Soubor vnitřních směrnic (obsahuje vnitřní kontrolní systém, jehož hlavní součásti jsou červeně vyznačeny)

Transkript

1 OBEC KOROZLUKY Korozluky 20, Most, IDS:rwdbr65, tel. (FAX) , IČ: , KB Most č. ú : / korozluky.obec@seznam Soubor vnitřních směrnic 1-20 (obsahuje vnitřní kontrolní systém, jehož hlavní součásti jsou červeně vyznačeny) Obsah: Číslo směrnice 1 Obecná ustanovení, organizační členění 2 Seznam účetních knih, forma jejich vedení 3 Systém zpracování účetnictví 4 Způsob stanovení dne uskutečnění účetního případu 5 Oběh účetních dokladů 6 Směrnice ZO Korozluky o pronájmu sálu a klubovny 7 Směrnice ZO Korozluky poplatky za svoz komunálního odpadu 8 Podpisové vzory 9 Oceňovací metody pro vedení účetnictví 10 Směrnice o majetku, evidence a účtování 11 Dodatek č. 1 ke směrnici ZO Korozluky o hospodaření s obecními pozemky 12 Směrnice o účetní závěrce a uzavírání účetních knih 13 Směrnice o postupu při inventarizaci majetku, pohledávek a závazků 14 Způsob a délka úschovy účetních písemností a účetních dat 15 Směrnice ZO Korozluky o poskytování věcných darů jubilantům a novorozencům 16 Směrnice o cestovních náhradách 17 Směrnice ZO Korozluky k aplikaci reálné hodnoty u majetku určeného k prodeji 18 Směrnice o rozpočtu 19 Směrnice o zabezpečení zákona o finanční kontrole podle zákona č. 320/2001 Sb. 20 Směrnice pro časové rozlišování 1

2 Seznam příloh : č. 1 Platný účtový rozvrh, tištěná forma č. 2 Směrnice o pronájmu sálu a klubovny č. 3 Směrnice poplatky za svoz komunálního odpadu č. 4 Podpisové vzory č. 5 Dodatek č.1 o hospodaření s obecními pozemky č. 6 Směrnice o poskytování darů jubilantům a novorozencům č. 7 Směrnice k aplikaci reálné hodnoty u majetku určeného k prodeji 2

3 Soubor vnitřních směrnic obce 1. Obecná ustanovení Obec Korozluky je účetní jednotkou. Je rozpočtovou organizací, bankovní operace klasifikuje rozpočtovou skladbou, členění se dělí na funkční a druhové. Má zvolené sedmičlenné zastupitelstvo, nemá radu. 1. Výbory obecního zastupitelstva: a. kontrolní b. finanční 2. Seznam účetních knih, forma jejich vedení 1. Účetnictví je vedeno pomocí programu GORDIC, účetními knihami jsou dle 13 zákona o účetnictví č. 563/91 Sb. výstupy z programu. 2. Obec vede v podvojném účetnictví tyto účetní knihy: 2.1 Deníky (výstupy měsíčně - program GORDIC) - v nich se zachycují účetní případy z časového hlediska a prokazuje se zapsání všech účetních případů. Provádí se předběžná finanční kontrola dokladů a průběžná řídící finanční kontrola po zaúčtování Číslování deníků: a. : deník pokladny zachycuje účetní případy, zúčtované dle pokladních příjmových a výdajových dokladů b. : deník předpisů došlých faktur zachycuje účetní předpisy došlých režijních a investičních faktur a podepsaných smluv, ze kterých vyplývají závazky c. : deník předpisů vydaných faktur zachycuje účetní předpisy vydaných faktur a podepsaných smluv, ze kterých vyplývají pohledávky d. : deník předpisů mezd a předpisů odvodů z mezd zachycuje účetní předpisy hrubých a čistých mezd, odvodů zaměstnanců a obce zdravotním a sociálním pojišťovnám, záloh daně ze mzdy a srážkovou daň ze mzdy e. : deník běžného účtu zachycuje účetní případy zúčtované dle bankovních výpisů f. : deník majetkového fondu zachycuje uvedení do používání zakoupeného nebo získaného majetku a jeho případné vyřazení g. : deník pro provádění účetních oprav a jiných účetních případů (např. předpisy pohledávek na stávající účetní období, regulace za každý měsíc na základně vnitřních účetních dokladů VÚD) 3

4 2.3. Hlavní kniha (výstupy měsíčně - program GORDIC) a. soubor syntetických a analytických účtů, zápisy jsou setříděny z věcného hlediska, tj. systematicky 2.4. Knihy analytické evidence vedené ručně, zde dochází k prvotnímu očíslování dokladů, zápisy jsou souběžné se zápisy v denících a. kniha došlých a vydaných faktur b. pokladní kniha 3. Systém zpracování účetnictví 1. Obec účtuje pomocí programu GORDIC Komplexní evidence obcí 2. Aktualizace je zajišťována na základě úhrady udržovacího poplatku, servis zajišťuje GORDIC. 3. Program obsahuje prostředky pro vedení finančního účetnictví, výkaznictví, rozpočetnictví a saldokonto. Obsahuje kompletní a vzájemně provázané řešení celé problematiky účetnictví. 4. Základní popis zpracování, základy uživatelského ovládání a pracovní postupy jsou uvedeny v uživatelské příručce Účetnictví GORDIC v programu GORDIC. Změny jsou pravidelně aktualizovány. 5. Tiskové výstupy z programu, používané obcí: číslo sestavy a. výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu - měsíčně Fin 2-12 M b. výkaz zisku a ztráty - čtvrtletně c. rozvaha čtvrtletně d. příloha čtvrtletně 4. Způsob stanovení dne uskutečnění účetního případu Za den uskutečnění účetního případu se považuje u: 1. faktury přijaté datum doručení faktury 2. faktury vydané datum vystavení faktury 3. bankovní operace datum denního výpisu z banky 4. příjmu hotovosti do pokladny datum předání hotovosti do pokladny podle stvrzenky 5. výdeje hotovosti z pokladny datum platby podle výdajového pokladního dokladu 6. vnitřního dokladu datum sestavení a u bankovních operací v den uskutečnění převodu 7. převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí datum předání návrhu na vklad Katastru nemovitostí. Podává-li vklad kupující, je dnem uskutečnění účetního případu nejbližší den, kdy toto zjistíme. 4

5 5.Oběh účetních dokladů 1. Účetní doklady jsou písemnosti, které mají tyto náležitosti: a. označení, že jde o účetní doklad došlá faktura, vydaná faktura, stvrzenka, paragon, vnitřní doklad, opravný doklad, výpis z účtu b. číslo účetního dokladu c. popis účetního případu, označení obce d. peněžní částku v české měně e. datum vyhotovení dokladu f. datum uskutečnění účetního případu dle vnitřního předpisu č. 5 g. podpis (příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní) 2. Oběh dokladů zahrnuje tyto kroky: a. třídění přijatých účetních dokladů došlé faktury, pargony, cestovní příkazy b. bankovní výpisy, ostatní písemnosti provádí: hlavní účetní c. číslování dokladů provádí: hlavní účetní d. předkontace, včetně rozpočtové skladby provádí: hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola: provádí příkazce, správce rozpočtu e. zaúčtování dokladů provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola: po zaúčtování provádí příkazce f. úschovu dokladů provádí: hlavní účetní g. vystavení účetních dokladů provádí: hlavní účetní h. číslování dokladů provádí: hlavní účetní i. předkontace, včetně rozpočtové skladby provádí: hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola: provádí příkazce, správce rozpočtu j. zaúčtování dokladů provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce k. úschovu dokladů provádí: hlavní účetní 3. Přehled podle jednotlivých druhů účetních dokladů 3.1. Došlá faktura (FD) a. zápis do knihy došlých faktur a saldokonta, očíslování dokladu provádí: hlavní účetní b. vystavení průvodního dokladu (košilky) s předkontací provádí: hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu c. úhradu faktury bankovním příkazem nebo v hotovosti provádí: hlavní účetní d. zaúčtování úhrady faktury dle bankovního výpisu e. nebo pokladního dokladu provádí:hlavní účetní f. založení dokladu provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.2. Bankovní výpis: a. očíslování účtovacího dokladu (výpisu) provádí: hlavní účetní b. kontrolu věcné správnosti, kompletace účetních dokladů příp. vystavení vnitřních dokladů provádí: hlavní účetní c. zaúčtování s podpisem provádí: hlavní účetní d. založení provádí: hlavní účetní e. Opis účetního dokladu v deníku Dodaných - běžný účet (měsíčně) průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.3. Pokladní doklad příjmový (PO) a. vystavení stvrzenky o zaplacení provádí: hlavní účetní, b. vyhotovení PO (podkladem jsou stvrzenky o zaplacení), předkontace provádí: hlavní účetní. Podpis pokladní na pokladním dokladu znamená zároveň předběžnou kontrolu hlavní účetní 5

6 předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu c. zápis do pokladny a zaúčtování do deníku provádí: hlavní účetní d. založení včetně příloh provádí: hlavní účetní a. Opis účetního dokladu v deníku Pokladna (měsíčně) provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola o zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.4. Pokladní doklad výdajový (PO) a. vyhotovení na základě paragonu, faktury, usnesení zastupitelstva nebo příkazu k výplatě, předkontace provádí: hlavní účetní.podpis pokladní na pokladním dokladu znamená zároveň předběžnou kontrolu hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu b. zápis do pokladny a zaúčtování do deníku provádí: hlavní účetní c. založení včetně příloh provádí: hlavní účetní d. Opis účetního dokladu v deníku Pokladna (měsíčně) provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.5. Vydaná (odeslaná) faktura (FO) a. vyhotovení provádí:hlavní účetní (na pokyn starosty nebo místostarosty) b. očíslování včetně předkontace provádí: hlavní účetní c. evidence v saldokonu provádí: hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu d. odeslání, zaúčtování, založení k výpisu z účtu nebo příjmovému pokladnímu dokladu provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.6. Ostatní písemnosti vnitřní účetní doklady (VÚD) a. vystavení interního dokladu včetně předkontace provádí: hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu b. zaúčtování, založení do příslušné složky nebo k účtovacímu dokladu banky provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.7. Předpis mezd (VÚD) a. vyhotovení účetního dokladu včetně předkontace z modulu MZDY v GORDIC provádí: hlavní účetní podle podkladů od starosty předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu b. zaúčtování, sestavení příkazu k úhradě provádí: hlavní účetní c. opis účetního dokladu v příslušném deníku (měsíčně) provádí: hlavní účetní průběžná finanční řídící kontrola po zaúčtování: provádí příkazce a hlavní účetní 3.8. Rekapitulace mezd: a. platové výměry provádí: provádí starosta b. sestavení podkladů pro zpracování měsíčních mezd provádí: hlavní účetní c. zpracování mezd, vyhotovení výplatní listiny provádí: hlavní účetní d. předpis mezd za měsíc provádí: hlavní účetní předběžná finanční řídící kontrola před provedením operace: provádí příkazce, správce rozpočtu e. výplatu mezd, odvody obce a jejich zaúčtování provádí: hlavní účetní f. uschování podkladů pro výpočet mezd a odvodů z mezd provádí: hlavní účetní g. uschování pracovních smluv a dohod provádí: hlavní účetní 6

7 3.9. Doklady o převzetí, vyřazení majetku: a. vyhotovení provádí: hlavní účetní b. přezkoušení a schválení provádí: starosta c.zaúčtování a založení provádí: hlavní účetní Opravné doklady: a. vyhotovení provádí: hlavní účetní b. schválení provádí: starosta c. zaúčtování a založení provádí: hlavní účetní 4. Podpisová oprávnění k účetním dokladům: Účetní doklad Vystavuje s podpisem Schvaluje podpisem Odpovídá za správné zaúčtování Pokladní doklad příjmový Pokladní doklad výdajový Hlavní účetní, starosta, Starosta Hlavní účetní, starosta Hlavní účetní, starosta Starosta Hlavní účetní, starosta Vydané faktury Hlavní účetní Starosta Hlavní účetní, starosta Přijaté faktury Starosta Hlavní účetní, starosta Příkazy k úhradě (nevyhotovují se samostatně, ale po provedení průběžné řídící kontroly jsou podle instrukcí uhrazeny účetní) Hlavní účetní,starosta Starosta Objednávky Hlavní účetní (jen schválené) starosta Starosta Vnitřní doklady Hlavní účetní Starosta Hlavní účetní, starosta Předpisy mezd Hlavní účetní Hlavní účetní,starosta Hlavní účetní, starosta 7

8 6. Směrnice ZO Korozluky o pronájmu sálu a klubovny (příloha) 7. Směrnice ZO Korozluky poplatky za svoz komunálního odpadu (příloha) 8. Podpisové vzory 1. Obec má základní běžný účet, vedený u KB v Mostě, číslo /0100 četnost výpisů: 1x měsíčně písemně, denní výpisy prováděny elektronicky programem servis24 internet banking 1.1. Podpisové právo k bankovnímu účtu má starosta a místostarosta Podpisují se vždy dva společně při výběru nad stotisíc Platby, prováděné přes Internetbanking, jsou uskutečňované na základě účetních dokladů, které prošly průběžnou finanční řídící kontrolou. Příkazy k úhradě se zde samostatně nevyhotovují. Přístup do Internetbanky má výhradně účetní pomocí vlastního přístupového hesla 2. Obec má další účet s názvem Dotace ÚSC, vedený u ČNB v Ústí nad Labem, číslo /0710 Četnost výpisů: denní při každém pohybu na účtu, elektronicky na e.mail obce 2.1. Podpisové právo k účtu má starosta obce a místostarosta Platby se provádí na základě tiskopisu příkaz k úhradě, podepsaném starostou obce, podaném osobně v bance. 9. Oceňovací metody pro vedení účetnictví 1. Obec oceňuje majetek a závazky takto: a. Hmotný majetek pořizovacími cenami b. Nakoupené zásoby pořizovacími cenami c. Peněžní prostředky a ceniny jejich nominálními hodnotami d. Pohledávky a závazky nominálními hodnotami f. Nehmotný majetek mimo pohledávek pořizovacími cenami 2. Druhy cen, používané v obci při oceňování majetku: a. pořizovací cena cena, za kterou byl majetek pořízen vč. nákladů s jeho pořízením souvisejících b. cena pořízení cena, za kterou byl majetek pořízen bez nákladů souvisejících 8

9 10. Směrnice o oceňování majetku, evidence a účtování V naší obci je v souladu se Zák. 563/91 Sb.o účetnictví.,čus č v pozdějším znění a s Prováděcí vyhláškou 505/02 Sb. použita dále uvedená evidence majetku. S ohledem na četnost a rozmanitost majetku jsou jednotlivé složky dlouhodobého majetku vedeny v evidenci majetku podle jednotlivých složek dlouhodobého majetku a na inventárních kartách v inventární knize. Zásoby jsou vedeny v knize materiálových zásob. DRUHY MAJETKU a/ Drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) V tomto souboru se eviduje majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 3 000,-Kč do ,- Kč s DPH. Náklady na pořízení tohoto majetku se vždy hradí jako provozní výdaj a obec o tomto majetku účtuje těmito účetními zápisy: faktura 5xx/321 úhrada faktury 321/231 zařazení DDHM do majetku 028/088 Při zařazení se majetek zavádí do evidence majetku dle jednotlivých složek. Vyřazení ze souboru AE se provádí na základě zápisu o vyřazení DDHM podepsaného starostoupříkazcem operace, dále správcem rozpočtu a hlavní účetní (při prodeji, fyzické likvidaci či ztrátě. Současně se konkrétní DDHM vyřazuje z účetní evidence účetním zápisem 088/028. Drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou nižší než 3 000,-Kč. Tento DDHM se účtuje jako provozní výdej do spotřeby. Vede se v operativní evidenci. Úhrada faktury je provedena účetním zápisem 321/231. b/ Drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNM) V tomto souboru se eviduje nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 7 000,-Kč do ,-Kč s DPH, přičemž horní hranice pro ocenění jedné položky nepřevyšuje uvedenou částku. Tento DDNM se podchycuje v AE dle jednotlivých složek a na inventárních kartách evidence majetku. V účetní evidenci je tento majetek podchycen následujícími účetními zápisy: faktura za DDNM 5xx/321 úhrada faktury 321/231 zařazení DDNM do majetku 018/079 vyřazení DDNM z užívání 079/018 Drobný dlouhodobý nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 1,-Kč do 7 000,-Kč s DPH, přičemž horní hranice pro ocenění jedné položky nepřevyšuje uvedenou částku se účtuje jako provozní výdej přímo do spotřeby. V účetní evidenci je tento majetek podchycen následujícími účetními zápisy: faktura za DDNM 5xx/321 úhrada faktury 321/231 c/ Dlouhodobý hmotný majetek (DHM)- 021,031,022 V tomto souboru jsou evidovány předměty s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou nad ,-Kč s DPH (patří sem - budovy, stavby, pozemky). Kritériem pro proúčtování hodnoty technického zhodnocení do nákladů, či do zvýšení ocenění DHM je částka ,-Kč. Náklady nepřevyšující tuto částku u DHM se vyúčtují jako nákladová položka na účet 5xx. DHM je účtováno následovně: faktura za DHM 042/321 úhrada faktury 321/231 zařazení DHM do majetku 02x/042 vyúčtování zdrojů k majetku 211/901 při bezúplatném nabytí DHM(darování) se účtuje 02x/901 O vyřazení DHM účtuje obec takto: 9

10 prodej - vyřazení z DHM ve výši vstupní ceny 901/02x vydání faktury v dohodnuté prodejní ceně 315/215 přijatá úhrada faktury 231/315 likvidace - vyřazení DHM ve výši vstupní ceny 901/02x manka a škody, dary - 901/02x d/ Dlouhodobý nehmotný majetek (DNM)-019 Jde o soubor nehmotného majetku se vstupní cenou vyšší než ,-Kč s DPH a dobou použitelnosti delší než jeden rok. DNM se v rámci hlavní činnosti neodpisuje. O nákupu a vyřazení se účtuje obdobně jako o DHM. e/ Dlohodobý finanční majetek Nakládání a účtování o tomto majetku je v souladu s ČÚS č Dle tohoto jsou dlohodobým finančním majetkem dlouhodobé cenné papíry a podíly, které jsou v našem držení déle než jeden rok, dále majetkové účasti, půjčky s dobou splatnosti delší než jeden rok, dlužné cenné papíry a soubory movitých a nemovitých věcí pronajímaných jako celek. Cenné papíry a věcné vklady jsou oceňovány pořizovací cenou. Pořízení majetku se účtuje 043, 06x/26x, 32x, 959, 23x, 34x,36x, 37x. Snížení dlouhodobého finančního majetku se účtuje 23x/06x.. f/ Pohledávky Veškeré finanční částky jsou vedeny v knize pohledávek g/ Pokladna Pokladna nemá určený finanční limit. Za evidenci majetku zodpovídá zaměstnanec, kterému je to uloženo v pracovní náplni. INVENTARIZACE MAJETKU l. Bude prováděna fyzickou kontrolou vždy k běžného roku. 2. Inventarizační a likvidační komisi zvolí starosta obce. 3. O provedené inventuře bude sepsán zápis podepsaný členy inventarizační komise. 4. Likvidační komise posoudí stav vyřazeného majetku a provede zápis s podpisy. 5. Zápisy komisí budou předloženy Zastupitelstvu obce ke schválení. 11. Dodatek č. 1 ke směrnici ZO Korozluky o hospodaření s obecními pozemky (příloha) 12. Směrnice o účetní závěrce, uzavírání a otevírání účetních knih 1. Postup prací v intervalu jednoho měsíce: a. zaúčtování účetních dokladů běžného měsíce b. tisk hlavní knihy (předvahy), účetního výkazu FIN 2-12 M, případně rozpočtu a rozpočtových opatření c. průběžná finanční řídící kontrola čerpání rozpočtu dle výkazu FIN provádí příkazce, správce rozpočtu d. odeslání datových souborů elektronicky na Krajský úřad určenému ekonomickému odboru (Výkaz Fin 2-12 M) e. závěrka měsíce a přechod na další měsíc (prováděno automaticky programem GORDIC) f. tisk účetních deníků za zpracovávaný měsíc g. průběžná řídící finanční kontrola po zaúčtování v denících: provádí příkazce, hlavní účetní 10

11 2. Postup prací v intervalu čtvrt roku: a. zaúčtování účetních dokladů běžného měsíce b. tisk hlavní knihy (předvahy), účetního výkazu FIN 2-12 M dle směrnice č. 4, případně rozpočtu a rozpočtových opatření za poslední měsíc, tisk Rozvahy, Přílohy, výkazu zisku a ztráty. c. průběžná finanční řídící kontrola čerpání rozpočtu dle výkazu FIN provádí příkazce, správce rozpočtu d. odeslání datových souborů elektronicky na Krajský úřad určenému ekonomickému odboru (Výkaz FIN 2-12, Rozvaha, Příloha, Výkaz zisku a ztáty) e. závěrka měsíce a přechod na další měsíc (prováděno automaticky programem GORDIC) f. tisk účetních deníků za poslední zpracovávaný měsíc g. průběžná řídící finanční kontrola po zaúčtování v denících: provádí příkazce a hlavní účetní 3. Postup prací v intervalu jednoho roku: 3.1. Přípravné práce pro účetní uzávěrku a. Fyzické i dokladové inventury majetku, pohledávek a závazků termín stanoví starosta b. Zaúčtování případných rozdílů, zjištěných inventurou c. Zaúčtování účetních případů, příslušejících do daného účetního období d. Vypracování statistických výkazů podle pokynů nadřízených orgánů e. tisk hlavní knihy (předvahy), účetního výkazu FIN 2-12 M dle směrnice č. 4, případně rozpočtu a rozpočtových opatření posledního měsíce f. průběžná finanční řídící kontrola čerpání rozpočtu dle výkazu FIN RO provádí příkazce, správce rozpočtu g. odeslání datových souborů elektronicky Krajskému úřadu (Výkaz FIN 2-12, Rozvaha, Příloha,Výkaz zisku a ztráty ch. tisk účetních deníků za poslední měsíc i. průběžná řídící finanční kontrola po zaúčtování v denících: provádí příkazce, hlavní účetní Poznámka: Způsob, druh, termín a formát předávaných dat a výkazů Krajskému úřadu JK se řídí vždy aktuálními instrukcemi téhož. 3.2.Uzavírání účtů, vztahujících se a. k rozpočtovému hospodaření b. k rozvahovým účtům Prováděno programem GORDIC 3.3. Sestavení účetní závěrky a. rozvahy b. přílohy Prováděno programem GORDIC 3.4. Otevírání účetních knih na počátku dalšího roku Prováděno správcem programu GORDIC 3.5. Počáteční stavy k novému účetnímu období Prováděno správcem programu GORDIC 11

12 13. Směrnice o postupu při inventarizaci majetku, pohledávek a závazků Inventarizace majetku a závazků je prováděna na základě přísl. ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, dle vyhlášky v platném znění. Obec ověřuje ke dni řádné účetní závěrky nebo mimořádné účetní závěrky, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti. 1. Druhy inventarizace: a. fyzická u majetku hmotné povahy b. dokladová u majetku nehmotné povahy, u závazků, pohledávek a ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventarizaci c. fyzická i dokladová inventarizace u majetku hmotné povahy, u pozemků 2. Inventarizační soupis má tyto náležitosti: 2.1. Fyzická inventarizace: a. název a IČ obce b. okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy c. datum zahájení a ukončení inventury d. název a číslo účtu majetku, který je inventarizován e. název majetku f. měrná jednotka a množství g. účetní stav v Kč h. zjištěný rozdíl v Kč i v měrných jednotkách i. jméno a podpis osoby odpovědné za majetek j. jméno a podpis osoby odpovědné za provedení inventury k. pořadové číslo listu inventurního soupisu 2.2. Dokladová inventarizace: a. název a adresa obce b. okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy c. datum zahájení a ukončení inventury d. název a číslo účtu závazku, pohledávky, který je inventarizován e. číselné označení účetních dokladů, které tvoří zůstatek účtu f. textová část položek, tvořících zůstatek účtu g. vyčíslení položek v Kč, tvořících zůstatek účtu h. celkový zůstatek účtu i. jméno a podpis osoby odpovědné za správnost uvedených závazků j. jméno a podpis osoby odpovědné za provedení inventury k. pořadové číslo listu inventurního soupisu 3. Četnost jednotlivých inventarizací: 3.1. Fyzická inventarizace: a. dlouhodobý nehmotný majetek 1 x ročně b. dlouhodobý hmotný majetek 1 x ročně c. zásoby materiálu 1 x ročně d. pokladní hotovost 1 x ročně k musí být pokladní hotovost nulová 3.2. Dokladová inventarizace: a. cenné papíry 1 x ročně b. peněžní prostředky na bank. účtu 1 x ročně c. pohledávky 1 x ročně částka ,- Kč d. závazky 1 x ročně částka ,- Kč 12

13 4. Postup při inventarizaci 4.1. Plán inventur a.starosta vyhotoví plán inventur do příslušného roku b. plán inventur obsahuje údaje o zahájení a ukončení jednotlivých inventur a údaje o okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy c. starosta určí složení inventarizační komise, zahájení a ukončení její činnosti 4.2. Instruktáž členů inventarizační komise (starosta), podpisové vzory 4.3. Provádění inventarizace a. vyhotovení inventurních soupisů (hlavní účetní) b. provedení fyzické a dokladové inventury (inventarizační komise) c. návrh na vyřazení nepotřebného majetku (inventarizační komise) d. projednání výsledků dílčích inventur: - návrh na řešení inventarizačních rozdílů (inventarizační komise) e. při zjištění škod a poškození majetku zjištění příčin mank a přebytků (zastupitelé), určení dlužníků (zastupitelé), vyčíslení nedobytných pohledávek (zastupitelé) f. zpracování zápisu o inventarizaci majetku a závazků (hlavní účetní) g. vyhotovení interních účetních dokladů k proúčtování inventarizačních rozdílů (hlavní účetní) h. provedení účetních operací (hlavní účetní) i. uložení dokumentace o provedené inventarizaci do archivu účetních písemností (účetní) j. pokud je inventarizace prováděna k jinému datu, než k 31.12, je proveden dopočet ke konečnému stavu. 5. Na základě zákona 563/91 Sb., o účetnictví obec archivuje provedené inventarizace veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. 14. Směrnice o způsobu a délkách úschovy účetních písemností a účetních dat 1. Obec ukládá účetní doklady a ostatní písemnosti a zálohy dat na technických nosičích do archivu, umístěném v objektu Obecního úřadu Korozluky Za správu uložených písemností a dat zodpovídá starosta obce. Po skončení doby úschovy se archivované písemnosti a data na přenosných nosičích skartují. 2. Délka doby úschovy účetních písemností a účetních dat na technických nosičích se řídí 31 zákona 31/2004 Sb., o účetnictví. 3. Rozpis podle jednotlivých písemností: Dokument Účetní uzávěrka Výroční zpráva Účetní doklady Účetní knihy Uschovávací lhůta 10 let 10 let 5 let 5 let 13

14 Inventurní soupisy majetku Účtový rozvrh Mzdové listy Doklady o příjmech a výdajích v hotovosti Účetní písemnosti o nezaplacených pohledávkách a závazcích 5 let 5 let 45 let 5 let Do konce roku následujícím po roce zaplacení 15. Směrnice OZ Korozluky o poskytování věcných darů jubilantům a novorozencům (příloha) 16. Směrnice o cestovních náhradách 1. Cestovní náhrady jsou poskytovány na základě vyúčtování Cestovních příkazů výplatou z pokladny. Jejich výše je vypočtena podle zákona č. 262/2006 Sb., Zákoník práce a podle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro aktuální rok. 2. Stravné je vypláceno nejnižší sazbou v daném rozsahu. Pokud je součástí pracovní cesty oběd nebo jemu odpovídající pohoštění, stravné se nevyplácí 3. Zastupitelé používají k pracovní cestě soukromá vozidla, která musí mít platné zákonné pojištění a platnou technickou prohlídku. Účtuje se zápisem MD , D , pol (paragraf a účelový znak podle potřeby) 17. Směrnice ZO Korozluky k aplikaci reálné hodnoty u majetku určeného k prodeji (příloha) 14

15 18. Směrnice o rozpočtu 1. Rozpočet sestavuje starosta, hlavní účetní 2. Návrh rozpočtu předkládá starosta zastupitelstvu ke schválení. 3. předběžná finanční řídící kontrola: provádí příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní 4. Rozpočet je schvalován v členění na paragrafy. Po schválení je rozpočet bez odkladu rozepsán podrobně podle položek. 5. Rozpočtová opatření o přesunu prostředků v rámci schváleného rozpočtu schvaluje průběžně starosta, následně při nejbližší schůzi obecního zastupitelstva také zastupitelstvo. 6. Rozpočtová opatření nad rámec rozpočtu, kdy je řešeno financování, schvaluje usnesením obecní zastupitelstvo. 7. Výsledky plnění rozpočtu za celý rok jsou součástí závěrečného účtu 8. následná finanční kontrola: provádí finanční výbor 9.Příjmy a výdaje organizační složky obce jsou součástí rozpočtu obce. 19. Směrnice, kterými se stanoví systém finanční kontroly Toto opatření se vydává na základě zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o kontrole) a vyhlášky Ministerstva financí ČR č. 416/2004 Sb. dále jen vyhláška o kontrole. I. Obsah finanční kontroly Hlavním cílem finanční kontroly je dodržování právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy, zajišťování ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nehospodárnosti, neúčelnosti a neefektivnosti. Dále pak získávání skutečně věrohodných informací pro průběžné vyhodnocování efektivity vynakládáním veřejných prostředků. Vymezení pojmů: Veřejné prostředky jsou veřejné finance, věci, majetková práva a jiné hodnoty. Starosta disponuje finanční částkou do ,- Kč bez projednání se zastupitelstvem. Veřejná finanční podpora jsou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další prostředky nebo záruky poskytnuté ze státního rozpočtu nebo z rozpočtu ÚSC nebo z rozpočtu státních fondů. Příjemci veřejné podpory jsou příspěvkové organizace jako příjemci neinvestičních a investičních příspěvků na činnost na od obce, občanská sdružení, neziskové organizace a další subjekty, kterým obec poskytla veřejnou finanční podporu. II. Systém finanční kontroly Systém finanční kontroly spočívá v kontrole skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky u subjektů podléhajících veřejnoprávní kontrole, tj.: a) vnitřní kontrola hospodaření obce Korozluky (viz. čl. III.), b) kontrola hospodaření s veřejnými prostředky u příspěvkových organizací zřízených obcí (viz. čl. IV.), c) kontrola příjemců veřejné finanční podpory (viz. čl. V.). 15

16 III. Vnitřní kontrola hospodaření obce 1) vnitřní kontrolní systém Hlavním cílem vnitřního kontrolního systému je vytváření a neustálé zlepšování podmínek pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, minimalizace rizik a vytvoření mechanismů pro včasné podávání informací orgánům s právem rozhodovacím. Organizační struktura je v Korozlukách vzhledem k velikosti obce omezená. Pravomoci zastupitelstva obce jsou dány zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích. Správa majetku obce, dohled nad jeho stavem a opravami a udržováním, a také kontrola jeho hospodárného a efektivního využívání je v kompetenci starosty a místostarostky obce. Účetní evidenci majetku má na starosti účetní obecního úřadu. Vnitřní kontrolní systém zajišťuje Finanční výbor obce se zaměřením především na významné a méně časté operace. Kontrolu hospodaření obce je třeba provádět alespoň dvakrát ročně. 2) vnitřní kontrolu hospodaření obce lze dále rozdělit na: a) předběžnou řídící kontrolu Předběžná řídící kontrola a v souladu se zákonem o kontrole odehrává na třech úrovních. 1) Příkazce operace starosta obce (v případě jeho nepřítomnosti místostarostka obce) prověřuje nezbytnost operace, včetně správnosti a úplnosti podkladů, souladu s právními předpisy a vyhodnocuje rizika, která z realizace operace mohou vyplynout. 2) Správce rozpočtu účetní obecního úřadu prověřuje soulad operace se schváleným nebo upraveným rozpočtem a s dalšími předpisy upravujícími hospodaření s veřejnými prostředky, a dále prověřuje oprávněnost příkazce nařídit příslušnou operaci. Shledá-li správce rozpočtu nedostatky, operaci pozastaví a písemně o tom vyrozumí příkazce. 3) Hlavní účetní účetní obecního úřadu se zaměřuje především na úplnost předaných podkladů a na oprávněnost příkazce operace. Zjistí-li účetní, že operace byla provedena bez předběžné řídící kontroly dle tohoto opatření, oznámí to neprodleně starostovi, který je povinen přijmout jednak opatření k prověření této nekontrolované operace, jednak opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly. Funkce správce rozpočtu a hlavní účetní musely být vzhledem k nízkému počtu zaměstnanců obecního úřadu sloučeny. Pro účely řídící kontroly jsou definovány základní typové operace, které podléhají předběžní kontrole. Jedná se o: 4) výběrová řízení, která podléhají závaznému postupu dle příslušných ustanovení zákona č. 199/1994 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů. O výběrovém řízení musí být vedena dokumentace, která splňuje náležitosti uvedeného zákona. Za průběžnou kontrolu jsou odpovědni starosta a místostarostka obce. Postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 6 zákona Č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen "zákon"), tj. veřejných zakázek na dodávky a služby pod ,- Kč bez DPH a veřejných zakázek na stavební práce pod ,- Kč. 1. Veřejné zakázky malého rozsahu Veřejné zakázky malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 6 zákona není obec v souladu s 18 odst. 3 povinna zadávat postupem podle zákona, ale musí vždy dodržovat zásady uvedené v 6 tj. zásady transparentností, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu se stanoví následující postup. 16

17 1.1. Veřejné zakázky malého rozsahu do Kč bez DPH Dodavatele pro veřejné zakázky malého rozsahu (dodávka zboží a služeb), jejichž předpokládaná cena nepřesáhne ,- Kč bez DPH, vybírá bez výběrového řízení starosta. Dodávky nad ,- do ,- Kč bez DPH vybírají bez výběrového řízení minimálně čtyři členové zastupitelstva. Jsou přitom povinni dodržet zásady stanovené v článku 1. O výběru dodavatele a parametrech dodávky zpracují a spolupodepisují předem stručný zápis Veřejné zakázky malého rozsahu nad Kč do ,- Kč bez DPH O veřejných zakázkách malého rozsahu, v rozsahu nad , Kč až do ,- Kč bez DPH rozhoduje bez vypsání výběrového řízení zastupitelstvo obce (dále jen ZO). U těchto veřejných zakázek malého rozsahu může ZO vycházet pouze z informací o trhu, místní znalosti a svých poznatků a zkušeností. Výběr dodavatele pro tyto zakázky se odůvodní na ZO. Tyto zakázky se nezapisují do centrální evidence zakázek zadávaných obcí Veřejné zakázky malého rozsahu nad ,- Kč bez DPH O veřejných zakázkách malého rozsahu, jejichž předpokládaná cena v případě zakázky na dodávky nebo služby přesáhne ,- Kč a nedosáhne ,- Kč bez DPH v případě zakázky na stavební práce přesáhne ,- Kč a nedosáhne ,- Kč bez DPH U těchto veřejných zakázek malého rozsahu se vyzvou nejméně 3 dodavatelé k předložení nabídky. Výběrová komise s minimálním počtem 3 členů. Členové mohou (ale nemusí) být členy zastupitelstva. Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy, výběrová komise vyřadí, vyřazení odůvodní a dále již je nehodnotí. Výběrová komise posoudí doručené nabídky, navrhne pořadí vybraných uchazečů, o průběhu a výsledcích jednání sepíše zápis. 2. Společná ustanovení k čl Ve výzvě se uvede zejména: a) identifikace zadavatele b) vymezení předmětu veřejné zakázky malého rozsahu c) místo a doba plnění d) požadovaný obsah nabídky e) kritéria hodnocení nabídky f) doložení těchto dokladů: již při předložení nabídky: prokázání oprávnění k podnikání (např. předložení živnostenského listu nebo výpisu z obchodního rejstříku či jiné evidence, pokud v ní má být dodavatel zapsán podle zvláštních právních předpisů); oprávnění k podnikání doloží v kopii čestné prohlášení dodavatele o tom, že nebyl pravomocně odsouzen pro 17

18 trestný čin nebo došlo k zahlazení odsouzení trestného činu, jehož skutková podstata, souvisí s předmětem podnikání, jde-li o fyzickou osobu; jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat a prohlášení učinit statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, vedoucí organizační složky zahraniční právnické osoby nebo statutárním orgánem pověřený zástupce. g) platební podmínky h) způsob a místo podávání nabídek i) další požadavky a podmínky Jednotliví členové ZO mohou do 3 dnů po projednání návrhu doplnit seznam firem, které úřad vyzve k předložení nabídky. 5) uzavírání obchodních smluv kontrolu hospodárného nakládání s veřejnými prostředky stvrzuje svým podpisem příkazce a správce rozpočtu, 6) vznik ostatních závazků obce, viz. předchozí ustanovení, 7) úhrada závazků příkazcem této operace je starosta obce, který nese odpovědnost za vznik předmětného závazku. Provedení operace je možné pouze po připojení podpisu správce rozpočtu. b) průběžnou a následnou řídící kontrolu Průběžná a následná kontrola spadá do kompetence starosty (místostarostky) obce pod dohledem a v součinnosti s Finančním výborem obce. IV. Kontrola hospodaření s veřejnými prostředky u příspěvkových organizací zřízených obcí Obec nemá zřízeny příspěvkové organizace V. Kontrola příjemců veřejné finanční podpory Obec ve své samostatné působnosti může poskytnout fyzickým a právnickým osobám, veřejnou podporu. Kontrolou dodržení účelovosti poskytnuté veřejné podpory a ostatních podmínek stanovených smlouvou nebo jiným způsobem je pověřen Kontrolní výbor obce. Veřejnosprávní kontrole podléhá i žadatel o veřejnou finanční podporu. VI. Pravidelné roční hodnocení účinnosti systému finanční kontroly Roční zprávy o výsledcích finančních kontrol předkládají obce v územním obvodu příslušného kraje jeho krajskému úřadu. Roční zprávy o výsledcích finančních kontrol se předkládají v písemném vyhotovení a v elektronické podobě do 10. února následujícího roku. Předložení zprávy v termínu kontroluje Kontrolní výbor obce. 18

19 20. Směrnice pro časové rozlišování K 69 vyhlášky č. 410/2009 Sb. Čl. I (1) Tato směrnice je vytvořena v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví a vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví. (2) Právní rámec vyhlášky č. 410/2009 Sb.: 69 Metoda časového rozlišení. Časové rozlišení vzniká na přelomu účetního období, neboť musíme Náklady, Výnosy, Příjmy, Výdaje zachytit v účetnictví do období, kterého se týkají. 381 náklady příštích období 382 kompletní náklady příštích období (víceleté investice) 383 výdaje příštích období 384 výnosy příštích období 385 příjmy příštích období Náklady příštích období - účet 381 jde o finanční výdaj, který byl uskutečněn v běžném účetním období, ale týká se nákladu příštího účetního období (nájemné placené předem, předplatné) - účet 382 náklady na přípravu a záběh výkonu (nákup větších dlouhodobých položek), nebo na dlouhodobou propagaci Výdaje příštích období - účet 383 představují náklad běžného účetního období, ale výdaj bude uskutečněn v příštím účetním období (např. nájemné placené pozadu, náhrady za nevybranou dovolenou) Výnosy příštích období - účet 384 účtují se zde příjmy v běžném účetním období, které patří do výnosů příštího období (nájemné přijaté předem) Příjmy příštích období - účet 385 účtují se zde částky, které účetní jednotka nepřijala, ale které časově patří do výnosů běžného účetního období (např. nájemné, které mi zaplatili později) (3) V zájmu správného vyčíslení výsledku hospodaření je třeba umísťovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Proto všichni pracovníci schvalující účetní případy a všichni pracovníci odpovědni za jejich zaúčtování, jsou povinni dbát následujících zásad. a) náklady a výnosy se zachycují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí, b) opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se zachycují na položkách nákladů a výnosů, kterých se týkají, c) náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se zachycují do výnosů běžného účetního období, d) náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě 1) nákladů příštích období, 2) výdajů příštích období, e) výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě 1) výnosů příštích období, 2) příjmů příštích období. (4) Metoda časového rozlišení se nepoužije v případě, pokud náklady na získání informace převýší přínosy plynoucí z této informace a tato informace se nepovažuje za významnou. 19

20 Čl. II Posuzování účetních případů Každý účetní doklad musí být posouzen kromě hledisek, které jsou zmíněny v jiných vnitřních normách (směrnicích), též z hlediska věcné a časové příslušnosti. Pokud se účetní doklad týká jiného účetního období (tj. obvykle kalendářního roku), než v kterém je vystaven, pak pracovníci, kteří tento doklad vystavují, musí tuto skutečnost na doklad výslovně uvést, pokud z něj již jednoznačně nevyplývá. Účetní pracovníci pak odpovídají za jeho zaúčtování do správného účetního období využitím techniky časového rozlišení, případně jiného vhodného způsobu. Časového rozlišení bude použito vždy, když je známo jakého období se účetní případ týká, výše a věcné vymezení. Čl. III Inventarizace Položky časového rozlišení podléhají inventarizaci a při ní se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Čl. IV Další zásady časového rozlišení Opravy nákladů a výnosů minulých účetních období let se zachycují v běžném roce na položkách nákladů a výnosů, kterých se týkají. Náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se zachycují do výnosů běžného účetního období. Na všechny provedené a dle smlouvy řádně ukončené práce v účetním období musí být vystavena faktura. Za předání příslušných podkladů k fakturaci do. (kdy).. Odpovídá: (kdo).. Pokud nemohou být vystaveny všechny faktury za provedené dodávky či služby v uplynulém období, bude provedeno časové rozlišení. Čl. V Výjimky Nevýznamné částky nepřesahující (5 000 Kč) týkající se nákladů za: Nákup novoročenek, kalendářů, PF Předplatné novin a časopisů. Předplatné účasti na seminářích a kurzech, kde zahájení kurzu bylo v minulém účetním období a jeho ukončení bude v následujícím období. Přefakturace telefonních hovorů a další předfakturace nevýznamné hodnoty (obědy apod.) Cestovné (pracovní cesty zahájeny v běžném období, ukončené v následujícím období) Všech případů nákupu materiálu (kancelářských potřeb, drobného materiálu pro údržbu a úklid., paliva) a PHM, které byly učiněny před koncem účetního období a byly, při dodržení pravidel stanovených vnitřním předpisem zúčtovány přímo do nákladů bez použití účtu zásob. V tomto případě nebude k rozvahovému dni zjišťováno, zda byly 20

21 nakoupené předměty spotřebovány. (Vyšší nákupy než stanovená částka nebo množství je nutno podrobit inventuře). Pravidelně se opakující platby bez ohledu na jejich velikost Pojistné Auditorské služby a služby daňových poradců Paušální platby za technickou podporu, servisní služby a služby obdobné Nájem díla dle autorského zákona včetně nájmu SW Členské příspěvky DSO, SMO, MAS, zájmovým sdružením právnických osob, kde je obec členem, pokud nejsou roční nebo mají splatnost před koncem roku na další období Vyúčtování služeb nakupovaných a určených k přefakturaci, kde by se vytvořila ve stejné výši dohadná položka aktivní i pasivní. Časové nerozlišování těchto plateb nesmí výrazněji ovlivnit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů. Vždy musí být časově rozlišováno: Spotřeba vody, plynu a elektrické energie musí být zahrnuta do nákladů období, kterého se týkají. Tam kde se platí zálohy, bude jako dohadná položka proúčtována výše záloh zúčtovaná v běžném roce. V případech, kdy se neplatí zálohy, bude vytvořena dohadná položka dle posledního zúčtování (případně vypočtená dle skutečně zjištěné výše spotřeby). Dohadná položka na vodné a stočné bude proúčtována již při obdržení zúčtování v průběhu období, pokud lze další fakturu očekávat až po uzavření účetních knih. V případě, že uhrazené zálohy nebo faktura z minulého období jsou výrazně odlišné od očekávané hodnoty spotřeby (nižší spotřeba, změna cen, změna sazby DPH), bude dohadná položka vyměřena dle naměřených hodnot spotřeby a platných cen a sazeb dodávky k datu účtování o časovém rozlišení. Zaúčtování: hodnota spotřeby 5xx MD/ 389 D přijetí faktury v následujícím období 389MD / 321 D, 314 MD/ 321 D (hodnota záloh v běžném roce zůstává na účtu 314) Odpovídá: hlavní účetní Dotace a transfery poskytnuté na více období ( ČÚS 703) Účet 388 dohadný účet aktivní (STRANA MD při vzniku, D při rozpouštění) 1. Transfery: Právní rámec vyhláška č. 410/2009 Sb.: B.II.27.(388) Dohadné účty aktivní obsahuje pohledávky ze soukromoprávních vztahů, na základě kterých vznikly nároky, ale není známa skutečná výše plnění k okamžiku účetního případu. Dále obsahuje pohledávky za rozpočty a z jiných vztahů, pokud vznikly nároky, ale není známa skutečná výše plnění nebo je jiným způsobem zpochybnitelná výše plnění a zároveň nelze o těchto skutečnostech účtovat v knihách podrozvahových účtů. 2. Ostatní případy Není známa přesně částka výnosu, např. odhad plnění pojišťovny za škodu, dotace ve výši uznatelných nákladů, smluvní sankce. Účet 389 dohadné účty pasivní (strana D při vzniku, MD při rozpouštění) 1. Transfery: 21

22 Právní rámec vyhláška č. 410/2009 Sb.: D.IV.32.(389) Dohadné účty pasivní obsahuje závazky ze soukromoprávních vztahů, u nichž není známa skutečná výše plnění k okamžiku účetního případu. Dále obsahuje závazky za rozpočty a z jiných vztahů, u nichž není známa skutečná výše plnění nebo je jiným způsobem zpochybnitelná a zároveň nelze o těchto skutečnostech účtovat v knihách podrozvahových účtů. 2. Ostatní případy a) Účtují se zde dohadné položky pasivní, které nelze vyúčtovat jako obvyklý dluh, např. nevyfakturované dodávky (např. materiál, zboží, elektrickou energii, vodného a stočného, apod.). Účtují se sem také nákladové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za dané účetní období. Účtuje se zde i náhrada za nevybranou dovolenou, pokud bude proplacena v příštím roce a cestovné. b) Není známa přesná částka: Nevyfakturované dodavky (zboží, zásoby k rozvahovému dni, ale lze využít i v případě účtování na účtu 042, kdy je třeba majetek zařadit do užívání a nebyly vyfakturovány všechny dodávky, např. TDI, autorský dozor, zpracování vypořádání dotace, nevyfakturované pozastávky apod.) Za stanovení dalších případů, které je nutno časově rozlišovat a metodiky rozlišování odpovídá účetní. Časové rozlišení účetních případů ve významné hodnotě časového rozlišení ( nad 5 000,- Kč). Úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček je nutno časově rozdělovat do období, do kterého časově patří, pokud dosahují významné hodnoty. To znamená, že příslušné úroky budou rozděleny do běžného a následujícího období. Zaúčtování: Přijaté úroky související s účtovaným obdobím: 231 MD/ 662 D Přijaté úroky související s následným účetním obdobím: 231 MD/ 384 D Za výpočet a za zaúčtování odpovídá: hlavní účetní Přijatá plnění Faktury za plnění, jejichž dodávka byla ukončena v běžném období a které byly přijaty v následujícím období do 15. dne následujícího období, budou zapsány do deníku faktur běžného období. Všechny faktury došlé do účetní jednotky po tomto datu budou zapisovány do deníku účetního období dle data přijetí. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky před účetní závěrkou, ale po uzávěrce KDF, budou účtovány na vrub účtu nákladů běžného období a ve prospěch účtu 383. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky po účetní závěrce, budou účtovány na vrub účtu nákladů období následujícího, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Odpovídá: hlavní účetní Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté před účetní závěrkou, ale po uzavření KDF, budou zúčtovány na příslušné účty zásob běžného období a ve prospěch účtu 383. Pokud předmětná zásoba v uplynulém období nedošla a byla oprávněně vyfakturována, pak bude zúčtován převod na účet materiálu či zboží na cestě. 22

23 Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté po účetní závěrce, i když došlo k plnění v běžném období, budou zúčtovány na příslušné účty zásob následujícího období, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Odpovídá: účetní Dle harmonogramu účetní závěrky oznámí všechny odpovědné osoby za věcnou správnost přijatá a nevyfakturovaná plnění. Stejné oznámení se týká dodávek při pořízení dlouhodobého majetku k datu zařazení majetku do užívání. Poskytnutá plnění Na všechny provedené a dle smlouvy řádně ukončené práce v účetním období musí být vystavena faktura. Za předání příslušných podkladů k fakturaci nejpozději 3 dny před termínem účetní závěrky odpovídá pracovník zodpovědný za účetní případ a jeho vedoucí. Všechny provedené výkony a dodávky za běžné období musí být proúčtovány do výnosů běžného roku. Za tím účelem je udržován deník vystavených faktur i po rozvahovém dni do téhož dne jako deník došlých faktur. Pokud by výjimečně nebyla vystavena faktura, je nutno zabezpečit zúčtování příjmů příštích období, nebo dohadnou položku aktivní, pokud není známa částka. Za vystavení faktur a poskytnutí patřičných informací účtárně odpovídají: vedoucí jednotlivých středisek odborů, OS Zaúčtování: 385 MD/ 602 D, případně 388 MD/ 602 D Následující období: 311 MD/ 385 D, případně 311 MD/ 388 D Za proúčtování odpovídá: hlavní účetní Hotovost a cestovné Pokladní výdaje a příjmy uskutečněné v následujícím roce je nutno prověřovat z časového hlediska. Při zjištění položek patřících do minulého období, bude použito účtu výdajů příštích období, případně příjmů příštích období. To platí jak pro hotovostní příjmy, tak pro výplaty cestovních účtů, či jiné hotovostní výdaje, pokud dosahují významné hodnoty pro časové rozlišení. (nad 5 000,- Kč). Zaúčtování: Doklad v pokladně z běžného období proplacen pokladnou v období následujícím - náklad: 5xxMD/383D (tj.pokladnou proplaceno v následujícím období) V následujícím období: 383 MD/261 D Přijetí hotovosti do pokladny v následujícím období tržby běžného období: 385 MD/ 602D V následujícím období: 261MD/ 383, Náklady na služební cesty, které byly zahájeny v jednom účetním období a byly nebo mají být ukončeny v období následujícím, je nutno rozdělit tak, aby jejich příslušná část byla zahrnuta do nákladů toho roku, kterého se týká. Za provedení a oznámení účtárně odpovídají: nadřízení cestujících zaměstnanců. Čl. VI Časové rozlišení nákladů sankční povahy Do nákladů nebo výnosů je třeba zaúčtovat závazky (náklady) nebo pohledávky (výnosy) za smluvní pokuty, penále a úroků z prodlení vyplývajících z uzavřených smluv. Za předání příslušných podkladů účtárně odpovídá: vedoucí jednotlivých odborů (středisek) Závazky nebo pohledávky za úroky z prodlení vyplývající z uzavřených smluv nebo přijatých či vydaných faktur za tyto úroky. Odpovídá: vedoucí jednotlivých odborů (středisek) 23

24 Všechny uvedené případy budou rozlišovány pouze koncem účetního období s výjimkou spotřeby energií, které budou proúčtovány rovněž k termínu uzávěrek předávaných do CSÚIS. Tento dokument nabývá účinnosti a platnosti dnem podpisu. V Korozlukách dne : podpis starosty obce Schváleno zastupitelstvem dne.. 24