Tabulkový program Microsoft Office Excel 2003

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Univerzita třetího věku Tabulkový program Microsoft Office Excel 2003 Učební text pro předmět U054 Ing. Helena Benáčanová, CSc. Praha 2007

2 Ing. Helena Benáčanová, CSc. Praha 2007 ISBN

3 3 Obsah 1. Seznámení se základními pojmy Sešit Začínáme pracovat Režimy práce Možnosti označování oblastí buněk Použití příkazů Výběr příkazů z nabídky Využití tlačítek na panelu nástrojů Využití místní nabídky Tvorba tabulky Vkládání hodnot do buněk Konstanty Výpočetní výrazy (vzorce) Aritmetické operace Standardní funkce Chybové stavy při vkládání výpočetních výrazů Práce s buňkami opravy (editace) vstupu Formátování tabulky Formátování na úrovni buňky Formátování textu Formátování číselných hodnot Další možné úpravy zarovnání v rámci buňky či oblasti, použití okrajů, barva vzorků Zarovnání Ohraničení, barva pozadí a barva písma Formátování na úrovni sloupce či řádku Kopírování a přesuny Kopírování Přesuny Relativní a absolutní odkazy Práce s listy Grafická interpretace Tvorba grafu Řešení příkladu výsečový graf Úpravy hotového grafu Další možné úpravy grafu Řazení dat v tabulce Nastavení kontrol pro vstup dat do buněk Omezení zadání nesprávných dat do buňky Zobrazení zprávy při zadávání dat Chybové hlášení při zadání nesprávného vstupu Filtrování dat... 48

4 4

5 Kapitola 1: Seznámení se základními pojmy 5 1. Seznámení se základními pojmy Sešit Sloupce a řádky Listy Buňka Oblast 1.1 Sešit Základním typem dokumentu při práci se systémem Excel je sešit. Je to v podstatě soubor, se kterým se pracuje stejným způsobem jako s kterýmkoli jiným souborem pod operačním systémem WINDOWS - lze jej otevřít (načíst do vnitřní paměti a využít při práci s ním veškeré nabízené funkce tabulkového kalkulátoru), uložit jej do vnější paměti nebo jej zavřít. Sešit má své jméno - systém přiřadí při otevření každého nového sešitu standardní jméno SESITn, kde n je přirozené číslo. Ponechat pojmenování sešitů takto je při větším počtu souborů nevýhodné (snižuje se přehlednost a orientace v jednotlivých sešitech). Doporučuji sešit pojmenovat vlastním (zvoleným) jménem, k němuž systém automaticky doplňuje standardní příponu XLS. Se sešitem se pracuje v rámci okna, do kterého se sešit automaticky otevírá. Na obrazovce lze otevřít i více oken najednou, což umožňuje snadné formátování, opravy, porovnávání údajů jak na různých místech jednoho sešitu, tak i ve více sešitech najednou. V rámci listu je k dispozici řádků a 256 sloupců. Sloupce jsou označovány v záhlaví pomocí písmen (A až Z a pokračují kombinací písmen AA až IV), řádky se označují pomocí čísel. Třetím rozměrem v sešitu jsou listy v jednom sešitu jich může být až 255 (jejich počet je limitován pouze velikostí vnitřní paměti). Při otevření obsahuje sešit obvykle 1 3 listy pojmenované LIST1 až LIST3. Názvy listů se objevují na záložkách (ouškách listů) ve spodní části okna sešitu. Obsah listu se zobrazí do okna klepnutím na jeho záložku (ouško). Nejmenší možná oblast pro zápis dat je buňka - určená souřadnicemi: označení listu, záhlaví sloupce a řádku. Pro toto označení se používá pojem odkaz (příp. pojem adresa, který je běžně známý z ostatních tabulkových kalkulátorů). Příklady odkazů: LIST1!A řádek prvního sloupce v listu pojmenovaném LIST1, LEDEN!G řádek sedmého sloupce v listu pojmenovaném LEDEN, Několik řádků, sloupců, případně kombinace obou (tedy obvykle množina souvislých buněk) se označuje jako oblast (blok). Např. odkaz A1:A10 znamená souvislou oblast 10 řádků v prvním sloupci. (Označení listu se neuvádí v tom případě, že odkazujeme na buňky v právě aktivním listu v tom, ve kterém stojí kurzor). Oblast, stejně jako buňku, je možné identifikovat kromě odkazu i pomocí definice jména oblasti (např. jméno CENA přiřadíme oblasti C2:C10, ve které jsou uvedeny ceny - např. výrobků). 1 Počet listů a řada dalších nastavení je záležitostí definice předvolby. Nastavené předvolby je možné samozřejmě podle potřeby měnit (v rámci jednotlivých karet příkazu NÁSTROJE Možnosti).

6 Kapitola 1: Seznámení se základními pojmy 6

7 Kapitola 2: Začínáme pracovat 7 2. Začínáme pracovat Pracovní režim Označování buněk Příkazy 2.1 Režimy práce Základním pracovním režimem je režim Připraven (indikace provozního režimu se zobrazuje ve stavovém řádku, který je určen pro vstup hodnot). Jakmile začneme vkládat hodnoty z klávesnice, systém přechází do režimu Zadání (opravujeme-li chyby ve vstupních datech, můžeme vyvolat režim Úpravy). Pozor! Ti, kdo začínají s MS EXCEL pracovat prvně, mívají většinou problém s tím, že vstup do buňky neukončí (zůstávají stále v režimu zadání, příp. úpravy). Pak není možné s buňkou vůbec dál pracovat (např. ji formálně upravovat apod.), to lze pouze v režimu Připraven. Vstup lze ukončit nejlépe pomocí klávesy ENTER. 2.2 Možnosti označování oblastí buněk Před použitím některých operací je nutné nejprve označit buňky, se kterými budeme pracovat. Veškeré další příklady označování uvádíme pouze s použitím myši, protože je tento způsob určitě nejracionálnější. označení buňky klepnutí myší na buňku, označení oblasti tažení myší napříč z rohu do rohu oblasti, označení celého sloupce (až do řádku 65536) klepnutím na záhlaví sloupce, označení celého řádku (až do sloupce IV) klepnutím na záhlaví řádku, označení všech buněk listu klepnutí na políčko vlevo od záhlaví sloupců (příp. kombinace kláves CTRL A), označení nesouvislé oblasti označíme první část oblasti tažením myší, stiskneme a držíme klávesu CTRL a klepnutím (či tažením) označíme další buňku (či buňky) v nesouvislé oblasti, zrušení označení buňky, oblasti, resp. listů se provádí klepnutím na neoznačenou buňku nebo ouško listu. Pozn. Pohyb v označeném úseku je možný klávesou ENTER směrem dopředu a kombinací SHIFT ENTER směrem zpět. 2.3 Použití příkazů Činnost programu se řídí pomocí příkazů. Řadu operací lze provést mnoha různými způsoby: výběrem příkazu z nabídky (buď myší nebo kurzorovými klávesami), klepnutím na tlačítko v panelu nástrojů, využitím tzv. místní nabídky (vyvolá se klepnutím na pravé tlačítko myši), použitím kombinace tzv. zkratkových kláves (např. CTRL C pro vložení kopírovaného obsahu do schránky). Pozn. Zdůrazňuji, že před použitím většiny příkazů musíme nejprve označit buňky, se kterými budeme pracovat.

8 Výběr z nabídky Dialogové okno Kapitola 2: Začínáme pracovat Výběr příkazů z nabídky Obecně platí, že výběr příkazu z nabídky se provádí klepnutím na příslušný příkaz v nabídkovém pruhu nebo stisknutím klávesy ALT a uvedením podtrženého písmene příkazu z pruhu nabídek. Klepnutím na příkaz vybraný ze seznamu se buď příkaz přímo realizuje nebo zobrazí ještě vedlejší nabídku (je-li za jménem příkazu znak ), která obsahuje dodatečné a upřesňující příkazy (viz obr. 1). Zrušení výběru příkazu je možné klávesou ESC. Některé příkazy (v nabídce za jejich jménem následují tři tečky...) zobrazí dialogové okno, v němž je nutné zadat další volby pro provedení dané operace. Některá dialogová okna se skládají z více karet, z nichž každá má pojmenovanou záložku. Klepnutím myší na záložku zobrazíme příslušnou kartu viz obr. 2. Pozn. V rámci seznamu příkazů jsou pro úplnost uvedena i adekvátní tlačítka z panelu nástrojů a zkratkové příkazy (pokud existují). Příkazy, které jsou v nabídce uvedeny šedou barvou, nejsou v daném okamžiku dostupné. OBR. 1: UKÁZKA NABÍDKY (VČETNĚ ZOBRAZENÍ VEDLEJŠÍ NABÍDKY) Výběr volby Jednotlivé volby pak můžeme vybírat následujícími způsoby: výběrem z nabízeného seznamu (tzv. rozevírací, rozbalovací, stahovací seznam), tj. posunem po seznamu a klepnutím na vybranou položku, zaškrtnutím políčka (tzv. zaškrtávací políčko) u volby (po klepnutí se v políčku objeví znak zaškrtnutí) nebo naopak zrušením zaškrtnuté volby (opětným klepnutím do políčka tento znak zmizí), volbou jedné z možností (přepínač), přičemž ostatní se automaticky vylučují.

9 Kapitola 2: Začínáme pracovat 9 OBR. 2: UKÁZKA DIALOGOVÉHO OKNA SE ZÁLOŽKAMI JEDNOTLIVÝCH KARET Po zadání volby lze v otevřeném dialogovém okně klepnutím myší na příslušné tlačítko (obvykle jde o tlačítko OK, které je ekvivalentem klávesy ENTER) realizovat vybranou operaci či některou z doplňkových operací (tlačítka Možnosti, Náhled, apod.). Tlačítko Storno (ekvivalent klávesy ESC) pak umožní práci s příkazem přerušit. Některé z dialogových oken mohou obsahovat i hypertextový odkaz, pomocí kterého lze vyvolat i nápovědu (např. okna průvodce funkcemi). Panely nástrojů Využití tlačítek na panelu nástrojů Standardně jsou na obrazovce zobrazeny dva panely nástrojů - panel Standard a panel Formát. Pozn. Panely nástrojů Standard a Formát bývají při otevření Excelu umístěny v jednom řádku. Řada tlačítek se pak nezobrazuje a museli bychom je vždy na panel přidávat, takže je lepší nastavit si zobrazení panelů ve dvou řádcích viz obr. 3. OBR. 3: MOŽNOSTI PRÁCE S TLAČÍTKY NA PANELECH NÁSTROJŮ

10 Kapitola 2: Začínáme pracovat 10 Tlačítka Místní nabídka Panely nástrojů obsahují jednotlivá tlačítka, která umožňují rychlé provedení některých často používaných příkazů (např. místo výběru příkazu BUŇKY z nabídky FORMÁT, karty Písmo v dialogovém okně a zadáním volby Tučné, můžeme pouze klepnout myší na tlačítko Tučné (Bold) v panelu nástrojů Formát). Zastavíme-li na chvíli pohyb myši na příslušném tlačítku, objeví se bublinová nápověda obsahující popis funkce tohoto tlačítka. Zobrazení dalších panelů či ukrytí některého z panelů se realizuje zaškrtnutím (výběrem) ze seznamu v nabídce ZOBRAZIT, příkaz PANELY NÁSTROJŮ nebo stisknutím pravého tlačítka myši v prostoru již zobrazených panelů nástrojů Využití místní nabídky Místní nabídka (vyvolá se klepnutím pravého tlačítka myši na objekt) obsahuje roletové menu s výběrem příkazů pro daný objekt, které jsou realizovatelné v daném kontextu. Označíme-li např. buňku či oblast, pak místní nabídka obsahuje příkazy z nabídky ÚPRAVY (kopírování, vyjímání, vkládání, odstranění řádků či sloupců, výmaz obsahu, formát buněk apod. viz obrázek 4). Je-li kurzor umístěn v prostoru oušek, místní nabídka bude obsahovat menu pro jednotlivé operace při práci s listy. Je-li označen graf, vyvolá se opět místní nabídka příslušná k danému objektu, tedy ke grafu. OBR. 4: MÍSTNÍ NABÍDKA Zpět Odvolání a opakování příkazu Pokud uděláme chybu a chceme provedenou operaci anulovat, můžeme provedený příkaz odvolat pomocí příkazu ZPĚT (nejkratší způsob vyvolání je klepnutí na tlačítko Zpět v panelu nástrojů příp. použití kláves CTRL Z). Seznam předchozích operací se vyvolá klepnutím na tlačítko rozevíracího

11 Opakovat Kapitola 2: Začínáme pracovat 11 seznamu umístěné vpravo od vlastního tlačítka Zpět. Existují však i operace, které vrátit nelze (např. všechny z nabídky SOUBOR). Pokud potřebujeme poslední zadaný příkaz zopakovat, lze klepnout na tlačítko Opakovat v panelu nástrojů.

12 Kapitola 3: Tvorba tabulky Tvorba tabulky Naplnění buněk Konstanty 3.1 Vkládání hodnot do buněk Prvním krokem po otevření sešitu je obvykle naplnění jednotlivých buněk vstupními hodnotami. Buňka může mít obsah, formát, příp. komentář (tyto části může obsahovat všechny najednou nebo v různých kombinacích, nejběžnější je kombinace obsahu a formátu). Obsahem buňky mohou být: Konstanty, výpočetní výrazy (vzorce) Konstanty Konstanty mohou být číselné (numerické) např. číslo 5, 1000, 23,5, 10%, příp. datum viz dále, Pozn. Desetinná čísla se zadávají s desetinnou čárkou, procenta se zadávají buď tak, jak je výše uvedeno (včetně symbolu %) nebo ve formě hodnoty 100x menší, která se pak na procenta upraví pomocí formátu. abecední (textové, alfabetické) např. Novák, květen, apod., abecedněčíselné (alfanumerické) - např. 1. dekáda, rok 2006 apod. Při vkládání dat postupujeme následujícím způsobem: přesuneme kurzor (pomocí kurzorových šipek nebo myší) do buňky, do které chceme vkládat data. Tato buňka je nyní aktivní (je silně orámována) a lze do ní vložit vstup z klávesnice. Vstup ukončujeme klávesou ENTER a kurzor se automaticky přesouvá směrem dolů na další buňku. Vstup lze ukončit i pomocí kurzorových šipek (či pohybem myší), bez použití klávesy ENTER. Je to rychlejší zejména tehdy, když další vstup pokračuje v buňce v jiném směru než dolů. Obsah buňky se zobrazuje při vkládání dat jak v řádku vzorců (řádek nad záhlavím sloupců), tak i ve vlastní buňce. Po vložení či ukončení příp. editace se obsah objevuje v řádku vzorců pouze tehdy, je-li buňka aktivní (tzn. stojí v ní kurzor). Při vstupu konstant je obsah na všech těchto uvedených místech totožný. Jde-li o vstup abecední nebo abecedněčíselné hodnoty, bude po ukončení vstupu hodnota v buňce automaticky zarovnána zleva. Numerické hodnoty jsou po ukončení vstupu v buňce zarovnány zprava. Tyto standardní formy uložení dat lze v buňce samozřejmě podle potřeby i změnit pomocí formátování (např. vycentrovat apod.). Pokud se při vkládání dat zmýlíme, lze vstup přerušit klávesou ESC nebo případně ještě před jeho ukončením jej opravit pomocí klávesy Backspace. Pokud vstup již ukončíme, je oprava možná jen v režimu Úprava, který musíme ze základního režimu Připraven příslušným způsobem vyvolat viz dále kap. Úprava dat v buňkách.

13 Datum Kapitola 3: Tvorba tabulky 13 Práce s datumem S položkami typu datum a čas lze v tabulkových kalkulátorech pracovat dvojím způsobem: buď jako s textem nebo jako s položkou skutečně datumovou (je interpretována jako numerický vstup, se kterým lze pak provádět aritmetické operace a využít i řady standardních funkcí nabízených pro práci s datumem a časem). Vstup datumu je vyhodnocen systémem jako text buď v případech chybně zadaného vstupu (např. zapsaný vstup nebo 11. listopadu není akceptován systémem jako datum), nebo uvedeme-li na začátku datumu např. mezeru. Obvyklejší je způsob práce s datumem ve smyslu numerickém. Datum vkládáme ve tvaru: dd.mm.rrrr, kde dd znamená dvojčíslo dne, mm dvojčíslí měsíce (nevýznamné nuly se neuvádějí) a rrrr rok. Jednotlivé části jsou od sebe odděleny tečkami (systém akceptuje jako oddělovač jednotlivých částí datumu i lomítka /, příp. lze použít i pomlčku ). Pokud uvedeme pouze tvar rr, doplní se automaticky předčíslí století, tedy 20 (6 na vstupu představuje rok 2006). Pokud rok neuvedeme vůbec, systém doplní automaticky rok současný např je ekvivalentní zápisu Po vstupu hodnoty datumu se v buňce uloží numerická hodnota, která odpovídá počtu dní od (pokud není v předvolbě nastaveno jinak) do zadaného datumu (např. u datumu je to např. hodnota 38732). Zápis v buňce je však naformátován standardním formátem pro datum tedy oddělení jednotlivých částí pomocí teček. Pokud chceme změnit formát zápisu datumu, vyvoláme příkaz BUŇKY z nabídky FORMÁT a vybereme kartu Číslo. Zadáme druh formátu Datum a můžeme vybírat z následujících možností (viz obr. 5): OBR. 5: PŘEHLED DATUMOVÝCH FORMÁTŮ

14 Kapitola 3: Tvorba tabulky 14 Příklad zápisu datumu: Do buňky vložíme nebo 15.1 nebo v obou variantách můžeme použít jako oddělovač lomítka či pomlčky. Pozn. Vstup datumu do buněk lze realizovat i přímo některou z forem uvedených ve formátech na obr. 5 tedy např. 15.březen 2006 apod. Pokud bychom chtěli zjistit skutečnou hodnotu, která je v buňce uložena (číslo odpovídající počtu dní od začátku minulého století), zvolíme příkaz BUŇKY z nabídky FORMÁT a na kartě Číslo zvolíme druh formátu Číslo (počet desetinných míst zadáme nulový) nebo použijeme příkaz ÚPRAVY, VYMAZAT FORMÁTY. Existuje i skupina formátů pro formátování času. Jednotlivé části hodiny, minuty a vteřiny se pak mezi sebou oddělují dvojtečkou, např. 10:20:55. Výpočetní výrazy Vkládání vzorců Výpočetní výrazy (vzorce) Pomocí výpočetních výrazů (vzorců) získáme snadno a rychle řadu nových hodnot, odvozených od původně vložených konstant. Výpočetní výrazy mohou být vyjádřeny dvojím způsobem: pomocí zápisu příslušného aritmetického výrazu (operandy vyjádřené pomocí odkazů, proložené příslušnými aritmetickými operátory), postup výpočtu stanoví sám uživatel, pomocí zápisu standardní funkce (postup výpočtu je uložen v systému a vyvolá se pomocí jména standardní funkce s uvedením příslušných požadovaných argumentů) Aritmetické operace Vzorce se vkládají do příslušných buněk po uvedení znaku rovnítko (=). Pro vkládání vzorců používáme tzv. vytyčovacího módu (jde o velmi efektivní způsob), kdy z klávesnice vkládáme pouze uvozující znak = a aritmetické operátory (ve složitějších výrazech, kdy potřebujeme upravit prioritu pořadí operací to mohou být i závorky). Operandy vkládáme pomocí myši - myší postupně ukazujeme na buňky obsahující jednotlivé operandy a do výrazu se automaticky dosazují odkazy na tyto buňky. Vkládání se ukončuje klávesou ENTER, přičemž v buňce dochází ihned k výpočtu výsledné hodnoty. Příklad V buňce A2 máme hodnotu 10 a v buňce B2 hodnotu 20. Do buňky C2 chceme vložit vzorec součtu obou buněk a do buňky D2 obě hodnoty vynásobit. Postupujeme takto: z klávesnice vložíme znak =, myší klepneme na první operand (buňka A2), z klávesnice vložíme znaménko + a klepneme na druhý operand (buňka B2) atd. Vstup vzorce ukončíme klávesou ENTER. Podobným způsobem postupujeme v buňce D2. Po ukončení vstupu je vzorec v buňce ihned přepočítán (objeví se v ní vypočtená hodnota), v řádku vzorců však zůstává text vzorce.

15 Kapitola 3: Tvorba tabulky 15 V buňce C2 je tedy výraz =A2+B2 V buňce D2 je výraz =A2*B2 Operátory používané v EXCELu: + (sčítání) - (odčítání) * (násobení) / (dělení) ^ (umocnění) Při výpočtu vzorců se dodržují matematické priority, v případě jejich záměrného porušení je nutné použít závorky (pouze kulaté a je nutné kontrolovat jejich párovost, jinak dochází k chybám). Při vstupu vzorců je obsahem buňky zapsaný vzorec (jeho text je vidět v řádku vzorců), hodnota buňky je na základě tohoto vzorce vypočítána a po ukončení vstupu se zobrazuje přímo v buňce. Standardní funkce Argumenty Průvodce funkcí Tlačítko Autosum Standardní funkce Standardní funkce lze rozdělit do několika skupin: matematické, logické, pro datum a čas, statistické, databázové, textové, finanční, informační. V rámci těchto základních skupin existuje celá řada standardních funkcí a není možné všechny zde popisovat uvádím pouze některé příklady. Obecný zápis funkce je = NÁZEV(seznam argumentů). V závorce za jménem standardní funkce se uvádějí požadované argumenty (oddělovačem argumentů je v Excelu znak středník ;). Některé funkce nemají žádné argumenty, některé mají všechny argumenty povinné a některé mohou mít i část argumentů nepovinných. Standardní funkci lze do buňky zapsat i přímo z klávesnice vyžaduje to však již určité znalosti (musíme znát přesné jméno funkce, charakter a pořadí jejích argumentů a pravidla pro zápis funkce závorky, oddělovače apod.), proto tento způsob nedoporučuji. Jednodušší je vkládat standardní funkci pomocí Průvodce funkcí, kterého lze vyvolat pomocí tlačítka nebo příkazem FUNKCE z nabídky VLOŽIT. Průvodce funkcí nám umožní zadat pouze jméno funkce (jejím výběrem z nabízeného seznamu) a zadat argumenty pomocí vytyčování. Pozn. Standardní funkce mohou být i vnořovány do sebe (je povoleno max. 7 vnoření). Nejvíce používané standardní funkce jsou dostupné na tlačítku Autosum (počínaje verzí 2003). Klepnutím do jeho levé části vyvoláme funkci SUMA (součet) a klepnutím do šipky vpravo se vyvolá seznam funkcí pro průměr, minimum, maximum a četnost. Poslední řádek seznamu obsahuje odkaz na průvodce funkcí, pomocí něhož můžeme vybrat požadovanou funkci a použít ji pro výpočet v buňce. Příklad V buňkách A1 až A4 máme 4 hodnoty a do buňky A5 je máme sečíst. Pro sčítání více než 3 operandů v souvislé oblasti (nelze použít, je-li oblast prázdná) je rychlejší a efektivnější použití standardní funkce než operace sčítání. Použijeme tedy tlačítko Autosum. Řešení má 2 možné varianty:

16 Kapitola 3: Tvorba tabulky 16 a) Kurzor umístíme do 1. volného řádku (sčítání ve sloupci) nebo sloupce (sčítání v řádku) a stiskneme tlačítko Autosum. Systém sám vloží funkci SUMA a nabídne oblast sčítanců (hranici tvoří prázdná buňka nebo buňky obsahující nenumerický údaj). Pokud souhlasíme s nabízenou označenou oblastí, klávesou ENTER potvrdíme zapsaný vzorec, v opačném případě můžeme velikost oblasti vhodně myší upravit a pak klávesou ENTER potvrdit viz obr. 6. OBR. 6: POUŽITÍ TLAČÍTKA AUTOSUM b) Existuje i jiná možnost: Sčítáme-li hodnoty v řádku či sloupci, můžeme pomocí myši tuto oblast hodnot označit a stisknout tlačítko Autosum. Součet se ihned vypočte a umístí do první volné buňky vpravo (u řádkového součtu) nebo dolů (u sloupcového součtu). Stejného efektu dosáhneme, když při označení hodnot ve sloupci či řádku označíme navíc ještě prázdnou buňku vpravo (u řádkového součtu) nebo pod touto oblastí (u sloupcového součtu). Sčítáme-li více sloupců či řádků najednou v souvislé oblasti, vyznačíme tažením myší všechny buňky obsahující sčítané hodnoty a navíc ještě jeden prázdný sloupec vpravo či prázdný řádek dole nebo obojí, do kterého se po stisknutí tlačítka Autosum zapíší všechny součty (řádků či sloupců). Tím odpadá i následné kopírování výrazu do dalších buněk viz obr. 7. OBR. 7: SČÍTÁNÍ V ŘÁDCÍCH A SLOUPCÍCH S VYUŽITÍM TLAČÍTKA AUTOSUM Pozor! Vzorec křížového součtu je po vložení výpočtu pomocí Autosum koncipován jako řádkový součet viz obr. 8. OBR. 8: ORIENTACE KŘÍŽOVÉHO SOUČTU PŘI POUŽITÍ TLAČÍTKA AUTOSUM

17 Kapitola 3: Tvorba tabulky 17 Jak je vidět z obr. 9, nabízí seznam tlačítka Autosum i další funkce. OBR. 9: SEZNAM FUNKCÍ NA TLAČÍTKU AUTOSUM Součet Průměr Počet Min Max Standardní funkci Součet vyřešíme lépe využitím volby na levé části tlačítka Autosum (viz výše). Při zadání všech dalších funkcí ze seznamu na obr. 9 postupujeme opět stejným způsobem jako u součtu (viz výše popsané varianty). Funkce PRŮMĚR spočítá průměrnou hodnotu v zadané oblasti, funkce POČET vrací počet číselných hodnot v oblasti (chceme-li spočítat počet hodnot, které jsou vyjádřeny textem, musíme použít funkci POČET2). Funkce MAXIMUM a MINIMUM zjistí extrémní hodnotu v zadané oblasti. Volbou Další funkce vyvoláme průvodce funkcemi viz obr. 10: OBR. 10 DIALOGOVÉ OKNO PRŮVODCE FUNKCÍ Skupiny funkcí Na obrázku je vidět přehled skupin funkcí. Skupina Naposledy použité obsahuje názvy funkcí, které jsme již při práci s Excelem alespoň jednou použili a při novém použití je pak nemusíme hledat v příslušné skupině. Skupina Vše obsahuje seznam všech standardních funkcí seřazených abecedně. Vložení funkce pomocí průvodce si ukážeme na příkladu použití funkce ZAOKROUHLIT.

18 Kapitola 3: Tvorba tabulky 18 Příklad Máme zaokrouhlit výpočet podílu dvou buněk - B5 a C5 na 2 desetinná místa OBR. 11: VLOŽENÍ STANDARDNÍ FUNKCE ZAOKROUHLIT Argument Číslo je hodnota, kterou zaokrouhlujeme (je vyjádřena buď pomocí adresy nebo vzorcem). Druhý argument (Číslice) určí, jak se číslo zaokrouhluje (uvedeme-li číslo větší než 0, zaokrouhlí se hodnota na tento počet desetinných míst, číslo 0 a menší než 0 znamená zaokrouhlení na řád čísla tedy 0 na celá čísla, -1 na celé desítky, -2 na celé stovky atd.). V dialogovém okně vidíme pro kontrolu i výsledek funkce. Pomocí tlačítka OK v dialogovém okně Průvodce se zápis standardní funkce ukončí, v buňce se opět objeví vypočtená hodnota a v řádku vzorců je uveden zápis =ZAOKROUHLIT(B5/C5;2) Pozn. V rámci Excelu existuje několik variant standardních funkcí pro zaokrouhlení. Standardní funkce ZAOKROUHLIT zaokrouhluje podle běžných matematických zvyklostí. Existuje však i možnost účetního zaokrouhlování (vždy nahoru nebo dolů funkce ROUNDUP, ROUNDDOWN se stejným charakterem argumentů jako funkce ZAOKROUHLIT) nebo funkce u nichž je význam 2. argumentu jiný jde o zaokrouhlování na násobky čísla (funkce ZAOKR.NAHORU a ZAOKR.DOLU). Chyba Chybové stavy při vkládání výpočetních výrazů Pokud dojde při vyhodnocování výpočetního výrazu vloženého do buňky k chybě, objeví se v buňce místo očekávané vypočtené hodnoty některý z následujících zápisů (existují ještě některé další chybové situace, zde se jimi však nebudeme zabývat): #HODNOTA! znamená, že jsme použili chybný typ operandu nebo argumentu u standardní funkce (např. ve výrazu =A3*B5 je jedním z operandů buňka obsahující nenumerická data nebo např. ve výrazu =B5:D5 chybí jméno standardní funkce),

19 Když Kapitola 3: Tvorba tabulky 19 #NÁZEV? #DIV/0! byl použit chybný název (např. místo názvu standardní funkce ZAOKROUHLIT jsme napsali ZAKROUHLIT nebo bylo ve výrazu použito jméno oblasti (identifikátor), který nebyl v listu předtím definován apod.), došlo k pokusu o dělení nulou. K pokusu o dělení nulou může dojít buď kvůli nesprávnému použití relativních, smíšených nebo absolutních odkazů nebo tam, kde používáme operaci dělení a chybí data, na která se odkazuje jmenovatel ve výrazu. Doporučujeme proto u vzorců dělení vždy používat standardní funkci KDYŽ, která v případě nulového jmenovatele vloží do buňky buď mezeru nebo vhodný text a zamezí realizaci operace dělení. Pozn. Zápis ####### v buňce není v pravém slova smyslu chybovým stavem, znamená, že buňka je přeplněná a je nutno ji rozšířit. Funkce KDYŽ Další velmi frekventovanou standardní funkcí je Logická standardní funkce KDYŽ. Forma zápisu: =KDYŽ(podmínka; ano; ne) Funkce má 3 argumenty (oddělené středníky) (pokud ji do buňky vkládáme pomocí Průvodce funkcí, středníky jsou doplněny automaticky): Podmínka Podmíněný výraz, na jehož výsledek vyhodnocení reagují další dva argumenty, může obsahovat relační operátory <, >,<=, >=, =, <>. ano Je-li výsledkem podmíněného výrazu logické ano (PRAVDA), vloží se do buňky výraz uvedený v tomto argumentu ne Je-li výsledkem podmíněného výrazu logické ne (NEPRAVDA), vloží se do buňky výraz uvedený v tomto argumentu Argument Ano či Ne mohou být vzorce (výpočetní výrazy) nebo konstanty (ty pak musí být uvedené v uvozovkách; pokud použijeme průvodce funkcí, systém si sám uvozovky doplní). Příklad 1 Máme dva sloupce čísel (A a B) a potřebujeme je mezi sebou ve sloupci C vydělit. Pokud si nejsme jistí, že hodnoty ve sloupci jmenovatele (sloupec B) budou vždy vyplněné (nezůstanou prázdné data pro ně např. neexistují), nemůžeme do buňky ve sloupci C vložit přímo vzorec obsahující dělení. Je třeba vstup tohoto vzorce do buňky podmínit dotazem na to, zda jmenovatel není nulový (jinak by došlo k pokusu o dělení nulou chybová hláška #DIV/0!). Použijeme tedy funkci KDYŽ v případě, že jmenovatel je nulový, budeme do buňky výsledku vkládat buď pomlčku nebo mezeru (příp. nějaký vysvětlující text), v opačném případě můžeme vložit vzorec pro dělení. Zápis v buňce vypadá takto: =KDYŽ(B2=0; ;A2/B2) Podmínka mezera vzorec pro dělení

20 Dnes Nyní Editace buňky Kapitola 3: Tvorba tabulky 20 Příklad 2 Na základě celkového součtu bodů (sloupec B), doplňte do sloupce Výsledek (sloupec C) buď text Započteno nebo Nezapočteno (pro zápočet je nutné získat minimálně 21 bodů). Jméno Celkem Výsledek bodů Houžvička 21 započteno Hruška 22 započteno Balabán 19 nezapočteno Doudová 20 nezapočteno V první buňce sloupce Výsledek bude standardní funkce zapsána takto: =KDYŽ(B2<21; nezapočteno ; započteno ) nebo takto: =KDYŽ(B2>=21; započteno ; nezapočteno ) Pozn. V argumentu standardní funkce je v tomto případě použita konstanta. Správné řešení by mělo obsahovat možnost měnit bodovou hranici bez nutnosti upravovat vzorec standardní funkce. Proto uložíme bodovou hranici např. na buňku E5 (tj. v buňce E5 uvedeme hodnotu 21) a vzorec upravíme: =KDYŽ(B2<$E$5; nezapočteno ; započteno ) Odkaz na buňku E5 je nutné uvádět formou odkazu absolutního viz výklad v kap. Relativní a absolutní odkazy. Všechny oblasti uváděné v argumentech standardních funkcí lze uvádět buď pomocí odkazů nebo s využitím identifikace jménem. Např. místo zápisu =SUMA(A2:A10) lze zapsat =SUMA(SLOUPEC_A). Předtím je však nutné buňky ve sloupci A ve druhém až desátém řádku pojmenovat. Postup je následující: označíme buňky A2 až A10. Zvolíme z nabídky VLOŽIT příkaz NÁZEV a vybereme volbu DEFINOVAT. V dialogovém okně zkontrolujeme odkaz na označenou oblast a zapíšeme text názvu - zde SLOUPEC_A. Pokud jméno nezrušíme, můžeme vždy oblast buněk A2 až A10 uvádět ve výrazech pomocí jména SLOUPEC_A. Pozn. Seznam všech jmen definovaných v rámci listu získáme klepnutím na šipku rozevíracího seznamu v poli názvů. Pokud bychom potřebovali použít toto jméno ve vzorci (příp. jako argument standardní funkce), lze seznam jmen vyvolat pomocí klávesy F3 a z něj jméno přímo do vzorce vložit. Některé další standardní funkce: DNES() standardní funkce (bez argumentů), která vrací systémové datum (pokud je v počítači datum správně nastaveno, odpovídá dnešnímu datumu), NYNÍ() standardní funkce (bez argumentů), která vrací systémové datum včetně času. 3.2 Práce s buňkami opravy (editace) vstupu Pokud vstup ukončíme, lze obsah v buňce měnit pomocí výmazu, přepisem nebo editací (příp. lze použít i fyzického odstranění celého sloupce či řádku).

21 Kapitola 3: Tvorba tabulky 21 Možnosti oprav: výmaz obsahu buňky pomocí klávesy DEL (pokud rušíme více než jednu buňku, tedy oblast, je nutné tuto oblast před stiskem klávesy DEL celou označit), Pozn. Pokud má buňka kromě obsahu i nějaký formát (např. byla použita barva pro text, ohraničení apod.), tento formát po výmazu obsahu klávesou DEL v buňce i nadále zůstává. Výmaz formátu lze řešit pomocí nabídky ÚPRAVY VYMAZAT FORMÁT (vymaže pouze formát) nebo ÚPRAVY VYMAZAT VŠE (vymaže obsah včetně formátu). přepis obsahu buňky (náhrada obsahu buňky úplně jiným vstupem) nastavíme kurzor do opravované buňky, zadáme nový vstup a původní obsah buňky se tímto novým vstupem přepíše, dílčí oprava obsahu, editace buňky (např. překlepů v textu apod.). V tomto případě musíme vyvolat režim Úpravy. Tento režim lze vyvolat třemi různými způsoby - buď klávesou F2 nebo poklepáním na opravovanou buňku nebo klepnutím myší do řádku vzorců. V prvních dvou případech se úpravy provádějí přímo v prostoru buňky, v poslední variantě editujeme obsah buňky v rámci řádku vzorců. Ve všech výše uvedených případech se pak můžeme myší či kurzorovými šipkami pohybovat po celém obsahu buňky a vhodným způsobem překlepy opravovat. Pokud potřebujeme vymazat např. více znaků najednou, lze využít i označení části textu v buňce a ten pak klávesou DEL vymažeme. Úpravy se ukončují klávesou ENTER, zrušení sloupce či řádku - lze zrušit nejen obsah v buňkách, ale je možné odstranit celý sloupec či řádek (nebo více sloupců či řádků najednou). Nastavíme kurzor kamkoli do rušeného řádku či sloupce, zvolíme příkaz ÚPRAVY ODSTRANIT a v dialogovém okně Odstranit vybereme volbu Celý sloupec nebo Celý řádek. Pozor! Volba Posunout buňky vlevo či nahoru umožní pouze přesun aktivní buňky (či označené oblasti) daným směrem. Pozn. V případě, že je označen celý sloupec či řádek (klepnutím myší do jeho záhlaví), příkazem ÚPRAVY ODSTRANIT se nevyvolá dialogové okno Odstranit, ale dojde okamžitě k odstranění řádku či sloupce. Pokud je označeno více sloupců či řádků, dojde k zrušení všech označených objektů. vložení sloupce či řádku - tato funkce je opakem zrušení sloupce či řádku. Využijeme ji např. když omylem při vkládání dat přeskočíme sloupec či řádek a chceme jej do tabulky dodatečně doplnit. Sloupce se vkládají automaticky vlevo od aktivní buňky a řádky nad aktivní buňku. Znamená to tedy, že před vkládáním sloupců (řádků) je nutné vhodně umístit kurzor. Pak vyvoláme příkaz VLOŽIT a vybereme podle potřeby příkaz SLOUPEC či ŘÁDEK. Chceme-li vložit více sloupců či řádků, musíme opět před touto operací příslušný počet sloupců (řádků) označit. Příkazem VLOŽIT BUŇKY vyvoláme dialogové okno Vložit, ve kterém můžeme jak vkládat celé řádky či sloupce, nebo můžeme posouvat aktivní buňky vpravo nebo dolů.