PŘÍRUČKA IMS. Základní dokument Integrovaného Management Systému. Kvality a Environmentu, zpracovaný v souladu s normami

Transkript

1 PŘÍRUČKA IMS Základní dokument Integrovaného Management Systému Kvality a Environmentu, zpracovaný v souladu s normami ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 Zpracoval: Tomáš Dáňa Jednatel Dne: Kontroloval: Ondřej Král Představitel vedení pro kvalitu a environment Dne: Schválil: Tomáš Dáňa Jednatel Dne: Verze: 2 Platnost: od Tomáš Dáňa - jednatel COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 1/29

2 ÚVOD Identifikace organizace Název organizace: COTTEX Trade s.r.o. Sídlo: U Tří dubů 2487/11, České Budějovice, Česká Republika Právní forma: Společnost s ručením omezeným Statutární orgán: Jednatel Adresa provozovny: Roudná č.p.1, Soběslav, Česká Republika 1. PŘEDMĚT NORMY Integrovaný systém managementu (IMS) organizace COTTEX Trade s.r.o. vychází ze zásad Systému managementu kvality (QMS) a Systému environmentálního managementu (EMS) uvedených v normách ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 a určuje rozsah uplatnění uvedených norem. Obě normy se uplatňují v plném rozsahu. Účelem předmětu IMS je zaměřit se na dosažení spokojenosti zákazníka a zajistit, aby produkty a služby poskytované organizací splňovaly požadavky zákazníků a aplikovatelné požadavky zákonů a předpisů, napomoci dosažení zamýšlených výstupů při zdokonalování environmentální výkonnosti, dodržování závazných povinností, plnění environmentálních cílů a udržování neustálého zlepšování. 2. CITOVANÉ DOKUMENTY ISO 9001:2015 a ISO 14001: TERMÍNY A DEFINICE Výklad a definice pojmů jsou uvedeny v příslušných normách ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 v bodě 3. Termíny a definice. Použité zkratky v IMS: 5S - 5 základních pravidel, kterými by se měla řídit organizace usilující o zavedení přehledných a čistých procesů (rozděl setřiď uspořádej zdokumentuj dodržuj) 8D report - metoda používaná ke zlepšení kvality ve výrobě a k řešení různých problémů. Jeho smyslem je identifikovat, napravit a eliminovat opakování problému a je užitečný při zlepšování kvality výrobku a výroby BOZP - Bezpečnost a ochrana zdraví při práci IMS Integrovaný systém managementu PO - Požární ochrana SM Směrnice COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 2/29

3 ÚNMZ - Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví VŠ - Vysoká škola QMS - Systém managementu kvality EMS - Systém environmentálního managementu 4. KONTEXT ORGANIZACE 4.1 Porozumění organizaci a jejímu kontextu Organizace má v souladu s požadavky norem ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 vytvořen KONTEXT ORGANIZACE, který je dokumentován, uplatňován a neustále zlepšuje efektivnost a environmentální výkonnost organizace. Organizace definovala interní a externí aspekty, které jsou relevantní pro její účel a strategické zaměření s cílem naplnění požadavků systému managementu kvality a systému environmentálního managementu. Tyto rizika a příležitosti, popsané v dokumentu Kontext organizace, zohledňují podnikatelské prostředí společnosti, interní a externí vlivy. Pravidelné přezkoumání probíhá jednou ročně v rámci procesu přezkoumání systému managementu. Účelem dokumentu Kontext organizace je shromáždění informací, které vedení pomohou při jejím řízení v rámci procesů organizace. Jde o informace, které jsou relevantní pro procesy organizace. V analýze rizik (SWOT) jsou identifikována rizika a příležitosti pro zlepšování kvality produktů, služeb a environmentální výkonnosti. 4.2 Porozumění potřebám a očekáváním zainteresovaných stran Organizace si je vědoma toho, že je závislá na zainteresovaných stranách, a proto usiluje o to, aby porozuměla jejich současným a budoucím potřebám a očekáváním, a své úsilí zaměřuje na plnění jejich požadavků. Organizace pravidelně analyzuje své schopnosti, tak aby identifikovala zainteresované strany a stanovila vhodný způsob komunikace. Zainteresované strany: Vlastník organizace společník COTTEX Trade s.ro. Vrcholové vedení jednatel společnosti Zákazníci dodavatelé a odběratelé odpadů, surovin a produktů Pracovníci zaměstnanci organizace Partnerské organizace dodavatelé zajišťující pro organizaci různé služby Dozorové orgány: Česká inspekce Životního prostředí Český metrologický institut Hygienická stanice Česká obchodní inspekce Finanční úřad COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 3/29

4 Živnostenský úřad Celní správa ČR 4.3 Určení rozsahu integrovaného systému managementu Organizace se zabývá především recyklací zinku a obchodem se zinkovými produkty. Rozsah integrovaného management systému (IMS), to je systému managementu kvality a systému environmentálního managementu pokrývá hlavní aktivitu organizace, její činnosti a procesy. Hlavní aktivitou organizace je: Recyklace zinku, obchod se zinkovými produkty a druhotnými surovinami Recycling of zinc, trading of zinc products and secondary raw materials Procesy, týkající se hlavní aktivity organizace, probíhají v následujícím místě: Provozovna COTTEX Trade s.r.o.: Roudná č.p.1, Soběslav, Česká Republika Veškeré stávající i nové procesy probíhají a jsou řízeny výhradně v provozovně společnosti. Z norem ISO 9001:2015 a 14001:2015 nebyl v rámci rozsahu IMS vyloučen žádný prvek. Procesy organizace v rámci aktivity Recyklace zinku a obchod se zinkovými produkty jsou: a) Sběr a výkup, třídění, úprava a využívání zinkových odpadů b) Nákup a prodej základních zinkových surovin a zinkových produktů c) Návrh, výzkum a vývoj zinkových produktů d) Údržba výrobních a technických zařízení e) Přeprava zinkových odpadů a produktů f) Údržba infrastruktury a budov g) Interní a externí zainteresované strany uvedené v bodě Integrovaný systém managementu (QMS a EMS) Organizace stanovila způsob splnění požadavků obou norem a vytvořila procesy pro plánování, řízení a provádění v Příručce IMS a zahrnula požadavky do svých procesů uvedených v dokumentu Kontext organizace a v bodě 4.3. Určení rozsahu integrovaného management systému, včetně záležitostí ovlivňujících kvalitu produktů a služeb a environmentálních záležitostí, které ovlivňují způsob řízení kvality a environmentální odpovědnosti. Organizace zároveň určila v bodě 4.2 Porozumění potřebám a očekáváním zainteresovaných stran zainteresované strany a jejich požadavky k implementaci a neustálému zlepšování IMS a tím zvyšování environmentální výkonností organizace. Organizace zvažuje rizika a příležitosti IMS, spojená s interními a externími záležitostmi uvedených v bodě 6.1. Opatření pro řízení rizik a příležitostí. COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 4/29

5 4.4.1 Systém managementu kvality a jeho procesy Organizace využívá pro neustálé zlepšování procesů uvedených v bodě 4.3 metodiku PDCA: P (Plan - Plánuj) plánování a řízení procesů, stanovení cílů za účelem dosažení požadovaných výsledků; D (Do Dělej) implementace procesů IMS, určení zdrojů pro efektivní fungování procesů; C (Control Kontroluj) ověřování fungování procesů proti stanoveným cílům, ověřování efektivnosti procesů; A (Act - Jednej) zlepšování procesů řízení, vyhledávání rizik a příležitostí, plánování a řízení změn procesů za účelem zlepšení jejich efektivity. Tímto způsobem je vlastníkem a vrcholovým vedením organizace zajištěna podpora při: dosahování lepšího řízení nastavení proaktivnějšího přístupu ke zlepšování podpory shody produktů a služeb s požadavky zajištění konzistentní kvality produktů a služeb zlepšení důvěry zákazníků a jejich spokojenosti dosahování dlouhodobé strategie úspěchu organizace předcházení negativních dopadů na životní prostředí zlepšování environmentální výkonnosti sdělování informací o životním prostředí zainteresovaným stranám Požadavky na dokumentované informace COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 5/29

6 V průběhu činností souvisejících s řízením a vedením společnosti vznikají nejrůznější dokumentované informace. Dokumentované informace IMS jsou vybrané dokumenty, které jsou potřebné k dostatečnému prokázání shody a účinnosti systému managementu kvality a systému environmentálního managementu v organizaci jak pro požadavky samotné organizace, tak pro požadavky zákazníků, zákonů a předpisů. Nakládání s dokumentovanými informacemi je řízeno pravidly pro tvorbu, řízení a archivování dokumentovaných informací v souladu se směrnicí SM-Q-02 Řízení dokumentovaných informací. Dokumentované informace jsou dále popsány v bodě 7.5 Dokumentované informace. 5. VEDENÍ (LEADERSHIP) 5.1 Vedení (leadership) a závazek Vrcholové vedení se zavázalo k plné odpovědnosti za integraci IMS v organizaci a dbá na uplatňování a neustálé zlepšování integrovaného management systému tím, že: přijímá odpovědnost za efektivnost a integraci IMS do procesů organizace, stanovuje Politiku a cíle kvality, stanovuje Environmentální politiku, stanovuje Environmentální cíle a plánuje jejich dosažení, zvažuje rizika a příležitosti k podnikatelským aktivitám a záměrům, zajišťuje dostupnost zdrojů (lidské zdroje, technologie, infrastrukturu, finanční zdroje), plánuje procesy a řídí provoz, pohotově reaguje na změny podnikatelském prostředí, hodnotí celkovou výkonnost organizace a procesů, včetně environmentálních dopadů, komunikuje prostřednictvím nástrojů interní komunikace uvnitř organizace plnění požadavků a potřeb zákazníků, požadavků zákonů a předpisů v souladu s platnou legislativou, zajišťuje aktualizace IMS, Politik a cílů při změně Kontextu organizace Zaměření na zákazníka Vrcholové vedení zvolilo systematický přístup k vyhledávání problémových situací a jejich řešení, ke zmírnění a odstranění negativních dopadů rizik na neshodu produktů a služeb. Managementem rizik vrcholové vedení organizace (viz čl. 6.1) plně přistupuje k ošetření rizik a příležitostí zaměřených na zákazníka a vyhledává příležitosti, které mohou vést k: přijetí nových postupů, zavedení nových produktů, otevření nových trhů, získání nových zákazníků, COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 6/29

7 budování partnerství, využívání nových technologií využití dalších žádoucích a realizovatelných možností pro řešení potřeb organizace a jejích zákazníků. 5.2 Integrovaná politika Integrovaná politika spojuje zároveň Politiku kvality a Environmentální politiku organizace. Je schválena vrcholovým vedením a uložena dle potřeby na různých místech v provozovně organizace. Rovněž je pro všechny zainteresované strany dostupná na webových stránkách společnosti nebo S Integrovanou politikou jsou seznamováni všichni zaměstnanci na pravidelných setkáních. Za realizaci Integrované politiky je odpovědné vrcholové vedení a všichni pracovníci. Integrovaná politika organizace: odpovídá strategickému zaměření a naplňuje požadavky Kontextu organizace, zahrnuje naplnění požadavků zainteresovaných stran, obsahuje závazek plnit závazné povinnosti, zahrnuje závazek neustálého zlepšování, je dokumentovaná informace a je dostupná zainteresovaným stranám, je implementována, udržována, sdělována a je zajišťováno její pochopení mezi zainteresovanými stranami, identifikuje procesy a činnosti a stanovuje jejich environmentální aspekty, stanovuje environmentální cíle společnosti, obsahuje závazek chránit životní prostředí, Vrcholové vedení stanovilo kroky pro efektivnější sdělování integrované politiky tím, že: stanovuje vhodná media pro komunikaci strategického zaměření, politiky kvality a environmentální politiky sděluje aktuální záměry, politiky a cíle jednotlivým pracovníkům přijímá konstruktivní názory pracovníků a reaguje na zpětnou vazbu přezkoumává soulad strategického zaměření, změn kontextu organizace a politik v případě potřeby přijímá opatření k zefektivnění komunikace 5.3 Role, odpovědnosti a pravomoci v rámci organizace Vrcholové vedení rozděluje role, odpovědnost a pravomoci v integrovaném systému v rámci organizace a informuje jednotlivé osoby o těchto skutečnostech. Vrcholové vedení klade důraz na přidělení a pochopení odpovědností a pravomocí pro relevantní role v celé šíři procesů organizace a na zajištění požadovaných výstupů z procesů, při plnění závazných požadavků z oblasti ochrany životního prostředí a kvality. Přidělení jednotlivých rolí, odpovědnosti a pravomocí vycházejí z povahy jednotlivých procesů. Rozdělení rolí, odpovědností a pravomocí v organizaci stanovuje vrcholové vedení: organizačním schématem a organizační strukturou společnosti (SM-Q-03 Organizační řád), popisy pracovního místa (SM-Q-03 Organizační řád), COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 7/29

8 přehledem odpovědností v konkrétním projektu, ústním pokynem ve formě informování pracovníka a pověření k výkonu a k odpovědnosti za určené činnosti. Každý pracovník je předem informován o tom, kde jeho odpovědnost a pravomoc končí a kde začíná odpovědnost a pravomoc někoho jiného. Při řízení procesů vrcholové vedení organizace zvažuje aktuálnost rozdělení odpovědností a pravomocí a zvažuje možnost úprav organizační struktury, vzhledem ke stanoveným příslušným rolím pracovníků s danými odpovědnostmi a pravomocemi. 6. PLÁNOVÁNÍ 6.1 Opatření pro řešení rizik a příležitostí Obecně Organizace identifikuje riziková místa a příležitosti ve svých procesech, které vycházejí z Kontextu organizace uvedeném v čl. 4.1, a zvažuje veškeré požadavky, které vyplívají z čl. 4.2, a vede o nich dokumentované informace. Při plánování opatření pro řešení rizik a příležitostí organizace bere v úvahu environmentální aspekty procesů a jejich závazné požadavky, dále rizika a příležitosti, které by mohli ovlivnit procesy, a bere zřetel na možné havarijní situace. Organizace se při plánování zabývá všemi slabými místy, která je pro udržitelný rozvoj třeba nejen označit, ale následně také ošetřit a také se zabývá příležitostmi, které se neustále objevují a mohou přinést mnoho pozitivního, ale současně i nová rizika. Organizace řídí rizika a snaží se identifikovaná rizika minimalizovat a využít možností, které ji nabízejí pečlivě ošetřované mimořádné kvality personálu. U identifikovaných rizik vyhodnocuje jejich závažnost, aby bylo možné stanovit priority při jejich ošetřování. Organizace využívá pro řízení rizik nástroj integrovaného management systému, do kterého patří: analýza závazných povinností, kontroly, monitorování, měření procesů, produktů a služeb, návrh a vývoj produktů a procesů, nápravná opatření a procesy zlepšování, interní a externí komunikace se zainteresovanými stranami, pracovní instrukce a výcvik, rozbor a přezkoumání rizik procesu, plánování možných havarijních situací, analýza environmentálních aspektů, proces neustálého zlepšování výkonosti procesu, zabránění negativním dopadům na životní prostředí, zavádění inovativních technologií za účelem: a) ochrany životního prostředí b) zvýšení environmentální výkonnosti c) zvýšení konkurenceschopnosti COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 8/29

9 6.1.2 Environmentální aspekty Procesy a činnosti v organizaci jsou doprovázeny environmentálními aspekty s dopady na životní prostředí. Tyto aspekty jsou identifikovány a dokumentovány v procesech a činnostech organizace. Proces identifikace environmentálních aspektů je neustále aktivní ve vztahu ke změnám v procesech, a to jak v plánovaných, tak i neplánovaných. Environmentální aspekty jsou přezkoumávány na základě vnitřně stanovených kritérií. Pomocí kritérií organizace stanovuje environmentální aspekty, typu nebo včetně četnosti výskytu aspektů a analyzuje environmentální dopady v rámci svých procesů a činností z hlediska závažnosti nebo trvání dopadu. Organizace stanovila environmentální aspekty podle rozsahu uvedeného v bodě 4.3 Příručky IMS. Určování aspektů vnímá vrcholové vedení jako neustálý proces, který zahrnuje změny v systémech, změny produktů a služeb. Postup určování environmentálních aspektů zahrnuje jak standardní tak nestandardní podmínky, jako jsou podmínky při spouštění či odstavení zařízení, zahájení nebo zastavení poskytování služeb a možné havarijní situace procesů a činností. Určené významné Environmentální aspekty jsou udržovány jako dokumentovaná informace. Vrcholové vedení určuje významné environmentální aspekty metodikou analýzy jednotlivých procesů, tak aby hodnotící proces byl maximálně objektivní a bylo možno jej v případě potřeby opakovat. Environmentální aspekty jsou komunikovány prostřednictvím interních komunikačních nástrojů, jako rozesílaný pracovníkům, nebo nástěnky využívané ve spojitosti s komunikováním politiky a cílů organizace jsou zpracovány ve formě tabulky, grafu nebo analýzy jednotlivých procesů a jsou součástí dokumentovaných informací systému Závazné povinnosti Závazné povinnosti jsou důležitou součástí IMS. Vrcholové vedení považuje plnění závazných povinností jako nedílnou součást koncepce k neustálému zlepšování environmentální výkonnosti a označuje je jako jeden ze tří výstupů EMS, tedy výstupů PDCA cyklu. Organizace identifikovala a stanovila seznam závazných povinností a nastavila postup jejich řízení v Registru závazných povinností a udržuje tuto směrnici jako dokumentovanou informaci. K zajištění trvalého přístupu k závazným povinnostem v aktuálním znění využívá organizace softwary Sklad odpadů 8 a EVI 8 vyvinuté společností Inisoft, která je lídrem na trhu se softwary v rámci činností nakládání s odpady, a které umožňují přístup k aktuálním a platným zněním zákonů a právních předpisů v environmentální oblasti. S výrobcem softwaru je uzavřena dlouhodobá servisní smlouva. Softwary jsou pravidelně aktualizovány. Aktualizace vydává výrobce softwaru pravidelně, na základě potřeb uživatelů nebo při jakýchkoliv změnách zákonů a vyhlášek ČR nebo nařízení EU, např. v oblasti používání chemických látek a směsí. Registr závazných povinností je pravidelně aktualizován a je přístupný všem pracovníkům organizace na určených místech. Tím je vrcholovým vedením zajištěn pravidelný přístup organizace a jejích pracovníků k aktuálním závazným povinnostem, které jsou pravidelně přezkoumávány. Závazné povinnosti jsou sdělovány a komunikovány v organizaci na pravidelných školeních pracovníků, tak aby bylo zajištěno pochopení závazných povinností jako opatření pro získání potřebné kompetence Plánování opatření COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 9/29

10 Vrcholové vedení plánuje opatření na základě identifikovaných rizik a příležitostí v rámci procesů organizace. Plánování procesů zahrnuje a obsahuje opatření k rizikům a příležitostem k jednotlivým procesům a k procesům s významnými environmentálními dopady. Při plánování opatření organizace zohledňuje: vhodnost postupů pro realizaci opatření, která mohou způsobit havarijní situace (viz čl. 8.1), kritická místa opatření, která mohou způsobit havarijní situace (viz čl. 8.2), stupeň kompetence nutný pro řízení opatření (viz čl. 7.2), závazné povinnosti a relevantní opatření (viz čl ), záležitosti, které mohou ovlivnit opatření (technologická vybavení, pracovní prostředí), dokumentované informace potřebné pro dokladování, že opatření běží v řízených podmínkách (viz čl. 7.5), metodiku pro vyhodnocení opatření (viz. Čl. 7.2) a provozní kritéria plnění požadavků (viz čl ), monitorování a měření opatření (viz čl. 9.1). 6.2 Environmentální cíle, cíle kvality a plánování jejich dosažení Environmentální cíle a cíle kvality Vrcholové vedení stanovuje v dokumentu Environmentální cíle a cíle kvality (Cíle) pro celou organizaci a které jsou kompatibilní se strategickým zaměřením organizace. Cíle jsou vedeny jako dokumentovaná informace a podle potřeby aktualizovány. Realizace Politiky kvality a Environmentální politiky je zabezpečována cíli, které zahrnují cílové hodnoty tam, kde je to možné. Cíle jsou stanoveny, schvalovány, přezkoumávány a aktualizovány vrcholovým vedením společnosti. Pro každý cíl je zpravidla definován: určením cíle výchozí a cílový stav, případně opatření k dosažení cíle Plánování opatření pro dosažení environmentálních cílů a cílů kvality Cíle jsou v závislosti na jejich rozsahu podle potřeby rozpracovány na podrobnější cíle a úkoly jednotlivých pracovníků. Cíle jsou komunikovány prostřednictvím interních komunikačních nástrojů, jako rozesílaný pracovníkům, nebo nástěnky využívané ve spojitosti s komunikováním politiky a cílů organizace jsou zpracovány ve formě tabulky nebo analýzy jednotlivých cílů a jsou součástí dokumentovaných informací systému. Tímto způsobem jsou cíle plněny jednotlivými pracovníky a je zajištěno naplňování politiky IMS. 6.3 Plánování změn COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 10/29

11 Vrcholové vedení se zabývá přípravou a plánováním změn, které mohou ohrozit provoz nebo dílčí procesy v průběhu roku na pravidelných poradách. Plánování změn je zároveň příležitosti pro neustálé zlepšování, potřebu změn v IMS, včetně hodnocení aktuálnosti cílů. Vrcholové vedení posuzuje tyto rizika: finanční dopad na organizaci, určení následků u zainteresovaných stran, zvážení dopadů na nesplnění cílů organizace, snížení efektivnosti výstupů procesů Vrcholové vedení při plánování změn: určuje rozsah změn sestavuje plán změn připraví pracovníky na změnu, vyškolí je a zapojí stanový způsob komunikace monitoruje a vyhodnocuje efektivnost změn, tj. dosažení plánovaných cílů 7. PODPORA 7.1. Zdroje Obecně Potřeba interních a externích zdrojů je identifikována na základě přezkoumání IMS vrcholovým vedením, na základě cílů organizace, případně na základě požadavků pracovníků na procesy v rámci jejich zlepšování. Tyto potřeby a požadavky jsou identifikovány z hlediska environmentální výkonnosti, přiměřenosti, využitelnosti, přínosů pro fungování a neustálého zlepšování systémů řízení a/nebo produktů a z hlediska dostupnosti. Vrcholové vedení organizace poskytuje interní a externí odpovídající zdroje pro: Splnění cílů kvality a environmentálních cílů; Uplatňování, udržování a neustálé zlepšování IMS; Zvyšování spokojenosti zákazníka plněním jeho požadavků; Zvyšování efektivnost procesů a rentability výsledků Lidé Všichni pracovníci organizace, kteří v rámci svých činností ovlivňují kvalitu, spolehlivost a bezpečnost produktů, životní prostředí, bezpečnost a ochranu zdraví při práci a požární ochranu, jsou kompetentní na základě odpovídajícího vzdělání, výcviku, dovedností a zkušeností. Postup pro zajišťování odpovídajících personálních zdrojů je dokumentován ve směrnici SM-Q-03 Organizační řád. COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 11/29

12 Vrcholové vedení pokládá motivaci zaměstnanců za významný nástroj k dosahování vysoké výkonnosti. K tomu stanovuje vhodné motivační nástroje, včetně zapojování zaměstnanců do nových projektů, a vytváří tak prostředí k přirozenému kariérnímu růstu. Odpovědnost zaměstnanců je definována jejich pracovním zařazením Infrastruktura Vrcholové vedení organizace řídí infrastrukturu potřebnou pro realizaci procesu a produktu. Řízení zahrnuje údržbu, opravy, rekonstrukce a modernizace podle požadavků a potřeb organizace plynoucích ze stanovených cílů. Budovy, technická zařízení, přepravní a manipulační zařízení, potřebný hardware i software a komunikační technologie pro realizační a podpůrné procesy jsou porovnávána s potřebami realizace služeb, produktů a environmentálních cílů, s požadavky na zajištění produktivity, bezpečnostních požadavků a ochrany zdraví nejen všech pracovníků, kteří se na realizaci produktu nebo služby podílí, ale i zákazníků. Jejich modernizace, rekonstrukce nebo opravy jsou plánovány ve smyslu stanovených cílů. Běžná údržba strojů a zařízení pro udržení jejich způsobilosti je plánována a realizována podle SM-Q-06 Údržba strojů a zařízení Prostředí pro fungování procesů Vrcholové vedení organizace řídí pracovní prostředí, aby splňovalo parametry nezbytné pro dosažení shody služby nebo produktu nejen s požadavky organizace, ale zákazníků, zákonů a přepisů a to: V technologických procesech: výkup odpadů a nákup surovin (čistota, bezprašnost, osvětlení), zjišťování (měření) kvality odpadů a surovin (čistota, osvětlení, relativní vlhkost vzduchu), třídění, úprava a zpracování (čistota, osvětlení, teplota, relativní vlhkost vzduchu), sklad odpadů a surovin (čistota, teplota, relativní vlhkost vzduchu), přeprava odpadů a surovin (čistota, hluk). Při zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci: eliminace a omezení rizik v oblasti BOZP a PO, ergonomie a kultura pracovního prostředí z hlediska hygieny, čistoty, teploty, osvětlení, hluku a jiných faktorů, které mohou pozitivně ovlivňovat spokojenost a výkonnost zaměstnanců, poskytování osobních ochranných pomůcek a pracovních oděvů, monitoring spokojenosti pracovníků získáváním zpětné vazby. Pracovního prostředí v organizaci je vrcholovým vedením vyhodnocováno a nastavováno pomocí metody 5S, která představuje nástroje a techniky používané na zavedení zlepšení a udržení pořádku a organizace na pracovišti, včetně námětů pracovníků pro zlepšování sociálních, psychologických nebo fyzikálních faktorů Zdroje pro monitorování a měření COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 12/29

13 Monitorování a měření a monitorovací a měřicí zařízení potřebná pro prokazování shody produktu se stanovenými požadavky jsou určena technologickými postupy, plány kontrol a zkoušek apod. Společnost má nastaveny postupy pro zajištění správného a účelného monitorování a měření, které se provádí v souladu s platnou legislativou a s požadavky zákazníka. Postupy, způsob identifikace a vedení záznamů jsou uvedeny ve směrnici SM-Q-06 Údržba strojů a zařízení. Všechna monitorovací a měřící zařízení používaných ve společnosti jsou provozována podle platných legislativních požadavků a procházejí procesem periodické kalibrace Znalosti organizace Vrcholové vedení systematicky organizuje řízení organizace za využití znalostí organizace, které jsou základem jejího růstu. Nejlepší znalosti a zkušenosti jsou uplatňovány v procesu Řízení návrhu produktu a procesu při přezkoumání a ověřování jednotlivých etap návrhu, při rizik a optimalizaci technologických postupů. Dále jsou využívány i zkušenosti z dřívějších obdobných projektů. Vrcholové vedení v rámci využití znalostí: posuzuje jak identifikovat a průběžně získávat znalosti potřebné pro splnění stávajících a budoucích potřeb z interních a externích zdrojů, posuzuje požadavky na znalosti spolu s aktuální potřebou znalostí svých pracovníků, posuzuje formu znalostí, posuzuje, do jaké míry jsou databáze znalostí organizace identifikovány a chráněny, určuje a řídí požadované znalosti, které obstarává, plánuje, tvoří, organizuje, eviduje, kontroluje jejich využití, rozhoduje o jejich uchovávání, přístupech k nim a poskytuje možnost jejich získání. Vrcholové vedení zvažuje celou řadu otázek při rozhodování o tom jak znalosti udržovat a chránit. Jedná se např. o ponaučení se z úspěchů, neúspěchů a situací kdy bylo neshodě zabráněno na poslední chvíli, čerpání ze znalostí a zkušeností lidí v organizaci i zákazníků, dodavatelů i jiných zainteresovaných stran, podchycení nedokumentovaných znalostí v organizaci, efektivní sdílení důležitých informací a řízení dokumentovaných informací. 7.2 Kompetence Nutná odborná způsobilost pracovníků je identifikována dle požadavků jednotlivých procesů, na základě určených environmentálních aspektů, rizik a příležitostí. Vrcholové vedení organizace přezkoumává požadavky na kompetence, odborný růst a zvyšování kvalifikace pracovníků a plánuje jejich realizaci formou společných mítinků. Odborná způsobilost, dovednosti, kvalifikace a zvládnutí metod a nástrojů potřebných pro navrhování produktů je sledována a stále rozvíjena. Příslušní pracovníci jsou pak na základě jejich dovedností zařazováni do procesů organizace s environmentálními dopady a požadavky kvality v daném procesu. V organizaci jsou stanovené postupy pro osobní rozvoj zaměstnanců, činnosti, zvláštní procesy, ke kterým je potřebná environmentální kvalifikace a způsobilost zaměstnanců, jsou identifikovány požadavky na kvalifikaci pracovníka provádějícího tyto činnosti a procesy. Nejenom odborné požadavky, ale taktéž požadavky v oblasti měkkých dovedností jsou evidovány vždy ke konkrétnímu pracovnímu místu, nebo pracovní činnosti. COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 13/29

14 Vrcholové vedení pravidelně komunikuje kompetence, environmentální aspekty, rizika a příležitosti, potřeby a požadavky na produkt a procesy s pracovníky organizace formou mítinků a porad. 7.3 Povědomí Vrcholové vedení si je vědomo důležitosti povědomí o procesech a činnostech organizace a důsledně dbá, aby si pracovníci byli vědomi klíčových závazků a své role při jejich plnění. V organizaci jsou pro snadnější zapracování nového pracovníka (včetně brigádníků), které usnadní seznámení se společností a jednotlivými oblastmi procesu, ale i pro stávajících pracovníků vytvořeny podmínky, pro vnímání a pochopení jednotlivých procesů, včetně rozvíjení povědomí tím, že organizace provádí vstupní nebo pravidelná školení pracovníků, kde je informuje o: stávajících, nových nebo plánovaných produktech, politice, cílech kvality a environmentálních cílech, významných environmentálních aspektech spojených s činnostmi, které pracovníci provádějí, a to jak za normálních podmínek, tak při mimořádných situacích, úlohách a odpovědnostech v rámci IMS, důležitosti shody s postupy a požadavky IMS, roli významu vlastních činností, procesů, postupů a pokynů, možnosti kariérního růstu v organizaci v souvislosti s plněním cílů, potencionálních environmentálních dopadech při nedodržení stanovených postupů, nařízeních týkajících se bezpečnosti práce a životního prostředí. Vrcholové vedení uvedené metody školení reviduje se změnami a měnícími se potřebami, včetně nastavení vhodných motivačních nástrojů, jako zapojování zaměstnanců do nových projektů, vytváření prostředí k přirozenému kariérnímu růstu, za účele splnění cílů a potřeb organizace. 7.4 Komunikace Obecně Vrcholové vedení si je vědomo důležitosti efektivního managementu a přijímá odpovědnost za oboustranné komunikování v rámci procesů i systému integrovaného managementu systému, včetně odpovědnosti za poskytování informací uvnitř i vně organizace všem zainteresovaným stranám. Kroky spočívají v změření pozornosti na přejímání elektronických údajů a dat od zákazníků, tj. příjem objednávek a zpracování elektronických objednávek, pravidelné vyhodnocování důležitých externích zdrojů informací, jako jsou požadavky orgánů státní správy, inspekčních a certifikačních orgánů, požadavky zákonů a předpisů a zajišťuje jejich předávání kompetentním pracovníkům. Vrcholové vedení zajišťuje, aby se důležité informace dostaly od zákazníků, přes dotčené pracovníky, až k externím poskytovatelům a dále ověřuje, že pracovníci porozuměli všem předávaným informacím. Zpětnou vazbu od zainteresovaným stran (jak negativní tak pozitivní) poskytuje vrcholovému vedení hodnotné informace pro odhalení příležitostí, které používá pro zlepšení integrovaného management systému. COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 14/29

15 7.4.2 Interní komunikace Vrcholové vedení zajišťuje vytvoření potřebných komunikačních cest týkajících se systémů managementu a procesů organizace. Za zajištění interní komunikace odpovídá vrcholové vedení. Komunikace je strukturována následujícím způsobem: Porady jsou definovány jednotlivé typy porad (porady provozu, projektové porady, obchodní porady apod.). Distribuce úkolů a jejich řešení je prováděna osobně, telefonicky nebo elektronickou poštou. Týmy pro určité činnosti se sestavují týmy. Pro řešení určitých problémů, nalezení optimálních řešení, zlepšování apod., příklady týmů: ê Projektové pro řízení a hodnocení průběhu a výsledku projektů. ê Obchodní pro vyjasnění a přezkoumání obchodních případů a identifikaci požadavků zákazníka na produkt. ê Změnové pro posouzení dopadů změn návrhu a vývoje. ê Reklamační pro řízení průběhu procesu řešení reklamace zákazníka. IMS Management Politika, cíle, úkoly a výsledky v oblasti kvality, životního prostředí, BOZP Informační systémy Inisoft (Sklad odpadů, EVI8) a dále pak běžné softwarové nástroje jako je elektronická pošta, sdílené kalendáře. Pravidelně probíhají setkání vrcholového vedení s pracovníky organizace, které si kladou za cíl seznámit pracovníky s výsledky organizace za uplynulé období a s plány do budoucna apod. a získání zpětné vazby od pracovníků. Informace jsou sdíleny prostřednictvím pravidelných porad a setkání (aktuální produktové a procesní informace, environmentální aspekty a dopady, metodická doporučení, vizuální styl, informace o firemním dobrovolnictví atd.) popř. přes webové stránky společnosti. Každoročně se konají také firemní společenské akce Externí komunikace Vrcholové vedení zajišťuje externí komunikaci prostřednictvím mnoha kanálů. Externí komunikace je organizací zajištěna zejména: Ve vztahu k orgánům státní správy sdělováním povinných údajů vyplývajících z právních předpisů prostřednictvím hlášení, zpráv a výkazů. Ve vztahu ke svým environmentálním aspektům a politice zajišťuje organizace komunikaci se zainteresovanými stranami prostřednictvím internetu, např. webových stránek. Péče o komunitu sponzoring veřejných a sportovních akcí např. dětské dny, místní mládežnický fotbalový klub, apod. Podpora vědy a inovací - úzká spolupráce s VŠ na projektech vědy a výzkumu, v rámci konsorcia nebo i v rámci smluvního výzkumu. Společenská setkání s obchodními partnery (péče o zákazníka a snaha o prohloubení obchodních aktivit). COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 15/29

16 Pravidelná účast na tuzemských i mezinárodních veletrzích a členství v organizacích a asociacích: EGGA European General Galvanizer Association, IZA Internation Zinc association, AČSZ Asociace Českých a Slovenských zinkoven, ČSPÚ Česká společnost pro povrchové úpravy, AKI Asociace korozních inženýrů, konference Metal Bulletin Events atd. Zapojení do klastru WASTen z.s., jehož členy jsou inovativní české podniky, dodavatelé špičkových technologií na zpracování komunálního a průmyslového odpadu, a přední vědeckovýzkumná pracoviště Podpora tuzemských i mezinárodních odborných konferencí v rámci oboru zpracování zinkových odpadů a obchodu se zinkovými produkty. 7.5 Dokumentované informace V průběhu činností souvisejících s řízením a vedením společnosti vznikají nejrůznější dokumentované informace. Dokumentované informace IMS jsou vybrané dokumenty, které jsou potřebné k dostatečnému prokázání shody a účinnosti systému managementu kvality a systému environmentálního managementu v organizaci jak pro požadavky samotné organizace, tak pro požadavky zákazníků, zákonů a předpisů. Nakládání s dokumentovanými informacemi je řízeno pravidly pro tvorbu, řízení a archivování dokumentovaných informací v souladu se směrnicí SM-Q-02 Řízení dokumentovaných informací. Dokumentované informace jsou vedeny na papírových i elektronických nosičích a popisují: základní prvky IMS (QMS a EMS); směrnice a řády; odkazy na další související dokumentované informace; Rozsah dokumentovaných informací vyplývá z požadavků norem ISO 9001:2015 a 14001:2015, požadavky zákonů a z vlastních potřeb společnosti s ohledem na efektivní řízení. Level I. Level II. Level III. Příručka IMS Směrnice a řády Pracovní postupy a záznamy Za dokumentaci třetí úrovně se považují dokumenty typu obchodní dokumentace, technické normy, předpisy a pod. Tato dokumentace je externího původu v nevyžaduje pravidelní revizi. Hlavním důvodem pro existenci dokumentovaných informací je pak požadavek zákazníka, ale i zákonů a předpisů. Důvodem v oblasti požadavků na dokumentované informace v organizaci samotné je zajistit, aby pracovníci měli k dispozici potřebné dokumentované informace v aktuálním znění, nezbytné pro efektivní výkon jejich činnosti a pro neustálé zlepšování. COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 16/29

17 Pravidla pro schvalování, přezkoumávání, identifikaci, distribuci a stahování dokumentovaných informací, archivaci a skartaci řídící dokumentované informace jsou popsána ve směrnici SM-Q-02 Řízení dokumentovaných informací. Dokumentované informace jsou udržovány tak, aby poskytly důkazy o shodě se specifikovanými požadavky a o efektivním fungování IMS. Vybrané dokumentované informace jsou vedeny elektronicky nebo v papírové podobě. Uchovávání dokumentovaných informací splňuje požadavky zákonů a předpisů, požadavky zákazníků i požadavky organizace. Dokumentované informace jsou chráněny a uloženy způsobem, který minimalizuje riziko jejich poškození nebo zničení Vytváření a aktualizace dokumentovaných informací Vytváření a aktualizace dokumentovaných informací jsou popsána ve směrnici SM-Q-02 Řízení dokumentovaných informací Řízení dokumentovaných informací Cílem vrcholového vedení v řízení dokumentovaných informací je zajistit, aby pracovníci a zainteresované strany měli k dispozici potřebný dokument, nezbytný pro výkon jejich činnosti, k efektivnímu dodržování politiky organizace s IMS, a aby byly dostupné ve vhodném čase a v aktuálním znění. Pravidla pro vytváření, schvalování, aktualizaci, identifikaci, distribuci, stahování, archivace a skartace interních i externích dokumentovaných informací jsou popsána ve směrnici SM-Q-02 Řízení dokumentovaných informací. Interní i nezbytná externí dokumentované informace jsou udržovány tak, aby poskytly důkazy o shodě se specifikovanými požadavky a o efektivním fungování IMS, to je QMS a EMS. Vybrané dokumentované informace jsou vedeny elektronicky nebo v papírové podobě. Uchovávání záznamů splňuje požadavky zákonů a předpisů, zainteresovaných stran i organizace samotné. Dokumentované informace jsou chráněny a uloženy způsobem, který minimalizuje riziko jejich poškození nebo zničení. Řízení dokumentovaných informací jsou popsána ve směrnici SM-Q-02 Řízení dokumentovaných informací. 8. PROVOZ 8.1 Plánování a řízení provozu Organizace plánuje a rozvíjí procesy potřebné pro realizaci produktu a služeb, stanovuje k nim významné environmentální aspekty a přiřazuje odpovídající kritéria pro monitorování a měření. Při plánování realizace procesů návrhů a vývoje vrcholové vedení ve spolupráci se zainteresovanými stranami určuje a zajišťuje: požadavky na produkt nebo službu, minimalizaci environmentálních dopadů v jednotlivých etapách životního cyklu produktu, efektivní řízení procesu k dosažení cílů procesu včetně environmentálních aspektů, procesní mapu a jiné interní a externí dokumentované informace, poskytnutí zdrojů specifických pro produkt nebo službu, COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 17/29

18 požadované procesy při ověřování, validaci, monitorování, kontrole a zkoušení, které jsou specifické pro produkt, a kritéria pro přijetí produktu, dokumentované informace potřebné pro poskytnutí důkazu, že realizační procesy a výsledný produkt splňují požadavky, včetně stanovených environmentálních požadavků. přezkoumání a řízení plánovaných i neočekávaných změn včetně environmentálních dopadů. Vrcholové vedení organizace má nejvyšší odpovědnost za určování rizik a příležitostí a za jejich ošetřování z pohledu dopadu na životní prostředí, shodu produktů a služeb a na efektivní fungování organizace. 8.2 Havarijní připravenost a reakce Organizace určuje rizika a plánuje opatření, která doprovází identifikované aspekty realizačních a provozních procesů, jak v běžném provozu organizace, tak při zavádění nových technologií a služeb. Požadavky organizace na postupy pro havarijní situace vychází ze závazných povinností (viz čl ) a vyplívají zejména z oblasti požárního zabezpečení, prevence závažných havárií, zabezpečení ochrany zdraví na pracovištích. Organizace udržuje schopnosti pracovníků a jejich správné reakce pravidelným prověřováním reakcí na vzniklé situace výcvikem, ze kterého je pořízen záznam, který umožňuje vyhodnotit a identifikovat odchylky oproti stanovenému postupu s možností nastavení nápravných opatření a upravení postupu. Organizace zajišťuje opatření podle druhu a úrovně rizika a stanovuje postupy určenými jednotlivými kroky: Rychlé určení problému při mimořádných situacích Okamžitý zásah k omezení dopadu havarijní situace Zajištění okamžité informovanosti a přítomnosti nejvyššího dosažitelného vedoucího Uvedení do činnosti vrcholové vedení organizace, které je zároveň odpovědné za komunikaci s hromadnými sdělovacími prostředky Nezbytné informování pracovníků, orgánů veřejné správy a veřejnosti prostřednictvím stanovených komunikačních nástrojů Požadavky na produkty a služby Komunikace se zákazníky V organizaci je systém komunikace se zákazníkem určen: smluvním ujednáním se zákazníkem na konkrétní obchodní případ, zvláštním ujednáním se zákazníkem dlouhodobého charakteru, rozhodnutím vrcholového vedení a jmenování pracovníka pro vztahy s konkrétními zákazníky. Gestorem za sjednání systému komunikace se zákazníkem je vrcholové vedení organizace. Informace, které získají ostatní pracovníci v rámci jim svěřených komunikačních kompetencí, jsou předávány vrcholovému vedení. Komunikace se zákazníkem se většinou týká: informací o kvalitativních a environmentálních požadavcích na produkt a o jeho realizaci, vyřizování poptávek, objednávek nebo smluv včetně jejich změn, COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 18/29

19 povinností a pravomocí, případně součinnosti při návrhu a vývoji, informací o plnění smluv, informování zákazníka o případném poškození jeho majetku, získávání zpětné vazby od zákazníka, zaměření na spokojenost zákazníka, včetně jeho reklamací a stížností, informací o termínu přeprav a dodání Určování požadavků na produkty a služby Organizace zjišťuje: požadavky specifikované zákazníkem, včetně požadavků na činnosti při dodání a po dodání produktu, uváděné v obchodních smlouvách, objednávkách, technických specifikacích a/nebo jiných ujednáních se zákazníkem, požadavky na produkt z hlediska legislativy a ostatních předpisů, které jsou definovány organizací na základě požadavků zákazníka uvedených v obchodních smlouvách. Pokud zákazník nedefinuje speciální požadavky na dodržení legislativních předpisů, respektuje organizace ve svých produktech a procesech platnou legislativu České republiky a příslušné harmonizované technické normy vztahující se k vyráběným produktům. Soubor relevantních právních předpisů je veden a udržován ve společnosti v aktuálním stavu a je k dispozici pracovníkům organizace viz směrnice SM-Q-10 Registr závazných povinností. Dostupnost relevantních technických norem je zajištěna určeným zaměstnancům v provozovně organizace. další požadavky stanovené organizací nebo ostatními zainteresovanými stranami Přezkoumání požadavků na produkty a služby Každá poptávka nebo objednávka na produkt, návrh smlouvy nebo podmínky tendru jsou přezkoumány z hlediska schopnosti organizace splnit požadavky zákazníka a zainteresovaných stran. Postupy pro přezkoumání požadavků a pro koordinaci s tím souvisejících činností jsou v kompetenci vrcholového vedení. Proces managementu tendru zahrnuje postupy a odpovědnosti při posuzování požadavků zákazníka a podmínek tendru, včetně hodnocení rizik a způsobilosti společnosti splnit podmínky tendru. Veškeré kompetence v managementu tendru má vrcholové vedení organizace. Vrcholové vedení může pověřit pracovníka k administraci tendru, avšak konečné posouzení ve všech procesech tendru přísluší pouze vrcholovému vedení organizace, včetně odpovědnosti za výsledek tendru. V případech, kde je to vhodné, organizace uchovává dokumentované informace o výsledcích tendrů nebo o přezkoumání požadavků na produkty a služby Změny požadavků na produkty a služby V případě změn na produkty a služby, promítne organizace tyto změny do požadavků na produkty nebo služby a provede změny příslušných dokumentovaných informací. Zároveň organizace informuje relevantní pracovníky, kteří se podílejí na realizaci produktů nebo služeb, případně zákazníky a další zainteresované strany. COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 19/29

20 8.3 Změny požadavků na produkty a služby Obecně Organizace plánuje a řídí návrh a vývoj nových produktů v souladu s každým projektem Plánování návrhu a vývoje Plánování činností v procesu navrhování a vývoje provádí vrcholové vedení společně příslušným vedoucím provozu. Plán návrhu a vývoje je dokumentován. V průběhu plánování návrhu a vývoje společnost určuje: etapy návrhu a vývoje, přezkoumání a ověřování, které jsou vhodné pro každou etapu návrhu a vývoje, povinnosti a pravomoci při návrhu a vývoji. Organizace řídí rozhraní mezi různými skupinami zapojenými do návrhu a vývoje, aby byla zajištěna efektivní komunikace a jasné přidělení povinností. Výstup z plánování je v případě potřeby aktualizován podle skutečného průběhu návrhu a vývoje Vstupy pro návrh a vývoj Vrcholové vedení stanovuje vstupy týkající se požadavků na produkt. Dokumentované informace o vstupech jsou udržovány. Vstupy zahrnují: požadavky zákazníka na produkt, zpětnou vazbu od zákazníků, požadavky zainteresovaných stran, zákonů, právních a jiných předpisů, technické normy, informace o existujících technologiích a produktech, včetně posouzení materiálů a látek použitých v technologických procesech a v produktu z hlediska ochrany životního prostředí a zdraví osob (RoHS, REACH), pokud jsou relevantní, požadavky na provozování, skladování, manipulaci a dodávání produktů, požadavky na parametry kvality, spolehlivosti a bezpečnosti produktů, požadavky na produkty s ohledem na jejich vliv na bezpečnost a životní prostředí během jejich životního cyklu, údržby a likvidace. Vstupy jsou přezkoumávány z hlediska přiměřenosti, úplnosti, jednoznačnosti a vzájemného souladu Způsoby řízení návrhu a vývoje V jednotlivých etapách jsou v souladu s plánovanými činnostmi prováděna přezkoumání návrhu a vývoje pro: COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 20/29

21 vyhodnocení schopností výsledku návrhu a vývoje plnit stanovené požadavky, identifikaci všech problémů a navržení nezbytných opatření. Přezkoumání se účastní představitelé skupin, kterých se týkají jednotlivé etapy přezkoumávaného návrhu a vývoje. Dokumentované informace o výsledcích přezkoumání a o všech dalších nezbytných opatřeních jsou udržovány v provozovně organizace. Dle výsledků přezkoumání etapy jsou podle potřeby aktualizovány dokumenty z předchozích etap. Ověřování je prováděno v souladu s plánovanými činnostmi pro zajištění shody výstupů z návrhu a vývoje se vstupními požadavky na návrh a vývoj. Dokumentované informace o výsledcích a o všech dalších nezbytných opatřeních jsou udržovány. Validace návrhu se provádí ve stanovených etapách výroby formou mezioperačních zkoušek a na konečném výrobku formou typových nebo jiných požadovaných specifických zkoušek k danému produktu, prováděných podle příslušných norem nebo předpisů. Produkty organizace, které podléhající schválení typu, jsou validovány v rozsahu a četnosti podle požadavků jednotlivých předpisů a směrnic EHK a EHS v platném znění. Výsledky validace produktu jsou součástí podkladů k prokázání shody produktů a vystavení prohlášení o shodě, jeli toto prohlášení nutné podle legislativy nebo smluvního ujednání se zákazníkem Výstupy z návrhu a vývoje Výstupy z jednotlivých etap návrhu a vývoje jsou ověřovány ve vztahu ke vstupům pro návrh a vývoj. Výstupy jsou před uvolněním schváleny. Výstupy z návrhu a vývoje zahrnují: údaje prokazující porovnání vstupů a výstupů, specifikace produktu, výsledky testů a zkoušek (např. chemickou analýzu apod.), zvláštní znaky produktu, je-li to vhodné, specifikace požadavků na kontrolu množství, dokumentované informace o výstupech z návrhu a vývoje, např. provedených zkouškách, Dokumentované informace z výstupu navrhování a vývoje jsou schváleny před jejich uvolněním vrcholovým vedením organizace Změny návrhu a vývoje Veškeré změny jsou vedeny jako dokumentované informace. Za provedení změn ve všech dokumentovaných informacích, kterých se změna týká, odpovídá vrcholové vedení, případně příslušný pracovník pověřený vrcholovým vedení a oprávněný schvalovat změny. Změny, které mají vliv na parametry finálního produktu specifikované zákazníkem, jsou validovány před jejich nasazením vrcholovým vedením organizace. 8.4 Řízení externě poskytovaných procesů, produktů a služeb COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 21/29

22 8.4.1 Obecně Zajištění dlouhodobého rozvoje spolupráce s vybranými dodavateli a perspektivy společné realizace budoucích projektů zajišťuje vrcholové vedení organizace ve spolupráci s obchodními zástupci a zainteresovanými stranami. V rámci tohoto rozvoje jsou pravidelně konány společné mítinky vrcholového vedení a vybraných zainteresovaných stran. U klíčových dodavatelů je pravidelně hodnocena jejich výkonnost. Činnosti související s hodnocením dodavatelů zajišťuje vrcholové vedení organizace Typ a rozsah řízení Pro zajištění shody nakupovaných odpadů, produktů a služeb se specifikovanými požadavky je stanoven postup uvedený ve směrnici SM-Q-01 Provozní řád (Provozní řád zařízení ke sběru, výkupu a využívání odpadů) a v související dokumentaci k jednotlivým produktům a službám. Předmětem nakupování jsou odpady a šrot, suroviny, produkty a služby nezbytné pro zhotovení konečného produktu společnosti Informace pro externí poskytovatele Dokumentované informace v nákupu mohou být jedny z těchto dokumentů: - Kupní smlouva, Rámcová kupní smlouva, Objednávka, Příjemka, Výkupka, Vážní lístek, Podklad k fakturaci, do nichž jsou přeneseny všechny údaje dohodnuté v obchodním vztahu a doplněny cenové, lhůtové a případně další údaje. Je-li to nutné, je součástí objednávky technická dokumentace, chemické složení a množství. Shodu návrhu dokumentů přezkoumává vrcholové vedení nebo pověření pracovník obchodního úseku organizace. Organizace má stanovené kontrolní činnosti nezbytné pro zajištění, že nakupovaný produkt splňuje specifikované požadavky. Má stanovené i postupy pro ověřování a způsob uvolnění produktu při ověřování zákazníkem. To je uvedeno v informacích pro nakupování, dané směrnicí SM-Q-01 Provozní řád. 8.5 Výrova a poskytování služeb Řízení výroby a poskytování služeb Organizace plánuje a realizuje výrobu za řízených podmínek. Proces plánování a řízení výroby je popsán ve směrnicích SM-Q-01 Provozní řád a dalších dokumentovaných informacích. Řízené podmínky zahrnují: informace popisující znaky produktu, pracovní postupy, dostupnost potřebné dokumentace, použití vhodného strojního nebo výrobního zařízení, dostupnost a použití monitorovacího a měřicího zařízení, kvalifikace a způsobilost personálu, uplatňování monitorování a měření, COTTEX Trade s.r.o. Příručka IMS, verze 2, platná od Strana: 22/29