Informační manuál Souhrnný informační manuál - IS BADIS STŘEDISKO INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ FŽP a FLD
Obsah Úvod... 1 Seznam použitých zkratek... 1 Seznam symbolů... 1 Vypsání Témat prací / Konkurzů... 2 Jak vypsat nové Téma práce... 2 Jak vypsat Konkurz... 3 Vypsání nové práce... 5 Oponentní řízení... 10 Posudek vedoucího práce... 11 Posudek oponenta... 11 Vyhledávání studentů... 12 Co dělat když... 13
Úvod Nová verze IS BADIS je postavena na jazyce Java a Flex (Flash). Pro provoz této webové aplikace je třeba mít ve vašem PC nainstalovaný Flash player (min verze 10.1.50), který můžete volně stahovat z internetu. Na adrese http://badis.czu.cz se po zvolení příslušné fakulty a po přihlášení do systému BADIS (login a heslo jako do sítě Novell) dostanete na úvodní stranu, kde jsou publikovány aktuální informace a návody. Seznam použitých zkratek SZZ Státní závěrečné zkoušky SO Studijní oddělení Seznam symbolů položka není vyplněna (neschválena) položka je v pořádku vyplněna (schválena) práce byla odevzdána posudek nevyplněn posudek rozpracován posudek vyplněn (uzavřen) práce nebyla odevzdána na katedře práce odevzdána na katedře 1
Vypsání Témat prací / Konkurzů Téma práce - základní informace pro studenty, ve které vedoucí práce stručně obecně charakterizuje tematiku, kterou se zabývá a vypisuje v dané oblasti náměty na BP a DP. Konkurz - je sofistikovaná funkce, pomocí které můžete na konkrétní vypsanou problematiku (popř. vypsané téma) pozvat vámi stanovený počet studentů. Studenti se pak formou volné soutěže ucházejí o vypsané téma. V případě vyššího počtu zájemců si můžete mezi studenty vybírat. Výhoda konkurzu (oproti tématu práce) spočívá v založení nové práce přímo z údajů zapsaných v konkurzu. Odpadá zde vyhledávání studentů, opakované vypisování českého (CZ) i anglického (EN) názvu práce, termínu Státních závěrečných zkoušek (SZZ) atd. Jak vypsat nové Téma práce V menu Správa témat prací zvolte Zobrazit seznam témat. Kliknutím na tlačítko Přidat téma otevřete nové okno pro editaci nového tématu. Červenou hvězdičkou jsou zde označena pole, které je nutné vyplnit. Při zakládání zvažte, zda vypisované téma chcete zobrazovat i pro budoucí termíny SZZ, dle toho pak zaškrtněte pole pro Automatické přiřazování ke všem termínům SZZ. Kliknutím na tlačítko Uložit zveřejníte téma práce studentům. Po úspěšném uložení práce vás systém vyzve k upřesnění termínů SZZ. Zde vyberete možnosti zobrazení / skrytí tématu pro budoucí termíny SZZ. (Např. vypsání tématu pouze pro jeden rok). 2
Nyní se bude Téma práce zobrazovat v seznamu Témat. Použitím filtru (kliknutím na tlačítko Filtry) můžete omezit zobrazení všech témat. Např: vybrat pouze BP v aktuálním termínu SZZ. Případnou editaci tématu práce provedete označením editovaného tématu a kliknutím na tlačítko Upravit téma. Jak vypsat Konkurz V menu Správa témat prací zvolte Zobrazit konkurzy. Kliknutím na tlačítko Vytvořit nový konkurz otevřete editační okno. Zde se nabízejí dvě možnosti: zadat konkurz na nové téma nebo využít již založené téma práce. Druhá možnost vám usnadní vyplňování, protože se převezmou údaje ze zvoleného tématu práce. 3
Po vyplnění místa a času konání konkurzu můžete potvrdit uložení a zobrazení konkurzu tlačítkem Uložit. Při zaškrtnutí pole Upozorňovat na přihlášení e-mailem vám systém odešle e-mail v případě, že se na váš konkurz někdo přihlásil. Jelikož jsme v ukázkovém případě zvolili vytvoření konkurzu ze stávajícího tématu práce, termín konkurzu se zobrazuje v okně daného Tématu práce v kartě Konkurzy. Zobrazení detailních informací o konkurzu případně jeho editaci provedete označením editovaného konkurzu a kliknutím na tlačítko Informace o konkurzu. Zde můžete sledovat přihlášené studenty, můžete studenta i sami ručně přihlásit (pomocí tlačítka Vyhledat studenta). Studenta můžete i z konkurzu odstranit označením studenta a kliknutím na tlačítko Odmítnout. V případě, že se úspěšně domluvíte se studentem na tématu práce, zvolte studenta a vytvořte mu zadání práce přímo z vypsaného konkurzu kliknutím na tlačítko Přijmout. Otevřete tím nové okno pro vytvoření práce, kde budou již předvyplněná data ze zadání z Konkurzu. Doplníte anglický název práce, popř. upřesníte název práce v češtině dle dohody se studentem. Pokud víte konzultanta, můžete ho zde také vyplnit (lze udělat dodatečně). 4
Vypsání nové práce V menu Správa témat prací zvolte Zobrazit práce. Pomocí tlačítka Vytvořit novou práci otevřete editační okno. Zde vyhledejte studenta, zadejte český a anglický název práce, zkontroluje termín SZZ a typ práce. Víteli již konzultanta, můžete ho vyplnit (lze vyplnit dodatečně). Kliknutím na tlačítko Vytvořit novou práci založíte studenta. 5
Nyní by se vám student měl zobrazit. V případě, že ho nevidíte, nemáte dobře nastavené filtry (pravděpodobně nemáte správně zapnutý termín SZZ, popř. stav práce). Nově založená práce má stav práce přednastaven na: Vytvořená. V dalším kroku vyplníte další doplňující údaje. Označte práci a klikněte na tlačítko Zobrazit informace o práci (popř. dvojklik na práci) a zvolte kartu Zadání práce. 6
Zde se zobrazí jednotlivé části, které můžete editovat. Editace se provádí kliknutím na tlačítko Spravovat zadání práce. Zde vyplňte potřebné informace v jednotlivých kartách. Kliknutím na tlačítko Uložit změny potvrdíte zadání a červená ikona se u editované kategorie změní na zelenou. Bude-li mít takto zadaný student vše vyplněno dle potřeby, můžete přistoupit k tisku zadání tlačítko Náhled a tisk zadání. 7
Zde si můžete prohlédnout přední a zadní stranu. Dle míry rozsahu zadaného textu lze případně změnit velikost písma a zarovnání textu pomocí tlačítka Formátování. Samotný tisk provedete pomocí tiskových tlačítek Tisk přední strany, Tisk zadní strany a v případě, že vaše tiskárna disponuje jednotkou pro duplexní (oboustranný) tisk, můžete využít tlačítka Obou stran. Po vytvoření zadání se stav práce změní na: Zadaná. Nyní čeká na schválení. Schvalování probíhá třístupňově. Nejdříve práci schválí vedoucí práce, pak vedoucí katedry a jako poslední schvaluje děkan. Pokud práce není schválená např. vedoucím katedry, může práci schvalovat děkan s tím, že se automaticky práce schválí i na úrovni vedoucího katedry (v případě, že je děkan i vedoucí katedry, ušetří mu to čas při dvojím schvalování). Pouze je-li práce ve stavu zadaná nebo schválená, umožní se studentovi nahrávat práci do systému (karta Odevzdání práce). Pokud nechcete zahlcovat e-mailové schránky, můžete využít záložku Konzultace. Zde je možné nahrávat pracovní verze a přidávat komentáře. 8
Je-li práce připravena k odevzdání, student v kartě Odevzdání práce provede upload práce do systému. Doporučení velikost uploadovaného souboru ve formátu PDF je 10MB. Pokud jsou součástí práce i přílohy (např. mapové výstupy), lze je nahrát samostně do sekce Přílohy k práci. Nahráním příloh zvlášť můžete výrazně snížit datovou velikost souboru s prací. Poslední krok, který je třeba provést ze strany studenta, je vyplnění metadat. Tzn. student vyplní klíčová slova a abstrakta v češtině a v angličtině. Tento krok bude sloužit pro usnadnění budoucímu vyhledávání prací na základě zadaných klíčových slov. Po uložení metadat se studentovi aktivuje tlačítko Odevzdat práci. Kliknutím na toto tlačítko dává student souhlas s tím, že uploadovaná verze je totožná s tištěnou. Po tomto kroku se automaticky změní stav práce na: Odevzdaná. Od tohoto okamžiku není umožněno studentovi přehrávání práce opakovaným uploadem. Vedoucí práce může změnit stav práce na: Schválená a umožnit tím studentovi nové nahrání (resp. přepis původní) práce a práci znovu odevzdat. 9
Po potvrzení odevzdání práce se práce automaticky odesílají ke kontrole plagiátorství projekt http://theses.cz. Oponentní řízení Vytvoření posudku vedoucího práce a oponenta je možná až po odevzdání práce do systému (práce musí být ve stavu: Odevzdaná k dané práci. ). Oponentní posudek je možné vyplnit až po přiřazení oponenta Posudek lze upravovat pomocí tlačítka Upravit posudek až do finálního potvrzení kliknutím na tlačítko Uzavřít posudek. Posudek má tři stavy: nevyplněný rozpracovaný uzavřený. Po uzavření posudku ho můžete zobrazit pomocí odkazu Otevřít posudek. Úpravy lze provádět po uzavření posudku pouze do jedné hodiny po jeho uzavření. Po této lhůtě není již možné posudek upravovat. Vyplněný posudek se po uplynutí 24hodin automaticky studentovi zpřístupní. Upozornění: Změníte-li oponenta u práce, která již měla oponentský posudek vytvořen, bude předchozí posudek zrušen. Posudek vedoucího práce zůstává zachován. 10
Posudek vedoucího práce U vybraného studenta otevřete informace o práci pomocí tlačítka Zobrazit informace o práci, kde zvolíte kartu Oponentní řízení. Kliknutím na tlačítko Vytvořit posudek v levé části okna (Posudek vedoucího práce) otevřete formulář s předdefinovanými otázkami a textového pole pro slovní vyjádření. Po kompletním vyplnění formuláře posudek uložíte pomocí tlačítka Uložit a posudek vytisknete (tlačítko Tisk). Posudek je vždy dvoustránkový a vždy je třeba vytisknout a podepsat obě strany. Tisk provedete stejným způsobem jako tisk zadání. TIP: zapněte filtr a zaškrtněte Zobrazit oponenta, uvidíte, kolik oponentů zbývá nastavit. Posudek oponenta Vedoucí práce nejprve musí nastavit oponenta práce, kterému se automaticky zašle oznamovací e-mail se základními údaji, že byl pověřen vypracováním posudku. Výchozí oponent je nastaven jako n/a (not available není k dispozici). Nového oponenta nastavíte pomocí tlačítka Nastavit. Zde zadejte jeho příjmení (stačí první tři znaky příjmení). V případě, že se vám zobrazil hledaný oponent, dvojklikem na jeho jméno resp. příslušný řádek v tabulce ho nastavíte. V případě, že zůstala tabulka prázdná, musíte oponenta vytvořit pomocí tlačítka Vytvořit a to i v případě, že se jedná o interního oponenta resp. zaměstnance ČZU. Je to z důvodu přehlednosti víte kolik na ČZU pracuje Dvořáků? 11
Vytvoření interního oponenta provedete v okně Vytvořit oponenta zaškrtnutím tlačítka Interní oponent. Kliknutím na tlačítko Vyberte, otevřete nové okno, kde zadáte příjmení internisty ČZU a necháte ho vyhledat pomocí tlačítka Vyhledat. Dvojklikem na nalezeného oponenta ho převedete do původní vyhledávací tabulky, kde ho necháte znovu vyhledat a vyberete dvojklikem. Vytvoření externího oponenta provedete v okně Vytvořit oponenta zaškrtnutím tlačítka Externí oponent. Zde jsou povinná pole: Jméno, Příjmení, Pracoviště, E-mail. Ostatní kolonky (Titul před, Titul za) jsou doplňující. Pokud je znáte, vyplňte je také. Důrazně proveďte kontrolu zadaného e-mailu, na který systém odešle žádost o vytvoření posudku. Po správném zadání formuláře data potvrďte tlačítkem Uložit. Nyní můžete oponenta vyhledat / vybrat z tabulky oponentů. V případě, že jste udělali chybu, popř. chcete vyplnit další údaje o oponentovi, označte ho a klikněte na tlačítko Změnit. Systém automaticky vygeneruje e-mail a odešle ho oponentovi na zadanou e-mailovou adresu (generování e-mailů se prování 3x v průběhu dopoledne a 3x v průběhu odpoledne). Přístup pro vyplnění posudku je doručen e-mailem z adresy badis.czu.cz a ve chvíli kdy kliknete na adresu pro vyplnění elektronického posudku, otevřete tím webový prohlížeč. Pomocí tlačítka Vytvořit posudek zpřístupníte formulář s otázkami. Po vyplnění posudku ho uložíte pomocí tlačítka Uložit a vytiskne pomocí tlačítka Tisk. Po vyplnění posudku se změní ikonky v přehledové tabulce vašich studentů Vyhledávání studentů Pokud potřebujete vyhledat studenta nejrychlejší způsob je využít funkci pro vyhledávání Správa => Vyhledávání. Zapnutím filtrů pomocí tlačítka Filtry zobrazíte rozšířené zadávání kritérií, pomocí kterých můžete (nemusíte) zúžit okruh hledaných studentů. Kliknutím na tlačítko Potvrdit spustíte vyhledávání studentů na základě zvolených kritérií. Příklad: Vyhledání všech studentů bakalářského studia začínající písmeny Nov, kteří jdou k SZZ v červnu 2012 na Fakultě životního prostředí. 12
V případě, že budete nějaký filtr pro vyhledávání používat častěji, můžete využít tlačítko Uložit filtr a pojmenovat ho dle potřeby. Kliknutím na tlačítko Uložit potvrdíte založení filtru. Pokud budete chtít tento filtr aplikovat, stačí ho zvolit v rozbalovací menu a potvrdit ho tlačítkem Použít (není třeba znovu definovat filtr). Pokud budete potřebovat nastavení filtru změnit, klikněte na tlačítko Filtry a zvolte přednastavený filtr (Bakaláři SZZ 2012) a potvrďte ho tlačítkem Použít. Tímto krokem zobrazíte jeho nastavení, které můžete upravit. Kliknutím na tlačítko Uložit filtr můžete přepsat stávající nastavení pomocí tlačítka Uložit. Co dělat když Student nahraje do systému práci, se kterou jako vedoucí nesouhlasím a nechci studenta připustit k aktuálnímu termínu SZZ Nastavte stav práce z Odevzdaná na Schválená a posuňte termín SZZ na další termín. Studentovi sdělte, aby si na SO zažádal o zrušení přihlášky k SZZ. 13
Oponent práce nemá e-mailovou adresu nebo nemá možnost vytisknout posudek popř. nemá přístup k internetu V případě, že oponent nedisponuje e-mailovou adresou (připojením k internetu, tiskárnou), můžete za něj vytisknout prázdný posudek a zaslat mu oba listy k vyplnění a podepsání poštou. Po návratu vyplněného posudku pak vytvoříte posudek za něj dle zaslaného vyplněného posudku. Provedl jsem změnu v kartě práce studenta (např. změnu stavu práce) a po uložení se změny neprojevily v přehledové tabulce Data se uložily správně, stačí znovu načíst zobrazená data pomocí tlačítka Obnovit data Nemůžu najít studenta, kterého jsem vedl a neobhájil práci (nedělal SZZ) Zapněte filtry a zkontrolujte, zda jsou zaškrtnuté všechny stavy práce a termíny SZZ. Zvolením všech termínů SZZ zobrazíte všechny dosud vypsané termíny. Dvojklikem na všechny provedete zaškrtnutí všech termínů najednou. 14