MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ

MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČ: 00405698, č. účtu: 33531641/0100

Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání, registrační číslo CZ.1.04/2.1.00/99.00001, který je spolufinancován z fondů EU z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 1.0 Datum: 15. 2. 2012 Schválil: Ing. Radek Rinn, ředitel odboru projektové kanceláře 1

Obsah 1 Úvod... 4 2 Přehled základních pojmů... 5 3 Poskytovatel stáže... 8 3.1 Vymezení poskytovatele stáže... 8 3.2 Podpora malého rozsahu de-minimis... 8 3.3 Osoby poskytovatele... 10 4 Stážista... 12 5 Stručný popis realizace stáží... 14 5.1 Stáže... 14 5.2 Proces párování... 15 5.3 Zahájení a průběh stáže... 16 5.4 Finanční podpora (hraditelné náklady)... 17 6 Registrace poskytovatele stáže v systému SEP... 19 6.1 Registrační formulář v systému SEP... 19 6.2 Přihlášení do systému... 20 7 Vypsání karty stáže... 21 8 Párování poskytovatele stáže a stážisty... 24 8.1 Přihlášení stážistů ke kartě stáže... 24 8.2 Výběr stážistů... 24 9 Uzavření smluvního vztahu... 26 9.1 Harmonogram stáže... 27 9.2 Dohoda o provedení práce... 28 9.3 Smlouva o stáži... 28 10 E-learningový kurz... 30 11 Průběh realizace stáže... 31 2

11.1 Zahájení stáže... 32 11.1.1 Vstupní evaluační dotazník... 32 11.2 Probíhající stáž... 32 11.2.1 Docházka na stáž... 33 11.2.2 Změny v docházce na stáž... 33 11.2.2.1 Změny v docházce ze strany stážisty... 33 11.2.2.2 Změny v docházce ze strany mentora... 34 11.2.2.3 Trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže... 35 11.2.3 Průběžný evaluační dotazník... 36 12 Poradenství... 37 13 Závěrečná fáze a ukončení stáže... 38 13.1 Závěrečný evaluační dotazník... 38 13.2 Certifikát... 38 13.3 Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže)... 38 13.4 Ukončení stáže... 39 14 Fakturace... 40 15 Kontroly... 42 16 Odkazy a kontakty... 43 3

1 Úvod Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do systému SEP (Systém efektivního párování), průběh stáže až po její ukončení. Projekt Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání je spolufinancován z fondů EU z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Projekt je realizován od září 2012 do srpna 2015 a jeho hlavním cílem je podpora individuálního profesního rozvoje mladých zájemců o zaměstnání a zvýšení jejich uplatnění na trhu práce. V rámci projektu nastoupí budoucí absolventi jako stážisté do firem, kde si osvojí pracovní návyky a získají praktické znalosti v oboru, který studují. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen FDV ), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. FDV má právo v průběhu projektu vydat metodický pokyn, který je pro všechny účastníky projektu závazný s okamžitou účinností. O těchto změnách jsou účastníci projektu e-mailem informováni. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v systému SEP a na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. 4

2 Přehled základních pojmů Harmonogram stáže Harmonogram stáže slouží jako rozpis hodin, kdy bude stážista docházet na stáž. Určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je klíčovým dokumentem pro podpis Smlouvy o stáži. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže na základě Nabídky pracovní pozice. Plní roli konkrétního inzerátu a obsahuje tyto části: Název pracovní pozice a její popis. Rámec činností vykonávaných na stáži / oblast aktivit stážisty. Délka nabízené stáže, termín stáže (od do). Místo realizace stáže. Termín pro přihlášení na stáž. Mentor. Počet nabízených míst/pozic a další. Podrobnější popis karty stáže je uveden v kapitole 7 Vypsání karty stáže. Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí zaměstnanec poskytovatele stáže, který je schopen zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže. Může se jednat například o administrativního pracovníka anebo specialistu personálního oddělení, který bude informován o tom, že poskytovatel zajišťuje stáž v rámci projektu. Vedle mentora je tedy kontaktní osoba dalším zaměstnancem poskytovatele stáže, na kterého se bude realizační tým projektu v souvislosti se stáží obracet. Z tohoto důvodu je vhodné, aby funkci kontaktní osoby neplnil přímo mentor. Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, jménem FDV komunikuje se zájemci o stáž, se stážisty, s poskytovateli stáže, případně se školami a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem projektu účastní anebo mají zájem získat bližší informace. Mentor Mentor je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže i za dodání všech výstupů požadovaných v rámci projektu od poskytovatele stáže. Stážistu v průběhu stáže odborně vede, je pro něj v roli rádce/školitele a přímého vedoucího. Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, 5

dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže. Nabídka pracovní pozice Nabídky pracovních pozic jsou předdefinované v systému SEP. K těmto zveřejněným nabídkám může poskytovatel vypisovat jednotlivé karty stáže (tj. konkrétní nabídky stáží). Nabídka pracovní pozice představuje základní rámec stáže. Obsahuje výchozí informace o stáži (rámec pracovních činností, požadavky na mentora apod.), dále procentuální zapojení mentora a vyčíslení hraditelných hodinových nákladů spojených s poskytnutou stáží. Nabízené pracovní pozice vychází z nabídky šablon, která je schvalována v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí, realizovaného FDV. Více o projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí naleznete na www.stazevefirmach.cz. Využití konkrétních nabídek pracovních pozic (a jejich zveřejňování) se odvíjí od procesu schvalování nových šablon stáží v projektu Stáže ve firmách a od situace na trhu práce. Množství nabídek pracovních pozic se bude v průběhu projektu postupně rozšiřovat. Poskytovatel má možnost projevit zájem o vypsání i jiných pracovních pozic v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání. Realizační tým posoudí možnosti vypsání této pozice. Odborný směr Obor, případně oblast trhu práce, který seskupuje pracovní pozice s podobným odborným zaměřením (př. stavebnictví, gastronomie, obchod). Smlouva o stáži Smlouva o stáži společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou, resp. jeho zákonným zástupcem a FDV). SEP (Systém Efektivního Párování) Systém SEP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáže a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém mohou registrovaní uživatelé vykonávat následující činnosti dle přidělených rolí. Poskytovatelé stáže nabízet stáže v daných oborech v souladu s nabídkami pracovních pozic; vybírat z přihlášených zájemců o stáž vhodné kandidáty; editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o vypsaných stážích (karty stáže); komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.); 6

Zájemci o stáž hlásit se k aktuálním kartám stáží; editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných zájemců o stáž, na kterou se přihlásili; komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.); Konzultanti FDV komunikovat s poskytovateli a stážisty; archivovat klíčové dokumenty; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží. Zájemce o stáž Žák/student, který splňuje stanovené podmínky a projeví zájem zapojit se do projektu. Stanoveným způsobem se registruje do databáze zájemců o stáž prostřednictvím informačního systému SEP. Závěrečný report Jedná se o závěrečnou zprávu o průběhu stáže, jejíž jednotný formulář vyplní jménem poskytovatele stáže jím určený mentor. Na základě závěrečného reportu a jeho příloh bude stáž vyhodnocena konzultanty FDV a při řádném ukončení stáže bude následně uhrazena vystavená faktura za poskytnutou stáž. 7

3 Poskytovatel stáže 3.1 Vymezení poskytovatele stáže Poskytovateli stáží mohou být subjekty soukromého sektoru firmy, které podnikají na území České republiky a jsou zde právoplatně registrovány jako 1 : osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů; osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle zvláštního předpisu. Poskytovatelem stáže může být také subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru. Subjekty veřejného sektoru (státní a veřejná správa a jimi zřízené organizace) nemohou 2 být poskytovatelem stáže. Firmy, které se rozhodnou zapojit do projektu musí být zřízeny a právoplatně zapsány jako ekonomické subjekty déle než jeden rok před vypsáním karty stáže. 3.2 Podpora malého rozsahu de-minimis Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena FDV (z rozpočtu projektu). Částka za poskytnutou stáž je poskytovateli vyplacena ve formě veřejné podpory malého rozsahu ( de minimis ). Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami de minimis poskytnutými jednomu příjemci za dobu předchozích tří let přesáhnout výši odpovídající limitní částce dle příslušného nařízení Evropské komise. Uvedený finanční strop platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v předchozím tříletém období. Za tříleté období se považují fiskální roky používané k daňovým účelům. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za dané období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod 1 Zákon č. 513/1991 sb., obchodní zákoník (odst. 2, 2) 2 Podmínka je daná výzvou č. 99, v rámci které je projekt realizován. 8

číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku 7 500 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2006 ze dne 26. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za dané období. 3 Podporu de minimis dle nařízení č. 1998/2006 nelze poskytnout: na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností; v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů; podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v nařízení (ES) č. 1407/2002; v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu; v případě podpory udělené podnikům v obtížích. Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže se odsouhlasením podmínek SEP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže, až po termín řádného ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu (de minimis). Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu (de minimis) je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis 4. V registru lze vyhledat příjemce 5 a zjistit, zda splňuje výše uvedenou podmínku. 3 http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/sluzby-obecneho-hospodarskeho-zajmu.html 4 Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 5 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/rdm/portal/subject/search. 9

3.3 Osoby poskytovatele Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit odpovídající podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě nabídky pracovní pozice a karty stáže i Smlouvy o stáži. Na stáži se podílejí zejména statutární zástupce, kontaktní osoba poskytovatele, mentor stáže a další specialisté, kteří mají následující kompetence: Statutární zástupce osoba zodpovědná za proces realizace stáže ve společnosti poskytovatele stáže; podepisuje Smlouvu o stáži. Kontaktní osoba jeden zaměstnanec poskytovatele stáže, který je schopen zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže; více viz kapitola 2 Přehled základních pojmů. Mentor hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže; podepisuje čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů) a certifikát Europass; více viz kapitola 2 Přehled základních pojmů. Specialisté osoba/osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže a realizaci všech činností uvedených v nabídce v pracovní pozice, resp. karty stáže. Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný poskytovatel stáže. Mentor může mít přiděleného jednoho nebo více stážistů. Maximální počet stážistů na jednoho mentora je specifický pro danou typovou pozici a je uveden v nabídce pracovní pozice. Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je přednostně vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou kartu stáže. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, se kterými má již praxi, a může tedy zajistit efektivní přenos znalostí. Disponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, pak musí být mentorem tento zaměstnanec. 10

Nedisponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, může být mentorem jiná osoba, která tyto podmínky splňuje, např.: člen statutárního orgánu (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.) musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou stáž, OSVČ může být mentorem jen tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž, mentorem nesmí být spolupracující osoba. Činnosti mentora: seznámení stážisty s fungováním organizace, její organizační strukturou a firemní kulturou, pozicí na trhu apod.; příprava materiálů (mentor zajistí veškeré pracovní potřeby a materiál pro stážistu, v případě potřeby další školící a podpůrné pomůcky a potřeby); školení v potřebných činnostech pro výkon pracovní stáže nebo zajištění takového školení; seznámení stážisty s průběhem pracovní stáže; praktické vedení stážisty v praxi, zadávání a následná kontrola úkolů, poskytování zpětné vazby stážistovi; průběžné vyplňování evaluačních dotazníků; spolupráce s konzultanty FDV, účast při kontrole na místě; vyplnění závěrečného reportu, jehož součástí je i závěrečné zhodnocení stáže; další činnosti spojené s odborným vedením stáže. 11

4 Stážista Cílovou skupinou projektu jsou zájemci o zaměstnání (není nutné být evidován na Úřadu práce ČR jako zájemce o zaměstnání). Stážistou může být: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let, případně až do 28 let, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu); 1. Žák posledního ročníku střední školy (SŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák SŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do posledního ročníku, během školního roku průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. 2. Student posledních 2 semestrů vyšší odborné školy (VOŠ) a vysoké školy (VŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák VOŠ a VŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do předposledního semestru, s předpokládaným ukončením studia nejpozději do 12 měsíců od nástupu na stáž, během semestru průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. Stážistou nemůže být: 1) osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ); 2) žák/student, který se přihlásí na danou stáž ke konkrétnímu poskytovateli stáže, se kterým byl již v minulosti v pracovně-právním vztahu (hlavní pracovní poměr, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti a další formy spolupráce). Platí také pro odbornou praxi v rámci školy. Tento údaj zájemci o stáž čestně prohlašují při registraci do systému SEP; 3) osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah); 4) osoba, která má s FDV uzavřenou pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce. Zájemci o stáž mohou nastoupit pouze na takové stáže, které odpovídají oboru, jejž momentálně studují. Pokud studují v době, kdy žádají o stáž více studijních oborů je možné je uvést a rozšířit si možnost stáží v rozdílných odborných směrech. Zájemci o stáž musí být v době zahájení stáže žáky/studenty školy. 12

Oprávněnost patřit do cílové skupiny doloží zájemce o stáž potvrzením o studiu. Potvrzení o studiu musí být vydáno pro daný školní/akademický rok, kdy zájemce žádá o stáž, a musí být platné ke dni zahájení stáže. Stážista se nemůže ucházet o další stáž, pokud již nějakou stáž v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání absolvoval 6. Stážistou se může stát také nezletilá osoba. V tomto případě je nutné, aby byly všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, podepsány zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží pouze na něm, zda tak učiní. 6 Výjimkou je případ, kdy první stáž byla ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž. 13

5 Stručný popis realizace stáží 5.1 Stáže Stáže probíhají u soukromých subjektů, které zapojením do projektu získají možnost zaměstnat mladé zájemce o zaměstnání, navázat kontakty se studenty, budoucími absolventy a příležitost zaučit potencionálního budoucího pracovníka, případně se s ním domluvit na další spolupráci. Délka stáže je určena počtem hodin (volí poskytovatel, dle svých možností a potřeb). Stáž lze realizovat v rozmezí 1 3 měsíců, s maximální časovou dotací 300 hodin. Počty hodin jsou rozděleny podle cílových skupin: žáci středních škol min. 50, max. 300 hodin; studenti vysokých a vyšších odborných škol min. 100, max. 300 hodin. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci, dle data stanoveném ve Smlouvě o stáži, na kterém se všechny tři strany dohodly. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky) ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Harmonogram stanoví poskytovatel ve spolupráci se stážistou. Jakékoli změny v harmonogramu je poskytovatel povinen konzultantovi FDV nahlásit a zároveň také nahlásí případný náhradní termín nebo změnu. Stáž je zahájena prvním dnem realizace stáže, který je uveden v Kartě stáže a následně také ve Smlouvě o stáži. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v nabídce pracovní pozice, resp. karty stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže. Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice (např. z důvodu sezónnosti činnosti, životního cyklu realizovaného projektu atp.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen. Stážistu v průběhu stáže odborně vede poskytovatelem určený mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Na průběhu stáže se mohou podílet také další osoby poskytovatele specialisté, kteří dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže. Specialisté jsou pověřeni mentorem, který je i v případě jejich zapojení hlavní osobou odpovědnou za zajištění kvality stáže. Poskytovatel stáže má přiděleného svého konzultanta FDV, kterému zasílá průběžné relevantní dokumenty a na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. 14

Na realizaci projektu se váže řada administrativních povinností, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů dotazníků, formulářů a žádostí (viz dále). V případě, že se firma (potenciální poskytovatel) rozhodne zapojit do projektu, registruje se do systému SEP (na adrese www.stazepromlade.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáže, stážistů a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi zúčastněnými stranami. Pokud není poskytovatel registrovaným uživatelem, je možné na portálu www.stazepromlade.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty. Pro získání podrobnějších informací o již nabízených stážích, nebo pro vypsání vlastní karty stáže, je nutné se na uvedeném portále registrovat do systému SEP (viz kapitola 6 - Registrace poskytovatele stáže v systému SEP). Registrace je nezávazná a bezplatná. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály, se kterými je poskytovatel stáže povinen se seznámit: Smlouva o stáži včetně příloh (především karta stáže a harmonogram). Manuál pro poskytovatele stáže včetně příloh. Metodické pokyny k manuálu pro poskytovatele (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány). 5.2 Proces párování Registrovaný poskytovatel si prostřednictvím přednastavených filtrů zvolí v jakém odborném směru a k jaké konkrétní nabídce pracovní pozice bude stáž poskytovat. Pro vybranou nabídku pracovní pozice pak v registračním systému vytvoří kartu stáže, kterou schvaluje konzultant FDV (viz kapitola 7 - Vypsání karty stáže). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. FDV v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání neprovádí selekci nabídky karet stáží ze strany poskytovatelů, ani poptávky o nabízené stáže ze strany zájemců o stáž. FDV dohlíží pouze na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu. Ke schválené kartě stáže se mohou přihlašovat zájemci o stáž, a to až do termínu, který je na kartě uveden. Konzultant FDV průběžně přihlášené zájemce o stáž kontroluje. Zájemci, kteří nestudují obor, který je v souladu s vypsanou kartou stáže, jsou z výběru vyřazení. FDV do 5 pracovních dnů od ukončení termínu, do kterého se mohou zájemci o stáž ke kartě stáže hlásit, zpřístupní poskytovateli seznam zájemců o stáž, kteří splňují podmínky dané nabídkou pracovní pozice, resp. kartou stáže a Manuálem pro stážistu. Z těchto zájemců o stáž si může poskytovatel vybírat ty, které pozve na osobní pohovor. 15

Poskytovatel na základě osobních pohovorů vybere vhodného zájemce o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 8 Párování poskytovatele stáže a stážisty). Vybraného stážistu označí v systému SEP jako vybrán na stáž, konzultant FDV zadaný výběr ověří. Stáž je spárována a dostává vlastní specifické číslo. Specifické číslo určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o stáži. V rámci projektu se předpokládá uzavření 840 Smluv o stáži. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o stáži neuzavřít. 5.3 Zahájení a průběh stáže V této fázi se stává klíčovým dokumentem harmonogram stáže a další přílohy, které je poskytovatel povinen dodat konzultantovi FDV pro přípravu Smlouvy o stáži (viz kapitola 9 Uzavření smluvního vztahu). Konzultant FDV sepíše Smlouvu o stáži, kterou zašle poskytovateli stáže. Ten iniciuje schůzku k podpisu smlouvy se stážistou (viz kapitola 9 Uzavření smluvního vztahu mezi poskytovatelem, stážistou a FDV). Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž a podepsána dohoda o provedení práce, jejíž vzor je k dispozici v systému SEP. Dohoda o provedení práci bude podepsána ve 3 pare (1x pro stážistu, 1x pro poskytovatele a 1x pro FDV). Dohodu uzavírá poskytovatel se stážistou na dobu realizace stáže, přesně podle termínu zahájení a ukončení stáže, jak je uvedeno v Kartě stáže a ve Smlouvě o stáži. Jedno pare dohody odesílá poskytovatel společně s podepsanou Smlouvou o stáži konzultantovi FDV. Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s podepsanou dohodou o provedení práce a podepsanými smlouvami a dalšími povinnými přílohami konzultantovi FDV. Po podpisu Smlouvy o stáži je stážistovi umožněn přístup do e-learningového kurzu, který je povinnou součástí stáže. Stážista musí tento kurz absolvovat nejpozději do 14 kalendářních dnů od data zahájení stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži (viz kapitola 10 E-learningový kurz). Po zahájení stáže mají poskytovatel i stážista povinnost průběžně vyplňovat evaluační dotazníky. Dotazníky vyplňují v systému SEP, který poskytovatele, resp. mentora stáže, emailem upozorní na termín jejich vyplnění (viz kapitola 11 Průběh realizace stáže). V průběhu stáže může být iniciována kontrola realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 15 - Kontroly). Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi 1x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Pro stážistu je povinnou součástí stáže také poradenství, které musí absolvovat v závěru stáže, nejpozději den před datem ukončení stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži. 16

Cílem poradenství je zlepšit postavení stážisty při vstupu na trh práce. Stážista bude kontaktován konzultantem FDV, který s ním domluví konkrétní termín pro individuální poradenský rozhovor (viz. Kapitola 12 - Poradenství). Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu ve výši stanovené finanční podpory, která je sjednána ve Smlouvě o stáži. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o stáži a příslušnými manuály, uhrazena ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 14 Fakturace). 5.4 Finanční podpora (hraditelné náklady) Finanční podpora je vypočítána ke každé stáži individuálně v závislosti na její délce (počtu hodin) a podle toho, o jaký typ stáže se jedná. Po ukončení stáže vystaví poskytovatel fakturu stážistovi, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž vycházející ze Smlouvy o stáži. Stážista, jakožto žadatel a příjemce těchto nákladů, pověří FDV prostřednictvím formuláře Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže k proplacení vystavené faktury poskytovateli stáže (viz kapitola 14 Fakturace). Cena stáže zahrnuje částku určenou na mzdu stážisty a částečnou refundaci mzdy mentora stáže. Mzda stážisty je stanovena na 60 Kč/hod. Je vyplácena na základě dohody o provedení práce. Dohodu o provedení práce uzavírá poskytovatel se stážistou na schůzce k podpisu Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže má možnost nabídnout stážistovi mzdu vyšší než 60 Kč/hod. V rámci projektu však bude poskytovateli uhrazena vždy pouze do výše 60 Kč/hod. Mezi hraditelné náklady nejsou zahrnuty případné povinné odvody ze mzdy, které by vznikly s překročením měsíční mzdy stážisty přes hranici 10 000 Kč. Částečná refundace mzdy mentora vychází z nacenění šablon odborných stáží vytvářených a realizovaných v rámci projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí financovaného z Evropského sociálního fondu (Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost), který je také realizovaný FDV. Šablony jsou tvořeny na základě výstupů kvalifikovaných odborníků z oboru, čímž je zaručen objektivní pohled stanovení míry zapojení mentora a vymezení jeho požadované kvalifikace. V šabloně je vyčíslená superhrubá mzda mentora a podíl jeho zapojení na stáž. V každé zveřejněné nabídce pracovní pozice v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání je uvedeno procentuální zapojení mentora a odpovídající hodinová refundace mzdy mentora. Finanční vyčíslení nákladů mentora vychází z průměrného celorepublikového hodinového výdělku v konkrétním odvětví z Informačního systému o průměrném výdělku (ISPV). 17

Příklad výpočtu finanční podpory: Stáž: Strojní inženýr projektant Délka stáže: 300 hod Mentor: zařazení pracovní pozice dle ISPV 2144 Strojní inženýři Mzda mentora: 322,67 Kč/hod (dle ISPV včetně ZP a SP za zaměstnavatele) Zapojení mentora: 67,5% Výpočet ceny stáže: Stážista 60 x 300=18 000 Kč Mentor 322,67 x 300x 0,675 = 65 341 Kč Cena stáže: 18 000 + 65 341 = 83 341 Kč Náklady na částečnou refundaci mzdy mentora a proplacení mzdy stážisty budou poskytovateli stáže uhrazeny ex-post (po ukončení stáže) na základě vystavené faktury a doložení vyplacení mzdy stážistovi (výpis z účtu, výdajový pokladní lístek apod.). Poskytovatel stáže bude výše uvedené náklady po dobu stáže hradit ze svého rozpočtu. 18

6 Registrace poskytovatele stáže v systému SEP Před registrací do systému SEP může neregistrovaný uživatel na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz procházet veřejně přístupné informace a následující materiály: manuál pro poskytovatele stáže; manuál pro stážistu; seznam často kladených otázek (FAQ); přehled pozic. V přehledu pozic může poskytovatel stáže vyhledávat informace o aktuálně zveřejněných nabídkách pracovních pozic, ke kterým může vypsat vlastní kartu stáže. Pro získání podrobnějších informací musí být uživatel registrován. Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do systému SEP na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. Registrace je nezávazná a bezplatná. Po registraci je možné: vyplnit profil poskytovatele, na jehož základě je možné vystavovat karty stáže; zvolit v jakém odborném směru a jakou konkrétní pracovní pozici bude nabízet jako stáž; pro vybranou nabízenou pracovní pozici pak v registračním systému vytvořit kartu stáže, kterou bude schvalovat konzultant FDV. Systém umožní poskytovateli nahlédnout také do veškerých dokumentů, se kterými přijde poskytovatel stáže i stážista v průběhu stáže do kontaktu (Smlouva o stáži, dotazníky apod.). Dokončením registrace souhlasí poskytovatel se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů. 6.1 Registrační formulář v systému SEP Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému SEP a klíčové informace o poskytovateli stáže: ZÁKLADNÍ ÚDAJE název společnosti; IČ; DIČ (nepovinný údaj); adresa sídla (obec, ulice, číslo popisné, PSČ, kraj); 19

DALŠÍ ÚDAJE jméno a příjmení kontaktní osoby (je informována o průběhu stáže, komunikuje s FDV, v případě nepřítomnosti mentora se stážistou); kontaktní telefon a e-mailovou adresu; stručný profil společnosti (nepovinný údaj); webové stránky společnosti (nepovinný údaj). PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE registrační jméno do systému SEP (e-mail); heslo do systému SEP. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami systému SEP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na link uvedený v notifikaci. Následně již je možné přihlásit se do systému jako registrovaný uživatel. Veškeré údaje kromě registračního jména (e-mailu) a IČ může poskytovatel stáže libovolně editovat. V případě zapomenutí hesla bude poskytovateli stáže na požádání vygenerováno heslo, které mu bude zasláno na jeho e-mailovou adresu. Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu. Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat. 6.2 Přihlášení do systému Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (e-mailem) a heslem. Po přihlášení do systému má poskytovatel možnost: editovat údaje zadané při registraci (kromě e-mailu, který je přihlašovacím jménem, a IČ); vyplnit profil poskytovatele stáže a vyplnit kartu stáže (vložit konkrétní inzerát). 20

7 Vypsání karty stáže Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. Kartu stáže vystavuje poskytovatel v informačním systému SEP. Každá karta stáže bude zveřejněna po dobu 6 pracovních dnů od jejího schválení konzultantem FDV. V případě zájmu ze strany poskytovatele je možné dobu zveřejnění karty stáže prodloužit. Proces vystavení karty stáže: 1. Výběr z nabídky pracovních pozic Poskytovatel si v záložce Nabídky pracovních pozic vybere pracovní pozici, pro kterou chce vypsat svojí vlastní kartu stáže, resp. konkrétní stáž. Poskytovatel zvolí možnost Vystavit kartu stáže, kam se mu automaticky vygenerují všechny potřebné informace z nabídky pracovní pozice. Kartu stáže bude poskytovatel dále upravovat podle následujících bodů procesu vystavení karty stáže. 2. Údaje o mentorovi V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu, jakou pracovní pozici bude pro stáž vypisovat, zadá do karty stáže také údaje o jejím mentorovi. Jméno, příjmení. Telefon, e-mail. Pracovní pozice, na níž u poskytovatele pracuje. Datum nástupu na tuto pracovní pozici (HPP, úvazek 1,0). Údaje o mentorovi budou zároveň uloženy do záložky Osoby poskytovatele. 3. Doplnění dalších údajů potřebných pro vystavení karty stáže Počet nabízených pozic. Termín zahájení stáže systém SEP poskytovateli automaticky nabídne nejbližší možné datum pro zahájení stáže stáž je možné zahájit nejdříve za 40 pracovních dnů od data vypsání karty stáže 7. (Začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli zájemci o stáž přihlásit, dále aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí sepsání Smlouvy o stáži, stanovení harmonogramu stáže apod.). Počet hodin (časová dotace stáže). 7 FDV si z organizačních důvodů vyhrazuje právo po dohodě s poskytovatelem posunout termín začátku stáže tak, že nebude tato podmínka splněna. 21

Termín ukončení stáže vyplní poskytovatel podle zvoleného počtu hodin, resp. měsíců. Místo výkonu stáže sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele stáže; Cesty mimo uvedená místa výkonu stáže v rámci její realizace jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže musí poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže v položce Další požadavky na stážistu a upřesnění. Další požadavky na stážistu a upřesnění: Jazykové znalosti, řidičské oprávnění apod.; Upřesnění pracovní pozice (např. účetní v malém podniku), cesty mino uvedená místa výkonu stáže služební cesty. Kontaktní osoba poskytovatele. Poskytovatel může k jednotlivým nabídkám pracovních pozic vytvořit více karet stáží. Jednotlivé karty stáží se mohou lišit např. předpokládaným dnem nástupu na stáž a ukončením stáže, místem výkonu stáže apod. Každá karta stáže ale musí mít přiděleného svého mentora. Jeden mentor nemůže současně vést dvě anebo více karet stáží. Pro vypisování více karet stáží (k libovolnému počtu nabídek pracovních pozic) musí být vždy dodržena následující pravidla: poskytovatel disponuje dostatečným množstvím mentorů; poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis); mentor stáže splňuje podmínky dané nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem. V souvislosti s vypisováním karet stáží platí níže uvedená ustanovení: nelze poskytovat více různých stáží (tj. vypsat různé karty stáže v různých nebo i stejných oborech) v jednom období (popř. období, která se překrývají) s jedním mentorem: mentor může být mentorem pouze pro stážisty, přihlášené k 1 kartě stáže, tyto stáže musí být zahájeny všechny ve stejném termínu (tj. 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci). má-li poskytovatel zájem poskytovat stáž, která probíhá na více pravidelných místech (maximálně na třech), musí být splněny tyto podmínky: jedním z pravidelných míst výkonu stáže musí být VŽDY sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele; v kartě stáže bude v položce Místo výkonu stáže uvedeno pravidelné místo výkonu stáže, na kterém bude stážista převážně stáž vykonávat; 22

případná ostatní pravidelná místa výkonu stáže (max. 2) budou uvedena v kartě stáže v položce Další požadavky na stážistu a upřesnění ; pravidelným místem nesmí být trvalé bydliště stážisty či jeho kontaktní adresa; bude-li poskytovatel vykonávat se stážistou služební cesty v rámci ČR, uvede tuto skutečnost do Dalších požadavků na stážistu a upřesnění ; ve Smlouvě o stáži budou uvedena všechna místa, na kterých bude stáž probíhat. Karta stáže je po vyplnění poskytovatelem stáže nejpozději do 5 pracovních dnů od vypsání této karty zkontrolována konzultantem FDV. Účelem kontroly je správnost všech vyplněných údajů v souladu s podmínkami projektu. V případě, že karta stáže jeví určité nedostatky, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a zažádá o opravu. Je-li karta stáže naplněna správně, je konzultantem FDV schválena a stává se viditelnou pro potenciální zájemce o stáž, kteří si mohou kartu stáže prohlédnout a začít se na stáž hlásit. Zájemci o stáž vidí v popisu stáží jen vybrané informace o poskytovateli. Přihlašování stážistů na stáž smí probíhat pouze přes systém SEP (tj. přes webové stránky www.stazepromlade.cz). Pokud by byl stážista vybrán mimo systém SEP a v nesouladu s postupem upraveným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele, nebude stáž podpořena v rámci projektu (tj. nebudou náklady související se stáží uhrazeny poskytovateli stáže). Poskytovatel může na svém nebo jiném webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek: informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání, reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/99.00001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazepromlade.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je nabídka stáže schválena ze strany realizačního týmu v systému SEP a zveřejněna na portálu www.stazepromlade.cz. 23

8 Párování poskytovatele stáže a stážisty 8.1 Přihlášení stážistů ke kartě stáže Po zveřejnění karty stáže (schválení konzultantem FDV) se karta stává viditelnou pro registrované zájemce o stáž. Zájemci o stáž se mohou ke kartě stáže přihlašovat 6 pracovních dnů od jejího zveřejnění.. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti zájemci o stáž, kteří nebyli u poskytovatele nikdy v žádném zaměstnaneckém poměru (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Vztahuje se také na školní praxi v rámci ŠVP 8. Tento údaj zájemce o stáž čestně prohlašuje při registraci do systému SEP. Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů (s počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet zájemců o stáž, kteří se mohou na stáž hlásit) 9. Zájemce o stáž po jejich přihlášení ke kartě stáže průběžně kontroluje konzultant FDV. Pokud není na základě doložených údajů jasné, zda zájemce skutečně splňuje požadavky dané manuálem pro stážistu a kartou stáže resp. nabídkou pracovní pozice, je konzultantem FDV kontaktován, a je požadováno upřesnění informací, popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že zájemce o stáž nesplňuje výše uvedené požadavky, je z karty stáže odhlášen. Do 5 pracovních dnů od uplynutí doby, kterou zájemci o stáž měli pro přihlášení k vybrané kartě stáže, konzultant FDV zpřístupní poskytovateli seznam těch, kteří splňují požadavky dané kartou stáže, resp. nabídkou pracovní pozice a jejich obor studia odpovídá vybrané stáži. Od tohoto okamžiku může poskytovatel procházet profily schválených přihlášených zájemců o stáž a na základě toho vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory. 8.2 Výběr stážistů Poskytovatel stáže kontaktuje (e-mailem 10 ) vybrané zájemce o stáž a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Termín pohovoru musí být zájemci o stáž oznámen s předstihem alespoň 3 pracovních dnů. Poskytovatel doplní v systému SEP k vybraným zájemcům datum, čas a místo pohovoru. Tyto informace budou po uložení odeslány na email zástupce FDV. Osobního pohovoru se zájemcem se může zúčastnit také zástupce FDV (po předchozí komunikaci s poskytovatelem). Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 zájemce o stáž na každých 5 přihlášených zájemců. Jsou-li tedy přihlášeni 3 zájemci, má poskytovatel 8 Školní vzdělávací program. 9 Pokud poskytovatel nabízí stáž např. pro 3 stážisty, může se k dané kartě přihlásit až 45 uchazečů. 10 Poskytovatel může stážistu kontaktovat také telefonicky. Zároveň je nutné, aby stážistovi informace osobním pohovoru potvrdil ještě do e-mailu. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve zájemce o stáž na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu stáží kontrolována (zejména při kontrole na místě). 24

povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1, je-li přihlášeno 7 zájemců, musí poskytovatel pozvat alespoň 2 zájemce o stáž atd. Pokud poskytovatel stáže nesplní výše uvedenou podmínku, nebude mít možnost vybrat si stážistu na danou stáž a uzavřít následně Smlouvu o stáži. Poskytovatel stáže na základě svého výběru změní v systému SEP status jednotlivých zájemců, kteří jsou přihlášeni ke kartě stáže: zájemcům o stáž, které pozval na osobní pohovor, změní status v systému SEP z Přihlášen ke kartě stáže na Pozván na pohovor, zájemcům o stáž, které nepozval na osobní pohovor, změní status na Nepozván na pohovor. Zájemcům, které poskytovatel na osobní pohovor nepozval a je u nich nastaven status Nepozván na pohovor, bude zaslán automaticky generovaný e-mail, který je o této skutečnosti bude informovat. Zájemce o stáž, který uspěje u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vybraného zájemce o stáž nejprve kontaktovat telefonicky, sdělit mu skutečnost, že je vybrán na stáž a ověřit si jeho zájem na stáž nastoupit. V případě potvrzení nástupu na stáž, poskytovatel v systému SEP označí vybraného stážistu změnou jeho statusu z pozván na pohovor na vybrán na stáž. U ostatních zájemců, kteří byli pozváni na osobní pohovory a nebyli vybráni na stáže, poskytovatel změní status na Nevybrán na stáž. Zároveň je poskytovatel povinen oznámit neúspěšným uchazečům skutečnost, že u přijímacího pohovoru neuspěli. Na výběr nejvhodnějšího stážisty má poskytovatel 7 pracovních dnů od zpřístupnění seznamu zájemců přihlášených ke kartě stáže. Nejpozději sedmý pracovní den musí poskytovatel označit vybraného zájemce o stáž v systému SEP (změnou statusu vybrán na stáž ). Stážista a poskytovatel jsou spárováni v okamžiku, kdy je u obou stran (vybraný zájemce o stáž a poskytovatel) telefonicky ověřen výběr konkrétního stážisty konzultantem FDV, který stáži přidělí specifické číslo. 25

9 Uzavření smluvního vztahu Zpravidla do 3 pracovních dnů od označení vybraného zájemce o stáž v systému SEP poskytovatelem, je poskytovatel stáže kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant se telefonicky spojí s poskytovatelem a následně mu sdělí klíčové informace e- mailem. Konzultant také sdělí poskytovateli specifické číslo stáže, které bylo stáži přiděleno. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV. Konzultant zasílá e-mailem vedle klíčových informací také následující formuláře: formulář Harmonogram stáže (v harmonogramu bude vyplněno číslo stáže, kontakt na konzultanta FDV); formulář Čestné prohlášení mentora (potvrzení, že mentor splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů); formulář pro vyplnění bankovního spojení a ID datové schránky. Dále konzultant požádá poskytovatele o provedení níže uvedených kroků: neprodlené kontaktování stážisty a domluvení harmonogramu docházky na stáž (je potřeba, aby poskytovatel i stážista respektovali datum zahájení stáže, ukončení stáže a počet hodin stáže, tak jak je uvedeno v kartě stáže); kontrolu jmen a kontaktních údajů mentora a kontaktní osoby; kontrolu, zda k aktuálnímu datu nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de minimis); zaslání vyplněného Harmonogramu stáže; zaslání mentorem podepsaného naskenovaného Čestného prohlášení mentora; zaslání vyplněného formuláře, kde poskytovatel vyplnil bankovní spojení a ID datové schránky; přípravu dohody o provedení práce dle vzoru, který je k dispozici v systému SEP. Všechny tyto dokumenty odešle poskytovatel e-mailem zpět do 3 pracovních dnů přidělenému konzultantovi FDV. Doba 3 pracovních dnů se počítá od data obdržení informačního e-mailu od přiděleného konzultanta. Výše požadované dokumenty budou také ke stažení v systému SEP. 26

9.1 Harmonogram stáže Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže vyplní (na základě komunikace se stážistou) plánovanou docházku pouze u těch měsíců, ve kterých bude stáž probíhat. Je důležité, aby poskytovatel zkontroloval, že součet hodin v měsících, ve kterých bude stáž probíhat, souhlasí s celkovým počtem hodin, které poskytovatel uvedl do karty stáže. Stáž může být zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. (V praxi může stážista nastupovat až například 3. den stáže. Pokud je 1. den v měsíci neděle a stážista se domluví s poskytovatelem, že bude docházet na stáž v úterý a čtvrtek, bude tak první den stáže v harmonogramu označen 3. den v měsíci.) Harmonogram stáže je přílohou Smlouvy o stáži. Jakékoliv plánované změny v docházce je potřeba nahlásit dopředu konzultantovi FDV a současně je uvést v pracovním výkaze stážisty za daný měsíc. 27

9.2 Dohoda o provedení práce V souvislosti se stáží uzavírá poskytovatel se stážistou dohodu o provedení práce. Při její tvorbě vychází z informací daných kartou stáže, respektive nabídkou pracovní pozice 11. Vzor dohody o provedení práce je ke stažení v systému SEP. Poskytovatel je povinen připravit dohodu o provedení práce tak, aby ji mohl společně se stážistou podepsat na schůzce k podpisu Smlouvy o stáži. 9.3 Smlouva o stáži Na základě informací a podkladů, které konzultant FDV obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty, vyhotoví konzultant FDV Smlouvu o stáži. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouvu o stáži podepisuje stážista 12, statutární zástupce poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a statutární zástupce FDV (nebo jím pověřená osoba). Dokument bude poskytovateli stáže zaslán e-mailem do 3 pracovních dnů od obdržení požadované dokumentace (vyplněný harmonogram, sken podepsaného čestného prohlášení mentor, bankovní spojení a ID datové schránky). E-mail bude odeslán s žádostí o součinnost při podpisu smlouvy, a to realizací čtyř níže uvedených kroků: žádost o kontrolu smlouvy a tisk smlouvy ve 4 kopiích; žádost o kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu smlouvy a dohody o provedení práce; žádost o realizaci schůzky k podpisu smlouvy a dohody o provedení práce a podepsání dokumentů oběma zúčastněnými stranami; žádost o zaslání všech 4 originálů smlouvy podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou, podepsanou dohodu o provedení práce a doložené potvrzení o studiu a informovanosti školy převzaté od stážisty, doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám konzultanta. Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s originálem podepsané DPP a podepsanými smlouvami konzultantovi FDV. Poskytovatel stáže je povinen výše uvedené kroky realizovat a být tak součinný při podpisu smlouvy, která je klíčovým dokumentem pro úspěšné zahájení stáže. 11 Pracovní náplň, místo výkonu, doba trvání stáže, časová dotace, stanovená hodinová mzda a další. 12 Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o stáži podepisuje jeho zákonný zástupce. Toto pravidlo se vztahuje i na všechny další dokumenty, které mají být dle tohoto manuálu podepsané stážistou. 28