Záznam o činnostech zpracování vedený dle čl. 30 odst. 1 GDPR o ochraně osobních údajů

Transkript

1 1 účel zpracování EVIDENCE ŽADATELŮ (BADATELŮ) O NAHLÍŽENÍ DO DOKUMENTACE Zákon č. 4/004 Sb., o archivnictví a spisové službě 4 kategorie subjektů údajů 5 kategorie osobních údajů Žadatelé o nahlížení do dokumentů uložených v centrálních spisovnách. Badatelé. Jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, státní občanství, číslo občanského průkazu, (číslo pasu), telefon, . 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Dle spisu, do kterého se nahlíží. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem zamezujícím neoprávněnému či nahodilému přístupu. Elektronická podoba Excel: řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

2 1 účel zpracování UCHOVÁNÍ DOKUMENTACE zákon č. 500/004 Sb., správní řád zákon č. 4/004 Sb., o archivnictví a spisové službě zvláštní zákony dle charakteru spisu 4 kategorie subjektů údajů Osoby dotčené příslušnou věcí. 5 kategorie osobních údajů Veškeré potřebné k dané agendě. Policie ČR, soudy, orgány státní správy badatelé (oprávnění žadatelé). 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Dle skartačních lhůt písemností vzniklých z činnosti ÚMČ P a jeho předchůdců, či organizací, jejíchž je MČ P či její právní předchůdci zřizovatelem (čas. rozsah 14501). Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem zamezujícím neoprávněnému či nahodilému přístupu Elektronická podoba Desa, naskenovaná dokumentace, espis řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

3 1 účel zpracování EVIDENCE FYZICKÝCH OSOB, KTERÉ MAJÍ PŘÍSTUP K UTAJOVANÉ INFORMACI STUPNĚ UTAJENÍ VYHRAZENÉ Zákon č. 41/005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti 4 kategorie subjektů údajů Osoby (zaměstnanci) splňující podmínky přístupu k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené. 5 kategorie osobních údajů Titul, jméno, příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, státní občanství, (bezúhonnost). 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Dle spisového a skartačního řádu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem zamezujícím neoprávněnému či nahodilému přístupu Elektronická podoba řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění

4 1 účel zpracování ZPRACOVÁNÍ A PODÁNÍ ŽÁDOSTÍ O PODPORU Z ESF. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/ kategorie subjektů údajů Zpracovatelé posudků, technické a projektové dokumentace vlastníci dotčených pozemků a budov. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, firma, adresa, IČO. Ministerstvo pro místní rozvoj řídící orgány příslušných operačních programů 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Dle platných pravidel poskytovatele dotace, (po dobu udržitelnosti projektu). Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem zamezujícím neoprávněnému či nahodilému přístupu Elektronická podoba MS014+ řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění

5 1 účel zpracování ZPRACOVÁNÍ REKLAMACÍ (BUDOVY FINANCOVANÉ ALESPOŇ ČÁSTEČNĚ Z ESF) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/ kategorie subjektů údajů Osoby jednající za dodavatele a zhotovitele, insolvenční správci. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, firma, adresa, IČO. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Řídící orgán příslušného operačního programu. Dle platných pravidel poskytovatele dotace, (po dobu udržitelnosti projektu). Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem zamezujícím neoprávněnému či nahodilému přístupu Elektronická podoba dokumenty ve formátu PDF řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění

6 1 účel zpracování VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ NA ZAMĚSTNANCE ÚMČ PRAHA. zákon č. 131/000 Sb., o hl. m. Praze zákon č. /00 Sb., zákoník práce zákon č. 31/00 Sb., o úřednících územních samosprávných celků 4 kategorie subjektů údajů Uchazeči. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, adresa místa trvalého bydliště (korespondenční adresa), státní příslušnost, číslo dokladu o povolení k pobytu, jdeli o cizího státního příslušníka, výpis z Rejstříku trestů, životopis, doklady o dosaženém vzdělání, lustrační osvědčení (pouze vedoucí funkce nar. do 11/11). 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Do doby ukončení výběrového řízení, poté dle Spisového a skartačního plánu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba Word řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

7 1 účel zpracování PRACOVNĚPRÁVNÍ A MZDOVÁ AGENDA 4 kategorie subjektů údajů 5 kategorie osobních údajů zákon č. /00 Sb., zákoník práce NV č. 341/01 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě zákon č. 131/000 Sb., o hlavním městě Praze zákon č. 31/00 Sb., o úřednících územních samosprávných celků zákon č. 5/1 Sb., o pojistném na zdravotním pojištění zákon č. 5/1 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení zákon č. 5/1 Sb., o daních z příjmů zákon č. 155/15 Sb., o důchodovém pojištění zákon č. 1/00 Sb., o nemocenském pojištění zákon č. 435/004 Sb., o zaměstnanosti vyhláška č. 15/13 Sb., kterou se stanoví podmínky a sazby zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání Zaměstnanci, členové zastupitelstva členové výborů zastupitelstva a komisí rady. Jméno a příjmení, rodné a všechna další příjmení, titul, adresa trvalého pobytu, datum a místo narození, státní příslušnost, rodné číslo, číslo občanského průkazu, zdravotní pojišťovna, uvedené v Rejstříku trestů, doklad o dosaženém vzdělání, lustrační osvědčení, fotografie. zdravotní pojišťovny ČSSZ finanční úřady inspektorát práce úřad práce poskytovatel pracovně lékařských služeb soudy, Policie ČR, exekutoři garanti projektů EU

8 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Po dobu pracovního poměru, poté dle Spisového a skartačního plánu 50 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba OK Base řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

9 1 účel zpracování ZAJIŠTĚNÍ PRÁVNÍCH NÁROKŮ ČLENŮ VOLEBNÍCH KOMISÍ zákon č. /00 Sb., zákoník práce NV č. 341/01 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě zákon č. 31/00 Sb., o úřednících územních samosprávných celků zákon č. 5/1 Sb., o pojistném na zdravotním pojištění zákon č. 5/1 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení zákon č. 5/1 Sb., o daních z příjmů 4 kategorie subjektů údajů Členové volebních komisí. 5 kategorie osobních údajů Jméno a příjmení, titul, adresa trvalého pobytu, datum narození, e mail, telefonní číslo, číslo bankovního účtu, prohlášení poplatníka k dani z příjmu. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Dle spisového a skartačního plánu 50 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba OK Base řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

10 1 účel zpracování PRAXE STUDENTŮ SMLUVNÍ VZTAH SE ŠKOLOU (DOHODA O PROVEDENÍ ODBORNÉ PRAXE) A REKVALIFIKAČNÍ STÁŽE zákon č. /01 Sb., občanský zákoník zákon č. 111/1 Sb., o vysokých školách zákon č. 51/004 Sb., školský zákon 4 kategorie subjektů údajů Praktikanti, stážisté. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, datum narození, název a IČ školy, bydliště. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Po dobu praxe, poté dle Spisového a skartačního plánu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

11 1 účel zpracování ZAJIŠŤOVÁNÍ VZDĚLÁVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ zákon č. /00 Sb., zákoník práce zákon č. 31/00 Sb., o úřednících územních samosprávných celků 4 kategorie subjektů údajů Zaměstnanci. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu, pracovní , pracovní zařazení, správní činnost vykonává ode dne. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Vzdělávací instituce. Po dobu pracovního poměru, poté dle Spisového a skartačního plánu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

12 1 účel zpracování FOND ZAMĚSTNAVATELE STATUT ÚČELOVÉHO FONDU MĚSTSKÉ ČÁSTI PRAHA zákon č. 131/000 Sb., o hl. m. Praze zákon č. 50/000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů Statut účelového fondu MČ Praha 4 kategorie subjektů údajů Zaměstnanci, ručitelé. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, číslo OP. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 DPMP. Po dobu pracovního poměru, poté dle Spisového a skartačního plánu let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba Excel, Word řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

13 1 účel zpracování LÉKAŘSKÉ PROHLÍDKY (VSTUPNÍ, PERIODICKÉ, MIMOŘÁDNÉ) A OČKOVÁNÍ zákon č. 33/011 Sb., o specifických zdravotních službách vyhláška č. /013 Sb., o pracovnělékařských službách a některých druzích posudkové péče 4 kategorie subjektů údajů Zaměstnanci. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Lékaři. Po dobu pracovního poměru, poté dle Spisového a skartačního plánu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

14 1 účel zpracování STŘET ZÁJMŮ Zákon č. 15/00 Sb., o střetu zájmů 4 kategorie subjektů údajů Veřejní funkcionáři uvedení v zákoně. 5 kategorie osobních údajů Adresní a identifikační : jméno, příjmení, titul, datum a stát narození, obec narození, funkce, organizace, datum zahájení výkonu funkce. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Ministerstvo spravedlnosti. Po dobu pracovního poměru, poté dle Spisového a skartačního plánu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

15 1 účel zpracování EVIDENCE DOCHÁZKY, ZAJIŠTĚNÍ KONTROLOVANÉHO POHYBU OSOB (ČIPOVÁ KARTA) Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem dítě. zákon č. /00 Sb., zákoník práce oprávněný zájem správce 4 kategorie subjektů údajů Zaměstnanci a další osoby, kterým byla vydána čipová karta. 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, osobní číslo, fotografie, příchod/odchod, průchod. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Po dobu pracovního poměru, poté dle Spisového a skartačního plánu 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.

16 1 účel zpracování SPISOVÁ SLUŽBA EVIDENCE POŠTY PRO ODBORY ÚŘADU zákon č. 4/004 Sb., o archivnictví a spisové službě 4 kategorie subjektů údajů žadatel účastník řízení další osoby dle charakteru dané věci 5 kategorie osobních údajů Jméno, příjmení, , telefon, rodné číslo, titul, datum narození. 4 odst. 1 druhého pododstavce opatření dle čl. 3 Osobní nejsou předávány jiným osobám. Dle spisového a skartačního plánu min. 5 let. Listinná podoba ukládání dokumentace způsobem Elektronická podoba espis, datové zprávy, elektronická podání řízení přístupu nadefinováním přístupových oprávnění.