Řešení problémů při realizaci projektů Ing. Milena Smržová pověřena vedením oddělení kontroly realizace 13.4.2011 České Budějovice
Téma Řešení problémů při realizaci projektů Struktura: Krátká úvaha Základní problémy a jejich možná řešení Přání do budoucna
Úvaha Co je těžší? napsat projekt, aby prošel hodnocením nebo zrealizovat projekt tak, aby mohl být proplacen z dotace Plán x skutečnost
Odpověď Tvorba projektu x Realizace projektu Zrealizovat projekt v nezměněné podobě tak, jak si jej žadatel připravil k žádosti je téměř nemožné.
Spolupráce Cesta realizace projektu je o spolupráci mezi příjemcem dotace a Oddělením kontroly realizace, potažmo celého Úřadu regionální rady a následně dalších orgánů veřejné správy.
Konkrétní problémy Nedostatečná připravenost projektů žádajících o dotaci Nereálnost plánů/cílů Pochybení při výběrových řízení Změny v projektech Nehospodárnost výdajů Účetnictví projektu
Konkrétní problémy Nedostatečná připravenost projektů žádajících o dotaci Idea zpracování projektu jiná realita Zastaralá projektová dokumentace projektová dokumentace ke stavebnímu povolení, předložená k žádosti versus realizační projektová dokumentace Tak jak jste si projekt připravili v projektové žádosti, tak ho také realizujte. Žádali jste dům bez oken, realizujte dům bez oken. ÚRR otevřený a flexibilní úřad, reaguje na potřeby projektů, pokud je to v mezích pravidel a zákonů. Chyby v indikátorech projektů
Konkrétní problémy Nereálnost plánů/cílů Stanovte si v projektu takové cíle, které jste schopni reálně naplnit!
Pochybení při výběrových řízeních Po připravenosti projektu je kamenem úrazu výběrové řízení. Na VŘ vše stojí i padá. Správně vybraný dodavatel je 80% úspěch hladkého proplacení dotace. VŘ dle zákona 137/2006 Sb. v pozdějším znění/mimo režim zákona (dle PPP a Metodiky zadávání veřejných zakázek)
Konkrétní pochybení ve VŘ Diskriminace potenciálních uchazečů Nevhodně zvolená kvalifikační kritéria (požadovaný obrat x předpokládaná hodnota zakázky) ÚOHS 45 000 000 Kč x 500 000 000 Kč Namísto obratu požadujte počet obdobných zakázek!
Konkrétní pochybení ve VŘ Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení) Nesprávný popis hodnocení Nedodržení popisu hodnocení Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění) Rozpor návrh SoD x SoD Nedodržení lhůt (ZJPŘ vyvěšení na úřední desce) Nedodržení SoD při realizaci projektu (částky, množství) Nové práce na libovůli zadavatele (nepřipravenost projektu) Vícepráce plynoucí z nepřipravenosti projektu (geologické průzkumy) Konkrétní značky v zadávací dokumentaci Dělení veřejných zakázek Vítěz zakázky člen realizačního týmu Podívat se do Nejčastější pochybení ve veřejných zakázkách
Hlavní změny po novele Zákona 137/2006 Sb. (179/2010) Rámcové smlouvy, změna v postupech pro zadávání dílčích zakázek (princip kaskády ) Zjednodušené podlimitní řízení a rozšíření možnosti využít jednací řízení navazující na předcházející zjednodušené podlimitní řízení Změny lhůt při poskytování ZD, dodatečných informací, zveřejňování výsledků v ISVZ US aj., Změny v průběhu soutěže o návrh, zavedení, užší soutěže, ve dvou kolech Předkládání kvalifikačních dokladů v prosté kopii s možností vyžádat si originál před podpisem smlouvy Povinnost zpracovat samostatný protokol o posouzení kvalifikace, včetně možností nahlížení Povinnéčtení nabídkové ceny při otevírání obálek, včetně zapsání do protokolu
Cena již není povinnou součástí kritérií pro hodnocení ekonomické výhodnosti Automatické rozlišení nabídkových cen pro plátce DPH a pro neplátce DPH (cena bez DPH, resp. s DPH u neplátce) Podrobný popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnotících kritérií Možnost zrušit zadávacířízení v případech, kdy zůstane k hodnocení jen jedna nabídka Snížení objemu opčního práva na 30% původní ceny veřejné zakázky Změna hodnocení ceny u uchazečů, kteří zaměstnávají více než 50% osob se zdravotním postižením.
Další informace Bezodkladně dle judikatury znamená do 5-ti dnů Odkaz na aktuální a funkční profil zadavatele Pokud je hodnotící komise určena i k otevírání obálek musí být uvedeno na pověření Je nutné mít vyhotoven Seznam podaných nabídek (pořadí, časy) Je povinna evidence úkonů souvisejících s veřejnou zakázkou dle odst. 3 148 ZVZ U nadlimitních veřejných zakázek je povinností vyhotovit písemnou zprávu zadavatele dle 85 ZVZ, která zůstává součástí výběrového řízení
Změny v projektech generující chyby Nenahlášené změny Nahlášené změny v rozpočtu v Závěrečné monitorovací zprávě, které odpovídají změnám podstatným menšího či většího rozsahu Nenahlášené stavební změny Stavební změny nenahlášené kompletně příloha č. 8, 9 a 11 PPP + další relevantní dokumenty + info o tom, zda ze ZV či NZV a další) Nedostatečné slovní popsání stavebních změn a změn v rozpočtu Nenahlášené změny harmonogramu (předčasné ukončení projektu, prodloužení projektu) Nenahlášené změny indikátorů (nenaplnění indikátorů)
Změny v projektech generující chyby Uvádění několika typů změn do jednoho formuláře (podstatné, nepodstatné) Nepodepsané podstatné změny Neuvádění všech vzniklých změn do ZMZ Několikrát v průběhu realizace projektu/etapy nahlášena změna rozpočtu do 15% - změny je nutno sčítat a pokud je v součtu změna vyšší než 15% položky, pak je třeba vytvořit Dodatek ke smlouvě o dotaci, nutno rovněž kontrolovat procentní omezení některých položek
Nehospodárnost výdajů Výdaje za zpracování projektové dokumentace Výdaje spojené s řízením projektu Výdaje za odborné a znalecké posudky v rámci položky Výdaje na zpracování projektové žádosti Výdaje za supervizi realizace projektu MO č. 12
Omezení výdajů Výdaje za zpracování projektu max 5% CZV Výdaje spojené s řízením projektu max. 500 tis./50 tis za měsíc; BOZP,TDI, autorský dozor 3% ze skutečně provedených stavebních prací Odborné a znalecké posudky v rámci položky Výdaje na zpracování projektové dokumentace 1% z CZV max 300 000 Kč Supervize řízení projektu nezpůsobilý výdaj
Účetnictví projektu Samostatná účetní evidence pro projekt Nejsou doloženy dostatečné podklady k vedenému účetnictví v návaznosti na projekt celkový obrat analytických účtů vážící se ke ZV a NZV se nerovná CV projektu Rozdělení na investice/neinvestice Souvisí s připraveností projektu
Výdaje projektu Potvrzení o úhradě výdajů projektu je doloženo prostřednictvím kopie z elektronicky zasílaných výpisů bez potvrzení bankou, že je shodné s originálem. Časová způsobilost výdajů u etapových projektů DUZP i úhrada faktury musí být nejpozději v den ukončení etapy. Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury Neodečítání příjmů projektu od CZV v realizační fázi (např. příjem za prodej vykáceného dřeva, příjem za prodej orné půdy, příjem za prodej dlažebních kostek atd.) Chybné odečtení příjmů v realizační fázi projektu od vyčíslené dotace příjmy je třeba odečítat od CZV Příjemce neuplatňuje odpočet DPH u majetku pořízeného z dotace, tj. DPH je způsobilým výdajem. V době udržitelnosti majetek pronajme plátci DPH, čímž si odpočet začne uplatňovat
Další Nedostatečně popsáno naplňování horizontálních a environmentálních kritérií v monitorovací zprávě Nedokládání pojištění majetku Opomenutí zaslání pozvánky na jednání hodnotící komise 7 dní předem zástupcům ÚRR u zakázek s vyšší hodnotou dle Závazných postupů Do 1. MZ o udržitelnosti projektu nedoložení zaúčtování obdržené dotace, nedoložení převedení majetku do užívání inventární karty, naplnění indikátoru pracovních míst (pracovní smlouvy, mzdové listy, pracovní výkazy), certifikace, naplnění publicity; pracovní místa a publicita ke každé MZ o udržitelnosti Chybné provedení pamětní desky v černobílém provedení nutno dodržet Pravidla pro publicitu Nedodržení udržitelnosti projektu u projektů z oblasti 3.3 Opomíjení dokládání zapojení partnera do projektu
Závěr Zkuste se na realizaci projektů dívat očima kontrolorů, kteří na základě Vašeho jednání rozhodují o výši proplacené dotace Počínaje již samotnou žádostí o dotaci, přes výběrová řízení, realizaci výdajů projektu, po samotné zpracování monitorovacích zpráv
Další informace Nejčastější chyby v Žádosti o platbu a v realizaci projektů Nejčastější nedostatky v souvislosti s kontrolou veřejných zakázek Vše pro příjemce
Neradi udělujeme korekce: sobecký důvod mnoho práce navíc emocionální důvod alokované finance nemůžeme proplatit, ač vidíme, že projekt je smysluplný, potřebný a přispěje k rozvoji regionu, lidského potenciálů, zdravotní a sociální péče a daná korekce, způsobí velké problémy v rozpočtu příjemce.
Závěr Doufejme, že jsme se všichni (žadatelé, příjemci, ÚRR) na dlouhé cestě již zrealizovaných projektů poučili tak, aby projekty, které jsou v průběhu realizace či na svou realizaci čekají, dostaly veškeré finanční prostředky, o které si příjemce na základě naplnění pravidel ROP a platné české legislativy zažádá.
Děkuji za pozornost Ing. Milena Smržová smrzova@rr-jihozapad.cz Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Jeronýmova 1750/21 370 01 České Budějovice www.rr-jihozápad.cz