PŘEDMĚT: PEK TÉMA: TVORBA OBCHODNÍHO DOPISU 3.část (opakování ke státní zkoušce) Zpracováno: prezentace powerpoint Ing. Hana Augustinová 2012
OKRAJE Na nepředtištěných listech formátu A4 je levý i pravý okraj stejně široký, zpravidla 25 mm Na dopisních papírech s předtištěnými odvolacími údaji je vzdálenost předtisku od levého okraje papíru 20 mm. Při úpravě se sloupcovými odvolacími údaji umístěnými nalevo od adresního pole a při úpravě s řádkovými odvolacími údaji text adresy i dopisu začíná na stejné svislici jako předtisk. Pravý okraj je rovněž široký 20 mm. Při úpravě se sloupcovými odvolacími údaji umístěnými napravo od adresního pole se text píše od stejné svislice jako adresa. Pravý okraj je široký 25 mm
Pravý okraj se píše nezarovnaně nebo se automaticky zarovnává do bloku Do výrazů, jež nemají být od sebe odděleny při automatickém lámání řádků, se vkládají pevné mezery (pomocí kláves Ctrl + Shift + mezerník).
ZVÝRAZŇOVÁNÍ TEXTU umístěním na samostatný řádek změnou řezu písma (tučný tisk, kurzíva) podtržením změnou velikosti písma změnou druhu písma psaním velkými písmeny vložením do uvozovek proložením
Různé způsoby zvýraznění je možno kombinovat. V obchodním dopise by neměly být více než dva druhy zvýraznění Členící znaménka připojená před/za zvýrazněný text se do zvýraznění zahrnují
POZDRAV Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku se odděluje meziodstavcovou mezerou 12 b., příp. jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí.
PODPIS Při použití blokové úpravy (odstavce začínají od levé svislice) se podpis umísťuje obvykle od levé svislice. Můžeme jej umístit také na střed pravé poloviny stránky. Jestliže se nové odstavce odrážejí, umísťuje se podpis zpravidla na střed pravé poloviny dopisního papíru. Mezi textem a podpisem je meziodstavcová mezera minimálně 36 b. Použijeme-li razítko, je třeba mezeru přiměřeně zvětšit. Pod podpis odpovědného pracovníka píšeme jeho titul, nezkrácené jméno a příjmení. Vždy se uvádí nejprve jméno a poté příjmení. Nepoužívá se žádné zvýraznění (např. tučné nebo proložené písmo). Do dalšího řádku uvádíme funkci. Při umístění podpisu vlevo se funkce píše od levé svislice. Při umístění v pravé části se pod jméno vycentruje.
Pod prostorem pro vlastnoruční podpisy odpovědných pracovníků se vypisuje jejich titul, jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě). Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Jestliže je na písemnosti více podpisů, umísťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka napíše strojem nebo se vytiskne s poznámkou v. r. Mezi příjmením a zkratkou v. r. se nedělá žádné interpunkční znaménko.
PŘÍLOHY Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice. Pod posledním řádkem textu se vynechává meziodstavcová mezera (24-48 b.) Posledním řádkem textu se rozumí vždy podpis - přílohy uvádíme až pod podpisem.
Přílohy se mohou: uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu) a lze je zvýraznit vyjmenovat (při malém počtu) a každou přílohu zvýraznit, vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem Přílohy není žádné členící (interpunkční) znaménko Pokud se přílohy zvýrazňují, pak stejným způsobem jako "věc"
NĚKOLIKASTRÁNKOVÉ DOPISY Při psaní delšího dopisu - vždy pamatovat, aby na zakončení zbylo dost místa (aby vlastnoruční podpis nebyl překryt razítkem, aby se vešly přílohy a rozdělovník). Stránka nesmí končit nadpisem - a odstavec před ním vložíme konec stránky (Vložit - Konec - Konec stránky nebo Ctrl + Enter). Začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň dvě řádky. Pokud se na stránku vejde pouze jeden řádek nového odstavce opět před něj vložíme konec stránky. Na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě pozdravu. Řešíme vložením konce stránky před poslední odstavec.
Podpis nikdy nesmí být na stránce bez části textu (doporučení - alespoň jeden odstavec - pozdrav nestačí a jeden řádek textu navíc je málo) Číslovat začínáme většinou až od stránky druhé Číslování může být nahoře nebo dole, uprostřed nebo u okraje
Jak nastavíme číslování stránek: klikneme na příkaz Vložit - Čísla stránek. V okně Čísla stránek nastavíme umístění (přednastaveno je zápatí, u obchodních dopisů zachováme). nastavíme zarovnání - u obchodních dopisů obvykle zarovnáváme čísla stránek na střed. Chybou není ani zarovnání vlevo nebo vpravo. Pokud nechceme číslovat i první stránku, zrušíme zaškrtnutí v okénku Zobrazit číslo na první stránce.
Pokračovací stránky delších dopisů mohou mít v záhlaví předtištěný název odesílající instituce. Pod ním se pak obvykle uvádí spisová značka. Může zde být uvedeno i číslo stránky ve formátu Str.2/2 nebo 2/3... V tomto případě se již stránky v zápatí nečíslují. Příklad: RENO, s. r. o. 158/12-Tkb Str. 2/7
Zdroj: ČSN 01 6910 Úprava písemností upravovaných textovými editory