SMS Servis. 1. Spuštění programu. 2. Obecné. Softapp s.r.o. SMS servis

Transkript

1 SMS Servis 1. Spuštění programu SMS aplikace se spouští z C:\klient\SMS\smsservis.exe, kde je nutné se přihlásit k databázi. 2. Obecné Program jsou zde umístěna tlačítka, která jsou vidět i jako tlačítka pod základní nabídkou. Odeslat odeslání SMS (SMS se odešle až po spuštění aplikace sms.exe) Nová vytvoření nové SMS Zrušit zrušení SMS lze buďto jednotlivě nebo hromadně podle data pořízení SMS Fronta seznam SMS určené k odeslání Historie seznam odeslaných SMS Chyby neodeslané SMS Konec uzavření aplikace Nastavení nastavení programu SMS brána nastavení brány (vis výše) [1]

2 Spuštění služby nepoužívá se Zastavení služby nepoužívá se Log soubor Nápověda zobrazení nápovědy Témata nápovědy F1 nepoužívá se Zobrazení v liště znázorňuje aktuální okno, ve kterém se nacházíme. 3. Nová SMS Je možné napsat SMS dvěma způsoby. Buďto přes Program Nová zpráva nebo přes tlačítko Nová Nová zpráva Zpráva se po informační zprávě Zprávy byly odeslány zobrazí ve frontě. - telefonní číslo - text zprávy (více než 2000 znaků) - doručenka ( ) funguje jen přes některé brány Dvojklikem lze zobrazit celý text zprávy, ale nejde opravovat. Zpráva se musí zrušit a napsat znovu korektně. Po spuštění naplánované úlohy, který spouští aplikaci sms.exe se fronta odešle a odeslané SMS se zobrazí v oddíle Historie nebo v oddíle Chyby. V těchto oddílech jdou zrušit SMS-ky nebo napsat nové. Nelze však přeposlat již odeslaná SMS. [2]

3 4. Zrušení SMS Zrušit SMS lze buďto jednotlivě přes Vybraný záznam nebo Hromadně a to přes tlačítko Zrušit nebo přes cestu Program Zrušit. Jednotlivé smazání SMS Označíme vybranou SMS a například přes tlačítko Zrušit vybereme Vybraný záznam. Po potvrzení hlášky Opravdu zrušit vybraný záznam??? je označená SMS vymazána. Hromadné smazání SMS Přes tlačítko Zrušit vybereme Hromadné rušení záznamů. Rušit záznamy hromadně lze jen podle data vytvoření. Po zadání data vytvoření SMS zpráv dáme OK a veškeré SMS-ky vytvořené do tohoto data jsou vymazány bez zobrazení hlášky. Vymaže se tedy celá historie do zvoleného dne. 5. Minimalizace a uzavření aplikace Minimalizovat okno nelze, ale lze jej překrýt jiným oknem. Uzavřít lze jen přes Program Konec. Křížek vpravo nahože nefunguje. [3]

4 6. Práce v jednotlivých modulech modul Servis PGCS V jednotlivých modulech je volba SMS, kde je možnost zapsat ručně zprávu a odeslat. V modulu Servis PGCS můžete odeslat SMS zákazníkovi přímo při sepisování objednávky. Tlačítko SMS se nachází vedle kódu obchodního partnera na formuláři Objednávka viz screen níže. SMS lze odeslat přes tlačítko Nová zpráva. Telefonní číslo se načítá od obchodního partnera, je-li v kartě obchodního partnera uvedeno. Samotný text je možné vepsat do části Zpráva. V případě, že si přejete nadefinovat zprávu pomocí šablon, může uživatel zvolit po kliku na ikonu Nová zpráva další tlačítko Šablony. V SMS Šablony nejprve uživatel zvolí tlačítko Nová šablona a poté uvede do pole Popisy šablony svůj název šablony. V dalším kroku se nadefinuje text šablony s možností vložení nadefinovaných polí, jako je SPZ, Model, Cena, Zakázka a Koncese. Nadefinovanou šablonu je pak možné vložit do nové zprávy přes tlačítko složky s šipkou - viz screen níže: [4]

5 Další možné odesílání SMS v Servisu PGCS je při sestavení zakázky. I zde se nachází tlačítko SMS. 7. Práce v modulu Salon V modulu Salon lze nalézt ikonku telefonu k odesílání SMS ve volbě Doplňující informace k objednávce Na tuto volbu se uživatel dostane pravým klikem myši na objednávce v části Objednávky zákazníků a v části Objednávky vyřízené. [5]

6 8. Práce v modulu Marketing V modulu Marketing lze odesílat SMS opět přes ikonku mobilního telefonu. V aplikaci Zákazníci lze u každého zákazníka v pravé části Kontaktní údaje najít tel. číslo na Mobil, bylo-li u zákazníka uvedeno. Pak se klikem na ikonku telefonu zobrazí formulář SMS a v něm lze nadefinovat zprávu, která bude odeslána na tel. číslo vyplněné u zákazníka (číslo se zobrazuje také v pravém horním rohu). Ikonku telefonu k odeslání SMS naleznete také na kartě zákazníka při zadávání nového zákazníka nebo editaci již existujícího zákazníka v databázi. Nachází se u pole SMS. Modul Marketing navíc umožňuje také hromadné odesílání SMS na vybrané zákazníky pomocí filtru. Nejprve uživatel vyfiltruje zákazníky, které chce hromadně obeslat, pomocí filtru. Poté zvolí ikonku viz screen níže - obálka ve schránce , hromadná korespondence, štítky. Vyfiltrované zákazníky pak může ještě ze seznamu vybírat pomocí tlač. Vybrat. Těmto zákazníkům pak může být společně odeslána SMS v jednom kroku přes tlačítko Hromadná SMS viz screen dále. [6]

7 [7]

8 9. Práce v modulu ASA Od nové verze ASA je možné zasílat zákazníkovi SMS o potvrzení objednání na servis a připomenutí objednání na servis. Texty pro oba typy SMS jsou centrálně definované. Do SMS zprávy se automaticky generují informace: - datum a čas objednání, - firma (pobočka dealerství), - telefonní kontakt na přijímacího technika. Příklad textů Pozn. Tučně vyznačené části se mění vždy dle aktuálního záznamu v příjmu 1) SMS s potvrzením objednání na servis Dobry den, potvrzujeme Vam objednani na servis dne , 14:00. Dekujeme a tesime se na videnou, Softapp s.r.o., ) SMS s připomenutím objednání na servis Dobry den, dne , 10:30 u nas mate rezervovanou schuzku na servis vozidla. Tesime se na videnou, Softapp s.r.o., Generovaná pole Datum a čas objednání přejímá se z uloženého záznamu na plánovanou návštěvu ve formátu dd.mm.yyyy, hh:mm Firma Primárně se údaj načítá z pole Popis v číselníku provozoven v programu KLIENT. Pokud dealer provozovnu nemá, údaj se generuje z Licenčních údajů v programu KLIENT. Údaje se automaticky upraví na text bez diakritiky. Obr.: pole Popis Obr.: pole Licence pro: [8]

9 Telefon vygeneruje mobilní číslo uvedeného přijímací technika ze seznamu uživatelů z modulu Klient. Ve volbě Uživatelé v modulu ASA, můžeme zjistit, který technik je zde, s kterým uživatelem v modulu Klient, propojen. V případě, že máte v nastavení programu (ASA- Nastavení Všeobecné) zaškrtnutou volbu Načítat zaměstnance z DMS, v číselníku zaměstnanců se zobrazí celkový seznam uživatelů založený v modulu ASA i v modulu Klient. V prvním sloupci je číslo uživatele v modulu Klient. V textovém poli s názvem Mobil, musí být vyplněné telefonní číslo uživatele. Jedná se o číslo, které je zobrazováno v sms zprávě. Číslo 777 znamená, že neexistuje vazba na číselník uživatele v modulu Klient. Takto jsou do seznamu zaměstnanců založení mechanici. V případě, že máte založeného technika tímto způsobem, nebude se dotahovat číslo mobilu a to z důvodu, že není propojen s uživatelem v modulu Klient (pokud byste měli takový případ, prosím, kontaktuje Softapp pro návrh řešení). V druhém sloupci je uvedené číslo zaměstnance v modulu ASA. Pozitivní číslo uživatele znamená, že zaměstnanec je v modulu ASA založen (příklad uživatel Technik č.1 a Technika č.2). Negativní číslo zaměstnance znamená, že není založen zaměstnanec v modulu ASA (příklad Tereza, test). Princip odesílání SMS zpráv 1) SMS s potvrzením objednání na servis Při založení nového záznamu na příjem je defaultně zatržen parametr Odeslat SMS, viz obrázek níže. V případě, že parametr zůstane zatržen, vygeneruje se automaticky (po uložení záznamu stisknutím tlačítka OK) SMS zpráva s předdefinovaným textem. Ta se zařadí do fronty k odeslání. [9]

10 K odeslání SMS zpráv ve frontě dochází v pravidelných intervalech dle nastavení SMS modulu (obvykle každých 5 minut). Po odeslání zprávy (v SMS modulu se zpráva zobrazí v záložce odeslané s výsledkem OK) se v okně Editace záznamu objeví zelená fajfka u políčka Odeslat SMS. Program odesílá SMS na telefonní číslo uvedené v poli Mobil. Při generaci SMS kontroluje telefonní číslo (musí začínat na 6 či 7) a délku počtu charakteru (musí obsahovat 9 znaků). V případě, že formát není v pořádku, objeví se upozornění: Pokud je pole Mobil prázdné, program SMS se nevygeneruje a zobrazí se upozornění: [10]

11 2) SMS s připomenutím objednání na servis Na serveru dealera se založí job na připomenutí návštěvy. Job jednou denně (obvykle v 9:00) vygeneruje na všechny záznamy následujícího dne v Plánovači příjmu SMS zprávy. Podmínkou vygenerování je, že při pořízení příjmu v ASA bylo zaškrtnuto tlačítko Odeslat SMS. V případě, že checkbox Odeslat SMS nebyl zaškrtnut, neodešle se ani SMS s potvrzením objednání, ani SMS s připomínkou. Vygenerované SMS zprávy lze najít v SMS modulu: podle statusu buď ve frontě k odeslání, nebo mezi odeslanými (popř. mezi chybami). Připomínací SMS se odesílají každý den, včetně víkendů. Tedy např. zákazník objednaný na pondělí, obdrží SMS zprávu s připomenutím v neděli v 9 h. Jedná se o zcela automatický proces. V případě, že se zákazník objedná na servis na druhý den, přijde mu potvrzovací SMS, ale NEPŘIJDE mu připomínací SMS, protože v tomto případě je zbytečná. 10. Práce v modulu CRM V modulu CRM je možné zaslat sms v rámci kampaně. Tlačítkem Vybrat SMS se označí v seznamu u každého zákazníka Použít sms, kde je uvedené číslo mobilu. Poté si zvolíme tlačítko Odeslat SMS. Program se ještě před samotným uskutečněním akce zeptá, zda opravdu chceme odeslat sms zprávu. [11]

12 Na další obrazovce máme možnost zadat text pro sms zprávu. Přes tlačítko Texty zpráv je možné načíst zadané texty z číselníku textu (který najdeme i v modulu Klient a to přes volbu na hlavním panelu programu v horní liště - Soubory - Texty). V tabulce je dále zobrazena ukázka, jak je možné do textu natáhnout tagy (SPZ a VIN), které se budu měnit podle konkrétního zákazníka. O ukončení akce program informujte hláškou. Seznam zákazníků, kteří byli v rámci dané kampaně oslovení přes SMS, můžeme zobrazit u zpracované kampaně zatrhnutím volby SMS ve sloupečku Oslovení. [12]

13 [13]