Ostatní portálové aplikace

Transkript

1 Akademický informační systém ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA o.p.s. Ostatní portálové aplikace Svazek 9 Verze: 1.20 Datum: 10. března 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Absolventi a jejich správa Správa absolventů Registrace do Klubu absolventů Aplikace pro podporu práce s absolventy Helpdesk pro AIS Funkce a uživatelská nastavení helpdesku Seznam uživatelských rolí v helpdesku Kanály helpdesku Správa virtuálních helpdeskových kanálů Zakládání kanálů helpdesku Portál člena orgánu Členové orgánu Plánovaná jednání orgánu Přehled historických členů a jednání Zápisy Portál OSVT Evidovaná technika Přehledy Dostupnost zařízení v síti Portál SIF a OSSA Základní údaje Správa osob Ostatní telefony Místnosti Správa eprůzkumů Tvorba otázek a jejich typy Výsledky průzkumu Správa karet Identifikační karty Vydávání, rušení a aktivace karet Sestavy identifikačních karet Historie vydaných karet Seznam osob bez fotografie Prohlížení skladu fotografií ITIC karty na výměnu Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Vkládání fotografií do databáze Hromadné vkládání fotografií do databáze

4 7.11 Sklad fotografií Převzetí karet do výroby Označení vyrobených karet Správa licencí Ověření platnosti identifikačních karet Ověření karty v centrální databázi Užívané ID karty Speciální karty Rejstřík 73 4

5 Seznam obrázků 1: Správa sekcí pro absolventy : Správa dělení absolventů do tříd : Správa čestných členů : Evidence předsednictva Klubu absolventů : Registrace do Klubu absolventů : Dokumentový server absolventa : Dokumentový server člena předsednictva Klubu absolventů : Skupina absolventů dané fakulty : Skupina absolventů dané fakulty omezená kritérii : Přehled kanálů helpdesku : Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu individuální přidělení : Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu hromadné přidělení : Nastavení kategorií požadavků : Nastavení důvodů zamítnutí požadavku : Nastavení eskalačního řetězce : Zadání nového požadavku : Přehled mých požadavků : Přidělování požadavků řešitelům : Řešené požadavky v kanálu helpdesku : Historie požadavků kanálu helpdesku : Vyhledávání požadavků : Statistika požadavků kanálu dle času : Statistika požadavků kanálu dle zadavatelů : Nastavení virtuálních kanálů : Portál člena orgánu : Členové orgánu : Plánovaná jednání orgánu : Přehled historických členů a jednání : Evidovaná technika : Sestava zařízení podle názvu : Dostupnost zařízení v síti : Portál SIF a OSSA : Správa osob : Ostatní telefony : Místnosti pracoviště : Správa eprůzkumů : Aktivace ankety : Tvorba otázek : Otázka typu celé číslo: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu hodnotová škála: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Logická otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu odstavec textu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku 52 43: Otázka typu více hodnot z výčtu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku

6 6 44: Otázka typu jedna hodnota z výčtu zobrazení v dotazníku : Sdružená otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu jedna hodnota z výčtu selectbox: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Správa karet : Založení požadavku na novou kartu : Aktivace karty : Sestavy identifikačních karet : Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti : Historie vydaných karet : Seznam osob bez fotografie : Prohlížení skladu fotografií : ITIC karty na výměnu : Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru : Hromadné vkládání fotografií do databáze : Převzetí karet do výroby : Označení vyrobených karet : Správa licencí ISIC/ITIC karet : Ověření platnosti identifikačních karet : Ověření platnosti v centrální databázi : Správa typů identifikačních karet : Správa speciálních karet : Aktivace nové speciální karty : Oprávnění přístupu pro speciální karty

7 Vážení uživatelé, devátý svazek příručky Akademického informačního systému ŠAVŠ je určen zejména uživatelům, které se na pracovištích věnují správě výpočetní techniky (OSVT) a systémové agendy (OSSA), ústavním referentům zabývající se vědecko-výzkumnou evidencí, orgánům školy, systémovým integrátorům a pracovníkům provozu aplikací. Kapitola Absolventi a jejich správa je určená nejen uživatelům, kteří se zabývají správou úspěšných absolventů jednotlivých fakult, ale i samotným absolventům. Aplikace slouží ke komunikaci a případnému navázání další spolupráce s absolventy ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Nástojem pro sběr a monitoring uživatelem hlášených požadavků a poruch se zabývý kapitola Helpdesk pro AIS. Sledován je průběh řešení celého problému, včetně zainteresovaných osob. Členové orgánů mají dostupné aplikace popisované v kapitole Portál člena orgánu. Jejich funkce je ovlivněna přidělenou funkcí členům orgánů. Kromě zobrazení členů zvoleného orgánu lze v aplikacích plánovat jednání, sledovat přehled historických členů a jednání a evidovat zápisy z jednotlivých jednání. Techničtí pracovníci, kteří jsou pověření správou technického vybavení svého pracoviště, mají dostupnou aplikaci popsanou v kapitole Portál OSVT. Kromě kontroly mohou provádět drobnou evidenci technického vybavení evidovaného na jejich pracovišti. Kapitola Portál SIF a OSSA je určen systémovým integrátorům a pracovníkům ústavů, kteří v příslušných aplikacích mohou zaměstnancům nastavovat telefonní čísla, čísla kanceláří, ové adresy a případně nastavovat adresu pracoviště. V kapitole Správa eprůzkumu je popsána aplikace k sestavování a správě anket elektronického průzkumu. Popsán je i způsob tvorby jednotlivých otázek, které lze při tvorbě anket použít. Kapitola Správa karet je věnována aplikacím pro výdej a výrobu identifikačních karet používaných na ŠAVŠ. Některé části jsou určeny provozním pracovníkům, jiné uživatelům, kteří s kartami pracují (především systémový integrátoři a studijní referentky). Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8

9 1 Absolventi a jejich správa Aplikace pro správu absolventů umožňují registraci každému úspěšnému absolventovi ŠAVŠ, rozdělení absolventů do skupin dělených podle sekcí a tříd, dále evidenci čestných členů a evidenci členů předsednictva Klubu absolventů. S registrovanými absolventy do Klubu absolventů lze dále pracovat, například jim rozesílat hromadné zprávy, zveřejňovat materiály v Dokumentovém serveru, cíleně zveřejňovat ankety. 1.1 Správa absolventů Aplikace pro správu absolventů registrovaných v Klubu absolventů jsou přístupné uživatelům s přiděleným oprávněním absolvent-a. Umožňují sestavit pravidla rozdělení absolventů a evidovat čestné členy. Doplňující aplikací je Evidence orgánů univerzity pro sestavení členů předsednictva Klubu absolventů. Obrázek 1 Správa sekcí pro absolventy Dělení absolventů Absolvent je po registraci automaticky zařazen do příslušné sekce nebo třídy, což jsou dva možné způsoby dělení absolventů. Dělení se nastavuje v aplikaci: Správa sekcí pro absolventy sekcí může být celá fakulta nebo jednotlivé typy studia na zvolené fakultě (bakalářský, magisterský, magisterský navazující, doktorský, meziuniverzitní typ studia). Pokud má být sekcí celá fakulta, pak se ve formuláři (obr. 1) označí položka Ignorovat typ studia a založit sekci jako celou fakultu a tlačítkem Založit sekci se sekce založí. Pro založení sekce podle typu studia se z menu zvolí typ studia a tlačítkem Založit sekci se sekce založí. 9

10 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 2 Správa dělení absolventů do tříd Správa dělení absolventů do tříd třídy poskytují jemnější dělení absolventů podle studijního programu, oboru, formy, počátečního období studia a koncového období v libovolných kombinacích. Každé dělení musí být unikátní. Do formuláře (obr. 1) se vyplní název dělení a označí se vlastnosti, podle kterých se absolventi budou automaticky třídit a tlačítkem Přidat dělení se dělení založí. Kliknutím na ikonu ve sloupci Upravit popis se zobrazí pole pro úpravu popisu dělení. Nastavené dělení lze odebrat. Evidence čestných členů Klubu absolventů Čestné členy lze do Klubu absolventů přidávat přes aplikaci Správa čestných členů. Čestným členem může být osoba evidovaná v AIS. Ve formuláři (obr. 3) se dohledávají osoby zvolené fakulty. Označená osoba se do Klubu absolventů zařadí stisknutím tlačítka Přidat vybranou osobu. Jako datum odkdy členství trvá se k záznamu uloží aktuální datum. Čestné členství lze ukončit kliknutím na ikonu ve sloupci Ukončit. Jako datum ukončení se uloží aktuální datum. Pokud má být člen ze seznamu trvale odstraněn, označí se a tlačítkem Odebrat se odebere. Seznam čestných členů lze omezit na všechny, na aktivní nebo neaktivní (bylo jim ukončeno členství) členy. Evidence předsednictva Klubu absolventů Předsedající členy Klubu absolventů lze evidovat přes aplikaci Evidence orgánů univerzity (obr. 4). Členové získávají právo pro vkládání dokumentů do složek tříd Klubu 10

11 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 3 Správa čestných členů absolventů zvolené fakulty. Při zakládání orgánu se zvolí pracoviště (fakulta, škola) a typ orgánu Předsednictvo Klubu absolventů. Následně se vloží členové, je možné využít individuální nebo hromadný způsob vkládání. V předsednictví může být evidován i externí člen, tj. člen, který není evidovaný v AIS. Členům lze přidělit roli, kterou v orgánu zastávají. 1.2 Registrace do Klubu absolventů Všem úspěšným absolventům je v Osobní administrativě nabízena aplikace Registrace do Klubu absolventů (obr. 5), přes kterou se jednoduše mohou do Klubu absolventů přihlásit nebo z něj vystoupit. Tím se jim zpřístupní dokumentová složka v Dokumentovém serveru s informacemi určenými dané skupině absolventů, diskuze absolventů, anketa elektronického průzkumu určená absolventům. Registrace do Klubu absolventů se provede stisknutím tlačítka Vstoupit do Klubu absolventů. Ihned po registraci je absolvent automaticky zařazen do příslušné třídy. V aplikaci je zobrazen její název, fakulta a označení absolvovaného studia, počet absolventů ve třídě. Registrace se zruší tlačítkem Vystoupit z Klubu absolventů. V aplikaci Uživatelská nastavení může absolvent nastavit oblast, ve které aktuálně působí. Výběr se provádí z číselníku. 1.3 Aplikace pro podporu práce s absolventy Absolventům registrovaným v Klubu absolventů lze cíleně zveřejňovat dokumenty, hromadně zasílat ové zprávy, absolventi mohou mezi sebou v rámci třídy elektronicky diskutovat nebo mohou vyplnit elektronickou anketu určenou absolventům. 11

12 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 4 Evidence předsednictva Klubu absolventů Dokumentový server Členům Klubu absolventů je kromě veřejné části Dokumentového serveru zobrazena složka třídy absolventů (obr. 6), do které je zařazen. Pokud absolvoval více studií, pak se zobrazují složky všech tříd, do kterých je zařazen. K těmto složkám má přiděleno právo čtení dokumentů, které ho opravňuje k čtení a stahování zveřejněných dokumentů. Členům předsednictva Klubu absolventů jsou zobrazeny složky tříd fakulty (obr. 7), v jejímž předsednictvu jsou zařazeni, pokud předsedají celouniverzitnímu Klubu absolventů, pak mají zobrazeny třídy všech fakult (pracovišť). Dále je zobrazena složka Klubu absolventů jednotlivých fakult, podle zařazení do předsednictva klubu. K těmto složkám mají přiděleno právo zakládání umožňující zakládat podsložky, vkládat, měnit a číst dokumenty. Přes tyto složky mohou absolventům zveřejňovat různé dokumenty a materiály. 12

13 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 5 Registrace do Klubu absolventů Obrázek 6 Dokumentový server absolventa Diskuze Aplikace Diskuzní fóra umožňuje absolventům diskutovat v rámci tříd Klubu absolventů, do kterých byli zařazeni. Jednotlivá fóra se zakládají automaticky na základě členění sekcí a tříd. Absolvent má zobrazeno tolik diskuzních fór, v kolika třídách je zařazen. Pro snadnější orientaci je v názvu fóra uvedena zkratka studia a období nástupu do studia. Pro každé fórum může být založeno několik diskuzních témat, která si zakládají absolventi. 13

14 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 7 Dokumentový server člena předsednictva Klubu absolventů eprůzkum Pro absolventy je možné připravit anketu v aplikaci Správa eprůzkumů. Pro anketu se musejí sestavit otázky a určit respondenti. Připravená anketa se aktivuje a tím se zpřístupní respondentům k vyplnění na období dané daty od do v aplikaci eprůzkumy, která je umístěna v Osobní administrativě v sekci eagenda. Jako respondenti průzkumu musí být nastaveni absolventi. Je možné nastavit obecnou skupinu absolventů, která anketu zpřístupní všem členům Klubu absolventů, nebo nastavit skupinu absolventů danou jedním parametrem, která anketu zpřístupní členům Klubu absolventů zvolené fakulty. O aktivaci ankety jsou automaticky informováni všichni respondenti prostřednictvím školní pošty. Správcům ankety je zobrazen počet uživatelů, kterým byla anketa zveřejněna, průběžně mohou sledovat počet vyplněných dotazníků a jejich obsah. Poštovní schránka Uživatelé, kteří mají přiděleno právo -a, mohou absolventům rozesílat hromadné zprávy z aplikace Poštovní schránka Hromadné zprávy Skupiny příjemců. Lze vybrat obecnou skupinu absolventů zvolené fakulty nebo skupinu určenou několika kritérii. Skupina absolventů dané fakulty pro volbu skupiny příjemců se stiskne tlačítko Přidat zaměstnance/skupiny osob. Ve druhém z nabízených číselníků se zvolí obecná skupina Absolventi dané fakulty za posledních deset měsíců (obr. 8), potvrzením volby tlačítkem Přidat se přejde k volbě fakulty. Skupina absolventů dané fakulty omezená kritérii pro volbu skupiny příjemců se stiskne tlačítko Přidat studenty. V otevřeném formuláři (obr. 9) se zvolí kombinace 14

15 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 8 Skupina absolventů dané fakulty kritérií, která skupinu omezí, například typ studia, program, obor, forma studia, počáteční nebo poslední období studia, místo studia, okres trvalého pobytu, pohlaví atd. Podmínkou je volba stavu studia úspěšně vyřazení studenti (absolventi). Do skupiny příjemců je možné přidat i jednotlivé osoby, osoby z kontaktů nebo externí příjemce. Jakmile je seznam příjemců sestaven, je možné stisknutím příslušného tlačítka (obr. 8) provést: seznam uložit, lze jej opakovaně využít k odeslání hromadné zprávy. zobrazit seznam vložených příjemců. zobrazit formulář pro sestavení a odeslání zprávy. Součástí zprávy může být příloha. Uložit seznam Prohlížet všechny osoby v seznamu Poslat hromadnou zprávu Více o poštovní schránce v 11. svazku dokumentace Osobní management. 15

16 1 ABSOLVENTI A JEJICH SPRÁVA Obrázek 9 Skupina absolventů dané fakulty omezená kritérii 16

17 2 Helpdesk pro AIS Helpdesk pro AIS umožňuje přehledně spravovat portál uživatelské podpory. Je nástrojem pro sběr a monitoring uživatelem hlášených požadavků, poruch apod. (v textu je používáno společné označení požadavek). Součástí evidence požadavků je evidence průběhu jejich řešení a výsledků. Helpdesk je napojen na školní poštovní systém, prostřednictvím kterého jsou automaticky zasílány upozorňující y osobám zapojeným do řešení problému. Základem celého systému jsou tzv. kanály, které slouží k zadávání požadavků. Toto rozdělení umožňuje rozdělit uživatele, kteří mají do helpdesku přístup. Ať se jedná o zadavatele požadavků nebo o jejich řešitele. Dále umožňuje základní rozdělení úkolů, například požadavky na odstranění chyby, provozní požadavky, nové náměty. Oprávnění jsou stanovovány pro jednotlivé kanály a osoby. 2.1 Funkce a uživatelská nastavení helpdesku Následující výčet popisuje jednotlivé kroky v helpdesku od vložení požadavku až po jeho ukončení a vzájemnou akceptaci uživatelem a řešitelským týmem. 1. Uživatel zadá požadavek do kanálu helpdesku. 2. Správce kanálu přidělí požadavek řešiteli, ihned jej vyřeší a ukončí, nebo jej odmítne. 3. Řešitel na požadavku pracuje sám nebo s dalšími řešiteli. Názory a postup řešení je zaznamenáván v komentářích, které může sledovat i zadavatel požadavku. 4. Řešitel se domnívá, že je požadavek splněn. K požadavku vloží závěr řešení a podá návrh k akceptaci. Zadavatel je s řešením spokojen a akceptaci potvrdí. Pokud není spokojen, výsledek neakceptuje a tím vrátí požadavek k dořešení. 5. Po akceptaci požadavku zadavatelem následuje akceptace osobou řešitelského týmu s rolí AC (viz strana 19). I tato osoba může vrátit požadavek k dořešení. V průběhu řešení požadavku jsou helpdeskovým systémem zasílány automatické y zadavateli a řešitelům požadavku. V předmětu u je uveden řetězec Helpdesk (zkratka označující helpdeskový kanál): operace název požadavku, například s předmětem Helpdesk (uis-provoz): Řešitel požadavku Profilové předměty informuje o tom, že uživatel byl stanoven řešitelem požadavku v helpdeskovém kanálu uis-provoz, název požadavku je Profilové předměty. y se zasílají v následujících případech: 17

18 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 10 Přehled kanálů helpdesku Akce zaslán Požadavek zadán osobám v eskalačním řetězci (strana 21) Požadavek nebyl řešiteli přidělen osobám v eskalačním řetězci Požadavek zadavatelem smazán administrátorovi kanálu Požadavek administrátorem smazán zadavateli požadavku Požadavek administrátorem zamítnut zadavateli požadavku Odpovědnost k požadavku nastavena vychází z preferencí (strana 19) Řešitel požadavku nastaven řešiteli požadavku Řešitel požadavku zrušen zrušenému řešiteli požadavku Řešitelem navržena akceptace zadavateli požadavku Řešitelem zrušena akceptace zadavateli požadavku Zadavatelem potvrzena akceptace řešitel s rolí AC (strana 19) Požadavek nebyl akceptován ani ukončen řešiteli požadavku Komentář vložen nebo změněn vychází z preferencí 18

19 2 HELPDESK PRO AIS Automatické zasílání některých typů informací z helpdesku lze ovlivnit preferencemi. Nastavují se v aplikaci Preference, na niž je odkaz umístěn v nápovědném textu nad seznamem kanálů (obr. 10). Nastavení se provádí pro celý helpdesk. Zasílání u o změnách v komentářích požadavku primárně je nastaveno na neinformovat. Je možné zvolit zasílání informací o všech požadavcích, o mnou zadaných požadavcích, mnou řešených požadavcích nebo mnou řešených a odpovědných požadavcích. Zvolit lze pouze jednu variantu. Zasílání u o odpovědných požadavcích v helpdesku pokud bude označena možnost ano, pak budou zasílány informace o všech požadavcích s přidělenou odpovědností. Zasílat v u o akceptaci řešení vašeho požadavku úplnou historii pokud bude označena možnost ano, pak bude zpráva o akceptaci požadavku doplněna o celou historii řešení daného požadavku, tj. bude obsahovat zadání požadavku a všechny komentáře. 2.2 Seznam uživatelských rolí v helpdesku Uživatelská role poskytuje uživateli práva k příslušné aplikaci a povoluje mu tak provádět určitou sadu operací v rámci konkrétního kanálu. Osobě, která založí helpdeskový kanál, je automaticky přidělena role administrativy (správa kanálu). Správce kanálu dál definuje jeho uživatele a uživatelům role. Přiděluje se taková kombinace rolí, aby uživatelům umožňovala provádět potřebné úkony. Helpdesk rozlišuje několik uživatelských rolí, jejichž význam je následující: Správa kanálu (administrativa) uživatelé s touto rolí mohou jako jediní provádět nastavení kanálu, tj. nastavovat uživatele a jejich role, sestavovat eskalační řetězec, definovat důvody odmítnutí požadavků, stanovovat kategorie požadavků, a bez udání důvodu mohou požadavek zrušit (i v průběhu jeho řešení). Akceptace řešení role umožňuje provést akceptaci požadavku, který akceptoval zadavatel úkolu. Dohled nad plněním problému role umožňuje pouze sledovat plnění požadavků, tj. sledovat komentáře k řešení požadavku. Odmítnutí požadavku ve fázi přidělování požadavků mohou uživatelé s touto rolí požadavek odmítnout. Přiřazování problémů uživatelé s touto rolí rozdělují požadavky jejich řešitelům. Řešení problémů uživatelé s touto rolí se stávají řešiteli požadavků nebo odpovědnou osobou. Komentátor role umožňuje k řešeným požadavkům vkládat komentáře, aniž by uživatelé byli řešiteli požadavků. Zadávání problémů role umožňuje uživatelům pouze zadávat nové požadavky. 2.3 Kanály helpdesku Na obrázku 10 je uveden přehled kanálů helpdesku. Každý uživatel vidí pouze kanály, ve kterých mu byla přidělena nějaká role, minimálně role dohled nad plněním problémů. V seznamu jsou rovněž zobrazeny virtuální kanály založené uživatelem. Do kanálu se vstupuje přes ikonu. Další ikony v tabulce slouží jako rychlé odkazy do často používaných aplikací zvoleného kanálu: Zadat požadavek formulář pro zadání požadavku do zvoleného kanálu. Více o aplikaci Zadání nového požadavku na straně

20 2 HELPDESK PRO AIS Řešené požadavky seznam aktuálně řešených požadavků zvoleného kanálu. Obrázek 11 Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu individuální přidělení Nastavení kanálu helpdesku Aplikaci Nastavení kanálu v nabídce portálu zvoleného kanálu helpdesku má přístupnou pouze správce kanálu a osoby s přidělenou rolí (správa kanálu). Umožňuje spravovat uživatele helpdeskového kanálu, jejich role, kategorie požadavků, důvody odmítnutí požadavků a eskalační řetězce. Nastavení ovlivňuje výsledný efekt používání helpdeskového kanálu, a proto je velice důležité jej provést ihned po založení kanálu. Řešitelé a dohled aplikace umožňuje individuálně nebo hromadně nastavit uživatele helpdeskového kanálu a přidělit oprávnění (řešitele, pozorovatele, zadavatele požadavků apod.). Individuální přidělování uživatelů probíhá přes dohledávací pole umístěné pod seznamem již přidělených uživatelů (obr. 11). Dohledané osobě je nutné ihned přidělit alespoň jednu roli, která osobě přidělí oprávnění k příslušným aplikacím helpdesku. Pokud role není přidělena, nebude osoba po opuštění aplikace uložena do seznamu uživatelů kanálu. Role se přidělují postupným označením polí ve sloupcích, které odpovídají přidělovaným rolím. Seznam rolí je uveden pod tabulkou s uživateli a jejich význam je popsán na straně 19. Přidělení rolí je nutné potvrdit tlačítkem Uložit změny. Uživatel se z kanálu 20

21 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 12 Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu hromadné přidělení odebere odebráním všech udělených rolí, tj. odznačí se všechny checkboxy v tabulce a tento nový stav se uloží tlačítkem Uložit změny. Hromadné přidělování uživatelů probíhá přes parafikátor nebo kvalifikátor (parametrický kvalifikátor), který umožňuje přidělit obecnou skupinu uživatelů (nebo blíže specifikovanou jedním parametrem), která je v každém okamžiku aktuální (obr. 12). Skupině je nutné ihned přidělit alespoň jednu roli ze stejného důvodu jako u individuálního přidělování uživatelů a stejným způsobem se také skupina uživatelů odebírá. Kategorie aplikace umožňuje tvorbu číselníku kategorií požadavků, ze kterého volí zadavatel při zakládání požadavku. Nová kategorie se přidá výběrem požadované položky v nabídce Kategorie a stisknutím tlačítka Přidat (obr. 13). Správu nabídky zajišťují uživatelé s oprávněním helpdesk-k v aplikaci Správa kategorií pro Helpdesk. Seznam kategorií dostupných v daném kanále helpdesku poskytuje přehledová tabulka, kde lze pomocí šipek a ve sloupci Poř. měnit pořadí, ve kterém se mají kategorie uživatelům nabízet. Pomocí ikony ve sloupci Ozn. je možné vybranou kategorii označit a stisknutím tlačítka Odebrat označené ze seznamu odebrat. Odebrat lze pouze takovou kategorii, do které nebyl v daném kanálu zařazen žádný požadavek. Jakmile je daná kategorie alespoň jednou použita, nelze ji smazat. Důvody odmítnutí aplikace umožňuje evidenci číselníku důvodů, které udává správce kanálu při zrušení nebo odmítnutí požadavku. Nový důvod odmítnutí se přidá přes pole Název (obr. 14). Seznam důvodů je řazen abecedně. Jakmile je daný důvod alespoň jednou použit, nelze jej smazat. Eskalace principem eskalace je maximální kontrola nad rozdělováním požadavků, resp. cílem je rozdělení požadavků ke zpracování v co nejkratším časovém úseku. 21

22 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 13 Nastavení kategorií požadavků Obrázek 14 Nastavení důvodů zamítnutí požadavku Od okamžiku zadání požadavku je počítána doba do první reakce přidělení úkolu. Jakmile do určité doby pověřená osoba úkol nepřidělí žádnému řešiteli ani jej nevyřeší, je automaticky zaslána informativní zpráva (eskalace úkolu) určeným osobám. Když tyto osoby nezajistí přidělení požadavku některému řešiteli, je zaslána další eskalační zpráva dalším určeným osobám. V aplikaci Eskalace se nastavují osoby, kterým jsou zasílány eskalační y, a hodinové rozdíly mezi zasílanými eskalačními y (tzv. odstup). Seznam osob a časových rozdílů je označován jako eskalační řetězec. V eskalačním řetězci mohou být zařazeni jak jednotlivé osoby, tak pomyslné skupiny osob. 22

23 2 HELPDESK PRO AIS Nastavení eskalačního řetězce probíhá přes formulář (obr. 15), ve kterém se dohledá osoba a přidělí se jí časový odstup. Seznam osob lze řadit klikáním na ikony a. Pořadí osob v eskalačním řetězci je důležité. Podle daného pořadí se rozesílají y. Časový odstup pro konkrétní osobu se počítá jako součet časových odstupů osob uvedených v seznamu nad touto konkrétní osobou. Pokud má být eskalační zaslán více osobám (skupině) v jednotlivém okamžiku, musí být dodrženy následující body: 1. Členové skupiny musí být uvedeni v seznamu za sebou. 2. První člen skupiny má nastaven počet hodin odstupu od předchozího člena eskalačního řetězce. 3. Ostatní členové skupiny mají nastaven odstup na nula hodin. Eskalační řetězec se zobrazuje všem uživatelům kanálu v záložce Základní údaje. Obrázek 15 Nastavení eskalačního řetězce Autopřidělování aplikace umožňuje zaevidovat jednu osobu, které budou automaticky přidělovány nové požadavky. Současně je nastavena jako odpovědná osoba. Osobu lze odebrat a následně přidělit jinou. Základní údaje o kanálu helpdesku Aplikace Základní údaje přehledně zobrazuje popis zvoleného kanálu, jméno správce kanálu, eskalační řetězec a statistiku požadavků (počet monitorujících pracovníků, celkový počet požadavkům, počet ukončených a neukončených požadavků atd.). 23

24 2 HELPDESK PRO AIS Zadání nového požadavku Aplikace Zadání nového požadavku slouží ke vkládání nových požadavků. Kromě popisu problému může být součástí požadavku odkaz na aplikaci a soubor s přílohou. Požadavek se zakládá přes formulář na obrázku 16, vložení požadavku se musí potvrdit tlačítkem Zadat požadavek. Význam položek formuláře: Název název vystihující problém uživatele. Popis popis problému uživatele. URL odkaz na aplikaci, která je předmětem šetření. Podle nastavení kanálu může být odkaz povinný, ale i přes tuto podmínku lze požadavek vložit i bez odkazu. Kliknutím na URL, které je součástí požadavku, se otevře příslušná stránka. Priorita vyjadřuje prioritu řešení podle pocitu zadavatele požadavku. Kategorie vyjadřuje oblast problému a její zadání slouží k prvotnímu třídění požadavků. Nastavení kategorie není povinné, zjednodušuje však správci kanálu rozhodování při přidělování požadavku řešiteli. Příloha může upřesnit problém. Přílohou může být jeden nebo více souborů (max. 3 na osobu) do velikosti 10 MiB a může obsahovat například screenshot obrazovky aplikace, směrnici. Příloha není povinná. Přílohu lze přidat nebo změnit i později během řešení problému. O vložení nové nebo dodatečné přílohy jsou uživatelé informováni em. Počet vkládaných příloh ovlivňuje vývojový tým (nastavuje se v řízení instalací). Přehled mých požadavků Aplikace Přehled mých požadavků obsahuje seznam požadavků založených uživatelem. Umožňuje sledovat stav požadavků, včetně komentářů. Seznam lze omezit podle jeho řeěitelů, stavu, priority a kategorie volbu je nutné potvrdit tlačítkem Omezit (obr. 17). Vybrané sloupce přehledu požadavků je možné zobrazit nebo naopak skrýt pomocí odkazů umístěných nad tabulkou, přičemž nastavení je ukládáno v uživatelském profilu a sdíleno mezi jednotlivými kanály helpdesku, včetně virtuálních. S požadavky lze provádět následující operace: Detaily kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o požadavku, včetně zadaného URL. Kliknutím na URl se otevře příslušná stránka. Komentáře k požadavku kliknutím na ikonu se zobrazí formulář k vložení komentáře. Text vepsaný do pole se uloží tlačítkem Přidat komentář nebo tlačítkem Přidat komentář a vrátit se na seznam, které slouží k uložení formuláře a návratu zpět k seznamu požadavků. Řešitelé mohou současně s komentářem vkládat hodinovou náročnost úkolu nebo se přepnout na provozní informace k požadavku či změnu jeho stavu (správce helpdesku se může navíc přepnout na editaci nebo změnu stavu požadavku). Komentáře si mezi sebou mohou psát jednotliví řešitelé daného požadavku, případně zadavatel úkolu. U jednotlivých komentářů se zobrazuje jméno autora, datum, hodina vložení příspěvku a ikona pro stažení uložené přílohy. Posledně vložený komentář lze opravit. Řešitelům je informace o vložení nového komentáře automaticky zasílána em i s URL adresou na požadavek v helpdesku. Export do RTF kliknutím na ikonu se zobrazí celá historie požadavku, včetně komentářů v textové podobě pro další využití. Text se automaticky otevře v produktu MS Word. 24

25 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 16 Zadání nového požadavku Odsouhlasení požadavku ikona je zobrazena od okamžiku, kdy řešitel označí požadavek za zpracovaný a požaduje jeho akceptaci a následné ukončení. Úkol je možné akceptovat (ukončit), nebo vrátit k doplnění. Editace požadavku změny v požadavku lze provádět do doby, než je přidělen řešiteli. Změnit přílohy autor a řešitelé požadavku mohou v průběhu řešení vkládat nové přílohy. Součet velikostí všech vložených souborů nesmí překročit celkovou kvótu 10 MiB a zároveň je omezen počet vložených souborů na max. 3 na osobu. Přílohy, které autor vložil, může zároveň i odstranit. Přílohy vložené ostatními uživateli smazat nelze. * Smazat požadavek požadavek lze smazat do doby, než je přidělen řešiteli. Požadavek se označí ve sloupci Ozn. a stiskne se tlačítko Zrušit požadavek. Ve sloupci Příznak je barevnou ikonou znázorněn stav požadavku (např. nabízen k ukončení) nebo jeho změna (např. v jeho komentáři). Kliknutím na ikonu se některé příznaky přestanou zobrazovat. Legenda vysvětlující jednotlivé ikony stavu, priorit a operací se zobrazí 25

26 2 HELPDESK PRO AIS kliknutím na odkaz Legenda umístěný pod seznamem požadavků. Obrázek 17 Přehled mých požadavků Přidělování požadavků řešitelům Aplikace Přidělování požadavků obsahuje všechny, které doposud nebyly přiděleny žádnému řešiteli. Umožňuje přidělení jednotlivých požadavků řešitelům. Aplikace je zobrazena uživatelům s rolí S (přiřazování problémů). Do aplikace existuje rychlý vstup ze seznamu kanálů (viz obr. 10) kliknutím na uvedený počet nepřidělených požadavků sloupec Nepřiděleno. U každého požadavku je uvedena sada ikon: Detaily kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti požadavku, včetně URL a 26 tlačítek: Přidělit požadavek kliknutím na tlačítko se zobrazí formulář pro přidělení požadavku, jehož součástí jsou podrobnosti o požadavku, menu pro zvolení kategorie požadavku, úrovně závažnosti, osobu, která bude mít za řešení požadavku odpovědnost, dále seznam řešitelů kanálu, ze kterého lze označením zvolit libovolný počet osob pro řešení požadavku, a pole pro vepsání komentáře. Po vyplnění a uložení formuláře je požadavek přidělen k řešení. Pokud není přidělen řešitel, automaticky je jako řešitel nastavena osoba zodpovědná za požadavek. Řešitele lze zpětně měnit (odebírat, přidávat) přes provozní informace požadavku (viz strana 29). Odmítnout požadavek kliknutím na tlačítko se zobrazí podrobnosti o požadavku, menu pro zvolení důvodu odmítnutí a pole pro případné vepsání slovního vyjádření. Důvod i vyjádření se zobrazí autorovi požadavku. Po uložení důvodu je požadavek bez řešení přeřazen do historie. Požadavek vyřešen kliknutím na tlačítko se zobrazí podrobnosti o požadavku a formulář pro zvolení kategorie, závažnosti, odpovědnosti, pro označení řešitelů a vložení závěru. Po vyplnění formuláře se požadavek tlačítkem Ukončit požadavek označí za vyřešený. Přidělit kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro přidělení požadavku konkrétním řešitelům (viz výše). Odmítnout kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro odmítnutí požadavku a vložení důvodu odmítnutí (viz výše). Vyřešeno kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro označení požadavku za ukončený s vložení závěru o řešení (viz výše).

27 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 18 Přidělování požadavků řešitelům Příloha ikona se zobrazuje v případě, že je k požadavku přiložen soubor (text, obrázek apod.). Kliknutím na ikonu se soubor otevře. Pro úspěšné otevření přílohy je nutné mít nainstalovaný potřebný SW. Řešené požadavky v kanálu helpdesku Aplikace Řešené požadavky obsahuje seznam požadavků, kterým byl přidělen řešitel a které doposud nebyly ukončeny a akceptovány. Seznam lze omezit podle odpovědnosti, řešitele, kategorie řešení, stavu požadavku a priority řešení. Vybrané sloupce přehledu požadavků je možné zobrazit nebo naopak skrýt pomocí odkazů umístěných nad tabulkou, přičemž nastavení je ukládáno v uživatelském profilu a sdíleno mezi jednotlivými kanály helpdesku, včetně virtuálních. Tabulku lze kliknutím na název sloupce seřadit 27

28 2 HELPDESK PRO AIS podle závažnosti, priority a data zadání požadavku. Dále je možné seznam exportovat do MS Excel nebo vygenerovat výkaz do MS Excel. Význam jednotlivých sloupců seznamu: Ozn. správce kanálu může kterýkoliv požadavek označit a následně tlačítkem Odstranit označené požadavky zrušit bez udání důvodu. Zrušené požadavky jsou k dohledání v záložce Historie. Sled. ikona ve sloupci Sledované umožňuje označit požadavek za sledovaný. Všechny požadavky jsou implicitně označené jako nesledované. Přízn. ikona ve sloupci Příznak vyjadřuje změny, které byly provedeny v průběhu řešení požadavku. Příznak je reprezentován jednou nebo více ikonami. Příznak změny v komentářích nebo v provozních informacích lze zrušit kliknutím na ikonu, resp.. Ikona informuje o předání požadavku k akceptaci. Kliknutím na ikonu je požadavek o akceptaci zrušen. Ostatní ikony nemají žádnou funkci, mají pouze informativní charakter. Název požadavku název určil autor požadavku, nelze jej změnit. Obrázek 19 Řešené požadavky v kanálu helpdesku Kat. text vyjadřující kategorii požadavku, kterou určil autor požadavku. Kategorii může změnit uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Číselník kategorie sestavuje správce kanálu v záložce Nastavení kanálu. Termín řešení obsahuje datum, prostřednicvím kterého je řešitel infomován o termínu, do kdy by měl být požadavek vyřešen. Slouží pouze jako informativní údaj. Termín je možné vkládat a editovat v informacích o požadavku. Stav ikony představující stav zpracování požadavku se mění automaticky v závislosti na provedených operacích během řešení požadavku. Správce kanálu může stav měnit přes nabídku, která se zobrazí kliknutím na ikonu ve sloupci Stav. Záv. ikony ve sloupci Závažnost představují důležitost s jakou se k řešení požadavku musí při jeho řešení přistupovat. Závažnost určuje autor požadavku, změnit ji může uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Prior. ikony ve sloupci Priorita doporučují pořadí řešení jednotlivých požadavků v rámci daného kanálu helpdesku. Prioritu určuje autor požadavku. 28

29 2 HELPDESK PRO AIS Řešitelé sloupec obsahuje jména uživatelů, kterým byl požadavek přidělen k řešení. Řešitele k požadavku přiděluje uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později může skladbu řešitelů upravit přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Odp. sloupec obsahuje jméno uživatele, kterému byla k požadavku přidělena odpovědnost. Odpovědnost přiděluje uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později může odpovědnou osobu změnit přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Příl. ikony ve sloupci Příloha značí, že součástí požadavku je dokument doplňující informace k problému. Ikona obsahuje označení typu souboru. Kliknutím na ikonu se soubor otevře. K úspěšnému otevření souboru je nutné mít nainstalovaný odpovídající SW. Příloha nemusí být součástí požadavku. Změnit přílohy zadavatelé požadavku nebo jejich řešitelé mohou v průběhu řešení vkládat nové přílohy, opět jsou limitován jejich počtem a velikostí. Odstranění přílohy je dostupné pouze uživateli, který tuto přílohu vložil, ostatní uživatelé cizí přílohu smazat nemohou. Operace význam operací, které lze s aktuálně řešeným požadavkem provádět: Komentáře k požadavku přes ikonu mohou jednotliví řešitelé daného požadavku, případně zadavatel úkolu vkládat komentáře k řešení úkolu. Více o komentářích na straně 24. Provozní informace přes ikonu je možné o požadavku získat informace provozního charakteru, jako je: seznam řešitelů informace o tom, kdo a kdy řešitele určil, řešitele lze ze seznamu odebírat a do seznamu přidávat. průběh řešení požadavku informace o tom, kdy byl požadavek zadán a s jakými původními údaji, kdo a kdy požadavek přidělil, kdo a kdy přidal komentář, kdy byl podán požadavek na akceptaci, kdy bylo ukončení požadavku akceptováno apod. Pod provozními požadavky je uveden odkaz přechod na komentáře k požadavku. Kliknutím na něj se zobrazí vložené komentáře k řešení požadavku. Export do RTF kliknutím na ikonu se zobrazí celá historie požadavku, včetně komentářů v textové podobě pro další využití. Text se automaticky otevře v produktu MS Word. Příloha ikona se zobrazuje v případě, že je k požadavku přiložen soubor (text, obrázek apod.). Kliknutím na ikonu se soubor otevře. Pro úspěšné otevření přílohy je nutné mít nainstalovaný potřebný SW. Návrh na ukončení požadavku ikona umožňuje podat návrh na ukončení požadavku. Návrh může podat řešitel, odpovědná osoba nebo uživatel helpdesku s rolí AC (akceptace řešení). V návrhu na ukončení se vyplní závěr k požadavku (je povinnou položkou, bez něj nelze požadavek navrhnout na ukončení), jeho náročnost v hodinách, počet hodin účtovaných zákazníkovi, počet konzultačních hodin, stručný popis úkonu pro evidenci (vyplňuje se v případě, že původní název požadavku je nevhodný nebo zavádějící) a poznámka pro osobu evidující požadavky. Potvrzení ukončení požadavku ikona slouží k ukončení požadavku. Ukončení může potvrdit uživatel s rolí AC, ale pouze u požadavku, který byl odsouhlasen zadavatelem požadavku. Ukončený požadavek je automaticky zařazen do záložky Historie. 29

30 2 HELPDESK PRO AIS Upravit upravit údaje požadavku, jako jsou změna kategorie, závažnosti, termín řešení a odpovědná osoba, může uživatel s přidělenou rolí A správa kanálu nebo S přiřazování problémů. Zadáno datum zadání požadavku. Zadal jméno autora požadavku. Kliknutím na jméno se zobrazí základní údaje o autorovi uvedené ve stránce Lidé na ŠAVŠ. Legenda vysvětlující jednotlivé ikony stavu, priorit a operací se zobrazí kliknutím na odkaz Legenda umístěný pod seznamem požadavků. Obrázek 20 Historie požadavků kanálu helpdesku Historie požadavků kanálu helpdesku Aplikace Historie obsahuje vyřešené, odmítnuté a odstraněné požadavky. Seznam lze omezit podle způsobu řešení požadavků, kategorie, do které byly požadavky zařazeny, stavu požadavku a doby řešení (za poslední týden, za poslední rok apod.). Seznam požadavků lze kliknutím na název sloupce seřadit podle závažnosti, priority, data zadání nebo data ukončení požadavku. Pro každý požadavek lze zobrazit podrobnosti řešení, jeho řešitele, odpovědnou osobu, komentáře, provozní informace (kdy, kdo a co s požadavkem provedl). Dále je možné veškeré informace o požadavku exportovat ve formátu RTF a dále zpracovávat například v MS Word. Vyhledávání požadavků Aplikace Vyhledávání umožňuje vyhledávat požadavky podle názvu, podle textu v popisu požadavku, v komentáři nebo v závěru. Vyhledávání je přístupné osobám s rolí A (správce kanálu), U (řešení problémů), M (dohled nad plněním problému), AC (akceptace řešení). Vyhledávání probíhá ve všech požadavcích všech kanálů bez ohledu na jejich stav řešení požadavku, včetně historických požadavků. Do vyhledávacího pole se vepíše celé slovo, podle kterého se má záznam dohledat, nebo část slova doplněný znakem *. Například pro řetězec tex* budou dohledány evidované požadavky, ve kterých budou uvedena slova jako text, textový, textu apod. Dohledáno může být více požadavků (obr. 21), které vyhověly zadanému řetězci. Jejich seznam lze omezit na požadavky právě řešené, vyřešené, ukončené nebo odmítnuté. Pro zvolený požadavek je možné zobrazit jeho podrobnosti a textový soubor obsahující veškeré evidované údaje o požadavku. Soubor se po kliknutí na ikonu otevře v MS Word. 30

31 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 21 Vyhledávání požadavků Statistika požadavků Aplikace Statistika požadavků obsahuje statistické údaje zvoleného kanálu rozdělené podle časových období (za poslední den, týden, měsíc, rok a celkový počet, případně zvolené časové období) a zadavatelů. Dostupná je uživatelům s rolí A (správce kanálu) a AC (akceptace řešení). Statistika dle času v tabulce na obrázku 22 jsou zobrazeny počty nově vložených a ukončených požadavků a spotřebovaných hodin za různá časová období. Pro stejná časová období je uvedena hodinová náročnost pro řešení uvedených typů požadavků. Kromě nabízených časových období lze zvolit i vlastní časový interval, pro něhož se údaje zobrazí v dalším sloupci s názvem Interval (například na obr. 22 ). V případě, že bude do formuláře zadáno pouze datum od, pak budou do statistiky zahrnuty požadavky od zadaného do aktuálního data, pokud bude vloženo pouze pole do, budou zahrnuty všechny požadavky až do zadaného data. Kliknutím na číselnou hodnotu se zobrazí seznam odpovídajících požadavků. Statistika dle zadavatelů v tabulce na obrázku 22 jsou zobrazeny počty požadavků za různá časová období od jednotlivých uživatelů kanálu. Zobrazují se uživatele, kteří do zvoleného kanálu helpdesku vložili alespoň jeden příspěvek. Stejně jako v předešlé statistice lze zvolit vlastní časový interval a zobrazit seznam požadavků odpovídající zvolenému časovému období. Kliknutím na jméno autora požadavku se otevře jeho osobní stránka v aplikaci Lidé na ŠAVŠ. Pokud uživatel v daném časovém období nevložil žádný požadavek, pak je uvedena nula. Ve sloupci Celkem, je uveden celkový počet požadavků vložených zvoleným uživatelem. 2.4 Správa virtuálních helpdeskových kanálů Aplikace Správa virtuálních helpdeskových kanálů, která je přístupná z přehledu kanálů a požadavků a také z preferencí uživatele, umožňuje spravovat tvz. virtuální kanály helpdesku. Virtuální kanál je fakticky neexistující kanál sdružující požadavky z jednoho 31

32 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 22 Statistika požadavků kanálu dle času Obrázek 23 Statistika požadavků kanálu dle zadavatelů či více reálných helpdeskových kanálů a každý uživatel helpdesku si jich může založit prakticky libovolný počet dle svých potřeb. S virtuálními kanály se pracuje stejně jako s reálnými kanály, pouze je třeba si uvědomit, že agregují požadavky a jejich atributy z jednotlivých reálných kanálů. Rovněž pro virtuální kanály nejsou dostupné některé funkce jako například Nastavení kanálu, Statistika nebo Historie. Nový virtuální kanál se založí přes formulář na obrázku 24, kde se vyplní název virtuálního kanálu a následně se zvolí reálné kanály, které mají být do virtuálního kanálu zařazeny. Přehled všech virtuálních kanálu, které má uživatel vytvořeny je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné jednotlivé virtuální kanály mazat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat nebo editovat kliknutím na ikonu ve sloupci Upravit. 2.5 Zakládání kanálů helpdesku Kanály helpdesku se zakládají v aplikaci Zakládání kanálů helpdesku, která je umístěna v nabídce Provoz systému. Aplikace je přístupná pouze uživatelům s právem helpdeska. Více informací o zakládání helpdeskových kanálů naleznete v 18. svazku dokumentace AIS Provoz. 32

33 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 24 Nastavení virtuálních kanálů 33

34

35 3 Portál člena orgánu Aplikace Portál člena orgánu je přístupná každému, kdo je členem některého školního orgánu a jeho členství je zaevidováno v AIS. Funkce některých aplikací portálu se může lišit podle role v orgánu, například předseda může plánovat jednání, člen si plánovaná jednání může pouze prohlížet. Evidenci orgánů a jejich členů provádí systémový integrátor školy. V úvodní obrazovce je uveden přehled orgánů, kterých je uživatel členem. Historická členství se zobrazí tlačítkem Historické členství. Další informace o orgánu, jako seznam členů, termíny plánovaných jednání, zápisy apod. lze získat kliknutím na ikonu (obr. 25). Obrázek 25 Portál člena orgánu 3.1 Členové orgánu Aplikace Členové zobrazuje přehled současných členů orgánu (obr. 26). Kliknutím na jméno je možné zobrazit informace o jejich osobě zveřejněné v aplikaci Lidé na ŠAVŠ Seznam obsahuje i externí členy z jiných škol, uvedeno je však pouze jejich jméno, role a termín jejich členství. Uvedeným členům je možné zaslat individuální kliknutím na ikonu ve sloupci se otevře aplikace Poštovní schránka s formulářem pro sepsání a odeslání ové zprávy, vyplněna je adresa zvolené osoby; vybraným členům označením checkboxu ve sloupci Ozn. se zvolí osoby, kterým bude zpráva adresována, a stisknutím tlačítka Zaslat všem označeným se otevře formulář pro sepsání a odeslání zprávy, seznam příjemců je sestaven z označených osob; všem členům stisknutím tlačítka Zaslat všem členům se otevře formulář pro sepsání a odeslání zprávy, seznam příjemců je sestaven ze všech členů orgánu. Přes ikonu ve sloupci Rozvrh je možné zobrazit aktuální rozvrh výuky člena orgánu. 35

36 3 PORTÁL ČLENA ORGÁNU Obrázek 26 Členové orgánu Obrázek Plánovaná jednání orgánu Plánovaná jednání orgánu Aplikace Plánovaná jednání umožňuje plánovat jednání orgánu. Součástí plánu může být soubor s programem. Plán je zobrazen všem členům orgánu. Pokud je přiložen program jednání, lze jej otevřít kliknutím na ikonu ve sloupci Program. Nový plán může přidat předseda nebo tajemník orgánu přes formulář na obrázku 27. Vybraná jednání, která ještě neproběhla, je možné smazat tlačítkem Odebrat označené jednání. Historická jednání lze dohledat v záložce Historie. 36

37 3.3 Přehled historických členů a jednání 3 PORTÁL ČLENA ORGÁNU Aplikace Historie zobrazuje přehled členů, jejichž členství již bylo ukončeno, bez ohledu na to, zda se jednalo o interní nebo externí členy. Dále zobrazuje přehled historických jednání. Tato jednání byla plánována v aplikaci Plánovaná jednání. Obrázek 28 Přehled historických členů a jednání 3.4 Zápisy Aplikace Zápisy je vstupem do složky Dokumentového serveru, ve které je možné uchovávat soubory se zápisy. Do složky lze vstoupit i z aplikace Dokumentový server. Složka je umístěna v hlavní složce školy ve složce s názvem Orgány univerzity apod. Správcem složky orgánu je jeho předseda. Má tedy ke složce přiděleno právo Super a může vkládat dokumenty, zakládat podsložky apod. Tajemník orgánu má přiděleno právo Zakládání a mimo jiné může také vkládat dokumenty. Podrobný popis práv a funkce Dokumentového serveru je uveden v 11. svazku dokumentace AIS Osobní management. 37

38

39 4 Portál OSVT Aplikace Portál OSVT slouží ke kontrole techniky evidované na daném pracovišti a k doplnění podrobností o jednotlivých zařízeních. K aplikaci mají přístup uživatelé s oprávněním osvt-a, které se přiděluje na subjekt (tj. škola, fakulta nebo ústav). Jsou to osoby spravující výpočetní techniku (dále jen OSVT). Vložení nových zařízení zajišťují pracovníci určeného pracoviště školy, jež zařízení připojují i do školní sítě. Pro vložení nového zařízení musejí znát typ zařízení (např. PC, PC server, síťová tiskárna, kapesní počítač, notebook), odpovědnou osobu, pracoviště, kterému zařízení patří, pojmenování zařízení, které si může určit uživatel zařízení (např. Aleph, Amanda, Baculka), číslo kanceláře, ve které je zařízení umístěno. K zařízení, které má být zapojeno do sítě, pak pracovníci přiřadí IP adresu, DSN jméno, VLAN, MAC adresa (jedinečná adresa zařízení). Takto zaevidovaná zařízení se zobrazují osobě OSVT ústavu v aplikaci Portál OSVT. Zobrazena jsou všechna zařízení evidovaná k pracovišti, bez ohledu na příslušnost zodpovědné osoby k pracovišti. Pokud je požadavkem zařízení z evidence zrušit, je nutné nejprve odebrat veškeré příslušenství a pak požádat pracoviště, které zařízení původně zaevidovalo. Aplikace je rozdělena do následujících záložek. 4.1 Evidovaná technika Aplikace Evidovaná technika obsahuje seznam evidovaných zařízení a umožňuje doplnění dalších příslušenství a licencí evidovaných ke každému zařízení, dále umožňuje upravit některé základní údaje evidované o zařízení. Seznam lze omezit podle odpovědné osoby, typu zařízení nebo označení kanceláře. Editace údajů probíhá přes ikony ve sloupcích: Příslušenství příslušenství zvoleného zařízení se přidává přes jednoduchý formulář, jehož povinnou položkou je typ příslušenství, který se volí z číselníku. Dále je možné evidovat inventární číslo a poznámku, oba údaje usnadňují pozdější identifikaci příslušenství. Evidovaná příslušenství lze odebírat. Licence licence software příslušného k evidovanému zařízení se ve formuláři volí z číselníku SW produktů (o jeho doplnění je možné požádat provozní tým) stejně jako verze produktu, která je výčtem verzí zvoleného SW. Dále je možné evidovat číslo produktu a poznámku. Evidované licence lze odebírat. Upravit u evidovaného produktu lze změnit odpovědného uživatele, doplnit inventární číslo, sériové číslo, datum pořízení, počet měsíců záruky, poznámku a z číselníku nastavit organizaci zajišťující servis. 4.2 Přehledy Aplikace Přehledy umožňuje vytvořit různé sestavy a vytisknout protokol o užívání majetku pro jednotlivé pracovníky (odpovědné osoby). Typ sestavy se volí v menu, pro každou sestavu se označí typy zařízení, pro která se má zobrazit, zvolí se podrobnosti, které se mají u zařízení zobrazit a způsob prezentace sestavy (převážně HTML, u tisku i PDF). 39

40 4 PORTÁL OSVT Obrázek 29 Evidovaná technika Sestava zařízení podle názvu seznam zvolených zařízení je seřazen podle názvu zařízení (obr. 30). Mohou se zobrazit i porty, příslušenství nebo licence evidované k zařízení. Seznam lze omezit podle jména nebo na moje zařízení. Sestava zařízení po uživatelích seznam zvolených zařízení je seřazen podle jména uživatele, resp. osoby odpovědné za zařízení. Obsah sestavy je stejný jako na obrázku 30. Tisk protokolu o užívání sestavu uživatelů, kterým se podle omezujících podmínek vytisknou protokoly, lze zobrazit na obrazovce, pro hromadný tisk se zvolí tisk do PDF do souboru. Soubor obsahuje protokoly jednotlivých uživatelů pro jednotlivá zařízení. 4.3 Dostupnost zařízení v síti Aplikace Dostupnost zařízení zobrazuje aktuální stav zvolených zařízení v síti (aktivní, neaktivní, v chráněné části sítě). Dále je možné pro každé zařízení zobrazit historii dostupnosti zařízení v počítačové síti. 40

41 4 PORTÁL OSVT Obrázek 30 Sestava zařízení podle názvu 41

42 4 PORTÁL OSVT Obrázek 31 Dostupnost zařízení v síti 42

43 5 Portál SIF a OSSA Aplikace Portál SIF a OSSA umožňuje evidovat telefonní čísla, čísla kanceláří a ové adresy pracovníkům daného ústavu nebo jiného pracoviště, dále evidovat další telefonní čísla přidělená k místnosti a kontrolovat seznam místností pracoviště, včetně vybavení učeben. Do aplikace mají přístup osoby s právem sif-a, které se přiděluje na určitý subjekt (škola, ústav apod.). Přístup do aplikace mají systémoví integrátoři, kteří oprávnění dále přidělují určeným osobám na ústavech a dalších pracovištích. Pokud uživatelé mají právo k více pracovištím, volí po vstupu do aplikace to, se kterým budou pracovat. Obrázek 32 Portál SIF a OSSA 5.1 Základní údaje Aplikace Základní údaje obsahuje základní údaje evidované o pracovišti, jako jsou adresa, adresa webové stránky, telefonní čísla, kontaktní , jméno vedoucího a sekretářky. Tyto údaje jsou prezentovány ostatním uživatelům v Portálu veřejných informací v aplikaci Pracoviště a upravit je může systémový integrátor, pokud se jedná o personální zařazení, je přebíráno z personálního systému. Seznam zaměstnanců a externích pracovníků obsahuje název pracovního zařazení, označení kanceláře, přidělené telefonní číslo a ovou adresu, kontaktní údaje a označení kanceláře lze upravit v následující aplikaci Správa osob. 5.2 Správa osob Aplikace Správa osob umožňuje evidovat telefonní čísla, čísla kanceláří a ové adresy pracovníkům daného pracoviště. Evidence se provádí přes ikony ve sloupci Operace: Evidence telefonního čísla telefonní čísla se přidávají přes formulář, ve kterém se zvolí evidovaná předvolba, do pole Telefon se vloží čísla, která nahradí znak X v předvolbě, a zvolí se typ telefonu. Uložené telefonní číslo lze upravit (používá se 43

44 5 PORTÁL SIF A OSSA například při změně klapky) nebo smazat. Pokud má uživatel více telefonních čísel, lze nastavit jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v ostatních aplikacích. Evidence čísla kanceláře místnost se dohledá přes vyhledávací pole a tlačítkem Přidat místnost se zvolenému pracovníkovi zaeviduje. Pokud má uživatel více kanceláří, lze nastavit jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v ostatních aplikacích. Obrázek 33 Správa osob Evidence ové adresy do připraveného pole se vepíše ová adresa a formulář se uloží. Adresu lze opravit, že se smaže a vloží znovu. Evidence adresy pracoviště pokud má pracoviště evidováno více adres, lze zde zvolit adresu, na kterém sídlí pracoviště zvoleného pracovníka. Adresy pracovišť se evidují v aplikaci Evidence pracovišť. Editovat je může systémový integrátor. 44

45 5 PORTÁL SIF A OSSA Vizitkové funkce pokud je evidováno variantní označení pracovního zařazení zvoleného zaměstnance, lze je změnit. Pokud evidováno není, je možné navrhnout změnu označení aktuálního pracovního zařazení. Součástí návrhu je i anglický název zařazení. Navrženou změnu názvu musí potvrdit vedoucí pracoviště v aplikaci Portál vedoucího Personalistika Vizitkové funkce. Opravu názvu pracovního zařazení musí provést pracovníci personálního oddělení. Obrázek 34 Ostatní telefony 5.3 Ostatní telefony V aplikaci Ostatní telefony je možné evidovat telefonní čísla příslušející zvolenému pracovišti, která nejsou přiřazena konkrétní osobě, ale jsou pouze umístěny v určitých místnostech, například v učebnách, zkušebnách, zasedacích místnostech. Přes formulář je možné přidávat nová telefonní čísla. Význam jeho položek je: Popis popis by měl být výstižný a co nejstručnější, například učebna Q 07, serverovna E, telefonní ústředna Q, školicí centrum. Typ upřesňuje o jaký telefon se jedná, například telefon, fax, modem. Předvolba pokud je uvedena, volí se z menu. Usnadňuje správné vložení telefonního čísla. 45

46 5 PORTÁL SIF A OSSA Telefon pole má obsahovat pouze číslice, doplňuje se tolik číslic, kolik je jich v předvolbě nahrazeno znakem X. Místnost dohledávání probíhá přes vyhledávací pole ze všech místností podle jejího označení. Veřejný telefon atribut ovlivňuje zveřejnění telefonního čísla v oficiálních seznamech. Pokud je nastaven na Ne, nebude se v těchto seznamech zobrazovat. 5.4 Místnosti Aplikace zobrazuje učebny a místnosti přidělené danému pracovišti. Pokud je u místnosti evidované vybavení, je možné ho zobrazit kliknutím na. Zobrazení je možné ovlivnit podle budovy a podlaží, ve kterém se místnost nachází. Volba budovy a podlaží ve filtru se potvrdí tlačítkem Vybrat. Obrázek 35 Místnosti pracoviště 46

47 6 Správa eprůzkumů Aplikace Správa eprůzkumů umožňuje sestavit a spravovat ankety elektronického průzkumu. Pro každou anketu lze nastavit termín jejího zveřejnění, otázky lze tematicky dělit do sekcí, lze nastavit respondenty, kterých se anketa skutečně týká, dále je možné nastavit další osoby, které se budou podílet na tvorbě otázek nebo vyhodnocení ankety, zobrazit výsledky ankety a náhled na anketu v podobě, v jaké se nabízí respondentům. Obrázek 36 Správa eprůzkumů Do aplikace Správa eprůzkumů mají přístup osoby s oprávněním pruzkumy-a (umožňuje zakládat a aktivovat průzkumy, měnit zadavatele průzkumu), pruzkumy-b (umož- 47

48 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ ňuje zakládat, spravovat průzkumy, neumožňuje je aktivovat) nebo osoby, kterým byla přidělena role k průzkumu. Nový průzkum se založí vyplněním formuláře na obrázku 36, význam jeho položek je: Název je povinným údajem, měl by vystihovat téma ankety. Typ povinný atribut, umožňuje rozlišit typ průzkumu. Hodnota se vybírá z číselníku. Odkdy Dokdy datum odkdy dokdy se anketa bude nabízet respondentům. Zadavatel osoba, která průzkum zadala. Má stejná práva ke správě ankety (plný přístup k přehledu a exportu výsledků průzkumu), jako uživatel, který anketu založil. Průvodní text je povinným údajem, kterým jsou respondenti osloveni a požádání o vyplnění ankety. Může být uveden například důvod průzkumu, způsob jeho využití, místo prezentace výsledků. K editaci je možné použít HTML editor, který umožňuje formátování textu. Patička text umístění na konci ankety, je vhodné do něj umístit například poděkování za vyplnění dotazníku. K editaci je možné použít HTML editor. Anonymní atribut určuje, zda bude anketa anonymní, u vyplněných dotazníků se nebudou zobrazovat jména respondentů. Seznam na obrázku 36 obsahuje ankety, kde je uživatel správcem. Pro každou založenou anketu je nutné vložit otázky, stanovit respondenty a po kontrole anketu zveřejnit. Význam sloupců seznamu: Ozn. dokud nejsou pro anketu definované otázky nebo respondenti, lze ji označit a smazat. Aktivní ikona zobrazená v tomto sloupci vyjadřuje stav průzkumu. Otázky v aplikaci se sestavují otázky ankety, nabízeno je několik typů otázek, lze nastavit závislost mezi otázkami. Více o tvorbě a typech otázek na straně 49. Respondenti v aplikaci se definují skupiny respondentů pomocí kvalifikátorů nebo parafikátorů, kterým se anketa zpřístupní a kterým bude zaslán informativní e- mailová zpráva o otevření ankety. Role aplikace umožňuje nastavit role uživatelům, kteří se mohou podílet na správě průzkumu. Význam jednotlivých rolí: pozorovatel role umožňuje uživateli prohlížet průběžné i konečné výsledky průzkumu; řešitel role navíc uživateli umožňuje před aktivací průzkumu podílet se na tvorbě otázek. Náhled aplikace poskytuje náhled na anketu ve stejné podobě, jako je nabízena uživatelům. Otázky jsou rozděleny do sekcí. Otázky, na nichž závislá další podoba dotazníku, jsou viditelně označeny. Otázku je možné vyplnit, odpovědi zde ukládat nelze. Aktivovat aktivovat lze anketu, která má definované otázky a respondenty průzkumu. Součástí potvrzení aktivace elektronické ankety je možnost zaslat respondentům informační . Odpov./Resp. hodnoty udávají počet respondentů, kteří se průzkumu zúčastnili a skutečný počet respondentů, kterým byl průzkum určen. % odpovědí procentuální vyjádření počtu zúčastněných vůči celkovému počtu respondentů. Výsledky aplikace postupně zobrazuje jednotlivé vyplněné dotazníky průzkumu, jež je možné postupně procházet. Uveden je datum vyplnění a v případě neanonymního 48

49 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 37 Aktivace ankety průzkumu i jméno respondenta. Dále jsou k dispozici základní statistiky k jednotlivým otázkám průzkumu a možnost exportu výsledků do MS Excel. Více o výsledcích průzkumu naleznete na straně 51. Upravit aplikace umožňuje upravit základní informace o průzkumu, formulář obsahuje stejné položky jako formulář pro založení nového průzkumu. Přes odkaz Přehled respondentů neanonymních průzkumů umístěný pod tabulkou lze zobrazit seznam všech respondentů neanonymních průzkumů. Uvedeno je jméno, ID a uživatele, zda je jeho účet aktivní, název průzkumu a jeho typu, ke kterému je uživatel evidován, kdy odevzdal dotazník. 6.1 Tvorba otázek a jejich typy Dotazník průzkumu je možné rozdělit do několika částí (sekcí), které mohou obsahovat tematicky laděné otázky. Prvním krokem je založení sekcí dotazníku, které se následně plní otázkami. Sekce lze jednoduše řadit klikáním na ikony ve sloupci Poř. (obr. 38) nebo měnit jejich název a průvodní text přes ikonu ve sloupci Upravit. Pokud v sekci není žádná otázka, je možné ji smazat. Při zakládání nové otázky se nejprve zvolí typ otázky a volba se musí potvrdit tlačítkem Vybrat typ otázky. Pak se ve formuláři vyplní požadované údaje včetně možných odpovědí. Pokud má zobrazení otázky záviset na odpovědi na předchozí otázku, určí se její závislost přes ikonu ve sloupci Závislosti. Závislost lze nastavit jen u otázek, které ještě nemají nastavenu závislost k některé jiné otázce. Zároveň lze nastavovat závislost pouze u otázek, které pocházejí z následujících sekcí dotazníku anebo se v rámci zvolené sekce nacházejí pod zvolenou otázkou. V přehledu jsou jednotlivé otázky pro větší přehlednost rozděleny do sekcí. Nastavení závislosti se provede zaškrtnutím políčka ve sloupci Varianta u odpovědi na variantní otázku, při jejímž výběru se má závislá otázka zobrazit. Pokud tedy uživatel zvolí při vyplňovaní dotazníku u variantní otázky právě tuto variantu, bude mu závislá otázka zobrazena a bude mu umožněno na ni odpovídat. V jiném případě zůstane závislá otázka skryta. Pokud nebude vybrána žádná odpověď, na které má být otázka závislá, bude taková otázka chápána jako nezávislá a zobrazí se vždy. Následující výčet obsahuje typy možných otázek a jejich použití: Celé číslo vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 39), odpověď se v dotazníku vyplňuje do textového pole, akceptována je pouze číselná hodnota. Hodnotová škála kromě znění otázky je možné vyplnit popisky vysvětlující význam jednotlivých stupňů škály (obr. 40), podle volby typu otázky může obsahovat 3, 4 nebo 5 stupňů. V dotazníku se zobrazuje otázka a stupnice pro výběr odpovědi. Logická hodnota vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 41), odpověď se v dotazníku vyjadřuje volbou možnosti Ano a Ne. Odstavec textu vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 42), odpovědí v dotazníku je text vypsaný do připraveného textového pole. 49

50 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 38 Tvorba otázek Řetězec znaků tvorba otázky je stejná jako u typu otázky odstavec textu, pouze v zobrazení otázky je podstatně menší pole vhodné pro vyplnění velmi krátkého textu (slova, slovního spojení apod.). Více hodnot z výčtu vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 43). V dotazníku je možné zvolit jednu nebo více odpovědí. 1 hodnota z výčtu vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 38 a 44), maximum je 30 odpovědí. V dotazníku se pak volí pouze jedna odpověď. Sdružená otázka vkládá se společná otázka, několika podotázek a možné odpovědi společné pro všechny podotázky (obr. 45). V dotazníku se pak pro každou podotázku volí jedna odpověď. 1 hodnota z výčtu selectbox vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 46). V dotazníku se odpovědi volí z roletkového menu. 50

51 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 39 Otázka typu celé číslo: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Obrázek Výsledky průzkumu Otázka typu hodnotová škála: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Výsledky průzkumu je možné prohlížet prostřednictvím aplikace Přehled výsledků eprůzkumů, které je dostupná ze správy průzkumů po kliknutí na ikonu ve sloupci Výsledky. Aplikace umožňuje prohlížet jednotlivé vyplněné dotazníky průzkumu, poskytuje základní statistiky k jednotlivým otázkám, zobrazuje přehled textových odpovědí na zvolenou otázku a umožňuje exportu výsledků průzkumu do MS Excel k případnému dalšímu zpracování. 51

52 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 41 Logická otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Obrázek 42 Přehled vyplněných dotazníků Otázka typu odstavec textu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Záložka slouží k zobrazení všech vyplněných odpovědních archů zvoleného eprůzkumu. Jeden odpovědní arch představuje u elektronického průzkumu jednoho respondenta. Každý arch je označen svým identifikačním číslem, případně jménem respondenta, jdeli o neanonymní průzkum. Pokud existuje více než deset vyplněných archů, jsou archy rozděleny do skupin po deseti. Mezi skupinami pak můžete přecházet pomocí zobrazených navigačních šipek. Statistika Tato záložka umožňuje prohlížení statistik otázek, které mají jinou než textovou odpověď. V prvním sloupci tabulky jsou zobrazeny všechny možnosti odpovědí, které měli respondenti u otázky k dispozici. Druhý sloupec udává, kolik respondentů danou možnost zvolilo. Ve třetím sloupci je zobrazeno procento z počtu osob, které odpověděly na otázku. Každý řádek tabulky představuje jednoho respondenta. Ve sloupci Dotazník je uvedeno číslo dotazníku, ze kterého odpověď pochází. 52

53 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 43 Otázka typu více hodnot z výčtu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Obrázek 44 Otázka typu jedna hodnota z výčtu zobrazení v dotazníku Přehled textových odpovědí Prostřednictvím této záložky je možné prohlížet odpovědi na otevřené otázky. V připraveném formuláři je třeba zvolit otázku, ke které chcete zobrazit přehled textových odpovědí respondentů průzkumu a stisknout tlačítko Vybrat otázku. V nabídce jsou pouze otázky, ke kterým existuje alespoň jedna odpověď. Následně jsou v tabulce zobrazeny všechny odpovědi respondentů na zvolenou otázku. Export výsledků Tato část aplikace umožňuje exportovat veškeré odpovědi respondentů na otázky průzkumu. Export je prováděn do formátu pro tabulkový procesor MS Excel. Sloupce jsou tvořeny otázkami průzkumu, řádky pak tvoří jednotlivé odpovědní archy. Náhled podoby dotazníku Záložka poskytuje náhled elektronického průzkumu ve stejné podobě, jako je nabízena uživatelům. Otázky jsou rozděleny do sekcí. Otázky, na nichž závislá další podoba dotazníku, jsou viditelně označeny. Otázku je možné vyplnit, odpovědi zde ukládat nelze. 53

54 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 45 Sdružená otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku 54

55 6 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 46 Otázka typu jedna hodnota z výčtu selectbox: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku 55

56

57 7 Správa karet Kapitola Správa karet je věnována aplikacím pro výdej a výrobu karet Aplikace Správa karet je rozsáhlou agendou pro vydávání, ověřování, rušení a aktivaci identifikačních karet, umožňuje generování různých sestav, práci s fotografiemi, ověření platnosti karet atd. 7.1 Identifikační karty Identifikační karty jsou vydávány zaměstnancům, studentům a externím pracovníkům ŠAVŠ při nástupu do pracovního poměru nebo do studia. Karty se používají k průchodu přístupovým systémem do areálů, budov a místností, pro platbu stravy v školních jídelnách, některé stavy karet jsou využitelné i mimo školu. Rozlišuje se několik typů karet: zaměstnanecké, studentské, externí a speciální. Karty vyrábí specializované pracoviště. Pokud se jedná o zaměstnance, předává je uživatelům personální, jedná-li se o studenty vydává je studijní oddělení. Stav identifikační karty může být: aktivní karta je ve stavu, kdy ji uživatelé mohou běžně používat. Každý uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu. deaktivovaná karta není aktivní, uživatelé její vlastnosti nemohou využít, je možné ji opětovně aktivovat. napípnutá nová karta, jejíž čip je zaveden v AIS, karta není ještě aktivní. neaktivní nová karta, jejíž čip není zaveden v AIS, karta je před napípnutím. požadavek na výrobu bylo zažádáno o výrobu nové karty. ve výrobě požadavek na výrobu nové karty byl přijat a karta se vyrábí. zrušená zrušená karta, nelze ji aktivovat, pouze vydat novou kartu. 7.2 Vydávání, rušení a aktivace karet Pro zadání nového požadavku k výrobě karty, aktivaci, deaktivaci a zrušení identifikační karty uživatele se používá aplikace Vydané karty, která je také součástí studijní evidence, kde ji využívají studijní referentky a systémoví integrátoři pro správu studentských karet. Požadavky na výrobu zaměstnaneckých karet vydávají pracovníci personálního oddělení, kterým je aplikace Vydané karty dostupná v aplikaci Správa osob. Po dohledání osoby podle jména, rodného čísla nebo čísla karty (u čipových karet lze použít čtečku) se zobrazí seznam všech karet, které uživatel vlastní nebo vlastnil (obr. 47), jejich číslo, typ, stav a termín platnosti. Podrobnější informace související se změnou stavů zvolené karty lze zobrazit kliknutím na číslo čárového kódu. Pokud je student zapsán do dalšího studijního období, které bude aktivní za 21 dní, je upozornění o jeho zápisu uvedeno vedle identifikace studia. U nezapsaných studentů a uživatelů bez studia se nevypisuje nic. Informaci lze využít například při prodlužování identifikačních karet, které provádí studijní oddělení pouze zapsaným studentům. 57

58 7 SPRÁVA KARET Obrázek 47 Správa karet Aktuální stav identifikační karty ovlivňuje nabídku operací s kartou (více o stavu karty na straně 57), přičemž může vlastnit pouze jednu aktivní kartu. Pokud má uživatel evidováno více karet, pak operace se zvolenou kartou se nabídnou kliknutím na ikonu ve sloupci Operace s kartou (obr. 47). Požadavek na výrobu nové karty lze kdykoliv podat přes ikonu Požadavek na novou kartu. Pokud uživatel žádnou platnou kartu nevlastní, nabízí aplikace možnost vytvoření požadavku na výrobu nové karty. Operace, které je možné s kartou provádět: Založení nového požadavku kliknutím na ikonu se otevře formulář (obr. 47), ve kterém se zvolí typ průkazu a subjekt plátce a stisknutím tlačítka Vybrat bude založen požadavek na výrobu nové karty, který lze zrušit tlačítkem Zrušit požadavek na výrobu do doby, než je karta převzata do výroby. Obsah menu se liší podle volby nároku na kartu: implicitní typ průkazu odpovídá roli, kterou má uživatel v informačním systému přidělenu. Studenti mají implicitně nárok na studentskou kartu, zaměstnanci na zaměstnaneckou kartu apod. Subjekt plátce odpovídá subjektu, na kterém byl uživateli založen poměr nebo studium; ruční zvolí se v případě, že má být uživateli zadána nová karta, která není v předvolené nabídce. Menu Typ průkazu obsahuje všechny typy průkazů vydávané školou, nezávisí na roli uživatele v informačním systému. Stejně nezávislý je i obsah pole Subjekt plátce, které obsahuje výčet pracovišť, jež umožňují výrobu a proplacení karty. Pokud uživatel vlastní aktivní kartu (obr. 48), je po zadání požadavku na výrobu stejného typu karty nabídnuta možnost vyrobit kartu s původním nebo novým číslem karty. Použitím původního čísla karty se zadá požadavek na výrobu duplikátu karty. Kliknutím na tlačítko Nová karta se požadavek založí. Licenční čísla ISIC/ITIC karet jsou evidovány v aplikaci Správa licencí viz strana

59 7 SPRÁVA KARET Obrázek 48 Založení požadavku na novou kartu Protože uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu musí mu být původní karta ručně deaktivována nejpozději před aktivací nové karty, aby uživatel po dobu výroby nové karty nepřišel o výhody původní karty. Aplikace Vydané karty průběžně informuje o stavu připravované karty. Tlačítkem Zrušit požadavek na výrobu je možné požadavek zrušit do doby, než je karta převzata do výroby (obr. 48). Pro úspěšnou výrobu karty musí mít uživatel vloženu fotografii v AIS. 59

60 7 SPRÁVA KARET Studentům přijatým ke studiu přes přijímací řízení je požadavek na založení karty vygenerován automaticky při zápisu do studia. Aktivace karty aktivace karty se provádí před předáním karty uživatelům. Nebudeli karta aktivována, nemůže být využívána v místech, kde se používají čtečky karet. Před aktivací má karta stav napípnutá karta. Podle typu karty je k její aktivaci nutná čtečka čipových nebo čárových kódů, příp. obě. Čtečky musí být připojeny k PC, ze kterého se aktivace provádí. Po dohledání uživatele aktivace karty provede následovně: zvolí se doba platnosti karty a stiskne se tlačítko Aktivovat kartu (obr. 49). V případě, že uživatel za výrobu karty platí, je možné před aktivací vyplnit pole Zaplacená částka. Aktivace karty studenta, který přestoupil z bakalářského studia absolvovaného na ŠAVŠ na navazující studium na ŠAVŠ, se provede automaticky přijetím do navazujícího studia. Obrázek 49 Aktivace karty Prodloužení platnosti používá se k individuálnímu prodloužení platnosti identifikační karty, zejména u studentů. Studentům se platnost karty prodlužuje například při zápisu do dalšího akademického roku. V aplikaci se zvolí termín platnosti karty a stiskne se tlačítko Prodloužit platnost. Prodloužit platnost studentských karet lze hromadně přes aplikaci Sestavy identifikačních karet (viz strana 62), kde se zvolí skupina studentů, stav karty, její typ a v položce Tlačítko pro akci se vybere možnost prodloužení platnosti. Deaktivace karty deaktivace karty se provádí v případě, že má být karta zneplatněna (neruší se), ale uživatel ji ještě nevrátil (v případě ztráty, přerušení studia apod.). Deaktivovaná karta může být ještě znovu aktivována. Pro deaktivaci karty se z menu zvolí důvod a klikne se na tlačítko Deaktivovat kartu (obr. 47). 60 Protože existuje reálná možnost zneužití ztracené identifikační kar-

61 7 SPRÁVA KARET ty, je vhodné každému uživateli, který ztrátu nahlásí, kartu alespoň deaktivovat. Deaktivace karty se provádí automaticky uživatelům, kteří přestali mít právní vztah k škole bylo jim ukončeno studium nebo pracovní poměr. Zrušení karty zrušení se provádí, pokud uživatel kartu vrátil, karta mu byla zcizena, zničena, je nefunkční apod. Karta se ruší i fyzicky, nikdy se už nebude používat. Zrušenou kartu již nelze aktivovat, zrušení karty je nevratnou operací. Pokud uživatel pokračuje ve studiu nebo mu byl obnoven pracovní poměr, musí mu být vystavena nová karta. Co dělat s kartou, když studenti: přestupují na navazující magisterské studium karta se v den vyřazení studentů ze studia automaticky deaktivuje a následující den, kdy jsou studenti do navazujícího magisterského studia zapsáni, se opět aktivuje. přerušuje studium karta je studentům při přerušení studia automaticky deaktivována (studenti nemohou využívat studentských výhod). Po dobu přerušení by měla být karta uschována na studijním oddělení. V případě potřeby je možné studentům aktivovat kartu, i když ještě nebyli zapsán do následujícího období. Obrázek 50 Sestavy identifikačních karet 61

62 7 SPRÁVA KARET 7.3 Sestavy identifikačních karet Aplikace Sestavy identifikačních karet, přístupná uživatelům s oprávněním karty-a nebo karty-ext, umožňuje zobrazit sestavy studentských, zaměstnaneckých a externích karet podle různých kritérií, například podle studia, stavu karty, typu karty, platnosti karty (obr. 50). Využívá se i k hromadnému prodloužení platnosti karet, pak musí být položka Tlačítko pro akci nastavena na prodloužení platnosti. Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti je na obrázku 51. Uživatele jimž má být platnost prodloužena se označí, zvolí se platnost do a stiskne se tlačítko Prodloužit platnost. Pokud již kartu nelze prodloužit, nelze uživatele označit. V seznamu jsou umístěny ikony pro vstup do správy zvolené karty a pro zobrazení detailních informací o kartě. Obrázek 51 Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti 7.4 Historie vydaných karet Aplikace Historie vydaných karet umožňuje zobrazit seznam všech dosud vydaných identifikačních karet, exportovat ho do MS Excel a vygenerovat předávací protokol. Dostupná je uživatelům s přiděleným oprávněním karty-h. Zobrazovaný seznam lze omezit 62

63 7 SPRÁVA KARET podle zadavatele, typu karty, termínu ukončení výroby a na originály nebo duplikáty. Obsahuje jméno uživatele, čárový kód a číslo karty a její aktuální stav. Obrázek 52 Historie vydaných karet 7.5 Seznam osob bez fotografie Aplikace Seznam osob bez fotografie umožňuje vytvořit seznam uživatelů, kteří ještě nemají vloženou fotografii. Aplikace je přístupná uživatelům s právem karty-a, kartyb nebo karty-ext. Seznam (obr. 53) lze omezit podle zařazení uživatelů (bez omezení, student, zaměstnanec, externista), nabízí také ikonu s odkazem do aplikace pro okamžité vložení fotografie (více na straně 65). Obrázek 53 Seznam osob bez fotografie 63

64 7 SPRÁVA KARET 7.6 Prohlížení skladu fotografií Aplikace Prohlížení skladu fotografií slouží ke skladování fotografií (obr. 54), dohledat zde lze fotografie, které dosud nebyly spárovány s uživateli. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním karty-a, karty-b, karty-ext nebo fotky-sklad. Uživatelé s právem fotky-b nebo fotky-sklad mohou vkládat nebo mazat fotografie, ostatní uživatelé s oprávněním vstupu do aplikace mohou seznam vložených fotografií pouze prohlížet. Pro vložení fotografie se do pole Komentář vepíše jednoznačná identifikace fotografie (například rodné číslo osoby) a v poli Fotografie se dohledá fotografie uložená v počítači. Označení fotografie je možné změnit přes ikonu ve sloupci Upravit. Přes ikonu ve sloupci Prohlížení lze zobrazit náhled fotografie. Obrázek 54 Prohlížení skladu fotografií 7.7 ITIC karty na výměnu Aplikace ITIC karty na výměnu zobrazuje uživatelům s oprávněním karty-a seznam uživatelů s aktivní ITIC kartu, kterou je potřeba vyměnit, protože prošla doba jejich revalidace. V zobrazeném seznamu lze ihned přejít do aplikace pro vydávání nových karet (o vydávání karet více na straně 57). 7.8 Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Aplikace Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru zobrazuje uživatelům s oprávněním karty-a seznam aktivních karet ve vztahu k ukončeným zaměstnaneckým poměrům. Karty je možné hromadně deaktivovat nebo úplně zrušit (o deaktivaci a rušení karet více na straně 57). 64

65 7 SPRÁVA KARET Obrázek 55 ITIC karty na výměnu Obrázek Vkládání fotografií do databáze Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Aplikace Vkládání fotografií do databáze slouží k ukládání fotografií ve formátu JPEG do databáze. Aplikace je přístupná uživatelům s právem fotky-b nebo karty-b. Do vyhledávacího políčka je možné zadat jméno nebo identifikační číslo hledané osoby. Po stisknutí tlačítka Dohledat jsou zobrazeny fotografie, které má tato osoba v databázi uloženy. Novou fotografii lze přiřadit: z počítače po vybrání cesty k souboru je nutné stisknout tlačítko Odeslat, aby se fotografie uložila. Malá fotografie se vytvoří automaticky; ze skladu fotografií v menu se zvolí vhodná fotografie a stiskne se tlačítko Převeď ze skladu. 65

66 7 SPRÁVA KARET Pokud u malé fotografie dojde k deformaci původního obsahu (např. zúžení obličeje) je nutné kontaktovat vývojový tým. Vkládat fotografie mohou uživatelé s oprávněním fotky-b. Uživatelé s oprávněním fotky-a mohou fotografie pouze zobrazovat nebo přiřazovat fotografie ze skladu. Obrázek 57 Hromadné vkládání fotografií do databáze 7.10 Hromadné vkládání fotografií do databáze Aplikace Hromadné vkládání fotografií do databáze (obr. 57) slouží k vkládání fotografií uložených v ZIP souboru. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním karty-b. Fotografie musí být uloženy ve formátu JPG a jejich názvem musí být rodné číslo vyfotografované osoby. ZIP soubor může obsahovat maximálně tisíc fotografií. Po vložení souboru se fotografie podle názvu automaticky spárují s uživateli evidovanými v AIS. Pokud není uživatel podle názvu fotky v systému dohledán, je fotografie uložena ve skladu, počet takových je zde uveden. Tlačítkem Přiřadit fotografie ze skladu lze fotografie dodatečně spárovat. Stisknutím tlačítka ze zobrazí seznam uživatelů, kterým je možné fotografie za skladu přiřadit Sklad fotografií Aplikace slouží ke skladování již pořízených fotografií uživatelů. Pro přístup do aplikace je zapotřebí oprávnění fotky-sklad nebo karty-b. Popis aplikace Sklad fotografií je stejný jako popis aplikace Prohlížení skladu fotografií na straně Převzetí karet do výroby Aplikace Převzetí karet do výroby (obr. 58) slouží k převzetí požadavků zadaných studijním nebo personálním oddělením na výrobu identifikačních karet. Seznam požadavků 66