BENEFITY HELIOS Green

Transkript

1 BENEFITY HELIOS Green Společnost poskytuje zaměstnancům různé Benefity (ozdravné pobyty, očkování, zdrav. vyšetření, životní pojištění, penzijní připojištění, pracovní benefity, poukázky na služby pop ř. systém kafetéria). Cílem modulu Benefit je spravovat, udržovat dlouhodobé nebo jednorázové Benefity případně umožnit objednávání online zaměstnancem. Plánovat jednotlivé Benefity a vytvořit přehlednou evidenci čerpání benefitů jednotlivými zaměstnanci včetně sledování limitů podle platné legislativy(přidaňování) a interních pravidel společnosti. Modul je otevřený a je připraven pro propojení na externí systém zaměstnaneckých benefitů jako datové uložiště s napojením na Mzdový modul s možností propojení na docházkový modul, kde dle docházky se přiděluje určitý počet bodů a následně měsíční čerpání. Modul automaticky kontroluje čerpání benefit na maximálně povolený počet Benefit. PŘÍNOSY: Online objednávání Benefitů zaměstnancem Online datový výstup při komunikaci s dodavatelem Benefitů Evidence skutečných nákladů za období jako podklad pro plánování nákladovosti Benefitů v následujícím období Sledování nároků a čerpání Benefitů zaměstnancem V případě překročení limitů plánovaná srážka ze mzdy Možnost propojení s externí aplikací T iskové výstupy Modul je rozdělen na: Číselníky a konstanty o Druhy Benefitu o Karty Benefitu o Konstanty Benefitu o Poukázky na služby o Účastníci akce Doklady. o Akce Benefitu o Objednávky Benefitu o Objednávky poukázek o Plán Benefitu o Faktury Benefitu

2 Číselníky a konstanty Konstanty Benefitu Zadávají se konstanty systému Benefit s platností na 1 rok : Číselník Druhy Benefitu Rozčleňuje Benefity na jednotlivé druhy. Toto rozdělení může ovlivňovat chování funkcí nebo nastavení formulářů. Číselník Karty Benefitu Každý Benefit zařazený do firemního systému má v tomto číselníku vlastní kartu, jsou nastaveny charakteristické atributy potřebné pro sledování nároků a čerpání zaměstnancem a jeho rodinných příslušníků. Např.: Číselník Poukázky na služby Číselník má v současnosti 4 záznamy dle názvu poukázek. Důležité je použití zkráceného názvu, který je nutné v celém systému dodržovat. Systém je připraven na rozšiření o další druhy poukázek. kde Ve formuláři Poukázky Personalista pro každý druh poukázek zaškrtne hodnoty, které si zaměstnanec může objednat. Např.:

3 Číselník Účastníci akce Při objednávání pobytů se opakovaně zapisují do objednávky rodinní příslušníci (manžel(ka) a děti, případně druh(družka)). Ve více než v 95% se meziročně tyto údaje nemění. Číselník má za úkol při vyplňování Objednávek a při zadávání rodinných příslušníků nabízet údaje z předchozích objednávek, které se v tomto číselníku archivují. Akce Benefitu Definuje hromadnou jednorázovou akci, kde na položkách formuláře jsou popisy objednavatelů (zaměstnanců) : Postup zpracování akce objednávku akce Dodavateli Personalista založí Akci Benefity Zaměstnanec otevře seznam neuzavřených Akcí Benefity a přes funkci Objednání Benefitu zaměstnancem a vyplnění objednávkového formuláře se přihlásí na akci (ON-LINE), nebo požádá svého vedoucího, případně zodpovědného personalistu, aby ho přihlásil na akci (OFF-LINE) V případě překročení max. množství pro přihlášky bude na tuto situaci zaměstnanec upozorněn, že tato objednávka nemusí být při uzávěrce akceptována Po uplynutí uzávěrkového termínu akce záznam akce už nebude přístupný zaměstnanci k objednání. Doplnění smí provést pouze zodpovědný personalista. Personalista vyhodnotí přihlášky zaměstnanců, schválí je a pošle Personalista dle způsobu komunikace v Objednávce pošle Dopisy (ne)odsouhlasení všem zaměstnancům, kteří si akci objednali. Personalista akci uzavře spuštěním funkce Uzávěrka akce (Generování plánu), která vygeneruje zápisy do Plánu Benefitu a nastaví stav akce na Uzavřen

4 Funkce Objednání Benefitu zaměstnancem Zaměstnanec otevře pořadač Akce Benefit, které pro něho budou vyfiltrovány tak, že se mu budou nabízet jen ty Akce, které jsou ve stavu Plán a termín pro uzávěrku akce nebyl překročen. Zaměstnanec může otevřít formulář, případně funkci může spustit přímo z přehledu. Po spuštění funkce musí vyplnit následující formulář : Funkce Uzávěrka akce (generování plánu) Jakmile zodpovědný personalista za akci usoudí, že Akce je plně obsazena a je potřebné ji zpracovat, spustí funkci Uzávěrka akce (generování plánu). Tato funkce nejdříve kontroluje Stav akce (musí být ve stavu Plán) a zda už uplynul termín uzávěrky. Po kontrole funkce zpracovává jednotlivé schválené položky akce tak, že pro každou osobu, uvedenou v návazné Objednávce, včetně zaměstnance, vytvoří záznam do Plánu Benefitu s názvem přihlášené osoby a zda se jedná o dítě, partnera či ostatní osobu a hodnotou příspěvku zaměstnavatele, která je uvedena na Kartě Benefitu. Současně vytváří vztah mezi vygenerovaným plánem a položkou akce. Po úspěšném zpracování nastaví Stav akce na Uzavřen Funkce Kopírování akce Tato funkce slouží k rychlé tvorbě nových záznamů Akcí. Po spuštění funkce nad vybraným záznamem Akce se vytvoří nový záznam Akce bez položek, který má zkopírovány základní údaje z vybraného záznamu Akce. Postup zpracování akce Poukázky Personalista založí Akci Benefity pro poukázky důležité : navázat na Kartu Benefitu s Druhem Benefitu - 7 Poukázky. Zaměstnanec otevře seznam Akcí Benefity pro Poukázky a přes funkci Objednání poukázek zaměstnancem a vyplnění objednávkového formuláře si objedná poukázky (ON-LINE), nebo požádá svého vedoucího, případně zodpovědného personalistu, aby mu poukázky objednal (OFF-LINE) V případě překročení limitu pro objednání bude na tuto situaci zaměstnanec upozorněn, že tato objednávka překračuje limit. V případě překročení limitu pro zdanění u HP bude zaměstnanec upozorněn Zaměstnanec si v okamžiku objednání může vytisknout formulář objednávky Po uplynutí uzávěrkového termínu akce už nebude mít zaměstnanec přístup k objednání. Doplnění smí provést pouze zodpovědný personalista. Personalista vyhodnotí objednávky zaměstnanců, případně doobjedná na fiktivního zaměstnance rezervu Personalista nad Akcí spustí funkci Export seznamu poukázek a pošle soubor.csv Dodavateli Personalista akci uzavře spuštěním funkce Uzávěrka akce (Generování plánu), která vygeneruje zápisy do Plánu Benefitu a nastaví stav akce na Uzavřen Poznámka : Vytvořit v pořadači Zaměstnanci uživatele Rezerva, který bude sloužit pro objednání Rezervních poukázek pro budoucí použití. U tohoto zaměstnance se nebude kontrolovat limit

5 Funkce Objednání poukázek zaměstnancem Zaměstnanec otevře pořadač Akce Benefit, které pro něho budou vyfiltrovány tak, že se mu budou nabízet jen ty Akce, které jsou ve stavu Plán a termín pro uzávěrku akce nebyl překročen. Zaměstnanec si vybere Akci pro poukázky a spustí funkci Objednání poukázek. Po spuštění funkce se zaměstnanci zobrazí dialogové okno: - U každého druhu zaměstnanec zaškrtne hodnotu poukázky, kterou si chce objednat a současně zapíše počet. Po odchodu z políčka systém automaticky vypočítá hodnotu pro požadovaný druh a kontroluje, zda objednávka nepřekračuje stanovený limit Funkce Export seznamu poukázek Funkce se spouští nad vybranou akcí typu Poukázky a bude k dispozici jen zodpovědnému personalistovi. Po spuštění funkce uživatel zadá plnou cestu i s názvem souboru.csv. Vybere přes CTRL/ENTER Druh poukázky a zadá OK. v dodavateli stanoveném formátu, který uživatel může poslat dodavateli poukázek. Do Nákladu plán funkce zapíše hodnotu Limitu pro zaměstnance (10.000,-). Do Nákladu skutečných zapíše hodnotu objednávky HP, která vstupuje do daní. Do Hradí zaměstnavatel zapíše hodnotu celé objednávky poukázek. hodnotou příspěvku zaměstnavatele, která je uvedena na Kartě Benefitu. Současně vytváří vztah mezi vygenerovaným plánem a položkou akce. Po úspěšném zpracování nastaví Stav akce na Uzavřen. Objednávky poukázek Slouží pro Evidenci objednávek poukázek: Systém vytvoří v uvedeném adresáři soubor Funkce Uzávěrka akce (generování plánu) Po uplynutí termínu uzávěrky akce zodpovědný personalista spustí funkci Uzávěrka akce. Funkce nejdříve kontroluje Stav akce (musí být ve stavu Plán) a zda už uplynul termín uzávěrky. Následně funkce zpracovává jednotlivé položky akce tak, že pro každého zaměstnance a jeho objednávku vytvoří záznam do Plánu Benefitu.

6 Plány Benefitu Evidenci plánovaných Benefitů zajišťuje pořadač s názvem Plán Benefitů. Jednotlivé záznamy obsahují údaje o plánovaném Benefitu pro konkrétního zaměstnance s možností evidence rozpočtovaných nákladů. Záznamy mohou vznikat automaticky pomocí funkce nebo mohou být vytvářeny ručně. Ručně vytvořený záznam je označen atributem Vytvořeno automaticky na "Ne". Funkce Generování srážky Po spuštění funkce a kontrole nastavení vybraných plánů se zobrazí dialogové okno : Uživatel má možnost změnit období, od kdy se srážky mají provádět. Nabízí se aktuální měsíc. Dále je možné změnit velikost splátky. Tato nesmí být větší než je Srazit celkem. Po odsouhlasení vznikne záznam do Paušálů a srážek. Vybraným záznamům se nastaví Stav na Ukončen a zapíše se systémový datum do atributu Srážka generována dne. Takovéto záznamy už nelze editovat.