Střední průmyslová škola na Proseku Novoborská 2, 190 00 Praha 9 DOKUMENTACE A MANUÁLY - elektronické dokumenty - archivace dokumentů - dokumentace k software + CASE systémy - další druhy dokumentace (manuály, ) Ing. Lukáš Procházka 1IT Technická dokumentace v IT 17. března 2014 6-1
- elektronické dokumenty mají vysoký rizikový potenciál vnější hrozby - firmy věnují velký důraz na riziko vnějších hrozeb - nasazování bezpečnostních řešení, zásahy do infrastruktury Firewally antivirová řešení oddělené sítě SPŠ na Proseku 6-2 Ing. Lukáš Procházka
vnitřní hrozby - zároveň velmi často podceňují hrozby vnitřní (zaměstnanci) - možnosti snížení rizika odcizení dat zevnitř: jedinečné loginy uživatelů, vč. logů úrovně přístupů k datům evidence tisku a kopírování SPŠ na Proseku 6-3 Ing. Lukáš Procházka
- problematika ochrany dokumentů s ohledem na jejich šíření rychlost šíření papírových dokumentů kopie měsíce týdny dny desítky minut - elektronické dokumenty se šíří podstatně rychleji rychlost šíření elektronických dokumentů LAN nahrání dokumentu dny hodiny minuty vteřiny SPŠ na Proseku 6-4 Ing. Lukáš Procházka
- elektronická forma komunikace je rychlejší - rychlost se zásadně projevuje ve vzdálené komunikaci - zároveň je elektronická komunikace i ekonomičtější objednávka internet změna / potvrzení objednávky akceptace změn dodací list faktura SPŠ na Proseku 6-5 Ing. Lukáš Procházka
- nelze kopírovat části dokument. a využívat šablony (knihovny) vyšší produktivita = více pracovníků ručně - lze použít části dokumentů v jiných dokumentech CTRL + P tisk SPŠ na Proseku 6-6 Ing. Lukáš Procházka
- archivace papírových dokumentů je náročná na místo úschova přenos dokumentu - elektron. dokumentů - velké množství dat na malém prostoru - s rozvojem IT technologií roste i kapacita datových médií - jednodušší zálohování (duplicita) dokumentů úschova přenos dokumentu LAN SPŠ na Proseku 6-7 Ing. Lukáš Procházka
- archivace papírových dokumentů je náročná na místo vyřízení objednávky zaslané papírovou formou vytvoření a odeslání papírového účetního doklad objednávka potvrzení objednávky účetní doklad odeslání dokladu lidský faktor lidský faktor - komunikaci přes elektronické dokumenty lze automatizovat: objednávky expedici, logistiku účetní doklady odpovědi vyřízení objednávky zaslané elektronickou formou vytvoření a založení elektronic. účetního dokladu elektronická objednávka automatické potvrzení algoritmus filtry účetní doklad algoritmus filtry odeslání dokladu SPŠ na Proseku 6-8 Ing. Lukáš Procházka
- projekty vznikají na základě dokumentace (projektová, ) - nejdůležitějším faktorem při realizaci projektu je spolupráce - při práci je vždy důležité mít k dispozici vždy aktuální data elektronické dokumenty online dokumenty - souběžná práce na dokumentech (Google Docs, Lucid Chart, ) elektronická uložiště dat - k dispozici vždy aktuální data (EDM, PDM, PLM systémy) SPŠ na Proseku 6-9 Ing. Lukáš Procházka
KOPÍROVÁNÍ A ARCHIVACE - dokumenty je nutné archivovat z těchto důvodů: interní požadavek firmy požadavek na základě zákona - ideální je možnost řízení verzí dokumentů - pro archivaci el. dokumentů se používají 2 (3) formáty: PDF PDF/A TIFF - formáty se liší svými možnostmi ZÁLOHOVÁNÍ DOKUMENTŮ NENÍ!! DLOUHODOBÁ ARCHIVACE DOKUMENTŮ SPŠ na Proseku 6-10 Ing. Lukáš Procházka
DLOUHODOBÁ ARCHIVACE - pro dlouhodobou musí být splněny požadavky věrohodnost dokumentu - musí být ověřena pravost (platnost) připojených el. podpisů neporušitelnost dokumentu - musí být prokázáno, že nebyly provedeny dodatečné změny otevřený formát dokumentu - dokument musí být vždy možné zobrazit nezávislost na uložišti - dokument musí být použitelný i mimo IS, kde je archivován SPŠ na Proseku 6-11 Ing. Lukáš Procházka
SKUPINY FORMÁTŮ - skupiny formátů jsou definovány standardy ETSI - prováděcí předpisy o elekronickém podpisu PAdES - připojování elektronického podpisu k PDF dokumentům - norma PAdES LTV náležitosti dok. pro dlouhodob. archivaci XAdES - připojování elektronického podpisu k XML dokumentům CAdES - připojování elektronic. podpisu k dokumentům libovolného formátu SPŠ na Proseku 6-12 Ing. Lukáš Procházka
FORMÁT PDF - vyvinutý společností ADOBE (vyvinut z Camelotu, *1991) - vhodný k elektronické komunikaci (krátkodobé archivaci) - k dlouhodobé archivaci není určen (definován PDF/A) výhody formátu PDF - nezávislý na aplikační SW, HW a operačním systému - zaznamenává obsah dokumentu i jeho přesnou formu - v r. 2008 byla uvolněná plná specifikace formátu PDF - ISO standard (ISO 32000) SPŠ na Proseku 6-13 Ing. Lukáš Procházka
FORMÁT PDF-A - vyvinutý společností ADOBE - formát určený pro dlouhodobou archivaci dokumentů normy PDF/A PDF/A-1 (ISO 19005-1) vydána 2005 název: Použití PDF 1.4 (PDF/A-1) PDF/A-2 (ISO 19005-2) vydána 2011 název: Použití ISO 32000-1 (PDF/A-2) PDF/A-3 (ISO 19005-3) vydána 2012 název: Použití ISO 32000-1 s podporou vlož. souborů (PDF/A-3) SPŠ na Proseku 6-14 Ing. Lukáš Procházka
VERZE PDF/A: PDF-A/1 a PDF/A-2 shodná omezení v PDF/A-1 a PDF/A-2 - zakázán audio a video obsah - zakázán Javaskript, spustitelné soubory a externí obsahy - použity použity pouze standardní písma (Times,...) - zakázáno šifrování PDF/A-1 1.4 zakázáno zakázáno ne rozdílná omezení založeno na verzi PDF komprese obr. JPEG2000 průhledné objekty digitální podpisy dle PAdES PDF/A-2 1.7 podporováno podporováno podporováno SPŠ na Proseku 6-15 Ing. Lukáš Procházka