Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions verze 02/04/2009 Novinky a rozšíření výkladu finančních pravidel červen 2009 Lenka Lepičová, Kateřina Slavíková lepicova@tc.cz, slavikovak@tc.cz NCP pro finanční a právní záležitosti, TC AV ČR Finanční průvodce duben 2009 - novinky 1
Finanční pravidla projektů 7. RP stávající dokumenty Novinky ve Finančním průvodci 2009, rozšířený výklad problematiky: Koordinátor Uznatelné a neuznatelné náklady Třetí strany Přímé náklady Osobní náklady Další přímé náklady Nepřímé náklady Maximální příspěvek ES Cash flow Osvědčení o metodologii a finančních výkazech Kontroly a sankce Ostatní Finanční průvodce duben 2009 - novinky 2
Finanční pravidla projektů 7. RP přehled stávajících dokumentů Guide to Financial Issues (version 02/04/2009) Třetí aktualizace: duben/červenec 07 /duben 09 Výklad finančních pravidel projektů 7. RP (Spolupráce a Kapacity) Právně nezávazné, pouze výklad závazných pravidel definovaných v: Nařízení EP a Rady o pravidlech účasti v 7. RP (Rules For Participation) Modelové grantové dohodě (Model Grant Agreement, MGA) Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) - ECGA ------------------------------------------------------------------------------------------------------ Další podpůrné dokumenty pro výklad finančních pravidel: Guidance Notes on Audit Certification červenec 07/ březen 08 List of special clauses duben 09 Finanční průvodce duben 2009 - novinky 3
Koordinátor management konsorcia... Vyjma aktivit, které smí v projektu vykonávat pouze koordinátor, může v případě velkých projektů další manažerskéčinnosti vykonávat jiný partner (aniž by se podílel na VaV činnostech) Zálohovou platbu by měl koordinátor obdržet na úročený účet Speciální doložka GA č. 38 (viz. slajd 9) pokud nesplňuje podmínky finanční stability ( financially weak entity )... Dobrovolně může poskytnout finanční garance účasti v projektu Pouze záruka banky nebo pojišťovací společnosti Výjimečně se může jednat o záruku v podobě tzv. svěřeneckého účtu (trust account), který je zřízený koordinátorem pouze za účelem realizace projektu Finanční průvodce duben 2009 - novinky 4
Uznatelné náklady. náklady vynaložené v době trvání projektu.. Výklad podle typu účetnictví organizace Jednoduché účetnictví vznik nákladu ke dni zaplacení faktury Podvojné účetnictví cost are incurred when they are entered into the books Náklad vzniká v momentu, kdy je skutečně spotřebován Dohadné položky Nutno upozornit ve formuláři C, opravit ve formuláři C pro následující období Poslední vykazované období náklady dle dostupných informací ke dni přípravy formuláře C Uznatelnými náklady nejsou nikdy náklady spojené s CA Finanční průvodce duben 2009 - novinky 5
Uznatelné náklady. dle účetní a manažerské praxe organizace.. Nejedná se o absolutní princip, nutno dodržet i ostatní pravidly uznatelnosti nákladů Nelze tvořit účelové směrnice pouze pro projekty 7.RP Finanční průvodce duben 2009 - novinky 6
Neuznatelné náklady. letištní poplatky (airport taxes).. Rozhodující je povaha poplatku (nature of the tax) Doklad obvykle obsahuje service charge nebo charge nejedná se o daň uznatelný náklad Pokud je na dokladu airport taxes aby byl náklad uznatelný, musí účastník prokázat, že se nejedná o daň Pokud nejsou letištní poplatky identifikovatelné, jsou uznatelné Finanční průvodce duben 2009 - novinky 7
Třetí strany (I).poskytující své zdroje na projekt.. Plná kontrola a zodpovědnost účastníka, který zdroje využívá v projektu Třetí strana není zahrnuta do prací na projektu Práce je obvykle vykonávána v prostorách účastníka Vždy se jedná o skutečné náklady třetí strany a) zdarma. Vykazovány mohou být pouze skutečné režie třetí strany b)...za úplatu Náklady vznikají účastníkovi, jsou v jeho účetnictví a mohou být předmětem auditu Finanční průvodce duben 2009 - novinky 8
Třetí strany (II) c) speciální případy Možná aplikace speciální doložky č. 38 Pouze pro univerzity a veřejné instituce Třetí strana je kontrolována koordinátorem a má mandát k financial administration of the beneficiary může na svůj účet přijímat platby od EK a rozesílat je ostatním partnerům Koordinátor neztrácí odpovědnost za projekt..vykonávající část práce na projektu.. Hranice 375 tis. pro audit se vztahuje na součet nárokovaných příspěvků ES účastníkem a jeho třetí strany pracující na projektu Pokud je speciální doložka 10 a stejně tak poskytuje třetí strana své zdroje nutno oddělit Speciální doložka č. 10: třetí strana vyplňuje svůj vlastní formulář C Poskytnutí zdrojů: náklady vzniklé třetí straně jsou ve finančním výkazu účastníka jako náklad/příjem projektu Finanční průvodce duben 2009 - novinky 9
Osobní náklady (I) skutečně odpracované a vykázané hodiny Primárně je potřeba vést timesheet (jiný způsob pouze jako druhá náhradní varianta) nutná vypovídací schopnost pro auditora Pro získání Osvědčení o metodologii od EK - nutné vykazovat celkovou odpracovanou dobu zaměstnance na všech projektech (činnostech) Nový příklad doporučeného timesheet (s čísly) Finanční průvodce duben 2009 - novinky 10
Osobní náklady (II) Finanční průvodce duben 2009 - novinky 11
Osobní náklady (III) produktivní hodiny Počet produkt. hodin v roce může být vypočten dvěma zp.: 1. skutečné produktivní hodiny konkrétních zaměstnanců 2. Standardní produktivní hodiny Skutečné produktivní hodiny by se neměly příliš lišit od standardních Do produktivních hodit se počítají i činnosti jako marketing a prodej, příprava návrhu projektů, administrativa a non billable hours Považovány za přímé náklady pozor, nevykazovat zároveň jako nepřímé Do produktivních hodin se nepočítají- školení a interní meetingy (nesouvisející s projektem) Tyto v součtu se sickness day by neměly překročit 15 dní/rok Finanční průvodce duben 2009 - novinky 12
Osobní náklady (IV) proplácení přesčasů Doplňující požadavky Přesčas musí být skutečně proplacen Práce přesčas je nutná pro realizaci projektu a je v souladu s národní legislativou Vykazovány mohou být pouze hodiny přesčasové práce na daném projektu 7.RP Relevantní hodinová sazby se bere v úvahu odděleně od sazby pro standardní pracovní dobu Náklady na najímaní nových zaměstnanců V principu neuznatelné (na začátku realizace projektu se instituce zavazuje, že má dostatečné personální zdroje pro realizaci projektu) Pokud je nutné v průběhu projektu najmout nového zaměstnance možno zařadit do režijních nákladů Finanční průvodce duben 2009 - novinky 13
Osobní náklady (V) odstupné V principu neuznatelný náklad x výjimka uznatelné, pokud je dána povinnosti ze zákona (národní legislativa) náklady na konzultanty Osobní náklady odměna se odvíjí od odpracovaných hodin (raději než od vykonané práce) Subdodávka úhrada se odvíjí od vykonané práce (raději než podle odpracovaných hodin) fyzické osoby Detailnější vysvětlení - není jim vyplácena a účtována mzda/plat (např. osoby samostatně výdělečněčinné, jednočlenná společnost, společník nepobírající mzdu) Finanční průvodce duben 2009 - novinky 14
Osobní náklady (VI) odměny ( bonus payment ) Obecně platby, které nejsou zaměstnavatelovou povinností vyplývající z národních předpisůči pracovní smlouvy a tak závisí na volném rozhodnutí, by neměly být považovány za uznatelné (i když výplatní páska prokazuje jejich vyplacení) problém kritéria uznatelnosti nákladů nutné pro realizaci projektu ALE Pokud jsou tyto platby považovány za běžnou praxi a splňují všechny pravidla uznatelnosti (hl. zásada úspornosti a souladu s obvyklou účetní a manažerskou praxí), mohou být považovány za uznatelné za předpokladu, že splňují všechny následují podmínky: Finanční průvodce duben 2009 - novinky 15
Osobní náklady (VII) Podmínky pro uznatelnost bonus payment v projektech 7.RP: Systém vyplácení odměn/osobního ohodnocení by měl být upraven interní směrnicí (výpočet, pro jaké kategorie zaměstnanců, maximální částka apod.) Směrnice by měla být aplikována na všechny projekty (EU i mimo EU, národní i mezinárodní) Důsledkem by neměla být úroveň odměňování nesrovnatelná se situací na trhu (pro stejný obor/vzdělání/zkušenosti) Částka musí být zanesena v účetnictví účastníka jako osobní náklad a musí podléhat zdanění a odvodům (pokud nemá výjimku) Tyto bonusy mohou být placeny pouze jako část zaměstnancova hrubého platu Finanční průvodce duben 2009 - novinky 16
Další přímé náklady (I) cestovní náhrady Žádné zvláštní rozdíly pro cesty po Evropě a mimo Evropu (doporučení konzultovat s PO) Musí být nezbytné pro realizaci projektu (neuznatelné konference, kde není realizována práce v rámci projektu, prodloužení služební cesty z důvodů osobních či jiných služebních) Jednorázově najmutí experti v Annexu I dlouhodobý majetek Zdůraznění uznatelný náklad je pouze odpis, ne pořizovací cena Doba odepisování majetku nesmí překročit dobu využití majetku Jednoduché účetnictví možné nárokovat celou pořizovací cenu Finanční průvodce duben 2009 - novinky 17
Další přímé náklady (II) osvědčení o finančních výkazech Uznatelný náklad pouze pokud je povinné (hranice 375 tis. ) Pokud jej vystaví externí auditor = subdodávka, činnosti managementu Pokud jej vystaví Competent Public Officer = ostatní náklady, činnosti managementu konferenční poplatky Uznatelné pokud je účast na konferenci nezbytná pro realizaci projektu (např. prezentace výsledků projektu) Měly by být definovány v Annexu I, pokud ne konzultovat s PO Finanční průvodce duben 2009 - novinky 18
Nepřímé náklady (I) vykazování úplných nepřímých nákladů Rozvrhová základna Musí být v souladu s účetní praxí instituce, fair and reliable, nesmí se jednat o nepodložené odhady Pokud nebude založena na osobních nákladech (mzdách či odpracovaných hodinách), the result of the application of this cost driver must not exceed the total amount of indirect cost to be allocated Instituce by měly být schopny metodiku zdůvodnit a obhájit (pomocí záznamů v účetnictví) a v případě auditu prokázat, že nepřímé náklady jsou fairly allocated výzkumným projektům Finanční průvodce duben 2009 - novinky 19
Nepřímé náklady (II) 60% pevná sazba Změny zvolené metody pro vykazování režií v 7.RP Pokud instituce používající status pro 60% pevnou sazbu tento status ztratí bude změněno v rámci běžícího projektu (pravidlo 2 let pro status MSP) Pokud instituce získá status s nárokem na 60% pevnou sazbu nelze použít u běžícího projektu, až pro nové projekty Pokud instituce vytvoří metodiku pro vykazování úplných nákladů projektu - použije ji až pro nové projekty Chyba v prvním projektu 7.RP změna možná i dodatečně Nutno informovat EK a doložit: vysvětlení, stanovisko auditora a seznam projektů s chybou EK poté rozhodne V případě povolení změny, je nutný amendment u všech běžících projektů Finanční průvodce duben 2009 - novinky 20
Nepřímé náklady (III) CSA projekty instituce, které jinak běžně používají 60% pevnou sazbu pro režii, zde použijí 20% pevnou sazbu (protože 60% je využitelných jen v projektech s VaVčinnostmi), bude však aplikován limit na příspěvek ES 7% Příklad projektu CSA (univerzita, která běžně používá 60% pevnou sazbu) Přímé náklady = 100 Nepřímé náklady = 20 Celkové náklady = 120 Příspěvek ES = 107 Finanční průvodce duben 2009 - novinky 21
Maximální příspěvek ES (I) činnosti výzkumu a technologického rozvoje Limit 75 % pro instituce středního a vysokoškolského vzdělávání - veřejné i soukromé Pokud instituce získá status s nárokem na 75 % nelze použít u běžícího projektu, až pro nové projekty Pokud MSP ztratí tento status bude změněno v rámci běžícího projektu na 50 % (pravidlo 2 let) Patří sem i koordinace výzkumu (scientific coordination) např.: Vědecká koordinace a sledování realizace WP Dohlížení na plnění milestones a správný vývoj projektu Hodnocení práce vykonané partnery, včetně vědeckých deliverables Research risk management Příprava vědecké části zprávy pro EK Finanční průvodce duben 2009 - novinky 22
Maximální příspěvek ES (II) manažerské činnosti Příklady: Navrhování a spravování šablon vyplňovaných všemi partnery jako podklad pro vypracování zpráv EK Realizace a správa projektových databází pro reportování a kontrolu, včetně úprav v případě změny pracovního plánu a konsorcia Návrh a správa plánu pro dissemination a exploitation podle požadavků EK Zpracování připomínek a doporučení EK za konsorcium a podpora jejich implementace Příprava, realizace a následné zpracování závěrů z hlavních projektových meetingů (Steering Committee meetings, General Assemblies, Advisory Board meetings) Zajišťování komunikace v rámci konsorcia (zajištění infrastrukutry, list emailů) a odpovídání na dotazy partnerů i externích subjektů Zajištění konsorciální smlouvy a dalších otázek souvisejících s IPR Finanční průvodce duben 2009 - novinky 23
Maximální příspěvek ES (III) příjmy projektu Účastníci musí vzít v úvahu a deklarovat příjmy, které vznikly (jsou zaneseny v účetnictví) nebo jsou potvrzeny (příjem/výnos ještě nebyl realizován, ale existuje písemné potvrzeníči závazek) v okamžiku předkládání posledního finančního výkazu lump sums Předpokládá se pro zjednodušení, že subjekty, které volí lump sum, realizují v projektu pouze činnosti VaV Aktualizován list ICPC zemí Finanční průvodce duben 2009 - novinky 24
Cash flow (I) úrok vygenerovaný ze zálohové platby O úrok vygenerovaný ze zálohové platby bude snížena platba následující pouze: Pokud zálohová platba > 50 tis. Pro subjekt, který částku obdrží přímo od EK (koordinátor) Multi-partner actions bude aplikováno pouze na část zálohové platby, která nebude přeposlána koordinátorem ostatním partnerům, tj. koordinátor nemusí vykazovat úrok, který vygenerovala jeho část zálohové platby Mono-partner actions nutné vykazovat úrok z celé obdržené zálohové platby Koordinátor by měl obdržet a spravovat finanční prostředky od EK na bankovním účtu generujícím úrok Detailnější vysvětlení problematiky poskytne EK brzy Finanční průvodce duben 2009 - novinky 25
Cash flow (II) Příklad: Konsorcium obdrží zálohovou platbu ve výši 1 600 tis.. Koordinátorovi zůstává vlastní záloha ve výši 400 tis. (podle CA) Koordinátor bude vykazovat pouze úrok vygenerovaný zálohovou platbou ve výši 1 200 tis. a to pouze do té doby než převede prostředky ostatním partnerům Finanční průvodce duben 2009 - novinky 26
Cash flow (III)..garanční fond příklad výpočtu částky, která je vrácena na konci projektu.. Veřejné subjekty plná výše Soukromé subjekty EK může vracenou částku ponížit, a to max. do výše 1% finálního příspěvku EK Index GF je stanoven EIB každý měsíc, vliv na částku vyplácenou konsorciu na konci projektu, např. 80% Příklad: Příspěvek ES 18 tis., příspěvek do GF 1 tis. Soukromý subjekt: 1000 x 0,8 = 800 vrácenáčástka, ALE 18.000 x 0,01= 180 max. lze odečíst proto dostane 1000 180 = 820. Finanční průvodce duben 2009 - novinky 27
Osvědčení o metodologii a finančních výkazech (I)..podmínky pro podání žádosti o osvědčení o metodologii výpočtu osobních a nepřímých nákladů.. Stávající podmínka Min. 8 účastí v 6.RP projektech s příspěvkem ES 375 tis., NEBO Nové podmínky Min. 4 účasti v 7.RP projektech (GA podepsaná do 31.12.2009) s příspěvkem ES 375 tis., NEBO Min. 8 účastí v 7.RP projektech s příspěvkem ES 375 tis... osvědčení o metodologii výpočtu průměrných osobních nákladů.. Budou zveřejněny nové specifické podmínky pro podávání žádosti o osvědčení, současné žádosti jsou proto pozastaveny.osvědčení o finančních výkazech Finanční zprávy jsou podávány vždy, když kumulativní příspěvek příjemci je vyšší nebo rovno 375 tis. Finanční průvodce duben 2009 - novinky 28
Osvědčení o metodologii a finančních výkazech (II)..požadavky na auditora.. Kvalifikace auditora dle národní legislativy (implementovaná směrnice č. 2006/43 o statutárním auditu a konsolidovaných účtech, případně jakákoliv nahrazující směrnice) Evropský auditor může realizovat audit u účastníků ze třetích zemí EU kvalifikace + znalost místní legislativy Public officer Pouze pro: veřejné organizace, vysoké školy, v.v.i. 2 podmínky: Osoba, která má oprávnění k realizaci auditů účastníka schvální EK není nutné Nezávislost není ve stavu podřízenosti k osobě, která zpracovává formulář C pro projekt a ani jej sám nepracovává Finanční průvodce duben 2009 - novinky 29
Kontroly a sankce (I)..audity extrapolation.. Ze závěrečné zprávy auditu EK identifikuje, zda se jedná o chyby systematické povahy a zda mohou mít také vliv na jiné 7.RP projekty účastníka Pokud ano, EK vyzve účastníka dopisem k odstranění chyb a k zaslání opravených finančních výkazů všech projektů v uvedeném čase Opravené finanční výkazy by měly zohlednit zjištění auditu Účastník může předložit odůvodnění, proč by se zjištění chyby nemělo týkat jiných 7.RP projektů Pokud účastník nereaguje, EK pozastaví všechny platby dokud nejsou opravné finanční výkazy odevzdány, může následovat audit ze strany EK Finanční průvodce duben 2009 - novinky 30
Kontroly a sankce (II)..kdy není požadována náhrada škody.. V případě, kdy jsou veškeré chyby ve finančních výkazech opraveny EK před odesláním platby, musí následovat oprava formuláře C, účastník neobdrží žádné neodůvodnitelné částky V případě, kdy EK odešle platbu a finanční výkaz je následně opraven z vůle účastníka; pokud chybu zjistí v následujícím období EK, bude požadovaná náhrada škody V případě, kdy účastník během auditu jednoho projektu zjistí chybu v jiných 7.RP projektech a z vlastní vůle ji nahlásí a opraví Finanční průvodce duben 2009 - novinky 31
Ostatní..Annex III.. Infrastruktury stanovení jednotkové ceny za přístup k infrastruktuře, zařízení GA definuje minimální počet přístupů financovaných z projektu Příspěvek EK na přístup by neměl převýšit 20% celkových nákladů na přístupy během trvání projektů ERA Net Plus Action - 2 druhy zálohové platby Na management společné výzvy (joint call), definováno v čl. III.5.a) grantové dohody Na první rok následující po výběru projektů, zálohové platby těchto projektů, výše závisí na počtu vybraných projektů k předpokládanému financování, definováno v čl. III.5.b.) grantové dohody Finanční průvodce duben 2009 - novinky 32
Děkujeme za pozornost Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, 165 02 Praha 6 www.tc.cz Finanční průvodce duben 2009 - novinky 33