OBEC BECHLÍN SPISOVÝ ŘÁD

Transkript

1 OBEC BECHLÍN SPISOVÝ ŘÁD I. Úvodní ustanovení Spisový řád je vnitřní předpis obce, který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Cílem spisového řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými Obcí Bechlín (dále jen obec ) v zájmu racionalizace správní, operativní a provozní činnosti obce. Spisová služba je soubor pravidel a opatření spojených s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení. Spisová služba se řídí: zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Spisový řád je závazný pro všechny osoby činné v obci. II. Základní pojmy Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla obcí vytvořena nebo byla obci doručena. Replikou se rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě, z něhož byl vytvořen. Metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času. Škodlivým kódem se rozumí počítačový program, který je způsobilý přivodit škodu na výpočetní technice obce. Jednoznačným identifikátorem se rozumí označení dokumentu, které zajišťuje jeho nezaměnitelnost. Dokument je jednoznačným identifikátorem spojen s příslušnou evidencí dokumentů. Spis tvoří veškeré dokumenty vzniklé při úředním jednání k jedné věci. Archiválií se rozumí takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Výběrem archiválií se rozumí posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií. Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti obce, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Výkonem spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i analogové podobě. Elektronický systém spisové služby je informační systém určený ke správě dokumentů, který je kompatibilní se spisovým plánem a který odpovídá potřebám organizace. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisovým znakem se rozumí označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Skartačním režimem se rozumí systém, který vymezuje dokumentům dobu jejich ukládání (skartační lhůtu) a určuje jejich skartační znak. Skartačním znakem se rozumí označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. A označuje dokumenty trvalé hodnoty, které budou ve skartačním řízení navrženy k uložení do archivu, S označuje dokumenty, které budou ve skartačním řízení navrženy ke zničení, V označuje dokumenty, které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny mezi dokumenty A a S. Skartační lhůtou se rozumí počet let, během nichž musí být dokument uložen u obce. Spouštěcí událostí se rozumí okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Příruční registraturou se rozumí místo, které slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost zaměstnanců. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu provozně a správně nezbytně nutnou. Spisovnou se rozumí místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu obce a k provádění skartačního řízení. Archivem se rozumí zařízení podle archivního zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně.

2 III. Spisový řád Příjem dokumentů Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném podatelně, která sídlí na adrese Bechlín čp. 85, Na této adrese jsou v úředních hodinách: pondělí 8:00-12:00 12:30-17:00 úterý 8:00-12:00 12:30-15:00 středa 8:00-12:00 12:30-17:00 čtvrtek 8:00-12:00 12:30-15:00 pátek 8:00-12:00 přijímány dokumenty v analogové podobě a dokumenty v digitální podobě doručované na přenosných technických nosičích dat. V případě dokumentu předaného obci mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně zajistí příslušný zaměstnanec, který jej převzal nebo vytvořil, jeho bezodkladné předání podatelně. Elektronický systém spisové služby umožňuje příjem datových zpráv doručovaných prostřednictvím datové schránky, jejíž identifikátor je: zwfatth, dokumentů doručovaných na elektronickou adresu obce: ou.bechlin@tiscali.cz a dokumentů doručovaných na přenosných technických nosičích dat typu CD, DVD a USB. CD a DVD musí být ve formátu ISO Paměťové médium USB musí mít systém souborů FAT32 nebo NTFS. Elektronický systém spisové služby umožňuje příjem dokumentů v digitální podobě v následujících formátech: pdf, PDF/A Dokument v digitální podobě se považuje za doručený obci, je-li dostupný podatelně, a to v následujících případech: - je-li ve výše uvedeném formátu a na výše uvedeném technickém nosiči dat, - lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, - neobsahuje-li škodlivý kód. Pokud je obci dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z něj určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu, vyrozumí obec odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se obci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, obec dokument nezpracovává. Obec také nezpracovává dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal. Pracovník podatelny zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy; v případě dokumentu v analogové podobě zaznamená pracovník podatelny čas doručení dokumentu, stanoví-li tak jiný právní předpis. Pokud je v adrese na obálce doručeného dokumentu uvedeno nad názvem obce jméno a příjmení fyzické osoby, předá pracovník podatelny obálku adresátovi neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, že obsahuje dokument úředního charakteru, předá tento dokument i s obálkou pracovníkovi podatelny, který zabezpečí bezodkladné dodatečné označení a zaevidování dokumentu. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty, která nebyla obcí zveřejněna jako elektronická adresa podatelny, předá zaměstnanec tento dokument pracovníkovi podatelny, který zabezpečí bezodkladně dodatečné označení a zaevidování dokumentu. Pracovník podatelny ponechá obálku dokumentu v analogové podobě u dokumentu, pokud a) je dokument doručován zaměstnanci do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl obci doručen jiným způsobem, c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele, d) je opatřena otiskem podacího razítka obce. Doručenou datovou zprávu uloží pracovník podatelny v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém byla obci doručena, a je uchována po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsažený není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě je uchována po dobu stanovenou jiným právním předpisem. U doručené datové zprávy pracovník podatelny zjišťuje, zda a) je datová zpráva a dokument v ní obsažený ve formátu, ve kterém obec přijímá dokumenty v digitální podobě, b) je uložena na přenosném nosiči dat, na kterých obec přijímá dokumenty v digitální podobě, c) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Pracovník podatelny dále ověří platnost užívaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka, pokud je jimi doručený dokument opatřen. Výsledky těchto zjištění uloží pracovník podatelny v elektronickém systému spisové služby. Záznam o výsledku ověření obsahuje alespoň: a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění, c) jméno a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,

3 d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována. Pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, potvrdí na základě výše uvedených zjištění pracovník podatelny její doručení odesílateli. Součástí zprávy potvrzující doručení je: a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy, b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující její identifikaci. V případě datových zpráv doručených prostřednictvím informačního systému datových schránek (dále jen ISDS ) zašle zprávu potvrzující doručení ISDS automaticky. Označování dokumentů Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z činnosti obce, vyjma dokumentů, které nepodléhají evidenci (prospekty, reklamní letáky, pozvánky a tiskoviny nesouvisející přímo s činností obce), jsou evidovány v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatných evidencích dokumentů a označovány jednoznačnými identifikátory a čísly jednacími. V případě dokumentů evidovaných v samostatných evidencích plní funkci jednoznačného identifikátoru evidenční číslo ze samostatné evidence, které se skládá z účetní položky a pořadového čísla, nebo ze syntetického účtu a pořadového čísla. Pracovník podatelny opatří prostřednictvím elektronického systému spisové služby doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vzniklý z činnosti obce jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby. Pracovník podatelny opatří doručený dokument v analogové podobě, případně jeho obálku, bezodkladně po doručení otiskem podacího razítka. Pokud je obci předán dokument v analogové podobě mimo podatelnu nebo pokud je dokument vytvořen z podání nebo podnětu učiněného ústně, opatří ho pracovník podatelny zpravidla v den doručení nebo jeho vytvoření otiskem podacího razítka. Vyplněný otisk podacího razítka obsahuje: a) název obce, b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení, c) číslo jednací, d) počet listů dokumentu, e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinný příloh, f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě. Evidence dokumentů Dokumenty úřední povahy doručené obci nebo jejím zaměstnancům a dokumenty vzniklé z činnosti obce, vyjma dokumentů, pro něž je vedena samostatná evidence, nebo dokumentů, které evidenci nepodléhají, jsou evidovány v elektronickém systému spisové služby KEO-X firmy Alis spol. s.r.o. Česká Lípa. Ten odpovídá požadavkům národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který byl zveřejněn Ministerstvem vnitra ČR (dále jen národní standard ). Účetní dokumenty jsou evidovány v samostatných účetních evidencích, které jsou vedeny vúčetních programech firmy GORDIC spol. s.r.o. Jihlava. Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, je jejich seznam s vysvětlivkami součástí dané evidence dokumentů. Pracovník podatelny vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen pořadové číslo ), b) jednoznačný identifikátor dokumentu, c) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě, d) datum doručení dokumentu obci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu obcí; datem vytvoření dokumentu se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů, e) údaje o odesílateli; jde-li o dokument vytvořený obcí, uvede se slovo vlastní, f) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen, g) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh, h) stručný obsah dokumentu (předmět, věc), i) jméno a příjmení fyzické osoby, které byl dokument přidělen k vyřízení, j) způsob vyřízení, údaje o adresátovi, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

4 k) spisový znak a skartační režim, l) záznam o provedení výběru archiválií, m) identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu. Číselná řada v elektronickém systému spisové služby začíná vždy 1. ledna nového kalendářního roku číslem 1. Je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích a končí Elektronický systém spisové služby neumožňuje, aby na konci kalendářního roku byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto kalendářního roku, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího kalendářního roku. Pokud je dokument zaevidován v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do jiné evidence dokumentů, evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu. Dojde-li ke ztrátě, poškození nebo zničení dokumentu v analogové podobě poznamená příslušný zaměstnanec obce tuto skutečnost do příslušné evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena. Tvorba spisu Veškeré dokumenty, které se týkají projednávání téže věci, se spojují a tvoří spis. Spisy se vytvářejí spojováním dokumentů. Zjistí-li pracovník podatelny při zápisu nového dokumentu do elektronického systému spisové služby, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, založí v elektronickém systému spisové služby spis. Do spisu pracovník podatelny postupně vkládá veškeré dokumenty, které vznikly nebo byly doručeny a vztahují se k dané záležitosti. Dokumenty v analogové podobě jsou uloženy společně a v spisu jsou uspořádány chronologicky. Dokumenty v digitální podobě jsou ukládány v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby. Dokumenty jsou v rámci spisu spojeny fyzicky (dokumenty v analogové podobě), prostřednictvím metadat (dokumenty v digitální podobě) nebo pomocí odkazů (dokumenty v analogové a digitální podobě). Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení. Spis se označí spisovou značkou, kterou je číslo jednací prvního evidovaného dokumentu. Pokud se v dané záležitosti k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, připojí ho zaměstnanec, který dokument vyřizuje, k doručenému dokumentu a označí ho stejným číslem jednacím nebo stejným evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů, jakým je označen doručený dokument. V tomto případě se spis nevytváří. Rozdělování a oběh dokumentů Pracovník podatelny rozdělí dokumenty bezodkladně po jejich zaevidování jednotlivým zaměstnancům, kteří budou dokumenty vyřizovat. Vyřizování dokumentů Příslušný zaměstnanec vyřídí dokument, popřípadě spis a) dokumentem, b) postoupením jinému subjektu, c) vzetím na vědomí, d) záznamem na dokumentu. Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné nebo digitální podobě (např. telefonicky nebo osobně, vzetím na vědomí), učiní o tom zaměstnanec, který ho vyřizuje, na dokumentu záznam, případně k dokumentu takový záznam připojí. Příslušný zaměstnanec zaznamená v elektronickém systému spisové služby způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede i tuto skutečnost. Po vyřízení označí příslušný zaměstnanec dokument, popřípadě spis, spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. Vyhotovování dokumentů Dokumenty vzniklé z úřední činnosti obce musí obsahovat následující náležitosti: a) záhlaví s názvem a kontaktní adresou obce, b) číslo jednací; v odpovědích na doručené dokumenty i číslo jednací odesílatele dokumentu, pokud jej obsahuje, c) datum podpisu dokumentu, d) počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě, e) počet příloh, f) počet listů nebo svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě, g) jméno a příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem dokumentu.

5 Podepisování dokumentů a užívání razítek Podpisové právo pro dokumenty obce v analogové podobě má starosta obce, místostarosta obce, účetní obce a mzdová účetní. Podpisové právo pro dokumenty obce v digitální podobě a právo opatřovat dokumenty uznávaným elektronickým podpisem má starosta obce, účetní obce a mzdová účetní. Obec vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce fyzické osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, podpis přebírající fyzické osoby, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence; v případě ztráty úředního razítka se vede v evidenci rovněž záznam o ztrátě obsahující datum ztráty. Obec vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jí užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou uvedeny jí užívané uznávané elektronické značky, ve které je zaznamenáno a) číslo kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, b) údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, c) počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, d) datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, e) obchodní firmu nebo název anebo jméno a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém je akreditovaný poskytovatel usazen, f) údaje identifikující oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu. Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů zajišťuje pracovník podatelny prostřednictvím výpravny. Odesílaný dokument opatří náležitostmi potřebnými k jeho odeslání. Odesílání datových zpráv je zajišťováno prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Před odesláním datové zprávy provede pracovník podatelny kontrolu případného výskytu škodlivého kódu. Adresátovi se v analogové podobě odesílá prvopis vyhotoveného dokumentu, vobci je ponechán jeho stejnopis. Pokud je odeslán dokument v digitální podobě, je v elektronickém systému spisové služby uložena jeho replika. Ukládání dokumentů v analogové podobě v příručních registraturách Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné dokumenty a spisy v analogové podobě jsou příruční registratury jednotlivých zaměstnanců. Správné uložení, označení a zabezpečení dokumentů a spisů v analogové podobě zajišťuje příslušný zaměstnanec. Dokumenty a spisy vanalogové podobě ukládá příslušný zaměstnanec podle věcného obsahu a spisových znaků uvedených ve Spisovém a skartačním plánu do šanonů, na kterých vyznačí příslušný skartační znak a lhůtu, spisový znak, obsah a spouštěcí událost. V příručních registraturách jsou dokumenty a spisy v analogové podobě uloženy po dobu provozně a správně nezbytně nutnou a poté se připraví k předání do spisovny obce. Ukládání dokumentů Ukládacím místem pro dokumenty a spisy v analogové podobě z příručních registratur je spisovna obce. Pracovník spisovny provádí kontrolu, zda jsou dokumenty a spisy úplné, zda jsou správně zpracovány všechny povinné údaje v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Ve spisovně obce jsou dokumenty a spisy ukládány v regálech dle Spisového a skartačního plánu. Dokumenty a spisy se ukládají v převzatých obalech. Dokumenty a spisy zůstávají ve spisovně obce uloženy po dobu určenou skartační lhůtou. Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty vyřazují ve skartačním řízení. Evidence uložených dokumentů a spisů obsahující jejich stručný obsah, spisové znaky a skartační režim je součástí elektronického systému spisové služby. Dokumenty v digitální podobě jsou ukládány v elektronickém systému spisové služby v souladu s národním standardem. Nahlížení do dokumentů a výpůjčky dokumentů ze spisovny Zaměstnanci obce mohou nahlížet do dokumentů a spisů obce uložených ve spisovně. Osoby, které nejsou zaměstnanci obce, mohou nahlížet do dokumentů a spisů ve spisovně jen na základě povolení starosty obce a za přítomnosti pracovníka spisovny. Do dokumentů a spisů v digitální podobě mohou zaměstnanci nahlížet dle oprávnění, která jsou jim přidělena v elektronickém systému spisové služby. Výpůjčky dokumentů a spisů ze spisovny se uskutečňují na dohodnutou dobu a pouze na pracoviště vypůjčovatele (zaměstnance obce), který potvrdí příjem podpisem na výpůjční lístek. Na místo uložení dokumentu nebo spisu se vkládá výpůjční lístek, který se po navrácení výpůjčky zničí.

6 Vyřazování dokumentů Dokumenty a spisy obce a úřední razítka vyřazená z evidence nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení. Obec odpovídá za provedení skartačního řízení rovněž u dokumentů a spisů vzniklých z činnosti jejích právních předchůdců. Předmět skartačního řízení Dokumenty a spisy jsou ve spisovně obce uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve Spisovém a skartačním plánu. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vzniku dokumentu nebo uzavření spisu, případně po uplynutí jiné spouštěcí události. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační řízení se provádí jednou za pět let komplexně za celou obec a jeho předmětem jsou všechny dokumenty a spisy, u nichž uplynuly skartační lhůty a úřední razítka vyřazená z evidence. Průběh skartačního řízení Pracovník spisovny vyhotoví seznam dokumentů a spisů vedených v listinné podobě skartačního znaku A a S, kterým uplynula skartační lhůta, u dokumentů a spisů skartačního znaku V, kterým uplynula skartační lhůta, provede předběžný výběr a připojí je dle charakteru odděleně k seznamu dokumentů A nebo S. V seznamech dokumentů a spisů, které uspořádá podle spisových znaků, uvede celkový rozsah a charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí a skartační režim. V případě, že jsou do skartačního řízení navrženy dokumenty a spisy v digitální podobě, sestaví pracovník podatelny z elektronického systému spisové služby seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. K takto vytvořeným seznamům připojí skartační návrh, který je následně podepsán starostou obce a zaslán spolu se seznamy dokumentů příslušnému archivu. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu (dále jen archivář ) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení, při níž a) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem A odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům a spisům navrženým ke zničení, b) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou archivní hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiválie, c) posoudí zařazení dokumentů a spisů se skartačním znakem V mezi dokumenty a spisy určené k výběru za archiválie nebo navržené ke zničení, d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu, e) stanoví dobu a způsob předání archiválií do příslušného archivu. Archivář po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. Obec předá příslušnému archivu do péče vybrané archiválie, tj. dokumenty a spisy vanalogové podobě a metadata k nim náležející, úřední razítka, repliky dokumentů a spisů v digitální podobě a k nim náležející metadata. Archivář vyhotoví o předání úřední záznam. Dokumenty vanalogové podobě a úřední razítka, které nebyly vybrány za archiválie, obec znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu, dokumenty v digitální podobě smaže z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť, a to včetně dokumentů, jejichž repliky byly předány jako archiválie. Specifické podmínky ochrany osobních údajů a prostředky zpracování údajů ve jmenném rejstříku Nakládání s osobními údaji je v obci omezeno uživatelskými právy a je v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění. Výkon spisové služby v mimořádných situacích Jestliže je v důsledku živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, vede obec spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě a eviduje dokumenty v náhradní evidenci dokumentů. V náhradní evidenci se o dokumentu vedou tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v náhradní evidenci, b) datum, a stanoví-li to jiný právní předpis, rovněž čas doručení dokumentu; datum vytvoření dokumentu původcem c) údaje o odesílateli; je-li dokument vytvořen v obci, uvede se slovo vlastní, d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen, e) počet listů dokumentu a počet listů nebo počet svazků příloh, je-li dokument v listinné podobě; počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě (pokud je povaha dokumentu umožňuje určit), f) stručný obsah dokumentu, g) jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu, h) údaje o vyřízení dokumentu způsob vyřízení, identifikace adresáta, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh, i) spisový znak a skartační režim (skartační znak, lhůta, popř. spouštěcí událost).

7 Bezodkladně po ukončení mimořádné situace je náhradní evidence uzavřena. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci a) méně než 48 hodin, obec evidenčně převede tyto dokumenty do elektronického systému spisové služby, b) déle než 48 hodin, obec ponechá zaevidované vnáhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, zaeviduje v elektronickém systému spisové služby. Obec uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty. Pravomoc příslušného státního archivu Příslušný archiv sleduje výkon spisové služby obce, ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování. Zjištěné závady a nedostatky postihuje jako porušení povinností stanovených platnými právními předpisy. Za tímto účelem mohou archiváři vstupovat do prostor všech spisoven. IV. Závěrečná ustanovení Tento Spisový řád byl přezkoumán Státním oblastním archivem v Litoměřicích. Nedílnou součástí tohoto Spisového řádu je Spisový a skartační plán (příloha č. 1). V Bechlíně dne Alexander Suchý starosta obce

8 Příloha č. 1 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN spisový znak název skartační znak/lhůta VŠEOBECNÉ 1.1 Dokumenty starosty a místostarosty V/ Spolupráce se státními orgány a jinými organizacemi V/5 1.3 Organizace členění a působnost úřadu A/5 1.4 Řízení, kontrola a metodická činnost V/5 1.5 Rehabilitace V/ Smlouvy všeobecně V/5 2.2 Smlouvy hospodářské V/5 2.3 Smlouvy nájemní S/5 2.4 Smlouvy majetkoprávní A/5 2.5 Smlouvy kolektivní A/5 2.6 Smlouvy ostatní V/5 3.1 Statistika, výkaznictví roční výkazy A/5 3.2 Statistika, výkaznictví ostatní výkazy S/5 4.1 Automatizace, výpočetní technika grafické systémy A/ Automatizace, výpočetní technika ostatní S/5 5.1 Petiční právo V/5 6.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů hodnocení, rozbory, evidence A/5 6.2 Stížnosti, podněty a oznámení občanů konkrétní případy V/5 6.3 Stížnosti, podněty a oznámení občanů ostatní dokumenty V/5 7.1 Ochrana obyvatelstva V/5 7.2 Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní ochrany A/5 7.3 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi V/5 7.4 Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stav. a úz. řízení z hlediska ochr. obyvatelstva A/5 7.5 Integrovaný záchranný systém V/5 7.6 Krizové řízení V/5 7.7 Řešení krizových situací A/5 7.8 Hospodářská opatření pro krizové stavy V/5 8.1 Zahraniční styky a cesty V/5 9.1 Referendum, místní referendum zápis o průběhu a výsledku hlasování A/ Referendum, místní referendum ostatní dokumentace A/ Živelní pohromy a mimořádné události A/ Plány, koncepce, programy rozvoje obce A/ Dotační programy V/ Pokutování ve správě S/ Ochrana státního a služebního tajemství V/ Fotografování, filmování (povolení aj.) V/ Spisová služba skartační řízení A/ Spisová služba podací deník A/ Spisová služba jiná pomocná evidence S/5

9 Hospodaření a správa majetku 16.1 Evidence majetku A/ Inventarizace majetku S/ Inventární karty hmotného majetku S/ Správa majetku obce V/ Majetkové restituce A/ Výběrové řízení o zadávání veřejných zakázek V/ Vyznamenání, ceny města, čestné občanství A/5 Propagační činnost 18.1 Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí A/ Reklama vlastní V/5 Volby do zastupitelských sborů 19.1 Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci A/ Organizačně technické zabezpečení voleb S/ Seznamy voličů S/ Konference, porady, konzultace V/ Obecně prospěšné práce V/ Informace podle zákona č. 106/1999 Sb. všeobecně V/ Vymáhání pohledávek S/15 ORGANIZACE ČINNOSTI 26.1 Zápisy z jednání zastupitelstva, rady, výborů, komisí A/ Interpelace členů zastupitelstva V/ Zvláštní orgány obce (bezpečnostní rada, krizový štáb) V/ Obecně závazné vyhlášky obce A/ Nařízení obce V/ Kontrolní činnost V/5 PERSONÁLNÍ PRÁCE Osobní spisy a dokumenty sobdobnou funkcí včetně dotazníků, evidenčních listů, čestných prohlášení, pracovních a služebních smluv, funkčního zařazení, platových výměrů, kvalifikačních posudků a dokladů, výsledků psychologických a podobných zkoušek a testů, čestných uznání a vyznamenání, výpočtů, žádostí o rozvázání pracovního poměru, výstupních a propouštěcích listů, likvidačních listů, vysvědčení při odchodu, zápočtových listů (potvrzení o zaměstnání) aj.: 35.1 vedoucích zaměstnanců V/ ostatních zaměstnanců S/ Osobní spisy důchodců S/ Nemocenské, sociální a zdravotní pojištění S/10 Mzdová agenda 41.1 Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti S/ Mzdové listy S/ Mzdové listy důchodců S/ Daň z příjmu S/ Péče o pracovníky V/10

10 FINANCE Rozpočet 50.1 Roční rozpočty, tabulková a textová část A/ Všeobecné údaje a dílčí podklady k rozpočtu S/ Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A/ Ostatní dokumenty hospodaření včetně faktur S/ Knihy faktur S/10 Finanční plány a rozpočty organizací 52.1 Dlouhodobé finanční plány a rozpočtové výhledy A/ Roční finanční plány a rozpočty organizací A/ Rozbory hospodaření organizací A/10 Daně, dávky, poplatky 53.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí S/ Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) S/ Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků V/ Místní daně a poplatky S/ Katastr domovní daně V/ Daň z přidané hodnoty S/10 54 Právní zastupování obce ve finančních záležitostech V/ Roční účetní výkazy, roční uzávěrky a zprávy, audit A/ Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti S/ Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek S/ Účetní doklady a jiné úč. dokumenty týkající se daňového, spr., trest.,obč. řízení S/ Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků S/ Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí S/ Cenné papíry V/ Ostatní účetní dokumenty (rating aj.) S/ Projekčně progr. dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky V/ Výherní hrací přístroje (vyúčtování) S/5 ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 61.1 Půdní fond (ochrana, změny kultur, pozemkové úpravy) V/ Vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace A/ Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu A/ Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A/5 62 Zemědělská výroba V/5 63 Myslivost V/5 64 Rybářství V/5 65 Lesní hospodářství V/ Lesy v majetku obce (včetně lesního hospodářského plánu a osnovy) A/20 66 Vodní hospodářství V/ Rybníky, vodní nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozh. o povolení, kolaudace, revize V/ Protipovodňová ochrana V/ Povodňový plán obce A/5 67 Vodovody a kanalizace V/ Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací (včetně majetkové a prov. ev. V/ Čistírny odpadních vod a kanalizace V/ Technický audit vodovodů a kanalizací S/5

11 68 Ochrana ovzduší V/5 69 Ochrana přírody V/ Realizace vyhlášky o chráněných částech území A/ Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody A/5 70 Odpadové hospodářství V/ Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství A/5 MÍSTNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, ŽIVNOSTI 71.1 Organizace a zařízení V/ Zřizování, rušení a změny organizací a zařízení A/ Bytový a nebytový majetek S/ Pohřebnictví V/ Doprava V/ Obchod a cestovní ruch V/5 OSTATNÍ AGENDA 81.1 Územní plány A/ Urbanistické studie A/ Územně plánovací podklady V/ Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace týkající se stavby (kolaudace, změny...) V/ Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) A/ Stavební úřady korespondence S/ Problematika radonu V/ Program obnovy venkova V/ Péče o občanské záležitosti S/ Slavnosti, vzp. akce, koncerty, kulturní a jiné veř. Produkce, kult. instituce a zař., kursy V/5 87 Kroniky A/ Péče o kulturní památky, památkové rezervace, zóny, ochranná pásma, vč. evidence A/ Prohlášení MK za kulturní památku, památkovou rezervaci, zónu, ochranné pásmo A/ Věci církví a náboženských společností V/ Školy a školská zařízení V/ Zdravotnictví V/ Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví A/ Regresní náhrady S/ Sociální péče S/ Péče o společensky nepřizpůsobivé občany V/ Záležitosti národnostních menšin V/ Požární ochrana S/ Shromažďování V/ Záležitosti vojensko-správní V/ Konkrétní územní změny A/ Záležitosti státních hranic A/10

12 98.1 Hlášení evidence obyvatel V/ Evidenční listy obyvatel A/ Národnostní menšiny a uprchlíci V/ Rozhodování o zrušení trvalého pobytu V/ Přihlašovací lístek k trvalému pobytu S/ Potvrzení o změně místa trvalého pobytu S/ Archivy a archivnictví V/ Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství A/ Číslování domů A/5 Ochrana veřejného pořádku Zprávy o ochraně veřejného pořádku V/ Součinnost s jinými orgány a organizacemi S/ Zprávy a informace o občanech S/5 Používání státních znaků a symbolů Znaky, barvy a prapory obce A/ Pečetidla a razítka V/ Sbírky V/ Ztráty a nálezy S/ Evidence hrobů a válečných hrobů A/5