dokumentu, pošty nebo u ke spisu Drobná vylepšení v mobilní verzi Advokátní agendy

Transkript

1 Novinky verze 6.2 Soudní řízení Předplatné Typ případu přes číselník Pohledávka spisu Pohled na spisy s paušálem Lepší možnosti vzhledu faktury Ekonomika spisu Pohled na faktury dle klientů Automatické vytvoření výkazu práce při zadání dokumentu, pošty nebo u ke spisu Drobná vylepšení v mobilní verzi Advokátní agendy Oprava nalezených chyb a nedostatků Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

2 Soudní řízení Upravili jsme funkčnost evidence soudních řízení na spise. Namísto původního řešení, kdy jste měli na spise pouze jeden soud bez velkého množství detailů, tak nyní soudní řízení můžete vkládat jednotlivě a nezávisle na spise. Ke každému řízení je možné vložit mnohem více informací, včetně Vašich poznámek a příloh. Pro soudní řízení vznikla nová záložka na spise a také nový pohled v sekci Celkový přehled. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

3 Na detailu každého řízení kromě obecných polí, jako datum, typ řízení či soud můžete zadat přesné číslo spisové značky, což Vám automaticky vygeneruje trvalý odkaz na služby Infosoud a Info o jednání z portálu justice.cz. Nemusíte tak opakovaně složitě zadávat číslo na webovém formuláři, ale stačí otevřít přímo z Advokátní agendy. Pro snadnější zadávání dalších polí je možné využít předdefinované číselníky na pole Typ a stav soudního řízení, či typ titulu soudního řízení. Tyto číselníky můžete ručně editovat přes Nastavení - Seznamy. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

4 Předplatné Jedná se o největší změnu této aktualizace a věříme, že Vám přinese možnost v Advokátní agendě lépe evidovat stále se rozšiřující model fakturace, kdy si Váš klient Vaše služby předplácí. Nyní na kartě klienta máte možnost klientovi vložit předplatné a to v podobě finanční částky ve vybrané měně nebo určitým časových rozsahem (buď formou hodin nebo tzv. MD (manday - práce člověka za den, tj. 8 hodin). Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

5 Takto má klient u Vás předplacené služby a Vy můžete bez starosti zadávat práci běžným způsobem. Ta se postupně "odkrajuje" z předplaceného obnosu až do chvíle, kdy je přečerpáno. Pokud k této situaci dojde, položky se normálně objeví ve fakturaci, aby byly řádně vyúčtovány. Položky práce označené jako předplatné (tj. práce, která pokryla dané předplatné) můžete vidět v pohledu Fakturace - Předplatné. Odtud můžete také provést klasickou fakturaci, která Vám vygeneruje známý přehled položek pro klienta, aby byl v obraze, jakou práci jste pro něj v rámci předplatného udělali. Odpracovanou práci v rámci předplatného si také můžete zkontrolovat na detailu předplatného, které otevřete z karty klienta. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

6 Není problém, pokud má klient zadáno více předplatných. Ty navíc můžete dělit dle jednotlivých spisů - je tak možné mít např. klienta se 2 spisy, kdy práce zadaná na první spis je účtována standartním měsíčním vyúčtováním a práce na druhý spis je řazena a odečítána z předplatného. Vyplněním data platnosti předplatného můžete omezit jeho platnost - toto lze využít např. v rámci určitých paušálů, kdy klientovi garantujete domluvený počet hodin na určité období. Věříme, že tento způsob účtování Vám rozšíří možnosti a najde u Vás využití. Vzhledem k vyšší složitosti této změny Vám rádi na zavolání pomůžeme se v této problematice lépe orientovat. Typ případu přes číselník Zlepšenou kategorizaci spisů umožňuje pole typ případu. Nyní máte na výběr, zda pole ponecháte uživatele vyplnit libovolně a mít zde tedy maximum informací a možností nebo pole bude svázáno s pevně definovaným číselníkem. Pak budou k dispozici pouze povolené hodnoty. Spisy tak můžete podle těchto hodnot systémově kategorizovat a mít ve spisech větší organizaci. Povolíte v nastavení aplikace a číselník je dostupný přes Nastavení - Seznamy. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

7 Pohledávka spisu Často našim uživatelům chyběla možnost evidence určitých plateb ke spisům. Částečně tyto možnosti pokrývala funkčnost advokátní úschovy nebo modul cizích peněz. Nyní přicházíme s další variantou - pohledávka spisu. Její správu naleznete na nově vzniklé záložce na spise. Snadným zadáním výše pohledávky, případného úroku či dalších nákladů nastavíte částku, která pro daný spis existuje. Zadáváním jednotlivých dílčích plateb potom můžete evidovat splátky tohoto dluhu. Celkový přehled spisů, které evidují pohledávku, včetně uhrazených plateb, naleznete v Celkovém přehledu na nově vzniklém pohledu. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

8 Pohled na spisy s paušálem Možnost automatického generování paušálních položek má Advokátní agenda již dlouho. Chyběl však celkový pohled na spisy, které by takto nastavené spisy zobrazoval. Nyní jsme tento nedostatek opravili. Pokud neznáte funkčnost paušálů a rádi byste začali používat, nahlédněte do nápovědy aplikace nebo nás kontaktujte. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

9 Lepší možnosti vzhledu faktury Přidali jsme několik nových možností v definici šablon Vašich faktur. Jsme tak schopni Vám navrhnout vzhled přesně podle Vašich představ. Na výšku, šířku, různorodé řazení řádků či sloupců. Takže nyní jak hlavička, tak rozpis úkonů může vypadat lépe. Pro požadavek na úpravu stávající faktury nebo vytvoření nového vzoru nás prosím kontaktujte. Ekonomika spisu Lehce jsme přeorganizovali stávající detail spisu. Aby na první pohled bylo viditelné maximum položek na jednotlivých záložkách na spise, byla sekce původního stavu stavu spisu posunuta do horního záložkového přehledu. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

10 Tímto se nám zvětšil prostor nejen pro stavy spisu, ale i pro ostatní záložky. Nově jsme sekci se stavy spisu nazvali výstižněji - ekonomika, jelikož převážně zobrazuje položky, které mají souvislost s fakturací. Pohled na faktury dle klientů Lepší přehled o stavu faktur či možnost vytištění přehledu všech faktur vybranému klientovi umožní nový pohled v sekci Klienti, Faktury. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

11 Automatické vytvoření výkazu práce při zadání dokumentu, pošty nebo u ke spisu Pokud přidáváte na spis dokument, poštu nebo , tak jste měli možnost automaticky vytvořit stav spisu (fakturační položku). Mnoho uživatelů toto využívá a šetří čas. Nyní tuto funkčnost posouváme ještě dále - automaticky se kromě stavu spisu vytvoří i výkaz práce. Není tedy třeba duplicitně zadávat "to stejné", a Váš čas můžete využít efektivněji. Ne každému však toto vyhovuje, proto v uživatelském nastavení má každý možnost rozhodnout, zda se bude automaticky vytvářet obojí, ani jedno, pouze položka k fakturaci anebo bude uživatel vždy dotázán a rozhodne se pro každý případ zvlášť. Uživatelské nastavení najde v Nastavení - Uživatelské nastavení a předmětný přepínač je pod názvem "Přidávat y k fakturaci". Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

12 Novinky verze 6.0 a 6.1 Komentáře ke spisům Přístupová práva k dokumentům Podpora pro práci s dokumenty na OS Mac OSX Vyhledávání v dokumentech Zobrazení dokumentů u spisu Alias klienta Přídavné úložiště spisu Přepínač pohledů na spisy Zobrazení údajů o smazaných dokumentech Úprava dohrání kurzu cizí měny z ČNB Nový "progress bar" - indikátor průběhu akcí Nové pohledy ve fakturaci Oprava drobných chyb a nedostatků Komentáře ke spisům Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

13 Přinášíme Vám možnost přidávat ke spisům komentáře. Formou krátké textové zprávy tak můžete vkládat jednotlivé poznámky, vzkazy či doplňující popisky náležící ke spisu. Pro komentáře vznikla nová záložka na formuláři (kartě) spisu. Na detailu komentářů jsou kromě jeho textu i údaje o osobě a času kdy vznikl, či případná příloha. Komplexní přehled o komentářích zaručí pohled Celkový přehled Komentáře, který je řazen dle spisů a je možné v něm vyhledávat. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

14 Přístupová práva k dokumentům Touto verzí aplikace jsme dokončili obsáhlé práce na správě dokumentů spisů. Poslední podstatná funkčnost, která chyběla, bylo zohlednit přiřazení osob na spise do přístupových práv k dokumentům uložených v adresářové struktuře disku se soubory. Nově je tedy možné zajistit, že pokud je spis přiřazen pouze určité osobě, tak se soubory tohoto spisu může pracovat pouze tato osoba. Samozřejmě existuje možnost i skupinového oprávnění, kdy pro skupiny IBM Notes existují skupiny i na dokumentovém serveru. Nadále platí, že se soubory můžete pracovat jak z prostředí Agendy, tak přímo z adresáře spisu. Pro aktivaci funkčnosti prosím nás kontaktujte, jelikož je třeba domluvit podrobnosti implementace. Podpora pro práci s dokumenty na OS Mac OSX Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

15 Vyladili jsme nejrůznější odchylky a problémy s prací se soubory v prostředí operačního systému Apple Mac OSX. Do budoucna bychom rádi dokončili ještě funkce fakturace, takže brzy by měla být práce na Mac plnohodnotná s operačním systémem Windows. Vyhledávání v dokumentech Pokud pracujete se soubory v adresářové struktuře (přes WebDAV), tak se v levém menu nově objevila sekce Dokumenty. Jedná se pouze o oddělení pohledu s dokumenty, který byl v celkovém přehledu. Nově však přibyl pohled umožňující detailní vyhledávání v metadatech dokumentů. Zde tedy můžete dohledat dokumenty dle názvu, osob, které je do agendy vložili apod. Případné fulltextové prohledávání i uvnitř dokumentů zajišťuje nativní funkčnost operačního systému Windows. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

16 Zobrazení dokumentů u spisu Záložka dokumenty na kartě (formuláři) spisu doznala několika změn. Nově například zobrazuje složku, ve které je soubor ve složce spisu uložen. Důležité je také zmínit, že tlačítka pro přímou práci se složkou spisu jako např. tlačítko Aktualizovat je viditelné pouze uživatelům, kteří jsou jmenovitě uvedeni v přidělení spisu. Alias klienta Na formuláři (kartě) klienta přibylo nové pole pro alias. Po jeho vyplnění zajistíte, že složka klienta v adresářové struktuře se bude jmenovat podle aliasu. Tímto omezíte vytváření dlouhých či velmi podobných složek, ve kterých se uživatelé špatně orientují. Také po přejmenování klienta se nemění složka klienta, což v některých případech může být zmatečné. Jednoduše tak máte název složky pod kontrolou. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

17 Přídavné úložiště spisu V některých případech se může hodit mít pro spis i další úložiště dokumentů. Ať už na disku se soubory Agendy nebo i třeba na jiné sítové či lokální cestě. Pro každý jednotlivý spis toto můžete využít na formuláři (kartě) spisu na záložce Dokumenty. Dole pod seznamem přiložených dokumentů se objevuje odkaz pro výběr doplňující složky. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

18 Přepínač pohledů na spisy Pro rychlejší a efektivnější práci se spisy jsme přidali rychlou možnost změny pohledu na spisy. V pravém horním rohu přibyl přepínač na přechod mezi pohledy na aktivní spisy, archivní spisy, příležitosti či pohled na všechny spisy včetně příležitostí, který doposud chyběl. Zobrazení údajů o smazaných dokumentech Doplnili jsme údaje o smazaných dokumentech v koši. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka

19 Úprava dohrávání kurzu cizí měny z ČNB Pokud používáte tuto funkcionalitu pro přepočet zahraničních měn na české koruny, tak jste se mohli setkat s chybou, kdy kurz nebyl vůbec načten. Většinou bylo způsobeno tím, že kurz na aktuální den nebyl ČNB doposud zveřejněn. Upravili jsme tedy tak, aby byl dohledán poslední platný zveřejněný kurz. Nový "progress bar" - indikátor průběhu akcí Vylepšili jsme ukazatel průběhu časově náročných akcí. Průběh je nyní navíc možné obohatit o informace uživateli. Uživatel má také možnost práci přerušit či ukončit. Případné chyby jsou i lépe popsány a do chybové hlášky je např. uveden i spis či dokument, na kterém chyba vznikla. Nové pohledy ve fakturaci Do sekce fakturace jsme přidali nový pohled Dle prefixu spisu včetně Ne položek. Czech Republic soudu v Brně, oddíl C, vložka