Univerzita Pardubice Fakulta chemicko technologická Katedra analytické chemie Licenční studium Management systému jakosti Příručka systému environmentálního managementu Semestrální práce Autor práce: Ing. Zdeněk Konvička Přednášející:
Tato semestrální práce byla zpracována jako příklad základního řízeného dokumentu pro EMS v hypotetické společnosti zabývající se laboratorní činností. Všechna jména, kontaktní adresy jsou vymyšleny a nelze je spojovat s jakýmkoli existujícím subjektem.
Řízený dokument č.j. 111/222/02 Výtisk č. 1 Příručka systému environmentálního managementu Vypracoval: Ing. Zdeněk Konvička Řízení jakosti Schválil: Ing. XX YYYY Ředitel společnosti Počet listů: 16 V Brně dne 1. 8. 2002
Příručka Environmentálního Managementu List č. 1 z 16 ZÁZNAM O REVIZÍCH Ihned po přijetí nového dokumentu nebo revidovaných listů nahradí nositel dokumentu nebo jím pověřený pracovník neaktuální dokument (jednotlivé listy) aktuálním zněním. Provedení revize zaznamená do níže uvedené tabulky. Neaktuální dokument (jednotlivé listy) vrátí autorovi dokumentu (revize). Revize číslo Datum příjmu Předmět revize Podpis nositele dokumentu 0 N o v ý d o k u m e n t 1 2 3 4 5 6 7 8
Příručka Environmentálního Managementu List č. 2 z 16 R O Z D Ě L O V N Í K Ing. Zdeněk Konvička Řízení jakosti (dále jen ŘJ) originál kopie č. Ing. XX YYYY Ředitel společnosti, představitel vedení pro EMS 1 Ing. XY YYYY Vedoucí útvaru Ekonomika 2 Ing. YY XXXX Vedoucí útvaru Personalistika 3 Ing. YY YYYY Vedoucí laboratoří 4 Ing. XX XXXX Laboratoře pro technické plyny 5 Ing. YY XYYY Laboratoře pro nátěrové hmoty 6 Ing. YY XXYY Laboratoře pro plasty 7 Ing. YY XXXY Technický servis 8 O B S A H 1. ÚVOD... 3 1.1 Společnost...4 1.2 LG czech (Laboratory group czech )...4 1.3 Vedení společnosti LG-cz a její laboratoře jsou umístěny na adrese:...4 2. ENVIRONMENTÁLNÍ MANAGEMENT SPOLEČNOSTI... 4 2.1 Implementace a účinná realizace EMS:...5 3. POŽADAVKY NA SYSTÉM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU... 5 3.1 Všeobecné požadavky...5 3.2 Environmentální politika...6 3.3 Zavedení a provoz...9 3.4 Kontrola, nápravná a preventivní opatření...13 3.5 Přezkoumání systému environmentálního managementu vedením....16
Příručka Environmentálního Managementu List č. 3 z 16 1. ÚVOD Účelem této příručky je dokumentovat systém environmentálního managementu ( EMS z anglického Environmental Management System) pro společnost LG-czech zabývající se laboratorní kontrolou pro oblast technických plynů, nátěrových hmot, plastů a emisí do životního prostředí. Příručka je konstruována tak, aby definovala všechny prvky a celou strukturu systému. Obsahuje kromě vlastního textu i odkazy na návazné dokumenty systému řízení společnosti. Všude, kde se v této příručce vyskytuje termín EMS, je tím míněn subsystém řízení společnosti, týkající se tvorby a ochrany životního prostředí, tedy okolního prostředí, ve kterém laboratoře provozují svou činnost, zahrnující ovzduší, vodu, půdu, přírodní zdroje, živočichy, rostliny, lidi a jejich vzájemné vztahy. EMS zahrnuje kromě vlastních činností laboratoří také podpůrné komerční, servisní a personální útvary společnosti, které v rámci tohoto subsystému vzájemně spolupracují. Za tvorbu a aktualizaci této příručky je odpovědný vedoucí Řízení jakosti.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 4 z 16 1.1 Společnost 1.2 LG czech (Laboratory group czech ) je dodavatelem služeb základní a kvalifikované analytické chemie. Tyto služby se dělí vzhledem ke způsobu jejich využití do základních skupin - Laboratoří: Technické plyny Nátěrové hmoty Plasty Životní prostředí Tyto činnosti jsou expertně podporovány laboratořemi s moderní analytickou a ověřovací technikou a útvary pro organizační a systémové řízení společnosti 1.3 Vedení společnosti LG-cz a její laboratoře jsou umístěny na adrese: LG - czech telefon 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ulice XXXXXXX 1234 fax 1 1 1 1 1 1 1 1 1 600 00 BRNO e-mail LG-czech@LG-czech.cz 2. ENVIRONMENTÁLNÍ MANAGEMENT SPOLEČNOSTI Environmentální management je nedílnou součástí řízení společnosti LG-czech. Jeho účelem je prezentovat vztah k životnímu prostředí. Pro dosažení tohoto cíle naplňuje environmentální management tyto funkce: 1. Stanovuje environmentální politiku, cíle a závazky. 2. Identifikuje environmentální aspekty, vycházející z minulých, současných a plánovaných činností s cílem určit jejich environmentální dopady. 3. Naplňuje požadavky legislativy a dalších úmluv, směrnic a nařízení v oblasti životního prostředí. 4. Stanovuje priority environmentálních cílů a jejich konečné hodnoty. 5. Definuje organizační strukturu a programy k realizaci environmentální politiky. 6. Monitoruje a vyhodnocuje systém formou přezkoumání a auditů tak, aby byla zajištěna jeho přiměřenost stanoveným cílům a požadavkům vedení společnosti a okolí. 7. Systém trvale zlepšuje a přizpůsobuje měnícím se okolnostem.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 5 z 16 2.1 Implementace a účinná realizace EMS: 1. Je formulována environmentální politika a stanoveny cíle, které zahrnují závazky společnosti, zákonné požadavky, informace a komunikaci environmentálních aspektů jejího provozu. K environmentálním cílům jsou definovány konkrétní a měřitelné cílové hodnoty. 2. Je používána pouze prověřená a osvědčená laboratorní technologie. Technické a technologické inovace mohou být do laboratorního procesu zařazeny jen tehdy, je-li veškerými dostupnými kontrolními a zkušebními metodami přezkoumána a ověřena jejich způsobilost a spolehlivost. 3. Řízení laboratorních procesů a jejich vliv na okolní prostředí jsou nepřetržitě sledovány za účelem jejich trvalého zlepšování a minimalizace environmentálních aspektů. 4. Všechny inovace a komerční aktivity musí být před realizací přezkoumány všemi zainteresovanými stranami z hlediska jejich vlivu na životní prostředí. 5. Dopady všech činností laboratoře na životní prostředí jsou soustavně monitorovány v průběhu celého komerčního procesu, počínaje nákupem surovin a konče poradenskými službami. V případě jakékoliv neshody s požadovaným stavem jsou odpovědnými zaměstnanci stanovována opatření k nápravě těchto neshod a kontrolována jejich účinnost. 6. Veškerý personál laboratoře je plánovitě a systematicky školen, zdokonalován ve výkonu své funkce a periodicky podrobován zkušebním testům profesní způsobilosti. 1. Systém je soustavně prověřován interními audity a pravidelně předkládán vedení k přezkoumávání jeho účinnosti. 3. POŽADAVKY NA SYSTÉM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU 3.1 Všeobecné požadavky V systému řízení laboratoře byl vytvořen, implementován a trvale zlepšován subsystém environmentálního managementu za účelem zhodnocení účinnosti postupů stanovení environmentální politiky, cílů a závazků, dosažení shody s nimi a prokázání této shody vedení společnosti a externím subjektům.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 6 z 16 3.2 Environmentální politika Za tvorbu a údržbu environmentální politiky odpovídá vedoucí ŘJ., schvaluje ji ředitel společnosti. Aktuální ekologická politika společnosti má tuto podobu: Základním východiskem environmentální politiky společnosti je udržitelný rozvoj, který znamená odpovědnost současné generace vůči budoucím generacím za zachování a předání základních životních hodnot. Společnost považuje dodržování platné legislativy a jiných požadavků v ochraně životního prostředí České republiky za nedílnou součást své činnosti a strategie rozvoje. Snahou společnosti je nepřetržité snižování negativních vlivů na životní prostředí, péče o vzhled a čistotu sídla společnosti i okolí a tím trvalé zlepšování stavu. Ekologickou politikou společnosti je realizace následujících zásad: 1. Preferujeme dodávky surovin a služeb příznivějších k životnímu prostředí. 2. Úsporou surovin a energií přispíváme k ochraně přírodních zdrojů. 3. Každý zaměstnanec je vhodným způsobem vzděláván v problematice ochrany životního prostředí a je u něj vyžadováno chování vycházející z osobní odpovědnosti za ochranu životního prostředí. 4. Máme otevřenou a vstřícnou politiku vůči svému okolí a zájmovým skupinám. 5. Systematicky předcházíme znečišťování životního prostředí. Tato politika je sdělena a komunikována na všech úrovních společnosti a všem externím zainteresovaným subjektům. Připomínky k ní a podněty k její aktualizaci přijímá vedoucí ŘJ. 3.2.1 Plánování Je prováděno v souladu s ekologickou politikou, jejími cíli. 3.2.2 Environmentální aspekty Stanovení a hodnocení environmentálních aspektů (EA), tedy prvků činnosti organizace, které mají vliv na životní prostředí, se provádí tímto postupem: 1. Zjištění legislativních a jiných požadavků, týkajících se životního prostředí. 2. Posouzení všech činností společnosti a jejich vlivu na životní prostředí. 3. Posouzení environmentálních aspektů podle míry jejich závažnosti. 4. Stanovení programu a cílů environmentálního managementu, včetně potřeb na výchovu a vzdělávání zaměstnanců a monitorovací a měřicí zařízení. 5. Zapracování environmentálních aspektů do stávající dokumentace, pracovních předpisů a laboratorních postupů. 6. Trvalé hodnocení trendu vlivu činnosti společnosti na životní prostředí, nápravná a preventivní opatření ke zlepšení environmentálního profilu.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 7 z 16 Identifikace jednotlivých environmentálních aspektů činností, služeb a výrobků zahrnují: 1. Využívání surovin 2. Emise do ovzduší 3. Vypouštění látek do vody 4. Odpadové hospodářství 5. Kontaminace půdy a podzemních vod 6. Hluk, vibrace, elektromagnetické záření 7. Lokální specifika v oblasti životního prostředí a zájmy místního společenství 8. Důležité technologické a laboratorní činnosti Významnost environmentálních aspektů vycházející z minulých, současných i plánovaných činností (popř. mimořádných událostí) se hodnotí dle těchto kritérií: 1. Dodržování stanovených emisních limitů 2. Pravděpodobnost překračování stanovených emisních limitů 3. Závažnost dopadů na životní prostředí 4. Postoje veřejnosti a zaměstnanců k danému EA 5. Charakter emitovaných škodlivin Všechny environmentální aspekty jsou zapracovány do Registru EA a průběžně aktualizovány. Významné EA jsou součástí cílů a programu environmentálního managementu nebo jsou řešeny environmentálními projekty (investičního, neinvestičního, organizačního aj. charakteru). Existují i významné EA, jejichž významnost je stanovena legislativně. Za identifikaci, implementaci a aktualizaci environmentálních aspektů odpovídá vedoucí ŘJ. 3.2.3 Právní a jiné požadavky Společnost se zavazuje při všech svých činnostech plně a bezpodmínečně dodržovat ustanovení platné legislativy ČR, rozhodnutí a nařízení místních orgánů státní správy, pravidla průmyslového odvětví a směrnice Evropského společenství. K tomu, aby a.s. mohla tento závazek realizovat, přijalo vedení společnosti následující opatření: 1. Prostřednictvím distribuční organizace pověřené Ministerstvem vnitra ČR sleduje, obstarává a mezi svými zaměstnanci distribuuje Sbírku zákonů ČR a Věstník MŽP ČR 2. Spolupracuje s externí advokátní kanceláří při výkladu legislativních a ostatních právních aspektů v oblasti životního prostředí v celém procesu tvorby a údržby systému environmentálního managementu Postup pro řízení právních a jiných požadavků, včetně vymezení odpovědností, pravomocí je určen dokumentem Registr právních a jiných požadavků na ochranu životního prostředí. Registr je veden a aktualizován útvarem ŘJ. Za distribuci, implementaci a dodržování daných požadavků na jednotlivých útvarech je odpovědný vedoucí daného útvaru.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 8 z 16 3.2.4 Cíle a cílové hodnoty Environmentální cíle společnosti vycházejí z její environmentální politiky, zjištěných environmentálních aspektů a dopadů a závěrů přezkoumání systému environmentálního managementu vedením společnosti. Environmentální cíle jsou jedním z rozhodujících kritérií při návrhu, přezkoumání a realizaci technických a technologických inovací, přičemž je brána do úvahy i jejich ekonomická únosnost. K těmto cílům jsou stanoveny cílové hodnoty. Jedná se o konkrétní, termínované, měřitelné, motivující a vzájemně kompatibilní ukazatele, které slouží ke stanovení míry plnění environmentální politiky a závazků společnosti v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí. Cíle a cílové hodnoty navrhuje útvar ŘJ ve spolupráci se všemi útvary společnosti. Tyto pak vyhlašuje ředitel společnosti jednou ročně. Jejich plnění přezkoumává kvartálně porada vedení. Náklady vynaložené na environmentální program sleduje v rámci stávajícího systému ekonomického řízení s použitím běžných metod controllingu, ekonomického plánování, rozborů a podvojného účetnictví ekonomický útvar. 3.2.5 4.3.4 Program environmentálního managementu Společnost vytváří v rámci svých standardních plánovacích činností (finanční plán, plán činnosti, plán nákupu surovin a ND, plán jakosti a systemizace zaměstnanců) program environmentálního managementu, zaměřený k naplnění environmentálních cílů, vycházejících z ekologické politiky. Tento program je tvořen komplexem projektů a harmonogramy, požadavky na zdroje, odpovědnosti a pravomoci konkrétních zaměstnanců. Při formulaci tohoto programu jsou brány v úvahu všechny stávající i minulé environmentální aspekty činností společnosti podle pořadí jejich důležitosti. Jsou přitom hodnoceny všechny procesy, projekty, služby. Program environmentálního managementu má dynamický charakter. Program EMS jednotlivé projekty navrhuje útvar ŘJ ve spolupráci se všemi zainteresovanými útvary společnosti, schvaluje je ředitel po přezkoumání vedením. Existující program je pravidelně kvartálně prověřován, aby postihoval eventuální změny environmentálních cílů a cílových hodnot. Zprávu pro přezkoumání vedením společnosti podává vedoucí ŘJ, který je o aktuálním stavu informován garantem projektu. Projekty jsou rozpracovány tak, aby byl určen garant projektu, který odpovídá za: 1. Splnění, průběžnou kontrolu plnění, příp. plnění dílčích úkolů. 2. Určuje kde a jakým způsobem bude průběh plnění sledovat, popř. stanovuje nápravná opatření. V případě potřeby jsou pro náročnější environmentální projekty garantem projektu vypracovány evidenční listy těchto projektů. Zde jsou mimo hlavního úkolu, termínu realizace a garanta stanoveny dílčí úkoly s tím, že garant dílčího úkolu zodpovídá za jeho splnění a o průběhu plnění informuje hlavního garanta.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 9 z 16 Atributem environmentálního programu je zahrnutí zásad environmentální politiky, závazků, cílů a cílových hodnot. Vedoucí útvaru ŘJ přitom odpovídá za to, že žádná zásada, cíl nebo cílová hodnota nebude při formulaci a aktualizaci environmentálního programu opomenuta. 3.3 Zavedení a provoz 3.3.1 Struktura, odpovědnost a pravomoc Zdroje jsou v podmínkách environmentálního managementu zajišťovány následovně: 1. Finanční zdroje: finanční plán, navázaný na komerční záměry vedení společnosti, plán činnosti 2. Zdroje surovin a náhradních dílů: plán nákupu surovin a náhradních dílů, navázaný na plán činnosti. 3. Lidské zdroje: plán jakosti a systemizace zaměstnanců společnosti. Odpovědnosti a pravomoci všech zaměstnanců jsou charakterizovány. v návazných dokumentech popisujících konkrétní činnosti v rámci EMS (směrnice, pracovní předpisy, IBP, havarijní plán aj.). Představitel vedení pro EMS je jmenován vedením společnosti. Jeho pravomoci a odpovědnosti vycházejí z ustanovení kapitoly 4.4.1 ISO 14001:1996. Detailní popisy odpovědnosti a pravomoci všech zaměstnanců jsou součástí jejich popisů pracovních funkcí a jejich vzájemné vztahy vyplývají z Organizačního řádu společnosti. 3.3.2 Výcvik, odborná způsobilost Vedení společnosti se plně ztotožňuje s požadavkem odpovídajícího a průběžného školení veškerého personálu v souladu s environmentální politikou. Pro všechny činnosti, které mohou mít jakýmkoliv vliv na životní prostředí, platí zásada, že mohou být prováděny jen zaměstnanci, kteří mají k výkonu své funkce odpovídající a průkazně doložené znalosti a dovednosti. Tato zásada je brána v úvahu již při výběru zaměstnanců, zácviku, rozvoji jejich kvalifikace a jejich dalším soustavném vzdělávání. Každý zaměstnanec společnosti je pro výkon své funkce připravován a dále pak průběžně zdokonalován různými formami školení, přičemž každé další profesní školení navazuje na předchozí dosaženou kvalifikaci. Všichni zaměstnanci mají základní znalosti o systému environmentálního managementu, jmenovitě v oblasti vlivů a dopadů na životní prostředí, jsou-li činnosti prováděny nesprávným způsobem. Za přípravu zaměstnance, prověrky jeho znalostí a celkové zvyšování profesionální úrovně je odpovědný přímý nadřízený. Za doložení znalostí a kvalifikace externích dodavatelů a nájemců působících v areálu společnosti. odpovídají vedoucí útvarů, kteří si příslušnou službu nebo dodávku objednali, respektive kteří sjednávali nájemní smlouvu.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 10 z 16 Výcvikový program, způsob a rozsah školení a přezkoušení profesní způsobilosti obsahuje tyto prvky: 1. zjištění, jaký výcvik zaměstnanci potřebují 2. vypracování ročního plánu výchovy a výcviku, včetně požadavků na zdroje 3. výběr profesních skupin zaměstnanců a jejich specifický výcvik 4. vedení záznamů o výcviku, kterým zaměstnanci prošli 5. vyhodnocení účinnosti výchovného a výcvikového programu Za řízení systému výcviku odpovídá vedoucí útvaru Personalistika, odbornou a metodickou pomoc v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí poskytuje vedoucí ŘJ. 3.3.3 Komunikování Vedení společnosti se plně ztotožňuje se zásadou otevřené a vstřícné komunikace ve všech záležitostech, týkajících se životního prostředí. Komunikace je při tom vedena jednak uvnitř společnosti, jednak mezi společností a externími subjekty. Společnost využívá všech existujících dostupných forem povinné (obligatorní) i nepovinné komunikace za účelem: 1. Demonstrovat zájem chránit životní prostředí. 2. Řešit otázky týkající se environmentálních aspektů a dopadů činnosti společnosti. 3. Udržovat povědomí o environmentální politice, cílech a cílových hodnotách a programu. 4. Informovat veškeré vnitřní i vnější zainteresované strany o environmentálním profilu a systému environmentálního managementu společnosti. Pro komunikaci platí: 1. Příjem, zpracování, uchovávání a distribuci informací a požadavků zainteresovaných stran. 2. Dialog se zainteresovanými stranami, zvážení jejich zájmů, reakce na jejich podněty. 3. Poskytování informací v oblasti environmentálního managementu. 4. Komunikaci s veřejnými orgány a institucemi týkající se havarijního plánu. Za systém vnitřní a vnější komunikace odpovídá ředitel společnosti. Odbornou a metodickou pomoc v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí poskytuje vedoucí ŘJ. 3.3.4 Dokumentace systému environmentálního managementu V systému řízení společnosti je používána jednotná řídící dokumentace. Je vytvářena a udržována v řízeném režimu, definovaného směrnicí Řízení dokumentů a údajů. Základní dokumentaci systému tvoří: Příručka environmentálního managementu Reprezentuje systém jako celek, obsahuje formulaci environmentální politiky, popis a strukturu systému, dokumentuje zainteresovaným stranám shodu systému s požadavky ISO 14001:1996. Soustava prováděcích předpisů
Příručka Environmentálního Managementu List č. 11 z 16 Metodicky stanovuje provádění činností a vzájemné vztahy jednotlivých útvarů společnosti. Systém řízení je založen na implementaci a praktické realizaci souboru organizačních a řídících norem, tj. směrnic a rozhodnutí ředitele společnosti, doplňované na úrovni vedoucích útvarů pracovními předpisy a metodickými pokyny. 3.3.5 Řízení dokumentů, údajů a záznamů V systému je zaveden jednotný postup pro tvorbu, údržbu a změnové řízení (revize, zrušení) dle směrnice Řízení dokumentů a údajů. Je-li to požadováno, je dokumentace vedena v řízeném režimu podle těchto zásad: 1. Identifikovatelnost dokumentu ( titul, datum vydání, číslo jednací). 2. Mechanismus a pravomoc k vydání a změnám dokumentu, jeho příloh a revizí. 3. Distribuce dokumentu podle rozdělovníku. 4. Aktuálnost všech dokumentů na místě použití. 5. Dosažitelnost dokumentu všem zaměstnancům, kteří potřebují znát jeho obsah. Tvorba a údržba dokumentů probíhá podle následujícího schématu: 1. vytvoření konceptu (draftu) dokumentu nebo jeho revize 2. interní oponentura s účastí všech zainteresovaných zaměstnanců 3. zapracování připomínek z oponentního řízení 4. schválení dokumentu (jeho revize), jeho vydání a distribuce Stahování, označování, archivaci, event. likvidaci a skartaci dokumentů, údajů a záznamů řeší směrnice Řízení dokumentů a údajů. Řízení externí dokumentace (např. normy a výkresy zákazníků) probíhá dle Řízení dokumentů a údajů, popř. je upraveno (pokyny) na úrovni vedoucích útvarů. Externí (ČSN aj.) i podnikové normy jsou řízeny dle směrnice Řízení dokumentů a údajů. Dokumenty literárního charakteru (např. Sbírka zákonů, direktivy aj.) jsou řízeny dle Registru právních a jiných požadavků na ochranu životního prostředí. Sběr, zpracování, ochrana a zálohování elektronických dat, stejně jako přístupová práva k nim jsou řešena směrnicí o Informačním systému a informačních technologiích. Za řízení systému dokumentace odpovídá vedoucí útvaru ŘJ, který poskytuje odbornou a metodickou pomoc v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí vedoucím jednotlivých útvarů.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 12 z 16 3.3.6 Řízení provozu Společnost řídí své veškeré aktivity s ohledem na minimalizaci jejich vlivů na životní prostředí. Přitom je široce aplikována zásada používání bezpečné laboratorní technologie na bezpečném zařízení. Používané laboratorní procesy byly navrženy a vyvinuty tak, aby při správné funkci zařízení a adekvátním výkonu funkce jeho operátorů byly dopady na životní prostředí minimální. Dokumentované a sledované procesy, požadavek na jejichž řízení je v ISO 14001:1996 obsažen, jsou definovány a členěny na: 1. projekty výzkumu, rozvoje a technologických inovací 2. nákupní činnosti, skladování a manipulace se surovinami 3. prodejní činnosti, marketing a přezkoumání smluv 4. laboratorní postupy a technologické procesy 5. postupy údržby, metrologie, výstavby a přestavby zařízení 6. technický servis - služby zákazníkům Procesy jsou popsány organizační a řídící dokumentací s návaznou soustavou pracovních předpisů a instrukcí. S ohledem na ochranu životního prostředí tato dokumentace obsahuje: 1. Popis laboratorních procesů, včetně kapacitních a spotřebních norem. 2. Specifikace laboratorního zařízení a jeho požadované parametry. 3. Počet a požadovaná způsobilost operátorů. 4. Kontrolní místa a metody technické kontroly. 5. Zásady ochrany životního prostředí (zdroje znečišťování ovzduší, ochrana vod, nakládání s odpady a nebezpečnými chemickými látkami, preventivní údržba zařízení, prevence havarijních situací aj.) 6. Zásady bezpečnosti práce. Procesy operativně řídí vedoucí útvarů podle své působnosti dané Organizačním řádem společnosti. 3.3.7 Havarijní připravenost a reakce Společnost provozuje systém evidence, hlášení a likvidace poruch a havárií. Systém havarijní připravenosti je realizován ve dvou stupních: 1. Krizový organizační řád, který vymezuje základní pravidla, pravomoci a odpovědnosti krizového řízení 2. Návazné krizové plány, definující postupy pro prevenci a zmírnění environmentálních dopadů pro případ havárie, živelné pohromy, hromadného nebo smrtelného pracovního úrazu, sociálního konfliktu nebo násilného útoku (např. Plán opatření pro případ havarijního zhoršení jakosti vod.)
Příručka Environmentálního Managementu List č. 13 z 16 Všechny havarijní plány musí obsahovat tyto prvky: 1. Stanovení odpovědnosti za organizování práce při haváriích. 2. Seznam důležitých osob. 3. Podrobnosti o požadovaných externích službách (hasiči, sanační služby apod.). 4. Zásady a plány vnitřní a vnější komunikace. 5. Informace o nebezpečných látkách a materiálech, včetně dopadu každého materiálu na životní prostředí a opatření, která je nutno provést v případě náhodného úniku. 6. Plány výcviku a testování. V rámci předcházení havarijních situací je nutno plně dodržovat ustanovení platné dokumentace, popř. havarijních plánů s předepsanou reakcí zaměstnanců na havarijní úniky nebo situace havarijního ohrožení. V rámci zamezení havárií je 1x ročně prováděn praktický nácvik řešení mimořádného stavu s tím, že v případě neshody s havarijním plánem bude tento upraven. Odbornou a metodickou pomoc v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí při krizovém řízení procesů poskytuje vedení společnosti s příslušným vedoucím a vedoucí ŘJ. 3.4 Kontrola, nápravná a preventivní opatření 3.4.1 Monitorování a měření Společnost provozuje systém permanentního měření a monitorování všech procesů, vstupů a výstupů. V systému environmentálního managementu se měření a monitoring orientuje na environmentální aspekty (Registr právních a jiných požadavků na ochranu životního prostředí,, Postupy k identifikaci environmentálních aspektů a jejich hodnocení, Ochrana životního prostředí). Proces je řízen dle Metrologického řádu, který: 1. Stanovuje základní odpovědnosti a pravomoci v oblasti metrologie. 2. Rozděluje měřidla z legislativního hlediska. 3. Stanovuje lhůty kalibrací a úředního ověřování měřidel. 4. Definuje postupy pro řízení měřidel mimo kalibrační stav. 5. Řeší nákup nových měřidel, vč. požadavku na primární kalibraci. 6. Stanovuje schémata návaznosti měřidel a měřicích řetězců na interní a národní etalony. Ve společnosti je prováděno periodické monitorování a měření hodnot jedné nebo více veličin souvisejících s daným environmentálním aspektem. Měření je prováděno buď interně pověřeným zaměstnancem dle pracovního postupu, nebo externí autorizovanou firmou. Za řízení metrologie odpovídá vedoucí útvaru Technický servis, odbornou a metodickou pomoc v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí poskytuje vedoucí ŘJ.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 14 z 16 3.4.2 Neshoda, nápravná a preventivní opatření Neshodou je jakákoli odchylka od předem definovaného, plánovaného nebo požadovaného stavu. Pro její řešení používá společnost následující postup: 1. Každý zaměstnanec, který neshodu zjistí, je povinen ji okamžitě napravit, tj. přijmout operativní opatření k minimalizaci jejího dopadu. 2. Každý zaměstnanec, je povinen neshodu dokumentovat, provést rozbor jejích příčin a stanovit a realizovat nápravná opatření (tj. odstranit příčiny neshody) a následně ověřit jejich účinnost 3. V případě, že možnost neshodu účinně vyřešit leží mimo kompetence zaměstnance, je tento povinen a oprávněn požadovat řešení neshody po svém nadřízeném 4. Výkonné vedení periodicky přezkoumává systém řešení neshod (viz kapitola 4.6), hodnotí účinnost a adekvátnost přijatých nápravných opatření a stanovuje opatření preventivní (tj. na základě rozboru příčin neshod stanovuje a realizuje opatření vedoucí k odstraňování jejich ještě dříve, než neshoda může vzniknout) Nedílnou součástí tohoto postupu je systém interní i externí komunikace. Cílem řešení neshod je odstranění jejich následků a minimalizace zátěže na životní prostředí. Řešení neshod zabezpečuje zjištění příčin, stanovení návrhu a vlastního postupu, realizaci a kontrolu plnění. Účelem preventivních opatření je předcházet vzniku poruch a havárií, které by mohly mít negativní dopad na zdraví zaměstnanců a životní prostředí. Preventivní opatření jsou prováděna na základě rozborů informací o našich laboratorních operacích, environmentálních aspektech, výstupech (kvalitě služeb), stížnostech zákazníka a správních opatření z hlediska ekologické legislativy. 3.4.3 Záznamy Záznamy slouží k uchování informace o zavedení a činnosti systému EMS a také pro zaznamenání míry, do jaké byly splněny plánované cíle, cílové hodnoty a program. Záznamy jsou pořizovány a ukládány v písemné podobě nebo elektronickými prostředky. Doba pro uchování záznamů je vždy uvedena v odpovídajících dokumentech systému, mimoto je doba uchování záznamů, na které se vztahuje zákon o archivnictví, uvedena ve směrnici Řízení dokumentů a údajů. Pro ochranu a zálohování elektronických dat platí postupy směrnice Informační systém a informační technologie. Hlavní záznamy týkající se environmentálního managementu: 1. Registr environmentálních aspektů. 2. Registr právních a jiných požadavků na ochranu životního prostředí. 3. Připomínkové listy a rozdělovníky systémových dokumentů. 4. Laboratorní deníky. 5. Evidence měřidel.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 15 z 16 6. Evidence stížností. 7. Závěrečné protokoly interních auditů (řešení nápravných opatření). 8. Seznam vhodných dodavatelů. 9. Zápisy z porad vedení společnosti. 10. Záznamy o výcviku, školení a zkouškách. 11. Externí komunikace (jednání s úřady, schvalování,..). 12. Aktuální seznamy systémové dokumentace. 13. Popis a řešení neshod, mimořádných událostí a havárií. Za sběr, třídění, ukládání a archivaci záznamů odpovídají vedoucí útvarů, kde záznamy vznikají. Odbornou a metodickou pomoc jim při tom poskytují vedoucí ŘJ (v oblasti tvorby a ochrany životního prostředí), vedoucí útvaru Personalistika (v oblasti archivace dokumentů a záznamů v papírové formě) a vedoucí útvaru Informatika (v oblasti vedení, ukládání, archivace, zálohování a přístupových práv záznamů v elektronické formě). 3.4.4 Prověřování systému environmentálního managementu Prověřování systému environmentálního managementu představuje kontrolu, zkoušení a sledování celého procesu realizace environmentální politiky, cílů a programu včetně činností návazných a podpůrných. Interní prověrky (audity) slouží ke zjištění efektivity systému a shody jeho elementů s plánovanými a dokumentovanými požadavky. Jsou prováděny vlastními interními auditory, vyškolenými odbornou firmou a majícími osvědčení o dosaženém vzdělání pro provádění interních auditů. Vedoucím programu prověrek je vedoucí ŘJ. Je odpovědný za tvorbu harmonogramu interních auditů, provádění auditů, kontrolu plnění nápravných opatření a předkládání programu interních auditů k přezkoumání vedením. Harmonogram pravidelných interních auditů stanovuje vedoucí ŘJ tak, aby v kalendářním roce byl prověřen kompletně celý systém. Mimo pravidelných prověrek mohou být prováděny i prověrky mimořádné - jejich důvodem může být např. prověření systému po uskutečnění organizačních změn, při výskytu opakovaných nebo kumulovaných neshod apod. Provádění auditů upravuje směrnice Prověřování systému jakosti, přezkoumání programu interních auditů probíhá poradou vedení. Při auditu prověřuje auditor především účinné provádění dokumentovaných postupů systému a jejich vhodnost pro danou oblast. Audit se skládá ze studia příslušné dokumentace, z pohovoru s libovolně zvolenými pracovníky na kontrolovaném pracovišti a z pozorování prováděných činností. Dále může být doplněn kontrolními analýzami či jinými podklady dle potřeb auditora. O výsledku auditu sepisuje auditor Závěrečný protokol z interního auditu a jeho obsah projedná s vedoucím prověřovaného útvaru. Tento vedoucí je odpovědný za stanovení a provedení opatření k nápravě. Účinnost opatření k nápravě zjišťuje vedoucí Laboratoře pro životní prostředí následnou prověrkou. Vedoucí ŘJ seznamuje s výsledky prověrek periodicky a souhrnně vedení společnosti v rámci zprávy o systému environmentálního managementu, aby bylo zajištěno průběžné hodnocení efektivnosti celé koncepce, včetně související dokumentace.
Příručka Environmentálního Managementu List č. 16 z 16 Externí audity (zákaznické, certifikační ap.) organizuje vedoucí ŘJ podle zásad ISO 10011. Hodnocení dodavatelů formou auditu definuje směrnice Hodnocení dodavatelů. 3.5 Přezkoumání systému environmentálního managementu vedením. Účelem přezkoumání systému environmentálního managementu vedením společnosti je: 1. Zajistit jeho průběžný a trvalý monitoring vedením společnosti. 2. Informovat příslušné orgány, úřady a složky. 3. Realizovat trvalé zlepšování systému 4. Ověřit jeho přiměřenost a účinnost. Toto přezkoumání zahrnuje: 1. rozbor aktuálního stavu systému 2. výsledky interních auditů 3. hodnocení plnění (popř. změna) politiky a cílů a programu environmentálního managementu 4. vhodnost a přiměřenost systému ve vztahu k aktuálním potřebám okolí, stavu techniky a informacím 5. potřeba a dostupnost zdrojů pro účinnou funkci systému, včetně potřeb školení a výcviku 6. hodnocení zjištěných neshod a přijatých preventivních a nápravných opatření 7. posouzení plnění požadavků legislativy a ostatních zájmů Závěry tohoto přezkoumání jsou dokumentovány zápisem z porady vedení a jsou jedním z podkladů pro zlepšování systému environmentálního managementu.