SMS komunikátor Návod k použití
1 Úvod SMS komunikátor slouží ke komerčnímu odesílání jednotlivých i hromadných SMS přímo z informačního systému Helios Orange. Doručení těchto SMS je poté zpětně potvrzováno doručenkami do systému Helios Orange. SMS komunikátor se instaluje do systému Helios Orange jako plugin. 2 Po instalaci Prvním krokem k využívání SMS komunikátoru je jeho instalace. Po jejím úspěšném provedení najdete v seznamu modulů soudeček nazvaný SMS komunikátor, který pod sebou zahrnuje následující přehledy: o Přehled zpráv o Texty pro SMS o SMS dávky V přehledech: Organizace (č. 1), Kontaktní osoby (115), Kontakty (116), Zakázky (59), Vydané faktury (29) a Přijaté faktury (134) je přidána nová externí akce s názvem Odeslat SMS. Spuštění akce se provádí pomocí místní nabídky (pravé tlačítko myši), volbou * SMS komunikátor/odeslat SMS nebo pomocí klávesové zkratky, kterou je možno si nadefinovat. 3 Registrace pluginu Při prvním spuštění pluginu je nutno provést registraci, a to volbou Vytvoření nového registračního kódu na následujícím formuláři:
Po přečtení a souhlasu s licenčním ujednáním je třeba vyplnit registrační údaje (položky označené * jsou povinné), po vyplnění stiskněte tlačítko Provést registraci. V tomto okamžiku je na číslo mobilního telefonu pro registraci odeslána SMS zpráva obsahující ověřovací kód nutný pro registraci, který zapište k registračnímu klíči do patřičného pole. Dále je odeslán e-mail na zadanou adresu s podrobnými údaji o registraci. V tomto okamžiku je Váš účet přepnut do tzv. ověřovacího stavu, kdy můžete odesílat maximálně 5 SMS denně. Během následujících 3 pracovních dnů Vám bude odeslána v papírové podobě smlouva o poskytování služeb SMS komunikátor na adresu Vaší společnosti. Tuto smlouvu je nutné podepsat odpovědným pracovníkem a zaslat zpět na naši adresu. Poté bude Váš účet přepnut do plného provozu dle Vašich požadavků na limity zpráv, které jste zadali při registraci. 4 Editace kontaktů pro odesílání SMS Odeslání SMS zpráv vychází z již existujících záznamů v systému Helios Orange v seznamu kontaktů. Jejich navázání na ostatní přehledy je individuální dle
daných přehledů. Při tvorbě nového nebo editaci již existujícího není důležité nastavení druhu spojení. Kontakt je nutno vyplnit do pole Telefonní číslo (popř. jiné dle druhu spojení; plugin při odesílání kontroluje formát zadaného čísla) a především zatrhnout na záložce s názvem SMS komunikátor položku Posílat SMS Formát telefonního čísla Plugin při odesílání kontroluje formát zadaného čísla. Číslo může být zadáno v mezinárodním formátu (+420777000001, 00420777000001), v tuzemském formátu (777000001), popřípadě s mezerami, lomítkem atd. (777 000001, 777 000 001, 777/000001). 5 Texty pro SMS V soudečku SMS komunikátor / Texty pro SMS je možno vytvořit texty pro SMS, které se stále opakují, aby je uživatelé nemuseli stále přepisovat. Při editaci SMS je potom možno předdefinovaný text vybrat. Editor textů pro SMS vypadá následovně:
6 Odesílání SMS Odesílání SMS zpráv je možné z několika modulů: Organizace (č. 1), Kontaktní osoby (115), Kontakty (116), Zakázky (59), Vydané faktury (29) a Přijaté faktury (134). 6.1 Organizace Odesílání z číselníků organizací si popíšeme nejpodrobněji, z ostatních sekcí informačního systému Helios Orange je tento postup obdobný. Odesílání SMS lze provádět jednotlivě i hromadně, kdy označování záznamů probíhá stejným způsobem jako při běžné práci v Helios Orange. Prvním krokem je mít zadaná telefonní čísla u organizací, dle postupu popsaném v bodě 4. Dále označím organizaci(e) a spustím plugin SMS komunikátor Pravé tlačítko myši nad vybranými organizacemi * SMS komunikátor Odeslat SMS Plugin vybere všechna čísla, která jsou uvedena v kontaktech organizace, vztahu organizace a kontaktní osoby.
SMS komunikátor při spuštění kontroluje formát zadaných čísel, pokud vyhodnotí číslo jako nesprávné, zařadí ho mezi nesprávně zadané kontakty, kde jej uživatel může zeditovat (stejně jako ostatní kontakty) a stiskem tlačítka Upravit kontakty tyto záznamy upravit, popř. opravit. Záznamy jsou zapsány do databáze a změní se i v příslušných číselnících. Samotná editace a odesílání SMS zpráv je intuitivní, kdy uživatel může vybrat již nadefinovaný text SMS z číselníku Textů pro SMS nebo si napsat nový.
Během psaní jsou počítány znaky ve zprávě, díky čemuž uživatel má přesný přehled o délce SMS a tedy o počtu připravených SMS zpráv k odeslání. Odeslání se provádí stiskem tlačítka Odeslat SMS. Průběh odesílání je uživateli zobrazen. 6.2 Kontaktní osoby Způsob odesílání je shodný s odesíláním SMS z přehledu organizací. 6.3 Kontakty Způsob odesílání je shodný s odesíláním SMS z přehledu organizací. 6.4 Zakázky Pro odesílání SMS jsou vybrány všechny čísla, která jsou navázána na organizaci, která je uvedena jako příjemce zakázky. Další způsob odesílání je shodný s odesíláním SMS z přehledu organizací. 6.5 Vydané faktury Pro odesílání SMS jsou vybrány všechna čísla, která jsou navázána na organizaci, která je uvedena jako odběratel, místo určení, popř. příjemce. Pokud se jedná vždy o stejnou organizaci, kontakty nejsou zdvojovány, ale každý kontakt je uveden pouze jedenkrát. Další způsob odesílání je shodný s odesíláním SMS z přehledu organizací. 6.6 Přijaté faktury Pro odesílání SMS jsou vybrány všechna čísla, která jsou navázána na organizaci, která je uvedena jako dodavatel. Další způsob odesílání je shodný s odesíláním SMS z přehledu organizací. 7 Přehled zpráv Všechny odeslané SMS zprávy jsou zobrazovány do přehledu Přehled zpráv. Jelikož se jedná o standardní přehled, může uživatel vyhledávat, filtrovat,
vytvářet si vlastní sestavy atd. stejně jako v ostatních přehledech informačního systému Helios Orange. V tomto přehledu jsou zobrazovány také informace o doručení zprávy (zda byla doručena a kdy byla doručena). Stahování doručenek se spouští ručně, stiskem pravého tlačítka myši kdekoliv v přehledu a volbou * SMS komunikátor - Stáhnout doručenky 8 Dávky SMS V tomto přehledu je zobrazován přehled odeslaných SMS dávkovým způsobem, tedy pokud byla odeslána hromadná zpráva, je v tomto přehledu pouze jeden záznam. Objednávky, informace a technická podpora CATHEDRAL Software, s.r.o. Hlaváčkovo nám. 1 796 01 Prostějov Tel.: +420 582 336 936 http://www.cathedral.cz