Grantové projekty. V současné době jsou zpracovány tyto části:

Transkript

1 Grantové projekty V současné době jsou zpracovány tyto části: - konzultace záměru grantového projektu - registrace grantového projektu - zahájeni realizace grantového projektu 1. Schéma konzultace záměru a registrace grantového projektu

2 2. Schéma zahájení realizace grantového projektu

3 3. Přihlášení do systému DMS Spustíte internetový prohlížeč a do pole adresa napíšete: V přihlašovacím okně se přihlásite do DMS Objeví se Vám základni obrazovka systému DMS Pole pro vyhledávání Menu programu Jméno a heslo je shodné s přihlášením do Novellu Ikony pro rychlé spouštění akcí Složky - dostupné moduly v DMS

4 4. Zahájeni registrace projektu nebo konzultace záměru V seznamu modulů vyberete grantové projekty a pak registraci projektu KLIK KLIK

5 Zobrazí se formulář registrace projektu, který má několik sekcí. Pokud chcete jen konzultovat Váš záměr grantového projektu s fakultním Centrem projektů, stačí vyplnit sekci Záměr a dole kliknout na Konzultace záměru (CP). Všechny položky sekce jsou pro konzultaci záměru povinné. KLIK

6 5. Význam ikon ve formuláři Kliknutím na ikonu hlavy vyberete osobu z adresáře Tlačítkem Aktualizuj doplníte mail a telefon Žlutý trojůhelník - povinný údaj, pole musi být vyplněno Rozbalovaci nabídka seznamu pro toto pole. Kliknutím na položku v nabízeném seznamu vložíte položku do pole Vymazání obsahu pole Tlačítko pro přidání další položky

7 6. Uložení rozpracovaného projektu Vyplňování formulář Registrace grantového projektu můžete přerušit a rozpracovaný formulář si uložit a později se k němu vrátit. Ve spodní části formuláře k tomu slouží tlačítko Uložit rozpracované KLIK Po odkliknutí se objeví hláška: Workflow registrace grantového projektu bylo zahájeno. Projekt se nikam neodesílá, pouze se uloží do Vašich osobních úkolů, odkud jej snadno vyvoláte. Kliknutím vpravo nahoře na menu Osobní / Úkoly vyvoláte seznam všech Vašich DMS úkolů, které čekají na vyřízení

8 V Osobní úkoly najdete uložený projekt pod označením Rozpracovaný grantový projekt. Kliknutím jej můžete opět otevřít pro editaci 7. Centrum projektů - Konzultace záměru Pokud projekt odešlete ke konzultaci záměru do fakultního Centra projektů, přijde pracovníkům centra do jejich osobních úkolů k vyjádření. Zároveň jsou informováni o novém úkolu mailem. Číslo projektu Do Osobní / Úkoly pracovníka Centra projektů dorazil nový úkol - Konzultace záměru. Po odkliknutí se zobrazí formulář

9 Pracovníkovi Centra projektů se zobrazi podobný formulář jako řešiteli při registraci grantového projektu. Je v něm jedno povinné pole a to Výsledek konzultace. Jedna z možností musí být vybrána. Musi být vybrána jedna z možností - Záměr doporučen k podání žádosti - Záměr doporučen k rozpracování - Záměr nevyhovuje Do poznámky ve spodní části formuláře v sekci Workflow by měl pracovník Centra projektů přidat komentář k zvolenému výsledku konzultace, popřípadě další informace pro řešitele. Nakonec tlačítkem Odeslat vrátí projekt řešiteli.

10 Tlačítkem Odeslat ukončíte konzultaci a vrátite projekt řešiteli Vloženou poznámku potvrdíte tlačítkem Přidat poznámku Tlačítko Zpět Vás vrátí do Úkolů. Konzultace zůstává nevyřízená Podle výsledku konzultace může řešitel pokračovat v registraci grantového projektu. Projekt se mu vráti do Osobní / Úkoly jako krok Doplněni žádosti. Pokud nechce projekt podávat použije tlačítko Zrušit registraci projektu. Konzultace záměru není povinná. Řešitel může rovnou vyplnit celý formulář registrace grantového projektu a rovnou jej poslat do schvalovacího řízení.

11 8. Pokračování v registraci - další sekce formuláře V sekci Žádost doplníte další údaje potřebné pro registraci. Většinu údajů vybíráte z nabídky. Pozorně čtěte komentáře, které upřesňují význam polí. Číslo projektu se doplní automaticky Externí řešitele vybíráte ze seznamu pomocí tlačítka. Správu seznamu má na starosti OPS. Pokud ext. řešitele v seznamu nenajdete, obraťte se na OPS. Pokud přidáte omylem špatného řešitele můžete jej tlačítkem Smazat odstranit nebo tlačítkem Upravit změnit

12 V sekci Workflow je vidět historie kroků registrace grantového projektu a je zde místo pro obecnou poznámku. Do sekce Spoluucast univerzity na financováni projektu řešitel rozepíše finanční požadavky na ČZU podle roků a řešitelů. Finanční spoluučast má svoji poznámku. Obecná poznámka Tlačítko Přidat rok vloží do tabulky nový sloupec. Každý sloupec má tlačítka Upravit a Smazat pro editaci tabulky Poznámka k financování Odeslat ke schválení pošle projekt ke schválení vedoucím, děkanům a tajemníkům Zrušit registraci projektu - projekt se ukončí a odstraní Zrušit - zavře formulář, změny se neuloží, projekt zůstane v původním stavu

13 9. Schválení vedoucím, děkanem, tajemníkem Schvalovatelé vidí všechny položky formuláře. Na konci formuláře mají tlačítka Svaluji a Neschvaluji. Pokud projekt nechtějí schválit musí vyplnit komentář do poznámky. Doplnit poznámku, pokud Neschvaluji Tlačítka Schvaluji a Neschvaluji Tlačítko Zpět vrací do Osobních úkolů. Úkol zůstává nevyřešen

14 10. Zajištění podpisu rektora a archivace Pokud některý ze schvalovatelů grantový projekt neschválí, vrací se projekt zpět k řešiteli na Doplnění žádosti. Řešitel je o tom informován mailem a úkol Doplnění žádosti se mu objeví v Osobních úkolech. V případě schválení všemi schvalovateli se projekt předá na OPS. To zajistí podepsání rektorem, projekt odešle na GA a projekt v DMS archivuje. Tím končí zpracováni registrace grantového projektu. 11. Report Moje grantové projekty Každý řešitel si může zobrazit v jakém stavu registrace se nachází jeho podané projekty. V Firemní / Plocha / Grantové projekty je ikona Reporty, pod kterou naleznete volbu Moje projekty. Pod ikonou Reporty najdete sestavu Moje projekty

15 Pracovníci OPS a fakultních CP mají k dispozici další sestavy, které přehledně zobrazují všechny podané grantové projekty Poslední sloupce sestavy informují o kroku ve kterém je registrace projektu, kdo tento krok zpracovává a od kdy má tento krok u sebe

16 12. Projekt byl schválen, zahájení realizace projektu Realizaci projektu zahajuje OPS na základě informace z grantové agentury, že byl projekt přijat. Vyhledá v DMS registraci přijatého grantového projektu. Po rozkliknutí se objeví data z registrace. Tlačítko Zahájit druhou fázi projektu vyvolá formulář pro spuštění realizace grantového projektu

17 Do nového formuláře se zkopírují data z formuláře Registrace projektu. Data z registračního formuláře. OPS data zkontroluje, popřípadě opraví. Nová data - vláčky zakázek a číslo bankovního účtu Poznámky OPS, ekonomického a právního ddělení ke grantové smlouvě Do příloh OPS vloží dokument, dokládajíci přijetí grantového návrhu Zahájit spustí workflow II. fáze - Realizace grantového projektu

18 13. Data v sekci Projekt Do sekce projekt se přenáší data z I. části Registrace grantového projektu

19 14. Schéma Zahájení realizace grantového projektu

20 15. Formulář pro ekonomické a právní oddělení Ekonomické oddělení doplní do formuláře vláčky zakázek pro přímé a nepřímé náklady a pro náklady na spoluučast. Dále doplní číslo bankovního účtu a pokud má k dispozici grantovou smlouvu nebo její návrh, mǔže do Poznámky EO doplnit připomínky Právní odděleni doplní do Poznámky PO připomínky k návrhu grantové smlouvy Doplní ekonomické oddělení Připomínky OPS, EO a PO k návrhu smlouvy Odeslání do dalšího kroku

21 16. Formulář pro řešitele Řešitel může opravit data v sekci Projekt. Řešitel zpracuje připomínky OPS, EO a PO ke grantové smlouvě a zaškrtne, jestli je třeba naskenovat smlouvu znovu. Doplní datum zahájení projektu. Návrh grantové smlouvy byl změnen - ANO znamená, že smlouva bude naskenována znovu

22 17. Práce s přílohami V libovolném kroku lze ke grantovému projektu přidávat přílohy. V sekci přílohy, která je úplně na konci formuláře, můžete také vytvářet složky a podsložky. Přidat dokument umožňuje vložit libovolný dokument z Vašeho PC do projektu Přidané přílohy a složky Přidat složku vytvoří novou složku pro přilohy Otevřít - zobrazí náhled dokumentu Stáhnout - umožní uložit dokument do Vašeho PC U archivovaného zahájeného projektu je v příloze složka Žádost a v ní se nachází formulář Registrace grantového projektu.

23 18. Přístup k archivovaným projektům Po archivaci druhé části - Zahájení realizace projektu - budou mít řešitelé přístup ke svým projektům. Přístup bude nastavovat na základě požadavku OPS ve spolupráci se správcem systému. Nastavení bude prováděno individuálně tak, aby byla zajištěna ochrana dat řešitele. Ke svým uloženým projektům se řešitel dostane z Menu - Firemní / Plocha / Grantové projekty / <Fakulta> / <Rok> / <Projekt>