Organizační, procesní a ekonomický audit společnosti BYTES Tábor, s.r.o. Akční plán AP1 : Strategické záměry VIZE: sdílené a společné hodnoty společnosti Verze III Srpen 2008 Simona Žirovnická Jiří Bartáček Martin Jirovský Dana Daňková Dana Švecová
1. Úvodem Účel dokumentu Strategické záměry společnosti jsou klíčovými předpoklady pro její další směřování a rozvoj. Definice záměrů je natolik zásadní, že by se měla stát pevnou součástí stanov společnosti. Změny v těchto ukazatelích pak lze provádět pouze v menších korekcích a ve dlouhodobém procesu. Doba platnosti strategie Strategie by neměla být přehodnocována dříve jak po 5 letech od schválení. Výrazné odlišnosti vůči pojmenovaným strategickým záměrům je žádoucí přijmout až na základě důkladné analýzy a delší periodě, po kterou budou trvat níže definované. 2. Výchozí analýza 2.1 Analýza vnějšího prostředí Demografický vývoj Demografická situace v Táboře vykazuje dlouhodobý populační pokles. Odráží se tak celková bilance demografického trendu České republiky. Nelze tvrdit, že ve výhledovém období dojde k výrazné změně. Poptávka po bydlení je tedy zejména důsledkem bohatnuvších obyvatel a jejich zvyšujících se nároků, fragmentací rodin, než demografickými požadavky. Vývoj počtu obyvatel město Tábor: 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 36674 36647 36704 36820 36803 36656 36362 36147 35875 35807 35556 Zdroj: město Tábor Sociálně ekonomické prostředí Situace regionu je dlouhodobě stabilní a předvídatelná. Převažuje konzervativní přístup firem i domácností a turbulence v oblasti agregátní poptávky či naopak recesní mezery se zde nekonaly. Výrobní segmenty jsou zaměřeny na lehká odvětví, rychle se rozvíjí sektor služeb, plně rozvinuté je střední a nástavbové školství. Slabinou regionu je nedostatečná nabídka specializovaných příležitostí v manažerských pozicích, slabě je zastoupen terciární sektor v oblasti specializovaného vysokého školství, vědy a výzkumu. Tato situace je charakteristická pro celý Jihočeský region.
Charakteristika bydlení v Táboře Tábor vykazuje převahu bytového fondu, který je dlouhodobě udržitelný a atraktivní z hlediska bydlení. Za problematické lze stanovit některé bytové komplexy na Sídlišti Nad Lužnicí, kde velmi pravděpodobně dojde v následujících letech k poklesu poptávky po bydlení a to zejména ze strany bonitnější klientely. Segment nového rodinného bydlení, se s ohledem na vysoké investiční náklady do infrastruktury a malého zájmu veřejné správy tento segment podporovat, příliš nenavýšil a ani v současné době nelze zaznamenat výraznější rozmach. Takový stav je však možné označit za zdravý a pro město trvale udržitelný- v souladu se Zásadami v rozvojových obytných zónách. Do budoucna lze naopak předpokládat zvětšení poměru bytových domů na úkor domů rodinných. Obydlené byty úhrnem 13902 z toho ve vlastním domě 3257 podle v osobním vlastnictví 1125 právního důvodu nájemní 6310 užívání člena bytového družstva 2270 1 místnost 2073 z úhrnu podle 2 místnosti 4109 počtu 3 místnosti 5483 obytných místností 4 místnosti 1462 5+ místností 597 Zdroj: http://www.czso.cz/sldb/sldb2001.nsf/obce/552046?opendocument (stav k roku 2001) Subjekty působící v oblasti bydlení ve městě Tábor Město Tábor je prozatím největším vlastníkem bytového fondu v regionu. Vlastní a má ve správě prakticky 5000 bytových jednotek a tato situace se ve střednědobém měřítku změní. Více jak 3000 bytů bude privatizováno, cílem je však udržet správu nově vzniklých společenství vlastníků jednotek. Stavební bytové družstvo Tábor jako druhý největší subjekt má ve správě 3500 bytů, ve vlastnictví pak 60 procent z nich. Třetím hráčem na trhu je Bytové družstvo Tábor, které má ve správě 150 bytů a z toho 105 ve vlastnictví. V Táboře se rozvíjí 4 významné developerské projekty- Cihelna Čekanice s 800 bytovými jednotkami, Revitalizovaná kasárna s 500 bytovými jednotkami, Areál Náchod se 70 bytovými jednotkami a lokalita Maredův vrch se 150 bytovými jednotkami. Nabídka nového bydlení tedy dlouhodobě bude přesahovat poptávku a požadované kapacity vystačí s výhledem desítek let.
2.1 Analýza vnitřního prostředí Historický vývoj společnosti Bytes Společnost byla založena městem Tábor v roce jako dceřiná organizace městaprávnická organizace, se zřízenou dozorčí radou (dozorčí rada se odvolává vždy po 4 letech) a valnou hromadou (radou města). Stávající role společnosti Bytes Společnost BYTES byla založena za účelem a) zajištění odborné správy a provozu nízkoteplotní části systému centrálního zásobování teplem b) pro odbornou správu a údržbu nemovitostí v majetku města sloužících k nájemnímu bydlení a c) pro správu společenství vlastníků jednotek v návaznosti na prodej městských bytů do osobního vlastnictví. Z těchto tří základních činností vyplývají hlavní zákazníci společnosti. Hlavní vazba společnosti je na MěÚ Tábor. Tato vazba vyplývá z mandátní smlouvy s městem Tábor jakožto zřizovatelem společnosti a zahrnuje především koordinaci a kontrolu činnosti společnosti ze strany vedení města, odboru správy majetku a odboru financí. Kontrolou fungování společnosti se dále zabývá vnitřní audit MěÚ Tábor, Kontrolní výbor a dozorčí rada. Důležitou roli hraje také Komise pro pohledávky, která kompetenčně zasahuje do oblasti vymáhání pohledávek za dlužné nájemné a služby. Všechny tyto vazby na MěÚ Tábor na jednu stranu zajišťují plnění účelu zřízení společnosti a na druhou stranu do určité míry omezují její manévrovací prostor. Z dalších subjektů je nejvýznamnější vazba na Teplárnu Tábor v rámci tepelného hospodářství, určování cen a systému dodávek tepla. V oblasti vymáhání pohledávek spolupracuje BYTES s exekutorským úřadem, přičemž je zde zřejmé i zapojení soudu. Jednou z hlavních činností společnosti BYTES je správa společenství vlastníků jednotek. Při realizaci této činnosti je nutné brát v potaz možnou konkurenci, kterou je Stavební bytové družstvo Tábor. V souvislosti s deregulací nájemného a celkové spokojenosti nájemníků je důležitý vliv Sdružení nájemníků ČR. Charakteristika společnosti Bytes prostřednictvím základních ukazatelů Finanční analýza Veškeré sledované ukazatele rentability dosahují u společnosti BYTES mírně klesající trend ovlivnění poklesem hospodářského výsledku za účetní období (v kontextu s vyšším podílem na spolufinancování zvyšujících se nákladů na teplo pro nájemníky bytových jednotek a snaze o daňovou optimalizace firmy). Ukazatel krytí stálých aktiv se v roce 2007 přiblížil 100 %, což znamená, že stálá aktiva nejsou kryta cizími zdroji. Zřizovatel společnosti tak nemusí mít obavy, že by měli případní věřitelé při úhradě pohledávek přednost. Na druhou stranu může jít jev,
kdy nedochází k využití možnosti použít cizí zdroje pro další rozvoj společnosti (investiční činnost). V rámci řízení vlastních obchodních pohledávek a závazků je doba obratu závazků podobná době obratu pohledávek. To znamená, že BYTES nehradí své závazky výrazně dříve než jejich odběratelé a nedochází tak k potřebě využívání jiných zdrojů na tyto úhrady. Jednotlivé ukazatele likvidity vykazují v časové řadě příznivé hodnoty a ukazují výrazně vysokou schopnost pokrýt krátkodobé závazky z vlastních oběžných aktiv. Z jednotlivých ukazatelů aktivity nejvýrazněji vzrostl ukazatel doby obratu zásob, ale i po nárůstu je tento obrat velmi nízký a příznivý u společnosti tohoto typu, tzn. že v zásobách nejsou zbytečně alokovány finanční prostředky. Ostatní ukazatele aktivity byly také ovlivněny krátkodobým navýšením aktiv v roce 2006. Po očištění tohoto krátkodobého výkyvu vykazovaly ukazatele stabilní trend, popř. mírný pokles. Bonita společnosti Dosažené hodnoty za společnost BYTES za rok 2006 Ukazatel Stupnice hodnocení Skutečné rok 2006 1 velmi dobrý 2 dobrý 3 střední 4 špatný 5 alarmující hodnoty v % Výnosy / Náklady > 100% 100,3 Finanční majetek / Krátkodobý cizí kapitál > 60% 309,3 Výnosy / Kapitál > 200% 214,3 Přidaná hodnota / Osobní náklady > 120% 145,6 Celkový výsledek (1+3+2+3)/4 X 2,25 V roce 2006 ukazatel okamžité likvidity (Finanční majetek / Krátkodobý cizí kapitál) dosahoval více než 300% (v případě, že byl krátkodobý cizí kapitál očištěn od krátkodobé přijaté zálohy v roce 2006). Tento výsledek ukazuje, že ve finančním majetku je vázáno více prostředků, než by bylo potřeba na krytí krátkodobých závazků ABC analýza Nejvýznamnější nákladovou položkou je spotřeba tepla, která se v roce 2007 podílela na celkových nákladech cca 63 %. Při optimalizaci nákladů je vhodné se zaměřit nejen na spotřebu tepla, ale i další významné a ovlivnitelné nákladové položky, tj. mzdové náklady, prodaný materiál, spotřeba plynu a spotřeba materiálu. Nejvýznamnější výnosovou položkou jsou tržby za teplo a teplou užitkovou vodu, které se v roce 2007 podílely na celkových výnosech cca 86 %. Za účelem zvýšení tržeb společnosti je vhodné zaměřit se nejen na tržby za teplo a teplou a užitkovou vodu, ale i další výnosové položky, tj. tržby za služby, tržby z prodeje materiálu a tržby za pronájem.
Spotřeba tepla a tržby za teplo a teplou užitkovou vodu zaznamenaly v roce 2007 propad o 26,5 %, resp. 31,0 %. Tento pokles byl způsoben zejména pronájmem části tepelného hospodářství Teplárně Tábor. V letech 2005 2007 docházelo k postupnému řízenému snižování zisku. Důvodem byl především růst cen tepla, který společnost BYTES plně nepromítla do výše konečných cen odběratelů. U většiny významných nákladových položek nedošlo v roce 2007 k výraznému vychýlení oproti plánu. Výjimkou je spotřeba materiálu a prodaný materiál, jejichž skutečná suma byla o 20 % vyšší než plánovaná. K výrazným odchylkám oproti plánu nedošlo v roce 2007 ani na straně výnosů kromě tržeb z prodeje materiálu, které byly vyšší o 16 % oproti plánu Mzdová politika Po přepočtení hodnot na jednoho zaměstnance a jejich zanesení do časové osy (graf vlevo) se ukazuje, že přidaná hodnota na jednoho zaměstnance společnosti BYTES roste rychleji než mzdové náklady. Tento jev ukazuje rostoucí produktivitu práce zaměstnanců společnosti. Přidaná hodnota a mzdové náklady na 1 zaměstnance společnosti v tis. Kč 400 300 330,00 387,26 430,32 200 171,19 193,53 206,12 100 2005 2006 2007 Přidaná hodnota na zaměstnance (tis. Kč) Mzdové náklady na zaměstnance (tis. Kč)
3. Vize společnosti Způsob tvorby vize Sestavení vize společnosti znamená zároveň deklarací jejího poslání, na kterém by měla být celospolečenská shoda. Ke hledání vize poslouží dotazníkové akce, porady s vedoucími pracovníky a projektovým týmem. Závěrečná formulace bude zkonzultována v radě města a radou města schválena. Uvedení vize Říjen roku 2008 Zdůvodnění finálního znění vize Dosažení všeobecné shody zainteresovaných zúčastněných. 4. Strategické oblasti, cíle a aktivity 4.1 Strategická oblast bytového hospodářství Cíl 4. 1.1 Nová pravidla zásad prodeje bytů, Systém, podle kterého bude možné dlouhodobě provádět politiku prodeje bytových jednotek Definování termínu dosažení Konec roku 2008 Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Dana Švecová Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Návrh nových pravidel, konzultace v zastupitelstvu města, shcálení zastupitelstvem města. Cíl 4. 1.2 Jasně deklarovaná sdělitelnost pravidel prodeje bytů směrem k potenciálním kupcům Způsob jak co nejsrozumitelnější formou oslovit širokou platformu nájemníků, kteří by se mohli stát budoucími vlastníky bytových jednotek
Definování termínu dosažení Konec roku 2008 Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Martin Jirovský, Simona Žirovnická Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Využít široké možnosti oslovení Novin Táborské radnice, jednoduchými grafickými prostředky vyjádřit možnosti a mantinely prodeje bytových jednotek. Cíl 4. 1. 3 Jasné zakotvení objektů, které zůstanou v majetku města. Zodpovědně zakotvit princip dobré správy majetku města s cílem zachovat jej pro další generace. Definování termínu dosažení Konec roku 2008 Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Martin Jirovský, Simona Žirovnická Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Projednání návrhu na konzultacích zastupitelstva města, schválit rozhodnutím zastupitelstva města cílový stav bytového fondu. Cíl 4. 1. 4 Digitalizovaná pasportizace objektů bytového fondu (a z ní odvozené investiční záměry), ve správě a v majetku města Jasně sdělitelná forma pasportizace s přehledy stávajících a navrhovaných investic, řešena až do detailu bytové jednotky a postavená na stávající platformě elektronické správy. Konečný, dálkově přístupný internetový portál (internetová a extranetová síť) s možností tisků jednotlivých výstupů, obrazovou a tabulkovou dokumentací Definování termínu dosažení Konec roku 2008
Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Jednatel společnosti, Dana Švecová, Simona Žirovnická Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Projednání stávajících vstupů, doplnění požadovaných nových vstupů, elektronická forma musí být přístupná k dálkovému nahlížení, možnosti vzájemně provázaných vazeb dálkového vkládání dat na úrovni Správy majetku města Tábor- Bytes. 4.2 Strategická oblast tepelného hospodářství Cíl 4. 2. 1 Udržení/ odluka pozice tepelného hospodářství Nutné doplnit Definování termínu dosažení Nutné doplnit Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Jednatel společnosti, Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Nutné doplnit 4.3 Strategická oblast správy bytových jednotek Cíl 4. 3. 1 Správa bytových jednotek společenství vlastníků Na základě rozhodnutí prodeje bytových jednotek nájemníkům dojde k úpravě vztahu po linii uživatel bytu- Bytes. Firma Bytes se tak stane jednou z několika firem rozvíjejícího se trhu v oblasti správy nemovitostí (tento segment bude zajisté posilovat) a snahou je udržet významné postavení této organizace co do správy bytových jednotek tak, aby byly generovány přiměřený zisk a spokojenost klientů s jejich správcem. Firma musí být připravena na změnu své strategie komunikace se
zákazníky, musí disponovat jasnými mantinely rozhodování a musí být dostatečně pružná vůči podnětům svých zákazníků. Definování termínu dosažení Splnění závisí na realizaci akčních plánů, zejména pak AP2, AP4 Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Jednatel společnosti