Elektronická spisová služba

Transkript

1 Uživatelská příručka Vytvořeno dne: Aktualizováno: , a.s.

2 Obsah 1. O aplikaci Obecný postup práce s Elektronickou spisovou službou Přihlášení Uspořádání stránky Spisové služby Práce s formuláři obecně Certifikáty a elektronický podpis Příchozí dokument Kde najít příchozí dokument Popis polí formuláře příchozího dokumentu Postup práce s příchozím dokumentem Odchozí dokument Kde najít odchozí dokument Popis polí formuláře odchozí zprávy Postup práce s odchozím či vlastním dokumentem Spis Kde najít spis Popis polí formuláře spisu Postup práce se spisem Hromadné podepisování Poštovní podací arch Podací deník Vyhledávání v podacím deníku Práce s podacím deníkem Nastavení Seznam dokumentů Vyhledávání v seznamu dokumentů Práce se seznamem dokumentů Nastavení K čemu vám poslouží... 4 Seznam spisů...51

3 10.1. Vyhledávání v seznamu spisů Práce se seznamem spisů Nastavení Podatelna/výpravna Vyhledávání příchozí pošty Práce s příchozí poštou Vyhledávání odchozí pošty Práce s odchozí poštou Fronta Vstupní fronta Výstupní fronta Statistiky...61

4 1. O aplikaci spisová služba 1.1. K čemu vám spisová služba poslouží Aplikace FormFlow Server s modulem (dále jen ) je určena pro správu elektronických zpráv, datových zpráv systému datových schránek a pro správu listovních zásilek, jejichž originály se posílají listovní, tedy klasickou papírovou poštou. Základem této aplikace je osvědčený program FormFlow Server doplněný o modul, tedy modul pro komunikaci s datovou schránkou, pro příjem, odesílání a zpracování zásilek elektronické pošty i zásilek listovních, digitalizovaných prostřednictvím skeneru. Celý systém umožňuje komunikaci s jednou datovou schránou i s více datovými schránkami současně. Nastavení pro komunikaci s každou ze schránek je samostatné, přičemž je možné propojení jejich komunikace navzájem (typické řešení holdingu). Každému uživateli aplikace je pomocí přístupových práv umožněn přístup pouze k těm zprávám a funkcím, které pro něho mají význam. Aplikace nabízí následující funkce: Komunikační rozhraní mezi informačním systémem datových schránek (ISDS) a organizací uživatele. Příjem datových zpráv. Distribuce datových zpráv konkrétním uživatelům, zajištění koloběhu datové zprávy uvnitř organizace. Odeslání datových zpráv s určením rolí a odpovědností to znamená rolí odpovědnosti za obsah datové zprávy a rolí odpovědnosti za její faktické odeslání (např. osoba oprávněná). Stvrzení odpovědnosti za obsah a zabezpečení zprávy pomocí elektronického podpisu uživatele. Archivace datových zásilek nejen jako výsledků vnitřního koloběhu, ale i úplného originálu datových zpráv (přijatých i odeslaných) tak, jak prošly přes centrum datových zpráv. Evidence zpráv (deník příchozí pošty, deník odchozí pošty). Systém dále podporuje zpracování listovních zpráv, tedy klasické papírové pošty, ať již na straně přijmu, či odeslání. Předpokladem je digitalizace papírové pošty pomocí skeneru. Je možné také odesílat a přijímat Poštovní datové zprávy. Pomocí aplikace lze též pracovat se zásilkami elektronické pošty. Podrobnější popis všech vlastností naleznete dále v textu. 4

5 2. Obecný postup práce s Elektronickou spisovou službou Pro práci s Elektronickou spisovou službou je potřeba internetový prohlížeč a nainstalovaná aplikace Form Filler, kterou si můžete zdarma stáhnout například z firemních stránek a.s. na adrese Obvykle také budete potřebovat svůj digitální certifikát umožňující elektronicky podepisovat zprávy Přihlášení Spisovou službu spustíte v okně webového prohlížeče. Pro přístup použijte adresu, kterou vám poskytl administrátor tohoto serveru, například Administrátor by vám měl sdělit i uživatelské jméno a heslo, které budete potřebovat k přihlášení. Úvodní stránka Elektronické spisové služby obsahuje pouze formulář pro přihlášení. Požadované údaje zapište do polí Přihlašovací jméno a Heslo a potvrďte je tlačítkem Přihlášení. Po korektním přihlášení můžete začít používat všechny funkce Elektronické spisové služby. Další podrobnosti související s přihlašováním najdete v uživatelské příručce k FormFlow Server 5, kapitola 2 Prostředí FormFlow Serveru. 5

6 2.2. Uspořádání stránky Spisové služby Po úspěšném přihlášení se zobrazí celé rozhraní Elektronické spisové služby Lišta záložek Funkce Elektronické spisové služby jsou uspořádány do několika záložek, které můžete přepínat pomocí tlačítek na vodorovné liště umístěné v horní části stránky. Pokud není lišta dostatečně široká, zobrazíte si další záložky tlačítkem se symbolem trojúhelníka, umístěným na pravém okraji lišty. Záložka Formuláře je nejrozsáhlejší a její obsah je ještě dále strukturovaný, proto se o ní zmíníme o něco podrobněji v následující kapitole Formuláře. Záložku Moje nastavení můžete využít pro přizpůsobení vzhledu a chování Spisové služby například údajů o své osobě, změně hesla či podpisového certifikátu, ale také k nastavení zobrazovaných údajů v seznamech formulářů a podobně. Administrátor serveru může vymezit, které vlastnosti si smíte nastavovat samostatně. Obsah této záložky a význam jednotlivých položek nastavení je podrobně vysvětlen v uživatelské příručce k FormFlow Serveru 5, kapitola 7 Nastavení prostředí FormFlow Serveru. Záložka Adresář je určena ke správě kontaktů datových schránek a ových i poštovních adres. Je popsána v samostatné dokumentaci Spisová služba Adresář. 6

7 Záložky Podací deník, Seznam dokumentů, Seznam spisů a Podatelna/výpravna každá umožňují vyhledávání určitých typů záznamů a práci s nimi. Podrobně jsou popsány v dalších kapitolách tohoto dokumentu: Kapitola 8 Podací deník, Kapitola 9 Seznam dokumentů, Kapitola 10 Seznam spisů, Kapitola 11 Podatelna/výpravna. Záložka Statistiky zobrazuje souhrnné údaje o počtech spravovaných dokumentů a spisů. Popisuje ji kapitola 13 Statistiky. Záložka Fronta je určena ke správě příchozích a odchozích zpráv, které jsou právě na cestě: čekají na odeslání či stažení, nebo se jejich odeslání či stažení z nějakého důvodu nepodařilo. Tuto záložku popisuje kapitola 12 Fronta Formuláře Všechny záznamy, se kterými pracuje tedy například poštovní zásilky, dokumenty či spisy jsou spravovány pomocí formulářů. Tyto formuláře jsou v Elektronické spisové službě uspořádané do složek a dostupné právě na záložce Formuláře Strom složek V levé části stránky se zobrazuje strom složek s formuláři, rozdělený na několik sekcí, ve větší pravé části pak vždy najdete obsah konkrétní vybrané složky a další ovládací prvky, umožňující například filtraci nalezených formulářů. Hlavní část formulářového stromu, uvedená hlavičkou Formuláře, obsahuje stromově uspořádané složky. Každý typ formuláře je v této sekci umístěn v právě jedné složce. Uvnitř složky pak je možné formuláře dále filtrovat, prohlížet seznam existujících formulářů (zpráv, dokumentů) daného typu či pomocí šablony vytvořit formulář nový. Pod hlavičkou Rozpracované najdete konkrétní formuláře, které právě procházejí schvalovacím procesem (viz kapitolu Rozpracované formuláře). Další sekcí formulářového stromu je Archiv, určené pro shromažďování již vyřízených formulářů (viz kapitolu Archiv). 7

8 Rozpracované formuláře Karta Formuláře obsahuje kromě hlavního formulářového stromu ještě zvláštní sekci Rozpracované. Ta je určena k práci s formuláři, které právě procházejí schvalovacím procesem. Sekce se dále dělí na dvě pevně začleněné podsložky Moje k vyřízení a V procesu. Klepnutím na některou z těchto složek se zobrazí rozpracované formuláře, které odpovídají charakteru složky. Ve složce Moje k vyřízení jsou obsaženy formuláře čekající na zpracování přihlášeným uživatelem, tedy vámi. Číslo v závorce uvádí počet formulářů v této složce. Ve složce V procesu se zobrazují všechny rozpracované formuláře, ke kterým máte přístupové právo. Zeleně podbarvené jsou ty, které čekají na vaše zpracování, žlutě podbarvené jsou ty, které můžete převzít, ostatní jsou podbarveny standardně bíle Archiv Sekce Archiv obsahuje archiv zpráv Elektronické spisové služby včetně jejich obsahu a záznamu následného koloběhu uvnitř organizace. Archivovaný formulář obsahuje všechna data (hlavičku, přílohy, záznamy o proběhnuvším koloběhu) i elektronický podpis uživatele odpovědného za její vyřízení. Data jsou dále k dispozici pro další použití a zpracování Obsah složky formulářů Obsah složky vybrané ve stromu vlevo se zobrazí na pravé straně, v hlavní části okna. Nad samotným výpisem obsahu naleznete filtr, který slouží k lepší orientaci ve větším množství dokumentů. Kromě textového vyhledávání obsahuje i seznam voleb, kterými můžete seznam omezit jen na určité typy formulářů například nevyřízené, schválené a podobně. Seznam těchto voleb závisí na právě zobrazené kartě, mezi kterými můžete přepínat na liště níže. Formulářové složky jsou navíc rozdělené do tří karet. První z nich obvykle označená Nový příchozí dokument, Nový spis apod., obsahuje jednu či více šablon formulářů, které můžete použít k vytvoření nového formuláře daného typu. Další kartou jsou pak Rozpracované formuláře, na rozdíl od šablon tedy již konkrétní případy konkrétní zprávy, dokumenty či spisy, na kterých se právě pracuje. Třetí kartou je pak Archiv, ve kterém najdete opět konkrétní formuláře, ale ty již uzavřené, vyřízené či schválené. Přepínat mezi uvedenými kartami v rámci složky můžete pomocí tlačítek na liště umístěné mezi filtrem a samotným seznamem formulářů. 8

9 Pod lištou je pak umístěný samotný seznam formulářů či šablon, patřících do vybrané složky, a to s přihlédnutím k případným volbám ve filtru. Pokud filtru vyhovuje větší množství formulářů, je jejich seznam rozdělený na více stránek, mezi nimiž můžete listovat. Další podrobnosti o zobrazení seznamu naleznete v uživatelské příručce k FormFlow Server 5, kapitola 3.2 Listování seznamem formulářů Práce s formuláři obecně Každá zpráva v Elektronické spisové službě je fyzicky reprezentována XML formulářem, s kterým uživatel pracuje prostřednictvím aplikace Form Filler, případně přímo v internetovém prohlížeči nebo jeho rozšíření. Dostupnost těchto možností závisí na nastavení serveru. XML formulář slouží pro jakoukoliv manipulaci se zprávou pro její čtení stejně jako pro její vytvoření podle šablony, vyplňování, elektronické podepsání, odeslání, postoupení jinému uživateli atd. Upozornění: V této dokumentaci budou zobrazeny šablony formulářů určené pro FormApps Server, zobrazované přímo v internetovém prohlížeči. Šablony určené pro Form Filler se mohou mírně vzhledově lišit, ale jejich funkčnost je totožná Certifikáty a elektronický podpis Většinu akcí s datovou zprávou potvrzujete svým elektronickým podpisem. Pro vytvoření elektronického podpisu je nutné, abyste měli ve Windows nainstalovaný svůj certifikát, který může být vydán některou z certifikačních autorit (např. PostSignum či První certifikační) nebo vnitřní certifikační autoritou organizace (např. pomocí serveru Windows 2000 a novějších). Po stisknutí tlačítka ve formuláři je nejdříve vytvořen elektronický podpis zprávy a vzápětí se formulář se zprávou odešle do serveru k dalšímu zpracování. Aplikace Form Filler zobrazuje v panelech Informace o formuláři a Informace o podpisech, jaké podpisy byly k formuláři připojeny. 9

10 10

11 3. Příchozí dokument Příchozím dokumentem se rozumí datová zpráva, zásilka elektronické pošty nebo listovní zpráva. načte zprávu z datové schránky nebo zásilky elektronické pošty a vloží ji do formuláře. Zpráva je doručena uživateli určenému podle pravidel nastavených pro třídění načtených zpráv. Formulář se zprávou v Elektronické spisové službě podléhá nastavenému koloběhu formulářů mezi jeho uživateli. V rámci koloběhu uživatel svým elektronickým podpisem potvrdí převzetí odpovědnosti za řešení obsahu došlé datové zprávy. Pokud se jedná o příchozí listovní zprávu, obsluha ji zpracuje pomocí skeneru. Následně ji vloží do formuláře Elektronické spisové služby; dále pokračuje koloběh obdobným způsobem jako u zprávy vybrané ze systému datových schránek Kde najít příchozí dokument Nový příchozí dokument Zprávy přicházející elektronickou cestou ať již prostřednictvím elektronické pošty nebo systému datových schránek jsou Elektronickou spisovou službou zpracovávány automaticky a do rukou uživatelů přicházejí již v předvyplněné podobě. Odlišný postup je pro listovní zprávy, které je třeba nejprve ručně digitalizovat a vložit do Elektronické spisové služby. To obvykle provádí určený pracovník podatelny. Pro vytvoření nové příchozí zprávy si v Elektronické spisové službě zobrazte kartu Formuláře, na ní složku Dokumenty příchozí a v ní kartu Nový příchozí dokument. Kliknutím na šablonu Příchozí dokument otevřete formulář nové zprávy a můžete jej začít vyplňovat. Vložte údaje o odesílateli a příjemci, čísla jednací a další údaje z příchozího dokumentu (více k jednotlivým polím formuláře najdete v kapitole 3.2 Popis polí formuláře příchozího dokumentu). Zprávu naskenujte a vložte do sekce Přílohy. Podobný postup můžete použít nejen pro zprávy z klasické pošty, ale i další dokumenty, které jste přijali jinými cestami, například osobním předáním nebo z nesledované ové adresy. 11

12 Vytvořením příchozí zprávy se stáváte osobou, která dokument vyřizuje. Pokud spadá do zodpovědnosti někoho jiného, předejte mu dokument podle návodu v kapitole Převzetí a předání dokumentu Rozpracovaný příchozí dokument K dokumentu, který je již evidován v Elektronické spisové službě, můžete přistupovat několika cestami. Všechny dokumenty (tedy nejen příchozí), s nimiž se právě pracuje, se shromažďují na záložce Formuláře, v sekci Rozpracované. Složka Moje k vyřízení obsahuje ty formuláře, které čekají na vaše zpracování, složka V procesu pak všechny, které jsou zpracovávány a můžete je vidět. Samotné příchozí dokumenty lze vytřídit zobrazením složky Dokumenty příchozí v hlavním formulářovém stromu, a to na kartě Rozpracované příchozí dokumenty. Zde se zobrazí seznam všech příchozích dokumentů, které máte právo vidět. Zeleně podbarvené jsou pak ty zprávy, které vyřizujete nebo se podílíte na jejich koloběhu. Ve všech případech kliknutím na ikonu, kód či jméno dokumentu zobrazíte příslušný formulář v Form Filleru a můžete dokument začít prohlížet, případně vyplňovat. K vyhledání příchozích (i odchozích) dokumentů můžete použít i karty Podací deník, Seznam dokumentů a Podatelna/Výpravna, které zobrazují i další podrobnosti jednotlivých dokumentů. Více o používání těchto karet najdete v kapitole 8 Podací deník, kapitole 9 Seznam dokumentů a kapitole 10 Seznam spisů Archivovaný příchozí dokument Archivovaný (tedy již vyřízený) dokument je k dispozici ve složce Dokumenty příchozí, a to na kartě Archiv dokumentů. Kromě toho všechny archivované dokumenty naleznete ještě v Archivu, který se také nachází na kartě Formuláře. Konkrétní složka archivu, ve které se dokument nachází, může být nastavena během vyřizování dokumentu a záleží na zvyklostech vaší organizace Popis polí formuláře příchozího dokumentu Kliknutím na vybraný příchozí dokument zobrazíte jeho formulář. Ten obsahuje veškeré informace o dokumentu, ovládací prvky sloužící k jeho zpracování a jako přílohu také soubor s dokumentem samotným. Pokud byla příchozí zpráva zpracována automaticky, ať již z ové schránky či pocházející ze systému datových schránek, pak budou některá pole formuláře vyplněná předem. Taková pole již není možné dále upravovat. U příchozí listové zásilky či například ové zprávy pocházející z nesledovaného ového účtu je třeba vyplnit všechna pole ručně Záhlaví zprávy Záhlaví zprávy obsahuje základní identifikační údaje a několik dalších ovládacích prvků. Byla-li zpráva předzpracována automaticky, bylo jí již přiděleno č.j. (číslo jednací) a JID (jednoznačný identifikátor dokumentu). V opačném případě se u horního okraje formuláře nachází tlačítko Přiřadit č.j., kterým můžete obě čísla dokumentu přidělit. Formát těchto čísel je předem určený a nastavený administrátorem Elektronické spisové služby. 12

13 Tlačítkem H zobrazíte historii dokumentu, tedy seznam změn, které v něm proběhly od jeho založení. Historie se začíná zaznamenávat od okamžiku přidělení čísla jednacího a JID. Tlačítko Zavřít dokument použijte pro momentální ukončení práce s dokumentem. Případné změny předtím nezapomeňte potvrdit tlačítkem Uložit dokument ve spodní části formuláře. Byl-li dokument zařazen do spisu či k němu například existuje odpověď, zobrazí se v záhlaví tlačítko Zobrazit související dokumenty. Kliknutím na něj si můžete zobrazit jejich seznam. Tlačítkem Workflow zobrazíte či naopak skryjete prvky týkající se koloběhu dokumentu. Jejich popis najdete v kapitolách Převzetí a předání dokumentu, Koloběh dokumentu, Práva k dokumentu a Kopie dokumentu. V této sekci se dále zobrazují tlačítka týkající se zařazení dokumentu do spisu. Podrobnosti o zařazování do spisu najdete v kapitole Zařazení do spisu Odesílatel a původce Byla-li zpráva předzpracována automaticky, byly už údaje o odesílateli i původci vyplněny a jsou neměnné. V opačném případě je třeba je doplnit ručně. Pokud je Odesílatel již uložen v adresáři Elektronické spisové služby, vepište do příslušné položky část jeho názvu či jména a stiskněte tlačítko Hledat. Na následujícím řádku se zobrazí počet nalezených záznamů a jejich názvy se doplní do seznamu. Výběrem položky ze seznamu vyplníte všechny údaje, které jsou v adresáři uloženy, a případně je můžete ještě upravit. Podporuje-li formulář vyhledávání pomocí tzv. našeptávače, není třeba použít tlačítko Hledat. Jednoduše do pole zapište část názvu a formulář automaticky nabídne odpovídající záznamy zlokálního adresáře. Není-li odesílatel uložen v adresáři, zvolte v seznamu položku Nová klasická adresa. Zobrazí se prázdná pole, která můžete vyplnit příslušnými údaji. Tlačítkem Zpět na výběr odesílatele je možné vyplněné údaje zrušit a vrátit se k vyhledávacímu dialogu. Původcem dokumentu je vaše organizace, tedy příjemce příchozí zprávy. Spravuje-li vaše dokumenty pro více původců (například pro rozsáhlé organizace, které mají více datových schránek), slouží tato sekce k zobrazení či změně původce, kterého se dokument týká Informace o dokumentu Pokud vám byl dokument předán jiným uživatelem, musíte jej nejprve převzít, a to tlačítkem Potvrdit převzetí dokumentu v záhlaví sekce Informace o dokumentu. Teprve pak je možné s dokumentem dále pracovat. Další informace k tématu najdete v kapitole Převzetí a předání dokumentu. I některé údaje v sekci Informace o dokumentu mohou být vyplněny automaticky. Položka Věc je povinná a bez ní není možné dokument vyřídit a založit do archivu. V řádku Zmocnění je možné uvést konkrétní bod zákona, pokud je to pro dokument významné. 13

14 K dalším vyplňovaným údajům patří datum a čas Dodání a Doručení. Položka Způsob může upřesňovat způsob odeslání dokumentu například doporučeně, kurýrem a podobně. Další údaje lze zobrazit stiskem tlačítka v pravém horním rohu sekce, případně je tlačítkem opět skrýt. Zde naleznete čísla jednací a spisové značky jak odesílatele, tak příjemce, dále pak údaje jako K rukám, doručení Do vlastních rukou a případný zákaz náhradního doručení. V položce Typ dokumentu lze rozlišit, zda jde o elektronický nebo analogový (papírový) dokument. Přítomnost některých položek v této sekci závisí na typu zprávy. Například jde-li o , obsahuje tato sekce i celý Text zprávy. Naopak pro klasické listovní zprávy se zde uvádějí Podací číslo a Podací pošta Přílohy K formuláři může být přiložena jedna nebo více příloh souborů, které jsou součástí zprávy. V případě datové zprávy je příloha dokonce povinná. Každá řádka této sekce je věnovaná jedné příloze. Pro přidání nové přílohy stiskněte tlačítko Příloha v řádce, která ještě neobsahuje přílohu, v následujícím dialogu vyberte soubor na disku počítače a potvrďte jej, tím bude přiložen k dokumentu. Při zpracování formuláře v aplikaci Form Filler nabízí tlačítko Příloha navíc volbu Naskenovat písemnost pro případy, kdy ještě nemáte dokument připravený v odpovídajícím formátu souboru. Volba zobrazí dialog, ve kterém si můžete přílohu připravit. Máte-li k dispozici skenovací zařízení, můžete jej zde přímo použít k vytvoření digitální podoby papírového dokumentu. To ale není jediná možnost. Tento dialog můžete také použít k vytvoření PDF souboru z obrázků (již naskenovaných stránek, ale třeba i fotografií), které máte uložené na disku počítače. Vybrané soubory budou sloučeny do jednoho PDF dokumentu a ten vložen jako příloha do zpracovávaného formuláře. Jakmile je soubor vložený, nabízí menu u tlačítka Příloha volby Otevřít přílohu, Uložit přílohu a Odstranit přílohu. 14

15 Pro přidání řádku pro novou přílohu stiskněte tlačítko + v některém řádku. Nová položka se zařadí hned pod zvolený řádek. Podobně tlačítkem vybraný řádek smažete. Tlačítkem si můžete zobrazit náhled přílohy přímo v prohlížeči vedle formuláře. Tlačítko slouží k zabezpečení přílohy elektronickým podpisem. Po stisknutí se zobrazí dialog pro výběr podpisového certifikátu. Jeho výběrem a potvrzením bude příloha podepsána. Pokud je některá z příloh podepsána, můžete využít tlačítko Kontrola podpisů pro zjištění informací o podpisu. Tutéž akci hromadně pro všechny přílohy umožňuje tlačítko Kontrola podpisů u všech dokumentů. Tato tlačítka se zobrazují po rozbalení sekce tlačítkem +. Rozbalená sekce (tlačítkem vpravo) také zobrazuje ke každé příloze položku Popis přílohy, ve které můžete k souboru přiložit stručný doprovodný text. Není-li příloha ve formátu PDF, nabízí formulář tlačítko Konvertovat do PDF pro snadný převod formátu. Pro zpracování některých typů příloh mohou být nadefinované procesy automaticky prováděné sledy úkonů, které se často opakují. Příkladem takového procesu je založení nové smlouvy. Je-li k příchozí zprávě přiložen dokument smlouvy, může nastavený proces například založit odpovídající nový formulář, smlouvu k němu přiložit, vyplnit jej pomocí údajů převzatých z formuláře příchozí zprávy a případně provést další úkony podle podnikových zvyklostí. Před spuštěním procesu nejprve zaškrtnutím vyberte, kterých příloh se má týkat. Poté vyberte proces ze seznamu, z dalšího seznamu vyberte způsob jeho spuštění a potvrďte tlačítkem Spustit proces. Pochází-li zpráva z datové schránky, obsahuje formulář kromě příloh i zvláštní sekci pro Originál datové zprávy. Ta umožňuje podobné zacházení jako ostatní přílohy, navíc je vybavena tlačítkem Tisk obálky DS pro vytištění souhrnných údajů o datové zprávě. 15

16 Doplňující informace V sekci doplňujících informací můžete dokument zařadit do jedné z přednastavených kategorií. Některé z kategorií mohou mít předepsanou lhůtu na vyřízení, která se pak bude na dokument vztahovat. Vyprší-li lhůta, aniž by byl dokument vyřízen, na to upozorní určenou osobu zasláním ové zprávy. Podle nastavení mohou být podobná upozornění odesílána opakovaně v určených intervalech před vypršením lhůty. Dále je zde možné evidovat počet listů fyzického dokumentu, případně počet listů fyzických příloh. Tyto položky se zobrazí po rozšíření sekce tlačítkem Komentáře k dokumentu V sekci Komentáře k dokumentu můžete přiložit svůj vlastní komentář a případně ho doprovodit přílohou, tedy vloženým souborem. K tomu slouží tlačítko Příloha. Komentář či jeho změnu uložte stiskem tlačítka Uložit komentáře. Dále si v této sekci můžete prohlédnout komentáře ostatních uživatelů, kteří se na dokumentu podíleli v rámci koloběhu, a případně si stáhnout jejich přílohy Zpracování dokumentu Sekce Vyřízení dokumentu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování. Údaj o datu vytvoření dokumentu a osobě, která jej vytvořila, je neměnný. Podobně i osoba, která Dokument vyřizuje, je převzata z vlastností dokumentu a pole nelze změnit přímo, pouze předáním dokumentu. Způsob vyřízení dokumentu je položka vybíraná ze seznamu chcete-li jej upravit, stiskněte tlačítko. Obdobně lze upravit i Spisový znak, což je kód kategorie dokumentu podle podnikového číselníku. Textový popis spisového znaku se zobrazuje v poli na následujícím řádku. Ze spisového znaku vyplývá i Skartační znak a Skartační lhůta, které určují, zda se bude dokument v budoucnu archivovat či skartovat. Okamžik, od kterého se počítá skartační lhůta, můžete určit v poli Spouštěcí událost. Složka archivu dokumentů určuje, ve které složce archivu Elektronické spisové služby bude dokument po archivaci uložen. Do polí Uložení fyzického dokumentu a Poznámka o vyřízení můžete podle potřeby zapsat libovolný text. 16

17 3.3. Postup práce s příchozím dokumentem Příchozí dokument můžeme považovat za určitý úkol, který je třeba zpracovat, vyřídit a některým z určených způsobů uzavřít. Ke zpracování je vždy určena jedna osoba, která za dokument zodpovídá a svým podpisem stvrzuje, že zpracování proběhlo podle standardů organizace. Tato kapitola shrnuje úkony, které můžete na dokumentu provést Převzetí a předání dokumentu Osoba zodpovědná za vyřízení může být určena při automatickém zpracování příchozího dokumentu, případně ručně podatelnou. Převzetí dokumentu je třeba nejprve potvrdit tlačítkem Potvrdit převzetí v sekci Informace o dokumentu, teprve poté můžete začít dokument vyřizovat. Nechcete-li dokument převzít, stiskněte tlačítko Odmítnout převzetí. dokument vrátí předchozí vyřizující osobě, případně na podatelnu, kde bude znovu někomu přidělen. Dokument tak může být postupně nabídnut více uživatelům, než jej někdo převezme. Po převzetí dokumentu se zde nadále zobrazuje tlačítko Zrušit převzetí, kterým můžete dokument vrátit i dodatečně. Pokud již dokument vyřizujete, můžete jej předat k vyřízení jiné osobě. K tomu slouží sekce Předat dokument, kterou si můžete zobrazit v horní části formuláře tlačítkem Workflow. Sekce Předat dokument obsahuje dvě pole. Nejprve v poli Vyhledat uživatele zadejte jeho jméno (nebo část) a stiskněte tlačítko. Vyhledaní uživatelé se doplní do seznamu v poli Uživatel. Zde vyberte, komu má být dokument předán, a akci potvrďte tlačítkem Předat dokument. Vybraný uživatel bude o předání informován a opět jej musí potvrdit. Tím převezme odpovědnost za vyřízení dokumentu. Pokud převzetí odmítne, dokument vám bude vrácen k vyřízení. POZOR! Předáním dokumentu odevzdáváte trvale veškerou odpovědnost za jeho vyřízení. Pokud chcete dokument předložit k doplnění či vyjádření jinému uživateli, a poté pokračovat v jeho vyřizování, použijte koloběh v sekci Cesta dokumentu k vyjádření, který je popsán v kapitole Koloběh dokumentu Zařazení do spisu V okamžiku, kdy má dokument přiděleno číslo jednací a JID, může být zařazen do spisu. Příslušná tlačítka Vložit do spisu či Založit nový spis naleznete v záhlaví formuláře. Je-li dokument již vložen do spisu, další tlačítko umožňuje si v tomto místě rovnou Zobrazit spis. Stiskem tlačítka Vložit do spisu zobrazíte několik polí sloužících k vyhledání příslušného spisu. Hledat lze podle názvu spisu, subjektu či čísla jednacího a můžete omezit hledání pouze na své vlastní spisy. Vyplňte některá z polí a poté stiskněte tlačítko : nalezené spisy se doplní do seznamu pod vyhledávacími poli. Kliknutím na vybranou položku zařadíte dokument do určeného spisu. Tlačítkem můžete vyhledávání uzavřít bez přiřazení. 17

18 Tlačítkem Založit nový spis je automaticky vytvořen nový spis a dokument do něj rovnou zařazen Koloběh dokumentu Přestože osoba zodpovědná za vyřízení dokumentu je v každém okamžiku jediná, na jeho vyřízení jich může postupně pracovat více. Toho docílíte sestavením koloběhu, v rámci kterého je dokument postupně předložen k vyjádření určeným osobám. K tomu ve formuláři slouží sekce Cesta dokumentu. Zobrazte ji kliknutím na tlačítko Workflow v horní části formuláře a poté přepnutím na záložku Cesta dokumentu. Nejprve v horní části sekce vyhledejte uživatele, kterým má být dokument předán k vyjádření. Zadejte jeho jméno (nebo část) do pole Vyhledat uživatele a stiskněte tlačítko. Vyhledaní uživatelé se tím doplní do pole Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být dokument předán. Do položky Komentář můžete doplnit informaci, kterou si dotyčný uživatel poté u dokumentu přečte. Dokument může tímto způsobem projít rukama více osob. Podle potřeby nyní přidejte tlačítkem + další položky seznamu a vyberte další uživatele, kterým má být dokument postupně předán. Tlačítko použijte případně pro vymazání nepotřebné položky. Jakmile je koloběh naplánovaný, tlačítkem Zahájit koloběh odešlete dokument prvnímu ze seznamu uživatelů. Tomu se nyní bude dokument zobrazovat ve složce K vyřízení a bude s ním moci manipulovat, tedy například doplnit některé údaje, připomínkovat, vložit vlastní komentář či přílohu. Poté dokument předá další osobě ze seznamu pomocí tlačítka Postoupit dalšímu. Pokud při vyřizování zjistí, že dokumentu něco schází, má možnost jej vrátit zpět osobě, která jej zpracovávala před ním. Ktomu slouží tlačítko Vrátit předchozímu. Jiným způsobem ale do koloběhu zasahovat nemůže. Zelené značky vpravo od polí se jmény uživatelů naznačují průběh koloběhu: uživatel označený k dokumentu vyjádřil, uživatel se značkou 18 jej má právě na stole. se již

19 Až dokument projde vyjádřením všech určených osob, vrátí se k osobě zodpovědné za vyřízení. V průběhu koloběhu může vyřizující osoba také koloběh přerušit a tlačítkem Převzít formulář dokument přesunout zpět na svůj stůl. Poté může pokračovat ve vyřizování, nebo například změnit či vytvořit nový koloběh Práva k dokumentu V této sekci můžete určit seznam uživatelů, kterým bude umožněno dokument pouze prohlížet, bez jakýchkoli zásahů do jeho vyřizování. Stejně jako předchozí sekce i tuto zobrazíte tlačítkem Workflow a poté kliknutím na ouško záložky. Nejprve v horní části sekce vyhledejte požadovaného uživatele zadáním jeho jména (nebo části) a stisknutím tlačítka. Vyhledaní uživatelé se tím doplní do seznamu v poli Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být přiděleno právo prohlížet dokument. Tlačítkem + můžete přidat další položku Uživatel a v ní zvolit další osobu. Změny uložte tlačítkem Nastavit práva. Pokud již byla uživateli práva přidělena, můžete rozhodnutí zrušit, a to zatržením položky Odebrat. Změnu opět potvrďte tlačítkem Nastavit práva Kopie dokumentu V některých situacích může být praktické vytvořit kopii dokumentu, tedy zcela nový dokument s vlastním číslem jednacím, jehož obsah je totožný s již existujícím dokumentem. K tomu můžete využít sekce Kopie dokumentu. Stejně jako předchozí sekce i tuto zobrazíte tlačítkem Workflow a poté kliknutím na ouško záložky. Pole Vyhledat uživatele slouží, stejně jako v předchozích sekcích, k naplnění seznamu níže. V poli Uživatel pak vyberte, kdo má být autorem nově vytvořeného dokumentu, tedy mu bude předán k vyřízení. Tlačítkem + můžete přidat další řádky a tím vytvořit několik kopií současně. 19

20 Po stisknutí tlačítka Kopírovat je vytvořena (či jsou vytvořeny) kopie dokumentu a zobrazí se zvoleným uživatelům Spisové služby v sekci K vyřízení Vyřízení dokumentu Vyřízením dokumentu se rozumí jeho úplné zpracování, uzavření a následné uložení do archivu. Způsob vyřízení závisí na obsahu dokumentu a zvyklostech organizace některé zprávy stačí vzít na vědomí, jiné projdou schvalovacím procesem nebo jsou vyřízeny podpisem odpovědné osoby. Za vyřízení je vždy odpovědná osoba uvedená v položce Dokument vyřizuje. Tato osoba má jako jediná právo dokument označit jako vyřízený tím zároveň přebírá odpovědnost za správnost dokumentu a za to, že byly provedeny veškeré náležitosti. Pokud chcete přenechat vyřizování dokumentu jiné osobě, dokument jí předejte (viz kapitolu Převzetí a předání dokumentu). Má-li dokument všechny náležitosti, stiskněte tlačítko Vyřídit umístěné na konci formuláře. Pokud formulář vyžaduje elektronický podpis, přiložte ho v následujícím dialogu. Tím je dokument označen jako vyřízený a v Elektronické spisové službě přesunut do archivu. Pokud se k němu budete chtít ještě vrátit, najdete ho v příslušné složce Archivu (té, která byla uvedena v příslušné položce sekce Vyřízení dokumentu) i v kartě Archiv dokumentů složky Dokumenty příchozí Další práce s dokumentem Uložení Pokud v dokumentu provedete jakékoliv úpravy, uložte jej pomocí tlačítka Uložit dokument ve spodní části formuláře. Tím se změny přenesou na server Elektronické spisové služby Storno Pokud byl dokument vytvořen omylem (například zbytečná duplicita) a nemá smysl jej vyřizovat, můžete jej stornovat. Bylo-li mu již přiřazeno číslo jednací a JID, zůstane o něm i nadále záznam v Elektronické spisové službě, spolu s poznámkou, že dokument byl stornován. Chcete-li dokument stornovat, klikněte ve spodní části formuláře na tlačítko Storno. Formulář se doplní o pole Důvod stornování, kde můžete přesněji vysvětlit své rozhodnutí. Pokračujte stiskem tlačítka Stornovat. Pokud formulář vyžaduje potvrzení elektronickým podpisem, zobrazí nejprve dialog pro jeho vložení a poté je dokument stornován. 20

21 Odpověď Pokud je na zprávu tvořící dokument potřeba odpovědět, zvolte jedno z tlačítek Vytvořit odpověď či Vyřídit a odpověď. Zvolíte-li první, bude vytvořena nová odchozí zpráva podle údajů z této příchozí a původní dokument to nijak neovlivní. V případě druhé volby nejprve proběhne standardní vyřízení dokumentu včetně přiložení elektronického podpisu. Teprve poté bude podle údajů z dokumentu vytvořena nová odchozí zpráva Předat jiné datové schránce Pochází-li dokument z datové schránky, je zde k dispozici i volba Předat jiné DS, například pro případy, kdy byla zpráva omylem doručena nesprávnému adresátovi. I v tomto případě jsou k dispozici dvě tlačítka, přičemž druhé, Předat jiné DS a vyřídit, zároveň s vytvořením odchozí zprávy provede i úkony nutné pro vyřízení dokumentu Práce s vyřízeným dokumentem Vyřízený dokument můžete prohlížet najdete jej v archivu (viz kapitolu Archivovaný příchozí dokument). Může se stát, že dokument je potřeba i po uzavření ještě upravit. V takovém případě může vyřizující osoba odebrat svůj podpis stisknutím tlačítka Uzavřený dokument znovu otevřít. Tím se dokument přesune mezi Rozpracované a dále je možné s ním pracovat jako s rozpracovaným. 21

22 4. Odchozí dokument Novou zprávu vytvoříte vyplněním formuláře, jehož šablona je umístěna ve větvi Dokumenty vlastní/odchozí, v kartě Nový dokument. Nová zpráva může být určena do systému datových schránek, pro i klasickou listovní poštu. Stejný formulář se použije i pro vytvoření tzv. vlastního dokumentu, který nebude odeslán žádnému adresátovi, ale jde o vnitřní dokument organizace. Formulář nového dokumentu obvykle podléhá koloběhu formulářů, čímž se elektronickými podpisy zajistí převzetí odpovědnosti za obsah zprávy a za její skutečné odeslání. Po schválení, tedy po přiložení elektronického podpisu odpovědné osoby, zprávu odešle a archivuje. Pokud je povolena funkce Výpravny, pak v případě listovních zásilek přebírá odpovědnost za vypravení (tisk, vložení do obálky a odeslání) zvolený uživatel ( pracovník výpravny ), který po skutečném odeslání dopisu datum odeslání nastaví ve formuláři Kde najít odchozí dokument Vytvoření nového odchozího dokumentu Pro vytvoření nového odchozího dokumentu v Elektronické spisové službě přejděte na záložku Formuláře, otevřete složku Dokumenty vlastní/odchozí a v ní kartu Nový dokument. V této kartě může být jedna nebo více šablon pro vytváření nových datových nebo listovních zpráv. Kliknutím na šablonu formuláře ji otevřete v aplikaci Form Filler a můžete ji začít vyplňovat. V tu chvíli se stáváte osobou odpovědnou za vyřízení dokumentu. Nový odchozí dokument může být také vytvořen automaticky systémem, například jako odpověď na příchozí dokument. V takovém případě jej přidělená odpovědná osoba nalezne ve složce Moje k vyřízení. 22

23 Rozpracované odchozí dokumenty Novou zprávu může založit i jiná osoba a dokument vám následně předat. Takové zprávy najdete ve složce Moje k vyřízení. Převezmete-li dokument, stáváte se také osobou odpovědnou za jeho vyřízení. Některé dokumenty vám může jiná osoba v průběhu vyřizování předložit k vyjádření. I ty najdete ve složce Moje k vyřízení. V takovém případě pouze připojíte, co je třeba například podpis či komentář a zprávu předá zpět vyřizující osobě nebo dalšímu uživateli k vyjádření. K rozpracovaným odchozím dokumentům můžete přistupovat i ve složce Dokumenty vlastní / odchozí. Ve složce si zobrazte kartu Rozpracované dokumenty a zobrazí se seznam všech odchozích dokumentů, které se právě zpracovávají a máte právo je vidět. Položky podbarvené zelenou barvou jsou ty zprávy, které vyřizujete nebo se podílíte na jejich koloběhu. K vyhledání odchozích (i příchozích) dokumentů můžete použít i karty Podací deník, Seznam dokumentů a Podatelna/Výpravna, které zobrazují i další podrobnosti jednotlivých dokumentů. Více o používání těchto karet najdete v kapitole 8 Podací deník, kapitole 9 Seznam dokumentů a kapitole 11 Podatelna/výpravna Archivované odchozí či vlastní dokumenty Archivovaný (tedy již vyřízený) dokument je k dispozici ve složce Dokumenty vlastní / odchozí, a to na kartě Archiv dokumentů. Kromě toho všechny archivované dokumenty naleznete ještě v Archivu, který se také nachází na kartě Formuláře. Konkrétní složka archivu, ve které se dokument nachází, může být nastavena během vyřizování dokumentu a záleží na zvyklostech vaší organizace Popis polí formuláře odchozí zprávy Záhlaví zprávy Záhlaví zprávy obsahuje základní identifikační údaje a několik dalších ovládacích prvků. Dvojice ikon zcela vlevo slouží k přepínání formuláře mezi odchozím dokumentem a dokumentem určeným pro vlastní potřeby organizace, tedy takovým, který se nebude odesílat a neobsahuje sekci pro určení příjemců. Větší z ikon vždy zobrazuje aktuální typ dokumentu, kliknutím na menší přepnete dokument na druhou variantu. Ke zpracování v Elektronické spisové službě je vyžadováno č.j. (číslo jednací) a JID (jednoznačný identifikátor dokumentu). Tyto údaje se zobrazují v záhlaví zprávy. Pokud ještě nebyly přiděleny, na jejich místě se nachází tlačítko Přiřadit č.j., kterým můžete obě čísla dokumentu přidělit. Formát těchto čísel je předem určený a nastavený administrátorem Elektronické spisové služby. Tlačítkem H zobrazíte historii dokumentu, tedy seznam změn, které v něm proběhly od jeho založení. Historie se začíná zaznamenávat od okamžiku přidělení čísla jednacího a JID. 23

24 Tlačítko Zavřít dokument použijte pro momentální ukončení práce s dokumentem. Případné změny předtím nezapomeňte potvrdit tlačítkem Uložit dokument ve spodní části formuláře. Byl-li dokument zařazen do spisu či k němu například existuje odpověď, zobrazí se v záhlaví tlačítko Související dokumenty. Kliknutím na tlačítko zobrazíte jejich seznam. Tlačítkem Workflow zobrazíte či naopak skryjete prvky týkající se koloběhu dokumentu. Jejich popis najdete v kapitolách Předání a převzetí dokumentu, Koloběh dokumentu, Práva k dokumentu a Kopie dokumentu. V této sekci se dále zobrazují tlačítka pro zařazení dokumentu do spisu. (Podrobnosti najdete vkapitole Zařazení do spisu.) Odesílatel (původce) a příjemce Odesílatelem a tedy i původcem zprávy je vaše organizace. Pokud například spravujete více datových schránek, pak zde můžete mít na výběr z více původců. V tom případě v této sekci vyberte, kterého původce se odesílaný dokument týká. Navíc můžete vyplnit údaje o konkrétní organizační jednotce. Dokument může být určený i většímu množství příjemců, jejichž seznam se sestavuje v následující sekci. Rozsah zadávaných údajů závisí také na tom, jakým způsobem má být zpráva odeslána: zda pomocí datové schránky, em nebo klasickou listovní poštou. Tyto varianty lze i kombinovat, tedy pro každého příjemce zvolit jinou doručovací metodu. Formulář pro vyhledávání příjemců pracuje se dvěma zdroji adres: především s lokálním adresářem, do kterého se ukládají klasické poštovní i ové adresy kontaktů a také ID datových schránek těch subjektů, se kterými již komunikovala. Kromě toho formulář umožňuje přímo vyhledávat v aktuální databázi systému datových schránek. Tu je nutné použít vždy, když chcete odeslat zprávu do nové datové schránky, tedy takové, od níž jste ještě nepřijali žádnou datovou zprávu. Než začnete vyhledávat, zvolte zaškrtnutím příslušné položky, kde mají být záznamy vyhledávány. Volba Hledat v lokálním adresáři dále umožňuje rozlišit typ vyhledávaných adres: volba jen DS bude vyhledávat jen uložené adresy datových schránek, zatímco varianta jen klasické adresy nabídne poštovní a ové adresy z adresáře. Varianta DS i klasické adresy prohledává všechny záznamy v lokálním adresáři. Pro vyhledávání v lokálním adresáři (ať už kterékoli variantě) zadejte do pole vpravo název nebo část názvu požadovaného příjemce a stiskněte tlačítko Hledat. Odpovídající záznamy se doplní do seznamu Příjemce, ve kterém můžete zvolit hledanou položku. Tím se zobrazí údaje z adresáře. Pokud jsou u daného příjemce k dispozici adresní údaje pro více způsobů doručení, můžete mezi nimi přepínat pomocí tlačítek (klasická poštovní zásilka), (elektronická pošta) či (poštovní datová zpráva). Údaje zde můžete i doplnit či upravit a v případě klasické poštovní zásilky navíc upřesnit údaje o doručení. 24

25 Podporuje-li formulář vyhledávání pomocí tzv. našeptávače, není třeba použít tlačítko Hledat. Jednoduše do pole zapište část názvu a formulář automaticky nabídne odpovídající záznamy zlokálního adresáře. Tlačítkem Přidat příjemce vložíte adresu do seznamu příjemců. Tlačítko Odebrat příjemce použijte pro návrat k vyhledávacímu dialogu a kdykoli později také k odebrání již vloženého příjemce. Volba Hledat v systému DS je určena pro hledání přímo ve veřejném adresáři datových schránek a zobrazuje vyhledávací dialog podobný jako přímo v systému DS. Vyplňte potřebné údaje a vyhledávání spusťte tlačítkem Hledat. Pro návrat k ostatním typům hledání přepněte na pole Hledat v lokálním adresáři. Pokud není příjemce ani v jednom z adresářů, použijte tlačítko Vytvořit adresu příjemce pro zadání zcela nové adresy. Po uložení bude nadále k dispozici v lokálním adresáři. Při odesílání zprávy klasickou poštovní zásilkou je možné zvolit, zda ji doručovat přes výpravnu. V takovém případě se zpráva nepovažuje za odeslanou ihned, ale je předána výpravně speciálnímu pracovišti, které je zodpovědné za vytvoření fyzické zásilky a její odnesení na poštu (či předání kurýrovi apod.). Teprve pak je dokument označen jako odeslaný, doplněn o datum skutečného odeslání a archivován. V případě volby bez výpravny je dokument považován za odeslaný ihned a předpokládá se, že uživatel zodpovědný za jeho vyřízení se postará i o vypravení. K přípravě listovních zásilek můžete využít tlačítko Tisk klasických poštovních adres, které připraví arch s adresami příjemců pro vylepení na obálky Informace o dokumentu Pokud vám byl dokument předán jiným uživatelem, musíte jej nejprve převzít, a to tlačítkem Potvrdit převzetí dokumentu v záhlaví sekce Informace o dokumentu. Teprve pak je možné s dokumentem dále pracovat. Další informace k předávání najdete v kapitole Předání a převzetí dokumentu. Položka Věc je povinná a bez ní není možné dokument odeslat. Na dalších řádcích je možné vyplnit čísla jednací a spisové značky jak odesílatele, tak příjemce, dále pak údaje jako K rukám, doručení Do vlastních rukou a případný zákaz náhradního doručení. 25

26 Do pole Poznámka můžete vložit libovolný text. Jde-li o , obsahuje tato sekce i pole pro celý Text ové zprávy Přílohy K formuláři může být přiložena jedna nebo více příloh souborů, které jsou součástí zprávy. V případě datové zprávy je příloha dokonce povinná. Každá řádka této sekce je věnovaná jedné příloze. Pro přidání nové přílohy stiskněte tlačítko Příloha v řádce, která ještě neobsahuje přílohu, a zvolte položku Vložit písemnost. V následujícím dialogu vyberte soubor na disku počítače a potvrďte jej, tím bude přiložen k dokumentu. Při zpracování formuláře v aplikaci Form Filler nabízí tlačítko Příloha navíc volbu Naskenovat písemnost pro případy, kdy ještě nemáte dokument připravený v odpovídajícím formátu souboru. Volba zobrazí dialog, ve kterém si můžete přílohu připravit. Máte-li k dispozici skenovací zařízení, můžete jej zde přímo použít k vytvoření digitální podoby papírového dokumentu. To ale není jediná možnost. Tento dialog můžete také použít k vytvoření PDF souboru z obrázků (již naskenovaných stránek, ale třeba i fotografií), které máte uložené na disku počítače. Vybrané soubory budou sloučeny do jednoho PDF dokumentu a ten vložen jako příloha do zpracovávaného formuláře. Jakmile je soubor vložený, nabízí menu u tlačítka Příloha volby Otevřít přílohu, Uložit přílohu a Odstranit přílohu. Pro přidání řádku pro novou přílohu stiskněte tlačítko + v některém řádku. Nová položka se zařadí hned pod zvolený řádek. Podobně tlačítkem vybraný řádek smažete. Tlačítkem si můžete zobrazit náhled přílohy přímo v prohlížeči vedle formuláře. Tlačítko slouží k zabezpečení přílohy elektronickým podpisem. Po stisknutí se zobrazí dialog pro výběr podpisového certifikátu. Jeho výběrem a potvrzením bude příloha podepsána. 26

27 Pokud je některá z příloh podepsána, můžete využít tlačítko Kontrola podpisů pro zjištění informací o podpisu. Tutéž akci hromadně pro všechny přílohy umožňuje tlačítko Kontrola podpisů u všech dokumentů. Tato tlačítka se zobrazují po rozbalení sekce tlačítkem +. Rozbalená sekce (tlačítkem vpravo) také zobrazuje ke každé příloze položku Popis přílohy, ve které můžete k souboru přiložit stručný doprovodný text Doplňující informace V sekci doplňujících informací můžete dokument zařadit do jedné z přednastavených kategorií. Dále je zde možné evidovat počet listů fyzického dokumentu, případně počet fyzických příloh.tyto údaje se zobrazují po rozbalení sekce tlačítkem Komentáře k dokumentu V sekci Komentáře k dokumentu můžete přiložit svůj vlastní komentář a případně ho doprovodit přílohou, tedy vloženým souborem. K tomu slouží tlačítko Příloha. Komentář či jeho změnu uložte stiskem tlačítka Uložit komentáře. Dále si v této sekci můžete prohlédnout komentáře ostatních uživatelů, kteří se na dokumentu podíleli v rámci koloběhu, a případně si stáhnout jejich přílohy Zpracování dokumentu Sekce Vyřízení dokumentu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování. Údaj o datu vytvoření dokumentu a osobě, která jej vytvořila, je neměnný. Podobně i osoba, která Dokument vyřizuje, je převzata z vlastností dokumentu a pole nelze změnit přímo, pouze předáním dokumentu. Způsob vyřízení dokumentu je položka vybíraná ze seznamu chcete-li jej upravit, stiskněte tlačítko. Obdobně lze upravit i Spisový znak, což je kód kategorie dokumentu podle podnikového číselníku. Textový popis spisového znaku se zobrazuje v sousedním poli. Ze spisového znaku vyplývá i Skartační znak a Skartační lhůta, které určují, zda se bude dokument v budoucnu archivovat či skartovat. Okamžik, od kterého se počítá skartační lhůta, můžete určit v poli Spouštěcí událost. Složka archivu dokumentů určuje, ve které složce archivu Elektronické spisové služby bude dokument po archivaci uložen. Do polí Uložení fyzického dokumentu a Poznámka o vyřízení můžete podle potřeby zapsat libovolný text. 27

28 4.3. Postup práce s odchozím či vlastním dokumentem Odchozím dokumentem může být jakákoli zpráva či zásilka určená jiným subjektům (zákazníkům, dodavatelům, úřadům apod.). Stejný formulář lze použít i pro vlastní dokumenty, tedy takové, které nebudou odesílány, ale pouze zpracovány a uloženy v archivu Elektronické spisové služby. Stejně jako v případě příchozích dokumentů je vždy jedna osoba odpovědná za přípravu a zpracování dokumentu a stvrzuje, že výsledná podoba dokumentu obsahuje vše potřebné. Teprve pak je zpráva odeslána příjemci či příjemcům a archivována. Tato kapitola shrnuje úkony, které můžete použít k přípravě dokumentu Předání a převzetí dokumentu Osoba, která vytvořila první verzi dokumentu, je automaticky zodpovědná za jeho vyřízení. Tuto roli je ale možné předat jiné osobě. Aby bylo předání platné, musí jej příjemce potvrdit. Chcete-li předat dokument k vyřízení jiné osobě, použijte sekci Předat dokument, kterou si zobrazíte tlačítkem Workflow v záhlaví formuláře. Nejprve v poli Vyhledat uživatele zadejte jeho jméno (nebo část) a stiskněte tlačítko. Poté v poli Uživatel vyberte, komu chcete dokument předat, a výběr potvrďte tlačítkem Předat dokument. Vybraný uživatel bude o převzetí informován a musí jej potvrdit. Tím převezme odpovědnost za vyřízení dokumentu. Pokud převzetí odmítne, dokument vám bude vrácen k vyřízení. Pokud vám někdo předal dokument k vyřízení, naleznete jej v Elektronické spisové službě ve složce Moje k vyřízení. Otevřete formulář dokumentu a nalistujte sekci Informace o dokumentu. V jeho záhlaví se nyní zobrazuje tlačítko Potvrdit převzetí. Teprve stisknutím tlačítka se zpřístupní další funkce pro ovládání dokumentu. Tímto okamžikem jste převzali odpovědnost za dokument a můžete jej začít vyřizovat. Nechcete-li dokument převzít, stiskněte tlačítko Odmítnout převzetí. dokument vrátí předchozí vyřizující osobě. POZOR! Předáním dokumentu odevzdáváte trvale veškerou odpovědnost za jeho vyřízení. Pokud chcete dokument předložit k doplnění či vyjádření jinému uživateli a poté pokračovat v jeho vyřizování, použijte koloběh v sekci Cesta dokumentu k vyjádření, který je popsán v kapitole Koloběh dokumentu Zařazení do spisu V okamžiku, kdy má dokument přiděleno číslo jednací a JID, může být zařazen do spisu. Tlačítka Vložit do spisu či Založit nový spis naleznete záhlaví formuláře. Je-li dokument již vložen do spisu, tlačítko Zobrazit spis umožňuje rovnou zobrazit příslušný formulář. Stiskem tlačítka Vložit do spisu zobrazíte několik polí sloužících k vyhledání příslušného spisu. Hledat lze podle názvu spisu, subjektu či čísla jednacího a můžete omezit hledání pouze na své vlastní spisy. Vyplňte 28