Manuál k programu
I Nápověda k programu ISOS Seznam Část I O aplikaci 2 Část II Popis hlavní aplikace 2 Část III Stavy smlouvy 4 Část IV Základní funkce 5 1 Získatel E-mail Heslo... 5... 6... 6 ID zprostředkovatel... 7 2 Smlouvy... 7 Otevření smlouvy... 8 3 Klient... 8 4 Export pojistných... smluv 8 Část V Nastavení 8 1 Nastavení... ISOS 8 2 Nastavení... exportu 9 Index 0
O aplikaci 2 1 O aplikaci ISOS (Informační systém obchodní služby) - integrující prostředí pro podporu obchodních aktivit při uzavírání pojistných smluv. Z uživatelského hlediska vytváří společné menu pro volbu kalkulaček, které jsou jeho součástí, a společných funkcí. Kalkulačky: programové prostředky pro přípravu podkladů pojistných smluv, tisk těchto podkladů a export dat uzamčených pojistných smluv definovaných skupin pojistných produktů životního a neživotního pojištění. Moduly kalkulaček integrované do ISOS a jim odpovídající skupiny pojistných produktů: Auto 2002 - pro havarijní pojištění a pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla Tandem - pro havarijní pojištění a pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla Malaga - pro pojištění majetku a odpovědnosti občanů KalkZiv - pro životní pojištění Kolumbus 2006 - pro cestovní pojištění a pojištění léčebných výloh Trend - pro pojištění malých a středních podnikatelů Databáze klientů a pojistných smluv - off-line prohlížeč, který je samostatným modulem menu ISOS s možností vyhledávání, třídění a s vazbou na ostatní moduly ISOS. Přínosem používání kalkulaček v ISOS je zejména snížení chybovosti, zrychlení zpracování pojistných smluv, snížení nákladů na tiskopisy a vysoká informovanost získatelů o klientech a pojistných smlouvách v rámci vlastního kmene. 2 Popis hlavní aplikace Program ISOS sdružuje již dříve používané programy do jednoho celku. Program se skládá z dvou sloupců. Levý sloupec obasahuje provozní nastavení a sloučené funkce. Pravý sloupec obsahuje jednotlivé aplikace s odkazem přímo na produkt. Ve spodní části levého sloupce je
3 Nápověda k programu ISOS aktuální získatel a vypsaná doba, po kterou bude program fungovat.
Stavy smlouvy 4 3 Stavy smlouvy Definice stavů přebrána z OBĚŽNÍKU č. 1600 2/2006. Zobrazení stavů zpracovávané smlouvy Všechny kalkulačky umožňují zobrazit stav smlouvy v přehledech i obsah jedné smlouvy a uložeit pojistnou smlouvu do ISOS databáze smluv s označením stavu smlouvy. Možné stavy zpracování smlouvy: Nabídka smlouvy (kód N) editovatelný tvar smlouvy označený při tisku v hlavičce Nabídka pojištění ". Editace smlouvy může být kdykoli přerušena a později znovu obnovena, tisk originálu zakázán, tisk nabídky pouze v případě validních dat. Pokud bude zrušen záznam smlouvy v tomto stavu, je použité číslo vráceno do zásobníku pro použití v novém obchodním případu. Povinné jsou pouze sazbotvorné údaje, tisk neobsahuje podpisy a číslo pojistné smlouvy. Originál smlouvy (kód O) uzamčení smlouvy pro změny (smlouvu lze pouze stornovat od počátku, nebo replikovat). Originál smlouvy lze vytisknout, jen když prošly v pořádku všechny zabudované kontroly. Replikace smlouvy je zrušení záznamu původní smlouvy a přenesení všech dat do nového záznamu pod novým číslem pojistné smlouvy ze zásobníku. Původní číslo je ztraceno (Stornovaná smlouva). Datum sjednání není vytištěno, před tiskem je nutné zvolit, zda datový záznam pojistné smlouvy bude exportován (příznak Exportovat záznam" vyvolá v pravém horním záhlaví titulní strany smlouvy tisk nápisu Exportováno"). Podepsaná smlouva klientem (kód P) data jsou již uzamčena, smlouva je vytištěna, podepsána. Stav P nastane okamžikem kdy získatel doplní datum podpisu (sjednání) smlouvy v kalkulačce. Změny jsou umožněny pouze změnovým dodatkem smlouvy (formulář změny). Ze smluv v tomto stavu, které mají příznak Exportovat záznam" ANO, se vytvoří datový soubor (xml) určený k exportu. Exportovaná smlouva (kód E) do tohoto stavu se dostane podepsaná a pro export označená smlouva vytvořením exportní dávky, která je uložena do úložného místa pro zpracování příslušným centrem správy smlouvy. Stornovaná smlouva (kód S) do tohoto stavu se dostane smlouva zrušením uložené Nabídky nebo Originálu smlouvy. Podepsanou smlouvu již nelze převést na stav Stornovaná.
5 Nápověda k programu ISOS 4 Základní funkce 4.1 Získatel Funkce Získatel slouží k přednastavení získatelů, kteří jsou uživateli všech programů kalkulaček. Výhodou ISOS je sjednocení zadání do jedné centrální funkce. Zadání získatele započne buď prvním spuštěním aplikace automaticky (pokud není získatel nastaven), nebo se tento dialog vyvolá z levé nabídky ISOS Základní funkce - Získatel. Program ISOS spustí základní dialog pro zadání údajů o získateli. Položky získatele se dělí na povinné a nepovinné. Položky jsou od sebe oddělené harvou (viz. obr.). Získatel bez povinných položek nejde uložit. Popis položek: Číslo získatele - Získatelské číslo daného subjektu Příjmení/ firma, Jméno - identifikace ososby, která smlouvu sjednává E-mail - v případě vytváření exportních souborů (internisté - povinné) se musí vyplnit adresa e-mailová daného získatele. Na tuto adresu importní brána zasílá výsledky zpracování exportovaných dat. ID zprostředkovatele - položka uváděná v případě velkých partnerů. Zde se uvádí ID pracovníka v rámci vnitřní organizace velkého získatele (např. Astoria, OVB, atd...) Agentura vzniku a Kancelář vzniku - příslušnost daného získatele pod danou agenturu vzniku. Soupis platných agentur se vyvolá tlačítkem Vyhledat. Jen zde uvedené agentury jsou platné. Je nutné tento údaj vyplnit správně vzhledem k návaznosti na elektronický export/import dat. Heslo - funkce umožňující verifikovat získatele.
4.1.1 E-mail Základní funkce 6 4.1.2 Heslo E-mail - tento údaj je nutné vyplnit, když získatel zasílá smlouvy elektronickou formou. Je to adresa, na kterou centrální systém zasílá stavy. Tyto stavy vznikají na základě zpracovávání jednotlivých smluv. Jde vlastně o odpověď, zda vůbec e-mail, obsahují exportní soubory, dorazil, zda je správný a v jakém stavu se nachází. Pro interní síť je tento údaj nutný. Externí sítě momentálně exportují podle dohod, takže kdo exportuje, musí mít tento údaj vyplněn! Zákonitosti použivání hesla a jejich důsledky Bude-li mít získatel beslo, bude pro přístup do každé aplikace Kooperativy, kde jsou uložená data, je vyžadovaná autorizace. Každému získateli se pak z celého seznamu automaticky nabídnou jen jeho vlastní data. Získatel může být na smlouvě ve třech rolích (získatel 1 až 3) a všechny se zařazují do výběru. Heslo si musí uživatel pamatovat, proto je nutné jeho použití zvážit. Po ztrátě hesla není umožněn přístup k datům! Postup vytvoření hesla: 1. Otevřít dialog získatele. 2. Vyplnit heslo. 3. Zopakovat heslo. 4. Uložit získatele. Od tohoto okamžiku je vše pro daného získatele heslované a veškerá data jsou tříděna jen pro daného aktuálního získatele. Vstup do aplikace, popřípadě přepnutí na jiného získatele i neautorizovaného 1. Pro vstup do aplikace, kde je použit zaheslovaný získatel je nutné zadat heslo. Aplikace sama spustí dialog pro zadání hesla a nabídne výchozího získatele. 2. Z menu se, v případě změny, vybere daný získatel 3. Když je získatel autorizovaný, doplní se heslo. Pro neautorizovaného získatele se nevyplní nic. Odstranění hesla u získatele 1. Otevře se aplikace Kooperativy pracující se získatelem (třeba ISOS) 2. Aktivuje se získatel s heslem 3. Otevře se dialog získatel 4. Kliknutím na tlačítko Smazat heslo se heslo odstraní
7 Nápověda k programu ISOS 4.1.3 ID zprostředkovatel Tento údaj slouží jako identifikace jednotlivých získatelů v rámci sítě velkých partnerů. Údaj se přenáší i elektronickým transportem smluv. Slouží k vytvoření provizních sestav, proto je důležité, aby byl pro tyto velké obchodní partnery doplněn. Podrobné informace viz. oběžník na získatelský princip: 2800-16/2005 4.2 Smlouvy Aplikace ISOS obsahuje společnou databázi smluv. Kterákoli aplikace vytvářející smlouvy uloží data Vziká tak společná databáze smluv, obsahující všechny produkty. Aplikace FEN Fénix (offline prohlížeč smluv) tuto databázi doplní také. Z databáze lze velmi pohodlně vstupovat do jednotlivých smluv tak, že pouhým vyhledáním a následným otevřením se aktivuje správná aplikace, která smlouvu vytvořila. Smlouva se v ní ihned otevře. Popis: Nuluj výběr - Vymaže obsah všech polí ve výběru Hledej - podle zadání výběru vyhledá ve společné databázi smluv všechny smlouvy odpovídající podmínce zadaní
Základní funkce 8 Otevřít SML - otevře aktivní smlouvy v odpovídající aplikaci Legenda - zobrazí okno s popisem stavů smluv 4.2.1 Otevření smlouvy Postup vyhledávání a otevíraní smlouvy 1. Spustit aplikaci ISOS. 2. Otevřít dialog Smlouvy. 3. Zadat kritérium výběru. Např. Hledají se smlouvy Jana Nováka, tak se vyplní do jména Jan, do příjmení Novák a stiskne se Hledej. 4. Okno zobrazí všechny smlouvy, odpovídající tomuto kritériu. 5. Vybere se požadovaná smlouva. Na záznam v tabulce se najede šipkami nebo myší. 6. Stiskem tlačítka Otevřít SML se smlouva aktivuje v odpovídajícím programu. 4.3 Klient Aplikace ISOS obsahuje společnou databázi klientů. Kterákoli aplikace vytvářející smlouvy uloží data a učiní také zápis do společné tabulky klientů. Vzniká společná databáze klientů, která se opět dá použít v ostatních aplikacích (kalkulačkách) tzn. dotahování klientů. Databáze klientů funguje úplně stejně jako databáze klientů u kalkulaček. Jedná se o přístup ke společným datům. 4.4 Export pojistných smluv Jedná se o funkci, která kontroluje obsah adresářů, obsahujících exportní soubory. Najde-li v daném adresáří odešle jej. Program exportní soubory zazipuje a vytvoří pro interního poštovního klienta e-mailovou zprávu. Tato zpráva obsahuje veškeré náležitosti, nutné pro tuto komunikaci. Již odeslané soubory přesune do složky Exportovane, takže program neodesílá smlouvy vícekrát. Jedná se ve skutečnosti o integraci programu Remit XML. 5 Nastavení 5.1 Nastavení ISOS Nastavení ISOS je volba, která umožňuje Zarovnání aplikace k jednomu z okrajů monitoru buď k levému, nebo k pravému. Standardně je zarovnání aktivováno na zarovnání k levé straně. Funkci lze popřípadě deaktivovat.
9 Nápověda k programu ISOS 5.2 Nastavení exportu Tato volba slouží k nastavení adresářů, které obsahují exportní soubory. Instalace ISOS zabezpečuje defaultní nastavení jako jediné a správné. Měnit toto nastavení, by měl za určitých podmínek pouze odborný a vyškolený pracovník. Nastavení adresářů Program prohledává jen ty adresáře, které má nastavené. Pro správnou funkci je nutné nastavit jak adresář pro prohledání, tak adresář pro uložení exportovaných dat. Vhodné je nazvat skupinu párových adresářů pro jeden program jeho názvem např. pro program MALAGA dáme název Malaga. Program totiž do hlavičky e-mailu vepisuje název podskupiny, která byla exportovaná, a tak je možné identifikovat zpětně provedené exporty. Nastavení je jednoduché. Do odpovídajících políček doplníme hodnoty a potvrdíme tlačítkem Nový. Přidání Jméno: Název skupiny pro prohledávání Prohledávaný: Adresář, který bude pro danou skupinu obsahovat exportní soubory, bude prohledávaný. Ukládací: Adresář, kam budou uloženy odeslané XML soubory. Přípona: Přípona souboru, který má být zařazen do e-mailu. Kam: E-mail na operátora exportů, který dané exportní soubory zpracovává. Mazání Ve stromové struktuře vyhledáme položku pro smazání. Po zvýraznění položky stiskneme Smaž. Program smaže celou položku. Příklad nastavení
Nastavení 10