smooth business flow Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia con4pas, s.r.o. Novodvorská 1010/14A, 140 00 Praha 4 tel.: +420 261 393 211, fax: +420 261 393 212 www.con4pas.cz
Obsah Ing. Libor Podmelle Představení společnosti Synthesia a.s. O projektu Elektronická fakturace z pohledu uživatele Jan Kašpar Technologie (a licence), nastavení a vývoj Další obdobná reference pro con4pas a.s. 24.9.2015 2
Představení společnosti Synthesia a.s. 24.9.2015 3
Představení společnosti Synthesia a.s. Synthesia, a.s. Významný evropský výrobce kvalifikované chemie Založena v roce 1920 v Pardubicích Od roku 2009 člen koncernu AGROFERT Zaměstnává více než 1 600 zaměstnanců Obrat v roce 2014 přesáhl 3,7 mld. Kč Stovky produktů pro zákazníky do více než 60 zemí světa 24.9.2015 4
Představení společnosti Synthesia a.s. Jednotlivá SBU společnosti Synthesia a.s.: Pigmenty a barviva Nitrocelulóza Organická chemie Energetika Pigmenty Vojenská nitrocelulóza Zákaznické syntézy Energie pro všechna SBU Barviva Průmyslová nitrocelulóza Polotovary Pára a elektřina Opticky zjasňující prostředky (OZP) Oxycelulóza Anorg. soli a kyseliny Pesticidy Farmaceutické látky Energetická soběstačnost 24.9.2015 5
O projektu 24.9.2015 6
O projektu Předpoklady projektu: Ročně vystaveno přibližně 15 000 faktur Zvýšení poptávky partnerů po elektronickém doručování daňových dokladů Cíle projektu: Úspora nákladů na vystavení daňového dokladu Rychlost doručení dokladu k partnerovi Zvýšení efektivity práce využitím nových technologií Příprava projektu: Hledání tech. možností implementace vypsání VŘ Oslovení společnosti con4pas, a.s. zpracování návrhu Vyžádání praktických ukázek a referenční návštěvy 24.9.2015 7
O projektu Detailní design upřesněné požadavky: E-mailové adresy pro zasílání udržovat v kmen. datech odběratele Odesílání faktur ve formátu PDF e-mailem přímo ze SAP Zachovat možnost vystavení daňových dokladů v papírové podobě Nutnost vložení různých příloh (TXT, TIF, PDF, DOC, XLS apod.) PDF souboru k faktuře (daňovému dokladu) do jednoho E-mail s přílohou ve formátu PDF (tj. faktura včetně případných příloh) odesílat do e-mailové schránky zákazníka Kopie odesílaných e-mailů ukládat do technické schránky odesilatele, včetně systémových informací o odeslání a doručení e-mailu, či o chybě nebo nedoručení Zákaznický report, který umožní sledovat formu komunikace datum a čas vystavení a odeslání daňových dokladů se zákazníky, 24.9.2015 8
O projektu Harmonogram realizace 24.9.2015 9
O projektu Předpoklad spuštění: Daňové doklady splňují požadavky zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě ( 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě ( 27, odst. 2) Průběh spuštění: Nutný souhlas odběratelů s fakturací v elektronické podobě Oslovení odběratelů ve třech vlnách: Tuzemští obchodní partneři s nejvyšším počtem faktur Ostatní tuzemští odběratelé Zahraniční partneři 24.9.2015 10
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) 24.9.2015 11
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup aktivace elektronické faktury Kmenová data partnera Nutno vložit e-mailovou adresu zákazníka Založeny nové druhy zpráv pro elektronickou komunikaci Například druh zprávy pro běžnou fakturu RD00 založen ekvivalent ZE00 Údržba podmínek zpráv: Pro prodejní organizaci Pro jednotlivé odběratele 24.9.2015 12
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup vkládání příloh Probíhá v zakázce (po jejím pořízení) Zakázka založena standardním způsobem 24.9.2015 13
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup odeslání faktury Faktura je pořízena standardním způsobem Odeslání faktury dle nastavení standardních podmínek zpráv: Automaticky ihned při zaúčtování faktury Manuálně přes transakci VF31 (standardní postup v Synthesii) Automaticky se zpožděním (např. večerní job po kontrole faktur) 24.9.2015 14
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup dohledání informací Odeslaná faktura je zároveň doručena do speciálně zřízené schránky odesilatele, kde se také archivuje V této schránce je možné také zjistit informace o případném nedoručení Dále je možné vyhledávání, např. pomocí čísla faktury 24.9.2015 15
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Možný vzhled hlavičky PDF faktury a zobrazení přílohy 24.9.2015 16
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Zkušenosti Úprava externích systémů pro generování příloh v e-podobě, centrální úložiště příloh Prvotní nedůvěřivost, nejistota a spíše odmítavý přístup uživatelů Postupně první kladné zkušenosti a rostoucí ochota nový způsob fakturace využívat Nyní převažující spokojenost a snaha zapojit i další partnery Hlavní přínosy jednodušší postup rychlejší doručení rychlá identifikace problému úspora nákladů 24.9.2015 17
Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Rekapitulace aktuálně vystavujeme a zasíláme faktury v elektronické podobě na více než 600 partnerů (tedy cca 50 % všech našich aktivních odběratelů) nutno respektovat specifika u obchodních případů (např. dokumentární platby, kde stále musí odcházet faktura spolu se zbožím) Počet faktur za rok: 7 000 Cena faktury zaslaná elektronicky: 0 Kč Cena faktury zaslaná poštou vč. tisku: 30 Kč Návratnost investice: NEZVEŘEJNĚNO 24.9.2015 18
Technologie (a licence), nastavení a vývoj 24.9.2015 19
Technologie (a licence), nastavení a vývoj Technická infrastruktura: SAP J2EE (SAP Solman) Java SAP ADS SAP ERP modul SD itext Elektronický podpis RFC / WS Licence: SAP ADS (pro Adobe Reader ve verzi 10 nebo nižší) itext 1x SAP Interactive Forms by Adobe, individual user (7010531) Licence AGPL umožňuje komerční použití při splnění podmínek, které jsou pro potřeby projektu většinou splněny 24.9.2015 20
Technologie (a licence), nastavení a vývoj Varianta Podpis celého e-mailu: E-mail obsahuje jako přílohu PDF fakturu a případně další přílohy faktury (daňového dokladu) E-mail ze SAP ERP je podepsán prostřednictvím služby v SAP PI a odeslán k příjemci Varianta Podpis PDF faktury s přílohami: V SAP ERP je za pomoci standardních funkcí vytvořen PDF dokument faktury (daňového dokladu) a příloh Do PDF je prostřednictvím knihovny itext vložen elektronický podpis (za podpory SAP PI nebo SAP ADS) Výsledný podepsaný PDF dokument je odeslán ze SAP ERP jako příloha e-mailu příjemci faktury 24.9.2015 21
Technologie (a licence), nastavení a vývoj Nastavení a vývoj v SAP ERP: Standardní customizing odběratelů Standardní customizing zpráv Zákaznický tiskový program, který obsahuje funkce k vytvoření, podepsání a odeslání e-mailu. 24.9.2015 22
Další obdobná reference pro con4pas a.s. 24.9.2015 23
Další obdobná reference pro con4pas a.s. Česká pošta, s.p. Implementována varianta s podpisem celého e-mailu s přílohami Odesílání nočním jobem po provedené kontrole faktur (daňových dokladů) Procento zákazníků požadujících elektronickou fakturu: 80% Cena papírové faktury: Cena elektronické faktury: 5,- 57,- (bez poštovného) Průměrný počet faktur z08/2015 (každý měsíc roste): 1.853 a měsíc (za 1-8/2015): 47.579 Počet el.faktur za 24.9.2015 24
Prostor pro dotazy 24.9.2015 25
Děkujeme Ing. Libor Podmelle Vedoucí Jméno odboru Příjmení Finance libor.podmelle@synthesia.cz Role jmeno.prijmeni@con4pas.cz Jan Jméno Kašpar Příjmení Konzultant Role jan.kaspar@con4pas.com jmeno.prijmeni@con4pas.cz 24.9.2015 26
Další program: Odpolední přestávka [ 30 min. ] Vytěžování papírových dokumentů - zrychlení práce s papírovými dokumenty [30 min.] Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Zámek Štiřín, 24. září 2015 24.9.2015 27