dokumentech provázejících operaci (průvodky faktur, poukazy výdajové, převodní poukazy a další). V prvním stupni provádí kontrolu osoba zpracovávající průvodku či poukaz (v případě faktur osoba uvedená jako Likvidátor v případě poukazů výdajových a převodních poukazů osoba uvedená jako Za správnost odpovídá ). Ve druhém stupni provádí kontrolu příkazce operace. V případě, že situace na odboru neumožňuje rozdělení pozic likvidátora a příkazce operace mezi dvě osoby (dovolená, nemoc, případně odbor nemá ekonoma), přebírá kontrolu ve druhém stupni oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ. Toto však neplatí v případě, kdy v rámci přikazujícího odboru existuje možnost zajištění kontroly vlastními silami. Oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ odpovídá za kontrolu úplnosti a oprávněnosti podpisů uvedených na průvodkách faktur, poukazech výdajových, převodních 5
poukazech, dále za kontrolu výběru kontace likvidací faktur, poukazů výdajových a převodních poukazů v návaznosti na výběr kontace rozpočtového krytí provedený příkazcem operace a je oprávněno upozornit příkazce operace na případnou nesprávnost či nejasnost ve výběru této kontace rozpočtového krytí. Kontrolu úplnosti a oprávněnosti podpisů uvedených na průvodkách faktur, poukazech výdajových a převodních poukazech provádí oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ jako kontrolu ve druhém stupni. V prvním stupni provádí kontrolu příkazce operace. Kontrolu správnosti výběru kontace rozpočtového krytí provádí správce rozpočtu, a to ve druhém stupni kontroly. V prvním stupni provádí kontrolu příkazce operace. Faktury, poukazy výdajové a převodní poukazy vztahující se k hospodářské činnosti nepodléhají ověření správcem rozpočtu, nejsou součástí rozpočtového hospodaření. Tato směrnice uděluje pravomoc odpovědným účetním zaměstnancům odmítnout realizovat finanční a účetní operace na základě účetních a jiných dokladů, u nichž shledají nedostatky proti ustanovením této směrnice či jiných závazných předpisů, nebo pokud jsou jim známy a nevysvětleny skutečnosti, které mohou zakládat nesprávnost operace. V. Účetní doklad Dle ustanovení 11, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví se účetním dokladem rozumí průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Uvedené skutečnosti prokazuje účetní jednotka účetním dokladem, účetní doklad je průkazný účetní záznam, který je nejdůležitějším (základním) prvkem průkaznosti účetnictví. Účetní doklad musí být vyhotoven tak, aby na jeho základě bylo možno jednoznačně identifikovat účetní případ, tj. skutečnost, která nastala. Náležitostmi účetních dokladů se rozumí i objednávky, smlouvy, výdejky, příjemky a další záznamy. 6
VI. Oběh účetních dokladů 1. Příkazy k úhradě Na základě vyjádření příkazců operace a po schválení hlavním účetním vypracovávají příkazy k úhradě odpovědní účetní zaměstnanci dle svých popisů pracovní činnosti. Příkazy k úhradě jsou předávány peněžním ústavům předem dohodnutým způsobem prostřednictvím systému GINIS 2. Bankovní výpisy Bankovní výpisy předávají oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ předem dohodnutým způsobem jednotlivé peněžní ústavy, u nichž má městská část Praha 3 vedeny účty. Bankovní výpisy jsou automaticky přenášeny do systému GINIS. Bankovní výpisy slouží jako podklad pro účetní operace o pohybech finančních prostředků na účtech a jsou ukládány v oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ v členění dle oblastí činností svěřených jednotlivým zaměstnancům v rámci jejich popisů pracovní činnosti. 3. Objednávky Všechny písemné objednávky jsou centrálně evidovány v IS. Podrobnosti dále upravuje Nařízení tajemníka ke způsobu vystavování, evidence a zveřejňování objednávek. Objednávky vystavují uvolnění členové Zastupitelstva městské části nebo příslušní příkazci operací (odbory ÚMČ), a to zpravidla písemně prostřednictvím IS. Objednávka je vystavována tak, aby z jejího obsahu bylo zřejmé, čeho se týká, tj. přesné určení osoby dodavatele i odběratele (odběratelem je městská část), uvedení údajů nutných pro správnou fakturaci (správný název městské části včetně adresy, IČ, DIČ), přesná identifikace předmětu objednávky, předpokládaná výše finančního plnění (včetně DPH či bez DPH) a další údaje požadované v rámci IS a určené dalšími interními předpisy. Objednávku podepisuje uvolněný člen Zastupitelstva městské části nebo příslušný příkazce operace (vedoucí odboru ÚMČ, event. jím pověřený zaměstnanec). Osoba, která podepisuje objednávku, je zároveň osobou přebírající budoucí plnění na základě této objednávky a odpovídá za správnost a úplnost budoucího plnění, což potvrzuje svým podpisem na průvodce faktury, případně poukazu výdajovém v kolonce Objednatel před provedením úhrady za plnění. Provede-li objednávku uvolněný člen Zastupitelstva městské části, zajistí, aby bezprostředně po odeslání objednávky dodavateli byla její kopie předána příkazci operace (vedoucímu odboru ÚMČ), z jemuž svěřených rozpočtových prostředků je předpokládána úhrada budoucího plnění. Objednávka musí být označena evidenčním číslem objednávky. Evidenční číslo objednávky je přidělováno centrálně IS a skládá se z následujících údajů - rok/pořadové číslo/organizační jednotka (formát yyyy/9999/zkratka_odbor_oddělení). 7
Objednávku je dále možno provést telefonicky či ústně, pouze však do výše plnění 10.000,- Kč (včetně DPH). Dále je možno odeslat objednávku prostřednictvím internetu. Objednávky provedené prostřednictvím internetu s finančním plněním nad 10.000,- Kč (včetně DPH) jsou rovněž evidovány v IS. 4. Faktury a) faktury vydané Městská část Praha 3 zpravidla prodává zboží, poskytuje služby atd. na základě písemně uzavíraných smluv. V případech, kdy odběratel požádá o vystavení faktury, nebo pokud je toto výslovně uvedeno ve smlouvě, či je-li vystavení faktury v dané věci zvykem, vystaví oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ za účelem zajištění příjmu nebo výnosu fakturu pro odběratele. V případě, kdy o vystavení faktury žádá odběratel, nebo je-li to v dané věci zvykem, vystaví oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ prostřednictvím systému GINIS fakturu na základě písemného požadavku vedoucího odboru, který je v dotčené věci příkazcem operace. Požadavek musí obsahovat náležitosti účetního dokladu dle 11, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, tj. přesnou identifikaci partnerské osoby (odběratele), tedy jeho přesný název, IČ, DIČ, sídlo, číslo bankovního účtu, dále přesné určení předmětu transakce, výši finančního plnění, datum zdanitelného plnění. V případě, kdy je vystavení faktury výslovně uvedeno ve smlouvě, předá osoba odpovědná dle Organizačního řádu, či dle Popisu pracovní činnosti jeden originál smlouvy do oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ za účelem umožnění vystavení faktury, a to neprodleně po podpisu uvedené smlouvy. Oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ vystavuje faktury do tří pracovních dnů po předání požadavku, nebo v termínech uváděných ve smlouvách. Faktury se vystavují za předpokladu naplnění ustanovení 11, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v provedení originál a tři kopie. Jedna kopie zůstává pro evidenci a identifikaci příjmu (výnosu) v oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ. Další kopii předá oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ žádajícímu odboru. Dotčený odbor event. oddělení ÚMČ uloží tuto kopii ve své evidenci. Oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ odešle originál a jednu kopii faktury na adresu odběratele. Vystavené faktury před jejich odesláním odběrateli a předáním na dotčený odbor event. oddělení ÚMČ podepisuje vedoucí Odboru ekonomického ÚMČ nebo jím pověřený zástupce. Vystavené faktury jsou v systému GINIS evidovány v modulu KOF (Kniha odeslaných faktur) a označeny nepřetržitou číselnou řadou s vyznačením účetního období. V případě, kdy nedojde k uhrazení faktury do doby její splatnosti, vystaví oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ upomínku v provedení originál a dvě kopie. Jednu kopii ponechá ve své evidenci jako přílohu původní faktury, další kopii předá dotčenému odboru 8
event. oddělení ÚMČ a originál odešle na adresu odběratele. Stejný postup probíhá u případné druhé upomínky. Při neuhrazení pohledávky ani na základě druhé upomínky, předá oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ písemnou informaci dotčenému odboru event. oddělení ÚMČ, dotčený odbor poté předá písemnou informaci včetně podkladů tajemníkovi ÚMČ za účelem stanovení dalšího postupu pro její vymáhání. b) faktury přijaté Veškeré faktury přijaté ÚMČ musí být opatřeny v první řadě identifikačním kódem podatelny ÚMČ. To znamená, že není povolen žádný jiný způsob přijetí faktury než prostřednictvím podatelny ÚMČ. Z podatelny ÚMČ odcházejí veškeré faktury do oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ, kde jsou zapsány do Knihy došlých faktur (KDF) systému GINIS. Knihy došlých faktur jsou v systému GINIS vedeny odděleně pro jednotlivé odbory a hlavní a vedlejší hospodářskou činnost v nepřetržitých číselných řadách s vyznačením účetního období. Oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ předá zapsané faktury jednotlivým příkazcům operací (odborům ÚMČ) k vyřízení, a to nejpozději následující pracovní den po jejich obdržení předem dohodnutým způsobem ve formě písemné, zároveň elektronicky prostřednictvím modulu KDF systému GINIS. Příkazce operace (obvykle prostřednictvím podřízených zaměstnanců) řádně vyplní v systému GINIS průvodku faktury, vytiskne a opatří podpisy odpovědných zaměstnanců ÚMČ dle požadavků uvedených na průvodce. Takto vzniklý účetní doklad doplní příkazce operace o objednávku, event. smlouvu, na jejímž základě operace probíhá a předá jej zpět do oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ k provedení úhrady. V případě, kdy byla operace zahájena na základě ústní či telefonické objednávky (pouze při plnění do 10.000,- Kč vč. DPH), bude toto uvedeno v kolonce Objednávka v průvodce faktury (záložka Rozšířený profil v KDF), a to včetně údaje o osobě, která objednávku provedla. Pokud byla vystavena písemná objednávka, bude v uvedené kolonce uvedeno její celé označení. V případě, že operace byla zahájena na základě celoroční objednávky, nebo dlouhodobé smlouvy, bude toto v kolonce Objednávka uvedeno, dále zde bude uvedeno celé označení smlouvy. V těchto případech bude celoroční objednávka, event. dlouhodobá smlouva přiložena ke každé faktuře, která je k ní vztažena, s výjimkou zálohových faktur vztahujících se k úhradě energií (elektřina, plyn, voda), kdy je smlouva přikládána až k zúčtovací faktuře, nikoli ke každé zálohové. Faktury, které nebudou opatřeny odpovídajícími podpisy, informacemi a dalšími dokumenty, nebo nebudou obsahovat předepsané náležitosti účetního dokladu, nebude oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ proplácet a bude je do dvou pracovních dnů od předání vracet 9
příkazcům operace, kteří jsou povinni doplnit doklady dle požadavků oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ. Bude-li účetní doklad splňovat obsahové požadavky, oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ provede úhradu faktury, a to nejpozději do tří pracovních dnů po přijetí od příkazce operace. V případě, kdy termín splatnosti faktury je stanoven v delším časovém období, předá příkazce operace oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ fakturu později, nejpozději však tři pracovní dny před termínem splatnosti. Příkazce operace je dále povinen sledovat datum splatnosti faktur a předkládat je do oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ v takovém termínu, aby oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ mohlo dodržet termín jejich splatnosti, tj. nejpozději tři pracovní dny před termínem splatnosti faktury. Rozhodne-li se příkazce operace vrátit fakturu zpět dodavateli, sdělí toto oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ a předem dohodnutým způsobem provede její storno. c) faktury zálohové Pro přijímání, předávání a zpracování zálohových faktur platí ustanovení uvedená v písm. b) faktury přijaté. Veškeré vyplacené zálohy sleduje příkazce operace ve své evidenci. Při přijetí zúčtovací (závěrečné ) faktury prověří správnost uváděných a skutečně vyplacených záloh a zpracuje fakturu v modulu KDF způsobem požadovaným systémem GINIS včetně navázání zálohových plateb před tím, než předá zúčtovací fakturu oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ k provedení úhrady. Zúčtovací fakturu je příkazce operace povinen zpracovat a předat oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ včetně všech výše popsaných náležitostí i v případě, kdy zbývající částka k úhradě je rovna nule, nebo z ní vyplývá přeplatek. V případě zálohových faktur vztahujících se k úhradě energií (elektřina, plyn, voda), je smlouva přikládána až k zúčtovací faktuře, nikoli ke každé zálohové. d) faktury penalizační Pro přijímání předávání a zpracování penalizačních faktur platí ustanovení uvedená v písm. b) faktury přijaté s tím, že k faktuře před její úhradou musí být připojeno zdůvodnění penále. Toto zdůvodnění vypracuje příkazce původní, penalizované operace. Zdůvodnění předloží příkazce operace i předsedovi Škodní komise ÚMČ k projednání. Škodní komise projedná případ, zjistí, zda nedošlo k porušení pracovních povinností a vypracuje návrh řešení ve věci stanovení odpovědnosti a event. náhrady škody. Návrh předá k dalšímu rozhodnutí tajemníkovi ÚMČ. 10
e) dobropisy, refundace nákladů Pro přijímání, předávání a zpracování dobropisů platí ustanovení uvedená v písm. b) faktury přijaté s tím, že zpracování dobropisu nepředpokládá úhradu, ale naopak příjem prostředků. Za sledování plnění plynoucích z dobropisů odpovídá příkazce operace. Žádosti o refundace nákladů vystavují příkazci operací. V případě, že refundace probíhá na jiném základě než vystavením faktury, informuje příkazce operace oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ o této skutečnosti a předá do oddělení účetnictví dokument, zakládající příjem prostředků (smlouva, dohoda, dopis apod.). V případě, nutnosti vystavení faktury ze strany městské části se další postup řídí ustanoveními uvedenými v písm. a) faktury vydané. 5. Poukazy výdajové, převodní poukazy Poukazy výdajové a převodní poukazy vyhotovuje příkazce operace v rámci svých kompetencí a platného pověření k nakládání s veřejnými prostředky v systému GINIS, modulu POU (poukazy) a PRE (převodní poukazy) Pokud nejsou odpovědnému útvaru (odboru) přidělena licenční práva k modulu POU nebo PRE, vyhotovuje poukazy výdajové a převodní poukazy oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ na základě požadavku příkazce operace. Náležitosti požadavku odpovídají náležitostem uvedeným pro vystavení faktury viz bod 4. Faktury, písm. a) faktury vydané. Knihy poukazů výdajových a převodních příkazů jsou v systému GINIS vedeny odděleně pro jednotlivé odbory a hlavní a vedlejší hospodářskou činnost v nepřetržitých číselných řadách s vyznačením účetního období. Po řádném vyhotovení poukazu výdajového či převodního poukazu vč. příslušných podpisů, předá příkazce operace poukaz oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ k provedení úhrady, a to předem dohodnutým způsobem ve formě písemné, zároveň elektronicky prostřednictvím modulu POU nebo PRE systému GINIS.. V případě, kdy podkladem pro provedení operace je jakýkoli dokument s výjimkou právních a dalších předpisů, musí být tento dokument k poukazu připojen (dohoda, smlouva, žádost, rozhodnutí a pod.). Bude-li předložený doklad splňovat předepsané požadavky, oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ zrealizuje jeho proplacení do tří pracovních dnů po obdržení. Poukazy výdajové a převodní poukazy, které nebudou opatřeny odpovídajícími podpisy, informacemi a příslušnými dokumenty, nebo nebudou obsahovat předepsané náležitosti účetního dokladu, nebude oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ proplácet a bude je do dvou pracovních dnů od předání vracet příkazcům operace, kteří jsou povinni doplnit doklady dle požadavků oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ. 11
6. Předpisy pohledávek smlouvy, rozhodnutí Evidenci pohledávek v oblasti hlavní činnosti vede oddělení poplatků Odboru ekonomického ÚMČ, evidenci pohledávek v oblasti účelových fondů vede oddělení rozpočtu Odboru ekonomického ÚMČ a evidenci pohledávek v oblasti vedlejší hospodářské činnosti vede oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ. Pohledávky jsou zpracovávány v systému Proxio- Agendio v návaznosti na systém GINIS. Další náležitosti ve věci předpisů pohledávek upravují další interní předpisy vydané za tímto účelem. 7. Cestovní náhrady Výplatu cestovních náhrad realizuje oddělení pokladen Odboru správy úřadu ÚMČ na základě řádně vyplněného Výkazu o pracovní cestě, schváleného tajemníkem ÚMČ a řádně vyplněného platebního poukazu podepsaného příkazcem operace. Příkazcem operace v oblasti cestovních náhrad je Oddělení personální práce a mezd ÚMČ. Další náležitosti ve věci cestovních náhrad a náležitostí pokladních dokladů upravují další interní předpisy vydané za tímto účelem. 8. Pokladní doklady Pokladní doklady jsou vedeny v systému GINIS. Postupy práce s pokladními doklady vč. jejich náležitostí upravuje další interní předpis vydaný za tímto účelem. 9. Pohyby majetku Majetek městské části je evidován v systému ENO. Nakládání s ním se řídí příslušnými zákony a interními předpisy vydanými za tímto účelem. 10. Ceniny Jako ceniny jsou vedeny např. stravenky, kolky apod. Ceniny nakupuje v rámci činností oddělení pokladen Odbor hospodářské správy ÚMČ na základě písemných žádostí jednotlivých odborů ÚMČ, které s ceninami následně pracují v rámci pracovních činností svěřených jim Organizačním řádem. Zaměstnanci ÚMČ, kteří jsou pověřeni hospodařením s ceninami, musí mít za tímto účelem uzavřenu dohodu o hmotné odpovědnosti. 12
Pověření zaměstnanci ÚMČ podávají písemnou zprávu o stavu a pohybu svěřených cenin oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ, a to vždy za každý kalendářní měsíc, nejpozději první pracovní den následující po jeho skončení (tzv. vyúčtování cenin). Vyúčtování musí být opatřeno podpisem pověřeného zaměstnance ÚMČ. Na základě těchto vyúčtování provedou odpovědní zaměstnanci oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ účetní záznamy vedoucí k zobrazení skutečného stavu cenin v účetnictví. 11. Pokutové bloky Evidenci pokutových bloků a Sešitů stvrzenek vede oddělení poplatků Odboru ekonomického ÚMČ. Pokutové bloky a Sešity stvrzenek jsou přechovávány v trezoru Odboru ekonomického ÚMČ. Pověřený zaměstnanec oddělení poplatků Odboru ekonomického ÚMČ vydává bloky pověřeným zaměstnancům ostatních odborů ÚMČ a vyčerpané bloky od nich přijímá zpět. Pověření zaměstnanci dotčených odborů ÚMČ provádějí na konci účetního období celkové vyúčtování pokutových bloků za účetní období. Ve vyúčtování musí být uveden počet převzatých bloků, počet bloků vyčerpaných, event. u nedočerpaných bloků počet vydaných stvrzenek a poslední číslo vydané stvrzenky, dále celková inkasovaná částka. Vyúčtování musí být opatřeno podpisem pověřeného zaměstnance ÚMČ. Na základě předaného vyúčtování provede oddělení poplatků Odboru ekonomického ÚMČ zásahy do evidence tak, aby bylo v účetní evidenci možno přesně vyjádřit skutečnou hodnotu uložených blokových pokut. Každý zaměstnanec ÚMČ, který je pověřen manipulací s pokutovými bloky, musí mít za tímto účelem uzavřenu dohodu o hmotné odpovědnosti. 12. Platy Záležitosti platů se řídí příslušnými zákony a interními předpisy vydanými za tímto účelem. 13. Inventarizační rozdíly Proúčtování zjištěných inventarizačních rozdílů a jejich následné vypořádání probíhá dle dalších souvisejících předpisů (směrnice Rady městské části, metodické pokyny MHMP ), vydaných za tímto účelem. 13
14. Související účetní práce Účtování (zápisy do účetní evidence) probíhají na základě pohybů stavu finančních prostředků na účtech městské části Praha 3 a dále na základě účetních dokladů. Účetní zápisy vyjadřují přesný průběh operací a jejich přesné časové určení a zobrazují se v předepsaných účetních knihách. Číselné řady účetních zápisů definují tzv. číselníky, zpracované v systému GINIS. Uvedené číselníky a postupy ukládání a archivace účetních dokladů a záznamů nejsou součástí této směrnice. Opravná účtování: Opravná účtování provádí oddělení účetnictví Odboru ekonomického ÚMČ na základě vlastních zjištění o chybách, nebo na základě písemných požadavků příkazců operací. Příkazci operací v tomto případě nesou odpovědnost za správnost požadovaných oprav. VII. Kontrola účetních dokladů a operací Účetní doklady a operace podléhají kontrole tak, jak je stanoveno Organizačním řádem, popisy pracovních činností zaměstnanců, kteří se na nich podílejí a touto směrnicí. Každý účetní doklad, na jehož základě dojde k výplatě finančních prostředků z účtů městské části Praha 3 (s výjimkou účtů, k nimž má oprávnění správcovská firma založená MČ Praha 3 či jiný v souladu se zákonem určený subjekt), musí být před proplacením v rozsahu odpovědností stanovených touto směrnicí zkontrolován zaměstnancem ÚMČ, pověřeným funkcí hlavního účetního a opatřen jeho podpisem, event. podpisem jeho písemně jmenovaného zástupce. Zjistí-li hlavní účetní nedostatky v předepsaných náležitostech, postupuje dle ustanovení čl. VI., oddíl 4., písm. b) této směrnice, tj. dotčený doklad vrátí příkazci operace k doplnění. Do doby odstranění nedostatků nebo jejich vysvětlení je další průběh operace pozastaven. VIII. Závěrečná ustanovení Konkrétní úkony a postupy jejich provádění vč. náležitostí, které nejsou v této směrnici přímo uvedeny, upravují další související dokumenty uvedené v čl. III. této směrnice nebo v jejím textu. 14
Ustanovení této směrnice se nevztahují na oběh účetních dokladů v rámci příspěvkových organizací zřízených městskou částí Praha 3. Dále se ustanovení této směrnice nevztahují na část realizace vedlejší hospodářské činnosti, kterou zajišťuje na základě Mandátní smlouvy správcovská firma založená městskou částí Praha 3, s výjimkou úkonů přímo touto směrnicí uložených. IX. Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem schválení. 15
Důvodová zpráva Ke zpracování nového znění Směrnice Rady městské části k oběhu účetních dokladů dochází z důvodu potřeby implementace nových nařízení a nových postupů ve věci zpracování a centrální evidence objednávek a smluv v rámci Úřadu městské části. Zároveň je nové znění doplněno o přesné určení odpovědností ve věci zpracování a oběhu účetních dokladů a jsou dopracovány detaily pohybu dokladů v informačním systému GINIS.