ZABEZPEČENÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ MĚSTA VSETÍN

Transkript

1 Organizační směrnice č. QS QF Město Vsetín, Městský úřad Vsetín, Svárov 1080, Vsetín, IČ0: SMĚRNICE číslo QS Výtisk č.: 0 Vydání: 1 Účinnost od: Přepis: Matochová Město Vsetín Městský úřad Vsetín Počet stran: Počet příloh: ZABEZPEČENÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ MĚSTA VSETÍN Obsah: Titulní list Záznam o seznámení Účel a cíl směrnice Oblast platnosti Vymezení základních pojmů Odpovědnost a pravomoci Popis činností a postupů Hlavní inventarizační komise Dílčí inventarizační komise Inventarizační komise příspěvkových organizací Povinnosti pracovníků Řádná inventarizace Mimořádná inventarizace Stanovení termínů Inventarizační zápis Záznamy a dokumentace Odkazy a související předpisy Revize Přílohy Rozdělovník: - 1x odbor kancelář tajemníka v listinné podobě - zaměstnanci města Vsetín v elektronické podobě Zpracoval Ověřil Schválil Schválil Odbor Finanční Školství a kultury pro Městský úřad pro Městskou policii Funkce Vedoucí odboru Vedoucí odboru Tajemník Starosta Jméno Jana Matochová Bc. Věra Goldová Ing. Milan Půček Jiří Čunek Datum Podpis

2 Organizační směrnice č. QS QF Záznam o seznámení Potvrzuji seznámení s organizační směrnicí města Vsetín č. QS o zabezpečení inventarizace majetku a závazků: FUNKCE JMÉNO A PŘÍJMENÍ PODPIS

3 Organizační směrnice č. QS QF Účel a cíl směrnice 1.1. Účelem směrnice o inventarizaci majetku a závazků města Vsetín je aplikovat zákon 563/1991 Sb., o účetnictví a stanovit jednotný postup inventarizace majetku ve vlastnictví města Vsetín včetně stanovení konkrétní odpovědnosti zaměstnanců Cílem směrnice ověřit, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti. 2. Oblast platnosti 2.1. Tato směrnice byla schválena starostou města Vsetín a je závazná pro Městský úřad Vsetín, městskou policii a organizační složky zřízené městem Vsetín Příspěvkové organizace zřízené městem Vsetín jsou povinny se touto směrnicí řídit u majetku svěřeného do správy. Pro majetek získaný vlastní činností jsou povinny zpracovat vlastní směrnici, která bude respektovat zásady této směrnice Tato směrnice ruší směrnici č. 01/01/FO ze dne Směrnice nabývá účinnosti dne 1. září Vymezení základních pojmů 3.1. Definice Řádná inventarizace inventarizace prováděná k datu účetní závěrky. Mimořádná inventarizace inventarizace prováděná k datu organizační, personální aj. změny. Průběžná inventarizace prováděná u zásob. Fyzická inventura zjištění skutečného stavu majetku u hmotného, popřípadě u nehmotného majetku. Dokladová inventura provádí se u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatního majetku, u kterého nelze provést fyzickou inventuru. Inventurní soupis průkazný účetní záznam. Inventární rozdíl rozdíl mezi skutečným a účetním stavem Manko inventarizační rozdíl, kdy skutečný stav je nižší než stav v účetnictví. Přebytek inventarizační rozdíl, kdy skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví Zkratky VFO IK HIK vedoucí finančního odboru inventarizační komise hlavní inventarizační komise

4 Organizační směrnice č. QS QF DIK dílčí inventarizační komise PHIK předseda hlavní inventarizační komise PIK předsedové inventarizačních komisí HM hmotný majetek DDNM drobný dlouhodobý nehmotný majetek DHM drobný hmotný majetek DDHM drobný dlouhodobý hmotný majetek DFM dlouhodobý finanční majetek RV rozhodující vliv PV převážný vliv RP rozpočtové příjmy 4. Odpovědnost a pravomoci 4.1. Matice odpovědnosti Činnost Funkce Starosta Tajemník VFO PHIK Jmenování hlavní inventarizační komise P I O S Školení předsedů inventarizačních komisí I S O Jmenování dílčích inventarizačních komisí P I O S Stanovení termínu školení PIK I S O Stanovení termínu provedení čtvrtletní inventarizace peněžní hotovosti a cenin I O P Stanovení termínu zahájení inventarizace P O S Legenda: P pravomoc O odpovídá I je informován S - spolupracuje 5. Popis činností a postupů 5.1. Hlavní inventarizační komise Návrh na složení komise předkládá VFO Komisi jmenuje starosta města Vsetín Komise je pětiná Předsedou HIK je vždy pracovní finančního odboru Městského úřadu Vsetín Hlavní inventarizační komise zajišťuje: - metodické řízení činnosti dílčích inventarizačních komisí, - organizační přípravu inventarizace, - školení předsedů inventarizačních komisí, - dohled nad činností dílčích inventarizačních komisí, - zpracování závěrečného protokolu o inventarizaci k projednání v Radě města Vsetín Předseda hlavní inventarizační komise odpovídá za přípravu podkladů k řádnému zabezpečení inventarizací Inventarizační komise mohou pracovat ve stejném složení maximálně 2 roky.

5 Organizační směrnice č. QS QF Dílčí inventarizační komise DIK jmenuje starosta města Vsetín pro: Inventarizace hmotného majetku v užívání městského úřadu: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci majetku v užívání jednotlivých odborů, - y inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - inventuru dle konkrétního umístění provádějí vždy dva ové komise, které určí předseda hlavní inventarizační komise na návrh vedoucí finančního odboru Inventarizace hmotného majetku v užívání zařízení města Vsetín: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci majetku v užívání zařízení města, - y inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - inventuru dle konkrétního umístění provádějí vždy dva ové komise, které určí předseda hlavní inventarizační komise na návrh vedoucí finančního odboru Inventarizace hmotného majetku jednotlivých organizačních složek: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci majetku v užívání organizační složky, - y inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - inventuru v jednotlivých organizačních složkách provádějí vždy dva ové komise, které určí předseda hlavní inventarizační komise na návrh vedoucí finančního odboru. - inventarizace majetku v užívání městské policie je prováděna dle bodu Inventarizace nemovitého majetku: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - je sestavována pro inventarizaci nemovitého majetku města Vsetín, - y inventarizační komise jsou pracovníci městského úřadu, - u pozemků se provádí dokladová inventura, jejíž přílohou jsou výpisy z katastru nemovitostí Inventarizace peněžní hotovosti a cenin: - inventarizaci provádějí dva ové hlavní inventarizační komise, které pověří předseda HIK na návrh VFO, - těmito y nemohou být pracovníci finančního odboru Rozpracované investice - inventarizaci provádí pověřený pracovník odboru, který rozpracovanou investici realizoval. Dohled zabezpečuje hlavní inventarizační komise Dokladová inventarizace účtových skupin 0, 1, 2, 3, 9 - inventarizaci provádějí dva ové hlavní inventarizační komise, které pověří předseda hlavní inventarizační komise Dílčí inventarizační komisi pro dohled nad inventarizací majetku ve správě příspěvkových organizací jmenuje starosta města Vsetín: - návrh na složení komise předkládá vedoucí finančního odboru, - y komise jsou pracovníci odboru, do jehož rozpočtové kapitoly je příspěvková organizace zařazena, - předseda hlavní inventarizační komise pověří na základě návrhu vedoucí finančního odboru jednotlivé y komise dohledem nad konkrétní příspěvkovou organizací, - ové komise ověří zahájení a průběh inventarizace, fyzicky ověří majetek výběrovou metodou,

6 Organizační směrnice č. QS QF o dohledu je proveden zápis příloha č Inventarizační komise mohou pracovat ve stejném složení maximálně 2 roky Inventarizační komise příspěvkových organizací IK jmenují ředitelé těchto organizací. Doklad o jmenování inventarizačních komisí je předkládán hlavní inventarizační komisi Inventarizační komise mohou pracovat ve stejném složení maximálně 2 roky Povinnosti pracovníků Členové hlavní inventarizační komise a předsedové dílčích inventarizačních komisí musí být proškoleni předsedou hlavní inventarizační komise o způsobu a cílech prováděných inventarizací, o jejich kompetencích a odpovědnosti. Potvrzení o účasti na školení je součástí inventarizačního protokolu Pracovníci hlavní inventarizační komise, dílčích inventarizačních komisí a ostatní pracovníci, kteří odpovídají za inventarizovaný majetek, jsou povinni se zúčastnit jak přípravných prací tak samotné inventarizace Při provádění inventarizací je nezbytné ohlásit každou odchylku od evidovaného stavu, a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace, předsedovi hlavní inventarizační komise Pracovníci odpovědni za majetek před zahájením inventur odevzdají předsedovi hlavní inventarizační komise prohlášení o tom, že doklady týkající se stavu a pohybu majetku, které zpracovávali, byly předány k zúčtování Řádná inventarizace Účetní stav majetku a závazků se zjišťuje k 31. prosinci Fyzická inventura bude prováděna ke dni 31. říjnu u: - Hmotný majetek - Nemovitý majetek - Umělecká díla a předměty Fyzická inventura bude provedena ke dni 31. prosinci u: - Peněžní prostředky v hotovosti - Ceniny - Zásoby - Rozpracované investice Dokladová inventura bude provedena ke dni 31. prosinci u: - Nehmotný majetek - Finanční majetek - Pohledávky - Účty v bankách - Závazky - Úvěry a půjčky - Kapitálové účty a fondy Fyzická inventura peněžních prostředků a cenin: - mimo termín dle bodu je prováděna v dalších čtyřech termínech,

7 Organizační směrnice č. QS QF termín inventarizace stanoví předseda hlavní inventarizační komise Mimořádná inventarizace Mimořádná inventarizace je prováděna vždy při organizační nebo personální změně v případě, že pracovníkovi byl svěřen majetek města Mimořádnou inventarizaci zajišťuje hlavní inventarizační komise Termín zahájení mimořádné inventarizace je stanoven příkazem tajemníka Městského úřadu Vsetín Stanovení termínů Z provedených fyzických inventur dle bodu předají dílčí inventarizační komise hlavní inventarizační komisi ke dni 30. listopadu inventární zápis viz. formulář č. QF a QF Inventární zápisy z provedených fyzických inventur dle bodu předají dílčí inventarizační komise hlavní inventarizační komisi ke dni 5. lednu na formuláři č. QF a QF Inventární zápisy z provedených inventur dle bodu předají dílčí inventarizační komise hlavní inventarizační komisi ke dni 25. lednu na formuláři č. QF Výsledky fyzických inventur budou upraveny o přírůstky a úbytky za dobu od ukončení fyzické inventarizace do konce účetního období, tj. do 31. prosince Hlavní inventarizační komise zpracuje závěrečný protokol o výsledku fyzických inventur do 30. ledna následujícího roku Inventární rozdíly budou zaúčtovány nejpozději do 5. února následujícího roku Termín zahájení fyzických inventur je každoročně stanoven příkazem tajemníkem Městského úřadu Vsetín vzor příkazu viz. příloha č Inventarizační zápis O výsledku inventarizace je zpracován zápis, který musí obsahovat: - předmět inventarizace, - subjekt inventarizace, - den, ke kterému byla inventura provedena, - den zahájení a ukončení inventury, - způsob provedení inventury (fyzicky, dokladově, přepočítáním), - závady zjištěné v průběhu inventur, - zjištění skutečného stavu majetku a závazků, - uvedení skutečného stavu majetku a závazků v inventurních soupisech, - porovnání skutečného stavu s účetním stavem, - jména ů inventarizační komise, kteří podepíší jak inventarizační zápis, tak i inventarizační soupis. - sdělení, zda jsou uvedeny příslušné dohody o hmotné odpovědnosti, - návrhy, které by zamezily vzniku inventarizačních rozdílů, - návrh na efektivní způsob likvidace nepotřebného a nepoužitelného majetku, - potvrzení pracovníka odpovědného za inventovaný majetek, že fyzická inventura byla provedena za jeho účasti.

8 Organizační směrnice č. QS QF Pokud za subjekt provádí inventarizaci více DIK, hlavní inventarizační komise zpracuje rekapitulaci, jejíž přílohou jsou jednotlivé zápisy a inventární soupisy. 6. Záznamy a dokumentace 6.1. Záznamy vyplývající z činností uvedených v této směrnici jsou Identifikace dokumentu QF QF QF QF QF QF QF QF Název dokumentu Zpracovatel Uložení dokumentu Kód dokumentu Místo Doba přístupu Inventarizační zápis HM PDIK FO 5 let I Inventarizační zápis HM org. 381 PDIK FO 5 let I Inventarizační zápis peněžní hotovost a ceniny PDIK FO 5 let I Inventarizační zápis - zásoby PDIK FO 5 let I Inventarizační zápis dokladová inventarizace PDIK FO 5 let I Protokol o fyzické inventarizaci PHIK FO 5 let I Protokol o dokladové inventarizaci PHIK FO 5 let I Zápis o provedeném dohledu DIK FO 5 let I Příloha č. 10 Jmenování ů IK VFO FO 5 let I 7. Odkazy a související předpisy 7.1. Při provádění inventarizace majetku jsou zaměstnanci povinni řídit se touto směrnicí a dále: - zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví - ostatní právní normy 7.2. Povinnost prokázat provedení inventarizace majetku a závazků má finanční odbor po dobu pěti let po jejím provedení Aktualizace směrnice Směrnice musí po stránce věcné i obsahové odpovídat aktuálnímu stavu a včas reagovat na vnitřní i vnější změny. Aktualizaci je nutné provést při: - změně právních norem, - změně způsobu postupu činností, - organizačních změnách. Za aktuálnost směrnice odpovídá vedoucí finančního odboru.

9 Organizační směrnice č. QS QF Revize Revize č. List č. Popis změny Datum revize Provedl Podpis Odstraněna příloha č Příkaz tajemníka - vzor Kocourek S. 9. Přílohy Příloha č. 1 Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku Příloha č. 2 Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku org. 381 Příloha č. 3 Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace peněžní hotovosti a cenin Příloha č. 4 Inventarizační zápis z provedené fyzické inventarizace zásob Příloha č. 5 Inventarizační zápis z provedené dokladové inventarizace Příloha č. 6 Protokol o fyzické inventarizaci Příloha č. 7 Protokol o dokladové inventarizaci Příloha č. 8 Zápis o provedeném dohledu nad inventarizací majetku ve správě příspěvkových organizací Příloha č. 9 Prezenční listina Příloha č Jmenování inventarizačních komisí - vzor

10 Organizační směrnice č. QS QF INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku Příloha č. 1 Subjekt inventarizace Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu: Návrh na vypořádání rozdílu: PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti.. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek Jména a podpisy ů inventarizační komise: předseda Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Ve Vsetíně dne Přílohy: inventurní soupis majetku

11 Organizační směrnice č. QS QF INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS z provedené fyzické inventarizace hmotného majetku Příloha č. 2 Organizace č. 381 Městský úřad Odbor Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Evidenční stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu: Návrh na vypořádání rozdílu: PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti a předmětem inventarizace byl veškerý majetek.. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek Jména a podpisy ů inventarizační komise: dílčí komise dílčí komise Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Ve Vsetíně dne Přílohy: inventurní soupis majetku

12 Organizační směrnice č. QS QF INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS z provedené fyzické inventarizace peněžní hotovosti - cenin Příloha č. 3 Subjekt inventarizace Označení inventarizovaných prostředků Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu: Návrh na vypořádání rozdílu: PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti.. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek Jména a podpisy ů inventarizační komise: Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Přílohy: inventurní soupis majetku předseda Ve Vsetíně dne nehodící se škrtněte

13 Organizační směrnice č. QS QF INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS z provedené fyzické inventarizace zásob Příloha č. 4 Subjekt inventarizace Označení inventarizovaných prostředků Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu: Návrh na vypořádání rozdílu: PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti.. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek Jména a podpisy ů inventarizační komise: předseda Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Přílohy: inventurní soupis zásob majetku Ve Vsetíně dne

14 Organizační směrnice č. QS QF INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS Příloha č. 5 z provedené dokladové inventarizace Číslo analytického účtu Označení inventarizovaných prostředků Inventarizace provedena ke dni Zahájení a ukončení inventarizace Způsob provedení inventury Inventurní stav Účetní stav Rozdíl Zdůvodnění příčin vzniku rozdílu: Návrh na vypořádání rozdílu: PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že inventura byla provedena za mé účasti.. Podpis pracovníka odpovědného za inventovaný majetek Jména a podpisy ů inventarizační komise: předseda Datum vyhotovení inventarizačního zápisu: Ve Vsetíně dne Přílohy: inventurní soupis majetku

15 Organizační směrnice č. QS QF P R O T O K O L Příloha č. 6 z fyzické inventarizace majetku města Vsetín za rok I. Rekapitulace podle inventarizačních zápisů Subjekt Účetní stav Zjištěný stav Rozdíl Celkem

16 Organizační směrnice č. QS QF II. Rekapitulace podle druhu majetku Subjekt Účetní stav Zjištěný stav Rozdíl Software 018 DDNM 021 Stavby 022 DHM 026 Zvířata 028 DDHM 031 Pozemky 032 Umělecká díla 042 Rozprac. investice Zásoby Celkem PROHLÁŠENÍ Členové hlavní inventarizační komise prohlašují, že protokol z fyzické inventarizace majetku byl zpracován na základě ověřených inventarizačních zápisů dílčích inventarizačních komisí. Jména a podpisy ů hlavní inventarizační komise: předseda Datum vyhotovení protokolu: Ve Vsetíně dne

17 Organizační směrnice č. QS QF P R O T O K O L z dokladové inventarizace majetku města Vsetín za rok Příloha č. 7 I. Rekapitulace podle inventarizačních zápisů Druh dokladu Účetní stav Zjištěný stav Rozdíl Celkem

18 Organizační směrnice č. QS QF II. Rekapitulace podle druhu majetku Druh dokladu Účetní stav Zjištěný stav Rozdíl Majet. účasti RV Majet. účasti PV Ostatní DFM ZBÚ Běž. účty p.fondů Ostat. běž. účty Pokladna Ceniny 272 -Přij. návr. výpomoci Poskyt. př.výp.ps Poskyt.př.výp.FO 311- Odběratelé Poskyt. prov. zál Pohledávky za RP Ostatní pohledávky Dodavatelé Přijaté zálohy Ostatní závazky Zaměstnanci Pohledávky Zúčt. s ins.sp a ZP Ostat. přímé daně Jiné závazky Celkem PROHLÁŠENÍ Členové hlavní inventarizační komise prohlašují, že protokol z dokladové inventarizace majetku byl zpracován na základě ověřených inventarizačních zápisů hlavní inventarizační komise. Jména a podpisy ů hlavní inventarizační komise: předseda Datum vyhotovení protokolu: Ve Vsetíně dne

19 Organizační směrnice č. QS QF ZÁPIS Příloha č. 8 o provedeném dohledu nad inventarizací majetku města ve správě příspěvkových organizací Subjekt inventarizace Dohled proveden dne Fyzicky ověřen majetek pod inv. číslem: Zjištění: Prohlašuji, že dohled byl proveden za mé účasti. PROHLÁŠENÍ. Jméno a podpis ředitele příspěvkové organizace Jméno a podpis a inventarizační komise pro dohled: Datum vyhotovení zápisu: Ve Vsetíně dne

20 Organizační směrnice č. QS Příloha č. 9 PREZENČNÍ LISTINA ze školení ů hlavní inventarizační komise a dílčích inventarizačních komisí k provedení inventarizace majetku města Vsetín v roce konané dne JMÉNO A PŘÍJMENÍ PODPIS FUNKCE (HIK, DIK)

21 Organizační směrnice č. QS Příloha č. 10 STAROSTA MĚSTA VSETÍN J M E N O V Á N Í hlavní dílčí inventarizační komise pro inventarizaci V souladu se směrnicí č. QC o zabezpečení inventarizace majetku a závazků města Vsetín jmenuji dílčí inventarizační komisi v tomto složeni: Předseda:. Členové: Ve Vsetíně dne starosta města Vsetín