ETICKÝ KODEX Obsah FM Logistic Corporate SAS ZI Rue de l Europe Phalsbourg. Tél Fax

Transkript

1 ETICKÝ KODEX Obsah A Vzkaz vedení... 2 B Etický kodex / Etická komise... 2/ Zdraví-Bezpečnost-Ţivotní prostředí... 3/ Vztahy mezi zaměstnanci / Diskriminace / Šikana a sexuální harašení / Rodinné vztahy... 4/ Nábor... 5/ Pouţívání IT a komunikačních prostředků / Vztahy s klienty a dodavateli... 7/ Důvěrnost a duševní a průmyslové vlastnictví / Majetek společnosti... 9/ Politika... 10/ Vztahy s médii / Konflikt zájmů... 12/ Odpovědnosti (zaměstnanci/dodavatelé)... 13/ Komunikační kanály... 9 C Etická komise / Sloţení a jmenování Etické komise... 2/ Mise... 3/ Fungování D Závazek zaměstnance D Závazek dodavatele... 12

2 Vzkaz vedení: Skupina FM LOGISTIC je významným hráčem na mezinárodní scéně, je zastoupena ve vice neţ 12 zemích s téměř zaměstnanci, s mnoha odlišnými původy a dovednostmi. V důsledku toho není náš růst a dlouhodobý úspěch moţný bez společného sdílení dědictví firemních hodnot a kultury, které mají být inspirací a vodítkem pro činnost všech lidí ve společnosti a to na denní bázi. Je to jeden z hlavních pilířů úspěchu společnosti jako je ta naše, a důvod pro tento Etický kodex. Základem našeho závazku v oblasti etiky jsou čtyři hlavní hodnoty tvořící naši Firemní kulturu a principy řízení: TÝMOVÝ DUCH: Loajalita Solidarita Transparentnost - společně zajišťují interní i externí důvěryhodnost našeho jednání. ODPOVĚDNOST: ať uţ má podobu solidarity při našem rozhodování a jednání, nebo podobu profesionality. ÚCTA: zajištění důvěry a kontinuity v naší činnosti a při výměnách informací. KONTROLA: základ pro důvěru, garant bezpečnosti a ochrany společnosti a kaţdého zaměstnance. Tyto etické hodnoty ať uţ je vykládáme jakkoliv, musí mít formu určitých zásad v našem jednání, aplikovaných na oblast naší činnosti: dodrţování lidských práv, trvalý zájem o bezpečnost a ochranu ţivotního prostředí, respekt ke kaţdému s kým jsme v kontaktu, loajalita vůči společnosti v obchodním styku, nezasahování do politického ţivota a také nezbytnou solidaritu, ať uţ interní nebo s okolním prostředím a se společnostmi souvisejícími s našimi aktivitami. Šíření těchto etických hodnot a dodrţování zásad, které z nich vyplývají, je přirozeně záleţitostí vedení všech úseků společnosti. Nezávislá Etická komise, je vám k dispozici pro případné dotazy týkající se aplikace tohoto Kodexu, zejména vám pomůţe u citlivých rozhodnutí při výkonu vašich povinností. Právě na těchto základech můţeme stavět naše ambice pro zdravý a trvalý růst a uspokojovat tak spravedlivým způsobem pět zúčastněných stran v našem podnikání: klienty, zaměstnance, akcionáře, partnery a obce. Věříme, ţe se můţeme spolehnout na kaţdého z vás, ţe budete správně a na denní bázi pouţívat náš Etický kodex, který platí pro kaţdého, bez ohledu na postavení ve společnosti. Tento Kodex je směrnicí společnosti a jeho porušení můţe vést k zahájení disciplinárního řízení, včetně ukončení pracovního poměru a propuštění. Společnost je klenot, povinností každého zaměstnance je chránit ji a pomáhat v jejím růstu. Jacky GERVIS and Jean-Christophe MACHET Ředitelé společnosti

3 Etický kodex Harmonický rozvoj FM Logistic je z velké části zaloţen na důvěře a transparentnosti, které musí existovat nejen ve vztahu mezi Společností a jejími zaměstnanci, ale i mezi zaměstnanci navzájem. Existence a udrţení této důvěry předpokládá, ţe budou na všech úrovních dodrţována některá pravidla chování a to i při řešení sloţitých situací nebo při rizikové činnosti. Nechceme předvídat všechny eventuality nebo vše kodifikovat. Nicméně, několik jasných a přesných zásad, v kombinaci se zdravým rozumem zaměstnanců, tvoří uţitečná doporučení a to pro kaţdého ve společnosti, bez ohledu na jeho činnost. 1: Etická komise: Za účelem propojení Etického kodexu se všemi zaměstnanci společnosti, byla zřízena Etická komise. Zabývá se i poradenstvím v etických otázkách v rámci společnosti, naslouchá všem zaměstnancům a manaţerům. Pro tento účel byly vytvořeny vhodné komunikační kanály. 2: Zdraví Bezpečnost Životní prostředí: Kaţdý zaměstnanec je povinen zajistit, aby všechny činnosti (vč. partnerství1 FM LOGISTIC, která jsou na zaměstnanci závislá), ve vztahu ke zdraví, bezpečnosti a ţivotnímu prostředí, byly prováděny v souladu se smlouvami, místními a mezinárodní předpisy2 a pravidly společnosti. FM LOGISTIC očekává od svých partnerů a dodavatelů, ţe se zaváţí k dodrţování těchto smluv, předpisů a norem. Proto je přísně zakázáno poţití, prodej nebo drţení alkoholických nápojů nebo drog uvnitř areálu FM Logistic. Pod vedením manaţera platformy a v souladu s místními pravidly však můţe být připuštěna vyjímka a to při zvláštních příleţitostech jako je organizace oslavy narození, odchod do důchodu, atd... Podobně je přísně zakázáno kouřit uvnitř lokalit FM Logistic (sklady, kanceláře, venkovní plochy,...), s výjimkou místa speciálně vyčleněného k tomuto účelu. 3 : Vztahy mezi zaměstnanci 3.1: Diskriminace: Kaţdý zaměstnanec musí prokázat loajalitu, snaţit se být zadobře s jeho kolegy a zdrţet se jakékoli diskriminace nebo připomínky týkající se etnického původu, pohlaví, národnosti, náboţenství, věku, tělesného nebo duševního stavu, sexuální orientace nebo rodinného stavu... Všechny formy nucené práce, ohroţování, násilných činů nebo fyzického zastrašování jsou přísně zakázány. FM Logistic se zavazuje chránit osobní údaje svých zaměstnanců, ve všech zemích. 1 FM LOGISTIC rozumí partnerstvím subkontraktory, dodavatele a klienty 2Mezinárodní předpisy: Lidská práva, práva dětí,..

4 3.2: Šikana a sexuální obtěžování: Šikana1 a sexuální obtěţování2 je nepřijatelné, ať uţ verbální, fyzické nebo vizuální, a to zahrnuje (ale není omezeno jen na) nepříjemné poznámky na základě etnické charakteristiky, náboţenského přesvědčení či sexuální orientace. FM Logistic vyzývá všechny zaměstnance, aby hlásili jakoukoliv situaci tohoto druhu. 3.3: Rodinné vztahy: Zaměstnanci nesmějí pracovat3 na pozicích, přímé nebo nepřímé podřízenosti s osobami, s nimiţ mají citové nebo rodinné vztahy. Zaměstnanec má povinnost informovat svého nadřízeného a personální oddělení, pokud tato situace vznikne, aby mohla být přijata vhodná opatření bez poškození FM Logistic a jejích zaměstnanců. 4 : Nábor FM Logistic můţe přijímat své zaměstnance pouze na základě potřeb společnosti a vlastností kaţdého kandidáta. Doporučení zaměstnancem je povoleno pouze v případě, ţe je provedeno transparentním způsobem (zaměstnanec vše oznámí jeho nadřízenému a personálnímu oddělení). Účast tohoto zaměstnance na náboru/ rozhodovacím procesu je oficiálně zakázána. V FM Logistic platí zásada rovných příleţitostí na pracovišti, a aby byl růst a osobní rozvoj kaţdého člověka ve společnosti v souladu s právními předpisy a místními pracovními předpisy. FM Logistic neumoţňuje zaměstnávání dětí a to ani u aktivit svých dodavatelů. 5: Používání IT a komunikačních prostředků IT a komunikační prostředky společnosti jsou určeny pro profesní pouţití. Pouţívání pro soukromé účely v rozumné míře můţe být akceptováno a to v souladu s právními předpisy a IT předpisy společnosti, které navíc poukazují na to, ţe pouţívání internetu je nahráváno a statistiky jsou monitorovány. V IT předpisech je také uvedeno, ţe přístup na nedovolené stránky (nelegální stahování, pornografie, diskriminace,...) je oficiálně zakázán a můţe vést k propuštění za závaţné pochybení. 1. Šikana: vystavení zaměstnance pokořující nebo trapné situaci ze strany osoby ve vyšším hierarchickém postavení. 2. Sexuální obtěţování: obtěţující nebo šokující poznámky týkající se sexu, fyzický kontakt, atd. za účelem získání výhody nebo sexuálních sluţeb, ze strany nadřízeného nebo jiné osoby z pozice síly. 3 Manţel, manţelka, snoubenec, matka, otec, syn, dcera, bratr, sestra, bratranec.

5 6 : Vztahy s klienty a dodavateli Kaţdý zaměstnanec musí být ke klientům a dodavatelům loajální a poctivý, a to v přísném souladu se smlouvami, zákony a předpisy platnými v jednotlivých zemích. Proces výběru dodavatelů je zaloţen výhradně na jasných a objektivních výběrových kritériích s upřednostněním metody vypsání výběrového řízení. Nabízené nebo přijímané pozvánky do výběrového řízení, musí zůstat v přijatelných mezích, tedy v souladu s obchodními a protikorupčními právními předpisy a s ohledem na zachování profesionality. V případě pochybností musí zaměstnanec upozornit svého nadřízeného. V ţádném případě nesmí zaměstnanec přijmout jakýkoliv dar nebo pozvání. U darů se toto pravidlo vztahuje i na ty, které jsou odeslány zaměstnanci domů nebo, kterou klient / dodavatel věnuje členovi zaměstnancovy rodiny. Kdyţ není moţné odmítnout nebo vrátit dar, musí jej zaměstnanec předat okamţitě, zcela otevřeně, vedení platformy, které spolu s (pro tento účel zřízeným) výborem rozhodne o spravedlivém sdílení daru na interní firemní akci (firemní párty,...). Pokud jde o obchodní obědy a události placené dodavateli, musí zaměstnanec dodrţovat "FM pravidla Life rules" v dané zemi. Jeho účast musí být jasně povolena jeho nadřízeným a být v souladu se zájmy společnosti. Zaměstnanec se zaručí utajením důvěrných informací. Vzorky získané pro testování, pokud nejsou vráceny dodavateli, musí být pouţity v souladu s aktivitami společnosti, zničeny (s řádnou likvidační zprávou) nebo pouţity jako dárek. 7: Důvěrnost a duševní a průmyslové vlastnictví Kaţdý zaměstnanec musí přijmout opatření nezbytná k ochraně důvěrných informací1 získaných v souvislosti s jeho profesní činností. Musí respektovat povinnost nesdělovat ústně, písemně nebo elektronicky jakékoliv odborné informace důvěrné povahy, pokud tak není výslovně písemně pověřen nebo zplnomocněn svým nadřízeným. Musí jednat v souladu s pravidly duševního a průmyslového vlastnictví. Kromě toho, FM Logistic důrazně doporučuje všem svým zaměstnancům, aby se vyhnuli připomínkám k profesním záleţitostem na veřejných místech (restaurace, vlaky, letadla atd.) a byli opatrní při vyuţívání výpočetní techniky na těchto místech. Tyto povinnosti má zaměstnanec i poté, co opustí firmu. 8: Majetek společnosti Kaţdý zaměstnanec má odpovědnost a povinnost chránit majetek FM Logistic2 proti ztrátě, poškození, zneuţití a odcizení. Tento majetek můţe být pouţíván pouze pro profesní účely a všechny jiné účely, musí být v souladu s postupy a předpisy společnosti. 1. Důvěrné informace, jeţ zahrnují ale nejsou omezené pouze na: podnikatelské plány a strategie, marketingové plány, finanční údaje a údaje o prodeji, řízení provozu a reporty, obchodní tajemství a smlouvy, organizační řád, osobní údaje zaměstnanců, stejně jako informace, které patří dodavatelům, třetím stranám, developerům a partnerům. 2 Všechny nemovitosti, zařízení, vybavení, počítače, produkty, informace, vozidla,... patří FM Logistic, nebo jsou v jeho správě (pronájem, leasing,...).

6 9: Politika Zaměstnanci se mohou účastnit politického či veřejného ţivota (politika, sdruţení,...), avšak se zřetelným oddělením od svého profesního ţivota, a jasnou nesouvislostí s činností Společnosti. V ţádném případě nesmí být Společnost pouţita přímo nebo nepřímo pro politické účely. Pokud je zaměstnanec politicky angaţovaný, zdrţí se intervencí do politiky zemí, kde nemá občanská práva a kde společnost provozuje svoje aktivity. Dále musí dbát na to, aby neporušoval tradice a kulturu těchto zemí. 10: Vztahy s médii: Všechny dotazy přicházející z médií budou centralizovány a předány oddělení firemní komunikace. Všem zaměstnancům FM Logistic je zakázáno předávat obchodní informace bez formálního odsouhlasení tímto oddělením. 11: Konflikt zájmů: Kaţdý zaměstnanec, se můţe setkat se situacemi, v nichţ jeho osobní zájmy nebo zájmy fyzické nebo právnické osoby, s nimiţ je propojen nebo ke kterým má blízký vztah, mohou být v rozporu se zájmy Společnosti. Zájmy FM Logistic musí být vţdy na prvním místě a v případě pochybnosti zaměstnanec musí tyto záleţitosti konzultovat se svým nadřízeným nebo Etickou komisí. Aby se zaměstnanci nedostali do střetu zájmů se Společností, musí se vyhnout: - zájmu o záleţitosti konkurence, dodavatelů nebo klientů vyjma předchozího písemného souhlasu vedení společnosti - související profesní činnosti mimo společnost, vyjma předchozího písemného souhlasu vedení. Všichni zaměstnanci mají přísně zakázáno přijímat nebo navrhovat jakékoliv provize, odměny nebo jiné druhy plateb a nelegálního příjmu při jednáních s dodavateli, zákazníky, obchodními partnery, orgány státní správy atd. 12/ Odpovědnosti: Kaţdý z nás je zodpovědný za své jednání v souladu s pravidly stanovenými v tomto Etickém kodexu. Z pozice zaměstnance musíte: - Pochopit a řídit se obsahem tohoto Kodexu; - Vyjasnit si jakékoli pochybnosti s naším přímým nadřízeným nebo jinou vhodnou cestou; - Hlásit všechny situace, které by mohly představovat střet zájmů - v současnosti, potenciálně či blízké budoucnosti; - Hájit image FM Logistic a to jak v zaměstnání, tak mimo místo výkonu práce; - Hlásit jakéhokoliv chování, které nemusí být v souladu s tímto Kodexem. Jako dodavatelé musíte: - Pochopit a řídit se obsahem tohoto Kodexu; - Představit obsah tohoto Kodexu svým zaměstnancům; - Ujasnit si své pochybnosti se svými kontakty v FM Logistic; - Hlásit jakéhokoliv chování, které nemusí být v souladu s tímto Kodexem.

7 13/ Komunikační kanály Prvním komunikačním kanálem je posloupný způsob komunikace směrem k výše postavenému manaţerovi, nebo dokonce k funkčnímu manaţerovi. Za účelem podpory etického prostředí společnosti, zřídila FM Logistic různé komunikační kanály, které jsou přístupné zaměstnancům FM Logistic a našim partnerům: Cílem je pomoci všem zaměstnancům a dodavatelům vyjasnit své pochybnosti, rozhodovat se eticky a také umoţnit předání informací o případném porušení tohoto Etického kodexu. Anonymita, pokud o to bude poţádáno, je zaručena. Adresa pro všechny pobočky je (kontakty uvedeny ve všech jazycích) "Ethics" na webové stránce Poštovní adresa: FM Logistic, k rukám Comité d'éthique, rue de l'europe, Phalsbourg, Francie; prosím označte: "Důvěrné/ Confidential" Etická komise: Za účelem zajištění plnění Etického kodexu pro všechny zaměstnance společnosti, byla zřízena Etická komise. 1/ Složení a jmenování Etické komise: Etická komise se skládá ze tří FM zaměstnanců, kteří jsou jmenováni představenstvem a to se souhlasem dotyčných osob Všichni členové etické komise musí být členy manaţerského týmu společnosti, s dobrými a ucelenými znalostmi aktivit a jejich zvláštností, jejichţ kariérní situace zaručuje potřebnou nezávislost úsudku a mysli. Nemohou být zastoupeni někým jiným. Kaţdý člen Etické komise je jmenován na dobu 2 let, za účelem pravidelného obnovení sestavy komise, pokud nejsou přijata zvláštní opatření. 2/ Mise: Etická komise je povinna sledovat otázky týkající se etiky ve společnosti, a to zejména: Předkládat doporučení v etické oblasti vedení společnosti, a to buď k tématům, k nimţ komise provedla studii, nebo na základě dotazů, které jí byly předány; Upozorňovat oddělení na jakákoliv riziková chování, která byla projednávána, do míry rozměru hlavních etických zásad; Zajistit distribuci Etického kodexu ve Společnosti a návrhy případných úprav; Zajistit zavedení postupů umoţňujících dobrou znalost, pochopení a dodrţování tohoto Kodexu všemi zaměstnanci společnosti; Účastnit se na případných změnách tohoto Kodexu, které budou nezbytné a na vypracování nutných připomínek; Doporučovat nezbytné postupy nebo na základě vlastního uváţení poskytovat stanoviska k jakékoli otázce, se kterou přijde zaměstnanec v souvislosti s pouţitím nebo dodrţováním Etického kodexu, kdyţ čelí konkrétní situaci, a zajistit přitom co největší důvěrnost; V případě nutnosti prošetřit a odpovědět, spolu se subjektem nebo subjekty, kterých se záleţitost týká, na jakoukoliv korespondenci týkající se etiky ve firmě nebo v jedné z jejích dceřiných společností.

8 3/ Fungování: Kopie jakékoliv korespondence, týkající se etické otázky a přijaté kterýmkoliv subjektem v rámci společnosti, je zaslána Etické komisi Etická komise můţe být oslovena přímo generálními manaţery společnosti nebo kterýmkoliv zaměstnancem a to v souvislosti se všemi otázkami týkajícími se etických problémů a zejména jakýchkoliv potíţí s vlastním uplatňováním Etického kodexu. Etická komise můţe, podle svého uváţení, odpovědět pouze tazateli. Její členové jsou vázáni povinností mlčenlivosti o totoţnosti tazatelů a musí drţet v tajnosti všechny informace umoţňující identifikaci těchto tazatelů. Můţe také zasáhnout z vlastního podnětu a přezkoumat jakékoli otázky týkající se etiky ve Společnosti. Etická komise spolupracuje při získávání informací s bezpečnostním ředitelem společnosti. Také mohou být vyzvána k internímu auditu jednotlivá oddělení. Etická komise se schází alespoň jednou ročně za účelem sestavení plánu. Její rozhodnutí jsou přijímána většinou hlasů. Během tohoto setkání bude předkládat korporátní vedení úseku bezpečnosti zprávu o kompletní činnosti a otázkách vyvstalých v přímé nebo blízké souvislosti s Etickým kodexem. Etická komise předkládá výroční zprávu o své činnosti Výkonnému výboru společnosti a představenstvu. Závazek zaměstnance (dodatek k pracovní smlouvě). Já, níţe podepsaný/á: XXXXXXX jsem obdrţel/a a řádně pročetl/a Etický kodex FM Logistic. jsem informoval/a svého vedoucího a manaţera personálního oddělení o všech stávajících záleţitostech, které jsou v rozporu s Etickým kodexem. se zavazuji dodrţovat Etický kodex. Jsem srozuměn/a s tím, ţe pokud tak nebudu činit, riskuji disciplinární sankce, které mohou zahrnovat právní kroky a / nebo propuštění za závaţné pochybení. Datum a podpis: Závazek dodavatele (dodatek ke kupní nebo jiné smlouvě). Já, níţe podepsaný/á: X, zastupující společnost: Y jsem obdrţel/a a řádně pročetl/a Etický kodex FM Logistic obsahující pravidla chování, které má společnost i já musíme dodrţovat ve všech našich vztazích s FM Logistic. jsem informoval přes web a stránku Ethics nebo dopisem Etickou komisi FM Logistic o všech stávajících situacích, které jsou v rozporu s Etickým kodexem se zavazují respektovat Etický kodex a hlásit jakékoli nedodrţení Etické komisi, em nebo dopisem Jsem srozuměn s tím, ţe pokud nebudu jednat v souladu s Etickým kodexem, riskuji ukončení smlouvy a obchodních vztahů s FM Logistic a moţné právní kroky. Datum, razítko a podpis: