Dodávka a implementace ERP systému včetně souvisejících servisních služeb"

Transkript

1 VÝZVA K ÚČASTI NA PŘEDBĚŽNÝCH TRŽNÍCH KONZULTACÍCH podle 33 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen ZZVZ ) k nadlimitní veřejné zakázce na služby s názvem: Dodávka a implementace ERP systému včetně souvisejících servisních služeb" Zadavatel Název Český metrologický institut Sídlo Okružní 31, Brno, Česká republika státní příspěvková organizace zřízená zřiz.listinou MH ČR čj /92-44 ze dne ve znění upravené zřizovací Právní forma listiny vydané Rozhodnutím ministra MPO č. 16/2009, č.j. 1313/09/02700/1000 ze dne IČO: IČO: Webová adresa Datová schránka 65msw6w Adresa profilu zadavatele Ing. Dalibor Täuber Kontaktní osoba: tel verejnezakazky@cmi.cz

2 1. ÚVOD Zadavatel připravuje zadávací řízení na nadlimitní veřejnou zakázku na služby s názvem Dodávka a implementace ERP systému včetně souvisejících servisních služeb" (dále jen veřejná zakázka ). Před zahájením zadávacího řízení se zadavatel rozhodl vést níže specifikované předběžné tržní konzultace. Jejich účelem je zvýšení transparentnosti zadávacího řízení, získání relevantních a objektivních informací o možnostech trhu a ověření požadavků zadavatele tak, aby odpovídaly potřebám zadavatele a současně možnostem trhu. 2. PŘEDMĚT VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Předmětem plnění je dodávka a implementace informačního systému kategorie ERP pro řízení standardních ekonomických procesů, infrastrukturních aplikací a specifické agendy organizace. Součástí předmětu plnění je také pořízení všech nezbytných HW komponent pro daný ERP systém. Dále jsou součástí předmětu plnění služby údržby, podpory a rozvoje implementovaného řešení. Charakteristika organizace: Český metrologický institut (ČMI) má statut státní příspěvkové organizace, která byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu České republiky. ČMI má sídlo v Brně a pobočky na 12 dalších místech po celé ČR. V současné době má přibližně 400 zaměstnanců. ČMI zabezpečuje jednotnost a přesnost měřidel a měření ve všech oborech vědecké, technické a hospodářské činnosti. Zajišťuje služby ve všech základních oblastech metrologie: fundamentální metrologie, uchovávání a rozvoj státních etalonů, výzkum a vývoj v metrologii, přenos jednotek, kalibrace etalonů a pracovních měřidel, legální metrologie, schvalování typu měřidel, prvotní a následné ověřování stanovených měřidel, státní metrologický dozor, posuzování shody u měřidel. Kromě toho ČMI vykonává certifikaci referenčních materiálů, provádí ověřování stanovených měřidel a řadu dalších činností. ČMI je vybranou účetní jednotkou a vede účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů. Celkové výnosy ČMI za rok 2017 dosáhly hodnoty 601,5 mil. Kč a celkové náklady byly ve výši 595,2 mil. Kč. Hodnota dlouhodobého majetku po oprávkách dosáhla k hodnoty 885,2 mil. Kč. Předmět plnění musí zahrnovat komplexní zajištění funkcionality pro tyto oblasti: Ekonomika a finance (finanční a manažerské účetnictví) Finanční účetnictví musí být vedené v souladu s uvedenými právními předpisy (nejedná se o úplný výčet): zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále ZÚ ) strana 2

3 vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení ZÚ, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů České účetní standardy č. 701 až 710 pro některé vybrané účetní jednotky. Zpracování, účtování a platba dodavatelských (cca ročně) a odběratelských faktur (cca tuzemských a zahraničních ročně). Správa majetku evidence, zařazení a vyřazení majetku, včetně účtování a inventarizace majetku. Výpis historie změn majetku. Provázání informací o majetku na PAP (pomocný analytický přehled). Zpracování daní DPH, clo, DPPO, DPFO, daň silniční, daň z nemovitosti. Řízení bankovních účtů a procesů platby faktur dodavatelům a od odběratelů - definice pravidel plateb, návaznost na bankovní ústavy KB, ČNB, přepočty kurzů, automatická provázanost bankovních výpisů do ERP. Vedení pokladen 15 pokladen dle měn CZK, EUR, USD atd. Veškerý související reporting (např. saldokonto, vývoj pohledávek, závazků atd.) Manažerské účetnictví. Tvorba a řízení rozpočtu organizace (distribuce na nižší organizační složky). Tvorba a řízení libovolného investičního rozpočtu. Vnitropodnikové účetnictví účtování nákladů a výnosů na zakázky, rozpouštění režií. Tvorba ceníku výkonů kalkulační vzorec pro tvorbu ceny. Tvorba interního výkazu Cash Flow. Lidské zdroje Vedení personalistiky - evidence a nábor uchazečů, evidence zaměstnanců, evidence zákonných prohlídek, školení, svěřeného majetku, tisk nástupních a výstupních dokumentů atd. Zpracování mezd a mzdové účetnictví evidenčních zaměstnanců a 105 dohod (DPP nebo DPČ). Zasílání mzdových lístků, příkazy k úhradě, mzdové statistiky atd. Evidence docházky a stavu přítomnosti zaměstnance provázání na mzdy, automatický výpočet nároku na stravenky atd. Řízení cestovních příkazů (tuzemské i zahraniční služební cesty) tvorba a zpracování žádosti o služební cestu, vyúčtování. Pracovní listy zpracování výkazu práce, návaznost na měsíční pracovní fond (kontrola nepřekročení fondu), návazná tvorba faktury. Ostatní agenda Evidence smluv v rámci DMS a provázanost na registr smluv, připomínkování smluv Spisová služba (součást DMS) nakládání s dokumenty v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, propojení spisové služby s datovou schránkou zadavatele. Projektové řízení Založení struktury projektu (WBS) a řízení projektu, přiřazení projektového týmu, zadání harmonogramu, řízení nákladů a výnosů, alerty a reporting. strana 3

4 Autodoprava Řízení vozového parku (cca 180 automobilů) řízení servisních zásahů a oprav, nákup paliva, provázanost na cestovní příkazy, knihu jízd. Nákup a skladové hospodářství Řízení nákupu dodávek a služeb a nákup dlouhodobého majetku. Řízení žádanky na nákup, schvalování, a provázání částek do rozpočtu a Cash Flow investic. Jednotný elektronický systém řízení nákupu, který splňuje požadavky zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Napojení na software NEN (Národní elektronický nástroj) od Ministerstva pro místní rozvoj) postačí hypertextový odkaz. EAM Řízení správy budov a pronájmů, včetně facility managementu, plánování a řízení nákladů. Nedílnou součástí požadovaného řešení je také integrální funkcionalita ERP systému pro řízení životního cyklu dokumentů DMS (Document Management System), pracovních toků (workflow) a podpory manažerského rozhodování formou reportingu. Integrální součástí ERP systému musí být podnikový webový portál pro vybudování komunikační podpory zaměstnanců z pobočkové struktury organizace. Nedílnou součástí předmětu plnění bude integrace stávajících SW: Zakázky (evidence metrologických výkonů (tvorba předávacích protokolů, kalibračních listů, pracovních listů, ), měřidel, vlastních etalonů a tvorbu smluv. SOP/POP (řízení zakázek v terénu). ŘOD (řízený oběh dokumentů). Databáze organizace (evidence informací a dokumentů o zaměstnancích). Předmětem plnění je rovněž zajištění veškerých implementačních, integračních a servisních služeb nutných k nasazení a provozu ERP systému po dobu neurčitou. Systém bude používat maximálně 30 současně pracujících uživatelů (každý, kdo vstupuje nebo bude vstupovat do systému). Webový portál, který musí být integrální součástí ERP systému, bude používat více jak 400 uživatelů z různých poboček organizace. Dodavatel ERP systému bude plnit tyto role: Generální dodavatel všech nezbytných softwarových a hardwarových komponent. Hlavní architekt cílového konceptu celkového řešení a realizátor implementačního projektu. Systémový integrátor garantující a zajišťující provázanost a funkčnost všech komponent celkového řešení, tj. integrace se stávajícími řešeními, které zůstanou zachovány. Poskytovatel implementačních a servisních služeb. Garant zajišťující dlouhodobý budoucí rozvoj celkového řešení. strana 4

5 Rámcový harmonogram: Předpokládaná doba realizace implementačního projektu: květen/červen 2019 prosinec Zahájení ostrého provozu ERP: Ostrý provoz ERP: doba neurčitá. 3. FORMA A PRŮBĚH PŘEDBĚŽNÝCH TRŽNÍCH KONZULTACÍ Forma předběžných tržních konzultací Účast v předběžných tržních konzultacích je otevřená. Účastnit se jich mohou všichni potenciální zájemci o předmětnou veřejnou zakázku (dále jen dodavatelé ). V rámci zvýšení informovanosti o zahájení předběžných tržních konzultacích zadavatel uveřejnil celé znění výzvy k účasti na předběžných tržních konzultacích na svých webových stránkách v části Aktuality. Zadavatel tímto vyzývá dodavatele k účasti na předběžných tržních konzultacích. Průběh předběžných tržních konzultací Předběžné tržní konzultace budou probíhat primárně písemně. Dodavatelé doručí zadavateli písemné odpovědi na dotazy zadavatele uvedené v kapitole 4 této výzvy k účasti na předběžných tržních konzultacích do do 15:00 hodin. Dodavatelé využijí pro doručení svých odpovědí zadavateli ovou adresu kontaktní osoby zadavatele uvedenou v úvodu tohoto dokumentu nebo datovou schránku zadavatele. Dodavatelé mohou zadavateli zaslat případné upřesňující či doplňující dotazy k předmětu či procesu těchto předběžných tržních konzultací nejpozději 5 pracovních dnů před koncem lhůty pro doručení odpovědí na dotazy zadavatele uvedené výše. Případné dotazy mohou dodavatelé zasílat na ovou adresu kontaktní osoby zadavatele uvedenou v úvodu tohoto dokumentu nebo do datové schránky zadavatele. Odpovědi zadavatele na případné upřesňující či doplňující dotazy ze strany dodavatelů budou zveřejňovány na webových stránkách ČMI v části Aktuality. Zadavatel si vyhrazuje možnost vyjasnit případné nejasnosti v odpovědích dodavatelů písemnou komunikací s dodavateli. Zadavatel si dále vyhrazuje právo případně požádat dodavatele, kteří zadavateli doručili písemnou odpověď, o účast na ústním jednání. Na ústním jednání může být požadována prezentace funkčního vzorku systému nabízeného dodavatelem. Podrobnosti k případnému ústnímu jednání budou vymezeny v pozvánce na ústní jednání. V souladu s ustanovením 211 odst. 1 ZZVZ bude obsah případných ústních jednání v dostatečné míře zdokumentován, zejména zápisy, zvukovými nahrávkami nebo souhrny hlavních prvků komunikace. Zadavatel si vyhrazuje právo pozvat na ústní jednání efektivně vymezený okruh dodavatelů. strana 5

6 4. OTÁZKY Zadavatel předpokládá využití předběžných tržních konzultací k získání informací pro finalizaci zadávacích podmínek předmětné veřejné zakázky. Zadavatel žádá dodavatele o poskytnutí odpovědí na dotazy specifikované v příloze č. 1 této výzvy. 5. VÝHRADY ZADAVATELE Předběžné tržní konzultace budou vedeny v českém jazyce. Zadavatel si vyhrazuje v souladu 36 odst. 4 ZZVZ právo identifikovat v zadávací dokumentaci osoby, které se na předběžné tržní konzultaci podílely, a uvést všechny podstatné informace, které byly obsahem předběžné tržní konzultace. Zadavatel si vyhrazuje právo na ukončení předběžně tržních konzultací bez zpracování výsledků, a to i bez udání důvodů, a právo na vyhodnocení a využití závěru předběžné tržní konzultace dle uvážení zadavatele. Dodavatelé si hradí náklady spojené s jejich účastí na předběžné tržní konzultaci, zadavateli nevzniká žádná povinnost se na jejich úhradě jakkoliv podílet. Nedílnou součást této výzvy tvoří příloha č. 1: Dotazy k PTK. V Brně dne Ondřej Kebrle odborný ředitel pro ekonomiku Český metrologický institut strana 6