Účtování o cestovních náhradách v podniku

Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finanční podnikání Účtování o cestovních náhradách v podniku Accounts of mission allowances in company Diplomová práce Veronika Chyťová Vedoucí práce: Ing. Petr Valouch Brno, duben 2007

2

3

Jméno a příjmení autora: Veronika Chyťová Název diplomové práce: Účtování o cestovních náhradách v podniku Název práce v angličtině: Accounts of mission allowances in company Katedra: financí Vedoucí diplomové práce: Ing. Petr Valouch Rok obhajoby: 2007 Anotace Cílem diplomové práce Účtování o cestovních náhradách je definovat pojmy Cestovní náhrady včetně aktuální právní úpravy a na modelovém příkladu provést praktický výpočet a zaúčtování cestovních náhrad a zhodnotit jejich daňovou uznatelnost. První čtyři části se zaměřují na aktuální právní úpravu dané problematiky a jsou zde uvedeny také názorné příklady. Další části jsou věnovány postupně změnám v právní úpravě, daňové uznatelnosti a účtování cestovních náhrad. V poslední části je uveden modelový příklad. Annotation The objective of diploma thesis is to define mission allowances with reference to up to date legal regulations, realize practical calculation and posting of mission allowances based on model example and eventually assess their tax admissibility. The first of four parts are focused on the latest legal regulations of given problem and completed with examples. Next parts are subsequently dedicated to alternations of legal regulations, tax admissibility and accounts of mission allowances. The last part consists of extensive model example. Klíčová slova Pracovní cesta, cestovní náhrady, stravné, daňová uznatelnost, účtování Keywords Official journey, mission allowances, subsistence allowance, tax admissibility, accounts 4

Prohlášení Prohlašuji, že jsem diplomovou práci Účtování o cestovních náhradách v podniku vypracovala samostatně pod vedením Ing. Petra Valoucha a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární a odborné zdroje. V Brně dne 27. dubna 2007 vlastnoruční podpis autora 5

Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Petru Valouchovi za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěl k vypracování této diplomové práce. 6

OBSAH ÚVOD...9 1 CESTOVNÍ NÁHRADY A JEJICH SOUČASNÁ PRÁVNÍ ÚPRAVA...11 1.1 Definice cestovních náhrad a vymezení základních pojmů...12 2. POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V PODNIKATELSKÉ SFÉŘE...15 2.1 Cestovní náhrady v tuzemsku...15 2.1.1 Náhrada jízdních výdajů...15 Náhrady při použití soukromého vozidla zaměstnance...15 Náhrady při použití soukromého vozidla podnikatelem...17 Náhrady při použití služebního vozidla...19 Nákup pohonných hmot u více prodejců a metoda FIFO...21 2.1.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny...22 2.1.3 Náhrada výdajů za ubytování...23 2.1.4 Stravné...23 Příklady:...24 2.1.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů...24 2.2 Náhrady při přeložení...26 2.3 Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě...26 2.3.1 Náhrada jízdních výdajů...26 2.3.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny...26 2.3.3 Náhrada výdajů za ubytování...27 2.3.4 Zahraniční stravné...27 Základní sazba zahraničního stravného...27 Výše zahraničního stravného...28 Krácení zahraničního stravného ve výši základní sazby...29 2.3.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů...29 2.4. Náhrady při výkonu práce v zahraničí...30 3. POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V ROZPOČTOVÉ SFÉŘE...31 3.1. Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě v tuzemsku...31 3.1.1. Náhrada jízdních výdajů...31 Sazba základní náhrady...31 3.1.2 Stravné...32 Příklad (dvoudenní tuzemská pracovní cesta):...32 3.2 Náhrada při přijetí a přeložení...33 3.3 Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při zahraniční pracovní cestě...33 3.4. Náhrady při výkonu práce v zahraničí...34 4. SPOLEČNÁ USTANOVENÍ O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH...35 4.1 Paušalizace cestovních náhrad...35 4.2 Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování...35 4.2.1 Možné způsoby poskytnutí zálohy...36 4.2.2 Pořádkové lhůty...36 4.2.3 Přeplatky a doplatky...36 4.3 Další ustanovení týkající se poskytování cestovních náhrad...37 4.4 Náhrady podle mezinárodní smlouvy a při výměně zaměstnanců (na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem)...37 4.5 Zmocňovací ustanovení...38 5. VÝVOJ PRÁVNÍ ÚPRAVY...39 5.1. Odlišnosti oproti předchozí právní úpravě...39 5.1.2 Příklady:...41 7

5.1.3 Příklady:...43 6. DAŇOVÁ UZNATELNOST CESTOVNÍCH NÁHRAD...44 6.1 Daň z příjmů u zaměstnanců...44 6.1.2 Služební vozidla používaná zaměstnancem i k soukromým účelům...45 6.1.3 Poskytnutí zaměstnavatelem zaměstnanci více vozidel...45 Použití vozidel po sobě...46 Použití vozidel vedle sebe...46 6.2 Daň z příjmů u zaměstnavatele...46 6.2.1 Zaměstnavatel poplatník daně z příjmů právnických osob...46 6.2.2 Zaměstnavatel poplatník daně z příjmů fyzických osob (podnikatel)...46 7. ÚČTOVÁNÍ O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH...48 7.1 Příklad vyúčtování cestovného nad limit...48 7.2. Příklad vyúčtování kursových rozdílů...50 8. MODELOVÝ PŘÍKLAD PRACOVNÍ CESTY A JEJÍHO VYÚČTOVÁNÍ...51 8. 1 Nutné formality před odjezdem na 1. pracovní cestu...51 8. 2 Vyřizování po příjezdu z 1. pracovní cesty...53 8.2.1 Stravné...54 8.2.2 Jízdní výdaje...55 8.2.3 Ubytovací výdaje...55 8.2.4 Nutné vedlejší výdaje...55 Účetní případy týkající se 1. pracovní cesty...56 8.3 Nutné formality před odjezdem na 2. pracovní cestu...57 8.4 Vyřizování po příjezdu z 2. pracovní cesty...57 8.4.1 Stravné...58 8.4.2 Jízdní výdaje...58 Náhrada za spotřebované pohonné hmoty...59 Základní náhrada...59 8.4.3 Ubytovací výdaje...60 8.4.4 Nutné vedlejší výdaje...60 Účetní případy týkající se 2. pracovní cesty...60 8.5 Daňová uznatelnost nákladů spojených s těmito pracovními cestami...61 8.5.1 Daňová uznatelnost nákladů u zaměstnavatele...61 8.5.2 Daňová uznatelnost nákladů u zaměstnance...62 ZÁVĚR...63 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY:...65 SEZNAM PŘÍLOH:...67 8

ÚVOD Neustálé rozšiřování trhů zboží, práce i kapitálu, ať už v rámci Evropské unie, či v celosvětovém měřítku, jsou příčinou rostoucí konkurence mezi jednotlivými producenty. Důsledkem je nutnost vzniku nových výrobních i obchodních strategií, jež jsou založeny na úzkém vztahu mezi producenty a jejich klienty. I přes překotně rozvíjející se svět informačních technologií, které umožňují snadnou komunikaci mezi různými kouty světa, je osobní kontakt stále nenahraditelný. Ačkoliv se jedná o nejstarší formu komunikace mezi obchodními partnery, je její role v obchodním světě i v současné době nezastupitelná. Většina obchodních společností proto preferuje tento způsob komunikace před ostatními. Pro realizaci obchodních jednání mezi jednotlivými partnery je nezbytná mobilita zúčastněných osob. Pod tímto pojmem si lze představit cestování obchodních partnerů, čímž vznikají pro podnik náklady, tzv. cestovní náhrady. Téma své diplomové práce jsem zvolila z oblasti účetnictví, a sice Účtování o cestovních náhradách v podniku. Problematika účetnictví mne vždy zajímala a právě cestovní náhrady mne zaujaly, neboť mě vždy lákala představa práce spojené s cestováním a poznáváním nových míst, lidí a kultur. Cílem mé práce je definovat pojmy Cestovní náhrady včetně aktuální právní úpravy a na modelovém příkladu provést praktický výpočet a zaúčtování cestovních náhrad a zhodnotit jejich daňovou uznatelnost. Za účelem dosažení tohoto cíle rozdělím svoji práci do několika logicky oddělených kapitol. Nejdříve se zaměřím na definování základních pojmů souvisejících s cestovními náhradami, poté objasním možnosti poskytování cestovních náhrad v podnikatelské a v rozpočtové sféře, tak jak je definuje zákon. Pro větší názornost se pokusím uvádět vždy konkrétní příklady. Oblast cestovních náhrad upravoval v minulosti zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, avšak od 1.1.2007 v sobě zahrnuje tuto problematiku zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce a nahrazuje tak původní zákon o cestovních náhradách. Ve své diplomové práci bych se chtěla tedy rovněž zaměřit na rozdíly mezi původní a současnou právní úpravou. Samostatnou kapitolu věnuji také daňové uznatelnosti cestovních náhrad. Tuto oblast kompletně řeší zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Dalším bezprostředně souvisejícím zákonem řešícím poskytování cestovních náhrad je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Cestovní náhrady totiž představují pro zaměstnavatele náklady, 9

které musí být správně účetně zaznamenány. Také problému účtování cestovních náhrad ve své práci věnuji jednu samostatnou část. V posledním oddílu své práce se zaměřím na praktický výpočet cestovních náhrad, jež vzniknou zaměstnavateli v modelovém příkladu. Vzniklé náhrady je nutno účetně zachytit, proto uvedu všechny účetní případy s nimi související a také znázorním jejich správné zaúčtování. Poté zhodnotím daňovou uznatelnost těchto náhrad. 10

1 CESTOVNÍ NÁHRADY A JEJICH SOUČASNÁ PRÁVNÍ ÚPRAVA V souvislosti s podnikatelskou činností musí stále více zaměstnavatelů i podnikatelů vysílat své zaměstnance na pracovní cesty, aby tak mohli plnit své povinnosti vůči svým zákazníkům, obchodním partnerům, bankám a jiným institucím. Některé aktivity podniku by bez pracovních cest nemohly být realizovány vůbec. Například při získávání nových zákazníků pro firmu, při oslovování nových potenciálních odběratelů, je stále, i přes současnou pokrokovost v informačních technologiích, osobní kontakt na prvním místě. Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na pracovní cestu ať už v rámci republiky, či do zahraničí, pouze s jeho souhlasem. Jedním z rozhodujících faktorů pro zaměstnance je často výše cestovních náhrad, kterou mu zaměstnavatel poskytne. Výše cestovních náhrad by měla být finančním vyjádřením nákladů, jež zaměstnanci během cesty vznikly. Poskytování cestovních náhrad upravuje více právních norem z oblasti pracovního, finančního i daňového práva, z nichž nejvýznamnější je nový zákoník práce č. 262/2006 Sb., který nabyl účinnosti 1.1.2007. Cestovní náhrady upravuje zákoník práce konkrétně v části 151-189. Z hlediska uznání cestovních náhrad jako daňových výdajů (nákladů) je pro zaměstnavatele i podnikatele významný zákon č. 586 /1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Kromě zákonných norem je nutno zohlednit také několik dalších právních předpisů, jako jsou zejména nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, ve znění nařízení vlády č. 183/1999 Sb. a č. 465/2001 Sb. Tyto základní normy jsou poté vždy doplněny platnými vyhláškami ministerstev v oblasti pracovních cest a cestovných náhrad. Zákoník práce upravuje poskytování náhrad cestovních výdajů, které vzniknou při výkonu práce v případě: - zaměstnanců v pracovních poměru, - členů družstev, u nichž je pracovní vztah podmínkou členství, - zaměstnanců činných na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, zejména konaných na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti, je-li dohodnuto, 11

- fyzických osob vyslaných na zahraniční pracovní cestu konanou na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců. Nový zákoník práce obsahuje úpravu cestovních náhrad ve dvojím, ve srovnání s předchozí právní úpravou (Zákon č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách), poněkud odlišném režimu, a sice pro: 1) zaměstnance zaměstnavatele, který není státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v podnikatelské sféře), 2) zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v rozpočtové sféře). Odlišný režim spočívá v zásadě v tom, že - ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady (v jejich minimální výši), které je zaměstnavatel povinen poskytovat s tím, že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů (přičemž za cestovní náhrady se považují pouze ty, které jsou poskytnuty v souladu se zákonnou definicí cestovních výdajů), zatímco - ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v rozpočtové sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady, které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených zákoníkem práce, a jiné nebo vyšší náhrady nesmí zaměstnanci poskytovat. 1.1 Definice cestovních náhrad a vymezení základních pojmů Cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci za cestovní výdaje. Cestovními výdaji se rozumí (druhy cestovních náhrad) a) jízdní výdaje, b) jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny, c) výdaje za ubytování, 12

d) zvýšené stravovací výdaje (dále jen stravné ) či stravovací výdaje v cizí měně v případě zahraniční pracovní cesty (dále jen zahraniční stravné ), e) nutné vedlejší výdaje, které vzniknou zaměstnanci při a) pracovní cestě, b) cestě mimo pravidelné pracoviště, c) cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, d) přeložení, e) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, f) výkonu práce v zahraničí. Pojem pracovní cesta je definován v 42 Zákoníku práce jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Přičemž zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Pro účely poskytování cestovních náhrad se však za pracovní cestu považuje také cesta mimo místo pravidelného pracoviště a cesta související s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, tj. zejména cesta při pohotovostní službě. Za samostatnou pracovní cestu se pro účely poskytování cestovních náhrad vždy považuje každý výjezd z místa pravidelného pracoviště (nebo jiného místa určeného zaměstnavatelem) do místa výkonu práce s následujícím návratem zpět do místa pravidelného pracoviště (nebo opět jiného místa stanoveného zaměstnavatelem). Jednotlivé výjezdy na pracovní cestu nelze v žádném případě z hlediska poskytování cestovních náhrad sčítat a každá pracovní cesta se z hlediska výše jednotlivých cestovních náhrad posuzuje vždy samostatně. 1 Zahraniční pracovní cesta je cesta konaná mimo území České republiky, samozřejmě konaná ve smyslu 42 Zákoníku práce za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce s jednané v pracovní smlouvě. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu letadla při letecké přepravě (dle 154 Zákoníku práce). 1 SEDLÁČEK,J. Cestovní náhrady 2007. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2007. 132 s. ISBN 978-80-247-1924-5 13

Pravidelné pracoviště 34 odst. 2 Zákoníku práce jako místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Přeložení zaměstnance k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, je možné pouze s jeho souhlasem a v rámci zaměstnavatele, pokud to nezbytně vyžaduje jeho provozní potřeba (viz. 43 Zákoníku práce). Za člena rodiny zaměstnance se dle 187 Zákoníku práce pro účely poskytování cestovních náhrad považuje jeho manžel, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná fyzická osoba je postavena na roveň člena rodiny pouze za předpokladu, že žije se zaměstnancem v domácnosti. Domácnost tvoří fyzické osoby, které spolu trvale žijí a společně uhrazují náklady na své potřeby (tak je domácnost definována dle 115 zákona č. 40/1964 Sb., Občanského zákoníka). Doba trvání pracovní cesty je doba od okamžiku nástupu na pracovní cestu v zaměstnavatelem určeném místě, až do doby návratu z pracovní cesty do zaměstnavatelem určeného místa včetně doby výkonu práce v místě výkonu práce. Místo nástupu a ukončení pracovní cesty je přitom nutno stanovit jednoznačně, např. adresou bydliště či pobytu. Nestačí uvést pouze název obce. 14

2. POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V PODNIKATELSKÉ SFÉŘE 2.1 Cestovní náhrady v tuzemsku 2.1.1 Náhrada jízdních výdajů Z hlediska poskytování náhrad za používání silničních motorových vozidel je důležité rozlišovat vlastnictví motorového vozidla, tedy zda se jedná o soukromé vozidlo (jiné než poskytnuté zaměstnavatelem), či o služební vozidlo (vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem). Zákoník práce vymezuje v 157 náhrady jízdních výdajů při pracovních cestách, je-li použito jiných vozidel než zaměstnavatele. Nezahrnuje tedy služební motorová vozidla, jejichž provoz se řídí daňovými předpisy. Příkaz k vykonání pracovní cesty (viz. Příloha č. 1) dává zaměstnanci zaměstnavatel, který současně stanoví i způsob dopravy. Náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci podle 157 odst. 1 zákoníku práce v prokázané výši. Náhrady při použití soukromého vozidla zaměstnance Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu dle odst. 2 157 zákoníku práce náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Na cestovním příkazu určí zaměstnavatel způsob dopravy, jehož cena jízdného bude potom zaměstnanci uhrazena, např. soukromý automobil za náhradu jízdného autobusem. Tato varianta náhrady je však pro zaměstnance velmi nevýhodná. Pro zaměstnance by bylo finančně výhodnější se dopravit na určené místo autobusem. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel dle 159 zákoníku práce poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Této povinnosti se zaměstnavatel nemůže zbavit ani v případě, že zaměstnanec vlastní předplacenou jízdenku na MHD (měsíční, čtvrtletní atd.), neboť uvedená jízdenka je soukromým majetkem 15

zaměstnance, což zaměstnavatele neopravňuje odmítnout zaměstnanci proplatit vynaložené výdaje spojené s místní hromadnou dopravou. Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele soukromé motorové vozidlo na pracovní cestu, vzniká mu zákonný nárok na: - základní náhradu, - náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 Zákoníku práce. Současně platné zákonem stanovené sazby základní náhrady shrnuje tabulka č.1. Výše sazby základní náhrady však může být sjednána zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší než je zákonem stanoveno. Pokud zaměstnavatel tuto vyšší základní náhradu před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nesjedná nebo neurčí, přísluší zaměstnanci dle 158 zákoníku práce pouze zákonem stanovená základní náhrada. Tabulka č.1 Přehled sazeb základní náhrady za 1 km jízdy k 1.1.2007 Druh silničního motorového vozidla Sazba náhrady Motocykly a tříkolky 1,00 Kč/km Osobní silniční motorová vozidla 3,80 Kč/km Nákladní automobily, autobusy nejméně 7,60 Kč/km a traktory Zdroj: vlastní zpracování na základě Zákoníku práce Při použití přívěsu k silničnímu motorového vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty, přičemž cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o jejím nákupu. Na tomto dokladu musí být zřejmá souvislost nákupu pohonné hmoty s pracovní cestou. Datum nákupu by měl tedy souhlasit s datem uskutečnění pracovní cesty. Pro výpočet náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu (PHM) lze využít následujícího vzorce. Náhrada = spotřeba PHM * ujetá vzdálenost v km * cena PHM : 100 16

Pokud prokazuje zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady dle odst. 3 158 zákoníku práce aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. V případě, že zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, vychází zaměstnavatel z průměrné ceny příslušné pohonné hmoty stanovené prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 Zákoníku práce, tedy vyhláškou č. 577/2006 Sb.. Průměrné ceny shrnuje níže uvedená tabulka č. 2. Tabulka č.2 Průměrné ceny za 1 litr pohonných hmot platné od 1.1.2007 Pohonná hmota Druh Cena benzin automobilový 91 O Speciál 27,80 Kč benzin automobilový 91 O Normál 27,90 Kč benzin automobilový 95 O Super 28,10 Kč benzin automobilový 98 O Super plus 31,10 Kč motorová nafta 28,10 Kč Pramen:vlastní zpracování dle Vyhlášky č. 577/2006 Sb. Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen dle odst. 4 158 zákoníku práce zaměstnavateli předložit. Jestliže daný technický průkaz tyto údaje neobsahuje, prokazuje zaměstnanec spotřebu pohonné hmoty technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Pokud tento údaj technický průkaz neobsahuje, vypočítá ho zaměstnavatel aritmetickým průměrem z údajů v něm uvedených. Náhrady při použití soukromého vozidla podnikatelem V případě služebních cest podnikatelů uskutečněných jejich soukromým vozidlem je třeba rozlišovat, zda se jedná o vozidlo zahrnuté do podnikání anebo o soukromé vozidlo nezahrnuté do majetku firmy. Náhrady jízdného ve výše uvedených případech obsahuje tabulka č. 3 uvedená na následující straně. 17

Tabulka č. 3 Náhrady jízdného u vozidel použitých podnikatelem Vlastnictví vozidla Soukromé vozidlo podnikatele vložené do obchodního majetku nebo vozidlo v nájmu Soukromé vozidlo podnikatele, které bylo zahrnuto v obchodním majetku anebo bylo pořizováno na finanční leasing a nájemné bylo uplatněno jako daňový výdej Soukromé vozidlo podnikatele, které není a nebylo zahrnuto v obchodním majetku Vozidlo pořízené podnikatelem na finanční leasing, ale nájemné nebylo uplatněno jako daňový výdej Zdroj: literatura č. 3 Náhrada jízdních výdajů Skutečná spotřeba PHM doložená doklady o nákupu a evidencí jízd, příp. její poměrná část Náhrada pohonných hmot Základní náhrada a náhrada za spotřebu pohonných hmot Základní náhrada a náhrada za spotřebu pohonných hmot Vozidlo použité podnikatelem k pracovní cestě navíc podléhá silniční dani, a to i v případě, že výdaje související s použitím vozidla nebudou uplatněny jako daňové. Za každý kalendářní měsíc, v němž podnikatel vozidlo použil k podnikání, je vozidlo předmětem silniční daně. Záloha na daň i daň se stanoví jako násobek 1/12 roční sazby daně za každé vozidlo a počtu kalendářních měsíců, v nichž bylo vozidlo použito (byť jen jedenkrát) k podnikání. Sazby základní náhrady pro podnikatele jsou shodné se sazbami uvedenými v tabulce č.1 s výjimkou sazby pro nákladní automobily a autobusy, která činí pro podnikatele 3,80 Kč za 1 km jízdy. Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu se určí obdobně jako u zaměstnanců. Pokud není uveden žádný údaj o spotřebě v technickém průkazu silničního motorového vozidla, lze použít spotřebu uvedenou v pokynu Ministerstva financí ČR č. D-300 k zákonu o daních z příjmů pod bodem 26 k 24 odst. 2 (viz. tabulka č. 4) Tabulka č. 4 Hodnoty průměrné spotřeby vozidel podle pokynu MF č. D-300 Druh motorového vozidla benzin (l/100 km) nafta (l/100 km) Osobní automobil (M 1 ) 6,9 5,8 Nákladní automobil (N 1 ) 7,6 6,4 Osobní automobil s automatickou převodovkou (M 1 ) 7,6 6,4 Nákladní automobil s automatickou převodovkou (N 1 ) 8,4 7,0 Zdroj: vlastní zpracování na základě Pokynu č. D-300 Ministerstva financí Cena pohonných hmot u vozidel nezahrnutých do podnikání může být stanovena jako průměrná vyhlašovaná Ministerstvem financí anebo skutečně uhrazená prokázaná nákupním dokladem. V tabulce č. 5 jsou uvedeny průměrné ceny pohonných hmot (dle Pokynu č. D-306 18

vydaného Ministerstvem financí) zveřejněné jako zúčtovací pro rok 2006 a současně používané pro rok 2007 jako zálohové. V případě, že osoba samostatně výdělečně činná nemá doklad o ceně za nakoupenou pohonnou hmotu, pak se také použijí tyto průměrné ceny. Podnikatelé tyto průměrné ceny pohonných hmot používají pro jejich jednoduchost, administrativní nenáročnost a v některých případech také pro jejich ekonomickou výhodnost. K výpočtu průměrných cen používá Ministerstvo financí ČR ceny uplatňované čtyřmi rozhodujícími prodejci pohonných hmot tak, aby se vyhlašovaná cena pohonné hmoty co nejvíce přibližovala cenám na trhu. Tabulka č. 5 Průměrné ceny za 1 litr pohonných hmot dle pokynu D-306 na rok 2006 Pohonná hmota Druh Cena benzin Speciál BA - 91 29,30 Kč benzin Normál (Natural) BA - 91 29,64 Kč benzin Natural BA - 95 29,82 Kč benzin Super plus (Natural) BA - 98 33,12 Kč motorová nafta 29,04 Kč bionafta 27,51 Kč Zdroj: vlastní zpracování na základě Pokynu č. D-306 Náhrady při použití služebního vozidla Režim provozu služebních (podnikových, firemních) motorových vozidel upravuje zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, dále zákon č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě a prováděcí vyhláška č. 187/1994 Sb. Za služební motorové vozidlo se považuje: - vozidlo, které je zahrnuto v obchodním majetku zaměstnavatele, - vozidlo, které má zaměstnavatel pronajato formou operativního nebo finančního leasingu, - vozidlo, které má zaměstnavatel vypůjčeno. Je-li zaměstnavatel podnikatel (osoba samostatně výdělečně činná), je pro zaměstnance služebním vozidlem také soukromé vozidlo podnikatele, nezahrnuté do jeho obchodního majetku. U služebních motorových vozidel je nutné z hlediska cestovních náhrad rozlišovat mezi vozidly používanými ke služebním účelům a vozidly používanými i k soukromým účelům. Zákon o silniční dopravě ukládá povinnost vést evidenci ujetých kilometrů ve formě knihy jízd u jednotlivých služebních vozidel, jež se člení podle poznávací značky. V příloze č.5 je uvedena ukázka knihy jízd. 19

a) vozidla používaná ke služebním účelům zaměstnanec nebo podnikatelé běžně používají služebních vozidel k výkonu práce, k podnikání, k pracovním cestám atd. V těchto případech ale nepřísluší zaměstnanci ani podnikateli žádná náhrada jízdních výdajů. Zaměstnavatel nebo podnikatel může do svého základu daně zahrnout pouze skutečné náklady, které byly vynaloženy na spotřebované pohonné hmoty při použití vozidla pro podnikatelské účely. Tyto výdaje musí být doloženy doklady o nákupu pohonných hmot. V případě, že nelze žádným způsobem (při zahraniční cestě) získat doklad o nákupu pohonných hmot, pak lze místo skutečné spotřeby uplatnit do daňových výdajů částku, stanovenou stejným způsobem jako při náhradě za spotřebované pohonné hmoty v ČR. Vychází se přitom z poslední ceny pohonné hmoty nakoupené před výjezdem z ČR. Kromě výdajů za spotřebované pohonné hmoty je možné u služebního vozidla zahrnout do daňově uznatelných nákladů i další výdaje, jako například na opravy a udržování, na technické prohlídky a měření emisí škodlivin, na školení a zdravotní prohlídky řidičů, zákonné a havarijní pojištění vozidla (také v případě pronájmu), daňové odpisy, dálniční poplatky, parkovné, silniční daň a další prokázané nutné výdaje. 2 b) vozidla používaná i k soukromým účelům používání služebního motorového vozidla zaměstnancem i k soukromým účelům je podmíněno existencí pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a uzavřením smlouvy o používání vozidla i k soukromým účelům. Tato možnost zaměstnance má dopad do jeho příjmů podléhajících dani z příjmů (podrobněji kapitola 6). Co se týče náhrady spotřeby pohonných hmot je velmi důležitá evidence ujetých kilometrů v knize jízd, neboť zde musíme odděleně evidovat spotřebu pohonných hmot při služebních cestách (hradí firma a vstupuje do nákladů firmy) a spotřebu pohonných hmot při soukromých jízdách (hradí si zaměstnanec sám). Dalším možným problémem může být hrazení pohonných hmot platební kartou, pokud je zaměstnavatel plátce DPH. Zaměstnavatel totiž nemá nárok na odpočet DPH u soukromých jízd jeho zaměstnance. Prakticky to vypadá tak, že při koupi pohonné hmoty kartou CCS, bude uplatněn odpočet DPH na vstupu v plné výši a po zjištění skutečného poměru použití vozidla pro služební a soukromé účely, bude vystaven doklad o použití a odvedena daň za soukromé jízdy. Za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při 2 SEDLÁČEK,J. Cestovní náhrady 2007. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2007. 132 s. ISBN 978-80-247-1924-5 20

předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce. Nákup pohonných hmot u více prodejců a metoda FIFO Je samozřejmé, že zaměstnanec či podnikatel nenakupuje pohonné hmoty vždy u jednoho prodejce, proto se ceny takto nakoupených pohonných hmot liší. V případě, že podnikatel či zaměstnavatel neuplatní ceny průměrné či ceny stanovené vyhláškou, může použít tzv. metodu FIFO (first in, first out). Jde o metodu, při níž se vztáhne reálná cena ke skutečně ujetým kilometrům. V následujícím praktickém příkladě bude tato metoda blížeji objasněna. Příklad metoda FIFO: Služební vozidlo má objem nádrže 55 litrů a před první jízdou je v nádrži 5 litrů benzinu. Zaměstnanec vykazuje spotřebu 7 litrů na 100 km, což je v souladu se spotřebou uváděnou v technickém průkazu vozidla. Jaká cena by měla být účtována? Celkovou spotřebu litrů pohonných hmot za danou služební jízdu vypočítáme s použitím níže uvedeného vzorce. Spotřeba litrů = spotřeba PHM * ujetá vzdálenost v km : 100 V nádrži bylo 5 litrů v ceně 28,50 za litr. 2. února 2007 nakoupeno do plné nádrže 50 litrů v ceně 28 Kč za litr 1. jízda - služební ujeto 250 km vykázaná cena 28,50 Kč za 5 litrů spotřebované PHM a 28 Kč za zbývajících 12,5 litru spotřeba litrů = 7 * 250 : 100 = 17,5 litrů (dále už výpočet neuvádíme) 2. jízda - soukromá ujeto 300 km vykázaná cena 28 Kč za 21 litrů spotřebované PHM celkem spotřebováno 38,5 litru zbývá 16,5 litrů 8. února 2007 nakoupeno 30 litrů v ceně 29 Kč za litr 3. jízda soukromá ujeto 100 km 7 litrů při ceně 28 Kč za litr 4. jízda služební ujeto 200 km 9,5 litrů při ceně 28 Kč za litr a zbývajících 4,5 l spotřebované PHM při ceně 29 Kč 5. jízda služební ujeto 150 km vykázaná cena 29 Kč za 10,5 litru spotřebované PHM celkem spotřebováno 31,5 litru zbývá 15 litrů 21. února 2007 nakoupeno 40 litrů v ceně 28,50 Kč za litr 6. jízda soukromá ujeto 120 km vykázaná cena 29 Kč za 8,4 litrů spotřebované PHM 21

7. jízda služební ujeto 200 km vykázaná cena 29 Kč za 6,6 litrů a 28,50 Kč za zbývajících 7,4 litrů spotřebované PHM celkem spotřebováno 22,4 litrů zbývá 32,6 litrů 1. března nakoupeno 22,4 litrů (do plné nádrže) v ceně 27,90 Kč za litr Obdobným způsobem bychom postupovali i nadále. 2.1.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Dle 161 Zákoníku práce může zaměstnavatel poskytovat zaměstnanci náhradu jízdních výdajů, a to za dále uvedených předpokladů. Trvá-li pracovní cesta déle než 7 po sobě následujících kalendářních dnů, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět ve výši a za shodných podmínek jako jsou pro poskytování náhrad jízdních výdajů. Tato náhrada však nepřesáhne částku odpovídající jízdním výdajům zaměstnance do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky. Za limitující se přitom považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. Při použití letecké přepravy hradí zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny pouze ve výši odpovídající ceně jízdného silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel. Ustanovení předchozího odstavce platí i zde. Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci každý týden, pokud se v kolektivní smlouvě, popřípadě v pracovní smlouvě nebo jiné písemné dohodě se zaměstnancem nedohodli na delším intervalu, nejpozději však v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny. Delší interval zákon neumožňuje a jakákoliv smlouva se zaměstnancem by byla v tomto směru neplatná. Náhrady poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci však jen do doby než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky a jde-li o pracovní poměr, který je sjednán na dobu určitou, pak nejdéle do jeho skončení. 22

2.1.3 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci dle 162 Zákoníku práce náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to v prokázané výši. Jestliže však tuto výši výdajů neprokáže, nebude mu zaměstnavatelem poskytnuta. Po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit. 2.1.4 Stravné Za každý kalendářní den pracovní cesty v tuzemsku poskytne zaměstnavatel zaměstnanci dle 163 zákoníku práce tuzemské stravné nejméně ve výši a) 58 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 88 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 138 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Výše stravného se mění prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 zákona č. 262/2006 Sb. Zákoníka práce v závislosti na vývoji cen. Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Zaměstnavatel může sjednat nebo určit před odesláním zaměstnance na pracovní cestu stravné vyšší než je stanovené zákonem nebo míru jeho krácení. Pokud procento krácení za jednotlivá bezplatně poskytnutá jídla nestanoví, stravné se zaměstnanci, stejně jako dříve, nekrátí. 23

Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářích dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Stravné zaměstnanci nepřísluší po dobu návštěvy člena rodiny, po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance a v případě, kdy je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do svého místa bydliště, které je odlišné od místa jeho výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, a to po jinou dobu, než je doba cesty do místa bydliště a zpět a doba výkonu práce. Příklady: 1) Pracovní cesta ve dvou kalendářních dnech Zaměstnanec nastoupil na pracovní cestu ve 13.00 hod. a ukončil ji druhý den v 04.30 hod. Posuzujeme-li dobu trvání pracovní cesty odděleně, pak za první den pracovní cesty přísluší zaměstnanci nejméně 58 Kč (doba trvání pracovní cesty 5 až 12 hod.), avšak za druhý den pracovní cesty stravné zaměstnanci nepřísluší (doba trvání pracovní cesty 4 hod. 30 min.). Bereme-li v úvahu ale celkovou dobu trvání pracovní cesty, v našem případě 15 hod. 30 min. přísluší zaměstnanci stravné ve výši nejméně 88 Kč. 2) Krácení stravného Zaměstnavatel stanovil ve vnitřním předpisu krácení stravného v maximální výši podle 163 odst. 2 Zákoníku práce (viz. 2.1.4). Zaměstnanec uskutečnil v kalendářním dni pracovní cestu od 4.00 hod. do 22.30 hod., tj. cestu trvající více než 18 hodin. Na této pracovní cestě byla zaměstnanci poskytnuta bezplatně snídaně, oběd i večeře. V uvedeném případě se stravné krátí nejvýše o 25 % za každé bezplatně poskytnuté jídlo, tj. při poskytnutí všech tří jídel celkem maximálně o 75 %. Zaměstnanci tak v uvedeném případě přísluší stravné ve výši nejméně 25 % ze 138 Kč, tj. 34,50 Kč. Pokud by tato pracovní cesta byla ukončena např. ve 21.50 hod. a trvala by tak celkem méně než 18 hod., činilo by krácení (podle jeho rozhodnutí) za každé poskytnuté jídlo 35 % a zaměstnanci by tak stravné za uvedených podmínek zaměstnavatel neposkytl. 2.1.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které vznikly zaměstnanci při pracovní cestě, cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě 24

výkonu práce nebo pravidelné pracoviště, přeložení, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru nebo při výkonu práce v zahraničí. Prokáže-li zaměstnanec zaměstnavateli nutné vedlejší výdaje, které mu vznikly v přímé souvislosti s pracovní cestou, nahradí mu je zaměstnavatel v prokázané výši dle 164 Zákoníku práce. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající v ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Zákon blíže nevymezuje rozsah prokázaných nutných vedlejších výdajů. Zaměstnavatel ve své rozhodovací pravomoci, ale i odpovědnosti posuzuje podle náročnosti, nezbytnosti a účelnosti vynaložených výdajů jejich proplacení. Podle společného stanoviska Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí lze náklady spojené s pojištěním léčebných výloh zaměstnanců při zahraničních pracovních cestách a výdaje na úhradu jednorázového havarijního pojištění vozidla zaměstnance, popřípadě úměrné části dlouhodobého pojištění při tuzemských i zahraničních cestách, zahrnovat do nutných vedlejších výdajů. Jako nutné vedlejší výdaje lze dále uznat například výdaj za použití koupelny (není-li součástí hotelového pokoje), toalety, při použití soukromého motorového vozidla na pracovní cestu lze zahrnout do těchto nákladů poplatky za parkování, garážování vozidla (omezení rizika poškození či zcizení vozidla). Nutným vedlejším výdajem jsou i výdaje za telefonické pracovní hovory, které zaměstnanec prohlašuje (není vystavován doklad, jedná-li se o telefonický hovor přes automatické spojení), vstupenky na veletrh, je-li pracovní cesta s tímto zaměřením, popř. nákup odborných publikací vázajících se k tomuto veletrhu. V případě, že zaměstnanec na pracovní cestě zemře, tak i výdaje spojené s jeho převozem by zaměstnavatel měl uznat jako nutné vedlejší výdaje vzniklé v přímé souvislosti s pracovní cestou. Doložený výdaj za opravu na dojetí motorového vozidla, které na pracovní cestě mělo poruchu, popř. za odtah tohoto vozu. Další nutným vedlejším výdajem může být pojištění osobních věcí zaměstnanců v případě, že tyto věci využívají ke své pracovní činnosti (hudební nástroje, fraky u hudebníků). Naopak například náklady spojené s obědem, popř. večeří pozvaného obchodního partnera či pozornosti formou dárků nelze uznat jako nutný vedlejší výdaj spojený s pracovní cestou. Zaměstnavatel takové výdaje hradí ze zisku, popř. z fondu, který je pro tento účel vytvořen. 3 3 SEDLÁČEK,J. Cestovní náhrady 2007. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2007. 132 s. ISBN 978-80-247-1924-5 25

2.2 Náhrady při přeložení V případě, že je zaměstnanec přeložen do jiného místa výkonu práce než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, které je současně odlišné od bydliště zaměstnance, poskytne mu zaměstnavatel na základě 165 Zákoníku práce náhrady stejně jako v případě cestovních náhrad v tuzemsku. Jestli-že se zaměstnanec denně vrací do místa bydliště, doba strávená v tomto místě se nezapočítává do doby rozhodné pro poskytování stravného. Zaměstnanci, který pobírá stravné dle předchozího odstavce a je v téže době vyslán na pracovní cestu mimo místo přeložení, poskytne zaměstnavatel stravné, které je pro zaměstnance výhodnější. Ostatní cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel jako při pracovní cestě. 2.3 Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě Oblast cestovních náhrad při zahraniční pracovní cestě upravuje Zákoník práce v 166 (Druhy cestovních náhrad), v 167 (Náhrada jízdních výdajů), v 168 (Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny), v 169 (Náhrada výdajů za ubytování), v 170 (Zahraniční stravné) a konečně v 171 (Náhrada nutných vedlejších výdajů). 2.3.1 Náhrada jízdních výdajů Náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci ve výši a za podmínek stanovených pro náhradu výdajů v případě tuzemské pracovní cesty. Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení. 2.3.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny Trvá-li zahraniční pracovní cesta déle než 1 měsíc, a byla-li návštěva člena rodiny zaměstnavatelem sjednána nebo určena před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny 26

do jeho bydliště, nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět podle podmínek pro náhradu jízdních výdajů, nejvýše však v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště zaměstnance na území České republiky. Za limitní se přitom i tady považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. 2.3.3 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami zahraniční pracovní cesty, dle stejných pravidel jako pro náhradu výdajů za ubytování při pracovní cestě v tuzemsku. 2.3.4 Zahraniční stravné Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně ve výši, která závisí na době strávené v zahraničí a na výši základní sazby zahraničního stravného. Základní sazba zahraničního stravného Základní sazbu zahraničního stravného pro příslušný stát mění v pravidelném termínu od 1. ledna Ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou (jde o prováděcí předpis dle 189 zákona č. 262/2006 Sb., Zákoníka práce), a to podle údajů Českého statistického úřadu o cenách jídel a nealkoholických nápojů pro veřejné stravování. Základní sazby zahraničního stravného pro nejnavštěvovanější země zahrnuje tabulka č. 6. V příloze č. 3 jsou uvedeny sazby zahraničního stravného pro všechny země. Zaměstnavatel může sjednat nebo určit před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, ta však musí dle odst. 2 170 zákoníku práce v celých měnových jednotkách činit, s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování, nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného. Jestliže tak zaměstnavatel neučiní, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. 27

Tabulka č. 6 Sazby zahraničního stravného pro nejnavštěvovanější země Belgie EUR euro 45 Dánsko EUR euro 50 Francie EUR euro 45 Irsko EUR euro 50 Island EUR euro 55 Itálie EUR euro 45 Maďarsko EUR euro 35 Německo EUR euro 45 Norsko EUR euro 55 Polsko EUR euro 35 Rakousko EUR euro 45 Rusko USD americký dolar 45 Řecko EUR euro 40 Slovensko SKK slovenská koruna 550 USA USD americký dolar 50 Španělsko EUR euro 40 Švédsko EUR euro 50 Turecko EUR euro 40 Ukrajina EUR euro 45 Velká Británie GBP anglická libra 40 Zdroj: vlastní zpracování na základě vyhlášky MF č. 549/2006 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2007 Výše zahraničního stravného Poskytnutá výše zahraničního stravného závisí na době strávené mimo území České republiky v kalendářním dni, a to následovně: a) trvá-li tato doba déle než 12 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby, b) trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné v poloviční výši této sazby zahraničního stravného, c) trvá-li tato doba nejméně 6 hodin, avšak alespoň 1 hodinu, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve čtvrtinové výši této sazby zahraničního stravného. d) trvá-li tato doba méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. 28

Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, tedy doby kratší než 1 hodinu, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí tuzemského stravného. Krácení zahraničního stravného ve výši základní sazby Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, jež má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec nepřispívá, může zaměstnavatel zahraniční stravné za každé uvedené jídlo krátit, a to následovně: a) až o 25 %, jde-li o zahraniční stravné v plné výši základní sazby, b) až o 35 %, jde-li o zahraniční stravné v poloviční výši základní sazby, c) až o 70 %, jde-li o zahraniční stravné ve čtvrtinové výši základní sazby. Nesjedná-li zaměstnavatel míru krácení zahraničního stravného, nebo ji neurčí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné v plné výši. Společná ustanovení pro stravné a zahraniční stravné Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty (zahraniční pracovní cesty) z důvodů na straně zaměstnance, stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné (zahraniční stravné) před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní cesty (zahraniční pracovní cesty) z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu (zahraniční pracovní cestu) do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné a zahraniční stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět, za cesty k výkonu práce a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. Důvody pro neposkytnutí stravného (zahraničního stravného) nemohou účastníci dále rozšiřovat. 2.3.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, a sice za obdobných podmínek jako v případě pracovní cesty v tuzemsku. 29

2.4. Náhrady při výkonu práce v zahraničí Bylo-li sjednáno místo výkonu práce, popřípadě i pravidelné pracoviště mimo území České republiky, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za dny cesty z České republiky do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a zpět cestovní náhrady jako při zahraniční pracovní cestě. Jestliže se zaměstnancem cestuje se souhlasem zaměstnavatele i člen rodiny, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci i náhradu prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů, které vznikly tomuto členu rodiny. 30

3. POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD V ROZPOČTOVÉ SFÉŘE V 173 181 Zákoníku práce, jsou uvedeny odchylky při poskytování cestovních náhrad při tuzemských a zahraničních cestách a při výkonu práce v zahraničí, které přísluší zaměstnancům zaměstnavatelů, jejichž činnost je zcela anebo převážně zajišťována ze státního rozpočtu nebo z veřejných zdrojů, proti náhradám, které může poskytovat zaměstnavatel v podnikatelské sféře svým zaměstnancům. Zákoník práce při stanovení výše náhrad poskytovaným zaměstnancům v rozpočtové sféře vychází ze zásady, že zaměstnavatelé v rozpočtové sféře mohou disponovat příslušnými prostředky pouze na základě právních předpisů. Proto také zužuje meze pro rozhodování o výši náhrad a limituje nejen druhy možných náhrad, ale i jejich maximální výši či sazby. Zaměstnanci v rozpočtové sféře nelze poskytovat náhrady jiné a vyšší. Při poskytování cestovních náhrad má zaměstnavatel dle 174 Zákoníku práce postupovat stejně jako při poskytování cestovních náhrad v podnikatelské sféře s dále stanovenými odchylkami. 3.1. Odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě v tuzemsku 3.1.1. Náhrada jízdních výdajů Podle 175 Zákoníku práce je pro zaměstnavatele níže uvedená sazba základní náhrady závazná a nemůže ji sjednat nebo před pracovní cestou určit odchylně. Sazba základní náhrady Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí u a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, b) osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč; při použití přívěsu k silničnímu motorového vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %. Tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle 189. 31