Jak se dělá workshop. František Bělohlávek, Traicon. Olomouc, květen 2010

Transkript

1 Jak se dělá workshop František Bělohlávek, Traicon Olomouc, květen 2010

2 Cílem semináře je naučit se: určit rozdíl mezi workshopem a tréninkem, stanovit etapy řešení problému, plánovat a připravovat workshop, realizovat workshop, použití vybraných technik řešení problému.

3 Seminářa workshop seminář probíhá kdekoliv, výstupy: alosti a dovednosti, lektor prezentuje nebo trénuje, hlavnízdroj poání: trenér. workshop na konkrétním pracovišti, výstupy: řešenífiremních problémů, lektor moderujea usměrňuje diskusi, hlavnízdroj poání: účíci.

4 Etapy řešeníproblému??? ❸ ❹ ❺ ❻ ❶ ❷ ❼ definice problému sběr informací analýza informací generování řešení stanovení kritérií hodnocení a výběr řešení plánování a realizace kde je problém? o co jde? proč je to tak? jaké jsou možnosti? čeho hodnotit? kterou možnost vybrat? kdo, kdy, co a jak?

5 BAKEL Automotive: zadání výroba dílů pro finální výrobce automobilů, závod v SR, centrála a obchod v Německu, závod vybudován před pěti lety na zeé louce, dnes cca 600 zaměstnanců(obrobna 200, galvanovna 60, montáž 190), přísun zakázek nerovnoměrný, víkendové směny, jindy není práce v týdnu, předpokládaný nárůst pracovních sil na 1 200, počet agenturních pracovníků: 15-30%, zatím se dařilo plnit plán (s výjimkou jednoho roku), problémy v organizaci práce ve výrobě záměr GŘ uspořádat workshop. Tok práce: Dodavatelé Logistika Logistika Odběratelé Obrobna Galvanovna Montáž

6 OCCAMOVA BŘITVA Počet entic nelze zvyšovat nad nezbytnost Otázky: 1. Týkáse to nás? definice problému 2. Dáse s tím v rozumnédoběněco udělat? 3. Umíme získat informace? 4. Opravdu chceme řešit toto? (A co se tím vlěvyřeší?) William z Ockhamu

7 Příprava workshopu 1. návštěva na pracovišti 2 dny (účast na poradách, rozhovory s vrcholovými manažery, manažery segmentů, mistry, koordinátory směn, seřizovači, řadovými dělníky) definice problému: jak zlepšit komunikaci ve výrobě, 2. volba a úprava prostoru stůl do U, raději mimo firmu, 3. připravit: techniku (dataprojektor, PC, plátno, vizualizér, fotoaparát), 3 flipcharty + papír bloky, tužky, tištěné prezentace, fixy, 4. na místě vše připravit (asi hodinu předem).

8 Informace z návštěvy ve firmě: mnoho nových pracovníků, nezapracovanídělníci, seřizovači, koordinátoři směn, časté změny pracovní doby, vybírání dovoé, snídaně s ředitelem, stížnosti zaměstnanců, tvrdý přístup mistrů k zaměstnancům, definice problému mistři musejířešit na posledníchvíli nedostatek lidína směně, problémy s plánováním plánovači jen na jednu směnu, skladník Hirš, neefektivní systém odměňování, silná základní složka, velmi dlouhé, málo efektivní porady.

9 Program workshopu: Pred workshopom: pohovory s manažérmi, majstrami,robotníkmi(1) zahájenie, očakávania účíkov, ciele workshopu, Firma ako vozidlo icebreaker, zadanie problému: zlepšenie komunikácie (1), pozitívne stránky komunikácie vo firme skupinová práca vo skupinách podľa úrovne riadenia, problémy v komunikácii (2) technika KJ, analýza problémov (3) Ishikawovdiagram, práca vo 3 skupinách a prezentácia, návrhy na riešenie problémov (4) brainstorming, práca vo 3 skupinách a prezentácia, akčný plán (7) -práca vo 3 skupinách a prezentácia, implementácia (8) práca celého tímu.

10 Očekáváníúčíků: meziúrovňová komunikace méně stresu zvládání vyhrocených situací zpětná vazba co je třeba zlepšit řešení nedorozumění mezi lidmi přijatelný způsob žádná teorie nové nápady jako vhodněji komunikovat mezi nadřízenými a podřízenými prohloubení vztahů nadřízený x podřízený vzájemné porozumění kontrolor dohlížet na plněnítoho, co ás vzejde deformace informací pročknim dojde, něco děláme špatně co? poučení z chyb vlích a z chyb ostatních lidí soubor opatření ke zlepšení komunikace ve firmě aktivní zapojení ostatních

11 Pozitivnístránky komunikace: Podle SGL a mistrů: flexibilita rychlost řešení problémů dělníci majímožnost komunikovat s vrcholovým manažerem ochota pomoci ze strany jiných segmentů spolupráce mezi odděím práce v solventní firmě dobrá komunikace mezi mistry dobráinformovanost například firemní časopis otevřenost vkomunikace začínáse ztrácet s růstem firmy podpora personálního odděípři komunikace se zaměstnanci Podle koordinátorů: sociální program firmy informace oúspěšnosti (výsledky firmy) porady snadřízenými (pravidelně) vnitrofiremnítelefony, Lotus technické komunikační pomůcky podávaní informací v podobě info koutků škoí zlepšení komunikace výroční pohovory HR partner firemní časopis Podle seřizovačů a dělníků: Potevřenost (určitých osob) názory zájem o věc, společný cíl rychléšířenídobrých zpráv (obrobna) celopodniková setkání flexibilita ochota lidí týmová práce HR partner stabilita a rozvoj závodu večírky (setkání rodín...) sociální program zájem vedení o lidi odborný růst zaměstnanců

12 Technika KJ sběr informací 1. popište problém, 2. rozdejte účíkům popisovače a papírky, 3. vyzvěte účíky, aby psali co nejvíce problémů každý problém na jeden papírek, 4. seberte papírky od účíkůa rozložte je na zemi, 5. vyzvěte účíky, aby třídili papírky do dílčích témat, kritérií: Kawakita Jiro které z myšek jsou podobné? je tato myška spojena s jinými ve skupině? 6. pokračujte vakci tak dlouho, aždosáhnete konsensu; pokud některé myšky nezapadají do žádné skupiny, nechte je samostatně, 7. vytvořte názvy skupin, napište je na samostatný papírek a přidělte k jednotlivým skupinám: snažte se, aby skupin nebylo více než9 spojit: nadřízený název nebo naopak rozdělit: jimpodřízenénázvy 8. ažbudete hotovi, obkružte skupiny a vyačte hierarchickévztahy mezi nimi (spojte provázky, pracujete-li na zemi).

13 Technika KJ: oblasti problémů rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků sběr informací

14 Technika KJ: oblasti problémů organizační struktura neefektivní systém porad mezery v přenosu informací slabý výkon a jednání některých zaměstnanců styl řízení nevyhovující motivace nedostatečná informovanost v plánování rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků rů á ě í úč íků sběr informací

15 Jak sestavit diagram Rybíkost? 1. Napíšeme problém na pravou stranu papíru 2. Vedeme šipku zleva k problému 3. Do této šipky vedeme šikmo shora i zdola další, menší šipky, které vyjadřují příčiny problému 4. Do těchto šipek vedeme další šipky, které popisují příčiny těchto příčin. 5. Pokračujeme tak dlouho, ažse dostaneme k základním příčinám a problém je vyčerpán. analýza informací Kaoru Ishikawa

16 Rybíkost: styl řízení analýza informací Komunikácia Deľba úloh Rozhodovanie nepravdivé informácie včasnosť informáci í úplnosť informáci í nejasné cieľe odd. (ne)odbornosť komunikácia mimo kompetencií schopnosť počúvať Vedúci oddeia priveľa delegovania úloh chýba motivácia (vzor) nerešpatkovanie iných oddeí (chýba autorita) chýba definovanie zodpovednosti nie na základe faktov pomoc (podpora) schopnosť presadiť ciele oddeia Riešenie problémov chýba pomoc, smerovanie chýba rozhodovanie na základe faktov, alostí angažovanosť Štýl riadenia nejasné stanovenie výsledku (prínos), cieľ nedostatok pracovnej sily

17 Rybíkost: neefektivnímanagement analýza informací

18 Jak vytvořit myškovou mapu: uprostřed papíru, napíšeme hlavní pojem, HLAVNÍ POJEM BY MĚL M UDEŘIT! nakreslete od něho hlavní linie a na ně napište nejdůležitější slova, odvozujte od nich dalšíméněsilnéliniepro Tony Buzan ménědůležitémyšky a od nich tenkélinie..., použijeme aspoň tři barvy, analýza používáme obrázky, informací zdůrazňujte důležitá místa na mapách, snažte se, aby mapy byly snadno zapamatovatelné.

19 Mentálnínapa: pracovnívztahy analýza informací

20 Postup brainstormingu: 1. stanovte konkrétní otázku, 2. určete pravidla: zákaz kritiky, uvolnění fantazie, vzájemná inspirace, co největší množství nápadů, rovnost účíků, 3. vyzvěte účíky k prezentování nápadů, 4. zapisujte všechny nápady, 5. odlište reálnéa nereálnénápady, 6. nereálné nápady zrušte. Fáze kreativní generování řešení Fáze kritická Alex F. Osborne

21 Brainstorming: Čo všetko môžeme zmeniť (zlepšiť) na prenose informácií a systéme porád? pravidelnéstretnutia zamestnancov + HR partner včasné plánovanie porád 2. požadovaný výstup (výsledok) porady do pozvánky 2. porady pre viac zmien naraz dĺžka trvania porád (obmedzenie času) 1. vylúčenie nepotrebných čov z porady efektívne zloženie tímu mailom posielaťvýsledky porady (aspoň nastavovačom) strážca času na porade ak na porade súotvorenébody následne informácie o výsledku časový limit pre tému azúčených 2. analýza informací pevné pravidlá porád stretnutie zamestnancov so ZR informovanie zamestnancov oobsahu stretnutia všetkých zamestnancov (ktorí tam neboli) porady bez nadriadených porady vonku porady s občerstvením zakázať porady mimo pracovnej doby pracovné obedy príjemná hudba na porade vstup 1 vtip (dobránálada) priestor pre prípravu na poradu každý, kto pozýva na poradu dádo prasiatka 1 pre deti vafrike (pre dobrý pocit z porady)

22 Akčníplán Co přesněje třeba udělat? Kdo to udělá? Kdy je to třeba udělat? Kde se to bude dělat? a každý úkol je SMART: Srozumitelný Měřitelný Akceptovaný Reálný generování řešení Termínovaný (Trasovaný).

23 Akčníplán generování řešení Akčný plán vyplynul z brainstormingu: Vypracovanie zásad organizovania porád (výstup z workshopu) Zaviesť pravidelné porady koordinátorov s robotníkmi NavrhnúťRade zamestnancov pravidelnéstretnutia so zamestnancami po segmentoch (1x za mesiac) Účasť HR partnerov na dohodnutých poradách Tréning v efektívnej komunikácii s nadriadenými a podradenými Doplniť pracovný poriadok a zvýšiť jeho zrozumiteľnosť Zvýšiť počet výrobných zamestnancov v súlade s potrebami vo výrobe Komunikovať možnosti plánovania dovoiek a zlepšenie plánovania Navrhnúť viac stimulujúci systém odmeňovania Zaviesť systém preverovania kvality práce v rámci skúšobnej doby Zaviesť testovanie zručnosti pri nástupnom pohovore Zisťovať príčiny slabého výkonu určiť systém

24 Implementace seámit vrcholové vedení s výstupy workshopu vedení ělí své stanovisko pravidelná aktualizace plnění informace o workshopu do nejbližšího firemního časopisu setkánítýmu z workshopu vyhodnocenía co dále generování řešení CW2 CW4 pravidelně termín vydání Juni-Juli 2010 HRM x PM HRM HRM

25 Literatura: František Bělohlávek: Jak vést svůj tým. GradaPublishing2008, ISBN Tony Buzan: Mentální mapování. Portál, Praha 2007, ISBN JamesManktelow: TheMindToolsE-book,MindToolsLtd., 2009, ISBN Jaroslav Nenadál a kol.: Modernísystémy řízeníjakosti. Management Press, 2002, ISBN Oldřich Šuleř: 100 manažerských technik. Computer Press, 2009, Petr Žák: Kreativita a její rozvoj, Computer Press, 2004, ISBN