KONFERENCE PROJEKTOVÝ MANAGEMENT TEORIE A PRAXE ANOTACE PŘÍSPĚVKU Název příspěvku Miss Academia ČR 2007 implementace projektového řízení v rámci školního projektu (případová studie) Abstrakt Představení Komunikační agentury Fakulty multimediálních komunikací UTB Zlín, v rámci níž byl projekt Miss Academia ČR 2007 realizován. Vývoj projektu Miss Academia nejdůležitější momenty z historie soutěže. Složení realizačního týmu přiblížení spektra oborů, jejichž studenti se na projektu podílí. Přínosy týmové práce. Prezentace životního cyklu soutěže s důrazem na specifika školního projektu. Seznámení posluchačů s problematikou schvalovacího procesu a riziky školního projektu. Projektová schránka pojednání o nezbytnosti archivace dokumentů a předávání poznatků a zkušeností. Porovnání rozdílů v přístupu k řízení projektu s použitím metod project managementu a bez. Přínosy realizace projektu pro studenty. Klíčová slova Komunikační agentura, Miss Academia ČR 2007, týmová práce, životní cyklus projektu, školní projekt Abstract Introduction of Communication Agency (which is engaged by Faculty of Multimedia Communication) in terms of the Miss Academia ČR 2007 contest was realized there. Evolution of the project the most important moments from the history. Structure of the realization team study branches and students who are participated in the project. Benefits of team work. Presentation of a project lifecycle with putting an accent on school project s specification. Identification of approval procedure and risks of these school project. Box of the project necessity of documents archiving and sharing the experience. Confrontation of approach to the project management with and without PM methods. Benefits of project realization for students.
Key Words The Communication agency, Miss Academia ČR 2007, team work, project lifecycle, school project Text příspěvku Miss Academia ČR 2007 implementace projektového řízení v rámci školního projektu Představení projektu Miss Academia ČR je soutěž o nej... vysokoškolačku České republiky, kterou pořádají studenti Fakulty multimediálních komunikací Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Tato fakulta umožňuje studium oboru Marketingové komunikace (studijní program Mediální a komunikační studia) a oboru Multimedia a design (studijní program Výtvarná umění). Na přípravě soutěže Miss Academia se podílejí studenti obou výše uvedených oborů ve společném vyučovacím předmětu Komunikační agentura (dále jen KA). Studenti marketingových komunikací zajišťují oblast ekonomiky, sponzoringu, produkce, propagace a PR projektu. Studenti výtvarných umění se projektu věnují v těchto směrech: fotografie, scénář, režie, grafický design, prostorová tvorba, průmyslový design a design oděvů a obuvi. To, že je soutěž kompletně realizovaná vysokoškolskými studenty, činí z této soutěže unikum nejen celorepublikového charakteru. Historie projektu Soutěž Miss Academia se poprvé konala v roce 1997 při reprezentačním plesu zlínské Fakulty technologické (ještě pod VUT Brno). Svou vlastní identitu si soutěž začala budovat od roku 1998. Studenti tehdejšího Institutu reklamní tvorby a marketingových komunikací ji začali pořádat pravidelně a soutěžícími byly pouze studentky zlínských fakult. V roce 2001 se soutěže poprvé zúčastnila dívka, která ve Zlíně nestudovala a informace si našla na internetu. Soutěž také v tom roce vyhrála. Díky této události se v hlavách studentů zrodila myšlenka realizovat soutěž celorepublikově.
V roce 2002 proběhl první celostátní ročník Miss Academia České republiky. V témže roce byla také zaregistrována ochranná známka MISS ACADEMIA ČR, jejímž vlastníkem je Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně. V roce 2004 projektový tým oslovil studenty marketingových komunikací ze Slovenska s nabídkou spolupráce při realizaci česko - slovenského ročníku Miss Academia. Slovenští kolegové však nebyli ochotni věnovat se soutěži v potřebném rozsahu, a tak se Miss Academia organizačně vrátila do České republiky. Soutěž se neustále vyvíjí a narůstá co do rozsahu tak do významu. V roce 2005 byly poprvé osloveny studentky vybraných vyšších odborných škol České republiky. O dva roky později se počet semifinálových kol rozrostl z jednoho (tradičního zlínského) na dvě (Praha, hotel Hilton). Historie Komunikační agentury Historie KA se začala odvíjet od roku 1998. Tehdy byla na Fakultě multimediálních komunikací založena Cvičná reklamní agentura. Jejími zakladateli byli: doc. Dušan Pavlů, Csc. (pozdější čestný prezident soutěže Miss Academia ČR), PhDr. Václav Senjuk a Mgr. Vojtěška Kupcová. V rámci činnosti Cvičné reklamní agentury vzájemně spolupracovali studenti obou kateder FMK Katedry marketingových a sociálních komunikací a Katedry výtvarných oborů. V prvním roce fungování agentury byly položeny základní principy fungování agentury a studenti pod dohledem pedagogů realizovali 15 projektů. [1] Přelomovým rokem se stal akademický rok 2001/2002. Byl zaveden současně platný název předmětu Komunikační agentura a došlo k posunu v kvalitě práce agentury. Konal se první celostátní ročník projektu Miss Academia a byla zaregistrovaná ochranná známka soutěže Miss Academia ČR. V akademickém roce 2006/2007 došlo k zásadnímu zvratu ve vývoji KA. Metodologie řízení projektů v KA byla v tomto roce nově zpracována a realizována dle zásad mezinárodní asociace pro projektové řízení IPMA. Při práci projektových týmů začal být využíván program Microsoft Project Professional a technologická platforma Microsoft Project Server.
Byla zrušena stránka www.komag.utb.cz, která svým zpracováním nevyhovovala novým požadavkům. Nahradil ji portál Microsoft Project. Poslání Komunikační agentury Komunikační agentura je unikátním předmětem, který je vyučován na Fakultě multimediálních komunikací Univerzity Tomáš Bati ve Zlíně (dále jen FMK). Jako každý jiný vysokoškolský předmět je kreditově hodnocen (3 kredity za semestr). Přestože není KA organizací s právní subjektivitou, navenek tak může působit. Její cíle se totiž shodují s typickými podnikatelskými cíli prosadit se na trhu a být schopen konkurence. Projekty KA nemají za cíl zisk, důraz je kladen na to, aby se studenti naučili optimálnímu hospodaření (ekonomice) projektu. [1] Posláním a primárním cílem projektové výuky na FMK je: - v praxi rozvíjet dovednosti a znalosti studentů získané v teoretických předmětech vyučovaných na FMK, - naučit studenty komunikovat s vnějšími subjekty, - pracovat v týmu, - plánovat, delegovat a plnit úkoly, - přistupovat k úkolům kreativně a zodpovědně, - dokázat vyhodnotit a prezentovat vlastní práci, - podílet se na vytváření image univerzity a fakulty. Projektové týmy složené ze studentů všech ročníků obou oborů vyučovaných na FMK (Marketingové komunikace, Multimedia a design) řeší společně konkrétní zadání (ucelené, případně dílčí úkoly nebo projekty). Studenti pod vedením pedagogů (vedoucí pedagog projektu, zástupci Komunikační agentury, popř. garant projektu) realizují projekty od myšlenkového záměru až po veřejnou prezentaci.
Organizační schéma projektu Vedoucí pedagog projektu pedagog FMK - komunikuje primárně s projektovým manažerem projektu, v kontaktuje je však dle potřeby i s ostatními členy týmu. Vedoucí pedagog má funkci poradní, usměrňující, ne výkonnou. Zástupci Komunikační agentury supervizor KA, referent KA (zaměstnanci FMK) dohlíží nad průběhem všech projektů sdružených v KA. Referent KA se věnuje účetnictví jednotlivých projektů. Zástupci KA mají společně s manažery projektů zodpovědnost za dané projekty. Projektový manažer student FMK vytváří návrh projektu, dohlíží na jeho chod, koordinuje veškeré činnosti, vybírá si a sdružuje tým, zodpovídá se zástupcům KA a vedení FMK. Projektového manažera vybírají zástupci KA a vedení FMK skrze výběrové řízení. Manažeři sekcí studenti FMK manažeři dílčích sekcí projektu (sekce produkce, financí, sponzoringu, PR, promotion). Zodpovídají se projektovému manažerovi.
Tým studenti FMK KA je povinným předmětem pouze pro druhé ročníky obou studijních programů FMK. Pro ostatní ročníky je předmět KA volitelný. Členy týmu si vybírá samotný projektový manažer. Schvalovací proces V rámci kontroly výstupních materiálů (tiskových zpráv, tisku plakáty apod.) je třeba, aby tyto materiály prošly schvalovacím procesem. Ten spočívá v kontrole výše uvedených materiálů z hlediska stylistické a grafické správnosti, popř. celkové vhodnosti provedení. O kontrolu se stará vedoucí pedagog projektu, popř. zástupci KA. V otázkách grafiky se jedná o pověřenou osobu z Ústavu grafického designu FMK. Řízení projektu Miss Academia Každý projekt v Komunikační agentuře je svým způsobem unikátní, stejně tak Miss Academia. Studenti musí zvládnou nejen projekt navrhnout, naplánovat a zrealizovat, ale také nezanedbávat své další studijní povinnosti. Je proto potřeba k tomuto projektu takto přistupovat a upravit dílčí části projektového řízení tak, aby jej zvládli studenti realizovat během akademického roku (zimní semestr začíná v polovině září, letní semestr konči na začátku června). Projekt Miss Academia ČR je značně časově a organizačně náročný. Nemohli jsme si dovolit nejdříve pečlivě plánovat a pak realizovat, většinou jsme tyto fáze museli propojit a plánovat i realizovat zároveň. Časovou náročnost projektu dokládá časová osa projektu.
Životní cyklus projektu Řízení projektu Miss Academia vychází ze dvou aspektů - životního cyklu a časového plánu projektu. Projekt Miss Academia ČR je stejně jako klasický projekt tvořen pěti hlavními vývojovými fázemi: zahájení, návrh, plánování, realizace a ukončení projektu. 1. Zahájení projektu Projektový manažer má za úkol vytvořit Projektový záměr dokument, který popisuje, jakým způsobem si představuje řízení projektu Miss Academia ČR v daném roce. Projektový záměr musí obsahovat tyto údaje: Odůvodnění projektu (proč projekt realizovat) Projektové cíle (za jakými cíli) Rozsah projektu (výsledky projektu, milníky) Předpokládané přínosy (jaké hodnoty budou realizací projektu vytvořeny) Cílové skupiny projektu Omezení projektu (jaká omezení projekt má a jaká mohou nastat) Odhadované náklady projektu (odhad je v této fázi provádět na základě vize ročníku a zkušeností z minulých let)
Odhadované potřeby zdrojů (odhad členů týmu i externistů + jejich specializace a role) Finanční zabezpečení projektu (zdroje financování projektu) Komunikační stránka projektu (s kým je třeba komunikovat a jakou formou/nástrojem) Hlavní rizika projektu (definice rizika + jeho síla) 2. Návrh projektu Na začátku této fáze je schválen projektový manager (z řad studentů) a projektu je přidělen vedoucí pedagog projektu. V rámci návrhu projektu se identifikuje projektový tým, tvoří se projektové schéma (důvody a cíle projektu), provede se zahajovací schůzka, ustanoví se projektová schránka (kam jsou archivovány veškeré důležité dokumenty), definuje se projektový rozsah (projektové výsledky dílčí a konečné, hlavní milníky), vytvoří se projektový rozvrh (základní kalendář úkolů), stanoví se projektový rozpočet, identifikují se nositelé oprávněných zájmů, vytvoří se komunikační plán, počáteční projektový plán (klíčové výstupy, které jsou vyprodukovány během projektu) a identifikují se rizika. Projektové dokumenty této fáze vycházejí z projektového záměru. 3. Fáze plánování Smyslem fáze plánování projektu je zlepšení a aktualizování dokumentů vzniklých ve fázi návrhu projektu. Jedná se tedy o přehodnocování, zlepšování a schvalování aktivit projektového rozsahu, rozvrhu a rozpočtu. Taktéž dochází k podrobnému rozpracování odhadu rizik. Na konci fáze plánování (po odevzdání všech potřebných dokumentů) je členům týmu udělen zápočet za zimní semestr. O udělení zápočtu rozhoduje projektový manažer ve spolupráci se supervizorem KA. 4. Realizace projektu Fáze, v jejímž cíli stojí výsledný produkt projektu. Projekt Miss Academia ČR má několik dílčích realizací a jednu realizaci hlavní.
Dílčí realizace: Náborová propagační kampaň Náborová propagační kampaň je realizována na všech fakultách vysokých škol ČR a na vybraných vyšších odborných školách ČR. V roce 2007 bylo osloveno 186 fakult vysokých škol a 142 vyšších odborných škol. Semifinále Praha Semifinále Zlín Dívky jsou na semifinálovém kole hodnoceny za zvládnutí několika disciplín. Tradiční disciplínou je v případě Miss Academia IQ test. Tento test je hlavní diferenciací našeho projektu od jiných soutěží miss. Finalistky vybírá odborná porota složená ze zástupců akademické obce zlínské univerzity a partnerů soutěže. Focení promo materiálu Vybrané studentky zůstávají na víkend (letos 10. 11. 2. 2007) ve Zlíně, kde po dva dny probíhá focení promo materiálu (medailonky finalistek na web a další foto pro potřeby PR). Dívky jsou seznámeny s pravidly soutěže a závazky vyplývajícími z účasti na soutěži, zároveň se mohou vzájemně poznat, čímž dochází k upevnění týmu soutěžících. Finálová propagační kampaň Kampaň se zaměřením na zlínský region. Důvodem je snaha o upevnění povědomí u zlínské veřejnosti. Nezanedbatelné jsou také finanční aspekty regionální promo kampaň je výrazně levnější než kampaň nadregionálního rozsahu. Soustředění finalistek Finalistky zůstávají po pět dní ve Zlíně. Tato doba je věnovaná tzv. soustředění. Dívky se učí pohybovat po podiu, nacvičují choreografii finálového večera, zkouší oděvy, obuv, absolvují kadeřnickou úpravu. Hlavní realizace: Finálový galavečer
Finálový večer je hlavní realizací celého projektu, spějí k němu všechny předcházející dílčí realizace. 5. Ukončení projektu Tato fáze je určena ke zhodnocení předchozích fází životního cyklu projektu, čili jeho celkového průběhu. Cílem je finančně projekt uzavřít, získat zpětnou vazbu od nositelů oprávněných zájmů a celkově projekt zhodnotit a uzavřít. Pro studenty to znamená zisk zápočtu za letní semestr. Rizika Nedílnou součástí projektu Miss Academia ČR jsou, stejně tak jako v každém jiném projektu, rizika. Jelikož se jedná o projekt školní, ještě více je zde nabývá na významu rizika vyplývající ze studijního zatížení a těžko udržitelné motivaci studentů. Z rizik tedy můžeme zmínit tyto: Časová a organizační náročnost Pět realizací v rámci jednoho projektu (2 propagační kampaně, semifinále, soustředění finalistek, finále). To vše je třeba zrealizovat během 10 měsíčního akademického roku. Finance Rozpočet Miss Academia je jedním z nejvyšších v rámci projektů KA. Sami studenti si musí partnery a sponzory projektů hledat a oslovovat sami. Sponzoringové (mnohdy až lobbyingové) aktivity jsou komunikačně velmi náročnou disciplínou, která je pro studenty na jednu stranu výzvou, na druhou největším problémem. Velký počet lidí v týmu Do předmětu KA se každý rok hlásí velký počet zájemců. Snahou vedení FMK je, aby si každý student, který má zájem se na projektové výuce podílet, našel svoje uplatnění. Pro projektové manažery však velký počet členů týmu přináší nemalé problémy především spojené s nerovnoměrným zatížení zdrojů. Ne všichni členové týmu jsou schopni pracovat týmově bez ohledu na osobní sympatie, což vede ke vzniku konfliktů. Studijní zatížení
Vedle projektu musí studenti zvládat i své studijní povinnosti. Pros studenty je nutností precizní time management. Klesající motivace Studenti za svou práci na projektu nezískávají žádnou finanční odměnu. Zisk tří kreditů za tento předmět je s ohledem na jiné předměty zanedbatelný. Studenty je možno motivovat pouze tím, že získají zkušenosti, poznají sami sebe a budou hrdi na projekt a práci, kterou na něm udělali. Motivace studentů velmi rychle klesá a je na projektovém manažerovi, jak ji bude schopen udržet. Projektový tým Potřeby lidských zdrojů jsou závislé na záměrech manažera projektu. Projekt Miss Academia ČR je v tomto směru jeden z nejnáročnějších projektů. Zhruba polovinu týmu tvoří studenti marketingových komunikací. Druhá polovina je tvořena studenty výtvarných umění. Na přípravu finále je třeba využít i zdrojů externích choreografa, zvukaře, osvětlovače. Je třeba počítat s obsazením těchto sekcí: Velký počet členů týmu se v rámci projektu Miss Academia zužitkuje až v samotném závěru - před galavečerem a v den galavečera. Do té doby je spíše limitujícím faktorem, který není
dostatečně využit. O důležitých věcech často rozhoduje úzký tým managerů, který svá rozhodnutí staví na zkušenostech z minulých ročníků. Přínosy týmové práce Schopnost pracovat v týmu není samozřejmostí. I principům práce s více lidmi, kteří mohou být povahově i pracovně schopně zcela odlišní, je třeba se naučit. Zvláště v dnešní době, kdy se schopnost pracovat týmově často objevuje mezi požadavky zaměstnavatelů na nové pracovníky. V rámci projektové výuky se studenti na FMK učí zodpovědnosti za vlastní práci, samostatnosti avšak s ohledem na jiné další členy týmu, komunikaci s povahově odlišnými lidmi, učí se delegaci úkolů a systémům kontroly, nalézají a upevňují vlastní sebevědomí, prosazují sami sebe, zjišťují co je baví a co umí. Nelze opomenout ani fakt, že právě na akademické půdě se díky této mezioborové spolupráci vytváří přátelství a síť kontaktů, což je ve velké míře jedním z nejsilnějších motivačních faktorů proč se do realizace projektu zapojit. Projektová schránka Projektová schránka je místo, kde jsou archivovány veškeré projektové dokumenty (potřebné a důležité) nejen v podobě fyzické, ale také elektronické. Tyto informace pak slouží realizačnímu týmu jako nepostradatelný zdroj informací. Realizační týmy školních projektů typu Miss Academia se totiž rok co rok mění a neznalost postupů a nedostupnost kontaktů by mohla být pro projekt smrtelná. Je-li schránka vedena zodpovědně a dochází-li k pravidelné aktualizaci dat, může se projekt vyvíjet dopředu. Řízení projektu s a bez principů project managementu Miss Academia ČR 2007 byla prvním ročníkem, který byl realizován na půdě FMK podle pravidel projektového managementu. Tento způsob řízení přinesl do projektu řád a kontrolu. Obou mechanismů bylo již delší dobu potřeba. Kdokoliv z realizačního týmu měl kdykoliv přístup k informacím a dokumentům, věděl, co je po něm požadováno a dokdy to má splnit. Informovanost tak byla mnohem větší než v minulých letech, což se podepsalo na konečném výsledku projektu.
Jako každá změna však také implementace project managementu přinesla studentům problémy v podobě velmi malého času na adaptaci se na nové podmínky, přemíru papírování a počáteční nedůvěru v systém. Závěr Projekt Miss Academia ČR je projektem, který primárně studentům umožňuje propojení teoretických znalostí a praxe. Pro studenty je to především obohacující zkušenost a příležitost, která se může stát startem jejich kariéry. Přínos realizace projektu Miss Academia spočívá především v propagaci FMK UTB a práce jejich studentů. Pro samotné studenty je hlavním přínosem zisk zkušeností a poznatků týkajících se procesu řízení projektu. Dochází k posílení image a upevnění značky Miss Academia ČR. Miss Academia ČR je projekt, na jehož realizaci se podílí studenti téměř všech oborů FMK UTB. Toto mezioborové propojení v rámci fakulty je v ČR jedinečné. Miss Academia reprezentuje a propaguje univerzitu i samotnou FMK. Soutěž se za léta svého konání stala tradiční součástí studentského života Univerzity Tomáše Bati. Také se upevnilo její postavení v rámci kulturního dění města Zlína. Společně s pozitivním ohlasem od partnerů, sponzorů, spolupracovníků a zúčastněných studentek/soutěžících roste její známost. Zdroj [1] PIETRZYKOVÁ, Bc. Renata. Model implementace projektového managementu do systému projektů Komunikační agentury. [s.l.], 2006. 96 s. UTB ve Zlíně, Fakulta managementu a ekonomiky. Vedoucí diplomové práce Ing. Hana Krchová,Ph.D. Poznámka Příspěvek vychází z bakalářské práce autorky. BOUCHALOVÁ, Markéta. Miss Academia ČR 2007 analýza projektového řízení, 2007. 63 s. UTB ve Zlíně, Fakulta multimediálních komunikací. Vedoucí bakalářské práce Ing. Hana Krchová, Ph.D.