ASEP školení pro začínající zpracovatele. Základní informace o zpracování a vkládání dat přes webové formuláře.

Transkript

1 ASEP školení pro začínající zpracovatele Základní informace o zpracování a vkládání dat přes webové formuláře.

2 Databáze ASEP charakteristika ASEP evidence publikační aktivity AVČR Bibliografická databáze Plnotextová databáze Datový repozitář Personální databáze Databáze, ze které se exportují data do jiných systémů Data od roku ústavů AV ČR (2018) cca 70 zpracovatelů ústavů

3 Databáze ASEP kdo se o ni stará Zpracovatel osoba zodpovědná za data ústavu Zajišťuje správné a včasné uložení dat do systému Spravuje autoritní záznamy ústavu Vytváří soubory pro RIV dle pokynů KNAV Podílí se na vývoji systému z pohledu potřeb svého pracoviště Knihovna AV ČR, v. v. i. Koordinace sběru dat celé AV ČR Pořádání školení, seminářů pro zpracovatele Zajišťuje vývoj a úpravy celého systému Exporty vybraných záznamů

4 Databáze ASEP systém Vstup dat myasep - formuláře ARL - vyplněním formuláře se vytvoří záznam, který je ihned k dispozici v on-line katalogu - IPACu Úpravy dat formuláře, klient ARL (program na počítači zpracovatele), úpravy záznamů, které nelze udělat ve formulářích, kontroly dat, kontroly duplicit, specializované výstupy a exporty dat výstupy, exporty myasep, klient ARL Zveřejnění 1 online katalog ARL/Repozitář AV ČR Zveřejnění 2 Analytika ASEP (bibliografie ústavů, personální bibliografie, statistiky, grafické výstupy analýzy) - Analytika ASEP gama výstupy podle týmů sloužily k hodnocení AV

5 Důležité informace pro zpracovatele Knihovna AV ČR, v. v. i. ASEP homepage MyASEP - formuláře Online katalog/ipac/repozitář AV ČR Analytika ASEP Analytika ASEP-gama Kontakt arl@lib.cas.cz

6 Podpora

7 Databáze ASEP export Data z ASEPu jsou upravena tak, aby je bylo možno využít i v jiných systémech. RIV Registr informací o výsledcích Vybrané záznamy jsou v ASEP označeny k exportu do databáze RIV. NUŠL Národní registr šedé literatury Data šedé literatury jsou sklízena do systému NUŠL. Více zde OpenAIRE - Open Access Infrastructure for Research in Europe Projekt OpenAIRE je financován EK, aby podporoval její politiku a pravidla otevřeného přístupu v rámci Horizontu Repozitář ASEP je sklízen pomocí OpenAIRE od října Více zde

8 Zpracování - manuál, podpora Manuál ASEP Co patří a co nepatří do ASEP (RIV) Kam zařadit dokument Jak se vyplňují jednotlivá pole Číselníky Podpora ASEP Stránka, kde na jednom místě najdete informace a praktické rady, které se týkají všech součástí zpracování (formuláře, klient, katalogy)

9 Zpracování GDPR a seznam zpracovatelů GDPR v ASEP Každý nově zaškolený zpracovatel by měl věnovat pozornost informacím o GDPR na našich stránkách Informace o zpracování osobních údajů v%c3%a1n%c3%ad%20osobn%c3%adch%20%c3%badaj%c 5%AF.pdf A také si přečíst jaké informace a proč o něm sbíráme (seznam zpracovatelů). Nepotřebujeme jeho souhlas, ale může podat námitku.

10 Jaká data se evidují v ASEP Povinné je hlásit do ASEP všechny výsledky, které podléhají povinnosti hlášení do RIV a další původní vědecké práce pracovníků ústavu, které byly zveřejněny v tištěné nebo elektronické formě a vznikly v rámci pracovního poměru na tomto ústavu. Přípustné je hlásit do ASEP přehledové práce (tzv. Reviews), popularizační a informační články, beletrii, literaturu faktu, práce vypracované na jiných pracovištích (např. v rámci stáže a pod.), souhrny nebo abstrakta přednášek publikované v konferenčních sbornících, disertace (A, D, I, N). Záznamy o těchto pracích slouží k vytváření přehledů o celkových aktivitách AV ČR, avšak nepředávají se do RIV. Vyloučené z hlášení do ASEP jsou práce dosud nezveřejněné a to i v případě, že spadají do předchozích kategorií (např. práce v tisku) a práce, které se tematicky nevztahují k činnosti daného ústavu.

11 Způsoby vytváření záznamů 1. Záznamy vytváří pouze zpracovatelé 2. Záznam vytvoří autoři, zpracovatelé záznamy zkontrolují Individuální účet autorů Autor si zažádá o vytvoření účtu pomocí formuláře předregistrace, zpracovatel ho vytvoří. Autor potom vytváří své záznamy přes webový formulář, může se k nim vracet a opravovat. Může přidávat plné texty ke svým záznamům. Anonymní účet Autor vytvoří záznam a odešle a záznam má k dispozici už jenom zpracovatel. Zásada: nové záznamy se vytvářejí přes webové formuláře.

12 1. Záznamy vytváří pouze zpracovatel potřebuje úplné podklady ke zpracovávanému dokumentu, na jejichž základě zpracuje záznam a odešle ho k vystavení (do IPAC - online katalog) Povinnost ohlášení práce má první autor z AV ČR uvedený ve zveřejněné publikaci Podklady: - nejlépe originální dokument - kopie titulních listů, prvních stran článků - oskenované titulní listy - webové zdroje článek v on-line časopise, WOK, SCOPUS, NK Ulrich

13 2. Formulář vyplní vědec zpracovatel kontroluje, odesílá do IPAC je nutné kontrolovat hlavně správnost a úplnost údajů (především autory, RČ, ISSN/ISBN, UT WOS, EID SCOPUS, projekty, překlady, počet autorů, webové odkazy, afiliace autorů atd. podklady (originální dokument, kopie titul. listů) využívat zdroje na internetu např.: RIV databáze výsledků, hodnocení, struktura dat, číselníky, metodika CEP databáze projektů Web of Science/JCR Databáze ISSN ověření ISSN českých časopisů Mezinárodní databáze ISSN SCOPUS/SJR JIB, Národní knihovna ČR Linky viz

14 Zpracovatel by neměl: vyhledávat podklady pro záznamy sám vymýšlet klíčová slova, anotace, překlady rozhodovat u "nejednoznačných" dokumentů, zda se mají či nemají zařadit do RIV přiřazovat institucionální podporu (RVO) a granty

15 RIV x ASEP RIV v databázi jsou vybraná data z databáze ASEP, záznamy musí splňovat metodiku RIV databázi provozuje Úřad vlády a odpovídá za ni Rada pro výzkum, vývoj a inovace (zajišťuje aktualizaci dat, určuje strukturu dat, hodnocení dat ) ASEP databázi provozuje Knihovna AV ČR a odpovídá za ni oddělení ASEP zaslaná data můžeme opravovat, vytváří se statistiky

16 Přihlášení do myasep zápis, editace, mazání záznamů Přístup do formulářů online katalog přihlášení do myasep Obdržíte přihlašovací jméno a heslo

17 Přihlášení do myasep zápis, editace, mazání záznamů Nový bibliografický záznam zápis záznamů, formuláře Všechny záznamy zobrazení všech záznamů ústavu (odeslané i neodeslané) v aktuálním sběru, možnost editace, smazání záznamů Záznamy akt. roku sběru (odeslané) - odeslané záznamy ústavu v aktuálním roce sběru Rozepsané záznamy (neodeslané) všechny neodeslané záznamy ústavu v aktuálním roce sběru,spadají sem i neodeslané záznamy autorů, které vytvoří přes svůj individuální účet Kontroly dat kontroly záznamů před RIV Výstupy RIV generování vav souborů pro poskytovatele Autority autorů výstupy pro kontrolu autorit Všechny záznamy v online katalogu záznamy ústavu za všechny roky Záznamy s uloženým plným textem všechny záznamy ústavu s plným textem (všechny statusy) Záznamy s uloženou recenzí záznamy, které mají citační ohlas nebo recenzi Záznamy s uloženým plným textem pro NUŠL Archiv všechny záznamy ústavu, jejichž plný text má status Archiv Záznamy v ASEP s datasetem v ASEP Záznamy v ASEP s datasetem v jiném repozitáři

18 Zapsání a uložení záznamu 1. Zpracovatel se přihlásí do myasep 2. Nový záznam - vybere druh dokumentu, který bude vytvářet, zobrazí se prázdný formulář 3. Vyplní pole, použije rejstříky 4. Záznam uloží tím se záznamu přidělí jednoznačné systémové číslo (SYSNO) 5. Pokud je záznam zkontrolovaný, může se zveřejnit v on-line katalogu - zaškrtne se 6. Odeslanému záznamu se přidělí handle (trvalý odkaz) 7. Uložený záznam je možno editovat

19 Nový záznam výběr databáze

20 Nový záznam výběr formuláře

21 Nový záznam - formulář Nový záznam Volba dílčí báze Kopie záznamu Tisk Nahrát přílohu Návrat do myasep Uložení záznamu Odhlášení Volba zobrazení formulářů Odkaz do rejstříku Kontrola záznamu Import záznamů z WOS/SCOPUS Vyhledání sysna (sedmimístné číslo, zleva doplněné nulou) Přidání/smazání dalšího bloku polí Volba formátu zobrazení, šipky schovají zobrazení

22 Nápověda

23 Po uložení se přidělí sysno a na liště se objeví Do IPAC Po odeslání do IPAC se přidělí handle trvalý link. Záznam je od té doby vyhledatelný v online katalogu a zveřejněn na AA Pole je přepínací zobrazování v IPAC lze opět vypnout Při uložení budou probíhat automatické kontroly (nastavujeme) Odesíláme do IPAC pouze zkontrolované a ověřené záznamy!! Před uložením Podpora - Desatero kontroly záznamu

24 Rok sběru (vykazování, odevzdání do RIV) Rok vydání (rok uplatnění) Rok sběru = rok odevzdání dat do RIV (duben, květen), může se lišit od roku vydání, přidělí se automaticky při uložení záznamu Překlopení roku sběru provádíme v březnu, do té doby by měly být zapsány všechny záznamy, které zapsat lze. V aktuálním roce sběru lze editovat všechny údaje v záznamu Rok sběru v IPAC Rok sběru ve formulářích

25 myasep aktuální rok sběru všechny záznamy odeslán neodeslán

26 Rejstříky Autoři Názvy periodik Názvy sborníků Názvy konferencí Granty Spolupracující instituce Než zapíšeme novou autoritu, ověříme, zda již není v rejstříku!! Pokud je potřeba autoritu opravit, lze to udělat: - přes formuláře - přes program klient Autority periodik má práva opravovat pouze KNAV

27 Rejstříky ikona zeměkoule na konci řádku

28 Rejstřík autorů dvojím poklikem vybereme požadovaného autora. Pokud se jedná o autora z ústavu AV, je v rejstříku uvedený se jménem i příjmením a zkratkou ústavu Vyhledávací termín Spuštění vyhledání Volba zobrazení Skrytí okna zobrazení Načtení dalších termínu z rejstříku Výsledek vyhledávání

29 Rejstřík projektů vyhledání podle čísla projektu nebo ústavu Uvádí se všechny projekty, za jejichž finanční podpory výsledek vznikl. Projekty CEP: uvádí se projekty, kde je ústav příjemcem či spolupříjemcem (platí i pro spolupracující ústavy). U projektů CEP je nutno uvádět správné číslo z rejstříku projektů CEP (předdefinované autority). U projektů EU se vyplní Název poskytovatele EU. U projektů, které nejsou v CEP se uvádí číslo, poskytovatel do pole Poskytovatel ostatní a země projektu. Popis jednotlivých polí u projektů viz Autorita - projekt

30 RVO Uvádíme RVO za všechny spolupracující ústavy

31 Oprava autority Zobrazení uživatelský formát lupa Autorita se otevře v samostatném okně. Po editaci uložíme

32 Lze editovat záznamy i autority pouze svého ústavu Přihlášen je ARUB, záznam patří GLU

33 Editace, smazání záznamu aktuální rok sběru - správa všech záznamů ústavu, editace, mazání ostatní roky sběru lze editovat s výjimkou polí projekt, označení záznamu do RIV, RVO

34 myasep x klient Změny, které nelze dělat v myasep, ale pouze v klientovi: Změna typu dokumentu Vložení mazacích/opravných kódů Spojení autorit Náhled chronologie změn v záznamu

35 Anonymní a individuální přístup Anonymní přístup - např. brigádníci, začínající zpracovatelé bez hesla Je nutné se přihlásit do myasep Má nastavena práva na zápis nového záznamu Uložení záznamu = odeslání záznamu mimo konto anonymního přístupu zpracovateli v ústavu (osobě odpovědné za zpracování publikační činnosti) Po uložení/odeslání záznamu se nemůže vracet a editovat záznam Nemá práva na přikládání plných textů k záznamům Individuální přístup vědci, brigádníci individuální uživatelé zapisují záznamy, vidí záznamy, které vytvořili - odeslané i neodeslané editovat mohou pouze neodeslané záznamy v aktuálním roce sběru Jakmile zpracovatel zkontroluje záznam a odešle jej do IPAC, ztrácí právo na editaci a mazání záznamu mohou přidávat plné texty k záznamům, kde jsou uvedeni v autorských údajích (i ke spolupracím)

36 Export dat do RIV Export dat do RIV se řídí pravidly, které jsou popsány v Metodice zařazení dat do RIV (viz podmínky zařazení do RIV) Příznak, že je záznam označen k odevzdání do RIV, se zobrazí ve zkráceném formátu: BC-A 2016 RIV US eng J - Článek v odborném periodiku Ve výběru formátu zobrazení je také formát pro RIV (formuláře, online katalog obsahuje pole, které jsou nadefinována v exportu do RIV Některé typy dokumentů lze exportovat do RIV pouze jako O ostatní nebo jiný typ dokumentu Uložit do RIV jako Podpora - Desatero kontroly záznamů před exportem do RIV

37 Popis údajů RIV 2018 Pro zpracovatele RIV Sběr 2019

38 Metodika hodnocení výzkumných organizací Pro zpracovatele RIV Sběr 2019

39 Online katalog ASEP / Institucionální repozitář AV ČR

40 Online katalog - slovník - rejstříky

41 Linky v online katalogu RIV, DOI, WoS, SCOPUS, PUBMED, repozitář

42 Ukládání plných textů k bibliogr. záznamům v online katalogu Kdo může uložit plný text do repozitáře? Zpracovatel Autor, který má zřízen uživatelský účet Každý přiložený plný text musí zpracovatel schválit (s výjimkou statusu Archiv) Kdo může mazat plný text z repozitáře? Zpracovatel dokud není plný text ještě uložen (čeká na schválení zpracovatele) KNAV na požádání (mail), pokud je plný text uložen (po schválení) Jaká díla mohou být ukládána do repozitáře? Dílo může být vloženo do repozitáře, pokud to umožňuje smlouva s vydavatelem, nebo vydavatelem je ústav a jedná se o zaměstnanecké dílo

43

44 Možnosti zpřístupnění Veřejně přístupný Plný text díla je přístupný pro všechny uživatele repozitáře ASEP. Veřejně přístupný s embargem Plný text díla bude přístupný pro všechny uživatele až po uplynutí doby zadané zpracovatelem či autorem. Do této doby je na vyžádání po kliknutí na Vyžádat a vyplnění formuláře může být kopie článku zaslána Přístupný pro ústav Plný text díla je přístupný zaměstnancům pracoviště, na kterém dílo vzniklo (po přihlášení svým heslem), pro ostatní uživatele je na vyžádání. Nepřístupný Plný text díla je přístupný pouze zpracovateli daného pracoviště a autorovi, který plný text vložil, pro ostatní uživatele je na vyžádání. Archiv U záznamu není informace o uloženém plném textu. Záznam není vyhledatelný při výběru limity plný text. Není žádán souhlas k uložení a dokument je přístupný pouze pro zpracovatele nebo na zvláštní přihlášení. Plný text může zpracovatel smazat. Pokud si nejste jisti, jakou formu zpřístupnění vybrat, zvolte formu archivace - Nepřístupný, nastavení se dá případně změnit. Plný text díla je vždy přístupný zpracovateli daného pracoviště a popř. autorovi, který plný text vložil.

45 Neschválený plný text se v online katalogu nezobrazuje Přihlášení - zpracovatel Správa příloh schválení plného textu

46 Schválení plného textu a spoluautorství Plné texty, přiložené autorem k záznamům, schvaluje zpracovatel. Při schvalování systém nabídne zpracovateli odeslání mailů spoluautorům s dotazem, zda souhlasí se zveřejněním u těchto režimů zveřejnění: veřejně přístupný, přístupný pro ústav, veřejně přístupný s embargem. Zpracovatel rozhodne podle pokynů autora, zda maily rozesílat (lze přidat maily dalších spoluautorů, kteří nejsou z AV nebo zde nemají uvedený mail). Spoluautoři obdrží mail, rozkliknou odkaz a potvrdí nebo zamítnou zveřejnění. Po schválení případnými spoluautory a zpracovatelem bude záznam vyhledatelný (záleží na statusu zveřejnění) a práva na nakládání s plným textem bude mít pouze zpracovatel.

47 Veřejně přístupný PT Veřejně přístupný s embargem Přístupný pro ústav Stavy PT Čeká na schválení Schválení Neodesílat maily Rozesílání ů pro souhlas Souhlas autora/spoluautorů Nesouhlas Informace o uložení PT Rozhodnutí o změně přístupu

48 Analytika ASEP dynamické webové stránky

49 Analytika ASEP

50 Analytika ASEP statistika pro oddělení

51 Analytika ASEP záznamy, odkazy

52 Web IS VaV

53 Web IS VaV

54 Co kde hledat? CEP ověření správného zápisu projektů (prefixy ) RIV registr informací o výsledcích, kontrola již odevzdaných záznamů Výzkum.cz - hodnocení záznamů Manuál/Popis údajů RIV ověření správného zařazení do druhu dokumentu Metodika hodnocení popis druhu dokumentu, Podpora návody, manuály

55 CEP centrální evidence projektů

56 RIV rejstřík informací o výsledcích

57 Provázání záznamů CEP RIV účastníci projektu

58 Provázání záznamů CEP RIV výsledky k projektu

59 Provázání RIV CEP Projekt, výzkumný záměr k výsledku

60 Hodnocení RIV

61 Hodnocení 2017 bibliometrie

62 WoS put.do?product=wos&sid=z1gnh2a9lhjadbfp6pn&sear ch_mode=generalsearch Podle WoSu je potřeba zkontrolovat: počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo, strany od-do, projekty, druh dokumentu, ISSN/ISBN Doplní se DOI, UT WOS. Pokud je rok sběru shodný s rokem vydání a záznam není ve WoS a není potřeba ho poslat do RIV na končící grant, je lepší záznam poslat až příští rok, až se ve WoS objeví. Pokud jsou některé údaje v záznamu WoS chybné, je možné je opravit přes Suggest a correction.

63 SCOPUS Podle SCOPUSu je potřeba zkontrolovat: počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo, strany od-do, druh dokumentu, ISSN/ISBN, DOI Doplnit SCOPUS ID (doporučeno) exportuje se do RIV

64 Systém ASEP ARL Repozitář plných textů Repozitář datový Analytika ASEP Webová aplikace KNAV API OpenAIRE Databáze ASEP Bibliografické záznamy OAI NUŠL XML RIV

65 Uživatelé Vedení AV ČR Hodnocení ústavů, týmů Poskytovatelé Hodnocení projektů Rada vlády Hodnocení pracovišť ČR KNAV administrace a vývoj systému data pro hodnocení v AV, národní hodnocení bibliometrické výstupy AV semináře, školení Ostatní uživatelé On-line katalog Vedení ústavů Hodnocení pracoviště, oddělení, autorů Zpracovatelé Zpracování bibliografických záznamů, ukládání plných textů a dat Správa oddělení Exporty dat do RIV Autoři Ukládání záznamů, plných textů a dat

66 Termíny, na co dát pozor systém je on-line - zpracovávat průběžně - opravovat a odesílat do IPAC povinnost hlásit práci má první autor z AV ČR uvedený na zveřejněné publikaci Aktuální doporučení Akademické rady psát do všech záznamů do RIV RVO (institucionální podpora) všech AV pracovišť Ověřovat správnost zápisu projektů CEP, kde je ústav příjemcem Leden - vytvářejí se statistiky za celou AV ČR + GA AV ČR Březen/duben překlopení roku sběru Duben/květen - příprava dat pro RIV Léto - mimořádné opravy předchozích sběrů a opravy rozporů v RIV Srpen září - hledané projekty bez výstupu, opravy Podzim seminář ASEP, novinky, důležité informace

67 Kontakty, připomínky, dotazy Jana Doleželová Zdeňka Chmelařová Karolina Podloucká Kateřina Janderová Petra Bártková