Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR Přehled Země: Česká republika Odvětví: Velkoobchod Profil zákazníka Makro Cash & Carry ČR bylo založeno jako dceřiná společnost firmy SHV Makro - jedné z největších obchodních skupin na světě. V České republice patří do sítě Makro Cash & Carry ČR jedenáct velkoobchodních center. Český Web implementoval ve společnosti Makro Cash & Carry ČR řešení založené na technologiích Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Microsoft SQL Server 2000. Podařilo se jí tak vyřešit problematiku přenosu dokumentů a souborů mezi 15 pobočkami. Zároveň došlo ke zjednodušení správy, odstranění problémů s dostupností aktuálních verzí a byla zvýšena úroveň zabezpečení pro práci se soubory. Výchozí stav: Makro Cash & Carry ČR bylo založeno jako dceřiná společnost firmy SHV Makro - jedné z největších obchodních skupin na světě. SHV Makro působí ve dvaadvaceti zemích čtyř kontinentů a provozuje celkem 200 velkoobchodních samoobslužných center. K 1. lednu 1998 převzala veškeré velkoobchodní aktivity společnosti SHV Makro v Evropě firma METRO AG, jejíž portfolio zahrnuje kromě velkoobchodů dalších dvanáct obchodních linií. V České republice patří do sítě Makro Cash & Carry ČR jedenáct velkoobchodních center. Z ČR se v rámci informačních technologií spravují také centra na Slovensku. Společnost Makro Cash & Carry využívala k práci s dokumenty sdílený adresář, vytvořený a udržovaný centrálně, který obsahoval veškeré sdílené dokumenty s nastavením různých přístupových oprávnění. Vzhledem k velkému množství uživatelů - 1500 - byly nevýhody tohoto systému následující: obrovská vytíženost pásma pomalá odezva na dotaz ze strany konkrétního uživatele neefektivní správa autorizačních oprávnění k jednotlivým souborům extrémní zatížení souborového serveru problémy se správou verzí jednotlivých souborů
Profil partnera: Český Web, a.s., je předním dodavatelem softwarových řešení a služeb. Hlavní oblastí činnosti je vývoj a implementace vlastních softwarových aplikací i produktů třetích stran. Řešení pokrývají různé oblasti aktivit, které lze dohromady označit pojmem e-business: portály a intranety, content management systémy, dms, e-commerce a další oblasti. Kontakty: Makro Cash & Carry ČR, s.r.o. Jeremiášova 7/1249 Praha 13 Tel.: +420 251 111 111-3 E-mail: info@makro.cz http://www.makro.cz Český Web, a.s. Počernická 96/272 Praha 10 Tel.: +420 267 021 226 E-mail: info@ceskyweb.com http://www.ceskyweb.com Cíl řešení Cíle nového řešení byly následující: znatelné zkrácení průměrné doby přístupu jednotlivých uživatelů v rámci sítě WAN společnosti ke sdíleným dokumentům při zachování pravidel pro přenos a distribuci firemních dokumentů přehledná správa autorizace k jednotlivým zdrojům aktuálnost a verzování dat možnost výběru otevření dokumentu pouze ke čtení nebo pro zápis záruka konzistence a bezpečné sdílení uživatelsky příjemné pracovní prostředí vybudování platformy pro další rozvoj vnitropodnikového intranetového portálu Řešení Architektura řešení Na základě výsledků analýzy byla zvolena následující architektura řešení: Základní technologie Celý projekt je postaven na základě technologií společnosti Microsoft na platformě Microsoft.NET. Pro autorizaci uživatelů využívá Active Directory, hlavními základními kameny jsou Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (SPS) a Microsoft SQL Server 2000. Vzhledem ke specifikům projektu jsou důsledně využívány standardní technologie HTML, ASP.NET, a dále programové moduly Microsoft Internet Information Serveru. Tím je definována i možnost využití webového/intranetového rozhraní. Přesný design tohoto rozhraní závisí na konfiguraci klientských stanic. Řízení využití přenosového pásma - SPS Cache Server Všichni uživatelé přistupují pouze k webovému rozhraní centrálního serveru v Praze. Při požadavku na otevření dokumentu v portálovém DMS je jejich požadavek transparentně přesměrován na SPS Cache-Server. Cache Server je aplikační nadstavba SPS pro optimální využití přenosového pásma. V případě existence příslušné aktuální lokální kopie zajistí předání dat v rámci LAN pobočky, v dalších případech zprostředkuje předání aktuálních dat z centrálního serveru a současně uloží lokální kopii pro další případné použití. Ve spolupráci s centrálním SharePoint Portal Serverem zajišťuje SPS Cache Server kontrolu verzí příslušných dokumentů a synchronizaci stavových informací tak, aby požadavek na konzistentnost dat byl úspěšně splněn.
Obr. 1: Komunikace mezi HeadOffice a Pobočkou SPS Cache Server představuje aplikaci vytvořenou společností Český Web, a.s. pro optimalizaci přenosu mezi vzdálenými pobočkami. Jeho funkcionalita spočívá v ukládání dokumentů v úložišti na pobočce. Znamená to, že pokud další uživatel z pobočky přistupuje k tomu samému nezměněnému dokumentu, tak ho otevírá lokálně. Možnosti konfigurace a administrace Portál - centrální server Na centrální server je instalován Microsoft SharePoint Portal Server 2003, který obsahuje vlastní administrační rozhraní, pomocí něhož jsou spravována např. uživatelská práva, knihovna dokumentů a ostatní funkcionality portálového řešení. Data jsou ukládána do Microsoft SQL Serveru 2000, který také obsahuje rozhraní pro správu, zálohování a případně i ladění výkonu. Na centrálním serveru je instalován tzv. filtr do Microsoft Internet Information Serveru, který provádí vyhodnocení provozu na portálu a vlastní přesměrování na cache servery. Konfigurace tohoto filtru se provádí pomocí textového konfiguračního souboru. Zde se definují tzv. podsítě jednotlivých poboček, IP adresy příslušných cache serverů, interní seznamy uživatelů a další parametry systému.
Společnost Makro v prvních fázích rozvíjí své portálové řešení postupnou migrací dokumentů ze svých souborových složek. V rámci migrace dochází ke konsolidaci dat a opatření metadatovými položkami. Na portálu dále vznikají nové oblasti pro sdílený obsah, zejména v části human resources. V současnosti také dochází k dalšímu rozvoji směrem postupné integrace datových zdrojů z jiných systémů a vytváření různých aplikačních nástaveb. Obr. 2: Ukázka vnitrofiremního portálu Cache server na pobočkách V rámci jednotlivých poboček je na tzv. cache servery instalován SW modul běžící v kontextu Microsoft Information Serveru řešící vlastní problematiku správy lokálních kopií dokumentů. Migrace dat Struktura jednotlivých knihoven dokumentů v této fázi projektu odpovídá původní struktuře sdílených adresářů. Případné změny struktury a názvosloví nebyly předmětem projektu. Objem dat pro úvodní migraci do prostředí projektu překročil velikost 10 GB a předpokládá se jeho výrazný nárůst.
Více informací ČESKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/cze nebo na telefonních číslech Informační linky +420 221 777 222, kde Vám jsou naši operátoří k dispozici denně od 8:00 do 20:00 a na Hotline (Horké lince) +420 221 503 222 v době od 8:00 do 18:00. SLOVENSKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft Slovakia naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/slovakia nebo na telefonních číslech Informační linky +421 243 426 565, kde Vám jsou naši operátoří k dispozici denně od 9:00 do 17:00 a na Hotline (Horké lince) +421 267 296 296 v době od 9:00 do 17:00. Přínosy Hlavním přínosem řešení založeného na Microsoft technologiích je vyřešení problematiky přenosu dat, zejména dokumentů a souborů mezi jednotlivými pobočkami společnosti Makro. Další přínosy systému: zjednodušená správa a odstranění problémů s dostupností aktuálních verzí zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dat možnost aktivní spolupráce více zaměstnanců z různých poboček na stejných dokumentech zlepšená vnitrofiremní komunikace na bázi intranetových diskusních skupin možnost rozšiřování funkcionality indexování a vyhledávání souborů aktuální informace v reálném čase a na jednom místě vyšší úroveň zabezpečení pro práci se soubory Produkty a technologie Centrální server Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Internet Information Server 6.0 Microsoft Windows Server 2003 SPS Cache Server pro SPS 2003 moduly administrace a filtru Pobočky Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Internet Information Services 6.0 Microsoft Windows Server 2003 ČW Cache Server pro SPS 2003 vlastní serverové aplikace Ověřování využívá služeb Active Directory pro jednotnou správu uživatelských účtů a oprávnění Kontakt Český Web, a.s. http://www.ceskyweb.com Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.