Aeroklub České Republiky Směrnice pro zpracování účetních dokladů a zhotovení účetních výstupů Aeroklubu České republiky Vydání 2010 Schváleno Výborem AeČR dne 16. února 2010 Platí od 1. ledna 2010 U Mlýna 3 141 00 Praha 4-Spořilov Tel: 272 088 800 Fax: 272 761 833 E-mail: aecr@aecr.cz Web: www.aecr.cz
Seznam směrnic 1. Úvodní ustanovení 2 2. Účetní SW 2 3. Systém členění účetní osnovy 2 4. Systém tvorby předkontací 3 5. Přehled používaných řádků DPH 3 6. Účtování faktur vydaných 4 7. Účtování faktur přijatých 4 8. Účtování zálohových faktur přijatých 5 9. Účtování příjmových podkladních dokladů 5 10. Účtování výdajových pokladních dokladů 5 11. Účtování bankovních výpisů 5 12. Účtování skladových pohybů 6 13. Účtování mezd 6 14. Evidence a účtování majetku 6 15. Zúčtování dotací a příprava přehledů 6 16. Účetní závěrky a výstupy z účetnictví 7 17. Termíny vyplývající z výše uvedených postupů 7 1. Úvodní ustanovení Občanské sdružení Aeroklub ČR vede podvojné účetnictví v souladu s vlastními stanovami, příslušnými zákony, především zákonem o účetnictví, zákonem o dani z přidané hodnoty a zákonem o daních z příjmů, a účetními standardy pro neziskové organizace. K účetní evidenci používá plně elektronické evidence. Členění účetnictví vychází ze směrné účtové osnovy pro neziskové organizace, kterou si rozšířilo o analytické účty pro podrobnější sledování pro vlastní účely. Účetnictví je zpracováváno dvoustupňově. Prvotní doklady jsou nejprve zaneseny do účetního SW zaměstnanci občanského sdružení a následně zkontrolovány externí účetní firmou. Vnitřní účtování (skladové hospodářství, dotační tituly, mzdy apod.) jsou účtovány externí účetní firmou. Občanské sdružení se rozhodlo používat vnitropodnikové účetnictví ke sledování hospodaření jednotlivých provozně-technických středisek. Vnitropodnikové účetnictví je vedeno v samostatném účetním okruhu, centralizovanou formou. Vnitropodnikové účetnictví je vedeno externí účetní firmou v plném rozsahu. 2. Účetní SW Občanské sdružení Aeroklub ČR používá pro zpracování finančního účetnictví účetní software společnosti Cígler Software s.r.o., program MONEY. Pro zpracování mzdového účetnictví používá externí účetní společnost účetní software společnosti Stormware s.r.o., program PAMICA. Účetní SW jsou používány legálně, v souladu s podmínkami poskytovatele. Z účetních SW jsou pravidelně pořizovány zálohy účetnictví, které jsou po skončení účetního období zaneseny na digitální médium a předány vedení občanského sdružení. 3. Systém členění účetní osnovy Občanské sdružení používá nejen základní směrnou účtovou osnovu pro neziskové organizace, ale i analytické členění, evidenci středisek a činností.
Číselné označení účtu se skládá ze šesti číslic. První tři číslice vychází ze směrné účtové osnovy v pořadí Skupina, třída, syntetický účet. Rozvahové účty jsou na dalších třech pozicích členěny jednotkově, dle počtu sledovaných kategorií konkrétního syntetického účtu. Výsledkové účty pak mají vždy na čtvrté pozici číslici 0, 1 nebo 2. Číslice 0 označuje položky, které nelze hned při vstupu identifikovat na konkrétní činnost subjektu. Takovéto položky jsou čtvrtletně zúčtovány interním dokladem dle skutečného koeficientu pro účely daně z příjmů na další účty. Číslice 1 označuje položky patřící do hlavní činnosti. Číslice 2 označuje položky patřící do ekonomické (hospodářské) činnosti. Na páté a šesté pozici je jednotkové členění sledovaných kategorií konkrétního syntetického účtu. Obvykle pátá pozice je ještě skupinově nadřazena pozici šesté. Další podrobnou evidencí jsou střediska. Pomocí středisek sleduje subjekt dílčí plnění dle jednotlivých místních či výkonových oddělení. Základní výkonové členění je na inspekci, sport a provoznětechnická střediska. Místně pak jsou oddělena jednotlivá provozně-technická střediska. Souhrnné položky, zasahující do všech ostatních, specifikovaných středisek, se pak evidují na středisku Administrativa. Toto středisko by se v ekonomických kalkulacích mělo rozpočítávat na ostatní poměrem. Posledním podrobnou evidencí jsou tzv. činnosti. Je to pomocná evidence, kterou umožňuje účetní SW automaticky a subjekt ji využívá pro sledování nákladů hrazených z jednotlivých dotací. 4. Systém tvorby předkontací Účetní SW Money neumožňuje účtovat jinak, než pomocí předkontací. Předkontace pro všechny agendy spravuje externí účetní firma. Předkontace jsou označovány slovně, pokud možno, co nejvystižněji. Označení předkontace musí být odlišné pro každou agendu. Slovní spojení předkontace může obsahovat 10 písmen. Pro jednoznačnost popisu je zaveden systém, že pro věcné pojmenování se používá písmen max. 8, na sedmé (nebo dřívější) pozici je podtržítko a na osmé (nebo dřívější) pozici pak písmen N, H nebo K. Písmeno N označuje položky nezařazené do konkrétní činnosti subjektu, písmenko H označuje činnost hlavní a písmenko K pak činnost ekonomickou (hospodářskou). V předkontacích nákladů a výnosů hrazených v hotovosti je součástí názvu označení PV nebo PP. PV = pokladna výdej, PP = pokladna příjem. Zbývající kmenová část popisu je shodná nebo co nejvíce podobná s popisem pro faktury přijaté či vydané. 5. Přehled používaných řádků DPH Pro účely zařazení konkrétních dokladů do patřičných řádků daňového přiznání k dani z přidané hodnoty využívá subjekt předdefinovaného členění DPH. Vzhledem k povaze a rozsahu své činnosti využívá níže uvedené symboly pro jednotlivá plnění:
Druh tržby člen nečlen FV / PPD výše DPH členění výše DPH členění odlétané hodiny 0 _Ř530 19 _Ř210,215 technické prohlídky a opravy (včetně ND) 0 _Ř530 19 _Ř210,215 prodej ND jen samostatně jako zboží 19 _Ř210,215 19 _Ř210,215 prodej propag. Předmětů (těžítka apod.) 19 _Ř210,215 19 _Ř210,215 prodej zápisníků a tiskopisů 9 _Ř210,215 9 _Ř210,215 zkoušky dispečera, PPL, GLD apod. 0 _Ř530 19 _Ř210,215 vystavení průkazů / licencí 0 _Ř530 19 _Ř210,215 prohlídky letadel 0 _Ř530 19 _Ř210,215 Ostatní příjmy členské příspěvky -vždy bez DPH 0 _Ř000 U 0 _Ř000 U pronájmy - plátcům s DPH, jinak bez DPH 19 _Ř210,215 19 _Ř210,215 0 _Ř530 0 _Ř530 sankce za pozdní platbu -vždy bez DPH 0 _Ř000 U 0 _Ř000 U prodej stravenek -vždy bez DPH 0 _Ř000 U 0 _Ř000 U úhrada faktur -vždy bez DPH 0 _Ř000 U 0 _Ř000 U výhradně pro Druh nákladu hlavní činnost ostatní případy FP / VPD členění členění služby, materiál, zboří od plátce DPH _Ř000P _Ř310,315K služby, materiál, zboří od neplátce DPH _Ř000P _Ř000P ostatní výdaje - pojistné, náhrady škody, sankce, příspěvky, poplatky _Ř000P _Ř000P náklady na občerstvení, osobní výdaje aj. daňově nauznatelné náklady _Ř000P _Ř000P 6. Účtování faktur vydaných Faktury vydané jsou vystavovány interně pracovníky subjektu. Účtují se v agendě faktur vydaných, jednou účetní řadou začínající označením roku a dále souvislou číselnou řadou. Ve fakturách vydaných je používán položkový systém, který je přímo propojen na skladovou evidenci. Při fakturaci odebraných zásob ze skladu je tedy nutné zvolit položku ze skladu a výběr z příslušného skaldu. V případě účtování neskladovaných zásob a služeb se položky používají pro specifikaci předmětu fakturace. Při fakturaci svým členům se dle stanov subjektu jedná o hlavní, tj. neziskovou, činnost. V ostatních případech se jedná o ekonomickou, tj. hospodářskou, činnost. Z toho vyplývá, že pro účely zákona o dani z přidané hodnoty se služby poskytované svým členům fakturují v souladu s 61 písm. d bez DPH. Faktury musí být vystavené do 16. dne následujícího měsíce. 7. Účtování faktur přijatých Faktury přijaté jsou zpracovávány interně pracovníky subjektu. Ke každé faktuře je přiděleno číslo D (souvislá číselná řada 1-9999) a průvodní list, tzv. košilka. Na košilku příslušný pracovník potvrdí oprávněnost dokladu a specifikuje požadavky na zaúčtování, zatřídění dle střediska případně činnosti.
V účtárně je pak doklad zanesen do účetního SW a na košilku doplněno zaúčtování. Poslední fází dokladu je kontrola externí účetní. Externí účetní posuzuje doklad především z pohledu daňového dopadu, ať už pro daň z přidané hodnoty nebo daň z příjmů. Pokud se jedná o doklad sloužící výhradně pro hlavní činnost (minimálně všechny doklady plně hrazené z dotací) nesmí být nárokována DPH. V ostatních případech se použije zálohový koeficient vycházející z minulého období. V přiznání za měsíc prosinec pak dojde k přepočtu koeficientu a doúčtovaní pro daný rok. Faktury došlé po 14. dni následujícího měsíce plnění DPH budou zahrnuty do měsíce dle data obdržení. 8. Účtování zálohových faktur přijatých Zálohové faktury přijaté jsou zahrnovány do stejné řady D, přidělena košilka atd. Účetně je doklad zaevidován jako běžná faktura přijatá, ale účtována vždy bez DPH na účet záloh. V případě, že daňový doklad k uhrazené záloze je k dispozici ještě ve stejný měsíc, je možné o zálohové faktuře neúčtovat a evidovat v účetním systému pouze daňový doklad s původním označením D. V případě, že daňový doklad k uhrazené záloze obdrží účtárně již v dalším období z pohledu DPH, je nutné zanést tento doklad jako samostatné D a přidat samostatnou položku, která doklad poníží o uhrazenou zálohu. V takovém případě je položka záporné hodnoty a účtována také na účet záloh. V případě, že se jedná o platební kalendář, postupuje subjekt jako při běžné faktuře přijaté. 9. Účtování příjmových podkladních dokladů Účtování příjmových pokladních dokladů se děje interně pracovníky subjektu. Pokladník předá do účtárny nejpozději do 10. dne následujícího měsíce podklady k zaúčtování, které jsou členěny jednotlivě dle druhu příjmů a plátce, jsou označeny pořadovým číslem shodným s pokladní knihou pokladníka a v případě příjmů od třetích stran je na nich vyznačeno, zda se jedná o příjem od člena či nečlena subjektu. Účetní doklady musí být zaúčtovány do 16. dne následujícího měsíce. 10. Účtování výdajových pokladních dokladů Účtování výdajových pokladních dokladů se děje interně pracovníky subjektu. Pokladník předá do účtárny nejpozději do 10. dne následujícího měsíce podklady k zaúčtování, které jsou členěny jednotlivě dle druhu výdajů a příjemce, jsou označeny pořadovým číslem shodným s pokladní knihou pokladníka a je na nich vyznačené nákladové středisko. V případě proplácení výdajů třetím osobám (nezaměstnancům) musí být na dokladu uvedena přesná identifikace příjemce hotovosti s informací, zda se jedná o dodavatele či volený orgán apod. Účetní doklady musí být zaúčtovány do 14. dne následujícího měsíce. 11. Účtování bankovních výpisů Účtování bankovních výpisů se děje interně pracovníky subjektu. Prozatím se jednotlivé položky účtují ručně, na základě elektronického bankovního výpisu. Na konci měsíčního období, po obdržení papírové podoby bankovního výpisu, zkontroluje externí účetní zůstatky a namátkově několik položek. Poplatky a úroky z běžného účtu jsou účtovány do hlavní činnosti. Poplatky a úroky ze spořicích účtů jsou účtovány do ekonomické činnosti. Převody mezi účty a případně hotovostí jsou účtovány pomocí účtu peníze na cestě. Účtování devizového účtu se provádí dle platného denního kurzu ČNB. Zaúčtování bankovních výpisů musí být dokončeno do konce následujícího měsíce.
12. Účtování skladových pohybů Skladové pohyby jsou z části účtovány automaticky, z položek faktur přijatých a vydaných, a z části ručně, na základě interních zakázkových listů, inventur apod. Ruční skladové pohyby jsou účtovány externí účetní na základě obdržených podkladů od subjektu. Účetní stav skladového hospodářství se měsíčně porovnává s fyzickými inventurami zpracovanými jednotlivými vedoucími provozně-technických středisek a přehledem od externího správce hlavního skladu. Skladové pohyby musí být zaúčtovány do konce následujícího měsíce. 13. Účtování mezd Mzdy jsou zpracovávané externí účetní ve speciálním účetním programu. Na základě přehledové rekapitulace jsou měsíčně účtovány pomocí interních dokladů dle jednotlivých nákladových středisek. U většiny zaměstnanců nelze přesně určit podíl na hlavní a ekonomické činnosti, a tak v rámci čtvrtletní účetní uzávěrky externí účetní rozklíčuje osobní náklady dle aktuálního koeficientu pro účely daně z příjmů. Zaúčtování mezd musí být provedeno do 15. dne následujícího měsíce. 14. Evidence a účtování majetku Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek posuzuje subjekt jak z pohledu doby využitelnosti, tak z pohledu pořizovacích nákladů. Dlouhodobý majetek vlastní činností nevzniká. Pořizování majetku je účtováno z prvotních dokladů na účet pořízení majetku, 04. Po jeho specifikaci a zaevidování do agendy majetku, nastavení účetních i daňových odpisů, je majetek zařazen do užívání a přeúčtován z účtu pořízení na příslušný majetkový účet. Účetní i daňové odpisy jsou účtovány nejméně jednou ročně. U majetku plně hrazeného z dotace se jedná o odpisy daňově neúčinné. U ostatního majetku se zkoumá jeho využití. V případě, že je využíván jak pro hlavní, tak ekonomickou činnost, jsou odpisy rozklíčovány pomocí koeficientu pro účely daně z příjmů. U jednoznačně využívaného majetku pro činnost hlavní jsou odpisy daňově neúčinné a u jednoznačně využívaného majetku pro činnost ekonomickou jsou odpisy daňově účinné v plném rozsahu. V průběhu účetního období je průběžně na základě prvotních dokladů účtováno o technickém zhodnocení, vyřazení majetku v případě prodeje nebo znehodnocení, zařazení majetku v případě pořízení. Inventarizace majetku je prováděna minimálně jednou ročně. Na základě této jsou pak vyhodnoceny a zaúčtovány případné rozdíly mezi účetním a fyzickým stavem. 15. Zúčtování dotací a příprava přehledů Účetní jednotka dostává příjmy z několika zdrojů. Významnou součástí příjmů jsou členské příspěvky, které nejsou zdanitelným plněním z pohledu daně z přidané hodnoty, a z pohledu daně z příjmů se jedná o příjmy osvobozené. Subjekt eviduje odděleně členské příspěvky členů fyzických osob a členů právnických osob, občanských sdružení a jiných klubů. Další částí příjmů jsou státní dotace. Subjekt každoročně žádá o dotace investiční a dotace provozní. Investiční dotace jsou v účetnictví evidovány na účtu vlastního jmění a při postupném účtování účetních odpisů je příslušná část dotace rozpuštěna do výnosů. Provozní dotace jsou proúčtovány přes rozvahové účty Zúčtování daní a dotací, tř. 34, do výnosů v okamžiku obdržení. Každý příjem dotace je evidován na samostatném analytickém účtu. Čerpání dotací je pak sledováno pomocí činností. Pro každou samostatnou smlouvu o dotaci je v účetním systému nastavena konkrétní
činnost. Náklady přiřazené k této činnosti se musí rovnat čerpané výši dotace. Kontrola proúčtování dotací je prováděna dle požadavků poskytovatele dotací. Investiční dotace MŠMT účtována průběžně, kontrolována 1x ročně při přípravě ÚZ Provozní dotace MŠMT účtována průběžně, kontrolována 1x ročně při přípravě ÚZ Provozní dotace MD účtována průběžně, měsíčně předávány přehledy o druhu čerpaných nákladů vždy do 16. dne následujícího měsíce, čtvrtletně kontrolována při zpracování Q přehledů. Dílčí část příjmů tvoří také příspěvek od Sdružení sportovních svazů ČR, tzv. příspěvek Sazka. U těchto příjmů požaduje subjekt nejen sledování čerpání pomocí činnosti, ale i čerpání jednotlivých odborností. Rozlišení na jednotlivé odbornosti se provádí interním dokladem do podrozvahové evidence. Ve sledovaném období musí celková suma na vyrovnávacím podrozvahovém účtu odpovídat součtu nákladových účtů s činnosti SA. Samotný příspěvek se účtuje přímo z agendy banka pomocí rozvahového účtu Zúčtování daní dotací, účtem 347 zúčtování příspěvku Sazka, rovnou do výnosů. Příspěvek je čerpán v roce přidělení v plné výši, z toho plyne, že i zdaňován je v roce přidělení v plné výši. Rozlišení na jednotlivé odbornosti sledují podrozvahové účty, na které je příspěvek čtvrtletně rozúčtován. V případě, že některá z odborností nevyčerpá svou část v plné výši v daném roce, takový zůstatek je sledován na příslušném podrozvahovém účtu. 16. Účetní závěrky a výstupy z účetnictví Účetní jednotka zpracovává mezitímní účetní závěrky pravidelně za kalendářní čtvrtletí, nazývané čtvrtletní účetní závěrka. Tato účetní závěrka sestává z rozklíčování nákladových účtů dle činností, zaevidování a zúčtování majetku, proúčtování dotace MD, zaúčtování vnitropodnikových pohybů a proúčtování odborností příspěvku Sazka. Při zpracování jsou odkontrolovány zůstatky bankovních účtů, zůstatky hotovosti a cenin a zůstatky skladového hospodářství. Po zpracování je externí účetní firmou zpracována rozvaha analyticky, výsledovka analyticky, přehled výsledkových účtů dle středisek, přehled o čerpání dotace z MD. Tyto výkazy jsou v elektronické podobě zaslány do konce následujícího měsíce po uzavíraném čtvrtleté vedoucímu ekonomického úseku. Roční účetní závěrka je zpracovávána ve výše uvedeném rozsahu a rozšířena o přepočet zůstatků v cizích měnách, o provedení přepočtu koeficientu DPH a zúčtování zůstatků DPH, účetní a daňové odpisy, skladové a majetkové pohyby na základě roční inventarizace, odsouhlasení pohledávek a závazků, kalkulaci daně z příjmů. Na základě roční účetní závěrky externí účetní firma zpracuje rozvahu analyticky, výsledovku analyticky, přehled výsledkových účtů dle středisek, rozbor čerpání dotací, přehled majetku, soupis skladových položek, dokladovou inventarizaci, účetní deník. Zpracované výkazy předá v elektronické i tištěné podobě vedoucímu ekonomického úseku do 14 dnů od odsouhlasení navrhované kalkulace daně z příjmů právnických osob. 17. Termíny vyplývající z výše uvedených postupů Den v měsíci Kdo Co Komu 10 vedoucí PTS zakázkové listy, podklady k fakturaci účtárna 10 pokladník pokladní doklady účtárna 10 správce hlavního skladu pohyby skladových zásob účtárna 14 asistentka let. ředitele soupisy odlétaných hodin účtárna 14 účtárna zaúčtované nákladové prvotní doklady externí účetní firma 15 externí účetní zaúčtování mezd vedoucí ekon. odd. 16 externí účetní přehled o čerpání dotace MD vedoucí ekon. odd. 16 účtárna zaúčtované výnosové prvotní doklady externí účetní firma 20 externí účetní zpracované přiznání k DPH vedoucí ekon. odd. 25 externí účetní zaúčtované vnitropodnikové pohyby vedoucí ekon. odd. 25 externí účetní soupis skladových položek účtárna 25 účtárna soupis skladových položek vedoucí PTS 30-Q externí účetní čtvrtletní účetní závěrku vedoucí ekon. odd.