Seznam identifikovaných rizik 2018/2019

Transkript

1 Příloha číslo 1 Organizační směrnice číslo 18 (Systém řízení rizik), ze dne Seznam identifikovaných rizik 2018/2019 platná ke dni Příloha ke dni platnosti v plném rozsahu nahrazuje dřívější verzi. Použité symboly: Pravděpodobnost výskytu Závažnost rizika Způsob určení zdroj identifikace Klíčová oblast 1: Řízení DDM 1 Zneužití počítačů k poškození dobrého jména DDM rozesílání spamů, šíření virů 4 2 B Pořízení legálního ochranného software, jeho aktualizace. Omezení přístupových práv uživatelů. Zabezpečení serveru softwarovou firmou. 1a Zvýšení agresivity spamových a obdobných útoků, nekvalifikovaná odpověď na ně. 2 Politická rizika změny ve volených orgánech zřizovatele 3 Překročení kompetencí nebo nedodržení povinností zaměstnanců DDM 4 Špatná koordinace činnosti uvnitř DDM 5 Složitost vnitřních norem a jejich neprovázanost 6 Legislativní změny způsobující dočasné problémy v činnosti DDM 5 2 A Informace všem zaměstnancům, 2 2 B Pořizovat záznamy z jednání, stanovit písemně zásady vzájemných finančních vztahů, zásady pro čerpání příspěvku zřizovatele a pro správu majetku. Rozhodnutí a pokyny zřizovatele vyžadovat v písemné formě, ve sporných otázkách požádat o písemné vyjádření. 3 2 A Kompetence vymezit v organizačním řádu DDM. Pracovat na jejich zpřesnění a na vytvoření detailní kompetenční mapy a navazujících předpisů směrnice k zaškolení nových pracovníků. 3 2 A Zlepšit systém participace a vnitřní kontroly plnění zadaných úkolů. Podpořit nastavení férové a adekvátní zpětné vazby. 3 4 A Provedení kontroly vnitřních norem vnější kontrolou. Provedení kontroly vnitřních norem vnitřní kontrolou, postupná aktualizace směrnic, jejich zjednodušení a příprava průvodních materiálů. 3 4 A Průběžné vzdělávání vedoucích pracovníků, oblast BOZP, PO, GDPR, aktivní dohledávání a implementace změn.

2 Klíčová oblast 2: Správa majetku a financí 1 Krádež hotovosti 1 3 A Je stanoven limit pokladní hotovosti a peníze nad limit jsou okamžitě převedeny do banky, peníze jsou uloženy zásadně v trezoru, při odchodu ekonomky z místnosti musí být trezor vždy uzamčený, zajištění místnosti je v souladu s podmínkami pojistné smlouvy o pojištění majetku mříže, bezpečnostní zámky, Stanovit zásady pro provoz pokladny. 2 Krádež hotovosti při přepravě z banky do pokladny DDM 3 Chyba při vyplácení peněz z pokladny 1 4 C Omezení hotovostních operací. Přeprava hotovosti v souladu s podmínkami pojistné smlouvy. Uzavření adekvátní pojistné smlouvy. 1 2 B Kontrola pokladny podle vnitřních předpisů. 4 Přečerpání rozpočtu 1 3 C Každý měsíc je provedena uzávěrka rozpočtu, DDM má tedy 12x ročně poměrně přesný obraz o svém hospodaření, čtvrtletně je prováděna mezitímní uzávěrka pro zřizovatele, je provedena roční 5 Zneužití, ztráta nebo špatné vyplacení prostředků DDM pokladny poboček. účetní uzávěrka, kde je vyčíslen výsledek hospodaření. 2 3 B Pravidelné i namátkové kontroly hotovosti v pokladně DDM a záloh poboček. Uzavření dohod o odpovědnosti. 6 Ztráta elektronicky zpracovaných dat 8 Odcizení nebo poškození majetku školy 9 Odcizení nebo poškození majetku žáků 10 Odcizení nebo poškození majetku zaměstnanců 11 Ztráta/krádež předmětů svěřených zaměstnancům 2 3 C Zálohování dat dle směrnice, soft a hardwarová ochrana výpočetní techniky 2 3 A Kontrola dodržování směrnice o zabezpečení majetku školy. Pojistné smlouvy. 3 4 A Kontrola dodržování školního řádu. Seznamování žáků se školním řádem, dodatečné poučení o příčinách škod na majetku žáků. Pojistné smlouvy. 2 3 A Seznámení zaměstnanců s vnitřními předpisy, určení míst pro odkládání věcí, jejich technické zabezpečení. 3 2 B Uzavření dohod o odpovědnosti za svěřené předměty se zaměstnanci. 12 Nedbalost při nakládání s peněžními prostředky 3 3 B Stanovit postupy spojené s hotovostními operacemi, nakládání s platební kartou k účtu, hotovostní zálohy poskytovat po uzavření dohody o odpovědnosti. 13 Chybně uzavřené smlouvy 4 5 A Zpracovat vzory všech typů smluv používaných DDM, konzultovat se zřizovatelem, právníkem. 14 Nevýhodně uzavřené smlouvy 3 4 JI Smlouvy většího rozsahu konzultovat s právníkem, zřizovatelem. Rozsáhlejší akce jako tábory pouze objednat, vždy uzavřít písemnou smlouvu s uvedením platebních podmínek, storno, penále, apod. Před uzavřením rozsáhlejších zakázek si vyžádat nabídky od více firem.

3 Klíčová oblast 3: Účetnictví a mzdové účetnictví Zneužití přístupových dat k elektronickému bankovnictví 1 2 C Omezení okruhu oprávněných osob, častá změna certifikátu a jeho zabezpečení. Vyčlenit pro el.bankovnictví počítač a vyčlenit jej pouze pro práci hospodářky, zamezit přístupu cizích osob, přístup k počítači zabezpečit heslem. Zásadní chyby v zavedeném systému účetnictví. Opožděné předávání platových výměrů Chybné odvody sociálního a zdravotního pojištění 4 5 A Audit vedení účetnictví, návazné změny. 2 2 A Kontrola termínů platových postupů - červen. 1 3 B Každý leden si DDM vyžádá od ČSSZ, VZP a dalších zdravotních pojišťoven potvrzení o tzv. bezdlužnosti k

4 Klíčová oblast 4: Provoz a jeho bezpečnost 1 Vznik požáru, havárie nebo jiné mimořádné provozní události 3 5 A - pravidelná kontrola prostor DDM z hlediska BOZP a PO - pravidelné proškolování zaměstnanců z hlediska PO - revize elektrospotřebičů, revize předepsaných provozních aspektů poboček - kontrola běžných provozních rizik školníkem 2 Možnost úrazu osob při pohybu v prostorách DDM 3 Možnost pracovního úrazu zaměstnanců 2 4 A - pravidelná kontrola prostor školy z hlediska BOZP -seznámení osob vstupujících do DDM s riziky a nebezpečím -pravidelná školení BOZP zaměstnanců a účastníků 2 2 A - proškolení zaměstnanců o BOZP - pravidelná kontrola prostor školy z hlediska BOZP - kontrola používání OOPP 4 Možnost úrazu účastníků 4 4 A - pravidelná kontrola prostor DDM z hlediska BOZ - pravidelné poučení účastníků o BOZ / zápis v Deníku ZÚ / - kontrola dodržování vnitřního řádu - řádně vykonávaný dohled a jeho kontrola vedením DDM Omezení nebezpečných činností (stoupání na židle, stoly, běhání, skákání ze schodů, klouzání po zábradlí a házení

5 Klíčová oblast 5: Dokumentace, ochrana osobních údajů 1 Zneužití, ztráta nebo zcizení osobních údajů účastníků - školní matrika - osobní dokumentace 3 4 B Zabezpečení serveru přístupovými hesly pro uživatele. Poučení účastníků činností. školení zaměstnanců v této oblasti. Uchovávání osobní dokumentace a školní matriky v uzamykatelné skříni, klíče pod kontrolou vedení DDM. Vnitřní předpis k GDPR, zajištění jeho srozumitelnosti a zjednodušení. Vnitřní standarty pro nakládání s osobními údaji (jasné pracovní postupy). 2 Zneužití, ztráta nebo zcizení osobních údajů zaměstnanců 3 Znehodnocení spisů uložených v archivu vlivem havárie inž. sítí. 1 4 B Viz výše. 1 3 C Umístění archivu ve vhodných prostorách. 4 Ztráta razítek 1 3 B Evidence razítek, jejich předání pověřeným osobám s poučením o zabezpečení.

6 Klíčová oblast 6: Personální oblast Riziko Nedostatek kvalifikovaných pracovníků Porušování základních zásad pracovně právních vztahů Preventivní opatření 4 4 A Vytváření a aplikace motivačních nástrojů a přátelského klima organizace, snaha o férové ohodnocení zaměstnanců. 2 3 C Zvyšování právního vědomí zaměstnanců školy a vedoucích pracovníků. Stanovení zákazu diskriminace ve vnitřním předpisu školy. Klíčová oblast 7: Pedagogika a ochrana práv účastníků Riziko Vedení pedagogické práce v rozporu s legislativou, etickým kodexem a hodnotami organizace. Porušování práv účastníků zájmového vzdělávání. Preventivní opatření 1 5 B Vnitřní hospitační systém, systém zaškolování nových zaměstnanců a jejich supervize. 2 5 B Vytvoření a předání informace o způsobu podání bezpečné stížnosti. Provozní předpis k vyřizování stížností a kontrole ochrany práv účasntíků.