REZERVAČNÍ SYSTÉM Manuál Rezervační systém ver ver.03 HairSoft 2016

Transkript

1 REZERVAČNÍ SYSTÉM

2 Spuštění Administrace rezervací 1. Nastavení Administrace 2. Nastavení Provozovny (Provozoven) 3. Nastavení Služeb 4. Nastavení Obsluh (Zaměstnanci) Napojení na stávající kalendáře s objednávkami na Google - HairSoft 5. Nastavení Směn 6. Nastavení Rozpisu směn 7. Komunikace 8. Prezentace Klientský rezervační formulář a způsoby vložení na web

3 Základní informace - Pro chod rezervací je nutné mít účet ( ) na Google a být připojen k internetu - Administrační link bude odeslán na tento - Po otevření linku z u bude nutné přihlášení na Google a souhlasit s podmínkami - Poté se ve Vašem Google Drive vytvoří automaticky složka pro rezervace s potřebnými soubory - Otevře se samotná Administrace rezervací - Rezervace se vždy otevřou na první záložce Dashboard Pro další návraty do Administrace již stačí otevírat link, který naleznete v u.

4 Další záložka je Kalendář, kde vidíte aktuálně objednané zákazníky. - kliknutím na zelené tlačítko Založit událost vytvoříte novou objednávku - můžete přepínat mezi DEN, TÝDEN A MĚSÍC, AGENDA DEN, AGENDA MĚSÍC - kliknutím na den v zobrazení TÝDEN lze objednat zákazníka - kliknutím na hodinu v zobrazení DEN lze objednat zákazníka - kliknutím na zelené tlačítko Založit událost objednáme zákazníka i v zobrazení MĚSÍC - využitím tlačítka Google kalendář jste přesměrováni do Google - na záložce Kalendář je automatický Refresh po přejití z jiné sekce zpět, nebo lze využít manuální Refresh po kliku na šipky v kolečku

5 1. Nastavení Administrace - Vyplňte si název Firmy (bude na potvrzovacím u pro klienty) - Zvolte časový interval (10, 15, 30 nebo 60 minut) - Nastavte jazyk administrace (CZ, SK, EN) - Nastavte jazyk formuláře (CZ, SK, EN) Dle zvoleného jazyka formuláře bude systém odesílat v daném jazyku i potvrzovací - Dejte Uložit - Pokud chcete zákazníkům viditelně zpřístupnit na zákaznickém formuláři Obchodní podmínky, tak stačí přes tlačítko Procházet vložit dokument s těmito podmínky. Podpora pouze souborů v.pdf

6 2. Nastavení Provozoven - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení provozovny - Vyplňte Název, Ulici, PSČ, Město, a Telefon (tyto informace mají vliv a návaznost mimo jiné na , který se odesílá zákazníkovi) - Dejte Uložit Poznámka: Pokud máte více provozoven, tak akci opakujete.

7 3. Nastavení Služeb - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení služby - Vyplňte Název, Cenu a Dobu trvání (tyto informace mají vliv a návaznost mimo jiné na , který se odesílá zákazníkovi) - Dejte Uložit Poznámka: Dalším kliknutím na + aktivujete pole pro založení další služby. Uložené služby přiřazujeme až v sekci Zaměstnanci k jednotlivým obsluhám.

8 4. Nastavení Obsluh (zaměstnanců) - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení obsluhy VARIANTA 1. Program HairSoft nemáte propojen s Googlem - Vyberte barvu kalendáře, vyplňte Jméno, a vyberte Provozovnu - Dejte Uložit Do Vašeho Google kalendáře se automaticky založí nový kalendář s tímto jménem. Výsledné rezervace se nesynchronizují do programu HairSoft a je tedy nutné administrovat tyto objednávky přímo na webu Google v sekci Kalendář. Poznámka: Lze plynule přejít na plnohodnotnou synchronizaci Rezervační systém Google - HairSoft VARIANTA 2. Program HairSoft je napojen na Google (automatická synchronizace objednávek) a tedy již existují kalendáře s obsluhami na Google - Vyplňte ID kalendáře - Dejte Použít - Do pole Jméno se po chvilce automaticky načte jméno z Google - Vyberte barvu kalendáře, vyplňte a vyberte Provozovnu - Dejte Uložit ID kalendáře najdete v nastavení daného kalendáře. Viz. Obrázek (Jen to co je modře označené. I bez poslední uvozovky) V programu HairSoft pak stačí u této obsluhy v detailu (Sekce Uživatelé) vybrat tento kalendář pokud ho již nemáte. (Pokud jej nemáte ještě vybraný, tak je nutný dát refresh kalendářů tlačítkem Aktualizace kalendáře a poté vybrat.)

9 Poznámka: Dalším kliknutím na + aktivujete pole pro založení další obsluhy. Pokud u daného člověka vyplníte jeho , tak sumáře s jeho objednávkami budou chodit i této obsluze. Jako poslední krok vyberte na pravé straně k dané obsluze služby, které vykonává, a pak dejte Uložit.

10 5. Nastavení Směn - Vyberte Provozovnu (Pokud máte pouze jednu, tak bude již vybrána automaticky) - Kliknutím na + aktivujete pole pro založení směny - Vyplňte Název směny, Zkratku, Začátek a Konec - Dejte Uložit Poznámka: Dalším kliknutím na + aktivujete pole pro založení další směny

11 6. Nastavení Rozpisu směn - Vyberte Provozovnu (Pokud máte pouze jednu, tak bude již vybrána automaticky) - Vyberte směnu a kliknutím na určitý den přiřadíte danou směnu obsluze - Takto můžete naklikat celý měsíc a pak dát Uložit měsíc Poznámka: Text směny v okně se rovná Zkratce, kterou jste zvolili při zakládání směn - Při opětovném kliknutí na určitou směnu v určitý den se aktivuje tlačítko Smazat - Po kliku je také vidět podrobně daný den rozkouskovaný po částech - V této fázi při kliknutí na zelený čtvereček lze ubrat či upravit zčervenáním danou směnu u dané obsluhy (pozdější příchod či odchod než je obvyklé u dané směny) - Po úpravě je nutné kliknout na Uložit měsíc (zákazníkům bude poté nabízen jen čas, ve kterém jsou zelené čtverečky) Poznámka: Směny se můžou kombinovat dle vybraného výběru a dle vybrané obsluhy

12 7. SMS notifikace - Klient Rezervačního systému obdrží HASH kód, který stačí vložit do připraveného pole a dát Uložit - Následně se zobrazí detailnější nastavení. Zde půjde ovlivnit čas, jak dopředu má dostat zákazník informační zprávu s objednávkou a možnost úpravy šablony. Pokud vyberete odeslat SMS okamžitě má tato volba nejvyšší prioritu oproti ostatnímu nastavení. Text zprávy dle aktuálně nastavené šablony: Dobry den, pripominame Vasi rezervaci na v 14:45 na jmeno: Jan Novak. Vase obsluha je: Jana Novakova. Vas Salon Všude, kde je v šabloně použito %něco%, tak systém vkládá text automaticky. Kredit se odečítá ze standardního kreditu v SMS manageru, který je společný. Statistiky odeslaných zpráv přes Rezervační systém jsou vidět zde, včetně možnosti dobití kreditu.

13 8. Prezentace Zde si můžete vybrat z více způsobů vložení Rezervačního formuláře na vaši webovou stránku. Tlačítko: - upravit text tlačítka vlastním textem - vybrat ze tří barev a. Kód pro tlačítko, které otevře registrační formulář na nové záložce. b. Kód pro tlačítko, které vloží registrační formulář přímo do stránek. Textový odkaz: - upravit text odkazu vlastním textem a. Kód pro odkaz, který otevře registrační formulář na nové záložce. b. Kód pro odkaz, které vloží registrační formulář přímo do stránek. Link: - samostatný odkaz na rezervační formulář (pro správné otevření zákaznického formuláře je nutné vyplnit vše potřebné. Provozovnu, Služby, Zaměstnance, Směny, Rozpis směn)

14

15 Klientský rezervační formulář - Krok 1 Zákazník musí vybrat Provozovnu (Pokud je jen jedna, tak je vybrána automaticky) - Krok 2 Zákazník musí vybrat službu, na kterou se chce objednat (Systém si dle délky služby kontroluje volné termíny v kalendáři) - Krok 3 Zákazník může preferovat obsluhu či nemusí (Tento krok může vynechat a tedy ve formuláři zůstává Je mi to jedno, nebo vybrat preferovanou obsluhu. Při automatické funkci Je mi to jedno systém sám rozhodne, komu objednávku přidělí. Většinou obsluze co má nejméně objednávek) - Krok 4 Zákazník dle uvážení vybere datum v kalendáři, na který den se chce objednat (Pokud nejsou na některé dny nadefinované směny (Rozpis směn), tak takové dny nepůjdou zákazníkovi vybrat. To samé platí, pokud bude již na tento den plně obsazeno, anebo pokud zákazník zvolil službu, která časově trvá déle, než je volné místo) - Krok 5 Zákazník vybere čas (Zákazníkovi jsou nabízené takové časy, které jsou pro danou službu volné, a je pro daný výkon volná obsluha) - Zákazník vyplní své jméno (Povinné pole) - Zákazník vyplní telefonní číslo (Povinné pole) - Zákazník vyplní (Povinné pole) - Kód Voucheru a poznámka je volitelná - Zákazník klikne na POTVRDIT REZERVACI (Zákazníkovi na uvedený dojde potvrzení o objednávce včetně dalších podrobností) Objednávka se automaticky načte na Google kalendář a též se synchronizuje do programu HairSoft. Pokud se udělá objednávka opačným směrem, tedy v programu HairSoft, tak se objednávka synchronizuje hned na Google a tento zabraný čas nebude zákazníkovi nabízen přes tento rezervační systém. Neboli je pro daný den a čas již obsazeno.

16 Ukázka vyplněných polí zákazníkem

17 Akce formuláře po kliknutí na POTVRDIT REZERVACI

18 Ukázka u, který dojde zákazníkovi, včetně naplánování trasy a vložení do kalendáře. To samé se odešle i majiteli a dle nastavení také obsluze.

19 Rezervační formulář na web - Linky pro zobrazování klientského formuláře je v Administraci rezervací v sekci Prezentace - Obyčejný link lze otevřít samostatně v prohlížeči (Vhodné pro testování) - Pro elegantní otevírání samotného formuláře přes Vaše stávající webové stránky je zapotřebí oslovit webmastera nebo využít nějakou komponentu či plugins do stávajícího webu Pro administrátory webů Odkaz ze sekce PREZENTACE v administraci rezervací stačí implementovat do stávajících webových stránek formou tlačítka, odkazu nebo můžete využít již existujících modulů či pluginů. Plugins pro webové stránky založené na Joomla ver.2.5.xx, 3.xx.xx ke stažení zde: Everything_in_everyway Link zde: Další plugin zde: